高效檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇高效檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：檔案管理 信息化 有效利用

現代科技特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求。人事檔案是人才信息的重要載體，是人員個體存在社會的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的人事檔案，歷史全面地記載著人員的經歷、政治思想道德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映人員綜合素質的最重要的依據，也是人員今后就業及各級組織選拔、任用、考核的主要依據。隨著高社會信息化水平的迅速提高，對檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此人事檔案信息化管理是檔案管理方式改革的必然趨勢。

企事業單位吸收引進先進的檔案管理系統，使檔案信息化，已成為現代社會檔案管理的必要手段。檔案信息化是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經過系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享的過程。

剖析檔案信息化一是檔案信息的數字化和網絡化；二是檔案信息接受、存儲、加工、傳遞和利用的一體化；三是檔案信息的高度共享；四是檔案管理模式的變革，即從以面向實體保管為重點，向提供檔案實體的數字化服務為重心的轉變。

本文就實際應用中檔案信息的數字化闡述相關組織構成及實例：

1.信息存儲

目前實現檔案管理的數字化最關鍵的動作就是在于需要將紙質的檔案，通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中。在具備各種軟硬件的條件下，關鍵數據的核實是必不可少的，方便查詢的電子檔案與需核實的掃描數據的鏈接是目前很難精準實現的，因此在檔案掃描歸檔的同時，檔案管理人員針對性的檔案梳理是加強檔案信息有效性的關鍵步驟，因此在實際應用操作中，對檔案錄入關鍵人員的管理，是提高檔案應用的主觀可控因素，也是提高數字化的重點。

2.紙質檔案存放管理

通過數字化處理的紙質檔案是數據真實性的重要體現，因此在完全依賴數字化后的紙質檔案，并非是廢紙一堆，定期的檔案核實整理，是確保數字化檔案的有效性的體現。對于過于依賴數字化信息的企事業單位，在這里需要警醒的是，由于科技化時代的特殊性，定期核實檔案信息雖然耗費人力物力，但卻能體現其意義所在。人事檔案管理是反映員工綜合素質的一個重要方面，是公司選賢舉能的重要依據，是對員工進行全面評價的重要參考，檔案的完整性和準確性對員工今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。由于人為因素的考慮，數字信息與紙質檔案文件的核實需交由兩組人員分別處理，以利于防止因同類人員的類似錯誤處理，使人員檔案信息的誤差將到最低。

3.數字化進程的推進

檔案信息數字化的前提是檔案信息的規范化、標準化，即用共同的信息技術和信息語言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說：“如果不靠國際標準來有效引導信息迅猛發展趨勢，必將出現一個電子混亂局面。” 企事業單位的信息化素質亟待提高在信息技術飛速發展的今天，還是存在因循守舊，利用檔案的觀念停留在以前的手工時代。通過之前提出的信息錄入及檔案紙質存放的關鍵模式，對沒有從傳統的紙質檔案模式中走出來人員給予有力的抨擊，使其排斥、不接受“信息化”，認為紙質檔案更為直觀，更為可靠的觀念徹底改觀。

4.數字化信息安全保障

由于人事信息是關系到個體存在社會中的實際意義的表象，因此人事信息的保密是檔案管理人的職業素養，同時也是保障數字化信息安全的工作準則。目前檔案信息通過電子存儲設備保存，存在因設備損壞及網絡病毒等外部因素造成的損壞，因此，在實際應用中，嚴格控制檔案查閱時使用的網絡連接、對外連接的硬件設備，是確保檔案數據泄露的關鍵環節。建立執行行之有效的檔案查閱流程，確保內外部網絡分設，杜絕外部存儲設備應用，備份檔案信息嚴格管理，從而關注信息安全保障。

5.信息共享

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關鍵詞：機關檔案管理；意義；問題；對策

Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。

一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環節檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。

(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統是必不可少的因素。

(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統的機關檔案之中。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發展規律。

二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學化水平低

隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學化的若干對策

檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。

3.積極開展業務培訓和指導

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。

4.積極提供檔案中介服務

通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。

(二)機關單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。

2.構建科學化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關

鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.科學利用信息化手段

在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。

參考文獻

[1]張雪艷.檔案管理科學化探究[J].蘭臺世界，2007(6):24.

[2]劉亞利.現代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學院學報，2007(4):35-37.

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高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術的應用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發展效率，增強高校檔案管理工作效果。

1 高校電子檔案分析

當今時代，科學技術迅猛發展，在信息化、現代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。如何應用現代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現為以下幾點：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數據庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現電子檔案管理信息化程度低的現象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數據利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。

第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸的方式提升其工作效率，然而，在遠程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現安全問題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施

在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養，要有創新的觀念、改革的精神、發展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現代化鋪平道路。，逐漸提升其發展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。

3.3 創新電子檔案服務手段

首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實現高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展，有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。

高校檔案管理人員在應用電子檔案技術的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創新其管理方式，進而提升高校檔案管理工作效率與質量，加大資金的投入力度，為其后續發展奠定基礎。

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關鍵詞：高校；人事檔案；對策

一、新時期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據

高校的發展關鍵在人才，核心在領導干部，干部人事檔案記錄了人員的過往學習、工作經歷。隨著高校的發展，對干部人才愈加重視，嚴格進行領導干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學性。檔案審核是干部選任考察的必要環節，通過全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過往，對于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風險。

2.為維護高校教職工合法權益提供憑證

人事檔案是對教職工成長歷史的記錄，內容豐富，記錄了其家庭成員、工作經歷和薪資福利及獎懲情況等，當教職工出現財產繼承、離退休辦理等情形時，可通過查閱人事檔案進行家庭成員關系確認、工作年限確認等，有效地維護教職工切身利益。

3.有利于強化高校人才隊伍建設

人事檔案對個人信息進行了全面詳實的記錄，包括個人的興趣、愛好、特長、學歷職稱、工作經驗等，人事檔案的整合就是強大的人員信息庫，通過人員檔案資料分析，可以對高校整體人員情況進行盤點，科學預測未來人員需求，結合人員特點進行人崗匹配，加強人力資源開發利用，實現人力資源的高效配置，促進高校人才隊伍建設。

4.有利于促進高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識薄弱，重視程度不夠，管理不規范，從業人員專業度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學規范管理。

1.人事檔案意識薄弱

隨著高校改革的深入推進，需要進一步做好人事檔案工作，更好地服務于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產生工作業績，因此，許多高校對人事檔案工作重視程度不夠，高校領導、從業人員在思想上對人事檔案重要性認識不足，主動學習、主動工作、主動作為意識薄弱，存在重保管輕利用等管理意識，人事檔案思想認識不足嚴重制約了人事檔案的科學規范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價值的發揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發展成熟度及領導重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據，管理不規范。高校人事檔案內容不齊全情形較普遍，收集、整理、統計、利用等各環節工作的開展缺乏操作規范，無法為高質量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計、紀檢監察等多個部門，需要諸多部門的協調配合。由于相關檔案材料形成部門對檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過程中常存在移交手續不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴謹，錄入不細致，排放無序等情形，嚴重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎設施落后

由于對人事檔案不夠重視，加之經費緊缺，缺乏財力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎設施落后。有的高校沒有設單獨的人事檔案室，僅設檔案柜；有的人事檔案室被當作了雜物室。人事檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室檔案設備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發利用水平較低

人事檔案開發利用意識薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發利用，未發揮人事檔案對人事管理的作用。檔案信息開發利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統落后，未能將大數據思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊伍建設不足

雖然國家政策對干部人事檔案管理人員配置作了明確規定，但在高校實際工作中，由于學校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業理論知識不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實踐經驗不夠，且由于個人時間精力有限，對人事檔案業務投入精力不足，業務鉆研不夠，人事檔案工作質量無法得到保證。

三、關于新時期做好高校人事檔案管理的對策思考

1.增強人事檔案管理意識

高校領導應意識到高校人事檔案的科學規范管理具有重要意義，有利于更好地維護高校教職工的利益，更好地促進高校人才建設，推動高校高質量發展。因此，要發揮領導關鍵作用，高校領導要積極為營造良好工作氛圍，調動高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學會利用大數據思維和信息化思維進行人事檔案管理，增強檔案管理意識和信息資源共享利用意識，同時利用學校網站、學校微信公眾號等平臺加強推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對于促進高校人事工作及高校發展的意義，增強高校教職工人事檔案意識。

2.完善人事檔案規章制度

促進高校人事檔案工作的發展需要完善頂層規定制度設計，建立完善的規章制度體系是開展人事檔案各項工作的依據和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據國家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關規定，結合高校實際，制定科學的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實施細則。完善人事檔案收集、分類、轉遞、利用等相關規定，要重點做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關形成部門的工作職責，建立高校人事檔案收集工作機制，定期進行收集，明確收集、移交手續要求，做好移交清單，確保各項移交資料有據可查。按照人事檔案分類規定，科學做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵制度。制定人事檔案工作目標，并層層分解目標，切實將工作落實到部門和個人。明確考核標準和要求，對于未完成目標任務的扣減績效得分，將考核結果和個人績效工資、優秀評選、職級調整等掛鉤，發揮激勵約束作用，確保人事檔案管理工作各項目標有效完成。

3.完善檔案管理各項基礎設施

足夠的經費和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動作為，并致力于推動人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規定，完善人事檔案庫房建設，實現庫房環境的現代化，配備技術先進的設備。例如，溫濕度調節、安全監控等設備，實現人事檔案的高質量保管，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統配置，通過掃描、錄入等方式將紙質檔案逐步轉換為電子檔案，實現人事檔案信息存儲數字化。

4.強化人事檔案開發利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強開發利用，充分發揮其價值。一是要轉變人事檔案管理理念，由重保管將工作重心轉移到人事檔案信息資源的開發利用上來，要深刻地認識到實現人事檔案信息資源開發利用對于優化人員配置，促進人才建設的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網絡化利用，條件成熟的學校要進行網絡化的查詢利用平臺，便于高校教職工更高效便捷地進行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數據的深度挖掘研究，以高校事業發展為導向，根據人事檔案信息，更好地進行人力資源開發，促進高校人才隊伍建設。

5.提升人事檔案隊伍水平

高校人事檔案工作的發展，需要人才的支撐，需要建設一支能夠勝任新時期高校發展的高素質、高水平的檔案人才隊伍。高校要認真分析人事檔案工作對從業人員的素質要求，選聘具有專業知識背景和豐富從業經驗的人員。要加強對從業人員的培訓力度。一是實施崗前培訓，要加強保密意識培訓，要提高從業人員的政治意識和保密意識，從業人員要有良好的工作作風，嚴格遵守人事檔案工作紀律，確保人事檔案實體和內容安全。要結合實踐案例，對從業人員進行系統的崗位培訓。二是在崗位實踐中培訓，通過老員工帶新徒弟的方式，在實踐中對新從業人員進行指導，更好地將理論與實踐相結合。定期組織交流會、專題會等會議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學習、共同進步，促進高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時期、新問題、新要求，結合高校實際，高校人事檔案管理需要從加強人事檔案意識，完善制度，加強開發利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進一步規范管理，促進人事檔案管理水平提升，為高校事業發展提供保障。

參考文獻：

[1]楊琪.高校人事檔案管理現狀及問題與對策研究［J］.工作指導，2019(2):173-174

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【關鍵詞】高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

一、高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了幾十所，學生總規模增加了一百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。

具體地看，全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點：

第一，工作量大：由于高校的獨特環境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁：由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業性各異，檔案管理人員可能不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學校根據《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領導對檔案管理工作不重視，領導和監察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關法律法規不健全

迄今為止，國家對大學生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學生檔案管理工作的法規。因此，大學生檔案管理體制呈現出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術和手段落后。

傳統的檔案管理內容比較簡單，全部為紙質檔案，以手工服務為主要手段進行檔案管理。近年來，學校招生規模不斷擴大，各項事業快速發展，檔案管理的內容越來越多。隨著計算機技術和通信技術的推廣應用，學校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現代化工作提供了硬件設施。

三、加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發展服務。

（一）樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。

（二）嚴格執行檔案管理制度。

雖然大多數學校制定了檔案管理制度，但是執行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執行情況，一方面，應該通過教育、培訓、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規范意識，建設一支知法、懂法、守法的高素質的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領導應該高度重視各項制度的執行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執行，保證檔案管理工作規范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設，從紙質檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。

（四）加強大學生檔案管理隊伍建設，提高其業務能力。