各部門檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇各部門檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)部門 人事檔案管理 改革 問題

【中圖分類號】D035.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01

一、前言

人力資源是第一資源，人才，每個(gè)單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據(jù)。人事檔案是詳細(xì)地記錄著每一個(gè)工作人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績和才能的文件，包含著種種的個(gè)人隱私。目前，隨著地質(zhì)部門的不斷改革，尤其是在地質(zhì)部門人才戰(zhàn)略上，人們越發(fā)地感受到人力資源的重要性。為了提高地質(zhì)部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優(yōu)勢及其作用，改進(jìn)改革中出現(xiàn)的問題。

二、改革中地質(zhì)部門人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理人員的數(shù)量不足

人事檔案的管理工作繁瑣、復(fù)雜，任務(wù)龐大，并且具有極高的系統(tǒng)性與連續(xù)性，因此，其這樣的特點(diǎn)對于人力數(shù)量上的投入也是相當(dāng)多的，不然人事檔案管理的質(zhì)量就難以保證。在地質(zhì)部門當(dāng)中，會出現(xiàn)專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現(xiàn)象。這樣的現(xiàn)象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質(zhì)量。

2.人事檔案管理的設(shè)備與制度不完善

領(lǐng)導(dǎo)對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設(shè)備上，人事檔案管理依舊采取紙質(zhì)記錄，缺乏時(shí)效性和先進(jìn)性。在制度上，條文規(guī)定通常都籠統(tǒng)地制定，沒有與本部門的特點(diǎn)和文化相結(jié)合，缺乏科學(xué)性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進(jìn)度，降低人事檔案保存的質(zhì)量和工作人員的效率。

3.人事檔案記錄材料作用不理想

在審核人事檔案內(nèi)容的過程中，發(fā)現(xiàn)其中的某些項(xiàng)目內(nèi)容單一而且參考價(jià)值低，某幾項(xiàng)項(xiàng)目內(nèi)容相似，造成資料繁雜多余。同時(shí)，浪費(fèi)人力物力，導(dǎo)致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實(shí)，內(nèi)容前后不一致。這樣的行為將會導(dǎo)致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領(lǐng)導(dǎo)者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產(chǎn)生其應(yīng)有的價(jià)值。

4.低下的人事檔案管理水平

沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個(gè)程序不僅復(fù)雜費(fèi)時(shí)，而且一環(huán)扣一環(huán)，前面誤則后面錯(cuò)，這樣就會降低效率。

三、改進(jìn)地質(zhì)部門人事檔案管理的建議

1.務(wù)求檔案管理員專業(yè)化

人事檔案的管理工作是具有高度的系統(tǒng)性、條理性與嚴(yán)密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)素養(yǎng)和高度的責(zé)任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質(zhì)部門的團(tuán)結(jié)與工作。對檔案管理人員需進(jìn)行具有地主部門特色的教育培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團(tuán)隊(duì)的人數(shù)，務(wù)必做到量上與質(zhì)上的改變。除此之外，為了跟上時(shí)代的步伐，必須挑選熟悉信息技術(shù)的年輕工作人員擔(dān)任本職務(wù)，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。

2.保證檔案管理制度規(guī)范化

為了使得本部門人事檔案管理透明化、規(guī)范化，對人事檔案管理的措施和規(guī)章制度進(jìn)行的進(jìn)一步的完善是勢在必行。特別是地質(zhì)部門的上級領(lǐng)導(dǎo)們的對人事檔案管理提高相應(yīng)的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實(shí)處，人事檔案的價(jià)值就不易體現(xiàn)。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行，本單位非管理人員必須遵守。

3.確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)化

結(jié)合地質(zhì)部門發(fā)展的特點(diǎn)，更深一層根據(jù)個(gè)人事實(shí)豐富材料的內(nèi)容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強(qiáng)化地質(zhì)部門的人才發(fā)展戰(zhàn)略，增強(qiáng)地質(zhì)部門人才建設(shè)服務(wù)的功能。建議根據(jù)地質(zhì)部門職工崗位的類別設(shè)置對人事檔案進(jìn)行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)針對性和具體性。

4.力求檔案管理設(shè)備先進(jìn)化

一改以往的手工模式，跟進(jìn)科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數(shù)字化。把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的應(yīng)用程序應(yīng)用到人事檔案管理中，構(gòu)建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發(fā)揮人力物力資源的價(jià)值。建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用掃描儀等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，不僅高效，而且文字圖片并存，實(shí)現(xiàn)了形式多樣化，信息具體化。實(shí)行人事檔案動(dòng)態(tài)管理，對本部門的職工個(gè)人情況及時(shí)更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強(qiáng)大。

四、結(jié)束語

地質(zhì)部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環(huán)境下的地質(zhì)部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)管理人員的能力和提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，利用檔案的信息資源，才能夠?yàn)榈刭|(zhì)部門的各個(gè)崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

篇2

檔案資料的收集是醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎(chǔ)，直接影響醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。尤其是涉及到信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與全面性，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案信息的有效使用，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高?，F(xiàn)實(shí)中有些部門的人員對材料歸檔認(rèn)識不清，認(rèn)為自己部門較為重要的材料理應(yīng)由自己保管，不向檔案部門移交。使本應(yīng)歸檔的檔案材料留存于個(gè)人手中，影響了檔案信息的完整與全面。

面對存在的問題，我們醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)，將績效考核工作引入到檔案的收集工作中，對各部門檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的考核，促進(jìn)了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問題。

一、績效考核理論概述

績效考核，最早由美國提出并實(shí)施。該理論主要關(guān)注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與被考核者發(fā)生關(guān)注關(guān)系的多方主體，以此對被考核者進(jìn)行全方位、多維度考核的過程。該考核理論較之于傳統(tǒng)的績效考核理論優(yōu)勢在于變傳統(tǒng)的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的考核作為被考核對象的唯一來源，而是將在組織內(nèi)部與各部門之間有關(guān)的多方主體均作為績效考核的來源。

績效考核理論被應(yīng)用于內(nèi)部對各科室的考核過程中，因其科學(xué)性和客觀性獲得青睞。績效考核可以按照檔案工作的好壞來進(jìn)行績效考核，按分?jǐn)?shù)的多少，發(fā)放績效獎(jiǎng)。

二、績效考核理論在檔案考核中的應(yīng)用

在對各部門檔案收集整理過程中，檔案部門、各業(yè)務(wù)部門都是與被考核的部門相關(guān)的主體。據(jù)此，在對各部門檔案考核過程中，考核主體應(yīng)包括檔案部門和其他平行業(yè)務(wù)部門。其中，檔案部門作為指導(dǎo)和考核各部門檔案工作的主要機(jī)構(gòu)，在考核過程中占主導(dǎo)地位，屬于被考核對象的上級指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，因此在考核中占較大權(quán)重（大于50%）。其他平行業(yè)務(wù)部門屬于同級的考核機(jī)構(gòu)，占較小權(quán)重。各部門在具體應(yīng)用過程中，應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況確定不同的權(quán)重比例。

三、具體考核辦法

對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、檔案室考核相結(jié)合的方式進(jìn)行全方位立體式考核。同時(shí)，根據(jù)各部門和行政各部門形成檔案性質(zhì)的不同，逐科按接收標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行考核。

（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經(jīng)檔案部門和各業(yè)務(wù)部門考核后，由檔案部門將所得分值進(jìn)行加權(quán)平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內(nèi)容及相應(yīng)的考核分?jǐn)?shù)，按考核標(biāo)準(zhǔn)，如果達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，就要扣分，每個(gè)部門抽調(diào)一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內(nèi)容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據(jù)考核得分，排成名次，每月對每個(gè)部門考核一次，按考核分值以此發(fā)放績效獎(jiǎng)勵(lì)。這樣就能夠真正達(dá)到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。

（二）考核評定標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門對各業(yè)務(wù)部門的考核及各業(yè)務(wù)部門間的互評考核均包括 ：組織領(lǐng)導(dǎo)（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項(xiàng)（10分）六個(gè)方面。組織領(lǐng)導(dǎo)主要考核業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業(yè)務(wù)部門移交檔案的數(shù)量和整理質(zhì)量，以加大檔案收集的力度，促進(jìn)部門立卷質(zhì)量的提升；安全措施主要考核各業(yè)務(wù)部門檔案的保存和對所管資料的保管條件，促進(jìn)平行立卷的規(guī)范化；加分項(xiàng)考核檔案創(chuàng)新和理論研究，以促進(jìn)業(yè)務(wù)部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進(jìn)一步提升檔案員素質(zhì)。

（三）考核評定的特點(diǎn)

1.注重多元主體考核

變原來的僅由檔案部門單一主體考核為現(xiàn)在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調(diào)動(dòng)了基層檔案部門對檔案的關(guān)注和參與醫(yī)院檔案管理的積極性。

2.注重量化考核

考核辦法共分4個(gè)一級指標(biāo)10個(gè)二級指標(biāo)，每個(gè)指標(biāo)對應(yīng)不同的考核分值，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理關(guān)注的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。使全員都能按考核指標(biāo)及系數(shù)，拿到獎(jiǎng)勵(lì)，達(dá)到了公平性。

3.注重過程評價(jià)

堅(jiān)持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實(shí)時(shí)跟蹤和評價(jià)。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫(yī)院則是在每個(gè)月都對各業(yè)務(wù)科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進(jìn)行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時(shí)了解和掌握本部門檔案工作的質(zhì)量以及存在的問題，以便整改提高。

四、考核的實(shí)踐效果

自將績效考核應(yīng)用于我院的各項(xiàng)工作考核中，有效促進(jìn)了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質(zhì)量，取得了較好的效果。

一是互評這一環(huán)節(jié)，通過對其他部門移交檔案的實(shí)際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現(xiàn)狀，更好地促進(jìn)檔案員改進(jìn)本部門檔案工作。

二是各部門都積極履行職責(zé)，主動(dòng)作為，全面加強(qiáng)對本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關(guān)工作協(xié)調(diào)機(jī)制，為順利推進(jìn)檔案管理，起到了推動(dòng)作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎(chǔ)。

三是由于全方位多角度的對工作成果進(jìn)行考核，考核結(jié)果公平性和可信度更高。我們將考核結(jié)果作為月績效考核及年度績效考核，以此發(fā)放績效獎(jiǎng)，作為獎(jiǎng)勵(lì)各部門移交檔案的主要依據(jù)，并且得到了各部門的一致好評。

篇3

第一章　總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本所的各種檔案是本所開展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。

第二章　管理體制

第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。

檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。

本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。

檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設(shè)兼職檔案員1名。

第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長分管。

第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。

第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識，并接受檔案管理培訓(xùn)。

第三章 檔案管理

第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。

（一）歸檔的文件材料齊全完整。

（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進(jìn)行分類。

（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。

（四）案卷標(biāo)題簡明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。

第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫。

（一）各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。

（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫移交清冊。

第四章 檔案保護(hù)

第十四條 檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。

第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。

第十六條 維護(hù)檔案安全，保證檔案庫房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔，無非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。

第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用

第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動(dòng)地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。

第二十條 檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。

本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。

外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。

第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。

第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。

第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對檔案做出妥善處理。

（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。

（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。

（三）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。

第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。

（一）對遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出，或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人，給予表彰。

（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門或個(gè)人，視情節(jié)給予處罰。

（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進(jìn)集體；違反本辦法的個(gè)人不能評為先進(jìn)個(gè)人，年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。

第八章 附則

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一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1、合校期間文書立卷、歸檔的問題

合并學(xué)校在合校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會出現(xiàn)散失等問題。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2、檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合校后的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分部門管理的模式。在這種情況下，學(xué)校面臨著教學(xué)硬件配備、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之合校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一樣，這些共同成為合校后檔案難以集中管理的重要因素。

3、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題

學(xué)校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨合校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，合校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因合校后管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間缺乏聯(lián)系等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問題。造成這一問題的主要原因，在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

4、檔案排序、管理重新理順問題

合并學(xué)校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的學(xué)校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為合校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號的編制不盡相同，這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合校后檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，這些問題也嚴(yán)重制約著合校后檔案管理工作的開展。為此，我們認(rèn)為合校后的檔案工作要走出困境，應(yīng)對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合校后檔案管理應(yīng)把握的幾個(gè)問題

合校后搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識，建立健全合校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。

1、強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的思想重視不足，因此，合校后應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。

2、建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記曾經(jīng)指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問題，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合校后搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《文書檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3、合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。對此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

篇5

一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。

（二）要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認(rèn)真對照檢查內(nèi)容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報(bào)了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動(dòng)檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。