企業員工檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇企業員工檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

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［關鍵詞］國有企業 改制 員工檔案 管理

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0065－01

2004年以來國家逐步對國有企業進行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發了《四平市人民政府印發關于推進國有企業改革問題的若干規定的通知》，由此拉開國有企業改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅戰。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業、區街集體企業進行改制。據統計，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業員工的檔案管理工作任務十分繁重，過去由企業管理的員工檔案，大部分要移交到就業服務機構托管，這部分人再就業、退休、異地就業、續繳社會保險費等業務都要由就業服務機構去做。經過各級就業服務部門不辭辛苦的工作，這項繁重的工作已經步入正軌。

大批解除勞動合同人員個人檔案委托就業服務機構，不僅僅是工作任務繁重，不斷加強個人檔案管理，認真分析個人檔案信息，通過檔案調檔分析再就業狀況以及社會保險費續繳狀況對于做好人力資源和社會保障工作至關重要。從現有個人檔案資料分析，存在的問題比較突出。

一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出

國有企業改制、集體企業改制，解除勞動合同人員年齡結構普遍偏高，這部分人大部分是上世紀50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個問題的原因是多方面的，既有個人因素，也有政策因素。眾所周知在計劃經濟體制下，國有企業招工要受指標限制和就業年齡限制，搞到招工指標的人千方百計地把自己超過當初國家規定年齡或者沒有達到最低就業年齡的子女送進國有企業，這就造成個人檔案記載不真實。至于特殊工種記載由于國有企業眾多，期間工種名錄也不夠規范，一個工種多種叫法的現象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業記載為“搬運工”。再有就是期間十幾年國家沒有調整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進行一次工資普調，1986年進行一次普遍增加工資，當初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。

二、拖欠社會保險費問題比較普遍

1986年我們國家在勞動用工、工資分配、社會保險領域實行重大改革，用工打破鐵飯碗實行勞動合同制，工資打破八級工資制實行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實現按勞分配。在社會保險制度改革過程中改變企業負擔養老辦法，實行社會統籌，這項改革是在試點的基礎上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財力，但是在改革過程中由于企業效益差別等原因，造成一些企業欠繳社會保險費，甚至個別企業到改革開始仍然沒有為員工繳納社會保險費，因此造成一批員工拖欠社會保險費問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業籌措資金，參加改制的員工有的也承擔一部分社會保險費，基本上把改制截止前欠繳的社會保險費補繳到位。但是改制后這部分員工與企業解除勞動關系，沒有實現再就業的社會保險費又出現新的欠繳。

三、面臨退休高峰期

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關鍵詞：企業員工 檔案管理 對策

企業員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的員工身份無法核定、有關政策無法落實、員工退休手續無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業員工檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。

一、企業員工檔案管理的基本情況

1.企業員工檔案的管理方式

以油田企業為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業員工檔案管理的普遍模式。

2.企業員工檔案包括的內容

企業員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學歷及培訓材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調動轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業審批表、 退休（退職）審批表等。

二、當前企業員工檔案工作存在的問題

1.現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應

企業員工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業領導班子成員檔案，由各級組織部或企業工委代管；部分企業中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業還是按計劃經濟時期的管理方式將企業員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進行分類管理，工人則按勞動部門的要求進行分類管理，員工在企業中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業依法實行的全員勞動合同制度，給企業的員工檔案管理工作帶來不便。

2.企業員工檔案管理工作制度不完善

個別企業以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。

3.企業員工檔案管理不規范，利用率低

一是企業員工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。

二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已調離本單位，但其員工檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。

三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。

四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內容鑒定和工作開展帶來影響。

4.檔案管理人員素質不高

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業員工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。

5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全

檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。

三、加強企業員工檔案管理的對策

1.創新員工檔案內容，嚴把進檔材料質量

創新員工檔案內容，就是要轉換檔案材料內容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進檔材料的質量。員工檔案管理人員要堅持原則，認真審核，嚴格把關，真正要做到“六不歸檔”：即不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔、填寫不符合規定的材料不歸檔、國家不承認的不歸檔，與政策不符的不歸檔。

2.創新管理方式，實現員工檔案管理數字化、現代化、信息化

紙質檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質型員工檔案在傳遞過程中易導致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質型檔案轉換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。

3.創新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化

要從企業的實際出發，建立科學合理的員工檔案管理制度。明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責任和義務，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎懲分明，從而調動檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時的補充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴謹、科學，檔案的借閱應根據具體情況具體分析，嚴格保密制度，只有維護了企業員工檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理利用，為企業人力資源管理提供更好的服務。

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【關鍵詞】人事檔案；管理；建議

隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，企業人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，我結合幾年來檔案管理的實踐，就企業員工人事檔案的管理工作談談幾點體會。

一、人事檔案的定義

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，并按有關規定進行整理后組成的，起著憑證、依據和參考的作用。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

二、人事檔案的特點

1.現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

2.真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

3.動態性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

4.流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

5.機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

三、人事檔案管理存在的問題

1.內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高

一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。

2.檔案用紙規格不一

雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。

3.材料歸類不準確

有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。

4.檔案材料短缺

如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

5.使用上，技術手段滯后，運行效率較低

在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

四、關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

1.實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化

人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2.改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化

為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

3.分類管理

國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

4.人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度

制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

5.利用現代化管理手段

人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2002，220.

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一、問題：企業檔案工作面臨的挑戰

當前，我國企業檔案工作面臨的挑戰主要表現在以下幾個方面：

?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現在，仍有大部分企業員工，甚至不少企業中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫在紙上的書面材料”的層面上，而沒有充分意識到作為企業重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務于企業現實的重要價值。除了紙質檔案之外，電子檔案是企業檔案的新成員，數字化平臺是企業檔案信息管理和服務的新舞臺。

（二）企業實施組織結構扁平化，檔案機構何去何從

當前，許多企業實行組織結構扁平化，精簡機構，削減管理層次，從而提高企業運轉效率。企業推行組織結構扁平化后，企業檔案機構如果發揮不了應有的作用，沒有獨特的價值，就會成為被精簡的對象。甚至一些企業干脆撤銷了專門的檔案機構。檔案機構在企業組織體系中的地位下降，制約了企業檔案工作的發展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢下，如何明確檔案機構在企業中的定位和角色，成為我們必須思考的問題。

（三）企業信息化建設進程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼

現在，絕大多數企業都認識到了信息化的意義和價值，并且不斷通過建立辦公自動化（OA）、管理信息系統（MIS）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、企業資源計劃（ERP）等應用系統加快企業信息化進程。企業在各項活動過程越來越多地形成數字化的信息，傳統的企業檔案“實體保管模式”難以為繼。而在很多企業中，由于沒有實施管理或管理不當，導致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業“記憶”面臨丟失的危險。

（四）企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務

隨著企業規模不斷擴大或企業合并，涌現了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公司的下屬機構或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構移交檔案。特別是一些企業的分公司，由于產權關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構移交檔案。

自20世紀80年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質性進展。即便一些企業將圖書情報機構和檔案機構合并，成立信息中心，但也只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統的、綜合的、集成的信息服務。

二、思路：以知識管理思想指導企業檔案工作改革

對于傳統的企業檔案工作進行細枝末節的改進，已經于事無補，只有對其進行根本性的變革，才能適應形勢發展的要求。任何改革實踐都需要一種先進的理論作為指導。在知識經濟時代，指導企業檔案工作改革的理論應該是知識管理思想。

知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并且通過促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創新能力。

知識管理的內容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側重于企業知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。知識技術管理側重于現代信息技術，如數據倉庫技術、知識挖掘技術等的應用，為整個知識管理提供技術支撐。知識員工管理，側重于激發知識型員工的工作積極性、主動性和創造性，鼓勵他們向企業貢獻個人的隱性知識，提高他們的知識創新能力，為整個知識管理提供人員保障。其中知識資源管理是知識管理的基礎工作。知識管理一般從知識資源管理起步。

⒈ 企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內容

根據1996年聯合國經濟合作與發展組織?穴OECD?雪的《以知識為基礎的經濟》報告，知識包括四大類：“知道是什么”的事實知識（know－what）；“知道為什么”的原理知識（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識（know－how）；“知道是誰”的人際知識（know－who）。在此基礎上，我們可以進一步將知識分為“顯性知識”（Explicit Knowledge）和“隱性知識”（Tacit Knowledge）。顯性知識是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識，也即是記錄于在一定物質載體上的知識。隱性知識是指“知道怎樣做”和“知道是誰”的知識，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、靈感等尚未公開的秘密知識，或者是只可意會難于表達的知識。例如，我國一些企業進口零部件，并利用外國企業同樣的儀器設備和操作方法來組裝產品，產品質量卻明顯不如外國企業的原裝產品，這就說明我國企業工人沒有掌握外國企業工人的隱性知識（操作技巧、訣竅等）。

企業的文件、檔案作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業最主要的顯性知識。正如IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中所說的：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。” 美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，在組織所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。

企業的顯性知識實際上主要包括兩個方面：一是在企業內部產生的文件、檔案，二是從企業外部收集而來的圖書、情報。圖書、情報是公開的，可以為所有企業利用，而文件、檔案是本企業自身產生的，是企業所特有的，其他企業無法獲取。因而文件、檔案構成企業具有競爭價值的核心顯性知識。企業的隱性知識存在于員工個人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能被有效地管理。可見，某種意義上，企業檔案是企業最重要的知識資源。

既然企業文件、檔案是企業最重要的知識資源，那么，企業檔案管理實質上是一種重要的企業知識資源管理活動，企業檔案管理應該成為整個企業知識資源管理重要的有機組成部分。

⒉ 檔案管理應以知識資源管理為發展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容

一方面，檔案管理是知識資源管理的重要內容，使得檔案管理以知識資源管理為發展方向成為可能；另一方面，知識管理是21世紀的企業管理模式，作為企業重要管理工作之一的檔案管理，以知識資源管理為發展方向是其必然的選擇。

知識資源管理是一項長期的、艱巨的系統工程，必須從易到難、有步驟地開展。當前，許多企業的檔案管理已經具有良好基礎，特別是一些企業已經開始檔案數字化建設。因此，知識資源管理可以從檔案管理入手來逐步開展。企業檔案是企業最重要的知識資源，檔案管理是企業知識資源管理的重要內容，因此，知識資源管理也應以檔案管理為核心內容。

綜上所述，企業檔案工作改革的方向就是實行知識資源管理。

三、對策：構建知識資源管理平臺

實行知識資源管理的基礎和前提是構建一個“知識資源管理平臺”。

（一）知識資源管理平臺的功能

“知識資源管理平臺”是企業知識資源管理的基礎平臺。它是企業整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務系統。借助于這個平臺，使企業任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現企業知識的價值，從而提高企業的生產效率、經營管理水平和創新能力。

（二）知識資源管理平臺的結構

“知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統”、“知識資源服務系統”三個部分組成：

⒈知識資源庫。“知識資源庫”是集中存儲企業各種信息、知識的數據庫。數據來源于三個方面：

―――企業內部的顯性知識，主要是企業各部門形成的各種文件、檔案；

―――企業外部的顯性知識，主要是企業各部門購買、收集而來的各種圖書、情報、資料；

―――企業內部的隱性知識，主要是企業員工個人的工作經驗、技巧、訣竅等，以及企業的精神文化，這些隱性知識需要借助于一定的制度和技術，固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能進入“知識資源庫”，被有效管理。

⒉知識資源整合系統。“知識資源整合系統”的功能是：

―――及時、全面收集企業內外的各種信息、知識；

―――對其進行科學加工處理，轉化為統一格式的數據，使之有序化、系統化；

―――將加工整理后的企業知識資源存入知識資源庫。

⒊知識資源服務系統。“知識資源服務系統”的功能是：為企業各部門利用“知識資源庫”中各種的信息、知識，提供一個便捷的數據出口、檢索途徑和服務窗口，同時也接受知識資源服務的反饋信息。

（三）管理機構

⒈機構設置。“知識資源管理平臺”的建設、運行與維護，需要有專門的機構來負責。根據企業類型、規模、內部管理體制的不同，可以選擇不同的機構設置：一是企業檔案館（室）；二是企業圖書、情報、檔案一體化機構，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設置新的管理機構，這個機構可取名為“知識資源管理中心”。該機構可以在企業原有的檔案機構基礎上改建而成。在建設之初，根據企業原檔案機構在企業組織體系的位置，“知識資源管理中心”既可成為企業下設的單獨的二級機構，以充分發揮其積極性，也可以掛靠總經理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個綜合性、協調性部門的優勢。在知識資源管理實施一段時間之后，“知識資源管理中心”以獨立為二級機構為宜。

⒉ 基本職能。該管理機構的基本職能是：

―――知識資源整體規劃，即根據企業對信息、知識的利用需求，對企業知識資源管理進行整體規劃；

―――知識資源建設，即全面收集企業內外的各種信息、知識，對其進行加工、組織、整合，以規范的形式存入企業知識資源庫。

―――知識服務，即基于知識資源庫，通過知識資源服務系統，提供增值信息、知識服務。

（四）構建知識資源管理平臺的條件

更新觀念。構建知識資源管理平臺，是企業知識管理的重要內容。知識管理是適應知識經濟時代的一種管理思想、理念和方法，對于我國大多數企業特別是國有企業來說是全新的。因此，要成功地構建企業知識資源管理平臺，就必須更新現有的企業管理理念，應使企業管理層到一般員工都要樹立知識管理、知識資源管理理念。

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    關鍵詞:企業;人事檔案;檔案管理;流動人員

    引言

    在中國豐富的檔案財富中,企業人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業人事檔案對于現代企業的發展有著十分重要的影響。探求企業流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業人事檔案工作的改革,對促進中國經濟發展、社會進步具有重大的現實意義。

    一、人事檔案實現信息化管理

    在信息化程度日益加深的現代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現代化管理是必然的發展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。現代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術,利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現網絡化管理,是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手:

    一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立起來后,還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通,也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

    二、規范人事檔案管理各環節

    1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。

    一方面,要從人事檔案收集環節本身進行規范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網絡,根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時,如發現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統消極的收集保存方式。傳統的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動服務機構創建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態聯系,與傳統意義上企業流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內送交人才市場,并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規定進行審核歸檔。

    2.嚴格檔案轉遞手續。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉遞是企業流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉遞雖然有相關的規定與政策,其關鍵問題就在于如何使檔案轉遞更為規范,使檔案更能發揮利用價值。

    國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。”“人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。”并且,檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節。

    3.優化檔案內容構成。優化檔案內容構成,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等基本信息內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。

    一要創建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創建業績檔案。要及時將企業流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。三要創建誠信檔案。要規范企業流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業流動人員的選拔和培養,人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產生。

    三、拓展人事檔案管理方式

    在社會主義市場經濟條件下,人事是適應中國企業流動人員管理的新方式,是一種促進人才產業化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現與發展,人事制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區已經實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現勞動關系轉移,提高人力資源配置效率和使用效益。

    實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業人才兼職租賃業務的開展,可以有效地促進地區人力資源的社會共享。三是準確選人,規避用人風險。中介機構根據用人單位的要求,利用專業化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。

    對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業績情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構。其工齡連續計算,并可繼續為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事服務。

    小結

    人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。

    參考文獻:

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    [2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

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