檔案分類方式精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案分類方式，期待它們能激發您的靈感。

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在現代化社會發展中，計算機技術、網絡技術等得到了普及與應用，并將其引入到了檔案管理工作中，促使檔案管理模式發生了巨大的變化，分類方式也隨之得以轉變。根據計算機在檔案管理工作中的應用實踐以及應用程度我們可以將其分類方式分為以下三個階段的轉變過程。

一、前計算機階段

在這一階段，人們在企業檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對檔案進行手工分類，也就是根據相關分類體系將混亂的檔案信息進行科學的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對檔案信息的管理。在這一階段對檔案信息進行分類，主要是為了滿足社會的需要，將檔案信息按照內容、形式等進行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發揮了檔案的利用價值。由于檔案信息是根據某一個規則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結構形式成線性結構。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進行分類整理的。其分類結果是一個單線排列結構，這就使導致檔案文件之間存在著一定的聯系，也不利于管理人員對其信息的深度開發。在手工分類中，首先需要對檔案的實體進行分類，然后再根據檔案信息的內容進行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關心，從而建立一個固定的信息檢索線索，但是這一階段對于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠對檔案信息的前度開發與利用。

二、電子目錄階段

隨著社會的發展，管理人員在對檔案管理的過程中應用了計算機輔助檔案，也就是利用電子技術來對檔案信息進行分類與檢索。首先，在檔案實體分類的過程中，我們可以將手工與計算機有機的結合起來，然后根據類別、時間將其進行分類整理并編號。在這一階段，由于是將手工模式與計算機相結合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進行分析，并將其形成一個條目，并存儲于設備當中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個電子目錄。

在一個電子目錄中，每一條檔案信息都是以數據項的形式而存在于計算機當中的，這些數據項既相互獨立，有相互聯系，有利于檔案人員對于這一信息的分類。此時檢索入口要比上述檢索入口要優越得多，具有隨機性、交叉性、多項性等多種優點。可以說，電子目錄階段是前計算機階段的重大改革。

在檔案信息分類的過程中，需要通過計算機系統，將所有檔案信息直接錄入到計算機中，然后根據需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據不同類型的檔案進行分類與整理，首先是將檔案的信息進行分類，然后再對其進行實體分類。

電子目錄階段所表現的特征有：1）其分類方式是手工與計算機相結合的方式，這是電子目錄階段對檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結果呈網狀結構。與前計算機階段相比，電子目錄在對企業檔案進行分類后的結果呈網狀分布，這是電子目錄階段對企業檔案信息分類的本質特征。

在企業檔案進行分類的過程中，對于檔案信息的分類便于檔案實體的分類，在對檔案實體的分類則是檔案信息分類的必然結果。通過計算機技術的應用。檔案信息分類與檔案實體分類都發生了巨大的變化，因此我們在實際工作中，必須要加強檔案信息的分類，使檔案數據向規模化、多元化方向發展，充分發揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優質的服務，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關規定要求，然后將其落實到實際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質量，使檔案分類之后更具有可操作性。

三、電子文件階段

已經出現并將得到廣泛應用的辦公自動化和“無紙化辦公”系統，必然導致計算機完全進入檔案領域，檔案管理工作完全置于計算機的控制之中，使檔案管理和檔案分類進入一個新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進制代碼形式存在的，它必須經過計算機解碼、“翻譯”，才可讀識。同傳統文件相比，電子文件是邏輯的，動態隨機的；對電子文件，人們既不可直接讀識，又無法直接控制，只能借助于計算機處理才能實現對電子文件的管理。但一點是相同的：都是存儲在特定介質的載體上，是實實在在的。

檔案信息分類在該階段表現了旺盛的生命力。辦理完畢的電子文件，從現行電子文件著錄數據庫中取出其各種特征信息數據項，添加檔號后，轉儲到檔案信息檢索分類庫中，極其簡單地完成了電子文件的分類歸檔，這個過程既是電子檔案信息分類的過程，也是完全在檔案信息分類控制下的電子檔案實體邏輯化排列過程。在應用軟件控制下的檔案信息分類數據庫，構成了檔案信息檢索分類系統即電子目錄，該系統與電子目錄階段的電子目錄有著本質的不同，它不僅有多項的、隨機的、交叉的檢索功能，還有對電子檔案進行全文檢索的功能；它的結構不僅是網狀，還有自動追蹤、組織控制電子檔案的功能，以及在網絡環境傳輸電子檔案，實現信息共享的功能。

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【關鍵詞】 測繪檔案 分類方法 思考與實踐

隨著科技的不斷發展，測繪檔案從之前的傳統實物檔案向電子檔案的方向發展。檔案管理人員要在此基礎上不斷的研究新的方法和新的模式，進而加強現代測繪檔案的管理工作。

1 測繪檔案分類和歸檔工作

首先測繪活動中存在一部分技術性較強的技術總結、驗收報告、成果圖、展點圖、技術設計書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業比較廣，形成過程也比較的復雜，所記錄的介質種類也比較的多。基于以上特點，如果忽略對測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規范。對生產和管理活動以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技歸檔的基礎，對測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個單位要進行分類系統的整理，而且還要對檔案管理部門進行嚴格的驗收。檔案管理人員還要參加測繪科研項目驗收，進一步的了解項目的情況，明確檔案的歸類范圍、內容的檢定和手續的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經過了歸檔份數、整理份數和項目鑒定驗收的要求。在進行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時間范圍內，按照相關的法律法規進行歸檔。其次對于通用格式、數據成果形成單位、數據采用標準、管理部門責任和有關資料在利用、保管、運輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標準嚴格執行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數據副本、基本測繪成果數據、出版發行的產品數據和相關的專用軟件與設備參數等。對于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時的進行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進而方便今后的查找與上報。對于需要編入檔案信息庫的數據，檔案管理人員要對錄入設備有熟練的掌握，進而做好軟件的分類歸檔并對比較重要的信息進行備份保存。

2 內容方面的分類

2.1 按照載體形式的不同進行分類

測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統一規定，進行分級管理和歸口負責的制度，并且由各個專業部門按照規定對專業測繪資料進行自行管理。我國對檔案的有關規定為測繪系統的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據。

2.2 根據載體的不同進行分類

圖紙檔案主要是包括紙質的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計算機進行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進行保存。

2.3 根據記錄的內容進行分類

根據所記錄內容的不同可以將測繪檔案分為生產技術檔案、儀器設備檔案、教學科研檔案、測繪管理檔案和基本建設檔案。

2.4 根據檔案的性質進行分類

根據檔案的性質可以將測繪檔案分為特業測繪檔案、專業測繪檔案、基本測繪檔案和現勢資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時間分類、區域分類、型號分類、外形分類和項目分類等。

3 加強測繪檔案分類管理的重要性

3.1 國土資源的基礎資料

目前，我國已經大范圍的開展了林業、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時期土地資源開發現狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實地的進行調繪，進而準確的反映出土地資源的變遷和利用的現狀。

3.2 測繪是經濟規劃的科學依據

科學的規劃是經濟建設的基礎，它必須根據能夠反映真實情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經濟發展的需要，進而達到合理、經濟、事半功倍的效果。我國一些重點的建設項目在選址、布局設計、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據，并在考證、研究和調查的基礎上進行建設的。在對測繪檔案的充分利用上，科學合理的利用了地理優勢。

3.3 能夠確保勘定界限的可靠性

我國決定用5年的時間來勘定各個省、市縣的界限，進而確定各個行政區的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產生活過程中形成的環境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對勘界的地圖有著詳細的記載，為界限的勘定提供了比較有價值的參考資料。

3.4 測繪檔案是對歷史的真實記載

測繪檔案是社會、歷史、經濟發展的記錄，是不同地域進行歷史編纂的重要依據。很多記載都對各地的歷史進行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經濟、社會、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會服務，測繪生產單位在提交測繪資料之前要向上級上交測繪資料的目錄或者是副本，進而實行統一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實際的參考價值。

4 結語

測繪檔案管理部門要利用現代的多媒體技術和計算機技術建立完善的檔案分類系統，進而提高檔案的質量，進一步的規范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經濟、軍事和政治等多個方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規范化、標準化、信息化方面發展，進而促進社會的發展。

參考文獻：

[1]孫續錦.新形勢下測繪檔案分類方法的探討及實踐[J].價值工程，2012（16）：306.

篇3

1 學生類檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數量急劇增加。以一個學生規模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數量。案卷數量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動態管理難度加大。以人為單位組卷需動態管理，即學生在校期間陸續產生的檔案，要逐一補充到各自相應的案卷中。動態管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復歸檔很難避免。一份涉及N名學生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重復歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價值不同，本應確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學生，須增加分類層級，有人建議把學生所在學院、系別、專業、班級等信息，甚至學生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。

2 學生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎。學生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學生檔案整合而成，因此，學生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因為如此，學生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護和管理工作延續性角度考慮，筆者認為，在制訂分類組卷方案時，應充分利用原有管理基礎。

2.2 延續部門立卷習慣。部門立卷制度在高校實行多年，既提高了立卷質量又減輕了專職檔案員工作量，現已達成共識并形成習慣。為延續下去，就要盡量避免多個部門材料組合立卷。學生類檔案來源于學校多個部門，確定組卷方案時尤其要注意這一點。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復雜化的分類與組卷方式都不可取。學生類檔案數量龐大，涉及學生人數眾多，利用價值大，這些特點決定了學生類檔案無論管理還是利用，都要耗費檔案員很多時間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學生類檔案更有必要實行簡單化管理。

3 學生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領域分類。根據《高等學校檔案實體分類法》，高等學校檔案采用檔案形成領域分類標準。學生檔案因當時未單獨成類，依其形成領域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實。《辦法》頒布后，從利用學生檔案原有管理基礎和延續部門立卷習慣角度出發，筆者認為，在設置學生類檔案二級類目時，應繼續沿用檔案形成領域這一分類標準。具體做法見下表。

各校可根據本校學生檔案組成的實際情況，調整二級類目設置，比如基建、產品、設備、出版等類別，如確系無學生檔案形成，可不予設置。

3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學生類檔案也應該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據學生檔案數量的多少酌情組卷；從學生類檔案的特點來看，學生類檔案因數量大，組成復雜，來源渠道多，不適合按照文件時間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學生類檔案組卷質量，不排除必要時靈活使用多個文件特征進行組卷。

篇4

1991年，國家檔案局了《工業企業檔案分類試行規則》(以下簡稱《規則》)，在第九條中提到：“聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案，其形成、反映的內容和作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系，一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。考慮其載體形式和保管要求不同，應分庫保管，其他則不作統一規定。”從字面理解，該條款包含有三層意思：一是特殊介質檔案不單獨設置類目，二是特殊介質檔案的分類編號與紙質檔案相對應，三是不同介質保管要求的檔案應分庫保管。

那么，在各類介質檔案統一分類的前提下，特殊介質檔案(非紙質檔案)的檔號又該如何編制呢?

工業企業特殊介質檔案檔號編制方式

《規則》中提到分類編號方案由“各地區、各部門”“結合各自的實際情況”制定。自《規則》以來，各地區、各行業的檔案主管部門陸續了各自的分類編號規則，對于紙質檔案一般都采用了分類號+案卷號的形式編制檔號，但對于特殊介質檔號的編制規定卻不盡相同。概括起來，大致有如下幾種：

1.介質類型+案卷號

這種模式建立在仍然為特殊介質檔案設置單獨分類的基礎之上。如《機械工業企業檔案分類編號規則》增加聲像照片檔案類作為第十一個大類，“聲像照片檔案類的二級及二級以下類目，按載體形狀設置。載體形狀類下按問題設置。”檔號形式為：聲像照片類(特殊介質類)+介質類型+問題+案卷號。此外，在實際工作中有單位在十大類的每一類下設特殊介質類，再在該類下按介質類型區分的，檔號形式為：大類號+特殊介質類+介質類型+案卷號。這種編號形式與下述第2種類似，但從本質上講都是違背了《規則》的檔案分類精神，在按內容劃分的同時，又按介質類型進行了區分，因此歸入本類型。

2.類目號+介質類型號+案卷號

特殊介質不單獨設類，特殊介質檔案的檔號將十大類的一級分類號作為檔號的一級類目號，但不采用分類中一級類目的下級分類，而是按載體的不同，或分專題，或直接在一級類目號之后按案卷號排列特殊介質檔案。即在“特殊介質檔案的分類編號與紙質檔案相對應”的要求方面，采用了對應一級分類的方式。如蘇州市規定：“照片檔案的編號方法為：大類號+照片案卷號+照片流水張號。”

荊州市規定“企業特殊載體形式檔案的檔號，其大類代號之后，須加上載體標識，并加(　)號，照片檔案，在其對應的紙質檔案大類代號后，直接以案卷為單位編寫順序號”，“錄音、錄像檔案，在其對應的紙質檔案大類代號后，以盒為單位編寫順序號……”

3.分類號+介質類型號+案卷號

該模式不設特殊介質類，按統一的檔案分類方案對特殊介質進行分類，但根據介質類型的不同，各介質類型的檔案分別編制流水號。在分類號后或檔號末尾加上介質類型號以示區別。例如，核工業檔案學會編制的《核電檔案分類標準》(NB／T20020)將介質類型作為特殊介質檔案的特征碼，在同一分類下，按不同的介質類型分別編制流水號。如某公司在成立的活動過程中形成3卷紙質檔案、1盒照片檔案，而公司成立屬于A經營管理大類下的A11公司籌建小類，那么這三卷紙質檔案的檔號為A11-001，All-002，A11-003，照片檔案的檔號為All-SA-001，其中SA代表介質類型為照片。

4.分類號+案卷號

特殊介質檔案同紙質檔案一起參與分類，單獨組卷，分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號的對照表。這種模式最大的特點在于各類介質檔案的檔號的要素和結構是完全一致的。如《陜西省工業企業檔案分類編號試行規則》指出：特殊介質檔案與其對應的紙質檔案“可作出參見卡或指引卡”。《浙江省工業企業檔案分類編號暫行規則》規定特殊介質檔案“可視其內容特征同紙質檔案一起分類，單獨組卷，列紙質載體檔案之后編號”。“分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號的對照表。”上海市的規定與浙江省的規定類似。

綜上所述，雖然各地區、各行業的規定、標準所針對的對象大體相同――都是工業企業，時間也大部分集中在20世紀90年代，但是對于特殊介質檔案的編號方式卻有很大的差異。那么這些不同的編號方式是否能發揮檔號的作用呢?

檔號的作用

檔號是檔案工作中最常見、最重要的編碼之一。根據1994年的《檔號編制規則》，“檔號”是“檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼”，是“存取檔案的標記，并具有統計監督作用”。《高等學校檔案實體分類法》指出：“檔號是存取檔案的代號，排架的依據。必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置”。《電子文件管理細則(征求意見稿)》中指出檔號是“以字符形式賦予電子文件的，用以固定和反映電子文件排列順序的一組代碼”，“揭示電子文件分類、組合、排列、編目的結果，便于統計利用，在電子文件與其傳統載體(雙套保存的)檔案之間提供關聯標識”。

此外，還有學者認為“檔號既是檔案系統整理成果的一種反映，又是檔案保管和利用工作的一種特殊工具，還具備統計監督的功能。”

綜上，我們可以看到，學術界對于檔號的定義雖然具體的表述各不相同，但對于檔號功能的描述基本是一致的。即以“存取的標記”和“整理成果的體現”兩大功能為主，并衍生出統計，監督等功能。各類特殊介質檔案編號的比較

從本質上來看，以上4種特殊介質檔案的檔號的區別在于介質類型是否參與到了檔號的編制中。第1種類型中，特殊介質直接參與了一級類目的檔案分類設置；第2種類型中，介質類型編制到了二級類目中；第3種類型中，介質類型編制到了最低一級類目中；而只有第4種類型，其檔號與介質類型沒有任何關系。

特殊介質類型參與檔號編制的情況下，其檔號中的“類目號”與檔案實體的分類號并不一致，這類檔號并不能“反映檔案的分類體系”，也不能揭示“分類的結果”，其作用更側重于作為“存取的標記”。這種編號方式容易割裂同一主題的各類介質之間的聯系。如企業在重大活動中，一般會形成照片、錄像、錄音、領導題詞、禮品等檔案，在編號時，如果按介質類型分別編號，就將這些檔案之間的聯系割裂開來，不便于展現整個活動的全貌。而且在利用時必須分別查詢、分別提供利用，容易造成不便。

當介質類型不參與檔號編制時，特殊介質檔案的檔號雖然能夠反映檔案的分類體系，但因特殊介質檔案分庫存放，其存放位置并不能在檔號中體現出來，必須借助保管目錄、參見卡、指引卡等手段來輔助排架。這種編號模式分類清晰，保持了檔案材料的成套性，檔案分類標準唯一。對于內容一致，載體不同的檔案，可以使用相同的檔號，不同的排架號來解決。但由于不具備排架功能，首先必須引入“排架號”、“存址碼”等額外的編碼。其次，特殊介質檔案，特別是聲像檔案產生的領域十分廣泛，且內容交叉的情況很多，檔案人員在接收這些檔案時，因為可人類目較多，判斷分類比較困難，對檔案分類人員的要求很高，一旦分類標準不統一，會對后續的查找和利用帶來不利影響。

結論

那么，有沒有一種特殊介質檔案的檔號編制方法可以既反映檔案的分類體系又可以作為排架的依據呢?筆者認為是沒有的。因為在各類檔案介質保管要求不完全一致的情況下，必須按介質分庫保管，這樣檔案信息的排列順序(即分類體系)和檔案實體的排列順序(即排架順序)是不可能完全一致的。在此前提下，我們在選擇特殊介質檔號的編制方法時只能根據企業的自身需要和管理條件，選擇最有利的編制模式。并利用一系列手段，彌補所采用的編號方法的不足，從而達到為檔案的各項工作服務的目的。

篇5

關鍵詞：城市；規劃檔案；整理與創新

從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個大的方面，而這個流程當中，分類工作不僅是整個過程的重要環節，也是工作中的重中之重，這個環節對城建檔案保管與利用工作的質量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環節。建設部最近頒布的《城市建設檔案分類大綱》規定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時，大類和屬類的設置須遵照《城市建設檔案分類大綱》，小類可根據各地實際情況和實際需要設置，但是現階段規劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當中，應在遵循這一基本原則的同時對分類工作進行創新性的管理，具體可從以下幾個方面進行努力：

1 關于分類層次的問題

在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設下位類而直接統率案件，當然，這要根據同一類別的檔案數量多少來決定。在分類的過程中，為了實現檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應該對規劃管理檔案的內容和數量的整體狀況進行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對C類檔案中的總體規劃C2類，檔案數量較少且專項規劃就是綜合總體規劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設小類。

2 關于信息分類和實體分類的問題

檔案整理工作中的分類實質上屬于實體分類，其工作方式就是對具體的文件材料實現分類和組卷的目的。具體的來講，實體分類其主要目的在于對于檔案的實體保管，所以說，這方面，實體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不

同于試題分類，它不受限于檔案實體的局限，信息重組的部分只涉及只對隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個方面，規劃局可以根據實際需求建立多種檢索體系，通過計算機管理模式不斷伸展和細化實現信息的分類。根據以往的經驗，筆者認為，實體分類一般兩級便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因為信息分類的類目越是詳細就越能體現其精準性的特點，當然，著對檔案分類人員的素質要求也會相應的提高。

3 關于檔案的保管

從目前的管理方式來看，規劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進行排架的，這對庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預留的問題。我們都知道，屬類設置的越詳細，預留的空間就越多，這樣，倒架的風險也會大大提升。要先解決這個問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統的庫房管理模式，進行創新。否則，無法準確掌握庫房的預留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個時候，在檔案進行分類管理的過程中，引入計算機就顯得非常有必要了，之所以這么說是因為在計算機管理的前提條件下，可以實現直接進行文件級檢索的效果，無需再經過案卷這個級別。可以將檔案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個部分可以按小卷立卷，立為3或4個小卷，雖然它們不合并在一起，但在計算機中卻建立了虛擬的關聯，保持了各小卷之間的有機聯系，這是“簡化整理。深化檢索”的創新嘗試，對于提高整理工作質量和效率具有重要意義。再次，在規劃管理檔案檔號的編制方面，檔案管理工作還應該能夠做到以下幾個方面：首先，應該堅持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯率。其次，還應該堅持穩定性的原則。近幾年來，規劃局的各業務部門的業務環節和處室職能經歷了多次變化，而規劃檔案的的類目并沒有與時俱進，這就造成了相應的滯后性，但是檔號的設置不會因機構設置的變動而變動，它是相ξ榷ǖ模并且與建設部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規劃局的檔案整理工作可以秉承這個原則在工作中進行方法的創新。而要想實現這個目的，其必須要具備強化檔案信息資源建設為主，基礎業務為輔的意識，處理好檔案基礎業務建設和檔案信息資源建設投人的比例，加大對檔案信息資源建設的投入，以適應電子信息時代的特點和需要。投入要本著部門匹配，比例適當的原則，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設的工作。此外，在加強檔案信息資源建設和利用的同時，有必要再對立卷改革進行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計算機管理使信息檢索達到全面、迅速的時候，可以適當削減“案卷”的概念。

可以說，創新是一個民族進步的靈魂，更是一個國家興旺發達的不竭動力。科學的決策是提高效率的關鍵。建立數字城建檔案館，服務于城市規劃管理建設，城市規劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅持以結果為導向創新檔案管理方式，這樣才能使規劃局能夠更好的服務于城市建設。

參考文獻

[1]謝志玲.城市規劃檔案管理的發展創新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.

[2]叢化龍.淺論城市規劃檔案管理的創新發展[J].現代裝飾（理論），2011，02：51.