財務檔案歸檔要求精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇財務檔案歸檔要求，期待它們能激發您的靈感。

篇1

【關鍵詞】 高校 會計檔案 管理

引言

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。高校會計檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。

1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案保管不規范

按《會計檔案管理辦法》規定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會計檔案管理程序不合理，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規范；沒有專人監督，或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批；檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務報表類中的上級有關文件、財務制度財務活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統軟件、數據結構等磁介質重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，將導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。

2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略

2.1明確會計檔案歸檔范圍

對會計文件資料內容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設備管理部門和房產管理部門建立的固定資產卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應收集、整理、立卷，并按規定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發，不僅要將打印紙質的會計憑證會計賬簿、財務報告等立卷歸案，也應將電算會計產生的會計信息電子數據、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質的會計檔案資料一并歸檔。

2.2嚴格執行管理程序

按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監督，監督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷；銷毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會計檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

參考文獻：

[1] 金桂英.淺談當前財務檔案管理凸現的問題及對策.經濟技術協作信息[J].2008.20.

篇2

會計檔案管理規定

1范圍

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批

準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反

映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔

案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等

內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分

管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

篇3

摘要：本文分析了目前高等學校會計檔案管理的現狀；最后，從觀念，技術，人才、制度等幾方面提出了加強高等學校會計檔案管理的對策。

關鍵詞 ：高等學校；會計檔案；管理；現狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現。如何通過現代化高科技管理手段科學、規范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學校會計檔案管理現狀

（一）對會計檔案管理的認識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續工作、內務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現遺漏和重復歸檔的現象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數據的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質量和服務水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業務標準和技術規范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數據共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務檔案管理還未全部實現利用計算機進行處理和存儲，傳統的儲存及歸檔方式很難適應現代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質的檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入到數字檔案的數據庫，依托數字化校園平臺，經過各個系統間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數據的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態的關注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質整體不高。

二、加強高等學校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認識

高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據。只有觀念轉變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現高校檔案保管的標準化和現代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數據時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統的互聯互通和數據信息共享，都是基于網絡傳輸信息而實現。要想系統得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統自身功能建設，保證數據庫數據的真實性和完整性。面對客觀的數據相關人員不能隨意操作,篡改數據。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統檔案大多以紙質為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發展相比，高校檔案信息化發展則相對滯后。信息化條件下，要實現高校檔案現代化管理，必須依托現有檔案，逐步建立完善財務檔案數據庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉換進入高校檔案管理數據庫，實現公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數據匯總分析、財務檔案信息網絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質高、相對穩定的檔案管理專業化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規范化。

總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創新發展，合理規避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發展。

參考文獻：

[1]張蘇彤.法務會計高級教程[M].北京，中國政法大學出版社，2007.

篇4

[關鍵詞]會計檔案；現狀；財務管理

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務管理的最后環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

一、會計檔案管理工作現狀與存在問題

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

2會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

3會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

二、加強會計檔案管理工作的對策

1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規定： “檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。

4規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

5.同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護。

篇5

一、依據與目的

各業務科室根據《國土資源檔案分類方案》、《國土資源文件資料歸檔范圍和保管期限》、《檔案立卷歸檔制度》等有關規定，對照分類方案和歸檔范圍規定的歸檔資料內容進行檢查，將本科室應歸檔而未歸檔的文件資料進行收集、整理、立卷、歸檔。取消各科室資料室，所有業務檔案歸綜合檔案室統一保管、利用。

二、組織保障與管理網絡

為使檔案整合工作順利開展，特成立檔案整合工作領導小組（附件2）。

檔案整合辦公室組成人員同時擔任各國土所（分局）、局屬各部門擔任兼職檔案員，負責本部門在工作、活動中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。

同時，為適應新形勢，擬對檔案立卷歸檔、鑒定、保管、保密等各項制度重新進行修訂。

三、工作內容與時間安排

㈠資料歸檔范圍：

1.綜合類：文秘；勞動人事；黨群、紀檢；行政；政策法規；外事活動。

2.計劃財務類：綜合統計年報、財務統計年報；財務預決算報表；專項檢查材料；財務總帳、分戶帳、明細帳、日記帳；會計憑證等。

3.地籍管理類：土地調查；土地登記；國土資源統計；土地分等定級、估價、處置；土地動態監測。

4.土地利用規劃類：土地利用總體規劃；土地利用專項規劃；基本農田保護；土地利用計劃；土地開發復墾；建設用地預審。

5.建設用地類：國家分批次用地審批；國家建設具體項目和地審批；個人建設用房地審批；土地租賃、抵押、轉讓審批；土地儲備。

6.國土資源監察類：案件處理；來信來訪材料。

7.國土資源宣教、科技、信息類：宣教、科技、信息工作計劃等；國土資源科技計劃規劃報告、合同書；國土資源信息化建設的規劃、方案、招標方案等

8.電子、聲像材料類：電子材料：光盤、軟盤、磁帶；錄音、錄像帶、照片（底片）等。

9.地質礦產管理類：地質勘查管理；礦產開發管理；礦產資源儲量管理；地質環境管理等。

㈡完成時間

1.各業務科室指定專人，將本科室遺留檔案進行整理、立卷，于2013年6月底前完成，移交綜合檔案室。7月份開始進行紙質檔案的掃描工作。

2.部分土地登記檔案（由于整理不規范，需要返工重新整理），于2013年12月底前完成。

四、工作方式、經費開支

㈠采用外承包和各業務部門自行整理、立卷方式實施檔案整合工作。

1.在保證時間與質量的前提條件下，對土地登記（重新返工部分）檔案約20萬至24萬卷宗和地質礦產檔案整理實施外包，按卷計價。

2.各業務部門12月前應立卷歸檔而未整理的文件材料，由各業務部門整理、立卷。

㈡檔案整合及裝具費用

費用開支根據實際檔案數量及所耗檔案裝具實際數量計算，經費列入專項資金預算。

㈢紙質檔案掃描工作，仍按原定價格外包給杭州網新超圖公司；整理工作擬外包給縣檔案局檔案服務中心進行。

五、技術指導與監管

㈠檔案室負責檔案專業業務指導，各科室指定專人負責本科室專業業務的指導，土地登記（重新返工部分）檔案由褚曉敏負責技術指導。

㈡鑒于目前檔案室工作量大，任務重，人手缺等原因，請局黨委抽調專人進行此項工作的監督檢查。

六、檔案整理具體要求

㈠檔案整理的原則

1、充分利用原有業務檔案材料。

2、遵循業務檔案資料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯系。

3、便于檔案的保管和利用。

㈡檔案整理依據

《歸檔文件整理規則》、《國土資源檔案分類方案》、《國土資源檔案歸檔范圍及保管期限》、《科學技術檔案案卷構成一般要求》。

㈢案卷整理要求

1、卷內材料的整理

⑴剔除卷內重復材料；

⑵破損材料須修裱后才能歸檔；

⑶超大紙張（大于A4幅面）必須折疊，頁數較多時，宜單張折疊，如報表、圖紙等；

⑷卷內材料歸檔，應除去金屬物如訂書釘、大頭釘、回形針等；

⑸卷內文件材料按各類專業業務規范要求排列。（一般按照批復在前請示在后，文字在前表冊在后的原則）

2、卷內材料頁號的編制

⑴卷內材料有文字內容的均須編制頁號，每卷單獨編號，頁碼要求三位數，頁號從“001”開始；

⑵頁號的位置，單面書寫的材料在右上角，雙面書寫的資料，正面在右上角，反面在左上角，折疊圖紙一律在右上角；

⑶案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

3、卷內目錄編制

⑴序號：以一份完整文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次注；

⑵日期：完整填寫形式日期，用8位數字，例：20070601；

⑶文件題名：填寫文件標題全名稱；

⑷頁次：填寫文件材料在卷內所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號；

⑸卷內目錄排列在卷內資料之前。

4、文件材料裝訂及封面填寫

⑴每卷資料應使左邊、下邊對齊，在左側以“三孔”式用線裝訂，并確保裝訂完成后無掉面頁。

⑵封面填上相應的內容，起止時間應填寫卷內全部文件材料形成的的起止日期，各備考表填上立卷人、檢查人、立卷時間等。

5、檔案盒上檔案號的書寫

檔案號按照“全宗號--目錄號--分類號--案卷號”編寫規范，清晰。

6、紙質案卷的排列