個人檔案的重要性精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇個人檔案的重要性，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：單位，人事檔案管理工作制度

 

關于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據，是個人身份、經歷、學歷、資歷、技術職稱、社會關系、獎懲等方面的重要證據。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等等。

那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內容？據我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經濟迅速發展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續的正常辦理和相關待遇的享受起到了尤為重要的作用。

但在現在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關的就業手續，等到要去辦理的時候，又過了畢業派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業后未及時辦理存檔和落戶手續而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領取到失業救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業救濟金無法領取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據的證明等，應該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學時的學籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。

從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關重要的。。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩定發展，對構建社會主義和諧社會有重要意義。

那么結合我所在單位的實際現狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學習，并結合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學習，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。

第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。

第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關規定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發現缺少材料或材料不符合要求，應及時主動向有關部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續完備。其中由組織上形成的材料應有形成材料的時間、組織印章或領導簽字，個人撰寫的材料還應有形成的時間、本人簽字等等。

第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

（1）突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

（2）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

（3）發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

第五，人事檔案的轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動、職務變動、學歷教育等等原因引起的，轉遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經主管領導批準，檔案管理人員，應根據領導批準查閱的內容，為查閱者提供相關資料，超出領導批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關規定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經主管領導批準，并嚴格履行登記手續，按期歸還。借用期間不得擅自轉借其他人。

綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務必做到管理的規范化，標準化，準確化來積極的帶動現整個社會的人事檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發展。

參考文獻：

1.劉瑞鳳《關于醫院人事檔案管理工作的思考》，（廣州中醫藥大學第一附屬醫院）。

篇2

關鍵詞：居民健康檔案 重要性 個人健康檔案 記錄方式

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0231-01

居民健康檔案是基層醫療衛生機構為所轄區域居民提供醫療衛生服務過程中的規范記錄，是以居民健康為核心、貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關因素的系統化文件記錄。居民健康檔案主要包括個人健康檔案、家庭健康檔案及社區健康檔案等，內容由個人基本信息、健康體檢記錄、重點人群健康管理及其他衛生服務記錄等組成。全科醫生在為轄區居民提供連續性、可及性、協調性和以預防為導向的綜合性個體化衛生保健服務時，必須掌握居民的基本健康資料，有利于醫療實踐活動的順利開展，所以建立健康檔案尤為重要。為此，筆者闡明建立居民健康檔案的重要性及其記錄方式，以便于實現健康檔案的數字化信息化。

1 建立居民健康檔案的重要性

1.1 有利于全科醫療實踐的順利開展

在臨床實踐中，全科醫生扮演的角色、服務方式、服務場所及其診療不同健康問題的性質和可被利用的資源狀況，決定了其所采取的臨床策略和處理方法。首先，全科醫生要了解就診者的就醫背景，在充分了解和理解病人患病和就醫行為的基礎上，才能正確理處理病人的健康問題。全科醫生與病人及其家屬為朋友式的醫患關系，應了解和掌握病人的諸多背景資料。健康檔案中詳細記載病人及其家庭的健康問題和相關危險因素等背景資料，藉此全科醫生可以全面了解病人，為全科醫生的臨床診斷、治療和預防保健提供了客觀依據，有助于與病人一起做出正確的臨床決策。同時，對于未就診者，可以通過健康檔案找出適宜的治療和管理方法，對健康者開展預防。利用家庭健康檔案預測每個家庭可能出現的問題，提供相應服務。

1.2 有利于全科醫療教學和科研的順利開展

健康檔案講求規范性、完整性、邏輯性和準確性，按照全科醫療和檔案建立的基本原則取舍和安排檔案項目。記錄規范和長期積累的居民健康檔案，是全科醫生總結實踐經驗和教訓的重要資料，有利于其業務發展和成長。以問題為中心的健康記錄，重視背景資料的作用，反映了心理社會方面的問題，利于培養和訓練學生的臨床思維和處理病人的能力，利于全科醫療原則的理解和融匯貫通。所以規范，完整系統的健康檔案是最好的教學資料和科研資料。

1.3 有利于醫療質量和技術水平評價的順利開展

完整的居民健康檔案，記載著全科醫療服務的主要路徑和實施過程，能較為全面地反映全科醫生的思維判斷、理論知識和實踐能力，可作為考核和評價全科醫生醫療質量和技術水平的重要依據。亦可作為法律文書處理醫療糾紛，更好地服務病人，保護醫務人員。

2 個人健康檔案記錄方式

個人健康檔案記錄由兩部分組成。

2.1 以問題為導向的個人健康問題記錄

（1）病人基本資料：主要包括姓名、性別、民族、職業、婚姻、文化程度、出生日期、詳細地址、聯系電話等人口學資料，吸煙、飲酒、飲食習慣、運動等健康行為資料，過去史、個人史、心理評估等臨床資料。

（2）健康問題目錄：暫時性健康問題是指急性發生的或短期內發生的，主要健康問題是指過去、現在和將來都會影響個人健康的異常情況，如慢性心理或生理疾患、社會問題、家庭問題、經濟問題、異常體征和化驗結果、各種影響健康的危險因素，或醫生認為是較為重要的問題等，不論診斷是否明確，癥狀體征和實驗室檢查結果是否可以解釋。主要問題目錄能動態記錄病人一生中所發生的健康問題。問題目錄應以表格的方式記錄，置于健康檔案的前面。確認后的問題應按發生的時間順序逐一記錄，便于全科醫生隨時填寫和修改。

記錄主要問題時，應弄清問題發生的時間、寫明問題，如能注明得到解決的時間、結果更好，否則可留空，表現無結果。記錄暫時性問題時，可能前可以使難以直接看到，無法得到第一手資料，這時要全面了解，依據提供的信息經過分析、綜合、判斷，最后記錄為一個較為準確可靠科學的信息資料。

（3）健康問題描述――問題記錄和處理方案：問題描述是以問題為導向的個人健康問題記錄方式的核心和精髓，通常采用SOAP形式進行記錄，其中S表示病人的主觀資料，是由病人提供的主訴、癥狀、病史、家族史等，盡量用病人的語言描述；O表示病人的客觀資料，包括體檢所見體征、輔助檢查治療和病人的態度、行為等；A表示對健康問題的評價，是問題描述最重要的部分。診斷、鑒別、問題的輕重程度和預后等是較為完整的內容；P表示對問題的處理（診斷、治療、健康教育等）計劃，記錄時應按順序依次描述相關健康問題。在描述問題前，應注明此問題為首診、復診或轉診。

（4）問題進展記錄：問題目錄中不同編號的各種問題有進展時，應按規范采用SOAP方式予以記錄。若某一問題有進一步明確診斷時，在更正問題名稱的同時記錄最新資料于其中；隨訪過程中發現的新問題，應添加新的問題和編號在進展記錄中。

（5）會診轉診記錄：由于受到技術和設備等條件的限制，某些疑難重癥不能在基層醫療機構處理，必須通過會診或轉診才能解決。基層醫療機構與綜合性醫院應實行雙向轉診制度，即基層醫療機構將病人轉到綜合性醫院，后者對患者處理后視情況又轉回基層醫療機構進行治療的過程。對需要轉診和會診的病人，全科醫生應詳細填寫會診轉診記錄單。

2.2 以預防為導向的周期性健康檢查記錄

依據工作環境和居民的實際情況，定期進行健康檢查，是貫徹預防醫學和前瞻醫學的重要措施，也是全科醫生的任務和工作特點之一。健康檢查是進一步開展疾病防治、健康咨詢的重要基礎性工作，它著眼于第一級和第二級預防，以無癥狀個體為對象，目的在于早期發現病患和危險因素，采取相應的防治措施。這要求健康檢查要從全科醫生工作實際出發，抓住要素指標，防止貪大求全；以體格檢查為主，以器械檢查為輔；健康檢查項目要做到連續性、穩定性，以便于系統觀察，作出評價。在健康檢查過程中，若發現特異問題應立即采取措施，深入檢查，特殊處理。要定期進行健康檢查，被檢查者可以事先準備，有利于全科醫生全面、科學的運籌和安排自己的工作。每次健康檢查結束后，應按照要求逐一記錄，建立完整的健康檢查記錄表。

篇3

一、統一思想加強領導

學校成立教學教研領導小組，保證學校工作正常、有序開展。

組長：

副組長：

成員：

下設辦公室，辦公室設在教務處，由石會來校長具體負責。

二、組織學習提高認識

縣教學評估之后，我校先后組織包科領導、教研組長會，科任教師會，再次學習了《評估標準解讀》和“教師個人檔案具體要求”。每位教師對評估內容有了深層次的認識。石校長通報了教學評估中存在的問題，各位領導和老師通過學習認識到教學評估在學校工作中的重要性。

三、明確分工逐層落實

學校和各包科領導、教研組長層層把關，要求每位教師明確各自職責，規范個人檔案資料和教學教研工作。

1、學校檔案：檔案細目按5大項22小項整理，貼新標簽，成體系。在此基礎上，學校將在新學期初提高標準，把教學常規抓到位，力求使教學管理、課程管理、教學條件、校本研修和評價研究等各項檔案更加完善。

2、個人檔案：每位專任教師設檔案盒，貼標簽存櫥。按評估標準細目順序裝個人材料。學校下發“宏潤中學個人檔案整理須知”規范個人檔案。包科領導、教研組長負責檢查本組教師個人檔案，做到：①教育敘事、教學設計規范化。②學習筆記專業化。③聽評課記錄過程化（表頭，時間填寫整齊，旁批、總結反思詳實）。教務處安排專人抽查個人檔案，發現問題及時改正。

3、教學常規：①教案：補充完善每個教學設計。學校新學期設計新教案本，規范教案格式。②作業：嚴格執行《宏潤中學作業批改制度》，學校給每位教師發作業批改記錄冊，要求教師按規定批改作業，提倡每次批改有激勵性評語。學校不定期抽查學生作業，落實此項工作。③考試：堅持學校考試與學科小測相結合，關注命題質量和成績分析，學校定期檢查歸檔。

篇4

①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團等方面的相關信息。同時，記錄著員工的個人成長、思想發展的歷史等方面的內容。②現實性。由于人事檔案記錄著員工詳細的個人信息，人事（勞動）部門依據人事檔案，正確使用人才，同時合理解決工資等問題。③真實性。真實性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內容的完整性和真實性，進而在一定程度上才能為用人部門提供優質服務。④流動性。在對人事檔案進行管理的過程中，需要與員工的人事管理進行統一，進而充分發揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調走后的一周內，需要將其人事檔案轉往新的管理部門。⑤機密性。在人事檔案中，其內容涉及多個方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務。

2人事檔案在現實中利用的主要方面

通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。

3人事檔案管理在現實中存在的不足

①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。

4加強人事檔案管理的一些建議

結合人事檔案目前的利用之處，對加強企業人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強組織領導，提高員工的檔案意識，進一步強化人事檔案的基礎建設。要將檔案工作當作一件大事來抓，高度重視這項工作。從各級領導到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時檔案專業人員加以督促、指導和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項事務，而成為全員性的一項工作。②加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，進一步提高人事檔案管理人員素質。企業目前配備了一支兼職檔案員的隊伍，負責各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業性，今后要進一步提升這支隊伍人員的專業素質，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。③進一步加快現有人事檔案目錄數據庫的建設。筆者所在企業歷史悠久，隨著時間的推移，大至企業領導小至企業員工都會發生很大的變動，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現為，人動大而復雜，并且檔案材料數量過大，通過加快檔案信息化建設，規范檔案數據信息，進一步提高檔案管理效率。

篇5

每個公民的個人檔案都涵蓋了其整體職業生涯安排的所有記錄以及總結。個人檔案管理的社會價值便體現在它具有憑據功能，而對于下崗職工存在的個人檔案管理在整個檔案管理體系中占據著非常重要的地位，在管理過程中出現的檔案流失現象目前已成為社會關注的問題，對于這種管理不當的不良現象，政府相關部門一定要采取必要的措施改善這種現象。加強對下崗職工個人檔案管理的強度，使其在進行再就業時能夠發揮正確的作用。

一、 下崗職工個人檔案管理所具有的實質作用

目前為了符合社會經濟不斷改革的新趨勢，國內很多企業對內部都采取了必要的整治措施，目的是能夠有效的減少支出成本，因此失業現象屢見不鮮。而如何能夠促進下崗人員二次就業來保障生活來源便成為國家政府首要重視的民生問題。如今國內在就業方面呈現出就業同再就業共存的特征，我國政府大力支持下崗失業人員能夠進行再就業。但是，伴隨著我國社會經濟的快速發展，各行業間競爭力的不斷增大，以及不斷更新的高科技機器設備和富含科技的工作模式，這些變化使得下崗職工面臨再就業時遇到很多困難。這種情形下，下崗人員所擁有的個人檔案管理服務在很大程度上能夠幫助他們進行再就業，同時還能有效維護社會結構的穩定度。我國相關政府部門應該改善目前在檔案管理工作中出現的問題，運用合理化的檔案管理來支持幫助下崗職工的二次就業，進而實現檔案管理的社會價值。

二、 國內下崗人員個人檔案管理現狀簡介

從整體上來看不論是國家政府還是在企事業單位中對下崗失業人員的管理檔案問題都顯得越來越重視。在某些單位中還配置了專用于管理個人檔案的部門，這些部門都具有良好的管理機制，主要目的是為下崗人員爭取到更多的自身利益。與此同時，某些單位在檔案管理部門中還增設了開發利用檔案管理的一系列服務項目，以這種方式為下崗職工尋找相應的二次就業渠道，增大他們再就業的空間。雖然有以上的檔案管理方式能夠促進下崗職工順利進行再就業，可是其管理過程中還是存在很多不當之處的。比如說，在某些企事業單位中對下崗人群的檔案進行管理的重視程度不足，缺少相應的人力投放資金，將這種檔案的管理視為企業在發展過程中的負擔。同時還會存在一種現象，在企業進行合并時，由于不夠完善的檔案管理制度，使得很多下崗工作人員的個人檔案不知所蹤，更有甚者有些單位會違背政府相關規定將檔案私自下放到下崗人員個人手中進行保管。而正是這些不規范的檔案管理現象使得單位部門不能及時有效的為下崗人員提供有效的再就業信息，致使有損到員工應有的權益。

綜上所述，我們應該在企事業部門中加強和改善下崗人員檔案管理的制度，目的是能夠正常發揮檔案管理對下崗職工進行二次就業的作用。

三、 檔案管理促進下崗人員進行二次就業的詳細措施

各部門領導要對下崗職工檔案管理進行廣泛宣揚以提升其自身影響力。在企事業單位中對下崗人員檔案管理所具有的重要性要做到充分認知，單位領導要不斷加強管理檔案服務水平的力度，最終目的便是能夠輔助下崗人員順利進行再就業。此外，要正確運用檔案管理這項工作，使其作為對社會進行透視以及掌握社會就業動態的工具，進而有效促進其作用的正常發揮。

促使下崗人員的檔案管理工作趨于社會化。檔案管理正在發生變化，它正由企事業單位向社會組織管理檔案進行過渡。伴隨著我國社會的快速發展，檔案管理所具有的社會地位同時也變得更加顯著。因此，若想在很大程度上使檔案管理發揮其作用促使下崗人員再就業，就應該及時將檔案管理變得社會化。無論是在企事業當中還是在社會組織中都要進行相應的改革使社會化得以實現。同時，國家政府還應投放合理的資金來處理現存的死檔案現象，為了有效避免部分職工檔案的流失，進而發揮檔案管理服務所具有的積極作用。

同工會各級部門之間要加強配合。若想處理解決下崗人員存在的再就業現象，國家政府便要加強工會間各級部門的整體配合度。所有的檔案管理相關部門要同工會以及再就業單位進行必要的溝通交流，這樣便能得到可靠的就業信息，以便為下崗人員提供服務。同時，還要對原始檔案做相應的加工工作，在工會的協同作用下安排下崗人員到接收單位中，最終改善整體的再就業體系。