財會檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇財會檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

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關鍵詞：財務檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統的紙質檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質或光盤保存起來的會計數據以及財務軟件系統，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質太過依賴環境，電子數據常常在溫度、濕度等因素的影響下發生丟失情況，所以對使用存放環境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統的紙質檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統支持方可實現查閱，計算機系統是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環境系統的優化配置。信息化財會檔案由于實現了會計信息的數字化，為統計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統與其他管理系統間的優化整合，實現了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數據丟失、影響系統正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數據的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數據恢復到之前正常的狀態，最終降低了會計數據的真實可靠性。電子化財會檔案的優勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發揮，為需求者提供更多的幫助，這是現代財會檔案管理的關鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業對內部基礎資料進行了統一規范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規范，實際卻沒有具體操作層面的制度規范。所以必須根據《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統滯后的方式，先在財務系統中調出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關硬件設施配備齊全后，若能研發出和財務管理系統數據有效對接的財會電子檔案查詢系統，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統數據與信息單據管理基礎上，為了有效處理各系統單據關聯性不強、連貫性弱以及管理不夠規范等問題，可構建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據傳遞實現了可視性、連貫性，信息數據得到了嚴格保密，權限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業經營管理業務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據，逐步摒棄了各類業務的紙質單據。現階段，已經有企業將業務系統和財務系統進行了融合，身份認證系統得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統管理員的職責任務是加強流程的監管，這對系統運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統內生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構文件處理流程，把檔案處理的各環節、內容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業應積極構建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數據中心，完善權限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數據的安全奠定堅實的基礎，并安排專業的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業，相關領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關制度的構建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質，樹立磁性介質檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數據標準接口，實現財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關鍵在于實現會計數據接口的標準化。通過數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，促進了各軟件內數據的有效轉換。運用XBRL可以對企業內部系統進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術、不同平臺及不同軟件下形成的商業信息數據進行自由交換及安全提取，重組底層的元數據生成新的財務報表，達到現代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數據的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數據接口等問題，所以對于企業而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數據間的安全轉換，實現了財務報告數據的標準統一化。XBRL技術的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數據的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數據，實現了財會信息數據的統一。

三、結語

信息化財會檔案和傳統的財會檔案具有緊密的聯系，相互配合協作，直接反映了企業未來財會規范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業創造更大的效益，推動企業持續穩定發展。

參考文獻

1.孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策.人力資源管理，2010(4).

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1 財會檔案管理的人為因素風險

風險主要為可能遇到的危險或不確定性，財會檔案的風險主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會因素，三是自然因素戰爭或者火災等由人主導的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態，是否做好了遮陽遮光防范。

其中，人為因素是造成所有風險災難的首要因素。研究表明，70%-80%的災難是由人犯錯誤造成的。對于檔案風險也多由人為因素引發，本文主要分析人為因素包含的各個方面。

1.1 領導層方面

財會檔案在各個行業中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業中，財會檔案關系到金融資本的安全，是風險隱患中的關鍵環節；但在以教學科研為主的高校，往往從學校的領導層開始就忽視財會檔案的重要性，在學校整體檔案管理中被排在次要位置。

研究顯示，85%的企業破產或者失敗源于領導層的錯誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領導層對于財會檔案的漠視，也使得財會檔案管理鮮有規范的制度條例來指導，這給財會檔案管理埋下了風險隱患。

1.2 部門間協作方面

財會檔案的管理涉及到財務部門和檔案部門，財務部門是財會檔案的形成部門，財務部門對財會檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財會檔案的初期質量。但財務部門并非專業的檔案管理部門，需要專業檔案部門的協助和配合，而一些高校檔案部門、財務部門以及與學校各二級單位三方面之間的聯系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協調機制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。

1.3 檔案部門管理方面

對高校檔案部門來說，檔案部門內部管理水平決定著部門的文化和發展，是檔案部門能否完善運行各類檔案管理的關鍵。檔案部門管理風險主要表現為：

一是檔案部門管理者領導水平欠缺，因其職業敏感性，對財會檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風險決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財會方面的專業知識，不注重與本校財會部門以及外界相關檔案部門的交流和學習，使得員工專業知識匱乏。

1.4 從業人員方面

檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導歸檔和利用檔案的引導者，因此檔案管理人員的素質決定了財會檔案的安全。財務檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼備檔案管理能力和財務知識。。同時，財會檔案鮮有專門的人員進行管理，人員流動性大，導致工作接續出現問題，檔案部門在查檔過程中發現漏裝、錯裝等問題時也會有未能及時反饋給財務部門等情況。

1.5 查檔人員方面

隨著高校辦學規模不斷擴大，科研課題的審計工作也隨之增加，對學校資金收支分配情況和對科研課題相關的業務憑單等審計材料的查閱也相應增加。在查檔高峰期，因為檔案館的格局和人手不夠等限制，不能及時對查檔人員進行監管，造成了查檔隱患。同時，由于工作量大，工作實效要求高，因此為了提高工作效率，相關查檔老師也會派學生來檔案部門查詢財會檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風險隱患。

2 財會檔案的風險管控措施

財會檔案的風險管理即預測未來的不確定性因素，并采取相應的措施，以減少對檔案造成損失的過程。通過分析、識別和評估了上述人為因素可能造成的風險，可以從以下幾方面實施應對措施：

2.1 提升財會檔案管理意識

要想提升財會檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉對財會檔案的重視程度，提升財會檔案管理相關的人員的風險管控意識。首先，要讓學校管理者認識到財會檔案風險管理對學校發展的重要性；其次，檔案部門要對財務部門及各二級單位相關人員普及檔案管理條例，加強其對檔案的前期整理水平及保管責任意識；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強職工的安全意識，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負責；第四，檔案館的從業人員更要以身作則，思想上加強財務檔案風險防范，行動上改變被動接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內張貼查檔安全知識圖，重要的位置張貼警示標志，讓風險意識深入每個查檔人的心。

2.2 建立財會檔案管理制度。

要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領導、檔案館及財務處主管領導，下至財務處及相關部門兼職檔案員、財會檔案專職管理人員、查檔人員，將相關的責任分散到每個檔案從業人員身上，使每個人都明確自己的責任和權利，履行自己的義務。同時，制定檔案獎懲制度，將違背財會檔案管理制度的行為予以指正，必要時限制查檔或通報，以加深其對財會檔案管理制度的執行。

2.3 改進檔案部門風險文化。

企業或組織的風險文化分為高責備文化和無責備文化。當風險發生后，領導者是否責備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風險文化塑造中，人是關鍵，要以人為本，提高館內內部風險管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風險應對能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機制，共同成長進步；再次，管理者要采取鼓勵機制，對及時發現錯誤，規避風險的行為予以獎勵；第四，管理者要學會權力下放，將主動權交給具體負責財會檔案的職工，因為他們才是該類檔案的直接管理員，對檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責任感，讓其從被動接受領導轉變成檔案的主導者；第五，合理利用資源，注重職工個人素質全面發展，如邀請財務人員對本部門職工做財務專業知識的普及。

2.4 發展財會檔案信息化系統。

現代技術的應用在提高辦事效率的同時也降低了人為錯誤的發生，財會檔案的風險管理也需要信息化系統的支撐。首先，通過將財會檔案數字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質檔案造成壓力，也減少了人為監督和指導查檔的工作強度，降低了人為錯誤引發的風險；其次，加大對財會檔案數字化的硬件支持，提供先進的設備，并培訓財務檔案管理人員相關的電子檔案管理知識和信息化風險防范方法；第三，檔案部門要利用互聯網技術創新，優化部門網站建設，從各部門及教職工的需求出發，建立財會檔案專門頁面，普及財會檔案相關法律法規、專業知識、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風險；第四開發檔案管理公眾號，利用自動化辦公系統，定期向教職工推送檔案工作內容，并開發留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設中來，更好的改進檔案管理工作。

3 總結

財會檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時期的科研與教學活動，是高校發展史的見證，關系到學校的發展動向和今后的發展形勢。但是隨著風險管理意識的增強，我們意識到人為因素導致的不確定性和風險越來越影響著財會檔案的命運。本文從提升管理意識、制定風險制度、改進風險文化和發展信息化系統方面對財會檔案提出了風險管控措施。這些措施的后期實施還需要根據實際情況不斷的調整和探索，以期實現優化的全過程風險管理，確保財會檔案信息的

安全。

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【關鍵詞】 高校； 會計； 檔案管理

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02

會計法是以處理會計事務的各種經濟關系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經濟活動和財務收支進行分析、檢查等經濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務業，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據，亦顯得尤為重要。

一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎

任何一個經濟組織和團體都離不開經濟活動和經濟責任的考核，而會計系統是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎。

（一）會計檔案質量決定了高校的考核質量

會計資料是高校會計檔案的重要構成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規性。現代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監管機構，直接影響國家宏觀經濟調控與教育體制改革與發展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現，是上級機關事后考評的依據。低質量的會計資料不可能作出客觀、高質量的高校績效考核。

（二）會計檔案質量提供了教育產業反腐的利器

會計的基本職能是通過核算行使財務監督職能，需以高校實際發生的經濟業務為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據，對高校的經濟業務事項進行的檢查與控制，實現內部監督職能，并為外部監督機構提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規挪用教學科研經費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據。

（三）會計檔案合規管理實現了管理手段的提升

我國《會計法》在立法宗旨和修訂內容上，均對確保會計資料質量、規范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務就是規范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務管理效率及穩定財經秩序保駕護航。會計電算化系統的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務處理的隨意行為，對業務流程進行了規范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。

二、會計檔案管理的局限與挑戰

會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學性、內控體系的嚴密性和技術支持平臺的安全性。

（一）會計制度規范體系仍不夠細致

當前體現國家宏觀調控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調整過程中，所執行的會計制度相對企業會計準則的資產組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發在法律框架范圍內偏離法規主旨來謀求套取預算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規避在政府統一采購系統之外，化整為零，讓事后監督無法將業務的真實面貌還原，給監管帶來一定困難。在一定程度上誘發了會計資料造假，導致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數據的保管而忽視數據環境（軟件系統和硬件環境）的管理，甚至因疏于管理導致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。

（二）利益驅動導致造假，內控措施不到位

當前市場上銷售的企業會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發實現，雖然操作界面并不出現后臺數據管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數據管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數據管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經濟收益，被修改過的會計系統所披露的會計信息體現了其自身利益最優的結果，不能反映高校預算執行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。

（三）會計支持系統的安全性仍留隱患

隨著現代信息技術越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數據管理窗口可供隱蔽修改業務數據外，基于自建服務器使用的網絡環境下會計電算化系統，也可以與軟件提供商的售后服務人員通過軟件維護途徑直接在服務器上篡改相關數據，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網絡的會計電算化信息系統還存在著諸多安全隱患，網絡數據庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統。

三、多角度創新會計檔案管理模式

會計檔案管理的日趨規范是一項系統工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設、管理技術手段升級和從業人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）制度建設上實施統一領導下的分級管理

要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯合下發的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統一領導、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統一領導主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數據的后臺維護則由上級主管部門統一采購和付費，一旦發現協助高校違規篡改數據行為，將解除服務合同，并向公安機關報案，加大其違規成本。

（二）技術手段上采用未來通用的報表格式

會計文件和相關法規等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術基于互聯網傳遞數據，避免數據服務器存在于高校本地，可統一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務器修改數據庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經濟組織內部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務報告模式轉向更豐富多樣的交互財務報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。

（三）從業準入上持續提高檔案從業人員職業素質

要實現會計檔案管理工作的連續性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優秀的職業道德素質，也要具備一定的會計從業知識，對會計基本流程和要素具有職業敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規，模范履行會計檔案管理工作中的各項規章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業務、計算機、網絡安全、會計電算化等信息技術的學習與培訓，加大檔案管理者對前臺財務核算人員的后期監督與約束作用。

【參考文獻】

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號），1998（8）.

[2] 魏黎.會計檔案質量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案，2009（4）.

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【關鍵詞】 財務共享模式； 會計檔案管理； 路徑

財政部的一項研究(2006)勾勒出財務組織的未來：工作重心開始轉向以股東價值創造為基礎參與公司戰略，財務變革呈現出以決策支持為導向、面向經營提供服務、優化財務組織降低成本等趨勢，并最終構筑出一套高效精簡的企業財務系統。財務共享模式的建立正是這些變化中的重要一環。

企業建立財務共享模式必然導致企業財務體系、企業會計檔案管理環境發生變化，引導企業會計基礎工作、特別是企業會計檔案管理工作進行變革。

一、會計檔案管理環境：基于財務共享模式下的變化分析

一般認為，財務共享是成立專門內部機構（即財務共享服務機構，Financial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業內部提供標準化、高效率的財務服務――基于企業集中處理規模化交易的成本效應。吳一平（2009）進一步認為，除了提供基于規模成本效應的事務性處理功能為主的服務外，財務共享所提供的服務內容還應包括以提高價值為主的專業建議，如稅務、資金管理等。財務共享模式的運用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業集團優化資源配置、提高系統效率、提高客戶滿意度并強化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。

2005年，由于急劇擴張帶來的管理壓力，國內大企業集團中興通信等開始推行財務共享模式，財務共享服務理念開始風行。財務共享模式在企業財務組織中的推行，為會計基礎工作，特別是會計檔案管理――環境帶來重要變化。

1.從會計檔案的管理體系上看，財務共享模式的建立往往導致財務管理體制重心從原來依賴經營實體的屬地化財務管理體系變遷到依賴FSSC構筑的標準化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財務共享模式可能會對傳統的屬地化財務管理體系、特別是屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。

2.國內大部分FSSC建立的財務共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設影像系統遠程提供的影像資料（電子會計檔案）進行操作，紙質會計檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內相關法規管理，也受企業建立共享模式后的成本預算約束。財務共享模式下的會計檔案管理在完整性、合規性方面受到考驗。

3.從會計檔案形成過程上看，會計檔案形成鏈條正在加長。推行財務共享模式的大企業集團財務管理模式從橫向的屬地化財務管理體系過渡到縱向的FSSC標準化流程管理體系，會計檔案的形成從單純在屬地變成從屬地一直延伸到FSSC，過程長、環節多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責可能分別隸屬于FSSC或屬地主體，存在交叉現象，使原來基于屬地主體的管理責任開始模糊，甚至隨著財務變革和共享模式建立過程出現缺失。屬地化管理可以輕易發現剔除的風險問題往往到會計檔案歸檔或歸檔環節后才發現，甚或一直無法發現。

4.會計基礎工作、會計檔案質量控制和責任主體發生變化，FSSC作為會計檔案質量控制的最終主體參與到會計檔案形成過程中，并對會計檔案質量承擔整體責任，會計檔案質量控制已經成為FSSC加強內部控制并滿足外部監管要求的重要環節。

5.除紙質媒介外，會計檔案的形成、保管、調閱環節還出現了電子媒介會計檔案。生成電子會計檔案可以為會計檔案信息存儲、利用等方面創造條件，但也產生了諸如新內控防范點設置、會計檔案完全數據化（影像化）難度、電子文檔存儲利用合法合規性、大量自動或半自動生成的過多集成、系統、清賬憑證等新問題。

二、環境變遷條件下會計檔案管理工作的特點與內涵

（一）會計檔案管理環境發生的變遷，導致財務共享模式下的會計檔案管理工作呈現以下特點

1.從工作地點上看，由于財務共享模式建立是變橫向的屬地財務管理體系為縱向的FSSC標準化流程管理體系，為符合《會計基礎工作規范》的會計檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業基于共享模式下紙質和電子會計檔案并行情況的內控要求，紙質和電子會計檔案會從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉移過程，無論其轉移發生時間是會計檔案發生當期還是以后各期。

2.從工作范圍上看，財務共享模式下的會計檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發生會計檔案收集整理、數據化（影像化，掃描）、流轉過程管理、質量管理、風險控制、成檔等多項工作。會計檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質會計檔案管理相比，又向前延伸到會計檔案成檔前的多個環節；從以前僅僅局限于某屬地，進一步延伸到FSSC提供財務共享服務的全范圍。

3.從工作內容上看，財務共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標準制訂和執行監督工作，還包括組織、協調會計檔案流轉各個環節對會計檔案中可能體現、包含的各種風險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。

4.從政策條件配合上看，財務共享模式下的會計檔案管理對管理觀念、歸檔手段、存儲方式等的改革要求與現行相對滯后的法律法規要求存在一定差距，仍需要一定時期的磨合；政策方面對財務共享模式下的會計檔案管理工作的內涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認識，短期內難以突破和創新。

5.會計檔案介質從傳統的紙質媒介為主轉向紙質和電子媒介并重，從屬地化紙質會計檔案流轉走向紙質和電子會計檔案流轉并行且日趨分離。由于財務共享模式下工作的流程化、標準化，日趨分離的會計檔案并行流轉流程實際上成為會計稽核體系和會計檔案管理工作重構的客觀條件。

（二）財務共字模式下，會計欄案管理工作的內涵

根據對財務共享模式下會計檔案管理環境變遷的認識，以及會計檔案管理工作的特點，筆者認為會計檔案管理工作的內涵已經發生了實質變化。財務共享環境下的會計基礎工作應該跳出傳統會計檔案管理觀念，從會計檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環節、多崗位角度考慮，從風險控制、質量保證和會計檔案基礎服務三方面重新確定會計檔案管理工作的內涵。

1.財務共享模式下，原來屬地財務管理體系下的會計稽核責任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算會計依賴影像系統會計資料進行局部會計稽核，進入FSSC的各種紙質會計檔案的真實性，其與相關影像資料是否保持一致，是否遵循統一的法律法規或內部規定，對原來不相一致的業務處理和會計檔案標準重新標準化等問題成為財務共享模式下需要面對的新的內控防范點，不加以防范可能會影響核算整體質量并造成支付風險。

因此，風險控制成為財務共享模式下會計檔案管理工作內涵的第一項，主要解決隨會計檔案流轉進入FSSC的外部風險。

2.財務共享模式是基于流程化、標準化的基礎業務規模化處理，以求節約成本。大量存在均衡性、標準化差異的會計檔案進入FSSC進行處理，其處理結果和質量是否能保持基本一致、并且在對外輸出時不影響核算質量及內控監管成為需要考慮的重要問題。質量保證就是希望通過標準化、專業化手段控制在FSSC內部流轉的會計檔案的加工處理質量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風險，最終保證財務共享整體服務質量。

因此，質量保證是財務共享模式下會計檔案管理工作內涵的第二項，主要解決FSSC內部會計檔案處理質量瑕疵、失誤或不一致性的風險。值得一提的是，財務共享模式下出現的紙質和電子會計檔案并存情形，使保證雙方品質和一致性并得到政府行業管理部門認可成為日后推廣以電子會計檔案調閱為主、紙質會計檔案調閱為補充的檔案使用模式的基礎。

3.剔除和控制會計檔案外部風險和內部質量問題后需要考慮的是集中化管理會計檔案服務質量和感知如何提升、延伸和革新會計檔案基礎和規范管理等問題，具體包括紙質和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調閱及遠程調用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化問題等。

會計檔案基礎服務屬于傳統會計檔案管理工作范圍，但結合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調閱和決策支撐等行業變化新趨勢，這項工作被賦予新的內涵。

究其實質，財務共享模式下的會計檔案管理工作其實就是財務共享實施過程中各類會計檔案信息的標準化、數字化及檔案信息綜合利用，是基于會計檔案生成、流轉等環節形成的會計稽核和內控系統。

三、未來之路：基于共享模式的判斷

20世紀80年代，西方經濟發展緩慢，為追求成本節約，福特汽車在歐洲設立第一個財務共享服務中心。從那時起，財務共享模式成為全球絕大多數跨國公司、500強企業節約成本的重要工具，經濟全球化及網絡經濟推動了這一趨勢不斷增強。

中國企業推行財務共享模式對節約企業成本、增強企業集團財務管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統管理理念以及特殊的發票管理體制等原因，中國企業推行財務共享模式的同時也面對國家對會計基礎工作、特別是會計檔案工作更加嚴格的管理，構成了中國推行財務共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力轉化。可能路徑有：

（一）擴大處理規模

在財務共享的基本模式下，進一步整合與會計檔案各環節相關聯的會計基礎工作，在綜合平衡寄送、存儲、溝通的成本基礎上，建設統一的會計檔案標準化、數字化處理平臺，通過規模效應平衡與會計檔案處理工作相關的會計基礎工作成本；而在規模基礎上的標準化形成國家及行業標準后，大型企業FSSC會計檔案基礎處理能力甚至可以考慮對外承接更多會計檔案標準化、數據化處理工作，加快回收建設FSSC所投入的成本。

（二）增加處理事項

在財務共享的基本流程上，綜合利用會計檔案的生成、流轉等環節增加提取或處理審計、風險控制、其它業務管理等部門所需要的基礎信息或事項并進行初步加工，作為上述部門日常管理和發現問題的數據來源，減少上述部門日常基礎檢查工作成本及頻繁調用會計檔案導致的成本。比如在檔案形成后進行檔案稽核，不僅可以檢查以前環節會計基礎工作質量和存在的問題，還可以通過統計手段和標準化方式提取、記錄、整理會計檔案中體現的、不同業務處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業務風險點，并定期出具檢查結果報告提供給相關職能部門進行共享。

在中國特定國情下推行的財務共享模式，企業會計檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環節進一步融合。無論從形式還是內涵上看，會計檔案管理工作都已發生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財務共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環境、新內涵的會計檔案基礎工作行業標準。

【參考文獻】

［1］ 上海國家會計學院.成為勝任的CFO

――中國CFO能力框架研究報告[M].經濟科學出版社，2006.

篇5

會計檔案亦是企業檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機關重視：1984年，財政部和國家檔案局聯合下發《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經濟發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規定中不適應經濟發展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規不僅為會計檔案管理提供了法律依據，同時表明在市場經濟條件下和建立現代企業制度進程中，加強會計檔案管理，對于貫徹執行《會計法》，提高會計工作科學化、規范化水平具有重要意義和作用。

為加強我國會計檔案的科學管理，《會計法》原則規定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術性、政策性都很強的工作，為此，《會計法》授權國務院財政部門會同有關部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規定。

各種法規頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業檔案工作的重要內容，先后制定了《會計檔案管理暫行規定》、《會計檔案整理標準》等制度標準，推行了會計檔案集中統一管理，集團公司主要生產、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規范化管理水平。1999年，根據國家頒布的《會計法》，結合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現在以下諸方面：

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎，為及時、快捷查閱創造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔。確保了會計核算材料的安全質量。

三、對會計檔案實行集中統一管理，符合檔案法規要求，使企業檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業秘密。

五、會計檔案管理規范化，促進了會計檔案作用發揮。據統計，近年來會計檔案為我集團內部審計、清產核資、追收欠款、解決經濟糾紛、維護合法權益提供了依據和參考。取得明顯成效與經濟效益。

六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關規定制定了相應的實施細則，對會計檔案存檔手續、保證備份數據的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規定，通過一系列可操作性的規定，不僅完善了內控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數單位的會計檔案未能按法規要求管理。《會計法》規定“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當移交本單位檔案機構統一保管”。截止目前，我集團少數輔助單位或“三產”企業仍存在著會計部門自行保管會計檔案現象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》規定，保管期限已滿的會計檔案除未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術的普遍應用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規定與標準，還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：

一、提高認識，把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分，直接關乎企業財務管理水平和經濟效益。有關方面應把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內容，為規范有序的會計工作夯實基礎。