紙質檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇紙質檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

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關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理

現代科學技術水平得以提升，計算機技術與網絡通信技術應用到各個領域。在傳統方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現代技術實現有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發揮較大意義，從而實現了紙質檔案與電子檔案的融合發展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態，紙質檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現代化科學技術，維護其安全性，這樣不僅保證了現代方法與現代技術的充分利用，也使檔案管理工作更規范。

1電子檔案與紙質檔案

紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現良好的保密工作。所以，企業或者事業單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數據庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發展。

2電子檔案與紙質檔案發揮的優勢

在企業與事業單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數據完整性。促進原始內容的完整性，保證其價值的充分發揮。當檔案數據產生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數據信息也更穩定。當單位、企業內領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。

3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時期發展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優勢都處于獨立發展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發過程中，實現了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發與備份保存。電子方式的實現是一個不斷發展的過程，在該階段，實現紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現良好的發展需要。在目前建設與發展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現文化歸檔的統一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現紙質檔案的數字化發展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現的相互依存，它們隨著業務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時期不斷進步與發展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業與事業單位在內部也建立了相關辦公網絡系統，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環境下實現融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統方式下，基層檔案都是從外部、自身內部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現代檔案管理中，需要實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，在執行工作中，不僅在歸檔工作中更統一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時期發展趨勢下，為了實現檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環節產生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標準

在新時期發展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現信息的規范性與標準化。檔案信息系統的使用質量與數據信息質量存在緊密聯系，所以，要為數據信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統計標準、規則標準等。還需要為計算機數據庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環節充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規，確定出電子檔案的法律地位。

結束語

電子檔案成為當今發展的主要趨勢，其含有的豐富內容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發利用，實現長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現電子檔案與紙質檔案的充分融合。

參考文獻

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[4]朱煥芝.信息時代高校電子檔案與紙質檔案并存管理的思考[J].河北聯合大學學報(醫學版),2012,14(2):278-279.

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紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。

2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。

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一、紙質檔案管理和電子檔案管理的優缺點

1、紙質檔案管理

紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。

3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢

對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。

4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢

一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合

隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.

3、建立一套科學合理的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質

電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。

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【關鍵詞】紙質檔案；檔案安全；影響及對策

由于紙質檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質檔案管理具有獨特的優勢和劣勢，所以在現代檔案理中，應當運用紙質檔案和電子檔案相結合的方法，在管理和制度方面建立科學的方法，并提高檔案管理人員的素質，科學管理紙質檔案。

一、紙質檔案的特點及缺陷

紙質檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關注和青睞，但傳統的、具有原始性質的紙質檔案也不容忽視。據了解，紙質檔案具有以下特點：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質檔案對檔案安全的影響及優勢

（一） 紙質檔案可以較為獨立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質檔案可以獨立地完成信息的記載。在紙質檔案的記錄中，紙質檔案的閱讀、調閱和使用都可以單獨完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機技術、光盤技術等高科技，信息與設備結合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質檔案載體穩定、可較長期地保存資料。紙質檔案相比其他檔案記載方式有更加穩定、耐用的特點，因為檔案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達到這個要求。因為電子信息會受到多種因素的影響，如環境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。

（三）紙質檔案記載方式傳統而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調閱方式，而電子檔案相比紙質檔案來說，運用的是更為先進的記錄技術和調閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業的培訓，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當今科技發達的年代，科技發達給現代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現象也更普遍了。所以紙質檔案在這一點上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質檔案的存在，很大程度上保護了原始數據，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數據而達到其特有目的的幻想，維護了檔案的權威。同時，紙質文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數據進行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質檔案。可以說，辦公自動化系統中的不安全因素，充分體現了紙質檔案存在的重要性，同時也穩固了紙質檔案在檔案中的地位。

三、紙質檔案管理的對策研究

（一）與電子檔案相結合。既然紙質檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質檔案各自的特點，可以將紙質檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨立又相互聯系的系統。應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學性和集中性。建立集中管理的紙質檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續使用性造成的破壞。

（三）建立科學的管理制度。由于紙質檔案的無法更改性和永久性，應必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質檔案的科學管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應該為每一份檔案建立相應的記錄制度。實施檔案保管和整理的責任制，確保發生業務之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強檔案管理人員素質。最后也是最重要的一方面，就是必須加強檔案管理人員的相應素質。第一，檔案管理人員應當了解紙質檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應記錄在編，防止自管自盜的現象發生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現代檔案管理的制度，從而使紙質檔案管理更加科學化。

四、結語

雖然在信息科技大力發展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質檔案的研究仍然十分有必要。在紙質檔案管理建設中，我們也應該跟上科技發展的步伐，在紙質檔案建設上搶占制高點，這樣才能使紙質檔案與電子檔案在發展中交相輝映。

【參考文獻】

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關鍵字：電子檔案；紙質檔案；對比分析；并存發展

計算機科技高速發展，電子檔案的應用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質檔案和電子檔案并存發展、配合應用的關系就成了檔案管理中非常重要的一點。

1 紙質檔案和電子檔案的優缺點

隨著電子計算機和互聯網的發展，紙質檔案已經無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質檔案都有各自的優缺點，客觀分析他們的優勢和劣勢，善加利用，才能更好地應用到檔案管理之中。

1.1 電子檔案的優缺點

電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時間地點的限制，只要能夠找到相應的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現多樣化。

電子檔案是一種高密度的儲存方法。以前有磁帶、磁盤，現在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲存的信息量驚人，最大程度發揮了共享資料的優勢。

電子檔案傳遞信息迅速。電子檔案由計算機通過網絡在全球范圍內傳播，傳送速度非常快，和以只能通過郵寄的方式來傳輸的紙質檔案相比，可謂是天壤之別。

電子檔案穩定性差。

1.由于電子檔案不受時間和地點的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設備多次復制，這種不受載體限制的相互復制，很難確定哪一個是原件，更無法確定有沒有人為的更改。

2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會無法挽救，變成廢品。

3.電子檔案依賴相應的技術設備。當存儲電子檔案的設備由于擠壓、磨損等原因損壞時，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設備的存放壽命也遠不及紙質檔案，例如光盤的使用壽命已經是載體中比較長的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時長。計算機更新換代非常快，電子檔案又依賴于特定設備和軟件，如果使用這些及其設備形成的電子檔案需要保存很長時間，而在此期間一旦廠家不再提供相應的技術支持，就容易造成數據丟失。

1.2 紙質檔案優缺點

紙質檔案與電子檔案相比有明顯的優勢，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質檔案具有耐久性，現代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案。

紙質檔案的缺點也是非常明顯的，占據空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用。同時，傳遞速率也較差，可以通過郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業發達，遠距郵遞也是需要以天為單位計算的，和以互聯網傳遞的電子檔案無法相比。

2 兩者應并存發展

通過上述對電子檔案和紙質檔案優缺點的對比分析可以發現，二者各有優勢，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應該相互配合使用，彌補彼此的不足之處。

在電子檔案歸檔保存時將相同內容的紙質檔案也一并保存，紙質檔案具備的長久保存和真實可靠的優勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優越性能。這就決定了紙質檔案和電子檔案必須共存，并且同步發展和管理。

2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識

由于互聯網發展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對新鮮事物接受速度比較慢，對電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對檔案管理人員進行系統化的培訓，使其具備完整的檔案管理知識。

而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學習相關知識。在增強自身檔案管理方面的知識的同時，學習計算機應用的基礎知識，并運用到日常檔案管理工作之中。

2.2 電子檔案全過程管理

由于電子檔案非常依賴其設備和軟件，因此要對電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應用等全過程發揮作用，肀Vさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А

檔案管理部門中應設有專門人員負責電子檔案的存儲和登記，實現辦公和檔案管理相結合，以便于日后電子檔案的管理和利用。

2.3 同步歸檔

由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對于同一內容的電子檔案和紙質檔案應當同步接收歸檔。比如，大學畢業生的檔案移交問題，因為檔案對于大學生之后的發展起著非常重要的作用，所以在畢業時，人才市場等負責檔案移交的部門會做到將紙質檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內容的完整和準確，還能使檔案更為長久地保存。

同步歸檔可以讓電子檔案和紙質檔案達到優勢互補的目的，更能揚長避短，避免出現不必要的損失。

2.4 建立聯系

電子檔案和紙質檔案相結合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內容，為了能夠把兩者配合使用，應當在兩者之間建立相應的聯系。

如果目前庫存中有大量的紙質檔案，而電子檔案內容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質檔案中重要的內容進行掃描轉換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉換成為紙質檔案，這樣如果電子檔案的設備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質檔案就可以發揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質檔案之間可以利用數據庫和軟件建立通道，使得二者結合，實現方便快速的檢索和有效的管理應用。

2.5 利用檔案的管理措施

由于電子檔案容易被改動，而且改動之后難以分辨原始數據和改動數據，使得在利用工作中管理人員經常難以控制，并且由于互聯網的發展，人們在網絡上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。

為了保證檔案的真實完整，有關部門可以采取相關措施，比如更改信息前必須驗證口令和身份，并及時登記，對于非常重要的檔案，必須經過有關部門領導的審批才可進行更改。對于更改過的電子檔案應當及時記錄并與更改前的電子檔案保持關聯，保證檔案內容的延續性和完整性。

比如畢業生在檔案管理網站上查找并審核自己的檔案內容之前，必須登錄自己的賬號，保證查看的是自己的檔案內容，在提出修改的過程中必須嚴格按照審核要求，如果需要學校老師和領導的批準和證明，必須出示相關資料才能進行修改，否則不予修改。

3 總結

由于計算機和互聯網的迅猛發展，電子檔案已經在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過對電子檔案和紙質檔案優缺點的分析，可以發現兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應用。本文第二部分還為電子檔案和紙質檔案配合提出5點建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。

參考文獻

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