高校數字檔案館建設精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇高校數字檔案館建設，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：數字檔案館；檔案信息化；高校

中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）34-006-02

高校檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，集合了教學、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進行，高校檔案在學校越來越多的方面起到至關重要的作用。在技術發展的新形勢下，建設數字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。高校要充分運用計算機技術實現檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理，建立各類數據庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。

一、數字檔案館的含義

數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構成的數字檔案館群體。其主要功能包括數字檔案的接收、采集、管理、利用和系統維護。

二、高校數字檔案館建設中存在的問題

1、數據不規范、標準不統一

標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數據標準化問題，檔案館系統基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不規范，致使大多數檔案館無主題標引，難以實現資源共享。

2、技術條件受限

從技術條件來看，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，這是一項涉及超大規模數據庫技術、網絡技術、數字化技術、數字檔案標引技術、多媒體信息處理技術、基于內容的檢索技術、數據庫與分析處理技術、自然語言理解技術等內容的系統工程。然而，目前大多數高校數字檔案館建設的投入與產出不成比例。建設數字檔案館所需的硬件設備、軟件投入巨大，數字檔案館的建設與利用對于建設者還有很重的經濟負擔，所以很多高校并不具備建設數字檔案館的條件。

3、電子文檔的歸檔難問題突出

隨著計算機無紙化辦公的發展，學校各部門大都采用計算機進行業務管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據不同的任務目標、不同的業務，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。

4、檔案信息數字化的對象問題

檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統一標準劃分哪些檔案信息可以數字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數字化。

5、檔案管理人才培養問題

目前很多高校的教師學歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現“偏科”，檔案、信息處理復合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數字化進程。任何一個數字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結構、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設需要，應著手培養和引進一批人才，培養和提高他們的技術知識、設備使用情況已經人員自身政治素質，促使這支隊伍成為具備靈活運用現代化技術技能，能夠開發檔案信息化項目和產品的隊伍。

三、高校數字檔案館建設思路

如今高校校園網覆蓋校園各個區域，整個校園基本實現信息傳輸網絡化。同時在教學、科研、管理等活動當中形成了各個門類的檔案實體憑證，建立了與檔案實體相關聯的各類信息資源庫，這些給數字化檔案館的建設提供了契機。

1、加強檔案數字化基礎建設

擁有先進的基礎設施是建設數字檔案館先決條件。目前高校應根據數字檔案館的功能需求建設完善基礎設施，主要包括：計算機網絡設備、數字化設備、檔案系統管理軟件、存儲設備、服務器、攝像機、掃描儀、光盤記錄設備等。其次，綜合管理系統平臺也是數字檔案館為了適應時展而應具備的基本功能。

2、數字檔案館資源庫建設

傳統檔案資源數字化主要使用計算機及相關技術管理檔案資源，建成各類專題全文數據庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數據庫，元數據庫，內容數據庫。具體來說，有以下幾種專業數據庫：（1）教學檔案數據庫。主要包括教學計劃，教學大綱，教學檢查及評估，教學改革，專業發展規劃，教材選擇與建設，教學管理條例等教學方面的數據資源，學生學籍管理，學生學位管理，學生成績管理，學生教學評價管理，學生專業證書考試管理等與學生在校學習有關的數據資源。（2）文書檔案數據庫。文書檔案是在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影， 又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數據庫。主要包括科研成果管理、科研項目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。

3、制定標準規范和安全管理體制

數字檔案館標準規范的制定是數字檔案館建設的基礎性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數據標準化、電子文件標準化。數字檔案信息的安全管理維護，主要是指維護數字檔案館的資源安全、網絡運行安全、物理安全、信息安全保密等。網絡的正常運行是基本前提，重點是做好計算機病毒的防御，確保網絡環境安全綠色。實行嚴格的權限管理和管理員制度，以保證系統有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網訪問，斷絕與外網的連接。采用防火墻、身份認證、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統的安全。應當高度重視數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。

4、檔案管理人員隊伍建設

高校應提高對培養檔案優秀管理人才的重視，數字檔案館是集網絡技術、操作系統、管理系統、多媒體技術等于一體的現代高科技項目，需要信息采集、處理并數字化的人才；計算機操作、網絡維護、系統開發的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業人才。所以高校在對檔案管理人員的培養要有針對性，既有專業人員，又有復合型人才。

數字檔案館是高校檔案館未來發展的必然趨勢，是一項龐大的系統工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進的進行。高校要在建設數字檔案館的過程中不斷積累經驗，從而更好地為師生服務。

參考文獻：

篇2

遼寧大學歷史學院， 沈陽 110036

[摘要]高校數字檔案館是學校應用現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。當今的高校機構以及其相應的教育體系越來越與科學技術密切聯系，在信息時代的潮流下，高校數字檔案館是必然趨勢。

[

關鍵詞 ]數字檔案館；高校；建設策略；信息技術；數字化

新階段的數字信息技術涉及到社會的各個角落，高校數字檔案館是“數字化校園”的重要組成部分。高校數字檔案館是在現代數字信息網絡技術的基礎上，“利用數字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術進行信息查詢，以高速寬帶通信網絡設施連接到全球各地，并對學校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學校檔案數字庫。”[1]

近幾年，高等教育改革促使網絡教學的發展。各種課件、網絡課程、視頻教學等現代方式的出現，新的教學方式對數字檔案館的建設有了新的要求，而且高校出現異地辦學、合并辦學和合作辦學的現象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學模式和組織構架，促使檔案信息的結構要素也呈現多元化的現象。

一、信息資源建設策略

數字信息資源以計算機技術和多媒體技術為基礎，以數字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數據庫，如學生教務系統、校園網信息系統、科研管理系統等，學校的教學、科研、管理等方面的紙質文件及辦公自動化系統中的電子文件甚至是網站網頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學校活動的宣傳報道等都屬于數字信息資源。因此數字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學術成果，都要進行收集、整理和利用。

1.信息資源數字化策略。高校數字檔案館信息資源豐富，比如說學生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設這一過程需要數字化信息生成技術來進行。信息資源數字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應用于傳統檔案的信息資源數字化和文本和多媒體信息的數字化。

2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉換。

3.信息資源共享策略。由于高校數字信息涉校內事務多方面，因此需要全校各個機構的合作來保存數字信息，來實現信息資源的共享，因此建立一個統一的檔案管理系統平臺是建設數字檔案的前提條件。

二、組織與管理協調策略

我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構應具備相應的機構設置與管理職能。而網絡平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優勢，因此需要專業的組織與管理，決定了數字檔案館組織與管理的特殊性。

1.組織策略

（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業發展的角度來看，數字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統一的規劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。

（2）組建方式。“高校數字檔案館資源的統一管理、永久保存和有效利用是組建數字檔案館的根本出發點，統一管理取決于標準體系的建設，永久保存主要取決于數字檔案館的技術支撐體系的建設，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國家檔案事業發全局看，建設高校數字檔案館需要在國家檔案局的統一領導下，依照規定，實行數字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統運行維護以及數據組織、數據存儲、數據訪問等技術標準和管理規范，以此形成高校數字檔案館的基礎體系結構。

2.管理策略

建立數字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業務標準。包括標準化與規范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統和管理服務體系的建設。

三、技術應用策略

高校數字檔案館的建設與發展，數字資源的組織與存儲等涉及了頂層設計、海量數據存儲、知識數據管理、多媒體數據檢索訪問、數字資源長期保存等專業技術，數字檔案館的順利運行需要大量的先進技術來獲得保障。

1.頂層設計技術與方法

頂層設計是一種體現總體管理過程的設計方法（Top-Down）。頂層設計要求以整個學校的角度考慮用全局視角去設計數字檔案館的方案并實施，并且體現整個數字檔案管理機構的系統性，制定和明確任務目標。頂層設計的全局性與發展性能夠有效保障數字檔案館的建設。

2.海量數據存儲技術

隨著校園數字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用。這就需要借助于網絡的在線存儲技術以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術、網絡附加存儲（NAS）技術、存儲區域網（SAN）技術、內容尋址存儲（CAS）技術。

3.知識管理與數據挖掘技術

隨著高校的發展，校園積累的檔案數據量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數據，需要考慮如何運用數據挖掘技術與知識管理的相關知識，對檔案數據進行分析、整合、挖掘與共享，充分發揮檔案的價值，為高校活動提供知識服務。

4.多媒體數據訪問和檢索技術

多媒體檔案將會逐漸成為高校數字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數字資源檢索技術，是對多媒體對象的內容及上下文語義環境進行檢索。主要包括三種類型：基于內容的圖像檢索、基于內容的視頻索引、基于內容的音頻檢索。

5.數字資源長期保存技術

高校數字檔案館建設需要對其數字資源的長期保存。數字檔案館的長期保存主要應從應用系統的軟件和網絡存儲的硬件來研究。

6.服務導向體系架構技術

SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務的體系架構，能夠支持系統架構者從面對業務需求的變化，幫助系統架構者站在一個新的高度理解復雜系統的各種組件的開發與功能部署形式，以迅速的方式來架構整個信息系統。基于SOA技術架構高校數字檔案館的關鍵在于提供各種“服務”，即系統中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務所處環境和狀態的函數。支持多個實體檔案館基于統一的數字檔案館服務平臺來開展現代檔案管理的綜合業務工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在數字檔案館需要解決網絡信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術、容災技術、防火墻技術、數字水印技術以及加強對重要數據的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。

2.人才策略

“數字檔案館的建設和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網頁編輯人員、數據處理人員、信息鑒定人員、在線服務人員等，進而打造滿足數字檔案館建設需要的人才隊伍。”所以，首先要培養和引進理論與實踐相結合的知識技術型人才，并且不斷進行檔案信息技術及理論知識的學習與培訓，在整體層次上提高工作人員的素質。

高校數字檔案館則是將學校里的各項事務、教師與學生的檔案資源等材料進行數字化，存于計算機之中，然后再向校園網中，以數字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業化、服務型的高校數字檔案館應當值得人們去關注。

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關鍵詞：高校數字檔案館；知識管理；知識資源利用

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）07-0171-02

高校數字檔案館是現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。從目前高校數字檔案館的建設情況來看，大多數數字檔案館建設水平停留在信息管理階段，即對元數據的關鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結果是數字化的檔案文件，需要利用者進一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識；此外，檔案文件所包含的知識是相互關聯的，該檢索方式不能有效地檢索這種復雜的知識網絡，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識需求。因此，如何運用知識管理來引領數字檔案館知識資源建設和開發利用是知識經濟時代環境下高校應該思考的創新性工作。

基于知識管理的數字檔案館是以知識管理理念為指導，采用科學管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業務工作為基礎，以檔案知識挖掘與開發為手段，以檔案知識運用與創新為目標，推動檔案知識傳播與共享的系統[1]。高校數字檔案館知識資源的產生，主要包括兩大部分：（1）對傳統的館藏紙質檔案經過一定技術的數字化再生產和深加工增值，通常連接著計算機和網絡技術的管理系統，建立起具有高附加值的數據庫系統，諸如檔案目錄、檔案全文數據庫等；（2）高校數字化檔案信息資源的開發與再生產，即對高校各職能網絡檔案信息資源進行自動的信息采集和知識信息的模式轉換保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識數據庫系統的分析和提取，生產出較高品質的知識管理產品，實現網絡檔案信息資源的深加工。

一、知識資源建設是數字檔案館為用戶提供知識服務的前提

進入計算機和網絡管理時代，檔案館用戶對檔案信息需求本質上是一種知識的需求。利用者通過網絡管理系統提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識以解決自己所要解決的某個問題或者得以憑證：檢索結果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識的服務。在知識經濟的環境下，任何事物的運行都是以支付最低的經濟成本，獲得最大的經濟效益為追求。檔案利用者通過網絡提供的數字檔案知識信息的同時，由此獲取知識所支付的時間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經濟的知識服務。檔案館的知識服務是高層次、知識含量較高的信息服務，是檔案館為用戶提供的知識型、知識化，以用戶為中心的服務。為了實現檔案知識服務，檔案館必須預先建成隨時可用的檔案知識庫，并通過專業手段和方法對知識庫中的檔案知識進行發現、挖掘、提取與科學組織，以便及時響應用戶的知識服務請求。檔案知識服務是為檔案用戶提供針對性較強的深層次知識資源。知識服務通常對這些知識單元先進行系統分析，根據檔案用戶的不同問題和問題環境，通過知識的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識內容，它通過對檔案中的知識資源進行充分挖掘、綜合整序，將有更多關聯關系的知識單元提供給用戶。知識單元就是將各種關聯關系知識資源組織起來的信息，那么知識庫就是將這些信息網織成各種關系的模式管理。數據庫表面上是知識庫的一部分，但知識數據庫要真正成為檔案知識服務的信息源和知識源，還必須解決基于知識單元的描述與標引過程，建立高校數字檔案館的知識庫，目的是積累和保存信息和知識資產，實現內部信息快速流通和內部知識的網絡共享。這是實施知識管理的基礎性工作。

二、高校數字檔案館進行知識資源建設的能力分析

首先，在充分了解檔案信息資源的特點的基礎上，開展對知識資源的合理評估，保證檔案資源的真實性、完整性和可靠性。作為社會生活的真實記錄，要求檔案包含的知識資源內容準確、可靠。那些適合轉化成知識的檔案資源一般是相對完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識價值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個性需求。同時，要根據館藏檔案的實際情況來確定檔案知識資源的類型。

其次，要對數字檔案館自身人、財、物、技術等能力進行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業知識，也掌握了基本的知識管理技能的專業人才，撥付專項經費、專款專用，保證數字檔案館知識資源建設無后顧之憂；提供實施檔案知識資源建設的相關設備等必要的物質條件，保證檔案知識資源建設的正常開展，學習和掌握先進的知識管理方法、技術、善于運用相關的知識管理工具，為檔案知識資源建設提供必要的技術保障。

第三，數字檔案館開展知識資源建設目的是為數字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關的知識資源，開展有針對性的、能夠切實滿足用戶知識需求的知識服務。因此，數字檔案館要在充分了解檔案資源的特點以及人、財、物、技術等能力的基礎上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識需求的調查和分析。

三、高校數字檔案館知識資源開發利用途徑

1.保持數字檔案館知識資源的動態更新，滿足對用戶開展知識服務的需要

知識是一種動態的資源，具有及時性的特點。檔案知識庫也不應該是一成不變的。檔案知識庫的目的是為了更好地滿足檔案館和社會各界對于檔案資源的利用需求。檔案知識庫的生命力在于知識的更新，只有在保持檔案數字庫及時動態更新的基礎上，才能提高數字檔案館對用戶需求的快速反應能力，滿足數字檔案館對用戶開展知識服務的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識庫內資源的使用情況，根據用戶的需求考慮及時調整知識庫的內容，對知識進行去偽存真，去粗取精工作。同時，制訂知識庫更新計劃，采取定時更新和不定時更新等多種方式進行庫中數據資源的替換更新工作。

2.通過繪制知識地圖，實現檔案知識服務的搜索導航需要

“知識地圖”是知識管理實現的重要手段。它是一種知識（既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識）資源的導航系統，顯示了整個知識資源的分布狀況，它是知識管理系統的輸出模塊，輸出的內容包括知識的來源，整合后的知識內容，知識流和知識的匯聚[2]。繪制檔案知識地圖的作用在于協助檔案部門更好地發掘檔案知識資源的價值，所有權和使用方法，以便顯性知識并進而內化為有組織關聯關系的知識資源。知識地圖實質上是通往檔案知識庫的向導，幫助檔案利用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態，知識地圖發揮對所含概念和知識關聯的切實表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識節點后，重新返回到與之相關的知識信息源。通過檔案知識地圖追溯到原創的檔案知識點，從而構成高價值的數據庫，滿足讀者在選擇與獲取中發現――選擇――獲取――加工――創新過程的需求。知識地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語義入口”瀏覽等手段，將知識單元逐項聯系起來并進行詳細的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細描述的知識。對于數字檔案館來說，知識地圖的繪制非常重要。知識地圖有利于引導用戶擺脫尋找中的混亂狀態，順利獲得知識，有利于知識共享的實現；有利于檔案知識庫結構的合理化，并能有效防止冗雜知識的出現等等。

3.運用知識管理工具管理檔案知識資源，實現其服務過程中的價值增值

從知識的生命周期來看，知識處理包括知識生成、知識編碼和知識轉移三個階段。知識管理工具是實現知識的生成、編碼和轉移技術的集合。相應的，知識管理工具也包含了三類：（1）知識生成工具。檔案知識數據庫需要多種生成模式，如知識的獲取、整理、創新等。知識產生模式的不同方式有不同的知識生成工具對其進行支持，搜索引擎和數據挖掘技術是最具代表性的知識獲取工具。通過專用的軟件工具來實現對檔案知識的整理模式，通過一些輔的知識創新工具和引導人們突破思維定式來則可以實現檔案知識創新模式。（2）知識編碼工具。知識編碼則是通過標準的形式表現知識，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規則和形式的知識，比較常見的知識編碼工具就是知識倉庫和知識地圖。兩者不僅存儲著知識的條目，同時也存儲了很多相關的信息，諸如與查找知識的來源線索，相關的材料，知識的使用記錄等。知識倉庫通常收集了各種用于支持決策的知識經驗和備選的技術方案，知識編碼工具模式通過對這些經驗和技術方案進行識別、優化算法和人工智能等方法，實現對知識倉庫中成千上萬的知識信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識轉移工具。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力地任意流動。這些障礙包括時間差異、空間差異和社會差異[3]。根據各種障礙的特點，設計相應的工具，使知識更有效地流動。現在已經有許多工具能夠幫助人們進行知識轉移。

高校檔案館的知識資源建設和開發利用，就是對館藏檔案中豐富的知識資源借助高新技術進行組織、分析、開發、傳播、利用與創新，使之發揮效用的過程。必須以知識生產和處理技術為基礎，采用包括智能搜索引擎為代表的知識合成工具、知識獲取技術以及知識創新工具等知識生產技術。知識資源建設更多地表現為一個技術應用問題，貫穿知識的發現，提取，標引，最終完成開發、利用的一套知識組織體系。知識組織工具與系統，采用知識編碼技術、建立以檔案工作經驗庫、檔案編研成果庫、檔案管理方法庫、相關新聞庫、用戶資料庫、檔案工作專家庫等內容的知識倉庫，并幫助用戶了解如何找到相關知識地圖以固化與數字檔案館相關的各種知識，形成檔案館知識資源體系以進行管理，知識資源建設解決的不是某一個檔案實體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識單元基礎上的互為關聯知識信息的描述與標引過程。

參考文獻：

[1]萬波，羅敏超.基于知識管理的高校數字檔案館建設探討[J].蘭臺世界，2013(8).

篇4

關鍵詞： 高校數字檔案館建設 現狀 發展趨勢 對策研究

高校檔案工作電子信息技術的發展，信息高速公路的開通，電子檔案的與日俱增，使得檔案信息的管理工作已經明顯落后于信息時代的要求。面對挑戰，搞好數字化檔案館建設才能與時俱進，跟上時代前進的步伐。

一、目前數字化檔案館建設的現狀

1.數字檔案館的含義

數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”。該含義重點突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質，強調了在數字檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。因此，數字檔案館不是一種物理存在的實體，而是利用網絡技術將分布于不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以連接，以供及時利用，實現檔案信息資源共享，其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。從這一意義上看，數字檔案館不是一種具體的檔案館形態，而是一種無形的信息組織與利用環境。

2.從數字檔案館的特點看建設現狀

數字檔案館的主要特點：存在方式、運行方式、功能定位。在存在方式上，數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”，這一特點主要突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質。在運行方式上，數字檔案館的運行方式是存取檔案信息的網絡化，數字檔案館存取的是各種檔案機構提供的數字化檔案信息，從這一意義上看，各類檔案機構是數字檔案館環境得以存在的基礎，數字檔案館環境下對檔案信息的利用側重追求的不是單機狀態下或獨立狀態下對某一檔案館收藏的數字化檔案信息的利用，而是對分布在個館或不同數據服務器上的數字化檔案信息的組織和利用。目前高校數字檔案館建設還存在一些問題：現行實體檔案館網絡化基礎設施的構建與完善；檔案信息資源共享中的相關協調等。在功能定位上，一般檔案館與數字檔案館在各自的運行管理中應存在不同的功能定位。一般檔案館不僅應成為開發利用檔案信息資源的中心，而且應該是一個檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件與電子檔案的不斷增多，雖然我們還不能肯定將來電子檔案完全代替紙質檔案，但隨著相關技術問題的解決與管理方法的成熟與穩定，電子檔案的信息積累與信息憑證功能將會逐漸顯現。從這一意義上看，為了有效發揮現行實體型檔案館的信息積累、信息記憶作用和電子檔案信息的憑證功能，目前高校檔案館在檔案信息資源建設中應定位于基于“擁有”型功能的檔案館。而數字檔案館則因其主要對分布于各地的檔案信息資源進行動態搜尋聯結這一特色，在功能定位上以“存取”為中心。目前高校數字檔案館建設是以實體型檔案館為依存，對檔案信息資源的“擁有”產生積極的作用，如：保證電子檔案信息的真實性和可靠性，為數字檔案館環境中的檔案信息“存取”服務提供數字化檔案信息資源保證；這不僅可以明確檔案信息資源公布權、處分權、獲益權等基本權利的歸屬，還可以維護我國檔案信息資源開發利用的良好秩序。

3.目前高校數字檔案館建設中存在的主要問題

（1）檔案信息化資源相對分散。

隨著高校信息化的不斷發展，學校辦公自動化系統的開發，大量的電子公文隨之產生，這些都需要新型的檔案管理系統及時、準確、有效地接收。而很多高校檔案館的檔案管理系統無法融入到學校的整體自動化系統中，導致各部門越來越多的電子文件資源分散，使得信息化檔案接收的任務變得越來越重。

（2）高校檔案信息化中的法律問題。

對于高校檔案部門而言，隨著相關信息資源管理部門對于知識產權保護的日益重視，如何協調因向公眾提供其開發的信息資源與維護當事人的合法權益之間的矛盾在具體操作中還存在諸多問題。

（3）高校檔案部門檔案上網帶來的保密問題。

檔案信息中凡涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密、個人隱私和其他法律規定不得公開的信息都屬于保密范圍，在檔案信息化過程中，存在信息被竊取、服務器被黑客攻擊等諸多泄密的環節。

（4）電子文件真實性以及長期保存的問題。

由于電子文件存在易復制、易篡改的特點，在實際工作中我們還得依靠傳統紙質文件作為憑證使用，雖然國家了《電子文件簽名法》，但是應用到實際工作中還存在很多有待解決的問題，此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統更新換代帶來的數據丟失問題將愈發嚴重。

二、高校數字檔案館的發展趨勢及對策研究

1.發展趨勢

高校數字檔案館建設的最終目的是實現檔案資源共享。在我國數字檔案館建設早期，檔案界在對數字檔案館概念界定和功能分析中，對其無障礙的跨庫資源共享的強大功能寄予了厚望，如何嘉蓀教授認為：“數字檔案館不僅僅是館藏得到數字化以及管理工作實現了信息化的檔案館和檔案館群體；它實質上是一個通過計算機互聯網網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數字信息資源的真實性、完整性和持久有效性，并實現上述信息資源跨庫共享的超大規模、分布式和可擴展的數字信息系統。”①與何嘉蓀教授的觀點類似，馮惠玲教授認為：“數字檔案館是采用現代高新技術所支持的數字檔案信息系統，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環境和基礎設施構建，是超大規模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。”②何嘉蓀和馮惠玲教授對于數字檔案館的認識在中國具有典型代表性，即認為數字檔案館是一個功能強大的超大的分布式檔案信息系統或知識信息中心，最終目的是實現檔案資源共享。

2.對策研究

從關于數字檔案館概念的定義來看，我國絕大多數檔案學學者傾向于將數字檔案館界定為一種“信息系統”或“信息空間”，這實質上是將所有類型的檔案信息囊括其中的基于數字化存儲和網絡化存取的信息空間。這種認識基本把握了數字檔案館的本質，同時也反映了人們對數字檔案館能夠最廣泛、最大限度地實現檔案信息資源共享的美好愿望。

但現實高校數字檔案館的建設中還存在著許多問題：所需的技術條件、經濟條件和法律制度在我國還比較欠缺，有待完善。首先，在技術條件方面，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，包括數字檔案信息生成技術、數字檔案標引技術、數據壓縮及海量數據存儲技術、數據挖掘技術、自動分類及智能檢索技術、數字檔案的安全保護技術，以及系統體系結構所涉及的中間技術等。其次，由于經濟技術條件的限制，社會信息化發展水平的制約，以及法規、標準的缺失或滯后，我國高校數字檔案館建設進展緩慢。為此，筆者認為應從以下幾個方面考慮。

（1）完善信息基礎設施建設。

檔案館的基礎設施建設是建設數字化檔案館的必要條件和有效平臺。根據數字檔案館的功能需要，其基礎硬件主要包括：計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案數字加工設備、存儲設備等，如交換機、縮微膠片數字化設備、視頻音頻信息采集設備、數碼照相、攝像機、掃描儀，以及噴繪、光盤記錄設備，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應發展需要的綜合管理系統平臺和網絡構架。

（2）解決檔案信息安全問題。

信息安全的現狀是：首先，檔案館建設缺乏必要的投資，無法防范病毒的攻擊。高校檔案部門經費不足，很難爭取到必需的安全投資，甚至只能使用單機版殺毒軟件來應付，而這樣的軟件對于利用網絡漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，計算機一旦中毒就只能全部斷網逐臺查殺，嚴重影響了業務的正常運行。其次，安全設備沒有得到應有的維護。對于殺毒軟件、防火墻來講，日常的更新維護相當重要，由于缺乏有經驗的網絡管理人員，設備的日常維護得不到應有的重視。如果殺毒軟件的病毒庫沒有及時更新或者網絡安全設備自身存在漏洞，就會給整個安全帶來隱患。再次，員工行為不規范導致病毒侵襲。由于缺少相應的安全制度，員工缺乏敬業精神，經常從網上下載軟件、電影、音樂，使用聊天軟件，訪問不良網站，這些都給網絡整體安全帶來了隱患。因此，我們必須把安全防范意識放在檔案信息化建設的首位，建立完善的信息安全機制，發揮信息數據的真實性、完整性、機密性、對立性，以及網絡、數據庫、操作系統和應用系統的安全性、穩定性、可靠性。為此筆者認為，一要尋找、研發電子檔案壽命長的載體；二要盡快制定網絡安全法、國家信息安全法，從制度上保證網絡信息的安全；三要針對檔案的真實性，建立安全保密系統，建立可靠的備份制度，對不同的用戶提供不同的等級、不同的程度的信息查詢、閱讀服務，并設置帳號及權限；四要采用元數據系統；五要在當前采用傳統檔案與現代電子檔案有機結合的方法，保證檔案的真實性。

（3）信息資源體系整合。

高等院校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，這些數據涉及教學、科研、行政、財務、后勤等方面，是非常珍貴的資源，同時遍及校園的教育網，為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。

首先，整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息，這些數據信息應包括各部門的信息系統、網站、數據庫、照片、視頻、電子文檔等。信息系統，比如學校機關的OA系統、學生處的學籍管理系統、科研處的科研成果管理系統、財務處的財務報表系統、教務處的成績管理系統，產生的數據都將直接成為數字檔案。通過前端控制和全程管理，我們對其產生、使用、失效等過程進行有效的管理，發揮工作上的主動性和前瞻性。隨著校園網建設的不斷深入，很多院系、機關都建立了自己的網站，各部門的信息都通過網站進行，這些信息不存在紙質版本，所以應該要求各部門每次網站更新時，應將舊網站進行歸檔或者有選擇地采集網站信息。對于各部門使用辦公軟件、媒體編輯工具產生的非結構化文件，我們也應該要求各部門定期通過網絡或者光盤載體的方式移交到檔案館。

其次，優化館藏檔案目錄。館藏檔案數字化活動的成功，關鍵在于數字化后檔案的社會價值與經濟效益的體現。對于傳統的紙質檔案、膠片、磁帶等數據，應該有選擇、分步驟地實行數字化，先要做好選題工作。數字化的對象首先應該是館藏優質資源，比如學籍卡片、科研成果、名人檔案、歷史視頻等數據，對這些數據必須在數字化正式開始前做好手工整理，保證其完整性、連續性，否則將對以后的檢索帶來很大的麻煩。這些工作應在綜合業務系統中得到集中的考慮，通過建立數據庫和內容管理系統來實現。

再次，建立檔案信息網絡。通過分析調查，確定好了信息源，我們就應該構建一個覆蓋全校的檔案信息網絡，每年定期從各個部門接收事先指定的信息資源（包括傳統文件和數字文件），這樣檔案館才有可持續發展的動力。

（4）構建多媒體檔案信息數據庫。

高校檔案部門可利用高校網絡發展的優勢，走在網絡開發檔案信息的前沿，及時制定規劃和計劃，在信息服務方面率先搶占平臺，盡快形成高校檔案信息網絡。

首先通過網絡接收學校新聞及部分專題節目；其次與本校現代教育技術中心合作，將大量反映學校建校、教學、科研以及社會服務等各個方面的聲像資料刻錄成光盤，形成一定數量的多媒體檔案信息，并隨時對接收的多媒體檔案信息進行刻錄，建立多媒體檔案信息數據庫；促進學校建立文檔的一體化，保證數字化文件形成的內容、背景等信息的完整性，避免丟失或破壞的現象發生。

（5）加強人才隊伍建設，優化檔案網站服務模式，有效利用檔案信息資源。

人才隊伍建設是高校數字檔案館建設的關鍵。數字檔案館是一個集計算機技術、網絡技術、通訊技術和多媒體技術等為一體的高新技術項目，需要一批具有檔案管理與服務、系統開發與維護、數據庫加工與分析人才、知識產權使用與保護、數字檔案經營與管理等方面的專業人才。所以要根據數字化檔案館建設的需要，培養和引進具有諸方面知識的復合型人才，建立一支與現代信息技術發展相適應的檔案人才隊伍，在競爭中取得主動性，使數字檔案館建設正常運行。

筆者認為，建設高校數字檔案館的最終目的是實現檔案信息的資源共享。因此，要優化檔案網站服務模式，有效利用檔案信息資源。

數字檔案信息具有信息資源的海量存儲，跨時間、地域的無縫傳遞，自動化的管理和查詢，網絡間的資源共享等許多優勢。數字檔案信息的管理和利用模式與傳統檔案管理相比是根本性的變革，主要以構建檔案部門網站作為信息利用和服務的平臺。通過檔案網站，用戶可以訪問檔案信息數字庫，方便、快捷地進行在線檢索、借閱和利用，獲取所需信息。可以說，只有在互聯網上向公眾提供數字化的檔案信息資源服務，才能真正實現檔案信息的資源共享。

雖然用戶需求與網站的應用效果不容易直觀測算，但還是可以通過一些直接或間接的統計與調查方法進行分析，如數據倉庫、web數據挖掘技術。這些技術是在網絡數據庫環境下出現的新的數據分析技術，可以利用網站大量的訪問數據去分析、發掘特定訪問者的訪問偏好。這些分析結果能夠幫助網站管理者了解用戶的實際需求，調整服務策略，優化站點結構，為用戶提供差異化、個性化的網站服務，從而使服務更具有針對性，增強數字檔案信息的實用性。另外，在檔案網絡信息服務上，要打破館際界限，實現各級檔案網站之間的互聯互通和資源共享，這樣既能夠有效利用各館的檔案資源，避免重復建設，又可以盡可能地滿足用戶的需求，發揮檔案信息的最大效用。

檔案信息的數字化為檔案有效保護、檔案信息資源共享開辟了一條新的途徑。我們不僅要積極地推進檔案數字化工作的開展，還要應對檔案數字化建設中出現的新的問題給我們帶來的挑戰，樹立管理和服務新理念，促進檔案數字化建設健康、有序、高效地運轉。

注釋：

篇5

【關鍵詞】 高校;圖書館;檔案館;數字建設;比較

伴隨著互聯網以及信息技術的不斷發展，我國高校的圖書館以及檔案館的建設也開始步入數字建設軌道。在當前數字建設的大環境之下，傳統的紙質圖書和檔案逐步被更加方便、高效、安全的數字載體代替，作為一種全新的載體形式，數字載體的出現勢必會在未來的信息資源建設以及管理的過程當中起到無可比擬的作用。這也更加凸顯出了信息資源建設以及管理的重要性。不過，由于高校圖書館與高校檔案館在進行數字建設的過程當中存在一定的差異，需要區別對待。本文就以對二者的比較作為探討的內容與方法，希望能夠為二者的數字建設和發展起到參考作用。

一、高校圖書館與高校檔案館在進行數字建設中面臨的問題比較

在高校圖書館與高校檔案館的數字建設過程中，都或多或少的存在著一些問題，如果這些問題不能得到妥善的解決，最終會給數字的建設帶來較大的阻礙。二者在進行數字建設的過程當中勢必會有一些共同的問題，同時也有一些各自需要面對的問題去分別進行解決。

1、二者之間的共同問題

（1）網絡環境問題。所謂的網絡環境，主要指的是在現代通信技術和計算機媒體之間相互結合的基礎之上，而構建起的具有綜合、廣域、高速以及寬帶等特點的數字的電信網絡。在整個的網絡環境當中，高校的圖書以及檔案的館藏已經突破了傳統媒體的局限，并且逐步的延伸到了電子信息資源上來。但是由于網絡信息的資源量極為龐大，因此我們通過網絡進行信息的獲取勢必將會產生諸多的問題，這也是當前我們在進行高校的圖書館和檔案館的數字建設當中迫切需要面對和解決的問題。

（2）信息資源的規范標準問題。當前高校圖書館以及檔案館的數字建設方面還沒有形成較為統一性的標準和規范，這也在一定程度上導致了他們的各自為政。由于缺乏標準和規范的引導和約束，導致形成了一種無章可循的境地。由于各個高校之間在系統和其他方面存在著差異，而且相互之間也不能形成有效的銜接，由此引發了信息資源共建方面的問題，最終導致了大量“信息孤島”的產生。這樣也會給高校圖書館和檔案館在信息資源上的統一管理帶來較大的阻礙。

（3）資金、人才以及技術方面的問題。由于數字建設是未來的大趨勢，而且其本身具有較強的優越性和強大的實用性，因此勢必會被各校領導重視。這一方面為數字建設進程的發展提供了便利，但是整個進程卻并不順利，由于該過程需要循序漸進，在軟件和硬件資源上需要進行持續的投入，再加上人員的培訓，館藏資源的數字建設以及資源的更新等過程都需要充足的人力和物力資源，這與高校的圖書館以及檔案館的人才以及資金的匱乏形成了鮮明的對比，勢必會在很大程度上影響數字建設的進程。

2、二者各自存在的問題

（1）當前的高校圖書館缺乏特色的信息資源庫。所謂的特色，是指與其他事物存在明顯不同并且具有自己獨特的形式以及風格，這是由事物本身賴以生存和發展的特定環境以及具體的因素所決定的，因此具有較強的獨特性。但是由于目前高校圖書館在進行數字建設過程中都是采用統一購入成品數據庫的形式來實現，而且這個過程中一般不會進行統一的規劃以及分工，最終會導致重復建設的問題比較突出。

（2）高校檔案館在數字建設方面相對落后。與高校圖書館的數字建設相比，高校檔案館的數字建設面臨的問題更多。最為明顯的就是，當前高校檔案館還在實行電子檔案以及紙質文檔的“并存制”，這就會在一定程度上導致資源的重復和浪費。在當前的大背景之下，基本上所有的高校都已經實現了數字辦公，這在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在辦完之后又會采用傳統媒介的方式來進行保存。實際上并沒有因為數字媒體的出現而減少了存儲的空間。從而造成了在人力、財力以及物力上的極大浪費。另外由于辦工自動系統以及檔案管理系統之間存在著一些不兼容，這就給電子文檔的歸檔造成了較大的障礙。

二、解決高校圖書館與高校檔案館數字建設中存在問題的不同對策

1、高校圖書館需要加大特色數據庫的數據資源建設

首先，高校圖書館應該對于本校的現有資源進行整合，并且不斷的加大特色數據庫以及數字資源在整個圖書館的館藏當中所占的比例。并且需要將不同形式的、異構的資源進行不斷的整合，對于整個區域當中各個系統的圖書館當中的資源進行不斷的整合。從而達到減少重復的購置以及優化館藏資源配置的目的。其次，要把握數字資源的特設數據庫建設，并且著重的進行數字資源的整合。

2、增強領導的檔案意識，完善檔案管理制度，積極推進高校的檔案數字建設

推進高校檔案館的數字建設，首先要提高高校人員的檔案意識，尤其是要增強高校領導的檔案意識，使他們認識到檔案工作對于高校發展的重要性，使領導和信息部門能夠重視檔案和檔案的數字建設，并積極為檔案的數字建設提供所需的資金和技術的支持。同時，檔案管理人員要虛心向檔案數字建設走在前列的高校學習，樂于交流。汲取人家的成功經驗，結合自己高校的實際情況，逐步推進高校檔案數字建設。其次，要搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流。并且不斷的進行制度建設，制定一批諸如文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字檔案建設安全、有序地開展。

三、結語

總之，高校圖書館和高校檔案館信息資源數字建設是一個循序漸進的過程，不能急于求成。需要學校領導及工作人員不斷更新觀念、提高認識，緊跟時展的腳步，積極學習新的計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術，并能夠很好地掌握和應用。根據高校的現實狀況，認識到面臨的困難，并采取相應的對策，逐步實現信息資源的數字建設。

【參考文獻】