檔案管理風(fēng)險防控措施精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案管理風(fēng)險防控措施，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一、新農(nóng)保檔案管理流程風(fēng)險分析

1、檔案、資料歸檔中存有風(fēng)險。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時間長、人員變動大等特點(diǎn)，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實(shí)性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級協(xié)管員負(fù)責(zé)管理，由于協(xié)管員對其重要性的思想認(rèn)識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過程中，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準(zhǔn)確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護(hù)教育不普遍，一些檔案工作者沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內(nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運(yùn)作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點(diǎn)，空間不足給檔案規(guī)范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進(jìn)應(yīng)變不及時。電子檔案是計算機(jī)系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，計算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業(yè)知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應(yīng)付眼前事務(wù)，思想倦怠，不愿花費(fèi)時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導(dǎo)致管理理念與時展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務(wù)民生方面所起的支持、依據(jù)作用。

二、新農(nóng)保檔案管理中的風(fēng)險防控措施

新農(nóng)保檔案管理中存在的風(fēng)險直接影響檔案的安全及利用水平，風(fēng)險無處不在，而控制好風(fēng)險才能規(guī)避風(fēng)險的不利一面。

1、強(qiáng)化檔案管理者的風(fēng)險意識。提高檔案工作者的風(fēng)險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風(fēng)險的關(guān)鍵。通過風(fēng)險意識、安全知識培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，相關(guān)案例分析與警示教育，進(jìn)行消防演習(xí)等不同形式的學(xué)習(xí)方式，強(qiáng)化風(fēng)險防范意識，并自覺成為一種習(xí)慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴(yán)把檔案交接關(guān)。無規(guī)矩不成方圓。制定切實(shí)可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護(hù)，也為明確傳送檔案人員的責(zé)任提供了依據(jù)。檔案傳遞管理辦法要嚴(yán)密、簡明且便于執(zhí)行；運(yùn)送檔案人員要檢查好運(yùn)送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風(fēng)險防范；收發(fā)雙方必須嚴(yán)格履行移交程序，認(rèn)真填寫交接清單，逐一核實(shí)并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進(jìn)行審核，確認(rèn)無用經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行銷毀。

3、嚴(yán)格檔案借閱管理。落實(shí)檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并認(rèn)真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細(xì)記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當(dāng)面點(diǎn)清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認(rèn)證技術(shù)及訪問控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨(dú)的服務(wù)器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實(shí)施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，進(jìn)一步強(qiáng)化風(fēng)險防范意識，實(shí)施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災(zāi)害應(yīng)對能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲方面的優(yōu)點(diǎn)，又能發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹(jǐn)慎的選擇。

6、嚴(yán)格執(zhí)行檔案“八防”，切實(shí)做好檔案室風(fēng)險防控。著力加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施水平，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨(dú)立，安裝報警系統(tǒng)，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機(jī)等專用設(shè)備。

篇2

【關(guān)鍵詞】信貸檔案；風(fēng)險防控；管理工作

信貸檔案管理是一項相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。

一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀

信貸檔案對于金融機(jī)構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說各金融機(jī)構(gòu)對于信貸檔案重要性的認(rèn)識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識不夠或者管理不到位的問題。

（一）相關(guān)人員認(rèn)識不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認(rèn)識不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實(shí)際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認(rèn)識不夠，缺乏風(fēng)險防控意識，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、

（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問題需要進(jìn)行訴訟的時候，就會因?yàn)闆]有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時候沒有給資料進(jìn)行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險的時候，在訴訟的時候就會導(dǎo)致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。

（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導(dǎo)致檔案的目錄和它實(shí)際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話，還很有可能會因?yàn)樾刨J檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因?yàn)樾刨J檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險損失。

二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑

要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和必要的考評機(jī)制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。

（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識，對所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對信貸檔案重要性的認(rèn)識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識，樹立了風(fēng)險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個高素質(zhì)的信貸檔案隊伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹立更高的風(fēng)險防范意識，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫剳痛胧?，對于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。

（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實(shí)客戶真實(shí)身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。

三、結(jié)論

加強(qiáng)信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險防控意識，這對于金融機(jī)構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過不斷地學(xué)習(xí)和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉莉.談信貸檔案管理[J].陜西檔案，2002（1）：21～22.

[2]翁陸平.談市場經(jīng)濟(jì)時期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.

[3]殷惠國.加強(qiáng)信貸檔案管理的五項措施[J].上海檔案，2009（4）：14～16.

篇3

1 食品安全監(jiān)管檔案的作用

食品安全監(jiān)管是指國家食品相關(guān)部門對食品生產(chǎn)、上市行使監(jiān)督、檢測的職能。一般情況下是負(fù)責(zé)生產(chǎn)食品、加工食品、食品流通等的日常監(jiān)管，進(jìn)而由相關(guān)部門許可實(shí)施、檢驗(yàn)、生產(chǎn)等食品質(zhì)量過關(guān)，然后準(zhǔn)入市場的制度，除此之外，還需要對不過關(guān)的食品進(jìn)行查處、檢測、等質(zhì)量不關(guān)的違法行為。而食品安全監(jiān)測檔案的管理就是指之前和現(xiàn)在的食品相關(guān)部門進(jìn)行食品安全的生產(chǎn)、監(jiān)督、檢測等對社會有評估價值的文字、表格、質(zhì)量等記錄。而之所以相關(guān)食品部門建立食品安全監(jiān)管檔案，一來是為了加強(qiáng)對食品安全的檢測進(jìn)而防控食品安全風(fēng)險[1]；二來因?yàn)椤懊褚允碁樘臁保允称钒踩恢币詠矶际抢习傩招闹杏肋h(yuǎn)都關(guān)心的話題，從來都沒有變過。所以，建立規(guī)范的食品安全監(jiān)管檔案，對食物安全進(jìn)行規(guī)范管理，進(jìn)而防控食品風(fēng)險的產(chǎn)生，提高廣大消費(fèi)者對食品安全的信任度，對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重大意義，并且對一些企業(yè)食品安全的規(guī)范生產(chǎn)也有重要的作用。

2 食品安全監(jiān)管檔案的管理過程

（一）建立檔案

我國各大城市正在建立食品安全監(jiān)管的檔案，其中包含食品生產(chǎn)過程中的安全監(jiān)管、食品檢測中的安全監(jiān)管、食品上市過程中的監(jiān)督執(zhí)法等等總體的檔案分類。后續(xù)連續(xù)建立起關(guān)于藥品、餐飲、食品原料的種植、食品原料的養(yǎng)殖甚至其食品生產(chǎn)所在的環(huán)境都建立了相關(guān)的食品安全監(jiān)管檔案，并且將檔案歸類整理，相關(guān)食品部門也建立了相應(yīng)的備案，以此規(guī)范食品安全的管理[2]。

（二）管理檔案

我國關(guān)于食品安全的監(jiān)管部門的建立，完善了食品安全檔案管理的系統(tǒng)。之后就是檔案的管理，首先是查驗(yàn)記錄，所謂查驗(yàn)記錄就是將每次購買的食品名稱、數(shù)量、保質(zhì)期、送貨日期等等內(nèi)容進(jìn)行記錄，可以采取賬簿登記、計算機(jī)建檔等方式進(jìn)行記錄，并且將食品保質(zhì)期做出醒目標(biāo)記，定期管理過期、腐敗等不合格的食品進(jìn)行處理；其次進(jìn)行庫房管理，在建立食品安全檔案的時候，將食品與非食品分開管理，定期通過檔案管理清理不符的食品，另外管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)穿著整齊衛(wèi)生才行[3]；最后將紙質(zhì)的記錄檔案通過計算機(jī)進(jìn)行錄入保存，從而實(shí)現(xiàn)食品安全檔案的安全化、信息化的管理，通過遠(yuǎn)程監(jiān)控進(jìn)行管理，提升檔案管理的精準(zhǔn)度和水平。

（三）使用檔案

我國食品安全檔案通過數(shù)字化管理，將死檔案靈活化，國家各市的工商部門在前幾年就已經(jīng)有一半的食品企業(yè)將自己的紙質(zhì)食品檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，使食品企業(yè)計算機(jī)查詢系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施，食品工作負(fù)責(zé)人可以方便隨時查詢食品的安全性，這樣一來，不僅能提高老百姓的信任度，而且也增加了食品企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。另外，通過檔案數(shù)字化管理，使用食品安全檔案，對于工商部門辦案、監(jiān)管、查處等都有著重要的作用，不僅提高了工商局查案的效率，而且也提升了工商局對食品的監(jiān)管，減少食品安全案件的發(fā)生。

3 規(guī)范食品安全監(jiān)管檔案防控食品安全風(fēng)險

（一）成立專門機(jī)構(gòu)，保障建檔質(zhì)量

我國食品種類包含很多種類，有農(nóng)產(chǎn)品的糧食、蔬菜、水果等，有養(yǎng)殖類的豬、羊、牛等的肉類、甚至還有一些進(jìn)口的食品等等。因?yàn)榉N類繁多，所以在建立食品安全檔案的時候會非常的繁??，因此建檔的質(zhì)量無法得到保障[4]。對于這一點(diǎn)，可以建立專門負(fù)責(zé)記錄登記的部門機(jī)構(gòu)，通過分類管理進(jìn)行食品安全檔案的建立，比如肉類的管理，可以將其分為羊肉類、豬肉類、牛肉類、魚肉類等一次類推下去，然后再按照生產(chǎn)基地進(jìn)行分類，最后將綜合質(zhì)量進(jìn)行管理；另外人員工作的配置也是一樣，成立的專門機(jī)構(gòu)可以將人員分為分類、檢測、記錄等，還可以將檢測人員分為重量檢測、產(chǎn)地環(huán)境監(jiān)測以及營養(yǎng)檢測等等，然后每個人都有自己專屬負(fù)責(zé)的地方。所以成立專門負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)，以此確定食品安全檔案管理的質(zhì)量。

（二）多方面監(jiān)管，檔案部門參與監(jiān)督

我國對于食品安全采取多方面的監(jiān)管措施，也就是說，不只上文提到的工商局，還包括了衛(wèi)生局、出入境檢驗(yàn)檢疫局、食品藥品監(jiān)督局等等，但是不同的機(jī)構(gòu)運(yùn)行的法制也是不一樣的，所以對于食品安全的建檔要求也是各管各的，導(dǎo)致食品安全的建檔標(biāo)準(zhǔn)不同；另外檔案部門只有執(zhí)行權(quán)卻沒有參與權(quán)，他們在制定食品安全檔案的時候，有的檔案管理有自己的想法卻沒法提出來，導(dǎo)致建立的檔案沒法完全統(tǒng)一[5]。所以，對于這一點(diǎn)，需要各個食品部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)、發(fā)揮自身特色、融合他人技巧，進(jìn)而建立更完全的食品安全檔案，比方說，工商局沒有考慮到分類管理，但是衛(wèi)生局卻考慮到這點(diǎn)了，那么可以雙方進(jìn)行協(xié)調(diào)商討，確定更完美的食品安全檔案，促進(jìn)食品安全檔案管理的工作逐漸步入規(guī)范化、完善的發(fā)展軌道。

（三）發(fā)揮檔案作用，防控食品安全風(fēng)險

之所以建立食品安全檔案，更多是為了防控食品安全風(fēng)險，因?yàn)槿缃裆鐣详P(guān)于食品安全的報道越來越多，例如食品中毒、食物含鉛等等，未來能夠防控食品安全的風(fēng)險，國家近幾年一直在實(shí)施食品安全檔案，但是由于一些部門對食品安全檔案的意識海比較薄弱，因此認(rèn)識不到食品安全檔案的重要性[6]。所以，對于這一點(diǎn)，首先應(yīng)該懂得發(fā)揮檔案的作用，我國應(yīng)該鼓勵建造能夠及時、準(zhǔn)確、披露食物安全信息的全方位監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)平臺，通過在老百姓所經(jīng)常光顧的場所，例如：超市、商店、娛樂場所都設(shè)置二維碼、食品安全檢測系統(tǒng)等設(shè)施，使老百姓也能做到監(jiān)督的作用，同時還能夠提高老百姓對食品安全的防范意識，進(jìn)而防控食品安全風(fēng)險。

篇4

一、制度管理不健全存在的風(fēng)險及防范措施

某單位在接受上級財務(wù)檢查時被查出：單位賬面銀行存款余額為89.88萬元,經(jīng)銀行實(shí)地對賬,銀行賬面余額只有0.88萬元,相差89萬元。經(jīng)查,該單位出納長期沉迷于網(wǎng)絡(luò)游戲,挪用資金購買游戲裝備,檢查人員對出納和會計賬薄核對發(fā)現(xiàn),會計賬未及時登記核對長達(dá)半年之久,網(wǎng)銀U盾全部由出納一人保管,半年內(nèi)該出納分別多次利用網(wǎng)銀支付購買游戲裝備等,最后家屬到處借錢補(bǔ)上了漏洞,但也造成了不可彌補(bǔ)的破壞性影響,同時當(dāng)事人受到了相應(yīng)的處罰。從這個例子不難看出，除了當(dāng)事人毫無法制意識外，會計不履職、網(wǎng)銀管理職權(quán)不清，不落實(shí)管理制度都是被忽視了的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，那下面我們就主要從制度建設(shè)方面來看一看作為出納和會計會面對怎樣的內(nèi)險，應(yīng)該做些什么：

(一)管理制度不健全存在的風(fēng)險

(1)資金安全管理部門及職責(zé)不清晰。導(dǎo)致資金管理管理制度不清晰，無章可循，每個人都不知道自己的職責(zé)范圍，整個資金安全管理處于無序狀態(tài)，引導(dǎo)發(fā)風(fēng)險。(2)資金安全管理崗位分工不合理。導(dǎo)致崗位設(shè)置分工不合理，導(dǎo)致職責(zé)不明晰，工作相互推諉，效率低下，甚至出現(xiàn)一人兼任多個不相容崗位的情況。(3)財務(wù)印鑒管理不善，不認(rèn)真落實(shí)盤點(diǎn)管理。導(dǎo)致缺乏制度或者不將制度形同虛設(shè)成為一紙空文，會造成重大差錯、舞弊、欺詐行為的發(fā)生而導(dǎo)致資金損失。(4)工作交接管理可有可無不重視。導(dǎo)致工作交換程序不清晰，容易造成責(zé)任劃分不清楚，相互推責(zé)的風(fēng)險。

(二)防范措施

會計的職責(zé)：負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)開支的審核把關(guān)，對報銷票據(jù)的合法性負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定審核原始憑證，所有需在本單位辦理結(jié)算手續(xù)的票據(jù)，會計必須首先審核，再按財務(wù)審批程序逐級審批;定期分析、反映經(jīng)費(fèi)收支和預(yù)算執(zhí)行情況，每半年對經(jīng)費(fèi)收支和預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、分析并寫出書面材料向黨委匯報，負(fù)責(zé)起草有關(guān)經(jīng)費(fèi)請示報告;負(fù)責(zé)會計憑證、報表、賬簿、上級批件、請示、報告等財務(wù)檔案的整理、裝訂、歸檔、保管；辦理到期財務(wù)檔案銷毀手續(xù);嚴(yán)格票據(jù)使用規(guī)定，負(fù)責(zé)票據(jù)的請領(lǐng)、分發(fā)、登記以及票據(jù)存根的核對、回收、保管工作；保管好會計印章。出納人員職責(zé)：負(fù)責(zé)到銀行取款、送款和庫存現(xiàn)金的清點(diǎn)保管，負(fù)責(zé)銀行現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、匯款單、匯票等傳票的簽發(fā)、接收、保管，對所管資金的安全負(fù)責(zé);負(fù)責(zé)出納賬的記載、結(jié)賬、核對、保管及銀行存款的清理、核對。取得的原始憑證要合法有效，手續(xù)要齊全，記賬要及時，入賬要規(guī)范，做到日清月結(jié)，銀行存款和現(xiàn)金與實(shí)際要一致，按月與會計和銀行核對賬目，清點(diǎn)庫存現(xiàn)金，月末編制庫存現(xiàn)金清點(diǎn)表和銀行存款余額調(diào)節(jié)表;熟悉現(xiàn)行財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度，嚴(yán)格執(zhí)行《武警消防部隊資金安全管理規(guī)定》，簽發(fā)支票必須注明簽發(fā)日期、用途、金額（金額不詳?shù)淖⒚飨揞~）等內(nèi)容，不得預(yù)先填寫支票密碼,不得簽發(fā)空白支票，借用支票在5日內(nèi)收回并及時結(jié)清賬目；不得用白條或單據(jù)頂替庫存現(xiàn)金，嚴(yán)禁私自外借公款和挪用現(xiàn)金；提取現(xiàn)金時，必須填寫“提取現(xiàn)金審批單”，經(jīng)會計審核簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可從銀行提取現(xiàn)金;辦理貨幣資金收付業(yè)務(wù)，手續(xù)必須齊全，收款要開給收據(jù)，付款要有憑證，報銷和收款時，要在相應(yīng)的原始憑證上加蓋“現(xiàn)金收、付訖”或“銀行收、付訖”戳章，由于工作不細(xì)而收取的假鈔，責(zé)任自負(fù);負(fù)責(zé)辦理、核對和清理各類預(yù)借款。

(三)印鑒管理

(1)在銀行的預(yù)留印鑒應(yīng)有兩個或兩個以上。財務(wù)印鑒章須指定專人保管。(2)指定財務(wù)印鑒章管理人員應(yīng)注意以下事項：嚴(yán)禁一人同時保管同一賬戶的銀行支票和預(yù)留印鑒,或同時保管同一賬戶的兩枚以上（含兩枚）銀行預(yù)留印鑒;個人名章為銀行預(yù)留印鑒之一的人員發(fā)生工作變動時，應(yīng)在工作變動內(nèi)及時辦理銀行預(yù)留印鑒更換手續(xù)。銀行預(yù)留印鑒的更換必須按審批權(quán)限審批同意;未經(jīng)審批的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不得加蓋印鑒;印鑒保管人臨時交接印鑒時，需填寫印鑒交接記錄，印鑒交接時需有監(jiān)交人在場進(jìn)行監(jiān)交，并編制<交接單>，由交接雙方與監(jiān)交人簽字確認(rèn);財務(wù)印鑒章管理人員應(yīng)建立<印鑒章使用臺賬>對印鑒賬的使用進(jìn)行登記。

(四)工作交接管理

當(dāng)后勤財務(wù)人員變動時應(yīng)及時安排新老崗位人員進(jìn)行交接，移交工作要點(diǎn)如下：現(xiàn)金、有價證券要與賬簿進(jìn)行核對，如發(fā)生賬實(shí)不符，移交人員應(yīng)及時查明原因;會計憑證、賬簿、報表、合同、單據(jù)和其他會計資料應(yīng)完整無誤，如有遺漏，短缺，移交人應(yīng)及時查明原因，并在移交清冊中注明，由移交人負(fù)責(zé);銀行存款賬戶余額應(yīng)做到對賬單、銀行日記賬核對相符，有未達(dá)賬款的，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行印章移交時，移交人應(yīng)帶領(lǐng)接交人到各銀行辦理印章更換及與相關(guān)人員進(jìn)行工作銜接，幫助接交人熟悉銀行環(huán)境及人員;各種債權(quán)債務(wù)賬戶余額應(yīng)與往來單位和個人核對清楚;工作交接過程中，移交人員有責(zé)任解答接替人員對有關(guān)交接事項提出的質(zhì)疑，且不得以任何形式借故推延不移交;移交后，如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)辦業(yè)務(wù)有違法違規(guī)等問題，責(zé)任由原移交人承擔(dān);臨時性移交雙方應(yīng)在《工作移交清冊》或《移交清單》簽字確認(rèn)。會計出納人員移交工作均應(yīng)編制《工作移交清冊》或《移交清單》，一式三份，交接雙方各一份，存檔一份備查。

二、檔案管理中存在的風(fēng)險和防控措施

(一)檔案管理中存在的風(fēng)險

不重視檔案管理的重要性，認(rèn)為可有可無。導(dǎo)致與資金管理活動相關(guān)檔案管理不到位，可能造成資料遺失、檔案不全、信息外泄等風(fēng)險。

(二)防控措施

篇5

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù) 安全意識 安全保障 安全措施

檔案承載著“記錄歷史，服務(wù)企業(yè)”的重要作用，檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)的安全更是檔案管理工作的重中之重。近年來，隨著燃?xì)饧瘓F(tuán)突飛猛進(jìn)跨越式的發(fā)展，檔案的門類和數(shù)量急劇增加，如何對這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，已成為檔案管理部門不斷思考的課題。大量的實(shí)踐證明，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作，確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定，是促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)和檔案事業(yè)健康、快速和可持續(xù)發(fā)展的有力保障。本文以本單位構(gòu)建檔案工作防災(zāi)減災(zāi)安全體系為例，就如何加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)工作進(jìn)行探討和闡述。

一、樹立全員檔案數(shù)據(jù)安全保障意識，提高維護(hù)檔案安全的自覺性

企業(yè)的檔案工作不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，也是由各部門專、兼職檔案管理人員及全體員工共同參與完成的工作。因此，全體員工的檔案安全意識特別是領(lǐng)導(dǎo)的檔案安全意識決定了一個單位檔案數(shù)據(jù)安全工作水平和工作的氛圍。

企業(yè)檔案信息是企業(yè)的無形資產(chǎn)，確保檔案數(shù)據(jù)安全是企業(yè)檔案管理部門的重要使命。檔案部門要不斷學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于檔案數(shù)據(jù)安全管理的法律法規(guī)，大力宣傳檔案數(shù)據(jù)安全，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全管理意識，普及檔案數(shù)據(jù)安全管理知識。

通過多種途徑保障檔案數(shù)據(jù)的安全，使每一名員工都切實(shí)重視起檔案數(shù)據(jù)的安全性，不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，自覺地從思想上、行動上把確保檔案數(shù)據(jù)安全放在各項工作的首位，真正樹立檔案數(shù)據(jù)“安全第一”的意識，提高全體員工的安全意識，自覺維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任。

同時，我們加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的宣傳力度，利用“檔案日”進(jìn)行多種與檔案安全有關(guān)的活動進(jìn)行宣傳教育，提高全體員工的安全意識，真正做到檔案人員從自身工作做起，自覺維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。

二、加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平，為此要切實(shí)加強(qiáng)檔案安全管理的隊伍建設(shè)，堅持依法治檔，有計劃、有重點(diǎn)、分層次、分類型地開展檔案安全管理隊伍的建設(shè)，同時要提高檔案人員的思想政治覺悟，從思想源頭上重視檔案的安全，增強(qiáng)其檔案安全防控能力。通過舉辦專題培訓(xùn)、繼續(xù)教育、經(jīng)驗(yàn)交流等途徑，使檔案管理人員充分了解和掌握有關(guān)檔案安全防控的措施，不斷提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，同時要向檔案管理人員大力宣傳、貫徹檔案安全法規(guī)，培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全意識，為檔案數(shù)據(jù)安全管理工作提供堅實(shí)有力的人才保障。

三、制定檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施，建立防災(zāi)減災(zāi)應(yīng)急預(yù)案體系

（一）建立健全科學(xué)完善的檔案保管與數(shù)據(jù)存儲制度，為檔案數(shù)據(jù)安全提供保障

科學(xué)完善的檔案保管與數(shù)據(jù)存儲制度，是做好檔案數(shù)據(jù)安全管理的基礎(chǔ)。只有建立科學(xué)、完善的保管存儲制度，才能切實(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。燃?xì)饧瘓F(tuán)于2009年結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)和工作實(shí)際，建立了《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》。《制度及規(guī)范》包括檔案工作制度、各類檔案的管理規(guī)定及檔案流程幾個部分。其中根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保護(hù)國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，制定了燃?xì)饧瘓F(tuán)的《檔案保管制度》、《檔案安全保密制度》、《檔案保護(hù)修復(fù)制度》、《檔案利用管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案閱覽室管理制度》、《檔案保護(hù)技術(shù)規(guī)范》、《檔案管理崗位人員變動交接工作細(xì)則》等，從鑒定、銷毀、借閱、保密等方面對檔案數(shù)據(jù)的安全管理進(jìn)行了詳盡的規(guī)定，降低了檔案泄密、丟失的風(fēng)險，最大限度地確保檔案數(shù)據(jù)的完整安全。

2012年，燃?xì)饧瘓F(tuán)結(jié)合國家有關(guān)檔案數(shù)據(jù)安全管理的規(guī)范要求，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《數(shù)據(jù)安全技術(shù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)通用安全技術(shù)要求》（GB/T 20271-2006）、《數(shù)據(jù)安全技術(shù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T 20988-2007）、《數(shù)據(jù)與文獻(xiàn)文件管理第1部分通用原則》（ISO 15489-1：2001）等制定了《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案數(shù)據(jù)安全體系管理指南》（以下簡稱指南）。在《指南》中制定了檔案數(shù)據(jù)安全管理的建設(shè)原則，其中包括：數(shù)據(jù)存儲管理、密級管理、合規(guī)服務(wù)原則、訪問控制、入侵檢測等九項。同時提出安全管理的措施要堅持“管理高于技術(shù)，預(yù)防先于補(bǔ)救，遇到問題即刻處理”的指導(dǎo)思想，全面實(shí)施檔案館的“預(yù)防監(jiān)控同步安全應(yīng)急處理”的檔案數(shù)據(jù)安全管理措施。這一系列措施涵蓋了檔案數(shù)據(jù)安全的控制、網(wǎng)絡(luò)安全管理、個人計算機(jī)及外設(shè)管理幾個方面。《指南》的推行切實(shí)提供了科學(xué)、有效的檔案安全防控措施，將有力地保障了檔案數(shù)據(jù)安全工作的順利進(jìn)行。

（二）制定檔案防災(zāi)減災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，建立檔案數(shù)據(jù)應(yīng)急管理對策

檔案防災(zāi)減災(zāi)體系是檔案部門為防止和減少突發(fā)性災(zāi)難事件對檔案的破壞而建立的一整套的檔案管理規(guī)范?！吨改稀诽貏e對這些突發(fā)事件進(jìn)行了識別，包括常規(guī)風(fēng)險（自然災(zāi)害、日常災(zāi)害）、環(huán)境風(fēng)險、人為風(fēng)險、管理風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險等幾個無法預(yù)料的、可能給檔案造成毀滅性災(zāi)難的事件。這類事件的特點(diǎn)是發(fā)生突然，毫無征兆，所以檔案安全管理不應(yīng)僅僅停留在庫房的“八防”管理上，還要注重應(yīng)急預(yù)案的制定。預(yù)案的制訂要本著“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，要在抓防范的同時做好治理的準(zhǔn)備，將損失降到最低程度，以保證在災(zāi)害發(fā)生時能夠最大限度地確保檔案的安全。預(yù)案制定后檔案人員要經(jīng)常學(xué)習(xí)和組織演習(xí)，以此增強(qiáng)檔案人員的安全應(yīng)急意識。構(gòu)建檔案工作防災(zāi)減災(zāi)安全體系是保證檔案安全的重要措施，檔案管理部門也要在大力推行的同時，提高監(jiān)管執(zhí)行力度，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，確保檔案的安全。

（三）設(shè)立檔案工作監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，健全檔案管理工作機(jī)制

中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）中明確規(guī)定了“企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”、“企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)范和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)，大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館”。

按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，燃?xì)饧瘓F(tuán)設(shè)立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織管理燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理工作，對燃?xì)饧瘓F(tuán)各部門、所屬各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，并定期向燃?xì)饧瘓F(tuán)辦公室提交檔案工作執(zhí)行評估報告。這種工作模式已將燃?xì)饧瘓F(tuán)形成的各門類和各種載體檔案納入到檔案工作的管理范疇，從而使燃?xì)饧瘓F(tuán)十二大門類的檔案管理并重。這種工作模式對檔案數(shù)據(jù)安全管理作用在于：第一，檔案集中保存便于安全管理工作的開展；第二，檔案在收集、管理、利用等環(huán)節(jié)統(tǒng)一管理，實(shí)行了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案工作的監(jiān)督檢查；第三，檔案由專業(yè)管理部門和人員負(fù)責(zé)保管，提高了檔案管理水平，降低了安全風(fēng)險。

（四）實(shí)行科學(xué)有效的檔案安全保管措施，提升檔案數(shù)據(jù)安全系數(shù)

我國檔案工作的基本原則是：“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。按照基本原則的指導(dǎo)，檔案管理部門要采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)對檔案實(shí)體和檔案數(shù)據(jù)的管理。首先要建設(shè)符合規(guī)定要求的檔案庫房，并配備安全保管的設(shè)備設(shè)施，這是保管檔案的最基本的物質(zhì)條件，它直接影響著檔案的保護(hù)效果。其次要構(gòu)建嚴(yán)格的檔案庫房保管制度，嚴(yán)格控制檔案庫房進(jìn)出人員手續(xù)和檔案庫房的鑰匙和門禁管理，以確保檔案的安全。再次，建立各級檔案數(shù)據(jù)安全責(zé)任制，把檔案數(shù)據(jù)安全作為對檔案管理部門、檔案工作人員考核的首要指標(biāo)，杜絕一切安全隱患。同時要根據(jù)實(shí)際情況，對現(xiàn)有制度進(jìn)行認(rèn)真清理，完善檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的制度，并對制度的執(zhí)行情況加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，定期進(jìn)行考核，確保各項制度能夠有效、正確執(zhí)行。