檔案整理注意事項精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案整理注意事項，期待它們能激發您的靈感。

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關鍵詞：建筑工程；檔案資料；整理；注意事項

Abstract: The data compilation of construction project is a systematic project, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnelmovement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completion and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; matters needing attention

中圖分類號：TU198文獻標識碼A 文章編號：

建筑工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

為了便于各個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。

為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

一、各級檔案部門職責

參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。

項目承包商項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。

監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。

試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。

施工單位歸檔范圍負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。

負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。

負責提交分部試運階段的方案、措施。

負責提交移交試生產前的消缺記錄。

負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。

調試單位歸檔范圍

負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。

負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。

負責提交調整試運質量驗評表。

負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。

設計單位歸檔范圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。

負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。

負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套

負責提交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)

質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）

監理部門歸檔范圍負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。

監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。

負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。

對不符合歸檔要求檔案的處理：

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【關鍵詞】房建工程施工；監理資料；整理；準備要點；注意事項

一、房建工程施工監理資料整理準備的工作要點

房建工程施工前監理資料整理準備的工作要點主要包括：（1）制定適合本項目的資料整理制度。房建工程開工前，監理機構要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構的每位監理人員的監理資料管理職責分配清楚，明_檔案管理人員日常工作流程，特別是監理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現職責空白。在實際工作中，根據每位監理人員崗位職責，將監理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監理人員發生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結合資料形成流程，根據資料形成流程對每個施工控制環節的資料做出具體要求，并要向監理機構每位監理人員及施工單位有關人員在監理交底會上進行傳達，統一要求，以使整個工程資料達到規范化、標準化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對項目監理部需要配備一個業務精煉、思想意識和責任心強的資料管理人員。作為一個檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業及公司制定的相關法律、法規、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監理資料整理的注意事項

1、房建工程施工前監理資料整理的注意事項。（1）相關資質文件搜集與審核的注意事項。監理機構發出進場通知，施工單位入駐現場后，檔案管理人員應依據本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質，并將現場人員與投標文件或合同文件對應，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規定制定的注意事項。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規定，對來往文件的格式也進行詳細的規定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監理規范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產生混亂。（3）監理日記、監理日志填寫分工要做出明確規定的注意事項。無論監理日志是作為監理機構的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監理人員的工作記錄，監理機構都應在駐場后做出明確要求，確定好，每份監理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規模比較大、專業比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規模比較小，建議一個監理機構只記錄一份監理日志便可，同時要確定每份監理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監理資料整理的注意事項。（1）施工期間不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現象；針對現場日志、記錄的填寫除了要求規范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環節，無論是上級機關來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發登記，并對文件的內容詳細了解，在總監批示后轉相關人員進行傳閱，如有必要應復印下發，并對文件要求落實的內容進行跟蹤，確保文件第一時間相關責任人能夠及時了解，有利于工程現場監理控制。看似是一個小小的環節，但是關系重大，也體現了一個項目監理部程序化管理的水平。（3）定期對施工單位形成的檔案資料進行審查，這項工作基本在監理合同中都會明確注明，即使沒有注明，監理也有義務和權力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應經常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數碼相機，在工程中也進行了應用，但大部分拍攝的是現場存在問題的照片，很少能夠找到監理人員的影子，不能體現現場監理的工作。在將來寫材料的時候將會是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經常下工地，對現場監理人員的工作進行影像記錄，工程現場如有條件也要進行監理人員現場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗收資料整理的注意事項。（1）對現場形成的監理記錄文件進行系統整理，例如監理日志、監理現場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統的按照分部工程統一歸檔。監理日志可能包含的內容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗資料整理的注意事項。該工作在開工前就應由專業的試驗工程師或現場監理工程師統籌安排，根據檢測計劃制定現場可執行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數據的現象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統計、并對混凝土及砂漿進行質量評定，也是判定該分部工程質量合格和優良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現施工單位自檢于監理抽檢不相符的情況。

結束語

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對形成的檔案經常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監理工程師和施工單位及時落實，以便檔案管理工作更好的開展。

參考文獻：

[1]張桂鳳.關于建筑工程資料收集與整理的要點分析[J].世界華商經濟年鑒，2012（3）

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【關鍵詞】在建項目 竣工文件 編制 整理

竣工文件是公路工程交工的重要組成部分，它的編制貫穿于整個項目建設過程，跨越的時間長，涉及的范圍廣，工作量比較大。我們需要在日常的工作中找準收集重點，認真對待記錄編輯，專人歸檔，妥善保管。在工程交工時，就能拿出一套完整的文件交付建設單位，更好的體現企業形象。

1 公路工程竣工文件的特性

1.1 公路工程竣工文件主要特性

原始性：工程竣工時應收集一套完整能反映施工原始情況的竣工文件，所有簽署意見及簽名必須齊全并為手寫，字跡清晰易辨。

完整性：收集的資料要全面，記錄內容要真實、完整，抽查頻率要達到規定要求，數據能夠反映質量指標，能顯示現場真實情況。

真實性：現場施工與原始記錄應同步進行，不寫回憶錄，堅決不允許偽造。

準確性：原始記錄數據應真實準確，工程竣工圖紙全面，簽字完全，圖物相互符合。

規范性：所用表格合理，填寫規范，記錄齊全，數據計算方法符合規范；自檢意見、監理意見能明確表達出工程質量能否滿足相關要求。

系統性：公路工程施工一般工期較長，每道工序，每個工藝，每個環節所形成的記錄資料都要及時收集。資料管理人員要按照竣工文件編制辦法及項目資料收集歸檔制度，及時收集相關資料，并分類整理歸檔。

1.2 公路工程竣工文件主要包含內容

竣工圖表、工程管理文件、施工質量控制文件、施工安全及文明施工文件、進度控制文件、計量支付文件、合同管理文件、 施工原始記錄。

2 施工質量控制文件的收集整理歸檔

2.1 資料填寫注意事項

質檢資料是反映工程施工過程質量控制的主要依據，也是項目質量等級評定及交工驗收的重要組成部分。在資料填寫過程中要按照業主下發的《竣工文件編制辦法》，對應的工序、工藝用業主規定的表格填寫。填寫要真實、規范，內容完整，字跡清晰工整，不允許涂改，簽字要齊全。抽檢頻率、各項質量指標要滿足設計及規范要求。

項目部檔案管理員應與工地試驗室積極溝通收集試驗檢測資料，并將對應的試驗檢測資料及時與工序資料進行整合，避免施工與試驗各自為政，施工時間出現偏差的問題。各工序施工完畢后應進行質量評定，及時填寫工序質量評定表，評定逐級執行。

2.2 文件編排注意事項

檔案管理人員應做到熟悉竣工資料編制辦法中的相關規定，熟悉圖紙，掌握各類表格的填寫方法，掌握現場施工時間，及時督促現場技術員填寫質檢資料表格。在施工過程中，對照單位、分部、分項工程的劃分，根據工程進度及時收集工序資料、變更資料、影像資料等，并按照工程劃分情況對收集的資料進行編號管理。

2.3 檔案管理注意事項

資料歸檔要按照工程的劃分情況，分類別整理。資料歸檔需建立資料臺帳，每盒資料必須做到標簽明顯，盒內目錄清單一目了然。工程資料的收集、整理、立卷和形成要與項目施工同步進行，以免各類文件遺失。對于每年形成的自然資料，必須根據年度分類法和內容分類法相結合的原則進行歸檔。

3 影像檔案的收集與整理

公路工程影像檔案是指：在項目施工全過程中產生的具有一定價值的照片、錄音、錄像、光盤等。

3.1 影像檔案的分類

一般分為綜合類、工程類和施工類。綜合類是指施工過程中發生的重大活動產生的影像資料。如會議、檢查、工程驗收等；工程類是指項目從開始到結束各個節點產生的有代表性的影像資料。如施工原地貌、成品構造物等；施工類是指能真實全面反映施工過程中各項指標控制情況的影像資料。如隱蔽工程施工過程、重點難點工程施工過程、關鍵部位及關鍵工序施工過程等。

3.2 拍攝質量要求

項目部應配備電子拍攝產品，交由現場技術員拍攝影像資料；影像應主題鮮明、影像清晰、畫面完整；要多角度、全方位保證反映被拍攝部位的質量狀況。

3.3 影像檔案的管理要求

將影像檔案按類別、時間順序排列，分別裝在檔案專用相冊里進行分類收集保存。施工類影像檔案要按照分項、分部、單位工程逐級按時間順序編號保存。錄像碟片要分類標識，干燥防磁保存。影像資料整理要配文字說明主要內容如下：

事由：填寫影像資料反映的內容，具體情況。施工類照片，要寫清楚實際樁號及具體部位；時間：填寫照片的拍攝時間；地點：填寫照片的實際地點；人物：填寫照片上主要人物的姓名、身份；注明影像文件編號。

4 施工日志記錄要點

工程開工時，施工日志以項目技術負責人記錄為主。自項目分工確定后，全體技術人員和管理人員必須針對各自負責的工作內容逐日完整記錄施工過程，直至工程完工。

施工日志應對施工進程和現場變化做出全面詳細的記錄。主要內容包括：日期、氣候、工程部位、施工過程；每項工程施工的起訖時間、施工中的特殊情況記錄（如停水、停電、停工）；現場解決出現問題的記錄；進行各類交底、變更施工方法和隱蔽工程驗收的記錄；有關領導或部門對工程所作的指導意見、建議及決定；以及施工數據記錄等（如配合比、材料數量等）。施工日志必須書寫整齊、妥善保管。

施工日志作為施工過程的原始記錄，要按照相關要求詳實填寫，并經相關人員核準簽認。作為相應工程質量控制的重要依據。

5 需要注意的問題

5.1 版本要求

提供一份完整的原件。

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一、我們集體參觀學習了外國語學校的食堂以及檔案的整理等。回到幼兒園我們進一步完善自己的檔案材料。

二、食品藥監局安局長，針對本次“創山東省食品安全先進區”，需要注意事項：檔案盒的整理，食堂加工間衛生、不允許有抹布拖把等，有宣傳標語，所有老師和幼兒須知道“本次檢查為的是床山東省食品安全先進區”。每學期有十節以上的食品安全教育課等。針對這些內容，我們幼兒園負責人，又把我們幼兒園存在的問題全部完善。

三、針對董科長通報的上次檢查情況，我們又總結了一遍自己存在的問題并完善。

根據會議內容，我們組織幼兒園全體教職工開會，傳達本次會議內容及做好迎查準備工作。食品安全無小事，我們把食品安全工作放在首要位置。                        

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1資料與方法

1.1一般資料

隨機選取2011年5月～2013年4月我科室進行手術的50例患者進行分析，患者年齡22～45歲，平均年齡為32歲，這些患者的住院時間長短不一，住院時間10天～2個月。患者所經受的手術類型差異無統計學意義（P＞0.05）。

1.2方法

對資料選取的患者的病例進行整理總結，按照手術類型進行相應的分類，并做好檔案記錄。將所有經過整理的病例送至本科，本科組織所有醫生對病例進行分析與研討。其中，對病例中患者進行手術的情況以及術后治療情況進行著重研究。針對患者在手術過程中出現的不同癥狀以及其術后并發癥的治療情況提出可行性建議與參考。在進行歸納總結后，形成有效的婦產科臨床手術注意規范。

1.3統計學處理

對此次選取的臨床資料進行統計學分析，統計分析運用的是SPSS15.0軟件。在對此次試驗所得數據進行合理解析，其中資料采用“x±s”表示，采用t檢驗。以P＜0.05為差異有統計學意義。

2結果

對此次選取的資料進行有效的總結分析后，我科室對婦產科臨床手術的注意事項形成了較為明確的認識，具體分析如下。

2.1手術進行前應注意的事項

婦產科患者在進行手術前應就以下幾點進行注意，從而盡量避免手術中的突發狀況的發生：患者在確診要進行手術后，應禁食容易消化的食物，避免腸道梗結。手術進行前24h，醫護人員應協助患者進行腸道清理，并在清理結束后告知患者術前禁食12h，更注意禁止飲水；醫護人員對患者進行備皮與陰道清理后，患者應自行進行身體清洗，并注意保暖，防止出現感冒癥狀；在醫生進行日常巡診時，患者應主動向醫生告知自身的過敏史，從而使醫生對可能出現的過敏反應做好及時處理；若等待手術期間，患者出現月經或感冒癥狀，應及時向醫護人員進行反映，從而推遲手術，避免出現感染癥狀，造成手術危險；進入手術室前，患者應當自行將自己的貴重財物收拾、存放在適當位置，若有家屬陪護，可將財務交由家屬代為看管，以免財務的丟失。針對產婦，在手術開始前，醫護人員應重點對產婦的心理進行疏導，緩解其緊張、害羞的心理，并實時給與分娩知識的普及，從而最大程度的消除產婦緊張程度，避免因心理緊張造成的危險。

2.2手術過程中應注意的事項

①手術開始后，主刀醫師及其助理應嚴格按照相關的手術標準，進行必要的無菌操作，從而避免因操作失誤造成的手術感染，為患者帶來生命危險。②做好檢查的準備工作。醫護人員應該對手術中所要用到的物品進行仔細的檢查，從而確保所用器具的齊全，并對所用器具的數量及相關性能進仔細檢查。在檢查結束后，對相關的物品進行詳細登記并簽字確認。③確保手術室的安靜。手術作為一項精細化的工作，醫師進行工作時，必須保證全身心的投入，這樣才能最大程度的確保手術的順利進行。所以，手術室必須保持絕對的安靜，這樣才會保證人員不被打擾。為此，醫護人員在手術過程中不應隨意談論無關事宜，并能夠保證不將自身手機帶入手術室內。手術室的管理人員應定期對手術相關的設備進行檢查與維修，確保儀器的正常運行。

2.3術后護理的注意事項

患者手術結束后，身體狀況較差，應進行有效的護理，確保患者早日恢復健康。在術后的護理工作中，我們應注意的事項如下：患者回到病房后，應該平臥于病床上，不能夠枕著枕頭，這樣才能有效預防麻醉恢復期頭痛癥狀；患者手術開刀的傷口有時需用沙袋進行物理壓制，從而促進傷口止血，對此，護理人員應根據患者病情進行及時處理；手術中的麻醉效果結束后，患者會有不同的疼痛癥狀，對此醫生應及時予以處理，緩解患者的心理壓力；手術結束一段時間后，患者應在醫師的指導下進行適當的身體鍛煉，從而避免腹部的粘連，也有助于身體早日恢復。作為特殊患者的產婦，在生產結束后的護理具有相對特殊性。首先，應保證產婦所處環境清潔衛生，并保持通風和安靜。從而為產婦創造一個有力的休養環境，一定程度上促進身體恢復。而且，產婦家屬應當適時幫助產婦活動身體，從而避免產后栓塞和褥瘡的發生。

3討論