電子檔案管理方法精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇電子檔案管理方法，期待它們能激發您的靈感。

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[關鍵詞]電子檔案 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G278 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0193-01

一、電子檔案特點分析

電子檔案所采用的數字代碼需要借助計算機解碼，才能轉換成可讀的信息。另外紙質檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉變成以二進制碼存在的電子形式儲存的，電子檔案的信息載體間是可以轉換的，可以在不同的計算機間傳遞，也可以在不同的載體間進行復制。以二進制碼存在的電子形式儲存的電子檔案需要依賴特定的系統，電子檔案具有共享性，也就是說同一時間多人不受空間的限制，同時共享同一信息等特點。

二、電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案的安全性問題

隨著全球化，信息化和網絡化時代的到來，因特網的共享性，開放性，全球性的發展，使得任何人都可以介入到網絡中來，電子檔案通過網絡進行傳送時，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網絡來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。

（二）電子檔案的真實性問題

電子檔案非常容易失去真實性。計算機內存儲的電子檔案沒有個人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進行刪改很難被發現，即使發現了，也不會有任何可靠的證據。同時電子檔案在輸入的過程中出現錯誤的概率和機會遠遠超過了紙質的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對材料的真實性進行確定，同時也不能追究到操作者的責任。

（三）電子檔案的保密性問題

使用互聯網任何終端的設備都能夠儲存和索取互聯網某一設備的電子文件。從另外一個方面來講，一個終端上的電子文件也能夠發給若干個互聯網的終端。這對于一些需要限制提供內容的安全保密問題或者在一定時間內需要保密的內容，帶來了很大的威脅。

（四）電子檔案的完整性問題

電子檔案結構復雜多樣，存儲的方式多種多樣，而且經常處在流動的狀態，信息被復制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。

（五）電子檔案的法律性問題

紙質檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會所公認的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認可。電子檔案的真實性和安全性就受到了質疑。

（六）電子檔案的統一性問題

計算機硬件的發展遠遠超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠遠不能夠適應各個方面存儲的需要，遠遠不能夠適應互聯網時代的發展。由于檔案系統各地區、各單位之間都沒有使用統一的軟件，必然會影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯網。

三、電子檔案管理存在問題的有效措施

（一）提高檔案管理人員的職業素養

檔案管理人員要有保護檔案安全的高度的責任感和強烈的意識。按照崗位要求，認真履行自己的職責，遵守職業道德規范；通過扎實的工作，高度負責的態度和切實有效的措施，維護電子檔案的安全性、真實性和保密性。不利用軟件、計算機等設備為己謀利。嚴格杜絕利用計算機私自篡改、刪除電子檔案的信息進行違法犯罪活動，保證電子檔案信息的真實性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。

（二）加強檔案管理人員計算機技術的培養

面對信息時代對檔案管理人員提出的挑戰，當務之急是樹立檔案現代化管理的意識，利用計算機技術進行電子檔案的管理。更新傳統的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計算機能力的培訓班，使得檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理知識，同時還具有運用計算機知識在檔案管理中應用的能力。培養電子檔案管理的復合型人才，順應互聯網時代的發展，提高電子檔案管理人員的工作效率。

（三）建立健全的維護電子檔案安全的法規

目前，對電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規定。但是，隨著信息化時代的發展，電子檔案已經大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個環節中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術完善，也需要相應的檔案安全管理措施來進行保障實施。因此，必須要建立完善、健全、科學合理的相關法律法規，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護電子檔案的安全性和真實性。

（四）做好電子檔案的安全性管理

在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結合電子檔案管理的實際，我們要從以下幾個方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實際的需要，達到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案備份的安全性管理。計算機在受到病毒侵入或是人為操作不當導致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據實際的需要進行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責，建立備份的使用制度，就要加強對電子檔案的備份管理，保證電子檔案備份管理達到預期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點，因此要規范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。

（五）保證電子檔案的網絡安全

在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時登記網絡環境和設備的相關數據情況，保證電子檔案歸檔的質量。一旦安全的網絡環境遭到破壞，電子檔案的信息就會遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實性和完整性，就必須通過技術手段保證網絡的安全。

（六）制定科學合理的電子檔案管理標準

伴隨著電子檔案的大量產生，迫切需要一套科學合理的電子檔案管理的工作標準。用標準來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學合理的管理系統來確保電子檔案在誕生之時就是科學、合理、規范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎性工作。

（七）研制電子檔案統一格式的管理軟件

此項工作建議由國家檔案局牽頭，對電子檔案現代化的管理進行研發，制定統一的格式；例如：統一的模塊，統一的文件格式，統一的文件類型，統一的字號，統一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統的現代化水平。

四、結束語

伴隨著信息化時代的發展，辦公自動化的廣泛實現，電子檔案管理的社會服務功能不斷強大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時俱進，順應現代化時代的發展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。

參考文獻：

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[2] 夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J]. 新西部，2009（16）.

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[4] 張文杰.論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].青春歲月，2014（10）.

[5] 單丙英. 試論電子檔案管理及對策[J].中國科技縱橫；2011（01）.

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關鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

當前，廣泛運用的電子信息技術和迅速發展的信息產業，電子政務工作的蓬勃發展，電子文件及網絡的日益普及，也正在改變著傳統的信息存儲和傳播方式，由此產生了電子檔案。電子檔案的出現，使檔案館（室）打破了單一的傳統的紙質檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認識

首先，電子檔案與紙質檔案有著根本的區別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數據庫中增添、改動、刪除電子檔案內容。因此，電子文件的數字簽名技術、消息認證和身份驗證技術需要盡快應用普及。

其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統的癱瘓乃至數據的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網上更要預防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數已達到上千種。據悉，我國 95％與互聯網相接的網絡管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網絡尚處于初級起步階段，網絡安全系統脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。

最后，人員素質關系到電子檔案的質量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真偽性。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執行者，他們的個人素質關系到電子文件的形成質量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業道德、思想品質和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應用技能。因此，對檔案管理人員進行系統的崗位培訓和職業道德教育勢在必行。以紙質檔案作為電子檔案的鑒定基礎，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監督指導，確保電子檔案的質量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統設計階段，為電子檔案的管理奠定基礎。電子檔案的整理應當按照歸檔原則、格式和規范進行，一般是以年度、組織機構、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數據庫結構和規范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強對電子文件歸檔工作的統一領導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網絡聯在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區分，所以對電子文件要指定專門機構和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件歸檔應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質量要求。要保證此項工作正常進行，關鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協調工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質量，為下一步提供利用打好基礎。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質上的，所以要提供一個適合于光磁介質保存的環境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內容邏輯上的準確。由于電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復雜的過程，所以必須了解其內容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術與方法有差異的特點。為保證電子檔案內容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術和數據結構、相關定義參數等加以保存。三要對電子檔案載體經常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環境的影響，所以要經常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。

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關鍵詞:電子檔案；信息；安全保障

隨著社會發展的進步，如今檔案管理也進入了信息化的時代。傳統的紙質形態檔案已經落后，新型的數字媒體類信息存檔已經廣泛存在于社會當中。信息數字媒體一體化，并且儲存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進行數字化媒體轉換存儲的優點，并且電子檔案，易于傳送與收納儲存。不過由此也產生一些隱患。數據容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔的后果。電子檔案使用是未來社會，檔案儲存的必經之路。因此在電子檔案發展的初期，就應當建立合理的規章制度來規范管理。

1影響電子檔案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分為兩大類。一類為外界環境對于載體的影響;一類為載體自身的隨時間的老化。一般來說自然環境對于載體的傷害是不可修復的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。

1．2技術因素

在電子檔案信息安全管理當中。技術因素是至關重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內容未被更改。其次，隨著時代的變遷信息技術的發展會，與時俱進，新舊版本的數字媒體的不兼容會導致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現象。

1．3管理因素

有了技術支持對于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲當中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲存的基石工作，對于技術的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學的進行電子檔案制度的規范改革，才能保證電子檔案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技術因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機，均由人為操作。因此在電子檔案存儲安全因素當中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對于檔案的重視程度以及技術設備的安全等級的了解程度都會產生影響。如果一個了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當中，人為因素是最為脆弱的一環。對于管理人員挑選應當再三斟酌。不過，研究人員對于電子檔案信息技術的提升與了解創新對于信息安全也會產生一些良好的作用。

2電子檔案管理改進創新對策

2．1制定電子檔案管理規范

對于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環節，這些環節都存在，這使信息遺失或損壞的風險。為將此類風險降至最低，應當制定相關的法律法規來完善相應的電子檔案存儲制度，并且對于管理人員進行統一培訓，規范和測評。還應當建立相應的網絡安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。

2．2統一電子檔案管理軟件

將電子檔案存儲管理模式定性要求。制定出相應的各個模版。再將模版推廣于應用市場。定期開展對于電子檔案存儲的培訓工作。聘請相關的專業人員進行講解指導，讓整個部門和公司的檔案全部統一化便于管理。

2．3提高電子檔案的保存質量

電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時刻保護。電子文件的儲存介質，容易受到環境的影響，應當做好相應的防磁，防潮，防機械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對于它的“靈魂”———文件信息。應當注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業的安全防護技術性較高的檔案機房與設備。還需要注意對于文件信息的及時備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。

2．4加強電子檔案的安全

(1)建立數據備份和恢復系統。在電子檔案存儲中備份技術是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對電子病毒風暴時，可有效地安全儲存。以面對不同的隱藏風險。(2)要加強網絡的安全管理。加強對于檔案庫的入口保密工作，多重驗證方式及防火墻等，均可實現保護作用，以此確保檔案庫的監督秩序。(3)對重要文件采用“雙重“歸檔法。對于一些重要文件采取雙存法:紙質，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實有效性。部分紙質文件(例如:發票)需原件保存，但電子也可備用。

2．5提高檔案工作人員素質

檔案管理的電子數字媒體化，是檔案管理朝著現代化發展前進的一次。不過，需要面對的問題也是相當之多。因此對于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應當熟練的掌握計算機技術，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內容信息。運營單位應當對管理人員進行權限設置，避免權力過大導致檔案出錯。單位在引進管理人員是應當同時注意他們應當是計算機使用技術與管理檔案技術的兼備。縱觀全局，檔案管理的工作者應該與時具進，隨時學習，吸納新型的檔案存儲技術，確保檔案存儲與時代的腳步一同前進。并且應當不斷地開發針對性的方案去處理不同的檔案存儲，來面對日新月異的發展社會。檔案存儲是一項重要的工作，可以說之便是“史書”因此應當給予相當的重視。

參考文獻:

［1］李衛育．推進城建檔案館數字化建設打造城市建設信息數據庫［J］．城建檔案，2013(03)．

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【關鍵詞】 電子文件 檔案管理 方法探討

如今電子信息技術的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，因而產生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優越性能而大大提高了工作質量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產生也為檔案管理者帶來了新的挑戰，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個重要課題，更是完善當前信息化建設與發展的一項重要內容。

1、電子文件檔案管理現狀

（1）對電子文件管理的重要性認識不足。大多數單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定、歸檔的機制。他們只是使用計算機起草文件，一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不被保留，不采取任何保護措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗。或者僅是把電子文件存儲在U盤或硬盤內，甚至對所保存的電子文件隨意進行增、刪、改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。

（2）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發紙質文件作為歸檔材料。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。

（3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也帶來一定的不安全因素。諸如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題。

（4）電子文件管理工作瑣碎，任務繁重。對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真偽和價值斷定，這是個浩大繁瑣的工程，因此，對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達到存真去偽、存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價值不大的檔案材料之中，還需要一個逐步提高工作效率的過程。-

（5）檔案管理者的專業素質高低不同。電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業知識而且要有較好計算機操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當一部分專業素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才尤其是具備檔案管理和計算機信息處理復合型人才，使先進的檔案設備無法投入檔案管理中去，無法充分發揮應有的作用。

在信息技術高度發達的當今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴重制約信息化進程的進一步發展和深化。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續，只有迎接電子文件的挑戰，管好、用好電子文件，使之為經濟建設服務。因此，必須找到一種對電子文件進行管理的路子，這是時代賦予的責任，也是歷史發展的必然趨勢。

2、對電子文件檔案管理的幾點見解

（1）提高電子文件管理意識，把這項工作作為一項迫切的任務來抓。當前，電子文件的不斷產生已經成為文件管理的主要問題。它與紙質文件一樣，同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙質文件具有同等作用。各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力宣傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。

（2）加強法制建設，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應的法律法規是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個電子文件法規有很大關系。因此，檔案行政管理部門應會同政府行政部門聯合制定電子文件管理法規，確認電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件。檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。

（3）在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，解決電子文件與紙質文件的“雙套制”保存問題。建立“通道”，即是將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數據庫索引將二者結合，實現電子文件自動管理和檢索。對永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存。要認真收集保護原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標記，各種修改信息應予以保留，以備今后保存時一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。

（4）加強辦公系統和電子文件的安全防護工作。做好辦公系統和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和存貯設備不會因溫度波動及火災受到致命的傷害。三是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，這在一定范圍內對服務器文件與數據提供了保護。四是做好數據庫備份工作，保證信息安全。五是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。嚴禁使用外來U盤、光盤等，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

（5）加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質。隨著信息化技術的廣泛應用，電子文件也大量地出現在人們面前。在這種情況下，檔案人員只懂紙質檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代的步伐。檔案行政管理部門應加強這方面的業務培訓。一是分期分批對檔案人員進行電子和電子檔案管理的培訓；二是組織檔案人員去外地學習電子文件與電子檔案管理的經驗；三是召開電子文件與電子檔案管理現場會，推廣這方面的先進經驗，迅速提高檔案工作人員的業務素質。

綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨特記錄形式和與紙質文件無可比擬的優越性使工作質量和效率大大提高，它給傳統檔案工作理念、技術和方法所得帶來的嚴峻挑戰是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進和完善各項管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規范。

參考文獻：

[1]張艷玲.對電子文件管理的思考.檔案天地，2007（05）.

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目前階段的電子計算機技術在人們生活和工作當中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業很好的節約了成本，并且辦公的質量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業的發展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術在傳輸和存儲的過程當中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關的風險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預防風險的措施研究

深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環節，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權限，各個級別的工作人員需要在權限的范圍之內進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規范，對使用的權限進行確認，對備份的文件進行必要的技術處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監督和控制，做好相應的記錄。

2. 避免風險的措施研究

針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：

（1）加強最新技術的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發展和安全技術不斷的發展，相關的技術手段也是日新月異，而信息的檔案規避風險，最為有效的方式，就是針對技術進行創新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關的安全保護。首先，需要對加密的技術進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數據的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養工作人員的安全管理意識。培養并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風險的防范必須要做到及時的發現和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數據安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現的風險問題，也需要做到及時的發現和及時的處理，針對在計算機維修時期之內的風險，有關的企業還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。

3. 分散風險的措施研究

根據上文的詳細闡述和分析，可以對現階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉移的策略，其實質，是對風險進行分散，并且將風險轉移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關的保險、外包至其他的機構等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評估風險的措施研究

針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術，一旦風險發生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環節，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發現，及時的進行處理，保證在風險發生之時，將其所帶來的危害降至最低。

5. 結束語

綜上所述，根據對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

參考文獻

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