發布時間:2023-09-22 10:37:01
序言:作為思想的載體和知識的探索者,寫作是一種獨特的藝術,我們為您準備了不同風格的5篇固定資產電子檔案,期待它們能激發您的靈感。
【關鍵詞】檔案管理 信息化
隨著我國高校招生規模的不斷擴大,高校的固定資產建設進入了高速發展時期,每個新校區的建設都要注入大量的資產,高校不僅需要大量購置教學儀器、設備、辦公用品、生活后勤物品、圖書文物等,甚至有些情況下涉及征地建設新校區、原校區舊房的維修與改造等一系列基本建設問題。因此,在高校的固定資產管理過程中,檔案管理工作是非常重要的一環,是高校教學工作和行政管理的原始證和重要記錄憑,是實現高校可持續發展的重要保證。
一、我國高校中固定資產檔案管理存在的主要問題
固定資產檔案是指在固定資產管理活動過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。高校固定資產檔案是高校在固定資產采購、固定資產日常管理使用及固定資產處置活動中形成的第一手材料。綜觀我國高校目前的固定資產檔案管理工作,主要存在著固定資產檔案收集不規范、整理無序、綜合管理力度不夠、管理的縱深度不夠、從業人員知識結構老化、存放環境不理想等問題。
(一)固定資產檔案收集不規范
在檔案信息收集過程中,不規范的收集現象比比皆是,很多部門普遍存在想交就交,不想交就不交的散漫現象,或者是有部分工作人員以忙為借口推脫上交,檔案收集的管理制度形同虛設。為此,檔案管理員不得不各個行政部門和系部逐一收集。即使這樣也不可避免由于檔案人員無法參與固定資產管理活動的每一個環節,無法跟蹤收集,從而導致檔案不能及時歸檔,時間一長比較容易丟失或者損壞。
由于我國目前高校發展迅猛,相應的人才需求不斷擴大,人員調動也相對頻繁,人員調動時常因為工作的轉移而忽略了相應的固定資產調劑和固定資產檔案交接工作。一旦領導簽了字,調動工作得到落實,便草草交接急于到新崗位報到,隱瞞或暫停了部分未完成的內容,其中不乏對重要檔案的收集工作。
(二)固定資產檔案整理無序
在固定資產檔案整理過程中存在著卷內目錄與實際不相符、類別不清、甚至有些檔案不全等問。有些固定資產檔案中分為多個子目錄,而檔案管理員在存放檔案時出現歸類劃分子目錄不準,在查找檔案時無法做到高效率和準確無誤。
(三)固定資產檔案的綜合管理力度不夠
基于高校組織規模龐大的特點,高校固定資產的檔案管理工作量相對較大,然而部門之間的綜合協作力度薄弱,多數情況下只有分管的領導有權限從中直接協調,當領導工作繁重的時候,僅靠少數專人或者是兼職人員,很難及時做好歸檔工作。
(四)固定資產檔案管理縱深度有待加強
由于管理固定資產檔案的人員對本學校的很多固定資產管理的信息不了解、業務不夠熟練,嚴重影響了檔案的利用和收集的效率;目前我國高校普遍缺乏固定資產聲像領域檔案的建設及管理,很多固定資產的聲像檔案在宣傳部門有建檔,還有很多沒有及時建立檔案,即使少部分有建檔也沒有有效的管理,這為日后的信息化管理帶來了不便。
(五)固定資產檔案從業人員知識結構老化
檔案管理表面上看是一個輕松的工作,細化到工作的每個環節,實際上工作內容很繁瑣。然而,目前高校對檔案管理從業人員的投入沒有足夠的重視,不能及時擴充人員,很多檔案管理人員是兼職的,而培訓多是流于形式,檔案管理水平沒有得到真正的提高。
二、加強高校固定資產檔案管理的措施和辦法
(一)加強固定資產檔案的收集和整理
加強各個部門對固定資產檔案管理的意識教育,主動配合檔案員收集固定資產的檔案;而檔案管理人員也要深入到各部門,主動收集存檔所需的各種資料、信息。檔案工作人員要參加學校召開的各種會議,多參與固定資產的管理過程,掌握固定資產管理工作的動態,督促及時歸檔。對于在人事調動過程中不及時交接固定資產檔案材料的要凍結調動手續,嚴格獎懲制度,對于丟失檔案的行為要追究有關人員的責任。
(二)加強檔案工作的綜合管理,整合現有資源
目前我國高校固定資產檔案主要是紙質檔案,電子檔案多在建設過程中。設計電子檔案的目的是達到快捷、全面、便于統計等特點。新歸檔的檔案,適用電子檔案的方法歸檔,同時新建聲像檔案;而以前的舊檔案多是紙質檔案,不適用于電子檔案歸檔。以前的紙質檔案可以在電子檔案中只建立檢索目錄,電子檔案和紙質檔案共存,以盡快實現檔案管理的信息化、現代化和科學化。
(三)改善固定資產檔案的存放環境
對現有的檔案設施和檔案存放地點進行評估分析,對于不符合檔案存放標準的情況,向上級主管部門匯報,盡快統一整改,要有獨立的保存和管理檔案的空間。
(四)進一步加強檔案隊伍建設
提固定資產檔案人員的技術素質,增強從事檔案管理工作的培訓,培訓不要只學習收集、整理、編目、錄入、檢索、查找等具體的檔案管理知識,還要有針對性,要學習高校固定資產管理其他門類的知識和提高信息化技術水平,要結合具體的案例,真正提高檔案管理人員得實際工作熱情和工作能力。
三、固定資產檔案管理的信息化前景
目前,固定資產檔案管理的自動化水平還不高,雖然大部分的高校使用了高校固定資產系統,但還達不到高校固定資產電子檔案管理工作的要求,很多還需要手工檢索和查找。為了電子檔案發展的需要,建立固定資產檔案管理信息平臺是檔案工作標準化、信息化的重要途徑,它將傳統管理手段和先進技術有機結合在一起,注重在檔案管理方面先進的信息化理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息使用的在線化,充分發揮信息服務功能,實現電子數據的共享利用和綜合應用,最終實現固定資產檔案管理水平的飛躍發展。
參考文獻:
一、固定資產投資項目檔案管理中存在的問題
1.檔案不能完整、準確地反映固定資產投資項目建設過程的全貌。不論是業主單位,還是項目參建單位,往往偏重建設項目的進度、質量,沒有真正樹立起檔案意識,導致項目建設中形成的文件材料收集不齊全、不準確,到工程竣工驗收時無法保證歸檔文件材料的質量,嚴重影響了檔案的質量,在管理上沒有提供有力的組織保證。
2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發展很不平衡,機構是臨時性的,項目完成后,機構撤銷,人員解散,沒有把固定資產投資項目檔案管理工作納入項目管理中,沒有建立起領導責任制。
3.職責不明、溝通不暢,有脫節現象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事,認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多,經驗不足,對固定資產投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責,致使兼職檔案人員檔案業務素質不能適應需要,只懂項目業務不懂檔案業務,而專職檔案人員只懂檔案業務不懂工程項目管理,缺乏指導力度。
4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產投資項目檔案管理仍處于低級狀態,各單位對電子文件歸檔沒有明確規定。因此,對固定資產投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。
二、加強固定資產投資項目檔案管理的對策
固定資產投資項目得到各建設單位的廣泛關注,加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為,要解決當前固定資產投資項目檔案管理工作中存在的共性問題,應從以下幾方面入手。
1.加強固定資產投資項目檔案過程管理,不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇,才能使固定資產投資項目檔案管理工作步入正軌。
2.建立健全固定資產投資項目檔案工作領導責任制。要把檔案工作列入領導的議事日程,納入工程項目計劃,納入領導經濟目標管理考評,實行動態管理,并對責任制的落實情況進行監督、檢查。同時項目檔案管理的各個環節要有領導和專人負責,建立健全各項規章制度,做到有法可依、有章可循。
3.理順固定資產投資項目檔案管理機制,強化檔案管理部門的職能。首先,要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領導小組;其次,堅持固定資產投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行,明確管理職責,并對檔案工作進行監督、檢查和指導;再次,要把固定資產投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。
4.對固定資產投資項目檔案管理人員進行合理配置并加強在職培訓,提高檔案人員的業務素質。固定資產投資項目檔案工作是一項專業性非常強的工作,應注意培養既懂項目業務,又懂檔案業務的人員,并保持人員相對穩定。檔案部門要定期選派檔案人員參加建設項目檔案管理培訓,不斷提高自身業務素質,加強對建設項目兼職檔案人員的指導。
5.充實與完善固定資產投資項目檔案信息化管理。為了更好地為建設項目檔案管理服務,為今后檔案信息資源共享打下基礎,各單位在制定檔案管理制度時應增加檔案信息管理內容,凡是通過計算機系統形成的項目檔案,在移交紙質檔案的同時,必須提交相應的電子文件。
一、固定資產投資項目檔案的特點
與其他類別的檔案相比,固定資產投資項目檔案以建設項目為單位立檔,具有以下特點:1.涉及部門、單位多,人員廣涉及部門主要可分為內部、外部兩種。內部涉及檔案部門、技改部門、基建部門、設備管理部門、儀器管理部門、物資管理部門、財務部門等。每一個內部部門在具體進行項目建設的時候勢必會有對口相應的外部單位,如基建部門對口的勘察、設計單位以及施工方、監理方等,其中又會有總承包單位和多個分包單位;設備、儀器管理部門,物資管理部門等多個對口供貨方;技改部門對口上級撥款單位等。人員分為專兼職檔案人員、項目具體參與人員等。2.收集周期長一個項目建設周期往往以年為單位,個別項目持續時間長達數年甚至更久,項目檔案的產生、收集周期也被拉長,為項目檔案的收集、整理、保管帶來很多實際操作的困難。3.內容多樣,數量龐大從基本概念和實踐經驗來說,固定資產投資項目檔案的類型主要有基建檔案、設備檔案、儀器檔案、綜合管理類檔案、家具及工器具檔案等,每個類型的檔案又分紙質、光盤等多種載體。只有全面、多樣地收集檔案,才能保證固定資產投資項目建設的方方面面都能保留下最可靠的檔案文件材料和歷史記憶。
二、固定資產投資項目檔案管理中存在的主要問題
從以上固定資產投資項目檔案的特點可以看出其與其他檔案的區別,這也是固定資產投資項目檔案管理工作的難點所在,其涉及領域廣、內容紛繁復雜。主要包括:基建檔案涉及勘察、設計、建設總包、分包、監理等多個單位,各單位負責的檔案專業性相對較強,但人員流動性大、管理制度缺失等問題嚴重,影響了基建檔案的質量,加大了后期整改的壓力和難度;設備儀器購買時工作重點放在設備儀器實體到位,投入使用、具體操作等事項上,往往容易忽視相關文件材料的收集,導致各種資質證書、裝箱單、檢驗記錄、報關單等材料的缺失;技改部門為方便日常查找利用,將大量綜合管理類文件留存滯歸,導致綜合管理類文件材料在項目檔案驗收前一段時間內集中突擊歸檔,擠壓了全面自檢和整改的時間,使得檔案人員工作較為緊張和被動。綜合分析,固定資產投資項目檔案管理中存在的主要問題包括:1.建設單位、部門、個人之間權責不清,導致固定資產投資項目檔案管理工作進度滯后或執行情況混亂;2.與檔案直接發生接觸的工作人員素質參差不齊,崗位變動大,導致工作中前后無法有序銜接、科學推進;3.較長的時間跨度、較大的檔案數量帶來較大的工作量,效率的提高顯得尤為重要。
三、應對措施
為應對固定資產投資項目檔案管理過程中存在的主要問題,建議從以下幾個方面著手改進:
1.制度建設:清晰明確的制度保證項目檔案管理工作有理有據地推進
國家住房和城鄉建設部、國家檔案局、國家發改委等部委先后就固定資產投資項目檔案管理頒布了相關規定,如《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》等,以此指導項目檔案工作。另一個層面上,各集團公司及其下屬單位也根據實際情況積極制定企業集團和各企業的管理辦法,如中國電子科技集團公司制定的《軍工電子固定資產投資項目檔案管理規范》(試行)、《中國電子科技集團公司固定資產投資項目檔案驗收評分細則》(試行)等。除此之外,具體參與固定資產投資項目檔案工作的各個內部部門之間要理清流程制度,明確責任歸屬,制定相關制度辦法將檔案工作納入綜合考評,從制度上保證檔案建設與項目建設同步,減少因為兩者脫節而產生的額外工作量,同時最大程度地避免工作交叉、權責不清帶來的進度滯后。各單位各部門與外部單位之間要以合同、協議等形式中的具體條款來規范和保證項目建設過程中檔案工作的實施,對固定資產投資項目檔案進行全過程、動態、系統的監督,把握項目檔案工作在面對復雜環境時的主動權,利用強大的法律和制度約束能力為檔案工作保駕護航。總之,要依靠制度來理清建設單位內部各部門、建設單位與其他參與單位以及項目檔案相關人員之間的權責關系,使得各部門、各單位各負其責,確保不把時間和精力消耗在與項目檔案無關的事項上。
2.加強固定資產投資項目檔案相關人員的宣傳和培訓
首先,要加強對固定資產投資項目檔案涉及部門相關領導的檔案工作宣傳,使其明確檔案的作用,強化檔案意識,保證項目檔案工作能得到強有力的支持。其次,項目參建人員(如施工人員、監理人員等)作為項目建設與檔案工作的直接責任人,在項目建設業務知識方面具有較大優勢,但對項目檔案的重視程度和管理水平上往往跟不上項目檔案的需要。為了提高項目檔案質量,強化過程控制,應對與檔案工作相關的項目參建人員進行培訓和宣傳,使其提高檔案工作責任意識和檔案管理水平,普及基本規范和要求,為項目檔案后續工作的科學、有序開展打下良好的基礎。檔案管理人員在檔案業務知識和管理上有優勢,但是對固定資產投資項目具體建設內容了解較少,相關知識(如土建、監理、工藝等知識)的儲備也趨于片面化,對判斷檔案文件材料的準確性、完整性、專業性、檔案文件材料系統收集整理等相關工作有一定程度的局限性。基于此,對專兼職檔案人員進行固定資產投資項目檔案知識培訓是很有必要的。
3.搭乘信息化快車
企業檔案信息化作為企業信息化的一部分,主要是指企業在檔案管理活動中全面應用現代化技術,以網絡為基本平臺,對檔案信息資源通過技術手段進行處置、管理和開發,以實現檔案工作為企業生產、經營和管理等提供優質高效服務的過程。作為企業檔案工作的重要組成部分,固定資產投資項目檔案工作耗時長、工作量大、涉及部門廣,對信息化的需求十分明顯,應用效果較為突出。主要表現在以下幾方面:(1)有效提高項目檔案管理效率。項目檔案管理自動化程度不斷加深,范圍不斷拓寬,檔案實體管理逐步簡化,項目檔案相關人員能夠以在線、離線操作等多種方式代替手動翻查排列等工作,對檔案原件也有一定保護作用。(2)促進項目檔案相關人員素質的提高。從傳統手工或者單機系統的小規模封閉方式向信息化方式轉變時,基礎設施、軟硬件投入、檔案軟件功能不斷變化,對項目檔案從業人員的素質要求也在不斷變化。信息化環境下,固定資產投資項目檔案管理從業人員必須改變傳統做法,主動學習,提高業務水平和專業素質。(3)促進項目檔案服務水平的提高。固定資產投資項目檔案對固定資產投資項目具有保存備考的重要作用,在后續竣工驗收、擴建、改建、設備儀器維護檢修等工作中具有不可代替的作用。固定資產投資項目檔案信息化既可以提高查詢效率,又可以豐富服務手段和內容,同時滿足更加多元的利用需求。四、結語固定資產投資項目檔案管理工作千頭萬緒,只有各參建單位和相關人員權責清晰、意識到位,信息化等技術手段切實落到實處,才能推動固定資產投資項目檔案管理工作有條不紊地進行,從而實現固定資產投資項目檔案在項目建設全過程中的作用與價值。
參考文獻:
[1]余然.設備儀器檔案管理存在問題及對策[J].機電兵船檔案,2012(4):50
[2]李鳳勤.淺談基建檔案的管理[J].時代經貿,2007(3):156
1、學校固定資產管理制度還不健全
學校沒有一套完整的固定資產購置、驗收、清查處置、報損等財產管理制度是固定資產管理不當的主要原因之一。例如:固定資產采購缺乏采購計劃和必要的審批制度,導致盲目購置、重復購置;采購過程中又缺乏有效的約束機制,導致自由采購、隨意采購;采購后又無驗收、沒有保管等制度,此外,固定資產的增減變化及結存情況,都應通過固定資產帳卡反映,并由專人管理。但現實中,某項資產的調出或報廢在帳卡中未及時注銷的情況還在發生,又如固定資產保管人員因工作需要調離時,未進行盤點、清查、交接等,造成學校固定財產管理松馳的不良現象的發生。
2、固定資產核算方法與手段有待改進
( 1 )學校固定資產范圍不清
按規定,行政事業單位一般設備單位價值在500元以上,專用設備單位價值在800元以上,或雖未達到規定標準,但耐用時間在一年以上的大批同類物資,也作為固定資產進行核算和管理。實際工作中,將單位所有實物都列入固定資產清冊,作為固定資產核算,如本應列入“專用材料費”的實驗用儀器儀表、學生用跳繩等體育用品,餐具卻納入固定資產管理。這樣徒增了固定資產管理的工作量。
(2)固定資產計價方法有待改進
學校固定資產在使用過程中能保持原有實物形態,但其自身價值卻會發生減損,對這部分損耗價值,在事業會計中并未核算,不象企業一樣對固定資產計提折舊。如學校購置的20臺電腦,單價5000元,總價10萬,按目前的通用做法:借記“事業支出”10萬、貸記“銀行存款”等相關科目10萬,同時借記“固定資產”10萬、貸記“固定基金”10萬。在不清理報廢的情況下,其價值始終為10萬,而事實上,無需幾年,該批電腦就會被淘汰,導致從表面上看賬實相符,實際卻嚴重失真。
(3)固定資產核算手段相對滯后不適應目前的發展要求。
2006年3月開始,我縣教育系統財務實行集中核算,為此,會計核算中心將各學校單位的固定資產總賬通過財務軟件核算,而卡片則由學校單位自行登記,以作備查。但從實際情況看,雖然大部分學校單位設有備查賬,也只是將所增加的固定資產手工記錄于本子上,或用EXCLE表格代替固定資產明細賬,未采用專用軟件進行管理。
3、固定資產后續管理力度不夠
當前,學校固定資產使用的責任機制和監督機制缺乏,閑置和資源浪費現象嚴重,普遍存在“重錢輕物”、“重購輕管”的現象。按規定,行政事業單位對其占有和使用的固定資產每年應盤點一次,但在實際工作中這項工作沒能按時做到,連清產核資都未能達到預期的效果,前清后亂,在用和在庫情況模糊,這導致固定資產后續管理力度不夠問題。
從上述情況可以看出,由于健全管理制度的缺乏,管理人員管理理念與手段的相對落后和陳舊,管理基礎工作的不夠規范,造成了學校固定資產管理控制體系的不完整,學校家底不清,帳帳、帳實不符,資產流失的現象依然存在。因此,如何改進現有的固定資產管理方式,進而實現對固定資產的全息、實時與多維監管,已成為學校資產管理的一項重要任務。
學校固定資產管理的建議
(一)觀念創新:樹立正確的管理觀念,實施全員、全過程管理。優良高效的固定資產是學校辦好教育的物質基礎,是學校完成教學和社會服務的先決條件。
學校固定資產管理是一個系統工程,涉及面廣,僅僅依靠財務部門是無法實現科學管理的。要管好、用好這些資產,需要學校各部門的共同努力,實施全員、全程管理。明確學校固定資產管理工作不是哪一個人的事,而是每一位教職工共同管理的事情。固定資產管理的內容要盡量涵蓋固定資產的增加、使用、維護和處置環節。固定資產管理的任務要特別強調合理配置固定資產和保證固定資產安全完整、保值增值。
(二)制度創新:建立科學規范完整的一整套資產管理制度。固定資產管理制度是做好固定資產管理工作的保證。針對固定資產種類、管理環節和管理要求的不同,制定出一套符合學校管理固定資產管理制度。這些制度包括:儀器管理制度,低值易耗、實驗材料管理制度,固定資產使用、保管、維修制度,丟失、損壞賠償制度,處置報廢管理制度等。為固定資產的使用狀況提供信息和依據,增強使用單位的保值、增值意識。
(三)管理方法和手段創新:運用信息技術改造管理流程、提高管理效率。信息技術的迅猛發展和廣泛應用,對當代教育產生了巨大影響。教育信息化是促進教育改革和發展,實現教育現代化的重要保障。資產管理信息的生成與利用是教育信息化的重要組成,固定資產管理也要推進信息化。為了科學管理固定資產,合理調配資源,建立有效的固定資產網絡管理系統,學校必須運用信息技術改造管理流程,提高管理效率。
二、改進措施
1、健全落實固定資產管理制度:建立健全科學的管理制度,是保證有效、合理使用固定資產的一個重要前提條件,是充分發揮其使用效益的重要保證。學校應根據財政部《行政事業單位的國有資產管理辦法》和有關制度以及自身實際情況制訂相關的固定資產管理制度,并確保制度的有效實施:
(1)建立固定資產請購制度。資產采購必須以經財政部門批準的綜合預算為依據,未納入綜合預算的固定資產,一般不得隨意采購,如確實是急需使用的,必須經相關部門批準,納入政府采購目錄范圍內的資產采購必須經采購中心進行政府采購,未納入政府采購目錄范圍內的資產采購,以節約采購費用和防止腐敗的產生。
(2)加強固定資產驗收保管制度。學校取得固定資產的途徑日趨多樣,如自制、外購、接受捐贈等,所有資產都應由資產管理人員、采購人、保管人和使用人共同驗收,明確各自的責任,杜絕以次充好,質量達不到要求的產品,嚴把質量關。
(3)嚴格固定資產清查和報損制度。固定資產的處理、報損應嚴格按規定程序進行審批;定期做好固定資產的清查、核對工作,明確處罰措施。根據資產管理需要,定期開展財產清查工作,核算中心的總分類賬與學校財務部門的明細賬按時核對,學校財務部門的明細賬與財產管理部門的實物至少每年核對一次,做到賬賬、賬實、賬證相符無誤。
隨著現代化信息技術的迅猛發展,信息數據電子化處理手段已經得到了普遍采用,會計也不再簡單的停留在傳統意義上的記賬、對賬和報賬,而是順應時代的需求不斷的向縱深發展。對于一個單位而言,會計在很大程度上影響著單位財務內部控制機制,醫院也不例外,那么,在當前信息化管理背景之下,如何做好醫院財務內部控制工作已經成為擺在眼前的一大關鍵性問題,只有妥善解決了這一問題,醫院才能真正融入到時展的大潮中,實現更快、更好的發展,所以,深入分析和研究信息化管理下的醫院財務內部控制具有極為深遠的現實及指導意義。
2.信息化管理下醫院財務內控要點
2.1醫院會計核算軟件系統
在信息化管理下,要控制好會計核算軟件系統與HIS系統銜接。首先,要確保該系統中數據核算的時間段與HIS系統相吻合,只有二者保持一致,才能保證每項收入和支出有帳可對;其次,對門診以及HIS系統門診收入按月進行核對,針對由于因未能及時繳納當月所收款項而導致的會計核算軟件系統與HIS系統所計算出的門診收入不一致的情況,需要指派專門人員對未結賬目進行核對,并進行隨時追蹤;此外還要對門診、住院就診患者的退費手續的完備性進行仔細核對與控制,對存在疑點的要進行重點核查;再次,對預交金的會計核算系統與HIS系統以月為單位進行核對,嚴格控制預交金的管理意義重大,不但可以有效的預防職務犯罪,而且可以及時查找錄入錯誤;最后,每月對會計核算軟件系統與HIS系統所統計的住院收入進行核對,及時解決所發現的問題。
2.2藥品核算
對于醫院而言,最重要的庫存物資當屬藥品了,強化藥品電算化管理內部控制十分重要。為了切實抓好藥品內控工作,需要對藥庫管理系統的專門管理人員進行特別授權,其開展工作不得超出權限范圍,除此之外的醫院其他部門,只有權查詢或者使用,禁止進行任意的涂改或者記錄;物價部門依據相關規定對醫院的藥品售價進行監督,醫院財務科室的會計人員不僅要對藥品供應方所提供的發票規范性進行檢查,還要檢查入庫手續的完整性、相關金額的準確性、出庫及結存的真實性,按月依據HIS系統的統計報表錄入會計單據;以月為單位審查會計核算軟件系統與HIS系統所統計的藥品收入是否一致、藥品應付款項與藥品入庫數量是否一致以及定期與藥庫保管進行庫存量的核對等。
2.3收費票據的管理
對于醫院門診收據、住院收據的申請、入庫、領用、使用、核銷等情況以及住院收費處患者預交金發票的管理等,醫院需要指派專門的人員進行檢查、復核、登記與核銷,這樣,可有效避免票據使用中的舞弊現象,并及時發現預交金作假以及退款金額的非法截留等問題。此外,核查人員還要對所收回的作廢的票據逐張進行核查,核實其真實性,再者票據的序號使用也應是檢查的內容之一,檢查是否存在漏繳或者截留收入的問題。
2.4庫存物資
對于醫院而言,庫存物資種類多、數額大,并且出庫、入庫頻率相當高,所以醫院庫存物資的內部控制工作,應當將申請采購、請購審批、實際采購、物資驗收入庫、領用出庫等電算化管理以及款項支付等確定為工作重點,按月盤查醫院的庫存物資,將庫存物資的庫房管理軟件系統與會計核算軟件中庫存物資有機的結合起來,核實其一致性,從而真正實現庫存物資電算化管理。
2.5醫院固定資產
醫院的固定資產入庫、出庫的單價與數量由醫院總務庫房以及醫療器械庫房的計算機系統負責核算,醫院的財務科主要負責控制固定資產的卡片管理系統,并在卡片中同步反映資產的單價與數量,且隨時反映醫院總資產的情況,各資產使用科室建有固定資產管理帳冊,登記在役資產的全部情況。醫院應嚴格履行當地財政部部門的規定,利用財政國有資產動態管理信息系統對醫院的固定資產實施同步動態管理,對于每一新購置的固定資產,都應有專門的會計人員制作固定資產專用卡片,對該資產的分類碼、名稱、規格、購置時間、資產狀況、主要用途、預期使用年限以及所支付的金額等信息進行詳細的記錄,同時通過固定資產動態管理信息系統向當地財政部門隨時匯報固定資產的相關信息;醫院資產管理庫房每月要將固定資產核算報表上報財務科,由財務科將庫房資產核算系統報表中所記錄的相關信息與醫院會計核算軟件系統中的資產報表分類別進行核對。此外還要定期或不定期地對資產管理庫房、財務部門以及資產使用科室的賬物、賬賬進行清查核對。
2.6“醫保”賬目
為了監督“醫保”賬目結算的準確性、真實性,以及數據錄入過程中是否出現失誤,需要在會計核算系統中設置“醫保應收款”,并將其歸入“應收醫療款”之下,每月與醫院HIS系統中所統計的醫保收入以及醫保收費管理部門所統計的應收及收回的數額進行核對,對于未及時返回的醫保應收款項,要定期或不定期地與市、區醫保結算管理部門以書面形式進行對賬,及時聯系,做好欠款回收工作。
2.7會計電子檔案的管理與控制
在會計信息化大潮到來之際,加強會計電子檔案的安全管理尤為重要。醫院要讓現有的工作人員在實踐中學習,通過在職培訓,使職工加強計算機操作知識和系統維護知識,健全與完善醫院會計電子信息系統的檔案管理,既做好安全備份工作,也要做好會計信息的安全保密工作,切實加強系統的安全性,全面推進會計電子檔案的現代化管理,促進檔案事業全面發展。
3.信息化管理下醫院財務內部控制的展望
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