發(fā)布時間：2023-09-21 09:57:37
序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇多媒體檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。
1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書記關(guān)于“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進(jìn)程，而新時期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
2、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。
3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級組織部門都購進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動化設(shè)備，計算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用
1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。
2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對干部認(rèn)識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。
3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個問題
1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。
要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應(yīng)性。
網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)。現(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實現(xiàn)組織工作信息大面積共享。
3、應(yīng)該有計劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機(jī)制。
1.1樹立檔案信息化意識，完善檔案工作條件
對于高校來說，對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時幫助檔案管理人眼樹立信息化意識，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平
在組織開展學(xué)生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對此，高校可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，對現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機(jī)制，對多媒體檔案實施規(guī)范化管理
高校利用多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案實施管理的過程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實際情況，通過加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結(jié)論
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案資源呈現(xiàn)出出版周期短、出版速度快的特點，信息傳播的速度已經(jīng)呈現(xiàn)出前所未有的快捷，導(dǎo)致當(dāng)前的信息資源的疊加。當(dāng)前傳遞的信息，采用多種方式進(jìn)行傳播與傳遞，針對使用者進(jìn)行個性化服務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)繼續(xù)擰信息傳播。當(dāng)前使用者能夠不受時空的約束而獲得信息。以上的信息發(fā)展的特點，為當(dāng)前的檔案管理館藏資源帶來革新的動力，也帶來了新的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)當(dāng)前時代的不斷發(fā)展，并且體現(xiàn)出檔案管理知識載體的特點，當(dāng)前的檔案管理館藏信息主要可以分為個體知識以及社會知識，當(dāng)前的信息革命為社會知識載體進(jìn)行更新，對于出版業(yè)是一種革命，作為知識的載體，當(dāng)前的檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，能夠采集當(dāng)前的印刷出版物的信息，并且采用合適的載體承載信息，對當(dāng)前的信息進(jìn)行有序化的管理，方便使用者使用。
2.多媒體技術(shù)快速發(fā)展下的檔案管理建設(shè)
2.1加強(qiáng)電子檔案資源的建設(shè)。檔案資源的信息化是當(dāng)前檔案的主譚斯文哈爾濱市急救中心黑龍江哈爾濱150056要趨勢，電子化、信息化以及多媒體化是當(dāng)前信息傳遞的方式之一，因此為了適應(yīng)信息時代的發(fā)展，公共檔案管理應(yīng)該將電子圖書與電子檔案資源當(dāng)做檔案管理管理的重點之一，加強(qiáng)電子檔案資源的管理，從而為使用者提供方便快捷的服務(wù)。電子檔案資源具有傳播方便、不受時空限制、成本低的特點，因此在經(jīng)費較少的環(huán)境下構(gòu)建電子檔案資源，將現(xiàn)有資源電子化，為使用者提供服務(wù)。
2.2加強(qiáng)地方檔案資源建設(shè)，開發(fā)館藏檔案資源。為了在有限的資源中為使用者提供服務(wù)，應(yīng)該加強(qiáng)館際之間的合作，從而提供更為豐富的檔案新的服務(wù)。公共檔案管理的資源浩如煙海，在檔案管理管理的過程中，需要對信息進(jìn)行管理，并且將有價值的信息資源進(jìn)行開發(fā)，從而利用有效價值。開發(fā)現(xiàn)有的資源，可以采用多種方式，比如加強(qiáng)索引建設(shè)、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)等，從而提供個性化、針對性的服務(wù)，形成特色館藏。同時加強(qiáng)檔案管理自檢的合作，加強(qiáng)資源合作互補(bǔ)、加強(qiáng)資源管理經(jīng)驗交流，促進(jìn)檔案管理的管理服務(wù)。
2.3檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，因此，對其從業(yè)人員的素質(zhì)要求較高。為此，必須對檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理人員在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作者信息化意識的培養(yǎng)，提高處理信息的能力，能熟練運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實施科學(xué)管理與應(yīng)用，努力成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合性檔案管理人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
3.結(jié)語
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息網(wǎng)絡(luò)化 多媒體技術(shù)
計算機(jī)技術(shù)中的媒體是指文本、圖像、圖形、音頻、動畫、視頻等電子文件信息，多媒體則是這類電子文件信息的集合。所謂多媒體系統(tǒng)是存在兩種以上這類電子信息的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。多媒體系統(tǒng)一般應(yīng)具有對多媒體信息的獲取、操作、編輯、存儲等功能。在我們的現(xiàn)實世界中，各類文件原件、照片、錄音、錄像、工程圖紙等檔案實體是我們管理的直接對象，被習(xí)慣稱之為介質(zhì)。正是這種檔案實體存在的多介質(zhì)形態(tài)決定了多媒體計算機(jī)在檔案管理領(lǐng)域大有可為。
一、多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的意義
社會的巨大變革，給檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)，使檔案在種類、載體、管理技術(shù)和方法以及檔案的利用上都發(fā)生了很大變化，除原有的檔案外，新增加了中外合資、個體、私營企業(yè)的檔案，甚至還有非政府機(jī)構(gòu)以及社會中介組織形成的檔案。由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展以及信息量的急劇膨脹，傳統(tǒng)的信息收集、整理加工、傳播途徑已不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案館的形成已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關(guān)注。同時，由于多媒體技術(shù)具有較強(qiáng)的直觀性、信息量大、易于接受和傳播迅速等特點，使其得以在檔案領(lǐng)域中大量運用并得到不斷擴(kuò)展。多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，為檔案信息提供了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，對提高管理、開發(fā)、利用檔案信息資源的能力，最大化發(fā)揮檔案信息量的價值，推動檔案管理理論和檔案管理技術(shù)及方法的轉(zhuǎn)變，都具有重要的現(xiàn)實意義。
二、多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用
1.建立檔案信息庫
檔案信息數(shù)字化對于建立檔案信息庫的作用十分重大。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件和改善檔案的利用方式，還能充實各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。目前我國大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡薄、信息加工深度不夠，指引性信息多，實質(zhì)性信息少的通病。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。
2.編制檢索程序
目錄信息數(shù)字化是檔案信息數(shù)字化的前提，只有建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫才能將數(shù)量龐大的數(shù)字化檔案資源管理得井井有條，發(fā)揮計算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能。首先，要建設(shè)檔案目錄信息“數(shù)據(jù)倉庫”或叫“數(shù)據(jù)超市”，包括檔案目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)、各類資料目錄數(shù)據(jù)、歷史檔案目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)等檔案目錄的計算機(jī)輸入、多媒體制作和建立完善計算機(jī)檢索體系，以保證能迅速、快捷、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供檔案信息，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的目的。
其次，檔案著錄標(biāo)引及檔案機(jī)讀目錄的建立。建立檔案著錄標(biāo)引及檔案檢索自動化即電子檢索，是檔案自動化管理的核心內(nèi)容。它對開發(fā)檔案信息資源提出了新的更高要求。要實現(xiàn)電子檢索，重要的是必須輸入大量經(jīng)過規(guī)范化處理的數(shù)據(jù)。通過檔案著錄來揭示其主題內(nèi)容、載體的物質(zhì)形態(tài)、參考價值，并注明檔案的來源、出處、保管狀況，在完成檔案編目的同時對檔案特征進(jìn)行分析、選擇、登錄。既便于檔案管理人員進(jìn)行有序管理，也便于用戶對檔案的查找與利用，從而適應(yīng)科學(xué)管理檔案和檔案數(shù)字化處理技術(shù)的需要；機(jī)讀目錄的建立實現(xiàn)了計算機(jī)檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數(shù)據(jù)庫中，按一定的數(shù)據(jù)模型將相互關(guān)聯(lián)的檔案信息以特定的方式組織起來，構(gòu)成數(shù)據(jù)集合，給檔案目錄數(shù)據(jù)的管理提供了技術(shù)條件。
三、多媒體檔案信息處理中應(yīng)注意的問題
隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅實的基礎(chǔ)。
1.加強(qiáng)網(wǎng)上檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。
2.加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置。現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強(qiáng)宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。
3.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡(luò)時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。
1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書記關(guān)于“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進(jìn)程，而新時期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
2、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。
3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級組織部門都購進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動化設(shè)備，計算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用
1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。
2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對干部認(rèn)識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。
3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個問題
1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。
要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和dvd技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應(yīng)性。
網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)。現(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有atm和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實現(xiàn)組織工作信息大面積共享。
3、應(yīng)該有計劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機(jī)制。