電子檔案的概念精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇電子檔案的概念，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

“二元檔案實踐”理論

在對“數(shù)字檔案館”的概念進行設(shè)計之前,有一些觀點要事先向大家闡明,以確保我們能站在相同的視角審視數(shù)字檔案館。

檔案是檔案實踐得以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案理論與實踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學(xué)檔案學(xué)系劉新安教授提出了“檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成”的思想，他認(rèn)為“檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成是檔案物質(zhì)實體構(gòu)成的一種形態(tài)，是一種由‘文件實體集合’和‘檔案歷史聯(lián)系的記錄’兩種物質(zhì)構(gòu)成的形態(tài)”。②而檔案實踐的對象是檔案，當(dāng)檔案物質(zhì)實體出現(xiàn)了雙重構(gòu)成的形態(tài)后，“檔案的形成”也相應(yīng)地被分解為兩項實踐，一項是形成“文件實體的集合”，另一項是形成“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，而只有形成了這兩種物質(zhì)，我們才能將它們整合為檔案。

雖然這兩項檔案實踐的目的都是為了形成構(gòu)成檔案的物質(zhì)，但就實踐的對象和性質(zhì)而言，“文件實體的集合”與“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成是兩類不同性質(zhì)的檔案實踐?！拔募嶓w集合”的形成屬于以“文件實體”為對象的檔案實踐，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯(lián)系的信息”為對象的檔案實踐。“文件實體集合”的形成屬于“檔案實體管理”，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成”出現(xiàn)之后，檔案實踐就從傳統(tǒng)的一元檔案實踐，演變?yōu)椤皺n案實體管理”和“檔案信息整理”二元構(gòu)成的檔案實踐。③

基于“二元檔案實踐”理論的形成，我們可以站在現(xiàn)代檔案學(xué)理論的角度重新審視和設(shè)計數(shù)字檔案館的概念。

數(shù)字檔案館的概念設(shè)計

業(yè)內(nèi)人士在討論數(shù)字檔案館概念的時候，大多是關(guān)注傳統(tǒng)檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字化檔案館等概念的比較和區(qū)別。筆者認(rèn)為，在建設(shè)數(shù)字檔案館之前，很有必要對數(shù)字檔案館內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行細(xì)致和深入的分析，以便清晰、準(zhǔn)確地把握概念本身的內(nèi)涵，有效地開展工作。

“概念設(shè)計”是一個在現(xiàn)代設(shè)計領(lǐng)域使用頗多的詞語，被廣泛地用于產(chǎn)品設(shè)計、建筑設(shè)計甚至城市規(guī)劃設(shè)計之中。“概念設(shè)計”，可以歸納為一種以形象進行設(shè)計描述，設(shè)計構(gòu)想不拘泥于具體的設(shè)計形式；它企圖憑借新觀念和新構(gòu)想，進行一種理想化的設(shè)計描述，以求在其中誕生新的設(shè)計類型。“概念設(shè)計”對未來的科技發(fā)展和人們的生活方式進行合理預(yù)測，最終形成概念產(chǎn)品。概念產(chǎn)品的存在形式可以是三維實物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設(shè)計”被看做是實施全新設(shè)計之前的理論思考和理論形態(tài)的設(shè)計，盡管也許會有技術(shù)實現(xiàn)上的難度或者缺陷，但其本身已經(jīng)是一個完整的設(shè)計形態(tài)了。④

（一）數(shù)字檔案館概念設(shè)計圖

如圖所示，數(shù)字檔案館首先是一個實體檔案館，也就是說數(shù)字檔案館是以單個檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實體的一種新形態(tài)。⑤數(shù)字檔案館是由兩個實體子系統(tǒng)構(gòu)成的，即文件實體集合系統(tǒng)和檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)。

（二）文件實體集合系統(tǒng)

此系統(tǒng)由兩種不同載體形式的文件實體集合系統(tǒng)組成，即紙質(zhì)文件實體集合子系統(tǒng)和電子文件實體集合子系統(tǒng)。

1. 紙質(zhì)文件實體集合子系統(tǒng)

它是指傳統(tǒng)檔案館中原有館藏的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案保持著進館時的整理順序和庫房保存位置,保存這些紙質(zhì)文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計算機技術(shù)普遍應(yīng)用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會對這些紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。而這一過程生成的數(shù)字化文件不是當(dāng)時社會實踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當(dāng)時社會實踐的實物憑證，尤其是在數(shù)字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質(zhì)文件的實體集合顯得尤為重要。

2. 電子文件實體集合子系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位為提高工作效率產(chǎn)生了大量的電子文件。在計算機條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤、軟盤、光盤等載體上，形成電子文件實體集合子系統(tǒng)。

在電子文件實體集合子系統(tǒng)中，電子文件“實體”在硬盤上的物理存儲方式遵循著計算機自身固定的邏輯和算法。具體地說，計算機在確定電子文件“實體”存儲位置時，會考慮到文件的存取速度、存儲空間的有效利用等問題，因此人們很難判斷一份電子文件“實體”在計算機中的物理存儲位置，相應(yīng)地也就失去了對電子文件“實體”進行排列的權(quán)力。此時的“電子文件實體集合”如同一堆未經(jīng)過整理的散亂的紙質(zhì)文件，顯然人們很難從這樣的“文件實體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯(lián)系。而文件之間一旦失去了這種內(nèi)在聯(lián)系，將不能稱之為檔案，為了體現(xiàn)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論中最為重要的歷史聯(lián)系，必須建立一個“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”來專門固化、記錄電子文件之間的歷史聯(lián)系，從而使檔案用戶通過一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。

(三) 檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)

檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)是專門記錄電子文件之間歷史聯(lián)系的系統(tǒng)，它是由無數(shù)“檔案歷史聯(lián)系的記錄”組成的?！皺n案歷史聯(lián)系的記錄”也是一個電子文件，在這個電子文件中記載著一組具有歷史聯(lián)系的電子文件的代碼。打開“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內(nèi)容，只能通過這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關(guān)聯(lián)的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見文件的具體內(nèi)容一樣。當(dāng)檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時，檔案工作者將首先通過“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”從歷史的角度檢索出具有關(guān)聯(lián)的文件代碼，再通過“文件實體集合系統(tǒng)”去查找檔案的具體內(nèi)容。

檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)的出現(xiàn)，是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對電子文件進行實體排列的問題，而且它的出現(xiàn)可以使我們獨立地發(fā)展記錄檔案歷史聯(lián)系的原理和技術(shù)，使記錄檔案歷史聯(lián)系的方法由傳統(tǒng)的“一維”發(fā)展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案是利用文件實體的一維排列來固化檔案之間的歷史聯(lián)系，即我們只能選取檔案歷史聯(lián)系中的一個要素（如來源）對其進行整理。這樣形成的紙質(zhì)檔案只能從一維的角度記錄歷史。“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，紙質(zhì)檔案整理時不再受傳統(tǒng)檔案整理方法的制約，可以運用虛擬整理技術(shù)記錄紙質(zhì)檔案的歷史聯(lián)系，這時形成的紙質(zhì)檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯(lián)系。這樣，“檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，可以運用統(tǒng)一的技術(shù)方法來同時記錄紙質(zhì)檔案和電子檔案的歷史聯(lián)系，形成多維的歷史聯(lián)系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會歷史。

結(jié)束語

1． 數(shù)字檔案館的本質(zhì)

數(shù)字檔案館，顧名思義，它是在計算機及其技術(shù)高度發(fā)展的條件下發(fā)展起來的一種新型檔案館。它并不僅僅指數(shù)字檔案館館藏信息的全部數(shù)字化，它是能同時融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的一種高度整合的技術(shù)形態(tài)，其實質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系的數(shù)字化，即當(dāng)計算機技術(shù)發(fā)展到一定程度，能用同一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)將紙質(zhì)檔案和電子檔案歷史聯(lián)系數(shù)字化時，數(shù)字檔案館隨即形成或應(yīng)運而生。

2． 數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢

數(shù)字檔案館是實體檔案館，而將多個數(shù)字檔案館中的信息利用虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，連接在一起形成一個虛擬的信息空間，就是我們平常所說的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無形的網(wǎng)絡(luò)空間，強調(diào)的是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文獻信息的一種方式。它的建立是以數(shù)字檔案館中的信息為基礎(chǔ)和支持的，是數(shù)字檔案館建設(shè)的必然發(fā)展趨勢。

當(dāng)前，檔案界同仁的首要任務(wù)是要認(rèn)清數(shù)字檔案館的本質(zhì)，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)，最大限度地為社會提供檔案信息資源。

參考文獻

[1][5]于麗娟.再論數(shù)字檔案館[M]，21世紀(jì)的社會記憶，北京:中國人民大學(xué)出版社,2001

[2]劉新安.檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成[J]，檔案學(xué)通訊,2003（5）

[3]劉新安.二元檔案實踐及其體系[J]，檔案學(xué)通訊,2004（1）

[4]彭圣芳.概念設(shè)計探議[J]，美與時代,2005（12）

篇2

一、國內(nèi)檔案界對電子文件虛擬屬性的不同觀點

(一)認(rèn)同電子文件虛擬屬性

1.電子文件虛擬屬性的提出

對于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關(guān)于電子文件的‘虛擬’屬性，國外檔案學(xué)者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國際檔案大會上發(fā)表的《虛擬檔案》一文，被中國檔案界常常提起。從現(xiàn)有資料看，國外在這一問題上爭論并不很多。這種情況與國內(nèi)圖書館界比較相似，國內(nèi)圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭論，但我國檔案界關(guān)于這一問題的爭論比較多。原因是什么呢?出現(xiàn)這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們在實踐上已經(jīng)比我們先行一步，在實踐中已經(jīng)完全接受了虛擬的空間形態(tài)?！?/p>

在1996年召開的第十三屆國際檔案大會上，美國(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實態(tài)檔案庫(Physical repositories of archives)相對應(yīng)的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個詞開始越來越多得聯(lián)系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計算機領(lǐng)域的詞匯。隨著學(xué)術(shù)界對檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡單的計算機領(lǐng)域的詞匯。

2.電子文件虛擬屬性的論述

認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認(rèn)為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實際的事物。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，虛擬檔案將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被人腦理解的文字、數(shù)字、圖象、圖表、符號等，顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息?！?。

丁海斌教授在有關(guān)文章中對電子文件的虛擬性進行了哲學(xué)性質(zhì)的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學(xué)界應(yīng)對電子文檔的虛擬性進行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數(shù)字化世界?！?。

雖然檔案界的學(xué)者對電子文件“虛擬”的認(rèn)識程度和表述不盡相同，但都一致認(rèn)同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學(xué)術(shù)理論與時俱進的表現(xiàn)。

表一是認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表者及體現(xiàn)其觀點的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。

(二)反對電子文件虛擬屬性

本世紀(jì)初期，檔案界較多的學(xué)者認(rèn)為：“虛擬”不能作為電子文件的一個屬性，因為其與檔案的物質(zhì)性和原始性相抵觸。這一觀點的代表者及其觀點主要表現(xiàn)在以下論著中：

麻新純先生指出：“電子是一種運動著的物質(zhì)，人眼雖不能直接看到它，但它確實具有物理的形態(tài)。而電子文件的形成和再現(xiàn)過程是先將聲音、圖象、數(shù)據(jù)、文字等信息轉(zhuǎn)換為電信號記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現(xiàn)閱讀時又將電信號轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息。這一過程是一個電子運動的過程，這個過程所形成的電子文件是實實在在的物質(zhì)形態(tài)，而非“虛態(tài)”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結(jié)論，這一結(jié)論在20世紀(jì)末一經(jīng)提出就被大量得引用在檔案界關(guān)于電子文件虛擬屬性的論著中。

二、我的認(rèn)識

通過上文對兩種“對立”觀點的闡述和研究，我發(fā)現(xiàn)他們產(chǎn)生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭論的雙方討論的對象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對象不同當(dāng)然得出的結(jié)論也不盡相同。

‘持反對觀點的學(xué)者認(rèn)為“虛擬”是《辭海》中的解釋：不符合或不一定符合事實的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質(zhì)性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個屬性。

持認(rèn)同觀點的學(xué)者沒有拘泥于語義學(xué)的片面的解釋，而是聯(lián)系實踐和社會的發(fā)展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實際的事物?！薄６『１蠼淌诎选疤摂M”定義為：“虛擬是人類意識及其創(chuàng)造物(外顯)的存在形態(tài)與表現(xiàn)方式、實踐方式。它是我們表現(xiàn)自己的內(nèi)心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識應(yīng)用于實踐、進行創(chuàng)造的工具?！薄?/p>

下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。

(一)虛擬的概念

變化是絕對的，不變是相對的，哲學(xué)告訴我們要以發(fā)展的眼光看問題。同樣我們應(yīng)該以發(fā)展的眼光認(rèn)識“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，許多詞語在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個詞，我們熟知的含義是：在山中險要處設(shè)有防守的柵欄的據(jù)點，而現(xiàn)在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢發(fā)展了，主觀認(rèn)識也應(yīng)跟著發(fā)展。認(rèn)識新形勢中的新矛盾與新聯(lián)結(jié)?！?。

在《辭?！分?，“虛擬”的解釋是：不符合或不一定符合事實的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。這一釋義只是虛擬的語義學(xué)解釋，更傾向于應(yīng)用在計算機網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域，例如今天我們經(jīng)常提及的“虛擬社區(qū)”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個抽象的概念，與真實相對。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同。“虛擬，是人對世界、對象、活動、意義等的人化形式的構(gòu)建，這些人化形式主要是語言、符號、規(guī)則、數(shù)字等?！薄Ｗ屛覀兓氐缴瞎艜r期，那個時候語言、文字、數(shù)字還沒有發(fā)明，人們向他人表達(dá)自己的思想(主觀意識)是困難的。這時為了表述頭腦中的思想(主觀意識)，人們假設(shè)某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達(dá)的事物，并把這一假設(shè)規(guī)定下來成為一個范圍內(nèi)的共識，這樣被假設(shè)的圖形、聲音和要表述的主觀意識之間就形成了一對一的關(guān)系固定下來，也就形成了最初的文字和語言。打個比方來說，我們的祖先想表達(dá)“山”這個事物，他們假設(shè)用“”來表示它，并把這一假設(shè)告知一定范圍的人，這一范圍的人都應(yīng)用這一假設(shè)。這時最初的文字就產(chǎn)生了，而這樣一個“意識一假設(shè)一共識一文字(符號)”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語義學(xué)的哲學(xué)層面的含義。

從更深層次上講，“意識是人腦對外部客觀存在的反映，但這種反映不是客

觀對象直接進入人腦，只是客觀對象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對客觀現(xiàn)實的感性經(jīng)驗，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計劃、方案等等，反映事物的本質(zhì)與規(guī)律。這種反映是能動的虛擬。”。

據(jù)此，我把“虛擬”定義為：人類意識及其外在表現(xiàn)和實現(xiàn)它們的過程。

(二)電子文件的存在形式

在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過電子計算機系統(tǒng)進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件?！?。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”其中提到的磁帶、磁盤、光盤等是電子文件的存儲載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質(zhì)檔案時代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?

把電子文件和紙質(zhì)檔案作對比分析：紙質(zhì)檔案的信息載體是文字、圖形、數(shù)字等符號；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數(shù)字等符號外還包括視頻、圖像、語音等。紙質(zhì)檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質(zhì)檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時也需要一定的方式

計算機系統(tǒng)。

在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質(zhì)檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對應(yīng)，那誰來和紙質(zhì)檔案的紙張對應(yīng)呢?我認(rèn)為是電子文件的數(shù)字代碼。電子文件的數(shù)字代碼能夠運載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個過程中和信息載體(文字、圖形、數(shù)字、視頻、圖像、語音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質(zhì)。

故而，我認(rèn)為電子文件的存在形式是數(shù)字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數(shù)字代碼的容器――存儲載體。

(三)電子文件之完全虛擬

紙質(zhì)檔案是半虛擬的，因為其承載的信息載體(如：文字、圖形、數(shù)字等)都是符號，也就是人類意識的外在表現(xiàn)即上文中定義的虛擬，然而紙質(zhì)檔案的載體――紙張既不是人類的意識也不是其外在表現(xiàn)，更不是人類假設(shè)的，而是來源于物質(zhì)的，是一種實體而非虛擬。兩者的結(jié)合使紙質(zhì)檔案處于半虛擬的狀態(tài)。

篇3

1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分

在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

1.1概念區(qū)分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統(tǒng)一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進國外的相關(guān)理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因為含混的邏輯永遠(yuǎn)支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對不同階段所對應(yīng)的術(shù)語進行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實現(xiàn)，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進行思考與確認(rèn)。

2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進行預(yù)歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經(jīng)過兩個環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關(guān)的業(yè)務(wù)活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統(tǒng)也會顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因為電子文件一經(jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對預(yù)歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實質(zhì)上說，文件的捕獲對應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國國情，并參照廣東省黨政機關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實際情況與成功經(jīng)驗，可將“預(yù)歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。

2.3明晰邏輯起點

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權(quán)限開始的。實際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時將其進行預(yù)歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對其具有實際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初）就對電子文件進行前期的監(jiān)督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現(xiàn)實中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強調(diào)要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現(xiàn)實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現(xiàn)了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現(xiàn)。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現(xiàn)的尷尬。

3.1.2實踐中的不可行

InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對于我國的機關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對前端的業(yè)務(wù)部門進行管理；機關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對檔案館工作進行干預(yù)。因此，機關(guān)檔案室無法實現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作

機關(guān)檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機關(guān)管理和機關(guān)職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實踐經(jīng)驗與參考實例，促進數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對于機關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

3.2.3積極關(guān)注全過程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實性問題

電子檔案的真實性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。

4.1真實性的內(nèi)涵

在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構(gòu)業(yè)務(wù)活動；二是文件在形成之后的真實，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時的本來面貌。［14］對應(yīng)上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實性即文件所記錄的內(nèi)容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。

4.2真實性保障的內(nèi)在要求

我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對于文件的真實性及文件內(nèi)容真實性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因為這種不真實的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負(fù)責(zé)。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發(fā)，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。

4.3檔案部門對真實性的管理職責(zé)

總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護檔案真實性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責(zé)實際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現(xiàn)真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護電子檔案的原始性、真實性。

5電子檔案的長期保存問題

電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點，國內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內(nèi)外檔案學(xué)界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應(yīng)該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計算機技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實現(xiàn)的，檔案界則是通過對這些技術(shù)進行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機構(gòu)的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動的需要。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務(wù)。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質(zhì)檔案長期保存的管理職責(zé)具有相對獨立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對OAIS模型進行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)?；贠AIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構(gòu)活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對前端活動方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。

5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理

從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應(yīng)進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發(fā)展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)

在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數(shù)字化建設(shè)時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復(fù)勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現(xiàn)對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質(zhì)條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實際上，在社會生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會計檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發(fā)改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進展和成效?？梢?，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動開展主要方式的領(lǐng)域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩(wěn)定性要求，不具有真實性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對于這種真實性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現(xiàn)，從循序漸進的實踐中積累經(jīng)驗，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構(gòu)的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質(zhì)文件進行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當(dāng)電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應(yīng)對電子檔案實行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧?yīng)用是社會發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領(lǐng)域的合作，從實踐中積累經(jīng)驗，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

7結(jié)語

篇4

一、關(guān)于電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的概念和內(nèi)涵

電子文件可能是當(dāng)前檔案信息化工作中使用頻率、關(guān)注度最高的一個詞，對電子文件一詞的使用一般分兩種情況，一種是廣義的，也是使用最為廣泛的，在檔案部門、文書部門、信息化部門等領(lǐng)域普遍認(rèn)可的，其概念是通過計算機等電子設(shè)備產(chǎn)生、傳輸和使用的電子數(shù)據(jù)或記錄。廣義的電子文件涵蓋幾乎所有的產(chǎn)生途徑和數(shù)據(jù)類型，只要是電子形式的數(shù)據(jù)都可稱為電子文件。另外一種是狹義的，就是目前在相關(guān)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)中界定的電子文件。盡管在相關(guān)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)中對電子文件概念的表述還不完全一致，但是，我們認(rèn)為，嚴(yán)格意義上的電子文件應(yīng)當(dāng)具備四個方面的特征，一是通過計算機等電子設(shè)備產(chǎn)生、傳輸和使用，二是經(jīng)過特定流程產(chǎn)生和傳輸并具有規(guī)范體式，三是能夠發(fā)揮法定效用，四是通過一定的形式得到法律或行政認(rèn)可。

電子檔案一詞在國家頒布的規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)中出現(xiàn)較少，還沒有官方認(rèn)可的統(tǒng)一定義。參照紙質(zhì)文件與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，電子檔案也應(yīng)當(dāng)是由電子文件經(jīng)過歸檔、移交等流程轉(zhuǎn)化而來。盡快界定電子檔案的概念對于檔案部門做好電子文件歸檔和電子檔案的管理特別是長期保存工作非常緊迫和重要。對于電子檔案的內(nèi)涵，就目前的認(rèn)識水平，有幾點是明確的，一是電子檔案是由上述所說狹義的電子文件歸檔形成的，二是電子檔案應(yīng)當(dāng)包括元數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)以及必需的過程數(shù)據(jù)，并且通過一定的方式互相關(guān)聯(lián)，三是電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)進行真實、完整、可用方面的檢測，四是立檔單位向檔案館移交電子檔案應(yīng)當(dāng)履行法定程序。對于電子檔案的長期保存有些問題還未形成共識，一是對于形成時不符合格式要求的電子文件是否必須要轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式或通用格式，轉(zhuǎn)換后是否影響電子檔案的原始性與有效性；二是對于流式文件是否要轉(zhuǎn)換成版式文件作為檔案保存；三是各立檔單位的軟硬件環(huán)境是否要向檔案館移交；四是動態(tài)數(shù)據(jù)是否作為電子檔案保存。

數(shù)字檔案一詞使用也比較普遍，特別是各地在進行數(shù)字檔案館項目的立項和建設(shè)過程中，作為核心建設(shè)內(nèi)容的數(shù)字檔案資源建設(shè)，是數(shù)字檔案一詞得到較多使用的重要原因。目前比較一致的看法是，數(shù)字檔案是館藏數(shù)字信息的統(tǒng)稱，包括新接收的電子文件、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化形成的數(shù)字化檔案以及根據(jù)館藏需要收集的重要數(shù)字信息資料等。

二、關(guān)于檔案數(shù)字化的工作策略

檔案數(shù)字化工作是實現(xiàn)檔案信息化管理的必要途徑，從提高檔案利用的效率和確保檔案原件的安全角度出發(fā)，檔案數(shù)字化是每個檔案館、檔案室都需要做的基礎(chǔ)性工作。在開展數(shù)字化工作過程中應(yīng)當(dāng)把握下列幾個方面的原則。

完整性原則。應(yīng)當(dāng)有效保證檔案信息的完整性，一個案卷、一個專題或一個全宗的檔案應(yīng)當(dāng)全部進行數(shù)字化，不能視檔案信息內(nèi)容的重要程度、敏感程度等刪減數(shù)字化內(nèi)容，避免人為造成檔案信息不完整現(xiàn)象出現(xiàn)，給檔案管理和提供利用造成障礙。

目錄優(yōu)先原則。對于館藏量較大、基礎(chǔ)工作比較薄弱的單位，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，為開展全文數(shù)字化工作奠定基礎(chǔ)。要注重基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。檔案數(shù)字化是應(yīng)用計算機等相關(guān)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行高效管理，檔案數(shù)據(jù)的詳略、對錯決定著數(shù)字化工作的成敗。應(yīng)當(dāng)對檔案案卷進行準(zhǔn)確無誤的分類、著錄、整理、編頁，建立高質(zhì)量的案卷目錄和文件目錄，為數(shù)字化工作奠定堅實的基礎(chǔ)，從源頭上杜絕計算機管理的差錯。

最小干預(yù)原則。要注重維護檔案原貌，必須減少對原件可能造成的損害。應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化、縮微、仿真復(fù)制、鑒定整理等工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，盡可能不拆卷掃描，杜絕多次拆裝卷和重復(fù)掃描。

方便利用原則。數(shù)字化的主要目的是方便利用，同時保護原件。對已經(jīng)數(shù)字化的檔案，要及時鑒定，劃分公開范圍和控制使用范圍，并將無限制開放的檔案及時向社會開放，確?？梢怨_的數(shù)字化檔案向社會提供利用，使檔案數(shù)字化真正成為檔案信息資源開發(fā)利用的有力手段，而不僅僅作為檔案信息保存的另一種形式。

三、關(guān)于數(shù)字信息轉(zhuǎn)存膠片、縮微膠片數(shù)字化及其與紙質(zhì)檔案數(shù)字化的關(guān)系

將數(shù)字信息轉(zhuǎn)存縮微膠片是保證電子文件可靠性、長期保存的重要選項，也是電子文件安全備份的措施Z--。但是，數(shù)字信息轉(zhuǎn)存膠片的存檔機及其相配套的沖洗設(shè)備投資較大，對工作人員的操作也有必要的專業(yè)要求，因此，在省級以下檔案館及多數(shù)檔案室并不需要配備相關(guān)設(shè)備，可以委托省級以上檔案館或相關(guān)專業(yè)公司進行轉(zhuǎn)換。

縮微膠片數(shù)字化的目的是解決縮微膠片檢索速度慢、閱讀不方便的問題。已經(jīng)進行縮微拍攝的檔案，為避免重復(fù)拆卷、掃描對檔案原件造成的損害以及其他安全隱患，應(yīng)當(dāng)不再調(diào)用原件進行掃描，而利用縮微拷貝片或者母片進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。但是，對于有些檔案館早期拍攝的縮微膠片畫幅質(zhì)量不高、對案卷或文件進行有選擇性拍攝、案卷整理不規(guī)范等情況，如果采用縮微膠片進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，會出現(xiàn)數(shù)字圖像質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)要求、圖像與目錄掛接困難等問題，就應(yīng)直接調(diào)用紙質(zhì)檔案原件進行掃描數(shù)字化。

數(shù)字信息轉(zhuǎn)存膠片是一項著眼于檔案資料長期保存、安全備份的戰(zhàn)略性的技術(shù)手段，縮微膠片數(shù)字化是為了提高檔案復(fù)制件的利用效率，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的作用體現(xiàn)在三個方面，一是避免使用檔案原件，保護檔案原件，二是能夠提高檔案利用的效率以及查全率、查準(zhǔn)率，三是檔案資料安全備份的一種技術(shù)方法。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料保管、利用的不同要求以及自身的人員、技術(shù)、設(shè)備條件等，選擇相應(yīng)的技術(shù)方法。

四、關(guān)于電子文件中心、電子文件備份中心和數(shù)字檔案館三者的建設(shè)要求及其相互關(guān)系

在國家綜合檔案館建設(shè)電子文件中心的設(shè)想和要求是2005年開始在檔案部門提出的，2007年4月，為貫徹落實王剛同志有關(guān)電子文件管理工作的批示精神，國家檔案局在江蘇、安徽召開了“電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗交流會”，會議對全國檔案部門進行電子文件中心建設(shè)的任務(wù)和要求進行了全面部署。在2009年全國檔案局長館長會議上，電子文件中心作為各級國家綜合檔案館“五位一體”的“一位”，成為今后各級國家綜合檔案館的一項基本功能建設(shè)要求。對于電子文件中心的功能和建設(shè)要求，安徽省檔案局黃玉明副局長在《檔案學(xué)研究》2010年第2期刊發(fā)的《電子文件中心的定位與核心取向》一文中，已經(jīng)做了很好的、比較系統(tǒng)的闡述，這里不再贅述。

電子文件備份中心的名稱在各地檔案部門使用比較少，只是在個別地方檔案館，為了適應(yīng)當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)數(shù)據(jù)備份的要求，提出建立本地電子文件備份中心的項目需求。在2009年12月兩辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》文件中，明確提出了在各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)災(zāi)害備份的要求，建立本級電子文件備份中心或者異地備份庫的要求。這是從國家戰(zhàn)略高度，從電子文件的安全管理需要出發(fā)，國家賦予各級國家綜合檔案館在電子文件管理方面的一項新職能。電子文件備份中心建設(shè)應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞電子文件管理、國家災(zāi)害備份的要求，結(jié)合各地檔案館的特點，明確定位和功能要求，建立相應(yīng)制度，配備相關(guān)設(shè)備和人員。

數(shù)字檔案館概念從提出至今，經(jīng)歷了不斷認(rèn)識、不斷發(fā)展的過程。最近由國家檔案局制定的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，將數(shù)字檔案館定義為各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。應(yīng)該說，數(shù)字檔案館是檔案信息化成果的集中體現(xiàn)，包括電子文件接收與管理、檔案數(shù)字化、重要信息資源采集、數(shù)字檔案信息管理和、計算機輔助管理傳統(tǒng)載體檔案、庫房智能化管理等多項內(nèi)容。

篇5

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。