檔案管理思路精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇檔案管理思路，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

藝術檔案的規(guī)范化與精細化管理，離不開對高職院校藝術檔案作用與價值的厘清。

（一）高職院校藝術檔案的作用

高職院校藝術檔案是學校在辦學過程中形成的關于文化藝術工作歷史發(fā)展的真實記錄，是超越時空范圍的歷史遺產，見證了學校的教育、建設與發(fā)展，匯集了廣大教師乃至學生的創(chuàng)造智慧，因而是一筆可貴的文化資源。高職院校藝術檔案具有以下作用：一是文化傳承作用。藝術檔案是學校在長期的辦學歷史進程中，創(chuàng)造并留下的文化藝術遺產。有多少藝術檔案就有多少藝術財富，就意味著有多少歷史藝術遺產留給后人。我們文化藝術的繁榮，就要在文化傳承的基礎上不斷推陳出新。二是學校藝術教育的重要資源。高職院校在進行藝術教學中，可以充分挖掘現有的藝術檔案資料，作為教師教學、學生學習的參考資料。高職院校可以利用藝術檔案編寫校本教材、授課教案、教學大綱，對學生進行藝術輔導，利用藝術檔案中豐富的聲像資料進行觀摩學習，作為示范教學都是不錯的選擇。三是利用學校的藝術檔案服務社會。高職院校的重要職能之一就是為社會服務，為當地的經濟發(fā)展服務。藝術檔案服務社會是因藝術檔案自身的特點所決定的。藝術檔案具有形象性和公開性特征，藝術檔案中的藝術作品是供人們欣賞、享受的精神食糧。高職院校可以利用藝術檔案中的優(yōu)秀作品面向社會展出，發(fā)揮其藝術審美作用，感化宣傳作用，開闊群眾的視野，促進社會的和諧。

（二）高職院校藝術檔案的價值

高職院校藝術檔案不同于學校其它的教學檔案、科研檔案、人事檔案、學生檔案等，它價值獨有，并且隨著時間的推移和歷史的演進，藝術檔案的價值將越發(fā)顯現出來。第一，高職院校藝術檔案具有重要的歷史價值。不少高職院校近年來經歷學校升格（從中專升格為高職高專）、搬遷新校區(qū)、學校合并等歷史沿革，在校史編寫中一些需要確認的史實資料可以從藝術檔案中找到答案。高職院校把本單位的藝術檔案收集、整理、保存起來將為學校未來事業(yè)的發(fā)展提供很多珍貴的，有參考價值的材料。第二，高職院校藝術檔案具有重要的學術研究價值。藝術事業(yè)的繁榮和發(fā)展，決不能孤立地去進行研究，而是要結合著研究昨天、今天來研究明天。要研究，就必須要有歷史的真實依據，那就是原有的檔案和有關的素材。比如，在工藝美術職業(yè)院校，我們要研究各個工藝流派、美術大師的歷史傳承與發(fā)展成就，就需要廣泛占有材料、分析材料，沒有材料就很難研究——巧婦難為無米之炊。可以說，藝術檔案對于藝術的發(fā)展，對學術研究具有重要的參考價值。第三，高職院校藝術檔案具有很高的使用價值。學校的藝術檔案可以為師生反復使用，而且頻率很高。藝術檔案是學校進行藝術研究、藝術教育的重要材料。藝術檔案是學校師生進行藝術創(chuàng)作、藝術活動的總結。通過對一定時期的教師以及學生藝術創(chuàng)作、藝術活動有關材料的歸檔，可全面總結高職院校藝術創(chuàng)作的經驗、及時收集創(chuàng)作素材。例如，藝術院系獲獎的優(yōu)秀的畢業(yè)設計，參加各級各類藝術競賽的獲獎作品，可作為后來者學習、研究的對象，同時也是他們進行藝術創(chuàng)作的源泉。實踐證明，利用藝術檔案，有案可查，許多問題迎刃而解，有利于拓寬學生創(chuàng)作的思路，提高藝術作品的質量。

二、高職院校藝術檔案管理現狀

（一）藝術檔案建檔意識不強

高職院校的藝術檔案不僅僅是學校檔案工作的有效組成部分，更是構建和諧校園、促進校園文化的重要載體，需要師生加強這方面的意識。高職院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，諸如師生在日常教學科研、文藝演出等活動中產生的藝術檔案；學校組織各類文化節(jié)中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案的種類數量不少，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，于是對高職藝術檔案不重視收集，如在各類藝術比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創(chuàng)作者手中，或長期存放在組織活動的相關部門，未能及時完整地歸檔到檔案館室。

（二）機構制度方面不夠完善

高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一，學校應當對其加強領導和管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，納入整體考核評估指標體系。少數高職院校對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠；個別高職院校沒有根據《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，未將檔案館建設列入新校區(qū)總體建設方案，依法管檔的自覺性和責任感有待進一步加強。一些建校時間長、辦學規(guī)模大、檔案數量多，符合中華人民共和國教育部第27號令規(guī)定條件的學校，至今尚未成立檔案館；有的學校雖然設立了檔案館，但級別建制偏低，人員偏少，難以適應學校又好又快發(fā)展的需要。少數學校檔案用房面積過小，基礎設施陳舊簡陋。個別學校檔案館安置在過渡用房，安全意識不強，必要的防護措施不到位，特別是臨時存放檔案的場所有著明顯的安全隱患。在檔案管理模式上，部分學校沒有根據有關法律法規(guī)進行建章立制，未能按照規(guī)定要求和檔案工作原則對學校各院系、各部門產生的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，特別藝術檔案的管理更是薄弱，呈現隨意化、無序化的狀態(tài)，缺乏必要的制度管理保障。

（三）檔案人員的素質亟待提升

提高高職院校藝術檔案的管理水平，離不開檔案人員的辛勤工作。檔案工作機構的人員構成、個體素質如何，直接影響藝術檔案的管理水平和工作效果。只有綜合素質高的人，才能勝任學校藝術檔案的管理工作。近幾年，高職教育事業(yè)跨越式發(fā)展，但卻存在忽視檔案建設的情況，學校檔案專職人員數量不足的現象普遍存在。隨著高職辦學規(guī)模的擴大，各項工作內容與日俱增，但是，由于人們對學校檔案工作的認識不足，高職院校的檔案工作長期處于可有可無的一項工作。不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對象推去檔案室。現有的這些檔案管理人員，來著不同的專業(yè)背景，有的學習歷史、有的學習文學、有的學習計算機，五花八門，檔案管理專業(yè)的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來先天不足——專業(yè)素養(yǎng)不夠。高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時間和精力應付檔案業(yè)務已成為普遍現象。在這種情況下，高職院校的檔案工作面貌可想而知。

三、高職院校藝術檔案管理的對策與路徑

提升高職院校藝術檔案管理水平，需要從高職院校的組織管理機制、管理隊伍建設、藝術檔案的數字化建設、藝術檔案的利用水平等路徑著手，綜合運用發(fā)揮合力方能有所建樹。

（一）要切實加強領導

高職院校檔案管理工作應該納入學院整體發(fā)展規(guī)劃，納入整體考核評估指標體系，藝術檔案工作也應該列入學院整體檔案工作規(guī)劃，各二級院系應該把藝術檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，由一名分管領導具體指導、制定政策、把握藝術檔案工作的發(fā)展方向。要切實把藝術檔案工作作為學院發(fā)展的有機組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術檔案，把藝術檔案工作作為工作總結、業(yè)務考核內容之一。要針對藝術檔案工作發(fā)展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標和時限要求，進行分類指導。要保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。總而言之，高職院校各級領導的重視，是藝術檔案能否順利發(fā)展的關鍵。

（二）要加強隊伍建設

藝術檔案員隊伍是藝術檔案管理上水平上臺階的重要基石。學院領導應該關心藝術檔案工作隊伍的建設，努力解決藝術檔案人員的實際困難，提升他們在學院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問題，提供必要的業(yè)務進修、外出參觀學習的機會，從而穩(wěn)定藝術檔案工作隊伍。要多層次、多門類加強業(yè)務培訓，不斷提高藝術檔案人員素質和管理水平。藝術檔案工作是一項復雜的專業(yè)技術勞動，因此，要求從事檔案工作的人員應具有合理的知識結構，又要具備良好的藝術素養(yǎng)。只有綜合素質高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。檔案工作人員的素質是提高藝術檔案管理水平，充分發(fā)揮藝術檔案作用的先決條件。概括地說，對藝術檔案管理人員主要有以下要求：良好的政治素質、精湛的業(yè)務技能、良好的工作作風、高度的責任意識、良好的職業(yè)道德，較強的溝通能力。從加強團隊建設的角度來說，還需要重視每一個檔案工作人員的個體價值和主觀自覺性行動。也就是要充分發(fā)揮和調動每一個人內在的積極因素，創(chuàng)造性地開展工作。對藝術檔案管理隊伍的管理重點在于明確崗位，落實職責，稽查考核，協調激勵。學校應該把檔案人員隊伍建設列入人才發(fā)展目標，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷優(yōu)化隊伍結構，使高校檔案人員隊伍朝著專業(yè)化、高素養(yǎng)、有梯隊的人才隊伍結構發(fā)展，為高職院校的藝術檔案工作注入可持續(xù)發(fā)展的活力。

（三）要加快藝術檔案的數字化建設

藝術檔案是對學校和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。要實現藝術檔案的文化傳承作用，必須加快藝術檔案的數字化建設。通過藝術檔案的數字化管理，讓更多的學生走進網絡平臺，共享先進文化的魅力，從而全面提高學生的文化素養(yǎng)，促進校園文化建設。加強藝術檔案的信息化和數字化管理，是藝術檔案事業(yè)適應時展的需要。利用多媒體技術，實現藝術檔案媒體的數字化。多媒體技術是一種交互性綜合處理的計算機技術。根據藝術檔案的多媒體特征，高職院校的檔案館可以充分運用多媒體技術中的音頻信息處理技術、圖像信息處理技術、視頻信息處理技術、多媒體數據庫技術和多媒體信息識別技術，結合數碼相機、數碼攝像機、數碼掃描儀等數字化設備，通過對紙質檔案、聲像檔案的掃描錄入、數碼處理、3D制作，將藝術檔案媒體轉化為電子代碼儲存、傳輸和處理，變成可視化、動態(tài)化、數字化的多媒體藝術檔案信息資源。藝術檔案管理軟件的運用，實現藝術檔案系統(tǒng)化的管理。軟件的應用可以提高管理思路和管理方式的創(chuàng)新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術檔案管理的標準化和規(guī)范化的流程，及時提供文化資源的信息。高職院校在選用檔案系統(tǒng)管理軟件時，必須結合自己的工作條件、環(huán)境和和技術保障等方面的考慮，以提高軟件應用的實際效率。還要考慮檔案管理軟件的處理和儲存多媒體藝術檔案信息的能力。這樣就可以直接在電腦上進行藝術檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統(tǒng)計，簡化傳統(tǒng)的手工過程，提高科學化管理藝術檔案的能力。利用多媒體光盤技術實現藝術檔案數字化存儲。由于藝術檔案的信息量很大，圖文聲像并茂，這就需要功能全、密度高的大容量存儲器。多媒體光盤技術采用激光介質作為高密度信息存儲載體，具有記錄信息量大，存儲密度高，易于檢索，便于拷貝復制，還原傳輸效果好等優(yōu)點。利用這些大容量的可讀寫光盤貯存圖像、聲音、動畫、視頻等多媒體藝術信息，既能有效地節(jié)省檔案庫房的貯存空間，擴展存儲能力，又便于保存、保管和借閱。

（四）要提高藝術檔案的利用水平

篇2

（一）建檔意識淡薄

很大一部分科技人員在實際工作中，由于對檔案歸檔意識較差，對檔案重視度不高，這就導致在檔案收集和歸檔工作中存在許多不完善的地方，特別是對于相關的科研資料，由于不放心，所以不交給檔案管理人員進行整理，不主動配合檔案管理人員的工作，對檔案管理工作的順利開展帶來了一定的難度。

（二）檔案形成周期長，缺乏連續(xù)性和完整性

無論是哪一個行業(yè)的科研檔案，由于受制于行業(yè)的特點，通常情況下科研工作周期相對都較長，這就導致工作中形成不同的載體的資料持續(xù)的時間也較長，再加之科研人員具有較強的流動性，這就導致科研檔案資料往往較為分散，連續(xù)性和完整性較差。

（三）檔案管理人員主動服務意識不強

長期以來檔案管理工作都不受重視，這也導致當前檔案管理人員待遇不高，而且地位低，在工作中缺乏積極性，也不主動進行專業(yè)知識的學習，對工作缺乏熱情，服務意識較差，不僅影響了檔案工作的正常開展，而且不利于檔案的開發(fā)利用。

（四）檔案管理方式落后

隨著社會的快速發(fā)展，檔案的數量越來越大，但相對于檔案管理方式和手段則仍處于較為落后的狀態(tài)，檔案檢索水平較低，部分檔案檢索工作還采用手工方式來完成，不僅檢查速度較慢，而且準確程度不高。檔案信息化建設缺乏力度，由于投入不足，從而導致現代化的檔案管理技術設備缺乏。

（五）編研工作開展不夠

檔案編研屬于創(chuàng)造性的勞動，是檔案服務的更高層次形式，直接關系到檔案的開發(fā)和利用。目前我國多數單位在檔案編研上還處于較低的水平，需要進一步對編研工作進行深度開發(fā)，以便于促進檔案更好的利用。

二、科研檔案規(guī)范化管理思路

（一）完善相關規(guī)章和制度

在檔案法基礎上，同時還要與本單位的實際情況有效結合，從而對檔案管理制度進一步完善，使科技人員能夠對檔案有一個正確的了解和認識，明確檔案形成的各種要求，這樣就能夠在科研過程中有意識對歸檔材料進行收集和整理，并對與要求相符的檔案材料及時進行上繳，確保檔案的完整性，也使案卷的質量能夠得到保證。同時檔案管理人員還要對科研材料的歸檔情況進行定期檢查，及時對沒有及時歸檔的材料進行提醒和督促，這樣通過科研人員與檔案管理人員的共同努力，有效的確保了科研檔案的規(guī)范性、科學性和完整性。

（二）規(guī)范農業(yè)科研檔案工作程序

（1）規(guī)范原始檔案收集內容

在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎和關鍵。科研檔案管理人員應根據科研檔案的特點，歸納、總結原始檔案收集內容，向科技人員發(fā)放“科研檔案歸檔范圍表”，要求課題研究人員嚴格按照要求執(zhí)行，隨時將他們在科研活動中的原始記錄、進展情況、總結等材料按計劃分階段積累收集，并按規(guī)定及時整理移交檔案室，以保證所收集到的原始檔案材料統(tǒng)一、規(guī)范、標準、科學。

（2）規(guī)范檔案整理方法

檔案整理的基礎工作包括的范圍很廣，從檔案材料的鑒定、整理、分類、立卷到編目、檢索、庫房存放、保護等。這些基礎工作是否扎實、規(guī)范，直接影響到科研檔案的利用。檔案管理工作者可根據各分支學科的不同特點，以及本單位研究機構的設置情況分門別類進行整理、立卷、登記、歸檔。這樣便于查詢者方便地找到所需的材料，也便于檔案管理人員編輯加工，進行二次開發(fā)利用。

（3）規(guī)范檔案開發(fā)利用方式

第一，編制各級各類目錄，豐富檢索手段

對于歸檔的材料要及時編制目錄和全宗介紹，向本單位和外界報道介紹庫藏情況，開展科技信息交流，或為實行科技成果的有償轉讓編制成果簡介、文摘等，引導人們索取科研檔案的信息資源。

第二，通過口頭或直觀方式宣傳報導科技成果

宣傳方式多種多樣，如利用課題申報、成果鑒定等活動作口頭宣傳；利用科技信息會宣傳科技成果；舉辦科研檔案展覽，直接地展示科研檔案信息或以復印件形式進行交流；出版一些科技成果方面的內部刊物；借助報刊、圖書等出版刊物將檔案轉化成文章或其他形式加以發(fā)表，使農業(yè)科研成果、先進技術和管理經驗傳至全國各地。

第三，加強安全保密工作

科研檔案的安全保密工作尤其重要，它不僅指實體的保存，更重要的是信息的安全。必須建立嚴格的保密制度，涉及一項科研成果的有關人員必須遵守、簽定有關協議；檔案應指定專人保管，控制使用權限，追蹤檔案利用情況等；秘密的科研檔案要建立備考檔案。

（三）加快推動管理方式現代化的實現

當前我國處于信息時代，檔案管理現代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，各單位都加快了檔案信息化建設工作，相關科研單位在檔案管理工作中已經建立了功能齊全的科研檔案數據庫，利用有效的方式來對科研檔案進行永久記錄和保存。同時也加快了科研檔案有償信息服務工作的開展。科研檔案管理現代化的實現，要求檔案管理人員要具有較高的專業(yè)技能和綜合素質，能夠熟悉掌握計算機相關知識，從而在實際工作中利用計算機進行快捷和高效的操作。

篇3

檔案管理者必須正視檔案管理體制創(chuàng)新的必然性，針對檔案管理中存在的問題采取有效措施來加以改進。1.提高管理認識。強化檔案管理工作和其他各個部門的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強化信息資源意識，規(guī)范檔案工作中的具體行為，加強對工作專業(yè)性質的認識，提高自身水平，對其進行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術對檔案信息進行搜集、分析以及利用。檔案管理要創(chuàng)新宣傳形式，運用現代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。2.掌握相關檔案管理知識。檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識，必須熟悉和掌握復印、縮微等現代化技術知識，不斷適應檔案工作發(fā)展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作，它不能通過服務對象直接產生效益而取得經濟效益。

二、風險應對策略

檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內容的長期性和持續(xù)性，就要充分認識風險，采取安全防范體系，增強對風險的抵抗能力。1.技術方面的風險管理，，需要從網絡訪問、信息傳輸、操作系統(tǒng)及其應用軟件系統(tǒng)等各個方面加固網絡訪問控制，避免內網數據的流失，采用入侵檢測技術動態(tài)監(jiān)控網絡，防治數據加密技術信息泄露，利用查殺技術防止系統(tǒng)文件遭破壞，防治規(guī)避設備故障風險等。2.管理方面的風險管理。建立治理措施，制定安全操作規(guī)程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級存儲策略進行管理，采取制作紙質拷貝的方式實施格式轉換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風險。3.技術和管理的動態(tài)監(jiān)控管理。按照檔案管理制度、標準規(guī)范不斷修訂、改進和完善管理制度，在充分了解技術防護產品和使用方法的基礎上，實施安全管理手段加以實施落實。建立監(jiān)督執(zhí)行體系。化過程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實到位，實現信息化工作的總體要求,，通過過程跟蹤、分析和管理，確保各項措施標準規(guī)范的完善與升級擴展。

三、檔案管理實現信息化

1.建立檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制。信息自動化是檔案管理系統(tǒng)的建設目標，要把高度集中管理和方便使用相結合。重點解決分散現象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范硬軟件的選用，把各個層次檔案信息自動化系統(tǒng)實行集中統(tǒng)一管理，不避免自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費，組建一個規(guī)范化的“檔案信息系統(tǒng)”，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)。2.資源的有效化利用。檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優(yōu)化使用程序，提高資源的使用率，對于檔案資源的掃描以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準確性，資源信息化系統(tǒng)建設之前要固定人員，在信息的錄入過程中監(jiān)督人員應履行相應的職責，同時仍需要大量人力物力的投入，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作3.建立檔案管理信息化的管理系統(tǒng)。隨著現代多媒體技術以及互聯網的廣泛應用，充分利用現代信息的手段，推進信息化進程，不斷順應信息時展的客觀要求。確立一個總體規(guī)劃，然后逐步實現檔案管理在信息搜索。

四、檔案管理要實現高利用率

隨著網絡技術的快速發(fā)展，利用計算機進行檔案管理工作已經是大勢所趨。不但可以提高管理工作的效率和準確性嗎，還可以增強檔案管理的適用性和兼容性，實現了完成檔案的自動化、電子化。1.充分利用現代網絡優(yōu)勢，擴大檔案輻射層面。調動職能部門、社會團體形成自覺支持檔案管理工作的風氣。提高對檔案功能的認識。以多元化的活動積淀下來的歷史印記，有效促進檔案文化傳播、發(fā)展以及創(chuàng)新的發(fā)展，滿足社會文化建設日益增長的檔案利用需求。2.加快檔案數字化建設，推進現代化管理。檔案信息數字化是推進檔案現代化管理的基礎，檔案管理技術要與社會先進水平同步。進行檔案信息的現代化管理，不斷提升服務能力。利用網絡的可共享資源，可供人們在與局域網聯通的計算機檢索查閱，如果基本具備檔案信息數字化的客觀物質條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數字化加工。可以大量存儲、管理、利用數字化檔案資源，提高檔案服務水平，實現資源優(yōu)勢共享。

五、加強檔案管理工作建設

篇4

隨著社會主義市場經濟的發(fā)展、社會需求的增加和我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷改革發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機制的改革及社會醫(yī)療保險制度改革的不斷深入，醫(yī)院的各項工作在不斷地發(fā)展完善，大量的高科技信息技術涌入到醫(yī)院檔案管理程序中。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院各項業(yè)務活動中的點滴經驗和教訓，對今后的醫(yī)學科研、教學以及醫(yī)院的管理等方面都起著重要的參考作用[1]。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理如何為醫(yī)務人員提供準確、及時的信息資源，才能促進醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的弊端

針對部分醫(yī)院只重視提高醫(yī)護人員的醫(yī)療技術水平，改善就醫(yī)環(huán)境，而對檔案管理工作不夠重視，我國衛(wèi)生部結合調研分析的實際情況，為了加強檔案的管理，于1991年頒布了《醫(yī)學衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，明確提出各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門要建立綜合檔案工作機構，理順檔案管理體制，本部門負責本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理形成的全部檔案。結合我們醫(yī)院存在的實際情況，傳統(tǒng)醫(yī)院在既往檔案管理中存在者以下幾個方面的不足。

1.1 各級醫(yī)院均存在檔案管理意識淡薄現象，且既往檔案的利用率不高 檔案信息資源既涉及到醫(yī)院在各個階段縱向發(fā)展的全貌，又關系到人民群眾的健康變化和醫(yī)學科學的持續(xù)發(fā)展，所以，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分之一，其有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟效益。但目前相當一部分醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院由于各種客觀及主觀原因對檔案管理意識淡薄。醫(yī)院的各級領導階層，只重視醫(yī)院的建設及發(fā)展，而忽視檔案的管理及有效利用，普遍存在忽視檔案管理的意識，認為檔案工作可有可無，無足輕重，使檔案信息資源的有效利用十分潰乏，這就必然導致不能充分開發(fā)和有效利用現有的檔案信息資源的使用價值，進一步造成目前醫(yī)院對檔案信息資源開發(fā)利用缺乏，使信息資源閑置，對其利用率不高的結果。

1.2 大部分醫(yī)院缺乏健全的檔案管理制度 檔案管理和其它管理一樣，要規(guī)范管理，有章可尋，有據可查，責任到人。所以，要制定一項專門的管理制度來管理醫(yī)院檔案。根據我國衛(wèi)生部的要求及督促部署，目前，在我國醫(yī)院的各級檔案管理工作中，各級醫(yī)院都根據自身的條件制定了適用于自己的、較為健全的檔案管理制度，同時，明確了各級各類人員的工作職責。然而缺乏一個統(tǒng)一的建檔管理制度模式，缺乏涉及檔案管理的具體制度、職責，一些相關的檢查制度和考核辦法亦不完善，缺乏標準。

1.3 檔案管理水平落后，應用現代化網絡管理手段不高 隨著現代科學技術的突飛猛進，在醫(yī)院的各項管理工作中，計算機及網絡技術得到廣泛的應用。但目前我國大部分醫(yī)院對其檔案管理當中，沒有充分應用現代化的計算機網絡技術，而是應用手工收集、手工檢索檔案資料，進一步導致了檔案管理工作的落后、準確率低、差錯頻繁。

1.4 檔案管理專業(yè)人員素質較低 檔案管理人員的綜合素質進一步影響著檔案管理的進步。目前，在我國檔案管理專業(yè)隊伍人員中，均普遍存在專業(yè)素質低、理論水平不高、文化程度低等各方面的滯后因素，更與社會飛速發(fā)展的客觀需求不相適應。例如檔案專業(yè)人員較少，缺乏檔案專業(yè)方面知識的培訓，缺乏現代科學管理知識、檔案管理意識淡薄等等。長期以來，不少醫(yī)院的檔案工作由非專業(yè)人員代替、兼管，且頻繁調崗，有些單位甚至一人兼職搞檔案管理工作，導致了檔案管理人員缺乏充沛的精力和足夠的時間及專業(yè)的知識做好檔案工作，進一步造成檔案工作人員工作被動，責任心不強、管理混亂。

2 提出醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新思路

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的許多弊端，阻礙了醫(yī)院的全面發(fā)展。隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作只有不斷發(fā)展，才能適應社會的發(fā)展，更好地推動社會健康發(fā)展[2]。

2.1 增強醫(yī)院檔案管理意識，加強醫(yī)院的領導 醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要組成部分之一，必須堅持“以人為先”的服務理念，這就要求醫(yī)院各級領導擺正檔案管理工作在醫(yī)院管理工作中的位置，把檔案管理工作與醫(yī)院的全面發(fā)展建設及社會的發(fā)展緊密地結合起來，堅決克服檔案管理工作中檔案工作無足輕重的錯誤思想，全面重視醫(yī)院檔案管理，進一步提高檔案管理部門在醫(yī)院管理中的地位，使檔案管理工作為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益，推動醫(yī)院的發(fā)展。

2.2 建立健全科學的檔案管理體系 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理工作的關鍵。從而做到有據可尋、有章可查，執(zhí)行有制度，考核有標準。隨著現代科學技術的進步，檔案管理水平亦需不斷地更新和提高。同步考核醫(yī)院的檔案管理工作、醫(yī)療業(yè)務，只有使它們均同步完善，同步發(fā)展，才能共同推進醫(yī)院整體工作的順利發(fā)展。

2.3 應用現代化的檔案管理工具，提高檔案資源利用率 隨著社會的發(fā)展，檔案管理亦進入網絡化、信息化的管理時代，應用現代化網絡工具進行信息檢索，是開發(fā)檔案信息資源的手段，檢索工具越科學，檢索時間越短，檢索的準確率、全面率就越高，檢索信息越深越廣，檔案的利用價值越高，才能逐步解決檔案管理工作的落后問題，才能適應醫(yī)院現代化管理的需要。

2.4 提高檔案管理人員的素質 醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學緊密相連。檔案管理人員要樹立正確的理想和堅定的信念；要具有高尚的道德，強烈的事業(yè)心，高度的責任感。為適應檔案管理工作的信息化、智能化、社會化的要求，這就要求檔案管理人員應一專多能，是多元化知識型的人才，除掌握計算機及網絡技術以外，還應掌握外語知識，并掌握醫(yī)療、護理、醫(yī)院管理工作等各方面的知識，并應用這些技術分析、總結檔案信息，同時檔案管理人員要認真執(zhí)行《查閱檔案保密規(guī)定》，嚴格遵守保密工作制度[3]。

2.5 根據檔案種類調整檔案范圍為用戶提供多層次的服務醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)院工作的各個方面，電子文件、電子病歷、網絡傳遞、遠程會診等電子檔案為檔案管理中不可忽視的部分，所以，應根據檔案種類調整檔案范圍，只有門類齊全、結構合理的檔案管理資源，才能滿足利用者的各種信息需求。檔案部門應從不同角度、不同層次給用戶提供全方位的服務，同時，盡量減小檔案價值實現過程中的不利影響，有針對性地開發(fā)利用檔案信息資源，才能滿足社會和醫(yī)院發(fā)展的需求。

參考文獻

[1] 劉愛民.病案信息學[M].北京：人民衛(wèi)生出版社，2009.3.

篇5

關鍵詞：公路部門；檔案管理；管理制度；管理手段；人員培訓

當前，我國公路建設工作不斷深入開展，檔案管理工作在公路建設中的重要性也日益凸顯，為此，公路部門需要認清檔案管理工作的重要意義，并且不斷開拓創(chuàng)新，擴展思路，做好檔案管理工作。

1 公路部門檔案管理的重要意義

公路部門的檔案管理工作并非可有可無，而是公路工程質量的評價依據，是各級公路管理狀況的客觀反映，是公路建設存在問題的客觀反映，因此其對于公路建設來說具有十分重要的意義。

1.1 檔案是公路工程質量的評價依據

公路建設過程中，每一項施工的文件與技術資料都會入檔，這些檔案資料是公路的工程質量評價依據，對于工程的開展與后期的維護、擴建等環(huán)節(jié)都具有重要的作用。

1.2 檔案是各級公路管理狀況的客觀反映

在公路建設過程中，相關施工與管理部門的勘測與設計、施工與建設、養(yǎng)護等活動都需要記入檔案，很多工程資料、圖表、圖紙甚至照片等相關材料都需要詳細地記錄在檔案中，從而反應各級公路的管理狀況，真實記錄和客觀反映工程的施工進程。

1.3 檔案是公路建設存在問題的客觀反映

在公路建設過程中，無論是在管理層面，還是在施工層面，都有可能存在著一些客觀的問題，這些問題需要經過檔案的詳細、客觀地記錄和反映，以便尋求解決策略，提供借鑒與參考。

當然，檔案管理對于公路部門并非僅有以上幾點意義，還存在著很多方面的意義，在此不再贅述。

2 公路部門檔案管理的創(chuàng)新思路

要創(chuàng)新思路，就需要從當前檔案管理的短板入手，就必須在管理制度方面、管理手段方面和人員培訓方面不斷開拓創(chuàng)新，以形成比較完整、立體、系統(tǒng)的創(chuàng)新思路。

2.1 管理制度方面的創(chuàng)新

檔案管理，制度先行。由于時展，信息技術不斷普及，公路部門的檔案管理制度也應該相應地進行創(chuàng)新。一方面，應該遵循我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關公路檔案管理規(guī)定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。另一方面，要不斷引進新的、先進的檔案管理軟件，為電子檔案的管理制定標準，并且據此制定一套更符合工作實際的檔案管理制度，逐漸完善檔案管理機制，使公路建設檔案管理呈現新的氣象。

2.2 管理手段方面的創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展變化，公路檔案管理的手段已經跟不上現有的形勢，需要加以創(chuàng)新和改變。

首先，必須做到清晰界定崗位責任。具體而言，公路部門應當制定出臺檔案管理細則，確定檔案工作分管領導，清晰劃定權責，堅持把檔案管理工作與各項業(yè)務工作、綜合工作同安排、同部署、同檢查、同考核。創(chuàng)設規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，遴選契合檔案管理工作實際的工作人員。

其次，必須清晰界定檔案管理工作業(yè)務流程。具體而言，公路部門內部每個部門的兼職檔案管理人員應當注重對需要歸檔的相關資料的及時收集，其后應當及時向檔案管理部門進行檔案移交，從而確保檔案及時歸檔。

再次，必須依托現代信息技術實現檔案資源的高效管理。具體而言，公路部門應當依托現代化信息技術，改變傳統(tǒng)歸檔、建檔工作模式，妥善做好電子文件歸檔保存工作，嚴格執(zhí)行紙質文檔和電子文檔“雙軌制”管理規(guī)定，實施同步管理。切實發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，使檔案信息資源能夠為路政工作提供足夠的信息支持，進而確保路政工作邁上新的

臺階。

最后，必須注重檔案管理工作的常規(guī)檢查。具體而言，公路部門應當依托常規(guī)檢查機制的建立，使單位的檔案管理工作保持良性發(fā)展態(tài)勢，切實敦促檔案管理人員提升自身服務意識，增強崗位職責。對保密文件和重要文件資料及時歸檔，一般性文件分時段整理歸檔，所有文件年底統(tǒng)一清理歸檔，確保檔案資料收集齊全、分類有序。

此外，必須注重提升檔案管理部門的工作效率。先前的檔案資源利用多借助人工檢索模式完成，此種方式無疑會大幅度降低檔案信息資源的利用效度。有鑒于此，通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。公路部門藉此能夠實現對現有檔案信息資源的最大程度利用，同時確保了單位各部門能夠借助現代化的辦公軟件實現對檔案信息資源的高效利用，進而全面提升工作效率。

通過辦公軟件的使用，使得相關部門基于工作需要而進行檔案信息資源利用時，檔案管理工作人員能夠借助現代化辦公軟件對相關檔案信息資源進行高速查找并發(fā)送給相關部門供其利用。同時OA辦公系統(tǒng)會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數據庫。通過前述方式，有效地避免了以往紙質檔案在利用過程中出現人為損毀現象的

發(fā)生。

3.人員培訓方面的創(chuàng)新

現今，公路檔案管理工作對于檔案管理工作人員提出了新的要求，比如一些檔案的業(yè)務知識方面有了很多的更新，信息化也為檔案管理帶來了眾多改變，尤其是計算機技術和網絡技術更是越來越普及，此外檔案管理人員的服務意R也要有所增強。為此，公路部門需要加強人員的培訓，建立高素質人才隊伍。具體來說，需要做到以下幾點：

一是注重專業(yè)學習，提高業(yè)務素質。公路部門應當為檔案管理人員組織專題培訓，以便切實提升檔案管理工作人員的理論知識水平，幫助檔案管理工作人員掌握最新的檔案管理工作理念，具備全新的檔案管理服務技能；定期組織部門負責人、站專職檔案員、部門兼職檔案員進行學習培訓，提高其管理檔案的能力；組織檔案管理人員系統(tǒng)地學習檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質；務必使檔案管理工作人員注重在實踐中不斷提升自身業(yè)務能力，勤勉盡職。

二是應當培養(yǎng)檔案管理工作人員的服務意識。在檔案利用工作中，檔案人員應樹立吃苦耐勞、任勞任怨的服務意識，自覺地將枯燥的工作貫穿于服務單位乃至服務社會的大目標中。

除此之外，公路部門在檔案管理過程中，還應該做許多工作，歸結起來無外乎開拓創(chuàng)新，在每一個環(huán)節(jié)都搞好創(chuàng)新，搞活檔案管理工作，只有如此才能真正促進公路部門的建設發(fā)展。

3 結語

以上，我們對公路部門檔案管理工作的重要意義展開了論述，并就其檔案管理創(chuàng)新思路展開了研究。公路部門的檔案管理工作任重道遠，管理人員和相關部門應該認清形勢，開拓創(chuàng)新，使檔案管理工作更上一層樓。

參考文獻

[1]鄭美娟.高速公路科技檔案管理存在的主要問題和對策[J].西部交通科技，2013（05）.

[2]林靜.高速公路檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務，2012（11）.