檔案的數(shù)字化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫(xiě)作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案的數(shù)字化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案　存儲(chǔ)設(shè)備　檔案管理　計(jì)算機(jī)　載體

認(rèn)清數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的差異性，有利于科學(xué)地開(kāi)展數(shù)字化檔案的管理工作。數(shù)字化檔案的管理除了需要開(kāi)展傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作外，還應(yīng)注重以下四項(xiàng)工作的開(kāi)展。一是介入電子文件的形成過(guò)程，使電子文件在設(shè)計(jì)、形成階段就體現(xiàn)出電子檔案管理功能；二是建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，各立檔單位應(yīng)歸檔的電子文件，可采用多種途徑進(jìn)入檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；三是實(shí)施數(shù)字化檔案長(zhǎng)期保存和有效可讀；四是做好數(shù)字化檔案的備份與恢復(fù)工作。紙質(zhì)檔案各管理環(huán)節(jié)絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數(shù)字化檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)都離不開(kāi)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，技術(shù)含量比較高。

一、數(shù)字化檔案管理概述

根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。在外國(guó)通常分為公共檔案和私人檔案。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、　合法基礎(chǔ)上進(jìn)行，　檔案所有者可向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、出售或寄存。

在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無(wú)疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強(qiáng)調(diào)的是如何使檔案載體延長(zhǎng)壽命，因?yàn)檩d體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，載體的保管和信息的保護(hù)同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問(wèn)題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應(yīng)的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、應(yīng)用系統(tǒng)和病毒等方面實(shí)施安全部署。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個(gè)方面：

（1）實(shí)體安全，是指保護(hù)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)、有害氣體和其他環(huán)境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。

（2）運(yùn)行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實(shí)現(xiàn)提供一套安全措施（如風(fēng)險(xiǎn)分析、審計(jì)跟蹤、備份與恢復(fù)、應(yīng)急措施），建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲(chǔ)和訪問(wèn)過(guò)程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識(shí)、控制和否認(rèn)，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有關(guān)的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的數(shù)字化載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝和遷移等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

數(shù)字化檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

數(shù)字化檔案的管理思路已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案的管理思路，其管理范圍已擴(kuò)展到電子文件的形成之初，電子信息的網(wǎng)絡(luò)化歸檔、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、鑒定、開(kāi)放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個(gè)生命周期的全過(guò)程。其管理手段將是把嚴(yán)格的人工管理制度與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效地結(jié)合起來(lái)，形成聯(lián)系造成的、具有即時(shí)校驗(yàn)、碎石糾錯(cuò)和及時(shí)　反饋的網(wǎng)絡(luò)化高效工作模式。

數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數(shù)字化存儲(chǔ)手段，如光盤(pán)、磁盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)設(shè)備，并根據(jù)需要將模擬與數(shù)字的存儲(chǔ)方式合理地結(jié)合起來(lái)，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數(shù)字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機(jī)械模式，網(wǎng)絡(luò)化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。

數(shù)字化檔案的管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的發(fā)展、完善和擴(kuò)充。數(shù)字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式。“目錄全文一體化管理”是將數(shù)字化檔案分門(mén)別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過(guò)電子原文關(guān)聯(lián)掛接、存取訪問(wèn)的現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案目錄信息與檔案內(nèi)容信息的一體化管理。

這種方案的提出是一個(gè)逆向思維的形成過(guò)程，即立足于檔案利用者的需求，結(jié)合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對(duì)數(shù)字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數(shù)字化檔案形成的全過(guò)程。

檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案的指導(dǎo)、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點(diǎn)投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過(guò)程中，將工作模式由“被動(dòng)接受”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)挑選”，將真正有價(jià)值的電子信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)需要的檔案資源。

數(shù)字化檔案的管理不同于傳統(tǒng)載體檔案的管理，但在實(shí)際當(dāng)中檔案館仍有實(shí)體備份。通常以檔案實(shí)體為對(duì)象，按照其形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，逐級(jí)分為多種類別。包括三級(jí)分類層次：國(guó)家檔案全宗的分類。是對(duì)國(guó)家全部檔案進(jìn)行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時(shí)期屬性、形成機(jī)關(guān)的級(jí)別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門(mén)屬性以及檔案制成材料屬性進(jìn)行劃分。此種分類是各級(jí)各類檔案館的設(shè)置以及國(guó)家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。

篇2

1 照片檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展，各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個(gè)體在撰寫(xiě)史志、社會(huì)宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要，勢(shì)必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會(huì)化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價(jià)值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門(mén)管理的意愿，并且無(wú)法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片，因此，檔案館只能夠通過(guò)翻拍的方式來(lái)收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對(duì)照片保管不妥善，極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來(lái)麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門(mén)。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對(duì)保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無(wú)論是黑白照片，還是彩色照片，均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來(lái)，其所發(fā)揮的作用也會(huì)受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn)，而且保存與復(fù)制過(guò)程中不會(huì)存在變質(zhì)、褪色等問(wèn)題。同時(shí)，在照片修復(fù)上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理，使得圖片達(dá)到較好的效果。

第三，電子化管理實(shí)行后，照片檔案的利用會(huì)變得更加靈活便捷。人們?cè)诓殚喓褪褂谜掌瑱n案時(shí)，并不一定按內(nèi)容一對(duì)一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來(lái)許多麻煩。同時(shí)，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時(shí)使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對(duì)照片檔案的利用可通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時(shí)間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時(shí)使用、調(diào)看同一張照片而不必動(dòng)用原件，還可通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

近幾年，隨著國(guó)家社會(huì)的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實(shí)施的過(guò)程中會(huì)有章可循，相對(duì)規(guī)范，但對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理相對(duì)而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國(guó)內(nèi)雖然早已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個(gè)規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對(duì)于新興的數(shù)碼照片檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直沒(méi)有制定出一套相對(duì)完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。直至2014年，國(guó)家出臺(tái)了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級(jí)單位在照片檔案電子化管理工作中，開(kāi)始執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，但由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對(duì)照片檔案的電子化管理意識(shí)還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過(guò)程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級(jí)管理部門(mén)仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況，制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則，如對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實(shí)際上，很多單位對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無(wú)章可循、無(wú)序的工作狀態(tài)，這對(duì)照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對(duì)比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無(wú)底片、不用沖洗的特點(diǎn)，無(wú)需產(chǎn)生購(gòu)買膠卷和沖洗的費(fèi)用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價(jià)值，而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高，甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對(duì)象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。

與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時(shí)，更遑論做到及時(shí)的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時(shí)既要鑒定篩選，又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤(pán)、編寫(xiě)文字說(shuō)明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對(duì)這些照片進(jìn)行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

2.3 安全隱患嚴(yán)重

數(shù)碼照片的存儲(chǔ)依賴于電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來(lái)了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，數(shù)碼照片有可能就會(huì)丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險(xiǎn)性，這會(huì)造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度

數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門(mén)的需要來(lái)制定一套與當(dāng)前部門(mén)現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項(xiàng)指標(biāo)要求，即對(duì)數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門(mén)制作歸檔照片著錄卡片，對(duì)每張照片進(jìn)行逐張編號(hào)并按照編號(hào)逐張進(jìn)行錄入說(shuō)明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對(duì)拍攝影像進(jìn)行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問(wèn)題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制

歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時(shí)，首先要打開(kāi)數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查，通過(guò)讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過(guò)編輯，如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外，對(duì)于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒(méi)有代表性、畫(huà)面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價(jià)值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對(duì)活動(dòng)又具有表現(xiàn)力的、有重要價(jià)值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)

各檔案館（室）對(duì)歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理，要加強(qiáng)對(duì)照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計(jì)算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤(pán)一式兩份，進(jìn)行脫機(jī)保存，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，數(shù)字光盤(pán)的儲(chǔ)存和利用方便，通用性較強(qiáng)，容量較大；二是移動(dòng)硬盤(pán)，選用存儲(chǔ)容量為500-1000 GB容量的，要注意移動(dòng)硬盤(pán)的存放環(huán)境，避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價(jià)值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時(shí)就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔，方便臨時(shí)使用時(shí)閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數(shù)字光盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)儲(chǔ)存的數(shù)碼照片資料，都有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，光盤(pán)和硬盤(pán)都可能因?yàn)榛覊m、光照、使用過(guò)頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲(chǔ)內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描，把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過(guò)來(lái)。

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一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門(mén)分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門(mén)可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門(mén)將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門(mén)跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

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關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案 安全管理 應(yīng)用 措施

中圖分類號(hào)：TP309 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2014）02-0196-02

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，各種電子技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，使得我們的工作以及生活方式都發(fā)生了很大的改變。各種工作的發(fā)展都逐漸傾向于智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理也是這場(chǎng)變革中的一部分。企業(yè)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)都是紙質(zhì)的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯(cuò)。隨著數(shù)字化檔案在企業(yè)管理過(guò)程中的逐漸普及，數(shù)字化檔案的應(yīng)用和管理也成為企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。在數(shù)字化檔案的歸檔、管理以及應(yīng)用中，其安全性是一個(gè)十分關(guān)鍵的問(wèn)題。本文淺述企業(yè)的數(shù)字化檔案在安全應(yīng)用方面存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

1 企業(yè)數(shù)字化檔案在應(yīng)用管理中存在的安全問(wèn)題

數(shù)字化檔案指的是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行改進(jìn)，形成的一種電子檔案，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存、共享。在企業(yè)數(shù)字檔案的應(yīng)用中存在的安全問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。

（1）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題指的是數(shù)字檔案的各種網(wǎng)絡(luò)載體，即物理設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的安全問(wèn)題，這種安全問(wèn)題包括很多方面，比如網(wǎng)絡(luò)布線、連接、局域網(wǎng)的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇等都有可能會(huì)帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。這種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是企業(yè)數(shù)字化檔案管理中比較常見(jiàn)的問(wèn)題，一般是通過(guò)設(shè)置防火墻以及權(quán)限、采用可靠的硬件設(shè)備等措施來(lái)對(duì)數(shù)字檔案管理和應(yīng)用過(guò)程中潛在的危險(xiǎn)進(jìn)行控制。網(wǎng)絡(luò)安全是整個(gè)數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵，也是重要的基礎(chǔ)，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中占有十分重要的地位。

（2）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題指的是各種數(shù)字檔案中包含的信息數(shù)據(jù)的安全。包括很多方面，比如數(shù)字檔案的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份、格式的轉(zhuǎn)換、電子文件的保管等，各種數(shù)字檔案的收集、整理、應(yīng)用以及管理的過(guò)程中，為了防止數(shù)據(jù)在這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化失效從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，應(yīng)該要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的管理。數(shù)字化檔案面臨的一個(gè)十分重要的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題也是企業(yè)數(shù)字檔案管理中應(yīng)該要加強(qiáng)的一個(gè)方面。在數(shù)字檔案應(yīng)用管理中，操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理主要是取決于各種軟件的穩(wěn)定性以及安全性，但是在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中也要考慮上述兩個(gè)方面的安全性，首先要考慮到操作系統(tǒng)的種類，當(dāng)前數(shù)字檔案的應(yīng)用和管理中常用的系統(tǒng)一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際的選擇過(guò)程中應(yīng)該要根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行實(shí)際的選擇，為數(shù)字檔案的安全應(yīng)用提供基礎(chǔ)的保障。

（3）在數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全問(wèn)題。數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全主要是在檔案應(yīng)用過(guò)程中潛在的一些安全問(wèn)題，是在實(shí)際操作中應(yīng)該考慮的重要問(wèn)題之一。這方面是否安全主要是取決于企業(yè)的檔案管理部門(mén)所采用的具體的應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)于用戶模型的定義規(guī)則。數(shù)字檔案的管理信息系統(tǒng)中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統(tǒng)一般會(huì)將用戶分成幾類，不同種類的用戶對(duì)于數(shù)字檔案信息的查詢應(yīng)用等有一定的權(quán)限，為了控制數(shù)字檔案的應(yīng)用安全問(wèn)題，需要對(duì)信息系統(tǒng)中的各個(gè)功能模塊都要進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)置操作，也要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分層管理。以保證數(shù)字檔案在應(yīng)用過(guò)程中的安全性。

2 企業(yè)數(shù)字化檔案安全應(yīng)用管理措施

（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制是保障企業(yè)數(shù)字檔案安全應(yīng)用管理的一個(gè)重要措施，加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)，對(duì)于系統(tǒng)外部的各種不安全的因素可以進(jìn)行有效的防范，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)安全環(huán)境的過(guò)程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設(shè)置、身份權(quán)限設(shè)置等。

1）加強(qiáng)防火墻的設(shè)置。防火墻設(shè)置是安全管理的重要措施。防火墻本身對(duì)于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中加強(qiáng)防火墻的設(shè)置，可以限制一些沒(méi)有被授權(quán)的未知用戶的進(jìn)入，防止外部的侵害者對(duì)檔案信息系統(tǒng)的入侵，為監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)完全提供更加便捷的服務(wù)。防火墻設(shè)置也是當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理中常用的措施，如果有的企業(yè)數(shù)字化檔案室需要服務(wù)器來(lái)指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認(rèn)證來(lái)進(jìn)行限制，除去那些已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)證的用戶，外來(lái)的用戶想要進(jìn)入系統(tǒng)中時(shí)都要經(jīng)過(guò)防火墻的過(guò)濾，可以對(duì)一些可以的數(shù)據(jù)包、外來(lái)的用戶等進(jìn)行抵制，保護(hù)數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全。

2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理的硬件設(shè)備以及軟件的管理。在硬件以及軟件的管理中應(yīng)該要采取重要的科學(xué)的管理策略。在企業(yè)數(shù)字檔案的管理中，應(yīng)該要根據(jù)檔案的安全級(jí)別來(lái)確定具體的管理程序，確定相應(yīng)的管理保護(hù)范圍，制定機(jī)房的管理制度，對(duì)于那些安全等級(jí)要求比較高的檔案系統(tǒng)要進(jìn)行分區(qū)控制，同時(shí)要限制工作人員出入機(jī)房，可以采取許可證方式進(jìn)行出入管理。要確定各種軟件以及硬件管理的責(zé)任制度，保證具體的管理項(xiàng)目能夠落實(shí)到具體的人身上，各司其責(zé)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的安全管理。

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摘要：如今許多數(shù)字技術(shù)出現(xiàn)，呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，奠定了檔案數(shù)字化的基礎(chǔ),而照片檔案在檔案中占據(jù)著重要地位，因此，對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理具有一定意義。

關(guān)鍵詞 ：數(shù)字技術(shù) 照片檔案 數(shù)字化管理

檔案能夠真實(shí)記錄實(shí)踐活動(dòng)和作為信息的載體。為克服傳統(tǒng)照片中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)不斷提高現(xiàn)代化管理水平以及照片檔案管理質(zhì)量，在保證照片管理同時(shí)盡可能優(yōu)化數(shù)字化管理。

一、照片檔案數(shù)字化管理的基本概述

照片檔案實(shí)際上是具有一定保存價(jià)值的利用光感材料和影響為主體的能夠切實(shí)反映歷史的記錄。一般的照片檔案主要包括照片、底片和文字。照片是通過(guò)底片構(gòu)成的，在選擇數(shù)字化管理對(duì)象的時(shí)候，是把掃描對(duì)象還是底片作為數(shù)字化管理對(duì)象成為數(shù)字化管理首要問(wèn)題。在進(jìn)行數(shù)字化照片檔案管理的時(shí)候包括兩種主要方式，數(shù)碼相機(jī)翻拍錄入以及掃描儀掃描輸入。在選擇照片保存格式的時(shí)候，具有很多種類，例如，JPEG、BMP等，為了可以永久的保存照片，可以刻錄具有一定自動(dòng)播放和查詢功能的光盤(pán)，建立說(shuō)明文件方便于以后的管理。

二、照片檔案數(shù)字化管理的步驟

1.妥善整理好原有的照片檔案

（1）重新對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)。以件為基本單位，依據(jù)年度進(jìn)行編號(hào)，盡可能把對(duì)應(yīng)的照片和底片使用相同的編號(hào)，如果它們因損壞或者褪色沒(méi)有相應(yīng)的利用價(jià)值，應(yīng)該剔除。對(duì)于具有相同場(chǎng)景的很多照片，適當(dāng)選擇主要的進(jìn)行歸檔。對(duì)于處于同一活動(dòng)或者事件的照片依據(jù)照片的內(nèi)容進(jìn)行排列，保證管理期限，能夠以適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)入冊(cè)。

（2）對(duì)照片卷內(nèi)目錄進(jìn)行正確編制。依據(jù)國(guó)家相關(guān)保準(zhǔn)，歸檔照片的時(shí)候需要確保具有齊全的照片、底片以及說(shuō)明，照片應(yīng)該與底片相符合，并且對(duì)于照片具有明確規(guī)范需求，文字說(shuō)明主要包括時(shí)間、人物、地點(diǎn)、事件、背景以及攝影者。為了能夠從根本上對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，需要在保證具有原來(lái)照片面貌的前提下，對(duì)照片卷內(nèi)目錄進(jìn)行正確編制，保證具有完整、齊全的照片檔案。

（3）實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化處理。掃描輸入傳統(tǒng)照片進(jìn)行存儲(chǔ)。可以利用數(shù)碼相機(jī)或者掃描儀來(lái)對(duì)傳統(tǒng)底片和照片進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，然后適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)到計(jì)算機(jī)中。在掃描照片的時(shí)候，需要設(shè)置好相關(guān)參數(shù)，例如，色彩位置、分辨率等，一般來(lái)說(shuō)分辨率都是30 0 dpi。掃描之后一般利用TIFF和JPEG格式進(jìn)行儲(chǔ)存。如果是比較重要的照片，建議是圓通TIGG格式。

2.對(duì)照片進(jìn)行相應(yīng)的圖像處理

對(duì)于已經(jīng)輸入的照片合理的存儲(chǔ)為JPEG的形式，在不會(huì)失真的前提下利用Photoshop軟件進(jìn)行一定的處理，例如，銳化、校色，以此合理修飾老照片的瑕疵。一般情況下，利用自動(dòng)對(duì)比度以及自動(dòng)色階的調(diào)整就可以很好的提高照片質(zhì)量。

3.完成照片檔案的數(shù)字化管理

數(shù)字化管理照片檔案的重點(diǎn)就是數(shù)據(jù)錄入，建立數(shù)據(jù)庫(kù)屬于長(zhǎng)時(shí)間、工作量大并且很細(xì)致的工作，需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)以及實(shí)際操作能力，保證數(shù)據(jù)錄入具有一定安全性、準(zhǔn)確性以及時(shí)效性，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)給利用照片檔案帶來(lái)一定發(fā)展，為檢索照片提供了很大方便，只有輸入相關(guān)要求，才能夠精確的進(jìn)行查詢，還可以在一定程度上保障安全性。

三、照片檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化

1.增強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)意識(shí)

照片因材質(zhì)和特性不同，保護(hù)及存儲(chǔ)需求也不同。一般來(lái)說(shuō)，主要的照片檔案材料就是片基和乳劑膜。因此，對(duì)于數(shù)字化檔案管理就有更加嚴(yán)格的要求和規(guī)范，充分分析制成照片的實(shí)際材料，可以盡可能保證具有一定的完整性，對(duì)于修復(fù)破損照片具有一定意義。

2.落實(shí)與提升行政監(jiān)管的職能，制定有效制度

針對(duì)照片檔案數(shù)字化管理所出現(xiàn)的問(wèn)題，國(guó)家相關(guān)部門(mén)需要依據(jù)檔案法的的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不斷落實(shí)政策，嚴(yán)格處分在管理照片檔案的時(shí)候出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤的人員，達(dá)到警示的作用，避免出現(xiàn)損壞、分散以及流失照片的問(wèn)題，帶動(dòng)數(shù)字化管理的發(fā)展。

3.做好照片檔案的收集歸檔與鑒定方面的工作

需要定期對(duì)檔案照片進(jìn)行歸檔和鑒定，例如，檢查照片圖片的質(zhì)量、清晰度以及數(shù)字化格式等，上述幾方面對(duì)于照片檔案具有一定價(jià)值，不管是什么方面出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)造成很大影響，導(dǎo)致照片失去原有的價(jià)值。

總而言之，對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠保證可以長(zhǎng)久的存儲(chǔ)照片檔案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便與使用人員查詢照片檔案，能夠最大限度降低成本。在照片檔案數(shù)字化管理的時(shí)候，合理的實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的項(xiàng)目，需要進(jìn)行充分分析和研究。

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