檔案電子化的重要性精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案電子化的重要性，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

【P鍵詞】醫(yī)院；紙質(zhì)檔案電子化；重要性；推進(jìn)策略

我國(guó)已進(jìn)入數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，科技的發(fā)展讓醫(yī)院檔案管理面臨了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。伴隨大量電子文件的產(chǎn)生，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法跟上信息化發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化管理勢(shì)必將成為一種發(fā)展趨勢(shì)，變成醫(yī)院檔案管理工作備受重視的研究熱點(diǎn)。

一、醫(yī)院檔案電子化管理的必要性

檔案資源為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展留下的寶貴財(cái)富，是人類從過去到現(xiàn)在走過的印跡，可為以后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，一直以來都備受關(guān)注。對(duì)醫(yī)院而言，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理相當(dāng)重要，具體表現(xiàn)為：1.通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的掃描功能，可完成對(duì)不同紙質(zhì)檔案或圖片的數(shù)字化處理，更利于電子文件的妥善保存與利用，可最大程度地保護(hù)原件，避免檔案原件頻繁使用出現(xiàn)破損或遺失，還可避免檔案丟失后出現(xiàn)信息短缺等現(xiàn)象。2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案電子化管理可提高檔案管理工作效率，增強(qiáng)文獻(xiàn)管理質(zhì)量，提升檔案利用率。3.醫(yī)院檔案電子化管理可實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，滿足不同部門檔案使用者的查看需求，增強(qiáng)了檔案利用價(jià)值的同時(shí)，又保證了資源的合理配置。

二、醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化推進(jìn)策略

（一）及時(shí)做好醫(yī)院電子文件歸檔工作。與紙質(zhì)文件比較，醫(yī)院電子文件歸檔為一項(xiàng)相當(dāng)艱苦且高難度的工作，醫(yī)院檔案部門應(yīng)始終根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實(shí)際，制定檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，如檔案歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，并在該標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，檔案管理人員需把不同科室傳輸過來的電子文件，根據(jù)相應(yīng)原則與方法給予分類整理，集中處理，明確檔案屬性，將計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上的電子文檔拷貝和刻錄至可移動(dòng)磁、光介質(zhì)卡里，便于長(zhǎng)期與永久保存。同時(shí)在檔案整理歸檔時(shí)應(yīng)注意如下三點(diǎn)：1.不管采用何種途徑歸檔，均應(yīng)由電子文檔形成科室依照統(tǒng)一格式編目給予整理，再傳輸至檔案室，便于電子文檔形成部門對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.電子文件移交時(shí)，需做好可讀性鑒定、可靠性鑒定與密級(jí)鑒定。3.已歸檔的電子文件需為最終版本，生成文檔后不可再作出任何增減刪改。

（二）完善醫(yī)院電子文件管理安全制度。醫(yī)院檔案電子化管理中遇到的最突出問題即檔案信息安全問題，若要保證電子檔案更安全，還應(yīng)制定一套合理、科學(xué)的管理制度，對(duì)電子文檔收集與歸檔、電子化檔案制作、時(shí)效等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，使管理工作規(guī)范進(jìn)行。主要做法如：建構(gòu)檔案信息網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理制度；電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全操作制度；網(wǎng)絡(luò)安全保密制度等。同時(shí)，還應(yīng)完善并執(zhí)行考核機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到人頭，對(duì)工作中屢屢失誤的人員給予嚴(yán)格懲處，通過對(duì)管理者的有效考核來增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子文件的安全性管理。

（三）不斷提升醫(yī)院電子文件檔案管理技術(shù)水平。若要讓醫(yī)院檔案電子化管理效用轉(zhuǎn)化至最大，就應(yīng)在日常管理工作中注重對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的完善，加大對(duì)醫(yī)院管理工作所用技術(shù)的資金投入，提高工作者技術(shù)能力。首先，需增加硬件方面的資金投入。做好電子文件檔案管理的前提是增加醫(yī)院內(nèi)部硬件投入，選用性能好、質(zhì)量高的設(shè)備，降低工作環(huán)境里的電磁干擾或輻射，唯有如此，方可確保醫(yī)院檔案電子化管理工作得到高效率開展。現(xiàn)今，大多數(shù)醫(yī)院都建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，雖然方便了內(nèi)部信息交流，不過若要確保檔案管理的安全，提高工作效率，還需配齊全拷貝、掃描、打印等配套設(shè)備，便于信息輸出利用。其次，需增加軟件方面的資金投入。在醫(yī)院內(nèi)部采用適宜工作要求的辦公軟件，注重一些通用性較強(qiáng)管理軟件的使用，唯有如此方可實(shí)現(xiàn)檔案管理中的自動(dòng)化管理，全面增強(qiáng)醫(yī)院整體管理水平。最后，需重視醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的維護(hù)，在實(shí)際的管理工作中給予相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，如此可為醫(yī)院檔案的電子化管理提供最佳運(yùn)行環(huán)境，實(shí)現(xiàn)在硬件與軟件方面運(yùn)行期間的維護(hù)與保養(yǎng)。

（四）加大醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院檔案電子化管理中用到的信息安全保護(hù)技術(shù)、歸檔技術(shù)、編排技術(shù)、病毒防控技術(shù)等對(duì)醫(yī)院檔案管理人員而言，均屬于相對(duì)陌生的知識(shí)，現(xiàn)有不少檔案管理人員在這方面的知識(shí)較缺乏，已無法滿足電子化管理技術(shù)需求。因而，組建并培育一支專業(yè)性技術(shù)型人才為醫(yī)院檔案電子化管理的首要任務(wù)，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備緊迫感，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，不斷更新自身知識(shí)，除了掌握專業(yè)性檔案知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用操作能力，使自己始終跟上時(shí)展步伐，才能在信息化時(shí)代做好電子檔案管理工作，滿足社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，更好地為醫(yī)院與社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

總之，在全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展應(yīng)足夠重視檔案電子化管理，樹立檔案電子化管理新理念，轉(zhuǎn)變管理模式，利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與設(shè)備，方可不斷增強(qiáng)醫(yī)院整體管理水平，提高醫(yī)院發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力，促醫(yī)院整體效益的提升，使我國(guó)醫(yī)療事業(yè)得以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

篇2

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案、文獻(xiàn)等進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供高效信息檢索功能。現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長(zhǎng)，為企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，檔案電子化管理是必然趨勢(shì)，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎(chǔ)[1]。然而檔案電子化也會(huì)帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實(shí)際情況進(jìn)行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲(chǔ)，都是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進(jìn)行保存。在信息錄入的過程中，可以進(jìn)行復(fù)制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時(shí)間，有些內(nèi)容還可以直接導(dǎo)入，避免人工輸入時(shí)的疏忽大意而產(chǎn)生錯(cuò)誤。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，在檔案館外面也可以進(jìn)行檔案管理。

2、 查閱簡(jiǎn)易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫的方式來對(duì)檔案進(jìn)行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡(luò)登陸數(shù)據(jù)庫，這樣管理員就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進(jìn)行獨(dú)立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案?jìng)鬟f中單個(gè)檔案?jìng)鬟f困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會(huì)對(duì)檔案本身造成任何影響，也不會(huì)擔(dān)心檔案會(huì)丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲(chǔ)和共享

電子檔案的存儲(chǔ)要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)更為便利和長(zhǎng)久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進(jìn)行存儲(chǔ)，其保存時(shí)間可以達(dá)到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲(chǔ)這么久。存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲(chǔ)相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進(jìn)了檔案的共享，為檔案共享提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強(qiáng)，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設(shè)備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設(shè)備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強(qiáng)大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們?cè)诮n案電子化管理系統(tǒng)時(shí)，由于客觀或主觀的原因而沒有及時(shí)的為檔案電子化系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的安全保障，缺乏專門的人才來對(duì)檔案安全性進(jìn)行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這方面的欠缺也會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性[2]。

2、管理標(biāo)準(zhǔn)問題

建立于數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設(shè)的過程中就會(huì)要求考慮檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和使用。但是我國(guó)由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后，盡管國(guó)家相關(guān)部門也出臺(tái)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各個(gè)企業(yè)都會(huì)針對(duì)自身特點(diǎn)而去重新建立一套管理標(biāo)準(zhǔn)，造成管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲(chǔ)檔案，更為重要的是對(duì)檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強(qiáng)的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，也對(duì)檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問題

我國(guó)現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀(jì)違法事件而無法進(jìn)行處理，如檔案沒有及時(shí)更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實(shí)。企業(yè)應(yīng)該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍安全方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力和意識(shí)。另外，對(duì)于檔案管理，要設(shè)立有效的管理權(quán)限，對(duì)于不同的用戶采用分級(jí)管理方式，設(shè)定其可以進(jìn)行的操作，通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3、加強(qiáng)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的各個(gè)部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強(qiáng)檔案電子化管理的法制建設(shè)

為了促進(jìn)檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國(guó)家相關(guān)部門必須針對(duì)檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進(jìn)行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國(guó)家制定的法律法規(guī)上進(jìn)行補(bǔ)充和修正，以確保檔案管理科學(xué)地、高效地開展。

四、 結(jié)語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢(shì)，但是其健康成長(zhǎng)還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻(xiàn)，不斷提升自身的檔案管理能力和意識(shí)，在科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系下進(jìn)行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進(jìn)程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

中圖分類號(hào)： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎(chǔ)，以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為對(duì)象，對(duì)檔案文獻(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)這一科技手段進(jìn)行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻(xiàn)信息，供利用者使用得過程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個(gè)方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護(hù)值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國(guó)家歷史上任何時(shí)期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對(duì)科學(xué)、對(duì)歷史、對(duì)社會(huì)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽取檔案工作人員的意見，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理和保存的重視性，及時(shí)解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時(shí)增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍人員的生機(jī)和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對(duì)檔案管理和保存工作具有深遠(yuǎn)的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計(jì)算機(jī)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。

二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間得到降低，檔案信息時(shí)效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計(jì)算機(jī)功能，快捷地加工出相應(yīng)二次文獻(xiàn)信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費(fèi)較多，這可避免由于編研經(jīng)費(fèi)緊張對(duì)檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案管理部門難以從國(guó)家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費(fèi)用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門認(rèn)識(shí)到投入充足經(jīng)費(fèi)的關(guān)鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果，在相關(guān)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行廣泛傳播可擴(kuò)大社會(huì)影響力，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

2做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作

完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，并著眼遠(yuǎn)期發(fā)展，配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔屬于無紙形式，應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進(jìn)行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運(yùn)用一般有直接運(yùn)用、通信傳輸?shù)确椒āＳ捎陔娮訖n案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門等單位多樣化的運(yùn)用，因此它的運(yùn)用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強(qiáng)對(duì)電子檔案運(yùn)用的存儲(chǔ)，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求，將其存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期脫機(jī)保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應(yīng)有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因?yàn)樵谄淅眠^程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等分類方法對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計(jì)算機(jī)盤內(nèi)文件，提高利用效率。

外來文件應(yīng)以一定的設(shè)備，掃描成影像后進(jìn)入局域網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，經(jīng)過管理人員審查后，加上分類號(hào)、檔案號(hào)等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過各網(wǎng)絡(luò)終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時(shí)，檔案部門應(yīng)集中完成。為便于計(jì)算機(jī)查找盤內(nèi)文件，設(shè)定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。

4電子檔案的保護(hù)

除了對(duì)電子檔案的環(huán)境要求外，應(yīng)采取積極有效的措施加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件保護(hù)。正確使用才能保存并有效地延長(zhǎng)其壽命。在實(shí)際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因?yàn)楣獗P有利于長(zhǎng)期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。

4.1加強(qiáng)病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲(chǔ)介質(zhì)（主要是光盤、硬盤）質(zhì)量關(guān)

質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤使用時(shí)間相對(duì)較短，使用壽命過后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)所售存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購(gòu)盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

4.3定期檢測(cè)和拷貝

對(duì)所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝。定期檢測(cè)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。

4.4規(guī)范保管條件

在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫狀態(tài)。

4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)

信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長(zhǎng)期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時(shí)保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時(shí)，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實(shí)存紙質(zhì)檔案完全一致，對(duì)于不能在網(wǎng)上處理的檔案，相關(guān)部門或人員應(yīng)在處理完畢后，及時(shí)將其移交給檔案部門，由檔案部門負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實(shí)際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點(diǎn)放在電子化和信息化管理上，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進(jìn)檔案電子化管理工作的順利開展。

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一、檔案信息電子化管理常見問題

1.認(rèn)知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時(shí)代的進(jìn)步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對(duì)于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識(shí)程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒有從根本上認(rèn)識(shí)到電子信息化對(duì)提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學(xué)完整的體系

作為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國(guó)還沒有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問題。缺乏科學(xué)完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國(guó)范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。科學(xué)完整的體系不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費(fèi)大量人、財(cái)、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來發(fā)展中作出正確決策。

二、優(yōu)化措施

1.根據(jù)檔案的類別與級(jí)別區(qū)別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級(jí)，不同類別和級(jí)別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案資料的發(fā)展趨勢(shì)必然是數(shù)量越來越多，規(guī)模越來越龐大。沒有分類和分級(jí)的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯(cuò)誤的災(zāi)難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對(duì)次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時(shí)較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級(jí)病毒庫、打補(bǔ)丁以及安全檢測(cè)等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。相對(duì)次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢(shì)在于費(fèi)用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護(hù)和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費(fèi)金錢，只需要支付少量的上網(wǎng)費(fèi)用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢(shì)在于安全性相對(duì)不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的絕對(duì)控制權(quán)，無論出于何種目的，云儲(chǔ)存服務(wù)提供商或其他個(gè)人或集團(tuán)都有機(jī)會(huì)偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級(jí)的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對(duì)次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

2.定期梳理檔案重要程度，調(diào)整安全級(jí)別

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關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)在的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機(jī)構(gòu)或單位一般都采用電子檔案的管理，因?yàn)殡娮訖n案有著快速直觀的特點(diǎn)，但是有些重要部門或者以前的機(jī)構(gòu)，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理。電子化檔案管理是一個(gè)必然趨勢(shì)，電子化檔案有著諸多優(yōu)點(diǎn)，但是也有著缺點(diǎn)，然而這些缺點(diǎn)是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發(fā)展的趨勢(shì)

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，定制類軟件誕生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發(fā)展的必然性。因?yàn)殡娮訖n案有著以下的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，電子檔案對(duì)辦公的場(chǎng)地要求小，在儲(chǔ)存大量的檔案時(shí)不需要檔案室，不需要房屋和場(chǎng)地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場(chǎng)地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計(jì)，電子檔案只需要簡(jiǎn)單的操作幾下鼠標(biāo)和鍵盤就要可以查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需要共享時(shí)，電子檔案可以快速完成資料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)電子檔案的文字都是由計(jì)算機(jī)編輯，能夠很好的識(shí)別。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時(shí)很難辨認(rèn)。

2電子檔案存在的缺點(diǎn)

2.1電子文件的安全性和長(zhǎng)期保存性問題

電子數(shù)據(jù)的保存憑借的是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國(guó)人心里有種“眼見為實(shí)”的觀念，對(duì)利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案，因?yàn)榭床坏綌?shù)據(jù)的具體存在始終對(duì)檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長(zhǎng)期保存中受到計(jì)算機(jī)硬件的影響，如果存儲(chǔ)的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術(shù)可以擺脫數(shù)據(jù)對(duì)硬件的依賴，但是另一個(gè)問題還是電子檔案的重要缺點(diǎn)，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復(fù)性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對(duì)較容易，抗干擾能力差，同時(shí)數(shù)據(jù)修復(fù)能力較低，但這些是逐漸能被修復(fù)和改善的。

2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的問題

對(duì)于我國(guó)而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區(qū)并未大規(guī)模的普及電子檔案，其紙質(zhì)檔案依然占有大部分的檔案工作內(nèi)容。此時(shí)，紙質(zhì)和電子檔案并存的問題，直接影響我國(guó)的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案往往會(huì)因?yàn)閷?duì)環(huán)境要求較高，因此在長(zhǎng)久的保存后，字體會(huì)模糊、頁面會(huì)發(fā)黃，此時(shí)要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機(jī)密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質(zhì)檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現(xiàn)問題的時(shí)候，并不能第一時(shí)間找到紙質(zhì)檔案來對(duì)比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會(huì)輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)良的特性，但是也有著缺點(diǎn)，有著對(duì)于安全性上人們的擔(dān)憂。為了彌補(bǔ)電子檔案存在的缺點(diǎn)，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應(yīng)的防火墻，同時(shí)對(duì)于極重要的檔案建立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時(shí)主體文件保護(hù)安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會(huì)造成什么影響，只要再?gòu)?fù)制一個(gè)新鏡像就可以把被篡改的數(shù)據(jù)替換。檔案管理的日常工作時(shí)，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培養(yǎng)工作，減少失誤操作，同時(shí)做好相應(yīng)的備份。同時(shí)做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案建立在云上，保護(hù)在硬件出現(xiàn)問題時(shí)，檔案的安全性。另外要對(duì)檔案進(jìn)行經(jīng)常性的審查，排除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)如果把安全性問題解決了就逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優(yōu)異，但在實(shí)際的操作中，并不一定會(huì)獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應(yīng)積極采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，即對(duì)原始文件開展大量的保護(hù)和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個(gè)方面出發(fā)。第一，電子檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行相應(yīng)的用戶確認(rèn)工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進(jìn)行密切的配合，以此來保證信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲(chǔ)的過程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，防止出現(xiàn)惡性事件；同時(shí)，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過程中，可以清晰的展現(xiàn)出每一次的更新時(shí)間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應(yīng)對(duì)其采用最新的技術(shù)來完成，并且要經(jīng)過多項(xiàng)測(cè)試，需確保每一個(gè)方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會(huì)進(jìn)一步提升。

4結(jié)論

在檔案的管理上懂得結(jié)合新的技術(shù)，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中建立相應(yīng)的機(jī)制，認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)于缺點(diǎn)方面要結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的安全性上的問題。對(duì)于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進(jìn)行方式，然后漸漸的電子檔案會(huì)占據(jù)檔案管理的主流地位。

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