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        城建檔案管理精選(五篇)

        發布時間:2023-09-24 15:31:44

        序言:作為思想的載體和知識的探索者,寫作是一種獨特的藝術,我們為您準備了不同風格的5篇城建檔案管理,期待它們能激發您的靈感。

        城建檔案管理

        篇1

        (一)檔案利用率較低,并且可利用的范圍較為狹窄

        許多人對于城建檔案的基本功能都未必知曉,城建檔案在較小城市的利用率則不高。耗費了大量人力物力的城建檔案并沒有為公民提供太多的使用價值。其次就是城建檔案的可利用范圍較為狹窄。當前城建檔案基本都是被用在市政工程的改造以及建筑的維修當中,其他可以能夠利用的范圍非常小。

        (二)檔案的收錄問題較多

        城建檔案的收錄不全也是當前一個重要的問題。城鎮建設也隨著經濟的發展在不斷進行當中,許多城市正在發生著日新月異的變化。很難將所有的城市建設項目檔案都收集起來統一管理,遺漏問題非常嚴重。另一個問題就是收錄的內容不夠全面準確。由于城建檔案并沒有一個統一的標準,許多城建檔案并不統一。收集到的城建檔案普遍存在圖紙缺失、文件缺失等重大問題,這些文件的缺失在很大程度上影響了城建檔案管理工作的順利開展。

        (三)對于城建檔案管理的重視程度不足

        雖然城建檔案的管理沒有得到足夠的重視,但在國民經濟發展過程當中起到的重要作用是不可忽視的。城建檔案可以有效地對城市建設留下一定的見證性資料,并且城建檔案在處置突發事件時能夠起到關鍵性的作用。在城建檔案中會保存城市排水、排污等整個地下管道的分布,一旦遇到突發事件,比如地震、煤氣泄漏等問題,都可以通過城建檔案的查閱來為營救措施的制定提供關鍵性的參考。

        (四)信息化水平不高

        當前社會是信息化的社會,信息化管理可以有效地提高檔案管理的效率及水平。在個別地區,城建檔案管理還停留在傳統的階段。在發達城市和地區,檔案管理都已經基本實現了信息化的改造。但是在城建檔案管理領域,完全實現信息化管理的并不多見,許多地區還是采用傳統的檔案管理模式與人工管理模式,檔案的查詢還需要人工進行,這嚴重影響了檔案的管理效率。

        (五)專業管理人才的缺失

        專業的城建檔案的管理人才嚴重缺失。管理人員來引領發展,才能突破舊有的管理模式的框架,實現更好的發展。但是由于城建檔案管理薪酬待遇等各方面原因的影響,專業的管理人才處于嚴重缺失的階段。

        二、如何有效地實施城建檔案的管理工作

        (一)加強對城建檔案管理工作的重視程度

        城建檔案管理工作對于社會的發展以及城市的建設起到了非常重要的作用。但是由于對城建檔案管理工作的認識程度不夠,各級政府在關心經濟發展的過程中,忽視了對于基礎設計建設的檔案管理工作。許多人都認為城建檔案管理是可有可無的事情,相關部門應當積極的轉變觀念,加強對城建檔案的重視,積極的設立城建檔案館,并且加強對城建檔案的管理。

        (二)加大資金的投入力度

        加強城建檔案的管理工作,需要資金的支持。有效的資金是加強城建檔案管理的重要保障,在具體的運作過程當中,財政部門要充分的考慮到城建檔案館建設的需要,從基礎設施的提供到人員薪酬結構的調整,再到日常運營所需要的費用,都需要足夠的財政預算的支持。

        (三)制定明確的規范,實現城建檔案的規范化管理

        由于缺乏明確的規范,許多地區的城建檔案存在著內容缺失等現象,嚴重的制約了當地城建檔案的有效管理。檔案管理部門要制定詳細的檔案管理細則,以便對城建檔案進行規范化管理、標準化管理。

        (四)引入先進的管理技術及專業人才

        篇2

        城建檔案就是城市在規劃設計、建設和管理中對國家社會人民有價值的文件資料,隨著城建事業的快速發展,城建檔案管理也遇到了很多的問題和新的挑戰。

        關鍵詞:

        城建檔案管理;重要性;管理意識;管理能力

        正文:

        對城市建設來說,城建檔案管理是一個基礎性工作,主要是用于服務。它出現在城市的設計與建設中,之后又為未來的城市建設提供幫助。因此,城建檔案的管理一定要和城市建設發展改革,這樣才能讓城建檔案的功能更好的發揮出來,給城市與人們的生活、建設提供更加有效的服務。

        1.城建檔案管理的必要性

        檔案管理也被叫做檔案工作。它所管理的物品就是檔案,是檔案中心直接對檔案文件夾進行管理,以及提供各種服務工作的總稱,也是檔案工作里最基礎的部分。城建檔案的管理在現代的經濟建設上以及社會事業上的作用越來越重,也受到了人們的廣泛關注。城市檔案在為社會生活,供應著公共服務、保障著城市建設發展,維護城市的安全,也對城市的突發的問題解決上有著不可或缺的能力。對城建檔案來科學規范的管理是城鄉建設管理的一個基礎部分,也是建設行政主管部門依法進行行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據。城建檔案產生在城市規劃建設中,要負責著城市的管理,不僅僅是一個城市建設的憑據,也是城市科學研究的工作的重要資源。合理利用城建檔案資源,為城市的建設服務,是城建檔案存在的最基礎的原因。提升城建檔案的管理水平,也是也現在城建檔案發展所需求的。

        2.完善城建檔案管理的方式

        目前的檔案管理工作已經變成了信息化管理時期,也出現了很多新的檔案管理方法:伴著信息技術在城市建設和管理活動上的使用,城建文件已經從原有的紙張資料變成了信息化文件,檔案管理的事物也從老舊的紙張檔案。實體檔案變成了數字的檔案,在檔案管理的方法上也不僅僅是單純的收集、歸檔、保管了。變成了利用信息資源的管理來分析得到的資源原始的數據,網絡化的出現也取代了之前的面對面的服務。所以我們能夠得知,用老舊的記載方式的管理檔案的方法已經不可以滿足現代城建檔案工作的發展和城建的發展需求,一定要快速促進檔案管理方式從舊有的方式向科技型的變化。我們一定要加強自身的科技觀點,重視檔案的信息化管理,著重使用現代信息化技術,改變老舊的工作方式與載體方式,整體提升檔案管理的技術能力。

        3強化城建檔案管理的思路

        3.1完善現有的規章制度,加強管理力度

        城建檔案政策制度從沒有到有,從一點點制度發展到系統化的發展歷程。城建檔案法律制度規定還是按照《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《中華人民共和國城鄉規劃法》等。在按照法律法規管理檔案的情況下,我們還要加強相關法律的完善與健全,讓檔案問題能有法可依,在之后的城建檔案管理時和城建檔案問題處理是,執法力度也會很大程度的影響到執法結果。

        3.2增加檔案館內收藏,強化信息化檔案建設

        城建檔案館內現有的大部分都是新的工程檔案,這些文檔里面房地產的和事業單位用方,城市建設的快速發展造成了城建檔案快速增多,它所具有的信息資源也月累越多,計算機技術、信息化技術給城建檔案的載體供應了更加方便的形式,現在基本上的工廠數字化建設已經完畢,只需要我們的強化檔案館內的數字化資料,把歷史的檔案轉換成數字文檔存放。

        3.3強化聲像檔案的收集

        聲像檔案現在已經被大量的使用在國家建設的各個行業。也是和紙張檔案并存的一個特殊形式文檔,它有著非常寶貴的歷史證明和研究價值,工程聲像檔案現在已是城建檔案中非常重要的一部分,工程在建設中要使用聲像檔案的提點,更加直觀形象的展示出工程建設的過程,還要當做紙張檔案的添加,更加周全的展示出工程建設的情況。

        3.4嚴格把握檔案分類

        建設工程檔案是及社會工程在建設施工時最基礎的記錄,也是建設工程質量的真實反映,有著非常重要的憑據作用。建設工程檔案一定要做到真實、準確、完整。另外給新建的工程檔案分類管理,分成AB兩種工程管理,A類工程收集紙張文件、電子文件和聲像文件;B類不收集紙類文件,讓建設企業保存,只收集電子文件,使用分等級的保存方法,保障信息資源的完整與規范。

        3.5清晰各個參于建單位職責

        工程在開始建設的時候,需要讓建設單位一起組織建立一個有建設、勘察、設計、施工、監理等各個部門單位的會議,主要進行職責分工,一定要讓各個部門單位青出于自己參建的職責,強化工程檔案收集、整理和移交,另外要開展工程建設文檔資料的收集整理,對工程涉及到的各個環節、各個部門進行聲像檔案等各種檔案資料的收集,特別是要讓他們清楚設計、施工、監理單位工程技術人員結合檔案管理人員進行檔案工作。和工程建設一起把建設工程文件、資料的收集、整理做好,依照規定向建設單位檔案管理部門移交歸檔,城建檔案館要負責對工程檔案的指導、培訓、接收、驗收、整理和移交等環節。

        3.6嚴格把握質量驗收

        城建檔案館是保證工程檔案質量的最后一個環節,關鍵是要做好檢查文件的簽名、蓋章手續是不是都符合要求,審查歸檔文件是不是完整、內容是不是全面:審查文件里面的數據資料有沒有出現修改問題,檢查文件里面是不是存有不能久存的字跡現象,檢查竣工圖的編制是不是符合規定。審查文件整理有沒有符合對應的規定要求,審查電子文件、聲像文件有沒有合格,能不能使用,還有一些別的形式檔案資料合不合格。針對不合格的檔案,一定要讓參建企業嚴格修改,一直到符合要求才可以接收歸檔。

        參考文獻

        [1]高麗.加強城市建設檔案管理研究.經濟研究導刊,2014(2).

        篇3

        關鍵詞:災后城建、檔案管理

        2008年5月12日北京時間14時28分,我國四川汶川地區發生里氏8.0級強烈大地震,破壞地區超過10萬平方千米,地震烈度達到11度,大部分磚石建筑及木屋連地基摧毀,橋梁毀壞,地下管道失去作用,鐵路軌道明顯彎曲。地震不僅造成巨大的人員傷亡,城市建筑也遭到了毀滅性的破壞、地震造成原有的城建檔案嚴重缺失甚至毀滅。現距離我國四川汶川大地震已近三年,新的規劃建設工作也取得初步的進展,同時我們也不能忽視城建檔案管理的重要性。

        1、災后城建檔案管理,要重視抗震防災的實際需要

        針對災后,尤其是震后城建檔案管理的具體情況,我認為災后城建檔案管理工作的以下幾個方面要特別重視抗震防災的實際需要。

        (1)城建檔案館的庫房設計

        ①建設要標準規范。

        要切實加強館庫建設,嚴格按照《檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規范》、《建筑物抗震設計規范》以及《建筑物防雷設計規范》等的要求,保證檔案館建設項目的工程質量,提高城建檔案館的抗震防災能力和應對其他自然災害的能力,確保城建檔案安全。

        唐山地震震前檔案館或庫房多由辦公室改設,地面承載力不足(250―280kg/m2)負載過大結果造成樓層坍塌嚴重,加大了檔案的受損程度。1986年《檔案館建筑設計規范》規定:檔案庫房的樓面均布活荷載應為5KN/m2。當采用密集架時,應不少于12KN/m2,或按實需要確定。

        在《檔案館建筑設計規范》第1.0.4條就對檔案館的防震能力等做出了相應的規定:位于地震基本烈度七度以上(含七度)地區應按基本烈度設防,對地震基本烈度六度地區重要城市的檔案館庫區建筑可按七度設防。但是在實際中,檔案館庫建筑設計上應將抗震能力根據當地地震烈度相應提高半度或一度,這樣館庫的防震能力就更加有保障。檔案館庫房建筑的設計還應考慮到災后的進館搶救工作,應該設計得更加有利于轉移,因此館庫內應留出一定數量的安全通道和安全門,以利于災后搶救檔案工作的順利進行。

        ②檔案自身安全性要引起重視。

        檔案館的建筑在每次自然災害中都能幸存,但檔案館的自身安全性也應引起我們的注意,要按《檔案館建筑設計規范》嚴格限定檔案庫房的防火、防水等方面的相關建筑指數:檔案庫應作為一個單獨的防火分區,庫區與其他部分的隔墻均應為防火墻,采用耐火極限不少于4小時的非燃燒體。其他內部隔墻采用耐火極限不少于2小時的非燃燒體。庫區內不應設置用水點,給、排水管道也不應穿越庫區。一切檔案館包括城建檔案館都應該按照國家標準來規范檔案館庫房。

        ③防次生災害應納入設計規劃。

        城建檔案館的建筑還應該將地震災害發生后的次生災害納入到設計規劃中。館址應遠離易燃、易爆物的場所,不設在有污染腐蝕性氣體單位的下風向,避免架空高壓輸電線穿過;應選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通和環境安靜的地段。因為如果忽視了這些因素,一旦發生地震,很可能這些因素就會引起次生災害,造成無可挽回的損失。對在役的城建檔案館庫房,需組織有關專家和技術人員,開展安全隱患、特別是抗震防災能力的檢查。

        (2)城建檔案的裝具

        唐山地震發生之時,當時的檔案裝具大部分都是木質的,在地震中大部分裝具都被砸毀,造成了一些檔案實體的損毀。而鐵制檔案箱損失較小,即使被砸變形亦不至檔案散失,還能防止雨淋、水浸。現在很多地方都把檔案裝具五節柜鐵皮柜全部更換成密集架,其實檔案裝具也要考慮應急情況,應把重要的檔案放在封閉便攜式檔案柜中。封閉便攜式檔案柜在各種災害來臨或緊急情況發生時,都對保護和搶救檔案有利。

        從地震中檔案的裝具受損情況分析,應選用具有抗震防護功能的檔案柜架裝具,五節柜等箱裝裝具能起到很好的屏障保護作用,同時便于搬運轉移,而密集架易倒塌,從汶川地震中檔案受損情況看,五節鐵皮柜等箱裝裝具有一定防護作用,有利于應急狀態下,檔案資料的安全快速轉移。

        (3)城建檔案資料的收集

        城建檔案工作者應明確自己的職責,注重城建檔案的收集,歸檔的城建檔案要力求齊全、完整、準確、系統,積極為在災后的搶救工作及恢復生產工作中,發揮城建檔案的重要作用。

        唐山地震時,給水管網破壞達440處之多,整個城市供水全部中斷,數十萬受災群眾又受到無水的威脅。而破壞嚴重的給水設施大部分是地下工程,如果沒有這些設施的檔案資料,則無法進行緊急搶修。幸虧省建委從城建檔案館廢墟中找到保存比較完整全市給水管網現狀圖和五百分之一分區給水管網現狀圖,從而加快了搶修速度,搶修工作比較順利地進行。震后經過十一天的搶修,恢復了部分管網,局部地區強行送水。經過兩個月的艱苦奮戰,基本上解決了人民群眾生活用水和部分工業用水。有此可見,齊全完整的城建檔案資料對地震后的搶救恢復工作是多么重要。

        汶川災區更加需要城建檔案資料的援助來實現整個城市的規劃設計。位于四川彭州市的白鹿上書院已有近百年的歷史,它不僅是西南地區天主教發端,還具有極高的文物保護價值,但在“5.12”大地震中幾乎夷為平地。要想在原址上、使用原有的建筑材料、保持原有的建筑風格重建這一中國西南地區最古老的天主教神學院,城建檔案館的資料,對于恢復重建來說無疑是提供雪中送炭。

        (4)城建檔案的特殊管理

        ①城建檔案工作應強調集中統一管理,這樣更有利于檔案的保管和保護。

        從震害中我們體會到集中統一管理損失要小。唐山地震中集中保管檔案在檔案室僅損失檔案百分之二左右,而在工程技術部門,特別是個人手中存放的檔案資料幾乎全部丟失。許多單位都沒有意識到檔案集中保管的重要性,不愿意將自身的檔案交給城建檔案館,況且放在本單位也便于隨時查看利用。這種做法是非常錯誤的,一旦發在生地震,分散保存的檔案由于保護措施不到位,極易損毀,而保存在檔案館的檔案則由于保管條件較好而損失較小。

        因此城建檔案館應加強宣傳力度,培養各歸檔單位的歸檔意識,以期能將歸檔工作做更好。城建檔案館在管理過程中還應該嚴把所收集檔案的質量關,在平時立卷歸檔時,要嚴格把關,杜絕使用不耐久的制成材料,以保證檔案的質量。

        ②城建檔案館對重點工程檔案要實行多套保管以及分庫保管的制度城建檔案館在開展檔案計算機管理的同時,要定期制作、打印多套紙質的館藏檔案總目錄和分類目錄,確保緊急狀態下對檔案的查找利用。

        在城建檔案的報送、移交和管理工作中,必須堅持紙質檔案與電子檔案并重的原則,特別是城市重點工程竣工檔案,必須堅持在集中統一管理的情況下,實行分級多庫(多套)分存,降低災害發生時檔案遭受損失的可能性個程度。對重點建設工程嚴格按照有關規定編制多套竣工資料,可分存于城建檔案館、建設和施工單位,以期在災害后能收集到一套完整的工程竣工資料。

        ③積極推行城市檔案的電子化、數字化載體的異地備份工作。

        一是利用縮微技術,由于縮微膠片保存設施與紙質檔案的區別,因此有可能在災害中幸存。二是利用掃描技術建立電子檔案,在異地建立計算機管理系統,通過獨立局域網絡進行遠程傳輸、儲存,有效完成計算機數據庫的備份。異地備份的對應城市應選擇地理特征不同、城市間距離較遠的城市進行,才能確保檔案材料的安全。當然,這需要有關專家依據城市的綜合因素進行必要的評估。

        (5)城建檔案館的應急預案

        城建檔案館在對外開放和日常管理工作中,遭遇各種突發事件的可能性也越來越大,只有編制和制定城建檔案館突發事件的應急預案,建立和完善各項應急預案體系,切實增強安全憂患意識,強化安全監督和管理,防止和減少危害城建檔案安全事件的發生。

        另外,還要依靠科技、提高素質,加強公共安全科學研究和技術開發,采用先進的監測、預測、預警、預防和應急處置技術及設施,充分發揮專家隊伍和專業人員的作用,是城建檔案館提高應對突發事件的科技水平和能力的重要因素。

        2、災后城建檔案管理,要注意采用新技術、新方法

        城建檔案數字化,即采用經過將城建檔案文字資料、圖紙、照片轉化為影像存儲在光盤等移動存儲載體的方法,利用城建檔案數字化管理系統對日益增多的城建檔案進行保管、利用,解決了城建檔案日益增多、難于保管和調閱利用不便的難題。

        通過城建檔案數字化管理的應用將不但解決了傳統紙制檔案保管條件高、管理成本高、檢索利用不便的問題,并且可以在自然災害發生后及時滿足災區各項救援、重建工作對于城建檔案信息的需求,大幅提高信息利用效率,利于災后重建工作的順利進行。

        城建檔案數字化管理方式解決了長期存在的城建檔案保管、分類、管理、查詢、檢索、存儲、備份等問題,在發揮搶險救災、恢復重建等工作中的重要作用具有以下優勢:

        (1)可大量節省存儲空間,存儲介質安全簡便,利于災后及時搶救和恢復。

        對于占絕大多數的小規模基層城建檔案館(室),日前城建檔案采用柜架保管的方式,資料存放占用較大的空間,如果全部轉換成電子文檔,僅數十張光盤即可進行同常的保管、查詢與利用。存儲介質對于儲存條件要求不高,一般辦公室環境即可。存放光盤的光盤柜一般都采用鋼制結構,在強破壞性的自然災害發生時,其抵御壓埋、浸泡的能力遠遠大于紙制檔案,便于災后及時的搶救和保護。

        (2)讀取便捷,設備通用,及時發揮城建檔案在災區人民生命救援中的重要作用。

        通過掃描生成的海量城建檔案電子影像數據可直接存儲在電腦或光盤、移動硬盤上,再由軟件進行讀取、查閱與檢索。只要掌握一般的計算機操作水平就可以應付自如,便于檔案利用人員輕松掌握和使用。

        (3)查詢、利用、調閱快捷方便,大幅提高房屋建筑受損評估和災后重建工作效率。

        通過采用先進的城建檔案影像管理軟件,不但實現了自動建立索引,還可以按預先設計的方式建立建設工程相關索引條件。查詢利用時,有需求的部門或人員只需鍵入需要查詢的內容或相關屬性即可在數秒內將原始的文檔、圖紙影像調閱出來,

        (4)保持原始城建檔案資料的原始風貌,城建檔案便于安全備份,數字化載體便于異地保管。

        篇4

        一、當前制約城建檔案管理工作的不利因素

        城建檔案管理工作經過幾代人長期的探索和共同努力,在實踐中不斷得到完善,取得了許多寶貴的經驗,這些經驗是我們做好城建檔案管理工作不可缺少的寶貴財富。但是,在城建檔案管理的發展過程中,還存在著一些問題,這些因素嚴重制約著城建檔案管理工作的開展,直接影響著管理質量的提高。

        (一)社會的檔案意識薄弱,還有待于加強;依法服務,主動服務的意識還有待于提高;

        (二)庫存檔案還存在著門類不全,結構不合理,內容單一,質量不高的特點;

        (三)編研工作尚處于低層次狀態跟不上時展的需求;

        (四)服務手段相對來說落后,信息化建設比較薄弱;

        (五)城建檔案隊伍的整體素質還須進一步提升。

        我們只有充分總結過去的寶貴經驗和財富,并在此基礎上,滲透現代的管理思想、方法和技術,使其在原有的基礎上更加完善與成熟。同時我們要充分吸取經驗教訓,盡可能的改正過去的不足,勇于開拓創新,才能避免在今后的工作中走彎路。

        二、必須充分認識加強城建檔案管理工作的意義

        城建檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的、具有保存價值的歷史記錄。城建檔案管理工作的主要內容其實就是“接收”、“管理”和“使用”,“接收”和“管理”的目的在于“使用”。收好管好,就是為了用好。只有充分管理好城建檔案,它們的價值才會得到充分的體現,我們的城建檔案工作才會有意義。所以,能否科學、合理的管理好城建檔案,直接影響著城建檔案事業的發展。

        三、采取切實可行的措施,努力加強城建檔案管理工作

        (一)在思想意識上要有所創新

        創新是一個民族進步的靈魂,是事業發展的動力。社會的進步、科學的發展都需要我們不斷的創新。城建檔案管理工作的創新,首先是思想意識的創新,也就是必須加強社會檔案意識和服務意識。

        1、增強全社會的檔案意識

        社會檔案意識是城建檔案價值實現的必要條件,它在很大程度上影響著城建檔案價值的實現。城建檔案需求程度與滿足程度是衡量檔案利用工作的一個重要指標。現在我們對“檔案”一詞已不再陌生,但整個社會的檔案意識相對還比較薄弱。我們還需大力加強城建檔案工作的宣傳力度,將城建檔案工作納入城市建沒總體規劃。城建檔案管理部門應著力在樹立城市建設窗口效應上多下功夫,不斷增加檔案工作的透明度,合理、適度的加大檔案開放,歡迎社會對檔案工作的監督。

        2、增強城建檔案的服務意識

        隨著時代的的發展,在城建檔案的管理工作方面,有些傳統的觀念和做法不再適應新形勢的要求。管理模式和技術手段隨著新技術和新設備的投入使用發生了變化,新的問題不斷出現,需要我們重新認識、思考和反思,努力解決。這就要求我們與時俱進,改變我們的服務理念和工作思路,樹立主動服務的意識,改變坐等上門的服務方式,樹立“以人為本,用戶第一”的觀念。我們必須依法服務,正確處理并協調好各種關系,找準重點、難點和關鍵。我們要以創造性的思維去解決工作中存在的問題,擬定工作目標和未來的發展方向。只有我們的服務理念、工作思路有所突破,才能緊跟時代步伐,應對工作中遇到的各種挑戰。

        (二)豐富館藏,努力提高城建檔案的質量

        在實際工作中,要想做好城建檔案管理工作,館藏是基礎,質量是保證。為彌補當前庫存檔案不豐富,質量不高的狀況,我們要努力加強城建檔案的鑒定工作。

        1、加強基礎工作,豐富館藏

        要豐富館藏,改變庫存檔案門類不全、結構不盡合理、內容單一的狀況。我們要根據相關要求認真科學地制定好工作規劃,并在工作規劃的指導下按時保質保量的完成既定目標,加大執法力度,實現依法治檔。加強城建檔案管理機構的建設,完善城建檔案管理網絡,理順各種關系,加強各部門各領域各專業之間的協調,根據實際及時修訂管理辦法,苦練內功,加大培訓力度,加強業務指導工作。

        2、加強城建檔案的鑒定工作

        城建檔案鑒定工作是整個檔案工作的關鍵環節,是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀,同時也是難度最大的工作,因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響,而且鑒定工作又是一個復雜的過程,它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化館藏提高案卷質量的重要保證。由于我們對鑒定工作的意義、地位、作用認識不足,長期以來鑒定工作沒有得到很好的重視,嚴格的說此項工作在實際中并未落到實處,而是處于停滯和半停滯的狀態。要做好鑒定工作,就要建立健全檔案鑒定機制,設立鑒定領導小組和專家鑒定專門小組,制定切合實際的鑒定原則和標準,采用平時鑒定與定期鑒定相結合,開展以直接鑒定為主,其它方法為輔的做法,確保鑒定工作的順利進行。

        (三)服務手段要不斷創新

        隨著信息技術的飛速發展,以手工為主的服務模式已越來越不適應城市發展的需求。坐等上門的服務方式,單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質量,城建檔案的價值得不到有效的開發和利用。因此我們必須在服務手段上有所創新和突破。

        1、拓寬服務領域

        城建檔案部門應面向社會,以各種方式方法開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動,盡可能多的向社會提供城建檔案信息,用檔案信息來刺激起社會對城建檔案更多的需求。我們同樣可以通過面向社會,進一步的了解社會對城建檔案的需求,主動向社會提供城建檔案服務。

        2、加強信息化建設工作,促進服務手段的提高

        過去,城建檔案利用是以手工直接查詢為主,對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案,對原件進抄錄、復制,以提供原始信息為主。隨著社會的進步科技的發展,城建檔案利用現代化成了這個工作的迫切要求。

        首先我們必須充分利用信息技術,將其與城建檔案利用工作的特點、國家有關的標準、規范相結合,系統的開發出一套完整的,切合實際的城建檔案管理信息系統,建立城建檔案管理內部局域網。其次要加強自身技術和信息化基礎設施建設,努力縮短數據庫的建設與當令信息需求的差距,克服檔案資源共享觀念淡薄,追求自我實體擁有的弊端。城建檔案館要盡最大努力走出自我封閉狀態,將檔案資源深度開發納入議事日程,使信息化水平盡可能的與城市發展保持平衡,為城建檔案更加方使、快捷地為城市規劃、建沒、管理服務創造條件,以適應社會的發展和城市現代化建設對城建檔案利用工作的要求,以優質的管理創造優質的服務。

        (四)編研工作要不斷創新

        編研工作是主動、廣泛、系統的開發利用城建檔案信息資源的一種有效方式,也是重要手段。用戶對城建檔案的信息需求大體分為以下幾種情況:第一種是理性的需求,這種需求的用戶會利用自己所掌握的知識、方法,了解的情況去查找所需的檔案信息;第二種是盲目的需求,這種需求的用戶對城建檔案有所了解,但不多,他們有這方面的需求,但是又不知道該如何去索取,在什么地方去索取,城建檔案在他們的心目中處于模糊狀態,在索取的過程中,到處碰壁,一無所獲;第三種是潛在的需求,這種需求的用戶則需要通過一定的信息刺激和引導,才能把潛在需求激發出來,而這種需求一旦被激發出來,作用是非常明顯的,產生的經濟效益和社會效益之大是無法估量的。針對以上三種不同的需求,第一種只需要我們提供足夠熱情和耐心的服務就能夠基本的解決問題,而第二種和第三種則需要通過我們的編研工作和優質的服務共同來努力,也就是說城建檔案利用工作要變“被動服務”為“主動服務”,城建檔案編研工作不僅要加強,而且要創新。

        (五)培養創新型的城建檔案管理人才

        篇5

        隨著網絡時代的到來,信息技術為各行各業的發展提供了高效的服務,城建檔案管理部門作為城建檔案資料的儲備基地,理應順應時展潮流,實現檔案管理的網絡化。本文在闡述城建檔案管理網絡化概念及其內涵的基礎上,分析了當前城建檔案管理網絡化存在的問題,并提出了城建檔案管理網絡化的思路。

        關鍵詞:

        網絡環境;城建檔案;管理

        城建檔案作為社會發展和城市規劃建設的重要資源,是再現城市歷史和規劃城市未來發展的依據。隨著網絡信息技術的發展和社會的巨大變革,城建檔案管理的項目和信息量急劇增長,多媒體技術、通訊技術、網絡技術和計算機技術的融合,為城建檔案管理網絡化的實現奠定了基礎,提高了城建檔案管理的信息化水平和工作效率。為更好地實現城建檔案的信息服務功能,滿足城市現代化建設的需求,必須加快城建檔案網絡化建設步伐,盡早實現城建檔案管理的現代化。

        一、城建檔案管理網絡化概念及其內涵

        城建檔案網絡化管理是指在網絡信息技術支撐下搭建網絡管理系統和平臺,對城建檔案信息的收集、歸檔、利用等進行的全過程管理,即城建檔案管理部門利用網絡化手段對城建檔案信息進行處理,并服務于城市建設的過程。在計算機全面普及的現實環境中,計算機技術和網絡技術的發展為城建檔案管理網絡化的實現奠定了堅實的基礎。只有深刻意識到城建檔案管理網絡化的重要性,加強對城建檔案的網絡防御和維護,做好電子歸檔工作,才能確保城建檔案的安全、真實和有效,才能實現檔案管理網絡化的預期目標。要在思想上認同城建檔案的網絡化管理,就必須深刻理解網絡化的內涵。城建檔案管理網絡化的實現不是僅靠幾臺電腦、幾個系統、幾個數據庫就能解決的問題,而是多種因素相互制約、相互影響構成的系統工程。城建檔案管理網絡化的實現離不開現代化的管理思想,同時也離不開網絡技術人才、現代化網絡設備和網絡管理機制等因素的支持。城建檔案管理部門要想利用網絡信息技術進行城建檔案管理工作的創新,就必須從上述提及的幾個方面著手進行革新。

        二、城建檔案管理網絡化建設存在的問題

        (一)受經費短缺影響

        城建檔案網絡化管理的設施設備嚴重不足,不能對城建檔案進行有效的管理,城建檔案管理的信息化和數字化難以實現,當前的城建檔案方式依然較為傳統,難以適應現代化社會的需求。

        (二)檔案分類不齊全

        表現為城建檔案數據庫建設混亂,缺乏專業性和整體性,信息分類不完整,檔案查閱速度較慢。

        (三)檔案規范化程度不高

        在城建檔案管理的網絡化建設中,由于缺乏統一的工作標準,各級城建檔案管理部門間使用的電子文檔和管理軟件并不完全統一,導致城建檔案難以實現通用。

        (四)缺乏統一的網絡化標準

        城建檔案管理網絡化建設進程中,各級城建檔案管理部門都投入了大量的人力、財力、物力進行網絡環境建設和檔案數據庫建設,這種重復建設行為造成了資源的嚴重浪費,加大了城建檔案管理網絡化的建設成本,更割裂了地方的城建檔案信息,難以實現城建檔案管理網絡化建設的信息共享目標。

        三、實現城建檔案管理網絡化的對策思考

        (一)加強網絡化基礎建設

        在網絡信息時代,網絡化管理是一種便捷高效的管理方式,它可以提高管理效率,可以提高信息資源的使用效率,從長遠來看,還可以節約管理成本。在各地城市建設如火如荼開展的當下,城建檔案管理網絡化的實現是確保城市現代化建設朝著正確方向發展的關鍵,也是實現城建檔案現代化管理的必由之路。加強城建檔案網絡化管理的基礎建設應當從以下三方面著手:第一,各級城建檔案管理部門應當在注重標準化和規范化的基礎上,建設內部檔案管理網絡體系;第二,區、縣、市之間建立起橫向的城建檔案管理網絡體系,實現城建檔案信息共享;第三,由住房城鄉建設部牽頭自上而下建立起全國性的城建檔案信息網絡體系,實現對全國城建檔案信息的統籌[1]。

        (二)制定城建檔案網絡化建設規范

        將不同城建檔案信息處理的標準電子檔案信息樣本提供出來,這樣大部分城建檔案信息就可以參照電子檔案信息范本完成標準化處理,真正實現有標準、有參照。首先,對標準進行統一,建立標準化程度較高的數據庫模型,在對數據庫進行設計之前重點考慮其特殊性、目的性和全體性,堅持適用與通用的數據庫建設原則。重點保證數據應用的便捷與處理的快速。其次,對城建電子檔案進行有效的分類,進一步增強城建電子信息檔案和數據庫的整體性。借助這一方法,保證檔案管理在互聯網背景下,完成同一個平臺的共用,使全部的檔案信息可以有效通用,真正實現信息的共享,將檔案本身所具有的價值,完全體現出來。可從以下兩個方面著手:第一,對城建檔案的著錄細則進行統一,提高彼此之間的相容性;第二,將數字化處理大力應用于檔案材料中,同時對視頻和音頻的格式、電子文檔的格式進行統一。

        (三)打造高素質的網絡人才隊伍

        促進和推動檔案管理的網絡化對于檔案管理者來說是一次技術的考驗與全新的挑戰。因此,提升人的素質是提升工作質量和效率的前提。首先,對隊伍的信息化知識要加強培訓。隨著城建檔案管理工作的不斷發展,相應的也對檔案管理的工作人員提出了更高的要求。因此,要想更好地適應新形勢發展的要求,組建一支專業的隊伍勢在必行。一方面需要引進專業人才,另一方面,對在職在崗的工作人員進行崗位技能培訓,滿足工作本身的需要[2]。其次,還可建立和完善內部的競爭機制,讓每一個檔案管理的工作人員可以積極主動地做好自身的本職工作,在同事之間營造一種你追我趕的工作氛圍。最后,建立和完善內部的獎勵機制,對崗位責任進行明確劃分,應用獎勵措施,將員工的工作創造性進一步激發出來,推動整體水平的提高。

        (四)確保城建檔案網絡化的安全性

        城建檔案工作在大力推行網絡化后也會相應的帶來一些問題,首當其沖的就是安全問題。因為檔案信息所面對的是全社會,因此,必須對信息的安全性引起高度重視。這就需要加強技術方面的考量。注重加強網絡安全,保證城建管理網絡的安全性不受到破壞。另外,加強對檔案數據的原始備份,保證網絡數據受到不可控力破壞時,不會發生檔案信息丟失的現象[3]。

        (五)提高多媒體技術的利用

        城建檔案具有存儲聲像資料較多的特征。經過長時間的沉淀與發展,多媒體化已經成為了檔案信息在載體方面的必然趨勢,尤其是對聲像技術與電子圖文顯示技術的大力開發和利用,使得檔案信息儲存的方向變為電子化、大容量和高密度。借助多媒體技術對檔案信息進行管理和儲存。可以使得工程圖紙和施工圖像的顯示、儲存和打印更加方便,尤其是可以把檔案庫中保存的檔案進行管理和儲存,便于檔案原件的保護。另外,還可以對一些歷史較為悠久并且遭到破壞的檔案,借助多媒體技術實現檔案的修補與復原,進一步提高檔案信息的管理能力。檔案管理發展的重要趨勢就是實現網絡化,我們應當加強相關知識的學習、創新和研究,將城建檔案自身的價值充分發揮出來。

        作者:王健 單位:遼寧省遼陽市城建檔案館

        參考文獻:

        [1]俞露.以檔案員網絡為基礎的城建檔案管理——以蘇州工業園區檔案館為例[J].辦公室業務,2014(3):163-164.

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