檔案工作規范化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案工作規范化管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：機關檔案；工作規范化；管理措施

1引言

在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。

2機關檔案工作規范化管理的作用與意義

檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。

3提高機關檔案工作規范化管理的科學途徑

3.1完善現代機關單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構建統一的規范化管理系統，加強完善檔案管理制度的規范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統一進行收集和整理，在歸檔環節中應當注重檔案的質量保證，重視歸檔的具體細節例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統性。

3.2科學分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規律，保持各個文件之間的有機聯系，并且充分體現以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構成了互為補充的檢索系統，從不同角度揭示了檔案資料的內容。檢索工具的種類與質量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數據庫，按照現實要求設置目錄專題數據資源庫。

3.3引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式

檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。

4結語

隨著社會經濟發展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業化的檔案管理人員，培養高素質的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規范化進程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區民政局

參考文獻

[1]冼云嫦.提高機關檔案工作規范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院:,2017(1).

[2]張立梅.關于檢察機關檔案工作規范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).

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關鍵詞：高等學校　檔案工作　規范化　制度化　程序化　標準化

一、高校檔案工作的地位及要求

高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃[1]。從1987年4月23日原國家教委、國家檔案局的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》（〔87〕教辦字016號）[2]、1989年10月10日國家教育委員會令第6號的《普通高等學校檔案管理辦法》[3]，到現行的2008年8月20日的中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等一系列直接針對高校檔案工作的法規性文獻，歷來都重視高校檔案管理工作。《辦法》強調了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項不可或缺的基礎性工作，要與高校整體發展同步。

二、規范高校檔案工作的意義

1、明確高校檔案工作領導體制

《辦法》在總則中明確規定：“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。”“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學校校長領導”，規范了高校檔案工作行政領導和業務指導體系，健全了高校檔案工作的領導體制，使高校檔案工作的行政管理和業務指導都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國家教育行政部門和省、自治區、直轄市教育行政部門的領導；業務上接受國家檔案局和省、自治區、直轄市檔案局的指導、監督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業務指導的管理體系，有利于高校檔案工作的規范和發展。

2、保障高校檔案機構建設

國家規范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機構設置，如《辦法》明確了高校檔案機構的設置條件，指出未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室，并規范其職責，為開展高校檔案工作提供了組織保證。

3、促進高校檔案人才隊伍建設

專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數量和工作任務相適應的一定數量和較高素質的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進，保持檔案工作不斷發展的活力。針對高校檔案工作人員學歷職稱層次偏低、專業結構不合理、隊伍不穩定、缺乏掌握現代技術的管理人才等問題，《辦法》規范了高校檔案館（室），應當配備具有檔案專業知識、相應科學文化知識以及現代化管理技能的專職檔案人員，并實行專業技術職務聘任制或職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。這些相關條文，規范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國家對高校專職檔案人才隊伍建設的關心和重視，為高校檔案人才隊伍的穩定和提高起到了至關重要的作用。

4、使高校檔案管理有章可循

高校檔案管理相關的規范性法規文件的頒布實施，適應高等教育發展的需要，符合高校檔案工作實際，是推進依法治校、依法治檔，規范新時期高校檔案工作制度化、科學化發展的重要依據。如教育部和國家檔案局為規范高等學校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護和利用檔案出臺的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》，為高校檔案工作規范化管理提供了可靠的法律保障。

5、確保高校檔案工作可持續發展

為了改善高校檔案工作的發展環境，《辦法》提高和強化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領導體制、管理體系、機構設置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經費、檔案庫房建設和檔案設備配置等各方面強化了高校檔案工作有效運行的條件保障。這些相關的法規文獻，既適應了高等教育改革發展的需要，又符合高校檔案工作建設發展的實際情況，有利于高校檔案工作的規范化、檔案管理現代化、檔案資源信息化、檔案利用知識化、檔案傳遞網絡化，能確保高校檔案事業的健康和可持續發展。

三、高校檔案工作規范化管理的有效途徑

1、強化意識，更新觀念——人性化是前提

要規范高校檔案工作首先必須強化法制意識，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。

高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內涵，決定了高校檔案工作具有長期性、連續性、持久性、系統性的特征。時間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動態工作過程中，如果沒有合理的管理制度與政策法規來規范高校檔案工作，其后果不堪設想。同時，規章制度的制定與實施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規范檔案管理行為，又要尊重知識、尊重人才，充分調動與激發檔案人的主動性與積極性；另一方面，要對利用者提供人性化的服務，才有利于高校檔案資源體系建設和檔案服務體系建設。轉貼于

2、專業培訓，科學管理——現代化是手段

高校檔案館（室）是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《辦法》明文規定應配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，實行專業技術職務聘任制。根據這一對高校檔案機構及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學專業知識和科學文化知識，掌握現代化管理技能，如計算機技術、信息技術、網絡技術、多媒體技術、數據處理技術，這樣才能充分利用現代化管理手段，科學地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動高校檔案工作從傳統管理模式向現代化管理模式轉變。科學化、現代化管理，是規范高校檔案工作的重要手段。

要規范高校檔案工作 ，實現檔案工作的現代化管理，人才是核心。然而，根據教育部辦公廳檔案處對教育部直屬高校檔案工作狀況的調查，全國72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業結構上，檔案學專業畢業的459人，非檔案專業畢業的291人，分別占總數的61.2%和38.2%；職稱結構上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊伍很難適應檔案信息化建設和現代化管理的要求，優化專職檔案人員隊伍結構，既是時代的要求，也是高校檔案工作自身發展的需要。因此，要通過多種渠道，如講座、進修、函授、自學、培訓、外派、引進，提高專職檔案人員的專業知識、業務技能與綜合素質。

3、健全規章，嚴格執行——制度化是保障

高校檔案機構是國家檔案事業的重要組成部分，一方面是負責保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會服務的職能，另一方面是負責對高校檔案工作進行業務指導、監督和檢查的管理職能，這兩大方面職責的正確履行，首先要規范行為，明確崗位職責，強化責任意識，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，并以國家相關法律法規為依據，結合本校檔案工作實際，創新檔案管理制度化建設，建立和不斷完善本館的檔案管理規章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設是高校檔案工作規范化管理的保障。

4、過程控制，監督檢查——程序化是關鍵

高校檔案工作規范化管理的有效手段是程序化。要對高校工作系統的各個工作環節進行有效監督和控制，每項工作要設計完整的工作過程，事前有依據、計劃與布置，事中有檢查與監督，事后有驗收、總結、評價與反饋，這樣才能規范整個檔案工作過程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統有條不紊地高效地運行。

5、達標認定，不斷提高——標準化是依據

要實現高校檔案工作規范化管理，最有效的途徑是進行高等學校檔案規范化管理認定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學校檔案規范化管理認定”工作，就是為認真貫徹執行《高等學校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規范化管理辦法》（川辦函[2005]103號）和《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則》（川教[2009]204號），全面提升我省高等學校檔案工作整體水平，不繼推動全省高等學校檔案事業的改革和發展而進行的，其評定標準是《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準（試行）》，考核的主要內容包括組織管理、基礎設施設備、基礎業務建設、開發利用等四個部分，重點考核、評審其近三年（含當年）檔案工作規范化管理的情況，以開展檔案規范化管理認定工作為載體，使全省高等學校檔案工作逐步達到規范化管理標準，切實提高高等學校檔案管理和服務質量[6]。以上認定目的、指導思想、認定標準與考核內容表明， 四川省高等學校檔案工作規范化管理認定的相關文件及其標準，是保障四川省高等學校檔案工作規范化管理的主要依據。

6、數字存儲，知識服務——信息化是動力

高校檔案是高校科研、教育、教學和日常管理以及各項事業發展的重要憑據，是高校可持續發展不可缺少的信息資源。檔案的本質是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價值。實體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設被提上了議事日程。《辦法》要求“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。檔案信息化建設的內容，主要包括檔案資源數字化建設、檔案利用知識化建設、檔案信息安全保障體系建設、檔案管理應用系統建設、標準規范體系建設等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個環節和各門類檔案管理業務。因此，檔案信息化建設對高校檔案工作的規范化管理具有強大的推動作用。

參考文獻

[1]、[4]教育部 國家檔案局 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008.8.20。

[2]國家教委 國家檔案局 關于加強高等學校檔案工作的幾點意見〔87〕.教辦字016號，1987.4.23。

[3]國家教育委員會 《普通高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國國家教育委員會令第6號，1989.10.10。

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1.1嚴重缺乏檔案征集的意識

受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。

1.3檔案征集方式較滯后

當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規范化管理的探討

為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。

2.1制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3召開專家鑒定會

檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。

3.結論

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關鍵詞：檔案管理；規范化；檔案資源

市場經濟的快速發展，促使檔案管理工作調整發展模式，從政治性向經濟性與服務性轉變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質量，實現管理的信息化與規范化，推進我國檔案事業的發展。

1.實現檔案工作規范化的必要性

受到傳統觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導致其利用率下降，在這樣的環境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業單位的管理水平提高，同時也可以更好的規劃人才資源利用。因此，在這樣的環境下建立并規范檔案管理體系迫在眉睫，這對于整個社會的發展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現，是對其文化、價值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯誤記錄在案，對后期的管理具有良好的借鑒意義。針對如此重要的工作，實現管理的規范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準確參考的前提，是做出正確決策的基礎。從其中我們不難發現，檔案管理規范化是實現檔案資源利用高效的前提，是為組織服務的基礎，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點進行。

2.檔案管理規范化過程中的問題

盡管檔案管理已經引起相關部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發展又十分迅速，對檔案管理提出了更多新的問題，檔案管理規范化的整體水平沒有達到令人滿意的程度，在執行中仍然存在諸多問題，具體體現在以下幾點中：

2.1管理人員的意識不足。這是制約我國檔案管理規范化水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業素養所造成的，而是由于整個環境而導致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領導對檔案管理的認識都不夠全面，將其看作單獨的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項工作的真實，思想上無法給予其足夠的重視，導致對工作懈怠，這種意識嚴重制約我國檔案管理規范化的進程。

2.2信息化水平較差。近年來，國際化信息化進程不斷加快，改變了整個世界的工作環境，各行各業也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個系統的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時展步伐，各地信息化建設水平參差不齊，尤其是西部的一些地區，仍然采用傳統的紙質管理模式，無法滿足社會發展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統檔案管理對存儲環境要求較高，而且占據較大空間，而且保存年限有限，嚴重制約我國檔案事業的發展，同時也限制了檔案功能的發揮。

3.實現檔案管理規范化的有效措施

從上文的分析中我們可以看到，我國檔案的規范化進程情況不是十分理想，對此，必須要結合具體的實際，采取有效的對策，提升檔案資源的利用率，推進經濟的發展，為社會的發展奠定基礎。

3.1強化管理意識，推動檔案管理規范化與標準化。要想做好一項工作，首要任務就是要提升管理人員的服務意識，切實推進檔案管理的規范化。在這樣的發展環境下，除了要提升檔案管理的嚴謹性，更要注重提升時效性，這是時展的必然要求。因此，相關部門要根據發展環境、發展情況制定相應的規范體制。從當前的管理情況來看，由于法制的缺失導致我國檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統一的管理體制勢在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發與利用，都必須要建立相對應且嚴格的工作流程。明確檔案管理各個階段工作的規范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細致與認真，嚴謹且全面；進入到歸檔與立卷環節，要以科學、合理、高效為標準，加強對保管的重視，提升其安全性。在管理規章中必須要做到權責分明，提高工作人員的嚴謹性與責任意識。同時，要加大宣傳力度，使人們意識到檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實現檔案管理的規范化目標。

3.2推進現代化的進程，實現管理的規范化與信息化。信息化高速發展，為了適應其發展，提高檔案的利用效率，必須要對傳統檔案管理理念進行更新，使其可以與社會發展節奏相一致，早日實現檔案管理的現代化。首先，在進行檔案管理過程中要善于發揮現代化技術的作用，發揮信息化技術的功能，提升檔案工作的利用率。同時也要根據發展需求加大軟件開發力度，使其可以更好的進行管理，提高檔案的規范化與信息化水平。通過對檔案管理規范化的建設，促使檔案管理水平的提高，減少違規情況，最終增強我國檔案管理的競爭力。

3.3提高檔案管理人員的職業素養。究其根本，都是人的責任，因此，要實現檔案工作的規范化，關鍵是要提升人員的綜合素養，這就要求檔案管理部門根據具體的情況開展科普活動，使從業者意識到當前形勢下開展規范化管理的必要性，增強危機意識。除此之外，還要進行技術培訓，使從業者對現代化設備有一定的了解，熟練掌握，進而提升管理水平。最后就是提升從業者的職業素養，使其認識到工作的重要性，強化保密意識，增強資料的安全性。結束語綜上所述，我們看到要想增強檔案的利用率，加強檔案的流通，實現檔案管理規范化是必然的，但由于目前我國的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實現管理的規范化仍需較長的一段時間，這就要求從建制、人員兩個方面著手，緊跟時展步伐，更好的發揮檔案管理的功能。

作者:賈書影 單位:黑龍江省保密技術服務中心

參考文獻：

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一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。 立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特點和規律，保持文件之間的歷史聯系，適當考慮和區分文件的不同保存價值，使組成的案卷便于管理和查找利用。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、提高檔案員隊伍的建設