檔案管理概念精選(五篇)

發(fā)布時(shí)間：2023-10-08 10:03:42

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫(xiě)作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案管理概念，期待它們能激發(fā)您的靈感。

檔案管理概念

篇1

1 原有檔案工作概念不能涵蓋所有的檔案管理活動(dòng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的分工越來(lái)越細(xì)化，同樣，檔案工作也在不斷地分化細(xì)化。因此，有必要對(duì)檔案工作概念進(jìn)一步細(xì)分。根據(jù)《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》的解釋：“事業(yè)”是“指人們所從事的，具有一定目標(biāo)、規(guī)模和系統(tǒng)的對(duì)社會(huì)發(fā)展有影響的經(jīng)常活動(dòng)”。“事務(wù)”是指人們“所做的或要做的事情”（指單純而瑣碎的具體工作）。“業(yè)務(wù)”是指“個(gè)人或某個(gè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作”。“技術(shù)”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業(yè)、檔案事務(wù)、檔案業(yè)務(wù)、檔案技術(shù)的概念引入檔案工作概念中有助于對(duì)檔案工作的重新認(rèn)識(shí)。

就整體檔案工作而言檔案工作是事業(yè)性的，所涵蓋的內(nèi)容是檔案事業(yè)中的各項(xiàng)工作，所以，檔案工作是指檔案事業(yè)管理工作（也可稱之為“檔案行政管理工作”）。而具體到一個(gè)單位時(shí)，檔案工作則是單位機(jī)關(guān)工作的一部分，它和單位的人事、財(cái)務(wù)工作一樣都是單位機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)，屬事務(wù)性的，檔案工作又是指檔案事務(wù)工作。如果對(duì)專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)即檔案館或檔案室而言，檔案工作是其專業(yè)工作，檔案工作又是指檔案業(yè)務(wù)工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)而言（如文件材料的歸檔、檔案的保管等），因每一個(gè)具體工作都有一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，檔案工作又是指檔案技術(shù)工作。檔案工作既可以指檔案事業(yè)管理工作（檔案行政管理工作），也可指檔案事務(wù)工作、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案技術(shù)工作。因而，原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動(dòng)，如不逐一厘清將無(wú)法指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。

2 檔案管理活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程

“檔案是檔案管理活動(dòng)的物質(zhì)對(duì)象。”[4]這一物質(zhì)對(duì)象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機(jī)構(gòu)——檔案館。依據(jù)這個(gè)流程，檔案管理活動(dòng)大致可分為以下幾個(gè)階段：一是對(duì)檔案形成實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段；二是對(duì)單位的檔案實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段；三是對(duì)一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段。這個(gè)發(fā)展過(guò)程是動(dòng)態(tài)的、分階段的。每個(gè)階段的責(zé)任主體、工作對(duì)象、工作內(nèi)容、工作性質(zhì)是不同的，如果不分工作對(duì)象、內(nèi)容、性質(zhì)都統(tǒng)稱為“檔案工作”是不現(xiàn)實(shí)的，也是不可行的。有必要對(duì)每個(gè)階段的檔案管理活動(dòng)根據(jù)其責(zé)任主體、工作對(duì)象、內(nèi)容、性質(zhì)賦予相對(duì)應(yīng)的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突，保持其連續(xù)性，需對(duì)原理論中的檔案事業(yè)所包含的檔案工作概念和名稱進(jìn)行重新定位。對(duì)未能包含的賦予新的含義和名稱。

3 對(duì)相應(yīng)階段的檔案管理活動(dòng)的定位

3.1 對(duì)檔案形成階段管理活動(dòng)的定位。關(guān)于檔案的形成，主流觀點(diǎn)認(rèn)為：檔案是由文件有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的。文件轉(zhuǎn)化為檔案是需要?dú)w檔整理的。這表明，檔案在形成的過(guò)程中是有要求和規(guī)范的，執(zhí)行這些要求和規(guī)范的工作需要一定的操作技巧，屬技術(shù)層面的工作。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，這項(xiàng)工作的責(zé)任主體是機(jī)關(guān)內(nèi)部的文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)，工作對(duì)象是文件材料，內(nèi)容是立卷歸檔，性質(zhì)是技術(shù)性的。檔案形成階段的檔案管理活動(dòng)定位應(yīng)是檔案技術(shù)工作。

3.2 對(duì)單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。對(duì)于單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)，檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）工作。但現(xiàn)實(shí)的具體情況是，絕大多數(shù)單位的檔案機(jī)構(gòu)不是在編的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，不能獨(dú)立行使職權(quán)。單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）的工作，就是按規(guī)定和要求管理好本單位的全部檔案，為其他各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)。而其他的檔案工作職能，則需要依靠其所隸屬的機(jī)構(gòu)辦公室或以單位名義去行使。因而，有必要將其劃分為兩項(xiàng)工作：一是內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對(duì)檔案實(shí)施管理的活動(dòng)；二是機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理的活動(dòng)。

3.2.1 內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。單位內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）具體承擔(dān)的是本單位的各種門(mén)類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作（雖然，檔案館也有這些工作，但其具體內(nèi)容不同，下文詳述）。工作對(duì)象是單位的全部實(shí)體檔案，內(nèi)容是按門(mén)類管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對(duì)內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對(duì)檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案室業(yè)務(wù)工作。檔案室業(yè)務(wù)工作八個(gè)環(huán)節(jié)中的每個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作則是檔案技術(shù)工作。

3.2.2 機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理的活動(dòng)，除單位檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）承擔(dān)的檔案室業(yè)務(wù)工作外，根據(jù)《檔案法》第七條規(guī)定，還需要承擔(dān)檔案管理方面的建章立制、指導(dǎo)文書(shū)業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔、監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作和為單位開(kāi)展檔案管理活動(dòng)提供人財(cái)物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部事務(wù)，其責(zé)任主體是本機(jī)關(guān)單位、工作對(duì)象是本單位的所有部門(mén)和機(jī)構(gòu)、內(nèi)容是保障支持、性質(zhì)是事務(wù)性的。機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)定位是單位檔案事務(wù)工作。

3.3 對(duì)一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。一定區(qū)域內(nèi)的檔案管理活動(dòng)不僅是檔案館和檔案局的工作，還包括區(qū)域內(nèi)其他涉及檔案管理活動(dòng)的機(jī)構(gòu)和單位應(yīng)承擔(dān)的工作。

3.3.1 對(duì)檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案館是一個(gè)在一定的區(qū)域內(nèi)對(duì)檔案實(shí)體按全宗實(shí)施統(tǒng)一的集約式集中保存、管理的專門(mén)機(jī)構(gòu)。其責(zé)任主體是檔案館，它的工作對(duì)象雖然仍是檔案實(shí)體，但它不是單一的而是多元的，涵蓋的是區(qū)域內(nèi)屬進(jìn)館范圍的單位所有實(shí)體檔案，內(nèi)容主要是按全宗進(jìn)行管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對(duì)檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案館業(yè)務(wù)工作。檔案館業(yè)務(wù)工作中所涉及的每項(xiàng)具體的工作則是檔案技術(shù)工作。

3.3.2 對(duì)社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位。圍繞檔案室和檔案館的業(yè)務(wù)工作，不僅需要一些社會(huì)機(jī)構(gòu)提供硬件方面的支持，如設(shè)施、設(shè)備、裝具等，還需要提供一些如科學(xué)研究、技術(shù)咨詢、教育培訓(xùn)等方面的軟件支持。其責(zé)任主體是與檔案事務(wù)相關(guān)的社會(huì)機(jī)構(gòu)，工作對(duì)象是與檔案相關(guān)的產(chǎn)品（包括有形的和無(wú)形的），內(nèi)容是軟硬件方面的支持，性質(zhì)是服務(wù)性的。對(duì)社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案服務(wù)工作。

3.3.3 對(duì)檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案行政管理部門(mén)——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權(quán)的工作，責(zé)任主體是檔案局，工作對(duì)象是本行政區(qū)域內(nèi)的各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、檔案館、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他能形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的社會(huì)組織、法人單位和個(gè)人，內(nèi)容主要是依法行政，性質(zhì)是管理性的，對(duì)檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案行政管理工作。

3.3.4 對(duì)地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位。根據(jù)《檔案法》第四條“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃”的規(guī)定，各級(jí)地方政府承擔(dān)著關(guān)系當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展的檔案機(jī)構(gòu)、人員編制、工作經(jīng)費(fèi)等方面的具體工作，其責(zé)任主體是地方政府和政府的相關(guān)機(jī)構(gòu)，工作對(duì)象是檔案行政管理部門(mén)（檔案局）、檔案館，內(nèi)容是保障支持，性質(zhì)既是行政管理性的又是政府內(nèi)部事務(wù)性的。對(duì)地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位應(yīng)是檔案行政事務(wù)工作。另外，檔案行政管理部門(mén)（檔案局）承擔(dān)的為發(fā)展本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)而組織、指導(dǎo)開(kāi)展的檔案科研、教育、宣傳、培訓(xùn)和對(duì)外交流等工作，也同樣屬于檔案行政事務(wù)工作。

4 對(duì)檔案工作的新認(rèn)識(shí)

通過(guò)以上對(duì)不同的責(zé)任主體實(shí)施檔案管理活動(dòng)或承擔(dān)與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位分析，可以看出，“檔案工作”概念是復(fù)合性的概念，具有很大的不確定性。不同的部門(mén)和不同的機(jī)構(gòu)承擔(dān)的檔案工作因責(zé)任主體不同，其工作對(duì)象、內(nèi)容、性質(zhì)也不相同，目標(biāo)、任務(wù)、工作機(jī)制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項(xiàng)檔案工作的準(zhǔn)確含義，不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術(shù)工作或檔案室、檔案館業(yè)務(wù)工作。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的責(zé)任主體、管理對(duì)象、工作性質(zhì)和內(nèi)容分別將其明確為檔案技術(shù)工作、檔案室業(yè)務(wù)工作、單位檔案事務(wù)工作、檔案館業(yè)務(wù)工作、檔案服務(wù)工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務(wù)工作。

準(zhǔn)確地把握各項(xiàng)檔案工作的含義，可基本明確各級(jí)政府、各級(jí)檔案行政管理部門(mén)、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、中介服務(wù)機(jī)構(gòu)等在整個(gè)檔案事業(yè)中，各自的主要工作職責(zé)和任務(wù)（不排除某些具體工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分開(kāi)、政企分開(kāi)，同時(shí)，也希望能對(duì)解決一些實(shí)際檔案工作中的困惑與問(wèn)題，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的檔案工作發(fā)揮一定的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T1——2000《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》.

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[3]現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典.北京：商務(wù)印書(shū)館，2005年第5版，1246、1590、646.

篇2

摘要：科技發(fā)展對(duì)檔案管理工作的影響十分深遠(yuǎn)，這種影響主要以三大出發(fā)點(diǎn)展開(kāi)，其一檔案管理人員對(duì)檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)層面的掌握程度，其二檔案管理人員對(duì)立檔工作的重視程度，其三檔案管理人員的綜合素質(zhì)。本文重點(diǎn)探討了知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)檔案質(zhì)量所產(chǎn)生的影響，分析了現(xiàn)階段檔案管理的基本管理對(duì)策，簡(jiǎn)要介紹了檔案管理結(jié)合知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；優(yōu)化方式；提升管理質(zhì)量

檔案管理的初步概念是拓展管理人員自身的工作素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)領(lǐng)域，其概念的形成主要基于檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。現(xiàn)階段檔案中包含多元化的信息內(nèi)容和個(gè)人資料，其管理模式主要建立計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備的應(yīng)用。其管理對(duì)象也隨著時(shí)代的快速發(fā)展而逐步改變，當(dāng)下系統(tǒng)性的掌握管理知識(shí)已無(wú)法滿足現(xiàn)在的檔案管理要求。

1 認(rèn)清蛻化，準(zhǔn)確把握知識(shí)結(jié)構(gòu)方面存在的問(wèn)題

1.1 管理對(duì)象發(fā)生蛻化

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，檔案的管理模式也隨之發(fā)生改變，尤其是對(duì)檔案管理對(duì)象出現(xiàn)的轉(zhuǎn)變尤為明顯。其變化形式主要是由于檔案介質(zhì)變化之快，已逐步突破文件印刷的傳統(tǒng)格局，這種突破主要體現(xiàn)在檔案形式的變更。檔案介質(zhì)眾多其中主要有磁帶、膠片及電介質(zhì)檔案。現(xiàn)階段伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及化，全新形式的檔案走進(jìn)了人們的視野，其記錄方式相較傳統(tǒng)檔案更為詳細(xì)、高效，且資源信息的搜索范圍也更為廣闊，采集內(nèi)容也更為全面。其中的檔案信息門(mén)類齊全，我國(guó)著名雜志編輯家比爾曼曾經(jīng)f過(guò)：“當(dāng)下的檔案管理形式僅是一時(shí)之需，在未來(lái)其形式將會(huì)延伸至多樣化，且以虛擬檔案為中心，虛擬檔案會(huì)隨著時(shí)間逐步替代傳統(tǒng)檔案的管理方式。”

1.2 管理目標(biāo)發(fā)生蛻化

管理目標(biāo)的蛻化主要體現(xiàn)在管理范圍的變更，現(xiàn)階段虛擬檔案的管理目標(biāo)搜索目標(biāo)廣，應(yīng)用范圍大，其管理形式剛好符合我國(guó)當(dāng)下的發(fā)展需求。而傳統(tǒng)檔案的管理方式則是注重對(duì)檔案信息的內(nèi)容搜集，其缺陷主要是索引引擎應(yīng)用范圍較小，且不符合現(xiàn)階段發(fā)展趨勢(shì)。檔案具備了一定程度的經(jīng)濟(jì)性價(jià)值，這份價(jià)值在市場(chǎng)價(jià)值中逐步體現(xiàn)。彼時(shí)，檔案的審批進(jìn)程瑣碎不堪，并且針對(duì)材料的記錄手段也非常欠缺，自立檔起便造成材料相關(guān)單位和工作人員情緒上的畏難，令工作人員逐漸產(chǎn)生拖延和逃避心理，且逐漸疏忽檔案資料之重要。

1.3 管理類別發(fā)生蛻化

經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)展導(dǎo)致檔案類別增多，其管理措施也隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展逐步規(guī)范，其審查程序也逐漸標(biāo)準(zhǔn)化。其目標(biāo)形式出現(xiàn)的轉(zhuǎn)變致使人們重新審視起檔案的地位，檔案也從新回歸其原本面貌。其蛻化主要體現(xiàn)在員檔案管理者從原本保管檔案人員的身份逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)員，針對(duì)這一轉(zhuǎn)變，其原有工作規(guī)劃也發(fā)生了變動(dòng)，全新的規(guī)劃要求檔案業(yè)務(wù)的從業(yè)人員要在全新的管理環(huán)境下樹(shù)建樹(shù)新的服務(wù)概念，這項(xiàng)概念要求工作人員深入檔案材料的探究、調(diào)查。第一時(shí)間了解用戶對(duì)信息的需求以及導(dǎo)向，且遵從“服務(wù)至上”理念開(kāi)展工作內(nèi)容。

1.4 管理實(shí)踐發(fā)生蛻化

現(xiàn)階段人們逐漸加深依法辦事的基本概念，這項(xiàng)概念令人們重新審視檔案的重要性。我國(guó)法治程序主要依靠審批的性質(zhì)實(shí)施行政綱領(lǐng)，并且依據(jù)規(guī)范化管理模式展開(kāi)對(duì)信息資料盤(pán)查與獲取的操作，其核心操作項(xiàng)主要基于服務(wù)類別的信息和資料。國(guó)際交流日帶動(dòng)了現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，其交流核心在于對(duì)“知產(chǎn)權(quán)維系”下檔案管理的重視，其目的在于規(guī)范現(xiàn)階段的管理秩序。由此可見(jiàn)，檔案管理人員熟練掌握法律常識(shí)不僅有助于日常工作，同時(shí)更可充分提升自身權(quán)法意識(shí)。加深探究權(quán)法可全面提升管理人員的產(chǎn)權(quán)素質(zhì)，管理人員應(yīng)在保密規(guī)定的約束下，依法為公眾提供服務(wù)。

2 理論先行，合理構(gòu)建管檔人員業(yè)務(wù)能力標(biāo)準(zhǔn)體系

2.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)要系統(tǒng)

做一個(gè)合格的檔案管理人員，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)理淪和專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的技能，熟悉檔案工作的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、范圍及職能，還要具備一定的統(tǒng)籌管理能力，同時(shí)為做好檔案材料的開(kāi)發(fā)和利用，還應(yīng)有廣博的科學(xué)和文史知識(shí)。

2.2 法律意識(shí)要確立

檔案管理是一項(xiàng)法規(guī)性很強(qiáng)的工作，《檔案法》對(duì)檔案管理各個(gè)方面都做出了明確規(guī)定，相關(guān)的法律、法規(guī)對(duì)檔案查詢、使用的范圍、方式，涉及到個(gè)人隱私和商業(yè)秘密也做出界定。相關(guān)人員要增強(qiáng)檔案法律意識(shí)，堅(jiān)持依法行政，推進(jìn)依法治檔是否具有牢固依法管檔的意識(shí)，應(yīng)該成為考評(píng)管檔人員能力素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)之一。

2.3 服務(wù)水平要跟上

管理人員應(yīng)根據(jù)公眾的意見(jiàn)逐步改善自身的管理基準(zhǔn)，這項(xiàng)基準(zhǔn)主要建立在工人人員的服務(wù)形式，惟有提升檔案服務(wù)質(zhì)量，建立全新的特色服務(wù)模式，才能提升檔案部的整體服務(wù)水準(zhǔn)，也僅有服務(wù)概念逐漸賦予現(xiàn)代化要求，才能充分提升檔案的服務(wù)水平，致使檔案部得以延續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)服務(wù)模式缺乏主動(dòng)性的特征，只有改進(jìn)此問(wèn)題，檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能符合服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

3 學(xué)用結(jié)合，切實(shí)做到管理隊(duì)伍緣合素質(zhì)的提高

3.1 繼續(xù)教育是提高的根本途徑

做好現(xiàn)有人員繼續(xù)教育，通過(guò)專業(yè)學(xué)歷教育、在職教育、崗位技能培訓(xùn)和資格認(rèn)證培訓(xùn)等方法，是提高整體能力素質(zhì)最根本的途徑學(xué)歷教育目標(biāo)明確，課程設(shè)置系統(tǒng)，有利于全面提高受教育者的水平。崗位技能培訓(xùn)側(cè)重于崗位所需理淪和技能訓(xùn)練，為理淪更好地運(yùn)用于實(shí)踐提供了可能。資格認(rèn)證培訓(xùn)，另一方面學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。

3.2 引進(jìn)高素質(zhì)人才是提高的有效手段

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是學(xué)習(xí)的時(shí)代，在這個(gè)學(xué)習(xí)的時(shí)代里終身教育成為永恒的主題。根據(jù)需要培養(yǎng)人才和讓人才在實(shí)踐中成長(zhǎng)，是提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的有效方法對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)要做到對(duì)癥下藥，避免盲目性、隨意性高素質(zhì)人才的引進(jìn)是提高綜合素質(zhì)的最快捷、最有效的手段，也符合我國(guó)現(xiàn)有的人才發(fā)展戰(zhàn)略。

4 結(jié)論

管理人員在工作中應(yīng)正視檔案管理層次的劃分，此結(jié)構(gòu)正確的排序方式應(yīng)依次展開(kāi)排列模式，其層次劃分反映出當(dāng)下管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)導(dǎo)向。結(jié)構(gòu)分層劃分代表了檔案管理者的全新工作態(tài)度，積極向上的工作態(tài)度可引領(lǐng)檔案管理工作在未來(lái)向著更好的方向發(fā)展。現(xiàn)階段，幾乎在各行各業(yè)之中都能看到檔案管理者的身影，這意味著我國(guó)檔案管理模式逐漸賦予規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

篇3

論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見(jiàn)意，指事物的表象。就是說(shuō)按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對(duì)象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動(dòng)，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。

邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們?cè)趯?duì)外圍的認(rèn)識(shí)過(guò)程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對(duì)對(duì)象或者為著手點(diǎn)，來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較

（一）管理對(duì)象

在管理對(duì)象上，檔案物理管理的對(duì)象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對(duì)象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對(duì)象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開(kāi)的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線索展開(kāi)。

電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來(lái)源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。

（二）勞動(dòng)特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動(dòng)，它們都主要屬于腦力勞動(dòng)的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：

由于管理對(duì)象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過(guò)程中，除了必要的腦力勞動(dòng)外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動(dòng)有關(guān)的活動(dòng)。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動(dòng)部門(mén)，而忽略了在腦力勞動(dòng)在管理活動(dòng)中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，這樣的想法是錯(cuò)誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動(dòng)在檔案管理工作中突出地位越來(lái)越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對(duì)象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的腦力勞動(dòng)，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動(dòng)，是一種高級(jí)的腦力勞動(dòng)，是人類腦力勞動(dòng)的發(fā)展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無(wú)論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過(guò)程中的三維空間問(wèn)題，抽象思維解決的是管理過(guò)程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問(wèn)題。

在物理管理中，人們?cè)诠芾磉^(guò)程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。

在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們?cè)谙氲侥承┬畔?nèi)容時(shí)，不會(huì)像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫(kù)房號(hào)或者案卷號(hào)等，而跳過(guò)了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。

（五）哲學(xué)特征

檔案物理管理針對(duì)的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對(duì)的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對(duì)現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。

三、結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰(shuí)具有主導(dǎo)地位，誰(shuí)就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為邏輯管理時(shí)代。

在以往的檔案形式中，無(wú)論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡(jiǎn)策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會(huì)的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的物理管理時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）

篇4

摘要：目前城市化的進(jìn)程越來(lái)越快，而城建檔案工作在城市化的管理中具有至關(guān)重要的地位，兩者之間能否協(xié)調(diào)發(fā)展，決定著城市化進(jìn)程能否成功。所以在應(yīng)建立城建檔案的現(xiàn)代化管理模式，使得人力、物力、財(cái)力得到減少，大大提高工作效率。

關(guān)鍵詞：城建檔案；現(xiàn)代化管理模式

Abstract: at present, the process of urbanization more and more quickly, and the work of the municipal files in urbanization in the management of it has important position, both between can coordinate development, decided the urbanization process success. So in the modernization of urban construction shall establish archives management mode, makes the human, material and financial resources had reduced, and greatly improve the work efficiency.

Keywords: of the municipal files; Modern management mode

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、城建檔案管理現(xiàn)代化的基本含義．

1．現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化在社會(huì)現(xiàn)代化的組成中占有重要地位。如果從過(guò)程的角度理解，檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是新的挑戰(zhàn)，為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)現(xiàn)代化而對(duì)傳統(tǒng)的檔案歸展模式進(jìn)行改革，采用現(xiàn)代檔案管理的模式。它的主要內(nèi)涵在現(xiàn)階段包括：確保檔案管理具有現(xiàn)代化的水平、確保檔案管理具有現(xiàn)代化觀念、確保檔案管理具有現(xiàn)代化的裝備、確保檔案管理具有現(xiàn)代化的管理人員。

2．現(xiàn)代化檔案管理的本質(zhì)

現(xiàn)代化的檔案管理模式是指在檔案管理的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)模式到現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變，在當(dāng)今社會(huì)中，主要特征為民主化、自由化、人文化、多元化、本土化、科技化、未來(lái)化、國(guó)際化，所以，現(xiàn)代化的檔案管理模式應(yīng)積極超這些方向努力。第一，檔案管理現(xiàn)代化在加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時(shí)，又要加強(qiáng)軟件的建設(shè)；它是系統(tǒng)的工作而不能從局部進(jìn)行工作，在規(guī)劃過(guò)程中注重整體的效應(yīng)。第二，它是長(zhǎng)期性的工作，不能有一蹴而就的思想；第三，它是前瞻性的工作，城建檔案管理的現(xiàn)代化要求與未來(lái)社會(huì)的發(fā)展相結(jié)合；第四，它固然要探討社會(huì)發(fā)展的實(shí)際狀況，但應(yīng)有自己的價(jià)值判斷，根據(jù)價(jià)值的成分來(lái)對(duì)來(lái)目標(biāo)進(jìn)行選擇。第五，它不是單純以國(guó)外社會(huì)發(fā)展作為衡量指標(biāo)，應(yīng)充分結(jié)合國(guó)內(nèi)的實(shí)際狀況對(duì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行判斷。所以，現(xiàn)代化的檔案管理模式是一個(gè)創(chuàng)新、改革、發(fā)展的整體過(guò)程，系統(tǒng)工程；它需要長(zhǎng)期的的努力，再對(duì)社會(huì)進(jìn)行順應(yīng)的同時(shí)又要超越社會(huì)的發(fā)展。

3．檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)現(xiàn)代化的關(guān)系

現(xiàn)代化在本質(zhì)上屬于發(fā)展性、動(dòng)態(tài)的概念，是一個(gè)過(guò)程。因此，現(xiàn)代化的檔案管理模式應(yīng)緊密聯(lián)系著社會(huì)的各個(gè)部分。通過(guò)對(duì)人的培養(yǎng)，來(lái)提供社會(huì)主義現(xiàn)代化的服務(wù)。現(xiàn)代化的檔案管理模式與現(xiàn)代化的社會(huì)是相互信賴、互為條件。首先，如果沒(méi)有社會(huì)的構(gòu)成要素(如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技等)的方面現(xiàn)代化，就不可能在檔案管理中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化；其次，現(xiàn)代化的檔案管理在一定程度上能夠?yàn)樯鐣?huì)的現(xiàn)代化打下良好的基礎(chǔ)，在社會(huì)現(xiàn)代化的進(jìn)程中有著重要的作用。

二、城建檔案現(xiàn)代化現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1．存在于軟件方面的主要問(wèn)題。具有通風(fēng)性城建檔案管理的系統(tǒng)軟件，在一定程度上存在問(wèn)題，不能有效解決共性以及個(gè)性的問(wèn)題，缺乏調(diào)查研究檔案的館實(shí)際情況，從而使得基礎(chǔ)工作不能隨著系統(tǒng)的改革而達(dá)到預(yù)期的目的，從而不能大大提高工作效率和改善工作質(zhì)量。同時(shí)，系統(tǒng)在一般情況下會(huì)存在復(fù)雜的問(wèn)題比如功能死板、重復(fù)工作、沒(méi)有修改的期限、非常繁瑣等，并且經(jīng)常因?yàn)椴环€(wěn)定的掃描格式而影響正常的掃描，普遍存在著系統(tǒng)應(yīng)用落后于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2．存在于創(chuàng)新理念方面的問(wèn)題。創(chuàng)新能夠激發(fā)檔案館以及檔案事業(yè)的發(fā)展，使其具有活力和生機(jī)，城建檔案在現(xiàn)代化的管理工作中應(yīng)積極進(jìn)行思路的擴(kuò)展、領(lǐng)域的拓展，質(zhì)量的提高，條件的改進(jìn)，要想實(shí)現(xiàn)上述目的就需要檔案工作者進(jìn)行及時(shí)的觀念更新和創(chuàng)新。由于檔案管理工作人員經(jīng)常在封閉、半封閉的工作環(huán)境中工作，因此觀念陳舊、思想保守，沒(méi)有現(xiàn)代化的意識(shí)，這也是影響檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的因素之一。

3．沒(méi)有專門(mén)的信息化人才。當(dāng)前信息化發(fā)展的速度越來(lái)越快，信息人才的需求量也不斷增加。然而城建檔案管理現(xiàn)代化的人才發(fā)展不能滿足信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了人才短缺的嚴(yán)重問(wèn)題。

三、城建檔案現(xiàn)代化管理的有效模式

(一)針對(duì)城建檔案中的不同情況，采取多種方式來(lái)對(duì)前端進(jìn)行控制，建立安全、可靠、完整的城建檔案收集歸檔體系，在責(zé)任的分配和落實(shí)方面能夠有效進(jìn)行安排。

各級(jí)城鄉(xiāng)規(guī)劃、管理、建設(shè)部門(mén)應(yīng)對(duì)城建檔案歸檔管理工作進(jìn)行落實(shí)。根據(jù)開(kāi)展電子政務(wù)的不同情況，可以將其分為三個(gè)方面，采取不同的前端控制方法，完成其檔案的歸檔。第一，是對(duì)于那些純傳統(tǒng)型的紙質(zhì)檔案管理部門(mén)，應(yīng)認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)按期進(jìn)行科學(xué)的收集和移交。第二，是對(duì)于部分業(yè)務(wù)已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)管理模式的部門(mén)，并建立部分電子檔案和電子文件的管理部門(mén)，在辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，充分利用檔案管理和業(yè)務(wù)管理的有效模式對(duì)城建檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，這樣可以使得傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)所用時(shí)間得到有效減少。第三，對(duì)于那些已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的部門(mén)，所有信息、文件都由互聯(lián)網(wǎng)或政府的局域網(wǎng)來(lái)加以傳遞，在電子文件生成、歸檔、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，城市檔案現(xiàn)代化管理的部門(mén)應(yīng)進(jìn)行全過(guò)程的管理，積極采用可靠介質(zhì)，實(shí)現(xiàn)城建檔案的安全收集和有效管理。

(二)應(yīng)對(duì)高效率、多元化的城建檔案信息化管理模式進(jìn)行建立，從而提供給社會(huì)公眾更多周到、科學(xué)的服務(wù)。

對(duì)公眾檔案管理意識(shí)應(yīng)不斷加以增強(qiáng)，從而加大在城建檔案方面的開(kāi)放力度，確保城建檔案在社會(huì)需求的方面能夠進(jìn)行多元化的發(fā)展。所以，當(dāng)前的城建檔案管理已經(jīng)不再是傳統(tǒng)意義上的實(shí)體保管的模式，而是更強(qiáng)調(diào)在知識(shí)、概念方面能夠?yàn)榭蛻籼峁└嗟臐M意服務(wù)。

(三)城建檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)在以下方面做到轉(zhuǎn)變。

第一，對(duì)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在新的模式下，我們的思想觀念受到了深刻的沖擊。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求任何行業(yè)的發(fā)展都應(yīng)該看到自身所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任，通過(guò)對(duì)社會(huì)職責(zé)的有效履行，換取自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境，與此同時(shí)從社會(huì)獲取自身發(fā)展所需的外部動(dòng)力。因此只有從思想上正確認(rèn)識(shí)城建檔案館自身的社會(huì)使命，才能不斷推進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的開(kāi)展。第二，對(duì)工作的內(nèi)容、目標(biāo)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代化的管理模式中，我們應(yīng)實(shí)現(xiàn)工作中心的轉(zhuǎn)移，從過(guò)去管理單一的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒍嘣摹⑦m應(yīng)現(xiàn)展需求的數(shù)字城建檔案管理體系。建立具備信息、檔案管理能力，信息傳輸能力的高水平城建檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，這也是當(dāng)前城建檔案管理的一項(xiàng)主要任務(wù)。第三，使得傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)得到升級(jí)，在信息查詢、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面的能力得到大幅提升，開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)辦公、行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的信息化、管理一體化、保管智能化、辦公自動(dòng)化、服務(wù)現(xiàn)代化等。通過(guò)合理配置檔案館內(nèi)的檔案資源和對(duì)其進(jìn)行有序高效開(kāi)發(fā)，能夠?qū)ι鐣?huì)的需求進(jìn)行滿足。

參考文獻(xiàn)：

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篇5

目前，檔案管理正逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，檔案信息也逐漸走向數(shù)字化，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)疑是一極大的挑戰(zhàn)。要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

一、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化概念

信息網(wǎng)絡(luò)是指將地理上分散的多立的計(jì)算機(jī)，通過(guò)數(shù)據(jù)傳輸線路相互連接起來(lái)，以網(wǎng)絡(luò)軟件實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中資源共享和信息傳遞的系統(tǒng)。

對(duì)于在實(shí)踐中起步不久的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)而言，其概念可以理解為：1、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案業(yè)務(wù)模式的重新設(shè)計(jì)，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合；2、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)是在遵循檔案管理原則和目標(biāo)的前提下，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)施最大限度的利用；3、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)是一動(dòng)態(tài)的概念，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的改變而不斷變化。

二、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完整性

在檔案管理工作中，各類信息存在著邏輯上的依存關(guān)系，即相關(guān)內(nèi)容應(yīng)該是一致性的，例如卷宗與庫(kù)房管理、編碼與實(shí)際含義，總件數(shù)與分類件數(shù)等。這些關(guān)系在進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后就變成了數(shù)據(jù)庫(kù)之間、數(shù)據(jù)字段之間與運(yùn)行程序之間的邏輯關(guān)系。邏輯關(guān)系和信息數(shù)據(jù)實(shí)體共同組成了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)序。因此在操作中維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯關(guān)系是關(guān)系到整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)安全的問(wèn)題。

檔案管理信息系統(tǒng)在使用和維護(hù)中，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，主要由用戶承擔(dān)維護(hù)和調(diào)整。檔案管理人員應(yīng)該了解數(shù)據(jù)庫(kù)之間內(nèi)在的相互關(guān)系，在可能出現(xiàn)完整性錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)啟動(dòng)檢查和維護(hù)程序。

在實(shí)際運(yùn)行時(shí)，電子數(shù)據(jù)是相當(dāng)脆弱的，時(shí)刻處于各種有意或無(wú)意破壞的威脅之下。因此，在檔案系統(tǒng)中，通常要設(shè)計(jì)一套數(shù)據(jù)備份方案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)儲(chǔ)，以備不測(cè)。

當(dāng)前數(shù)據(jù)備份技術(shù)主要有以下四種：1、簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)拷貝。主要有硬磁盤(pán)保存法，磁帶保存，光盤(pán)保存。2、磁盤(pán)陣列方式。磁盤(pán)陣列是為計(jì)算機(jī)配置多個(gè)磁盤(pán)，組成海量存儲(chǔ)器，從而解決了容量的問(wèn)題。3、雙機(jī)熱備份方式。這種技術(shù)選用兩臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)提供服務(wù)，并且相互不斷對(duì)另一臺(tái)機(jī)器的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，出現(xiàn)故障后立刻將業(yè)務(wù)從一臺(tái)主機(jī)轉(zhuǎn)移到另一臺(tái)機(jī)器。4、雙機(jī)異地?zé)醾浞莘绞健＿@種技術(shù)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將兩地的設(shè)備遠(yuǎn)程互為備份，突破了以往備份設(shè)備局限于同一計(jì)算機(jī)機(jī)房的限制；兩地的計(jì)算機(jī)可以單純作備份，也可另外運(yùn)行其他軟件，因此可以充分發(fā)揮投資效益。

三、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性

檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全和網(wǎng)上信息安全兩項(xiàng)基本要求。所謂網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全是指檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的硬、軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理，運(yùn)行正常，網(wǎng)絡(luò)人員操作規(guī)范、管理嚴(yán)密，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠按照設(shè)定的要求正常運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮預(yù)定的各項(xiàng)功能。網(wǎng)上信息安全是指網(wǎng)絡(luò)中檔案信息的存儲(chǔ)安全和傳輸安全，即在保管利用網(wǎng)上檔案信息過(guò)程中維護(hù)檔案信息的真實(shí)性、完整性、保密性和有效性。

檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的安全主要涉及到硬件、軟件、信息、人員、物理環(huán)境、人文環(huán)境等各個(gè)方面。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，在這個(gè)意義上說(shuō)網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息，用戶得到的僅是復(fù)制品，而非檔案原件。電子檔案上網(wǎng)后，安全保密問(wèn)題將是檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的最大障礙。對(duì)安全保密工作進(jìn)行深入分析，可以分解為技術(shù)問(wèn)題、管理問(wèn)題、工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，總體上可以從進(jìn)口、傳輸、使用二方面采取相應(yīng)的技術(shù)和措施。在這里我們不作安全保密工作的完整方案討論，只對(duì)安全保密技術(shù)的應(yīng)用中非常關(guān)鍵而又容易忽略的問(wèn)題加以討論。

1、要維護(hù)網(wǎng)上檔案信息的保密性，必須加強(qiáng)內(nèi)部管理體制的建設(shè)。開(kāi)放性是網(wǎng)絡(luò)的固有特性，這一特性與檔案文件的保密性特性相背離。據(jù)安全專家對(duì)歷史上的電子入侵案例進(jìn)行分析后，結(jié)論卻是大多數(shù)入侵手段非常一般，內(nèi)部管理的松懈幫了黑客的大忙。再厲害的黑客要實(shí)施攻擊，必須在現(xiàn)有信息系統(tǒng)上找到突破口，而這些漏洞往往來(lái)源于內(nèi)部人員的失誤，管理上的疏忽。對(duì)絕大多數(shù)黑客來(lái)講，如果沒(méi)有一個(gè)落腳點(diǎn)，一個(gè)信息系統(tǒng)是難以入侵的。

2、關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化。當(dāng)檔案管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新特征。檔案工作者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意新的技術(shù)變化，制定針對(duì)性策略，并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。

3、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)的權(quán)限管理，完善服務(wù)器審計(jì)制度。