辦公檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇辦公檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化；電子文件；檔案；計(jì)算機(jī)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計(jì)算機(jī)管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。

1 辦公自動(dòng)化與檔案管理

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲(chǔ)和使用信息，使學(xué)校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動(dòng)化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個(gè)環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動(dòng)化已可以準(zhǔn)確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對(duì)，形成電子檔案。辦公自動(dòng)化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動(dòng)化軟件時(shí)都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接。

2 檔案管理自動(dòng)化是檔案管理發(fā)展的方向

檔案管理自動(dòng)化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對(duì)于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動(dòng)化應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，各個(gè)部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時(shí)間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機(jī)的結(jié)合，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理、排序和分類，便于及時(shí)利用。檔案管理自動(dòng)化有利于實(shí)現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學(xué)校各個(gè)立卷部門獨(dú)立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準(zhǔn)確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對(duì)于不合格的案卷可利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時(shí)更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)后，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和信息資源共享，使學(xué)校各部門的決策者能及時(shí)掌握準(zhǔn)確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，減少差錯(cuò)率，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，使得檔案工作必須做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，只有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)，辦公自動(dòng)化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時(shí)要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應(yīng)對(duì)電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目及內(nèi)容等；③對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對(duì)電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對(duì)電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對(duì)防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實(shí)行辦公自動(dòng)化后，各個(gè)部門在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個(gè)連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計(jì)算機(jī)對(duì)其特征進(jìn)行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高

實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，不僅要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識(shí)，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王燕.檔案管理的辦公自動(dòng)化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）.

篇2

（一）檔案管理完整延續(xù)

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細(xì)致

檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。

（二）現(xiàn)代化管理軟件不足

隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范

醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。

（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升

辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。

（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無患。

（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。

（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競爭力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對(duì)這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。

（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)

檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語

篇3

1.合理性

在現(xiàn)今社會(huì)信息化的今天，很多地方對(duì)網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領(lǐng)域。首先我們先對(duì)辦公領(lǐng)域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務(wù)等簡單進(jìn)行了解。在一些機(jī)要部門，包括一些私營企業(yè)，整個(gè)企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個(gè)部門或者企業(yè)的重要信息還存儲(chǔ)著企業(yè)部門人員的相關(guān)信息，檔案室屬于一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部部門，所以管理好檔案室是一項(xiàng)重要的工作。而辦公室中的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)是說在一定程度上用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)非人工的操作以及管理應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運(yùn)作成本，另一方面，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的過程，少了人工參與，增強(qiáng)了真實(shí)性也提高了信息傳達(dá)和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個(gè)企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫，計(jì)算機(jī)由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動(dòng)錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實(shí)現(xiàn)信息化管理和經(jīng)營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點(diǎn)從負(fù)責(zé)的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經(jīng)驗(yàn)人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機(jī)密文件的安全性。如果檔案室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)并由專業(yè)人士進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進(jìn)行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺(tái)或者幾臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由專業(yè)部門將必要信息進(jìn)行存儲(chǔ)，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調(diào)用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進(jìn)行快速的提取，為存儲(chǔ)及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時(shí)又提高了工作的效率性并對(duì)文件有了很好的保密性。

二、實(shí)現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)操作

1.管理人員理念要現(xiàn)代

當(dāng)今檔案管理若要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動(dòng)所管理的員工對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)及其員工檔案室自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的必須要走出的一步。現(xiàn)代社會(huì)中，由于信息時(shí)代的高速發(fā)展，員工可以通過網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)不再受到時(shí)間、地域等太多的現(xiàn)實(shí)因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對(duì)于信息檢查的人員來說，對(duì)于他們最重要的是關(guān)注信息的價(jià)值性及高度濃縮性，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)可以將來自不同計(jì)算機(jī)的閱讀內(nèi)容及形式進(jìn)行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對(duì)各種資料的應(yīng)用以及調(diào)動(dòng)都會(huì)大大提高效率。所以只有使這種計(jì)算機(jī)閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價(jià)值性的性能，用戶才能通過信息自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實(shí)地體驗(yàn)到各種服務(wù)的有效性及真實(shí)性。此時(shí)如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時(shí)代而改變，那么必然將會(huì)被用戶及這個(gè)信息時(shí)代落在后面，所以在企業(yè)實(shí)現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實(shí)施是最為重要的。

2.檔案室管理者的工作素質(zhì)的必要

篇4

本文論述了通過提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對(duì)單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會(huì)、科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對(duì)紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。

一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實(shí)處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對(duì)較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

篇5

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對(duì)于當(dāng)前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會(huì)議記錄文件和一些年代久遠(yuǎn)的文件都沒有做信息化存檔工作，當(dāng)查閱舊文件檔案時(shí)需要大費(fèi)周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進(jìn)行保管， 很多檔案資料年代比較久遠(yuǎn)， 價(jià)值相當(dāng)重要，由于各部門經(jīng)常需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行查閱， 而且審閱文件的時(shí)間比較長， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會(huì)存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會(huì)對(duì)成文書檔案管理工作做成影響和對(duì)文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對(duì)其進(jìn)行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當(dāng)辦公人員需要進(jìn)行借閱文檔時(shí)， 一般采用人工檢索文件，首先要進(jìn)行辦理詳細(xì)的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)文件的檢索時(shí)，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應(yīng)用，人們可以輕松的利用各種計(jì)算機(jī)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對(duì)檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級(jí)批文、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項(xiàng)目在后期交檔的時(shí)候，都是把檔案資料用車子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。通過信息化改革，可能一個(gè)項(xiàng)目的資料放在一個(gè)小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲(chǔ)方式能加大檔案信息的存儲(chǔ)量，實(shí)現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對(duì)檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價(jià)值。

3 信息化檔案管理應(yīng)用

3.1 建立檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時(shí)擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對(duì)于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時(shí)性與有效性。此外，單位檔案信息庫應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行資料信息的補(bǔ)充完善與整體信息庫的更新與維護(hù)等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級(jí)別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫。首先按時(shí)間進(jìn)行一級(jí)劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進(jìn)行二級(jí)劃分，按照行政級(jí)別由上級(jí)到下級(jí)進(jìn)行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財(cái)，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對(duì)于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號(hào)，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫。

3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對(duì)工作的時(shí)效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱和最新消息進(jìn)行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當(dāng)辦公人員對(duì)檔案查閱時(shí)，檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統(tǒng)傳輸給查閱者，同時(shí)OA辦公系統(tǒng)會(huì)及時(shí)對(duì)查閱者身份、查閱時(shí)間、查閱文件進(jìn)行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。這樣的方式，不但在面對(duì)多人查閱同一文件時(shí)得到了極大的方便，能夠同時(shí)滿足多人查閱，而且不會(huì)造成檔案文件的損壞、丟失等現(xiàn)象。