檔案管理準則精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理準則，期待它們能激發您的靈感。

篇1

本標準規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規范化程序與管理規則。

本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發利用提供依據。

國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規范

GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構

DA/T 1―2000檔案工作基本術語

DA/T 18―1999檔案著錄規則

DA/T 22―2000歸檔文件整理規則

國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法

3術語和定義

DA/T 1-2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。

3．1 電子郵件electronic mail

由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統經由計算機網絡發送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。

電子郵件可在一機構內部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。

3．2 公務電子郵件electronic mail document

國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中產生的經由電子郵件系統傳輸的電子郵件。

3．3 公務電子郵件系統electronic mail document sys-tem

用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統。3．4 電子文件管理系統electronic records managementsystem

為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統。

4總則

4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

4．3應明確規定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求，保證歸檔公務電子郵件的質量。

4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。

4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關人員的崗位責任。

4．6機構內設置的公共郵箱(機構內對個人開放的郵箱，郵箱內設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發送疑問或者關于執行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內的人員才能使用的郵箱)必須說明創建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關責任人。

4．7系統管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。

4．8各單位系統管理人員應為使用公務電子郵件系統的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。

5公務電子郵件的撰寫與傳遞

5．1公務電子郵件標題、正文內容的撰寫以及署名規則參照相關紙質公文規定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質量。

5．2各單位應在公務電子郵件系統的公務信箱中發送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經發出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。

5．3公務電子郵件應使用專網和專門的郵件服務系統進行發送和接收，并對發送的郵件進行加密處理，同時應對網絡環境、服務器、工作站進行安全性驗證。

5．4在發送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據電子郵件的密級和發送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。

5．5各單位系統管理人員或有關人員應保存經由公務電子郵件系統傳送的所有電子郵件收發記錄，作為指導、監督歸檔的依據(公務電子郵件發文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。

公務電子郵件收發記錄應當歸檔，只有授權人員方可查詢。

5．6使用公務電子郵件系統的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發現病毒，應立即通知系統管理人員。

5．7公務電子郵件收發日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。

6公務電子郵件的鑒定與歸檔

6．1鑒定歸檔責任歸屬

6．1．1對外發送的郵件由發送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。

6．1．2內部電子郵件應由郵件的發送者或郵件討論的發起者進行鑒定歸檔。

6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。

6．2鑒定內容

6．2．1應根據電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發的電子郵件應視為公務電子郵件。

6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規定執行。

6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發的，檢查公務電子郵件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與收發時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術手段，檢查公務電子郵件的內容信息、背景信息、結構信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等。

6．3歸檔范圍

6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。

6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：

a)郵件發送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；

b)發送、接收郵件的時間；

c)郵件密級；

d)郵件的題名；

e)郵件正文、附件；

f)郵件收發日志；

g)發送、接收郵件的軟件名和版本號。

6．4歸檔要求

6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內。

6．4．2發送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質文件，將打印輸出存檔到紙質文件管理系統中。

6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為本標準規定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序一并歸檔。

6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。

6．4．5經加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。

7歸檔公務電子郵件的整理

7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規定的要求進行。

7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規則應與電子文件編號規則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯系。

7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。

7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關規定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內容包括：

a)說明文件，對存儲載體內文件及軟硬件環境進行描述。

b)類目表文件，說明載體內文件分類信息。

c)著錄文件，存放有關文件的目錄信息。

d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。

7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：

a)載體編號；

b)立檔單位名稱；

c)類別(或主題)；

d)郵件起止日期；

e)轉存日期；

0密級；

s)文本(正本或備份)；

h)操作環境(硬件或軟件)；

i)存儲介質的生產日期；

j)保管期限。

8公務電子郵件的移交與接收

8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。

8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉換成紙質形式或者縮微形式一并保存后移交。

9公務電子郵件的保管

9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關規定。

篇2

當前，由于低碳經濟理念才剛出現不久，這使得我國建立的檔案管理保障體系中沒有涵蓋這一理念，所以也沒有建立專門的環境檔案管理準則、標準，在已經建立的制度和相關法律法規中也很少涉及環境問題，有關環境檔案信息和管理體系的制度規范也不完善。這一情況使得我國檔案發展受到了較大的阻礙，檔案信息的交流局限在一個較小的范圍，不僅使得我國的環境檔案管理工作無法緊跟時代需求，還導致我國的環保工作很難取得較好的效果，無法實現國際交流與合作，致使我國的環境保護工作很難被國際認同，也很難達到國際水平，在一些環保機構和發達國家看來，我國仍處于一種污染避難所的現狀；二是沒有建立健全完善的環境檔案管理操作體系與支撐體系。

現階段，我國對環境檔案管理要素的認識仍不夠全面，所以也就缺乏與之相關的原則與準則。使得我國各地之間對于環境檔案信息披露內容的范圍、程度以及形式方面均存在差異，缺乏統一有效的規范，大部分企業在處理環境檔案信息都存在高調面對、低調處理的情況，通過這樣的方式來盡量降低披露出的環境檔案信息對企業自身所造成的不利影響，從而致使環境檔案信息的真實性、可靠性缺乏保障。

2、低碳經濟背景下的環境檔案管理要求

2.1建立健全完善的環境檔案管理保障體系

當前，我國現行的檔案管理工作規范以及檔案法律法規中都缺乏環境方面的內容，所以，為了符合低碳經濟背景下對檔案管理工作的要求，應結合我國檔案的實際發展情況，修改檔案管理方面的法律法規和工作規范，環境方面的內容納入其中，通過法律法規來明確保障環境檔案管理地位與作用，從而為建立健全完善的環境檔案管理保障體系奠定堅實的基礎。除此之外，還應不斷完善環境法規保障體系和環境保護相關政策，并以此建立科學的生態環境評價體系。

2.2建立健全完善的環境檔案管理操作體系

當前，我國現行的檔案管理操作體系明顯不適應低碳經濟背景下的環境檔案管理要求。因此，國家檔案管理部門必須革新檔案管理操作體系，通過借鑒國外先進經驗，結合我國檔案管理現狀，圍繞低碳經濟背景下對環境檔案管理的要求，構建一個新的健全完善的環境檔案管理操作體系。通過這個新的健全完善的環境檔案管理操作體系，來指導和規范環境檔案管理工作，同時針對環境檔案信息披露狀況，建立有效的監督體系并制定嚴格的審核機制，以此監督和審核環境檔案信息的真實性、可靠性、合法性、全面性。

2.3創新齊抓共管體系

建立的環境檔案管理制度要想得到具體落實和執行離不開政府部門的監督指導。因此，政府相關部門應通力合作，針對環境檔案管理情況制定一系列相關制度、準則、標準，以此為環境檔案管理工作的順利進行與完成提供可靠的保障。此外，政府各部門還應根據建立的環境檔案管理制度出臺相應的規章和措施，對環境檔案信息披露作出基礎規定，制定嚴格的懲罰措施，一旦發現有違反環境檔案管理的行為按照制定的懲罰措施嚴懲不貸，以此使得環境檔案管理實現制度化、科學化和規范化。

3、環境檔案管理未來發展趨勢

低碳經濟背景下的環境檔案管理未來發展趨勢必然是全面實現電子化信息化。實現電子化信息化的環境檔案管理，不僅有助于提高檔案管理工作質量與效率，還有助于提高企業的檔案管理水平，同時亦是時展的必然結果。環境檔案管理工作只有電子化信息化才能更好的符合低碳經濟背景下的發展需求。而環境檔案管理電子化信息化的核心就是電子文件歸檔，相較于傳統紙質文件歸檔，電子歸檔具有存儲查閱方便、不會出現檔案資料破損情況且檔案信息安全性高的特點，在電子歸檔中確保檔案信息真實、完整、安全非常重要。環境檔案管理工作電子化信息化避免了傳統紙質檔案中容易發生的問題，還提高了環境檔案的利用價值和安全性，真正實現了環境檔案信息資源共享，使得我國環境檔案管理與國際接軌。可以預見的是，隨著電子化信息化的全面普及和飛速發展，實現環境檔案管理電子化信息化是檔案管理未來發展的必然趨勢。

4、結語

篇3

[關鍵詞]財務檔案；管理；問題；措施

一、前言

財務檔案管理是財務工作的重點，因為它真實記錄并反映了企業單位發生的經濟業務。財務檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業經濟效益，但是在實際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財務管理的質量。因此，認識到財務檔案保管工作的重要性，并且加強財務檔案保管是很有必要的。

二、財務檔案的內容

一般而言，財務檔案是指會計憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會計賬簿（如明細賬、總賬、日記賬等）和財務報告（如月度財務報表、年度財務報表）等，真實地反映并記錄了企業發生的經濟業務，同時也為單位加強經營管理提供了重要參考依據。

三、當前財務檔案管理存在的問題

近年來，財務檔案管理工作取得了顯著發展，但是也頻頻出現問題。當前財務管理存在的問題主要有：

1.財務檔案保管不規范

2.會計檔案立卷不規范

四、加強財務檔案管理的措施

從當前財務管理工作存在的問題，同時聯系檔案管理工作的性質，筆者認為可以從以下幾個方面來加強對單位財務檔案管理，從而可以真正發揮檔案管理在單位中的作用。

1.提高領導者法律法規的意識

很多領導者都認為財務工作在單位中扮演著重要的角色，在實際工作中，就應該從單位和員工的根本利益出發，嚴格按照會計準則的標準聘用財務人員。選用高素質和高業務能力的財會人員，就會嚴格遵守法律法規，在實際工作中就會真實地反映出發生的經濟業務，從而確保了財務檔案的準確性。

要想確保財務檔案信息的真實性和可靠性，提高領導者法律法規的意識是很有必要的。要讓領導者認識到財務檔案質量的重要性，在領導者正式上崗前加強培訓，而且培訓的內容應該包括會計準則、會計法規等，從而讓領導者樹立起相關的法律法規意識。在單位的財務管理工作中，堅決不任人唯親，堅決不舞弊，而且財務工作人員的變換都要報經上級部門的批準。若領導者更換時，重新按照相關的制度實行，這樣就可以從根本上確保財務檔案的真實性和準確性。

2.提高財務工作人員的法律法規意識

一個單位的財務工作人員僅僅具備較強的業務工作能力是不夠的，還需要具備強烈的責任感和法律法規意識，在實際工作中嚴格遵守會計準則及相關的會計制度，從而將發生的經濟業務真實且準確地反映在財務檔案中。而且在工作中，不以領導者的愛好為標準，嚴格遵守《會計法》及國家制定的相關會計法規，加強對原始憑證的審核，始終堅持客觀和公正的工作態度，辨別發生的經濟業務是否真實、是否合法，從而確保記錄的會計信息具有真實性和可靠性。敢于對不合法的原始憑證拒絕受理，并及時向單位負責人報告。同時要按照法律要求在銀行設立企業專用賬戶，不設立“小金庫”，以審核過的會計憑證來登陸會計賬簿。除此以外，財務會計報告要嚴格遵守按照審核過的會計信息編制，真正地實現財務檔案的真實性。

3.財務檔案管理人員要培養自己的責任感

在對財務檔案進行管理的過程中，要嚴格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機構進行統一保管，這時檔案管理人員也要嚴格按照會計準則要求，認真接收財務檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應該根據實際情況提供使用和銷毀。因此，財務人員具備強烈的責任感、高度的服務意識和無私奉獻的精神是很重要的。除此以外，單位領導者還要定期對檔案管理人員加強培訓，不斷提高業務工作能力，從而更好地完成新時期的會計檔案管理工作。

4.完善財務檔案管理制度

依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。？

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理，將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。？

結束語

財務檔案管理工作在單位管理工作中，占據著重要的地位和作用，財務檔案保管工作能否做好，會直接影響到單位的財務管理質量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。

參考文獻：

[1]《會計檔案管理辦法》.

篇4

【摘要】文章分析了當前藥檢檔案管理工作存在的一些問題，并提出了一些對策，以求發揮檔案信息資源的基礎，以求更好地為藥檢工作服務。

【關鍵詞】檔案管理藥檢

藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1藥檢檔案的基本內涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。

2.5檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

3.3注重信息化建設。現代信息技術和互聯網技術為檔案開發利用提供了很多新的手段。為此，應以藥監系統信息化建設、政務信息公開為核心，以實驗室資質認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創造條件購置必要的現代化設施、建立本單位的檔案目錄數據庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化，使藥檢檔案發揮最大效益。

篇5

一般而言，完善的水利檔案管理制度必須包括以下幾個方面：

1.檔案室的管理需要和限制

對于檔案室應當做到，始終保持檔案室的整潔和衛生狀況，防止因為火災，潮濕，塵土，強光照射，高溫，蟲害和鼠患以及盜竊等形成的對檔案原件的損壞。檔案室內部應當嚴格禁止對于其他物件的存放，做到一室一用。同時，管理人員要注意出入時要將檔案室的電子設備全部關閉，同時注意關門落鎖。

2.檔案室的檔案保密準則

如果工作人員要進入檔案室，必須攜帶相關的證件和身份資格證明，通過審查后，到指定的鑰匙存放地點取出要查閱的檔案所在檔案室的鑰匙；如果是內部文件，必須出示上級批注以及該工作與檔案的密切關系證明。

3.檔案室的借閱準則

一般情況下，檔案室的資料查閱要在管理人員的監督下進行，只能閱讀有批準資格的檔案部分，不得外借。不準對任何檔案進行毀損和復制。如有需要將檔案外帶或復制，必須經過上級批準。

4.檔案的鑒定和銷毀

工作人員應當根據相關準則和規章制度，定期對檔案進行鑒定，如發現過期檔案應該按時進行登記造冊，向上級打銷毀報告，批準后進行銷毀。毀損過程仍然要注意確保保密，不使檔案外泄。這樣完善的檔案管理制度，能夠保證社會主義新農村的水務建設時時刻刻有據可查，且所查內容真實可信，工作內容不會泄漏。這對水務檔案的管理人員提出了比較高的要求：首先，管理人員應當意識到農村水務檔案管理對于村民生活的密切關系和重要作用，強化保密意識和服務意識。更新觀念，從而實現水務檔案管理的多層次管理和制度的嚴格遵守。其次，要對管理人員的綜合素質和專業技巧進行培訓，保證其能夠對檔案進行定期審查和養護。同時充分提高其對信息的駕馭能力和道德意識，從而防止監守自盜的情況發生。

二、水務檔案管理與其它技術部門的密切配合是建設社會主義新農村的保障

水務檔案管理是對社會主義新農村的水利建設的準備和改進工作的支持，其和工程管理部門，其他技術人員，甚至是上級部門的配合程度都會極大的影響水利工程的正常運行。因此，應當從以下角度加強水務管理部門和他人的配合工作：

1.水務檔案管理部門與工程管理部門的配合

水利工程屬于社會主義新農村建設工程的一種，因此水務檔案管理部門應當服從于工程管理部門。在工程計劃開始施行之后，確定本檔案管理部門的的管理范圍和歸檔標準。在工程的圖紙完善和審查時積極參與，從檔案管理的角度提出對專業資料格式和內容的具體意見，做好保障工作。工程預驗收的時候，檔案室的管理人員應當參與進去，通過信息審核系統，查看文件材料數據的真實性，工程項目的完善性，資料整理的規范性，從而確保各單位竣工檔案的編制合理合格，施工職責劃分明確。檢出過程中發現的問題，檔案管理人員應當立即向工程管理部門匯報，要求按照標準進行整改，以便整體工程的歸檔能夠達到預期要求。

2.水務檔案管理部門與技術部門的配合

在一個完善的水利工程中，檔案人員主要負責歸檔的制度制定和審核，而技術人員則是形成該檔案的中堅力量。水利工程的特殊性導致其檔案的形成過程中需要大量技術人員的參與，檔案內容包括了較多的專業名詞，對于不熟悉該項目的人來講往往難以理解，更難審核。因此，檔案管理人員要充分學習水利工程的基礎知識，在審核過程中通過對技術人員的詢問確保理解的正確性和審查的規范性不因專業難度而受到影響。對于技術人員來說，往往對于檔案的格式不甚了解，則應該配合檔案管理人員的要求，保證水利工程檔案的完整和準確。

3.水務檔案管理部門與建設單位的配合

檔案工作人員的任務之一就是擬定檔案的建立標準和管理規范。這一點必須與建設單位的要求相互配合，幫助其一起制定技術文件的編制要求，爭取做到不重不漏，相互依仗。保證檔案管理符合水務建設單位的后期要求。同時這也可以確保檔案的規范制定和后期審核符合建設單位的基本情況。

4.水務檔案管理部門與上級部門的配合

在稅務檔案管理過程中，往往需要進行多方面的協調，這離不開上級部門的支持。只有遇到問題及時向上級部門進行反應，在可控范圍內對問題進行解決，防止其最終影響整個工程的完工。同時，一些新出臺的規章制度和管理內容都需要上級部門及時反饋給水務檔案管理部門對其進行更新和完善。因此，主動爭取上級部門的支持對水務檔案管理部門極為重要。

三、水務檔案管理的創新意識是提高社會主義新農村水利工程建設效率的基礎

當今信息技術的進一步發展對于水務檔案管理的創新提出了新的要求。如何充分利用信息化技術，建立完善的檔案信息庫，是當今社會主義新農村建設的重要內容。主要包括以下三個方面：

1.加強信息的硬件基礎建設和軟件使用

必要的硬件基礎設施是現代化檔案建設過程中不可或缺的部分，如何保證資金利用的合理性，設備使用的正確性，軟件購買的高效性以及后期培訓的必要性，是水務檔案管理的新的內容。

2.加強水務檔案數據庫的建設

為了將水務信息進行更好的分析和共享，需要建立數據庫。首先要對檔案室中的檔案進行數字化，通過掃描技術等實現從紙質檔案到電子檔案的轉化。通過數據結構的建立和完善，保證信息的查詢和分享愈發便利。

3.培養新型檔案管理人才

現代化的檔案管理和創新意識需要高素質高能力的檔案管理人才。通過對其的業務知識培訓和基本信息技術的使用培訓，才能充分應對水務檔案管理過程中出現的信息化要求。

四、結論