檔案管理的分類方法精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理的分類方法，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：問題 方法

我國的廣大農民工、到外地工作的一些專業人員都是我國流動人員的組成部分。因為人員的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導致了我國的流動人員人事檔案管理出現了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對這些工作實際中出現的問題，采取針對性的解決方法來加以解決，使我國流動人員人事檔案的管理工作邁向一個新的臺階。

一、我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識不到位

首先，我國的流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識的不到位。一些檔案管理人員認為在經濟快速發展和人員流動巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業根本就不關心應聘人員的檔案問題，只重視應聘人員的工作能力和社會經驗。所以，他們在具體的人事檔案管理中根本就不具有很強的管理意識，把許多的人事檔案沒有進行好好的保管工作和認真的檢查工作。

（二）管理方法不到位

其次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動人員人事檔案的紙質材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發生火災等情況發生時，這些檔案也就會付之一炬。同時，許多檔案管理單位缺少對于流動人員檔案信息的更新，導致許多的流動人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態，而對其近況沒有一點的了解。

（三）管理的封閉性

再次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準確的存放地點，使其在需要自己的檔案時要費盡周折才能弄清楚。

（四）管理中傳遞程序不合理

最后，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對于檔案的傳遞過程中導致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對自己檔案的內容進行清楚的了解。

二、我國流動人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質。其具體的措施有第一，要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動化向主動化服務轉變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動人員未來的升遷、就業等做好鋪墊。第二，要開辦專業的培訓班，請來專業的人事檔案管理專家對于檔案管理的工作人員進行專業上的培訓和手把手的指導，全面的提高其專業技能和熟悉人事檔案工作的法律法規。同時在這個歷史的新時期，還要建立和健全流動人員檔案信息管理的規章制度，加強對流動人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動人員檔案管理的質量和效率。

（二）加強人事檔案管理的科學化與正規化

其次，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強人事檔案管理的科學化和正規化。第一，要認真的對流動人員的檔案進行接收和鑒別分類，把具有價值的人事檔案材料進行認真的保存和定期的檢查工作，把個人信息相關的內容要裝訂成冊。第二，加強檔案信息的收集和完善，把許多個人流動信息的新情況加入到個人原有的檔案信息內容之中，豐富個人檔案信息的內容。比如：獎勵情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴肅性、真實性、實效性。第三，對于可以體現出檔案個人才能與興趣愛好的內容要進行重點的登記和說明，比如：思想政治素質、文化教養、實踐工作經歷、業務學習水平、留學經歷、科學研究成果、進修情況等內容可以在流動人員人事檔案中可以得到具體的體現，這些對于流動人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計算機系統進行檔案信息的分類歸{和整理，同時還要對流動人員人事檔案信息進行計算機的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學化和正規化的管理中可以很好的體現出檔案管理的實際應用價值。

（三）創新檔案管理模式

再次，對于我國的流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要創新檔案管理模式。對于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進行科學的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時，在流動人員人事檔案管理工作中對于計算機的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強大功能的專業檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對于檔案進行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時間進行分類、有些要按照地域進行分類、有些要按照姓氏進行分類、有些要按照年齡進行分類等，針對這些具體的特點，對于流動人員人事檔案進行科學分類就可以更好地進行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學性。

（四）對流動人員檔案管理加強開發與利用

最后，對于我國流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強這些檔案的開發和利用，使其發揮出最大的應用價值。比如：可以創建出專業人才數據庫，并且擴大宣傳效果，讓越來越多的專業人才可以進行這個數據庫個人專業信息，而檔案管理人員經過審核認證后，就可以把其信息在數據庫中進行認證推廣，而相關的用人單位要進行付費瀏覽，可以在這個數據中挑選出自己需要的專業人才。簡而言之，這個數據庫可以發揮出幫助一些專業人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時還可以彌補目前的找工作網站魚龍混雜的局面。

三、結語

對流動人員人事檔案管理工作的現狀與解決方法進行認真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學化正規化發展，使其發揮出應有的社會價值，更好地為社會發展服務。

參考文獻：

[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現狀與對策[J].圖書情報知識，2007，（03）.

[2]鄧紹興.流動人員人事檔案管理難點和對策[J].中國人才，2007，（19）.

篇2

關鍵詞：電力系統 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。

3 電力系統檔案程序化管理的舉措

電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環節

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。

3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結束語

總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。

參考文獻

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篇3

1加強檔案管理人員的專業素質

由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業務檔案的管理

業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。

二結束語

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一、醫院中的檔案管理

醫療衛生機構在日常的工作中涉及到的工作包括日常的醫療、衛生的防疫、醫療的科研教學以及醫療器具的購進與使用等等為了維持醫療工作正常進行所必須的輔工作，這些工作的產生與進行過程中會產生大量的數據資料以及影像資料等記錄或是證明性質的文件，無論是對醫院還是國家來說這些檔案文件都是一種財富，其存在不僅可為醫院的領導提供相關的決策參考，還能夠為國家評估行業發展以及制度行業政策提供依據，而醫院的檔案管理工作主要負責的便是這類文件的保存與管理工作。

檔案管理工作不僅關系著當前的資金流動以及醫療能力的記錄，更關系著今后的檔案調閱與審核的順利實現，在醫院的發展與運作過程中具有承上啟下的銜接作用，這就為研究檔案管理現狀的問題與解決方法提供了現實的條件與必要性。

二、醫院檔案管理的現狀與問題

1.醫院檔案管理工作得不到重視

當期的醫療機構對于檔案管理的重要性都沒有一個正確的認識以及端正的態度，這就使得檔案的管理工作缺乏必要的資金支持以及專業的管理隊伍，這種不重視的態度自然就導致了檔案管理人員工作態度的消極以及工總過程中的應付以及敷衍，影響了檔案管理的效果。

2.管理人員業務水平不高

當前醫院中的檔案管理人員多數都不是專業人員，檔案管理的知識體系不夠完善，專業技能也達不到要求，基本都是在實踐中現學現賣，具有較大的臨時性以及較明顯的應付性，對于檔案資料的分類以及處理辦法都不夠專業，缺乏科學性，造成了檔案管理工作的混亂。

3.管理資料內容不全

醫院內部的檔案管理工作中效果最好的便是對于病患檔案的管理與保管工作，不僅可以滿足隨時的調閱，還是檔案管理中最具有條理性的檔案文件。但是對于采購、建設以及科研類的文件檔案便沒能做到類似的負責與認真，即便是那些財務資料、業務資料或者是相應的文書以及人事資料，都不具有條理性，分類管理的工作十分的不到位，很難發揮資料的作用與價值。

4.管理工作不規范

大部分的醫院都沒有對于檔案管理工作系統化以及規范化的規定以及管理，致使檔案管理人員只能夠依據自己的經驗以及理解來進行，致使重要的文丟失或者歸類錯誤，為日后的調取以及審閱工作帶來了一定的困難。

5.管理工作現代化水平不高

由于醫院對檔案管理工作的不重視，檔案管理工作中便很容易出現懶惰以及應對的思想與行為，檔案管理人員難以自主的提高自身的業務能力水平，致使檔案管理工作中的問題難以解決，檔案管理的方法陳舊落后，管理水平難以提升。

在當前的醫院檔案管理過程中由于硬件設備不足，難以實現現代檔案管理的現代化，限制了檔案管理工作的發展。即便是個別的醫院引進了先進的設備以及現代管理的技術，檔案管理人員也難以適應其要求，操作水平不高的管理人員難以提高檔案管理工作的水平，提高其現代化水平。

三、優化檔案管理的策略建議

1.制定與完善醫院的檔案管理制度

檔案管理工作需要相關的制度指導以及規章約束，為檔案的管理工作提供指導與約束，規范檔案管理的進行。

而制度的制定以及施行，首先便需要領導層改變對于檔案管理的重視度，認識到檔案管理工作對于醫院運行與改革的重要性。檔案管理工作作為醫院管理中一部分，不僅可以保證醫院工作的正確運行，保證醫院的正常運轉，還可以保證上級領導對檔案資料的隨時調閱，以便管理層對醫院運轉做出科學的安排，提高醫院的效益。

其次，還需要明確檔案管理工作的激勵制度以及獎懲原則，即便是考察以及試用期的人員都要有嚴格的考核以及懲罰制度，體現出醫院對于檔案管理工作的重視的同時也能夠激勵檔案管理人員工作熱情，進而為檔案管理工作提供明確的依據，提高檔案管理工作的水平。

2.培養檔案管理人員的業務能力

鑒于檔案管理隊伍素質的參差不齊，需要在實踐的過程中對檔案管理人員進行業務能力培訓以及專業知識深化教育，進而提高檔案管理人員的業務能力以及綜合素質。

培訓的內容不僅要包含檔案管理的專業知識，還要包含對于檔案管理工作重要性的講解，進而提高了工作人員責任意識、培養了工作人員的從業道德同時也端正了工作人員的態度，不僅能夠培養出檔案管理人員的愛崗敬業精神，還能夠強化檔案管理人員的吃苦耐勞精神以及服務意識，有效的減少檔案分類歸檔中的錯誤，減少珍貴文件的損壞或者丟失現象的發生，從而切實的提高了檔案管理工作的質量與效率。

3.鼓勵檔案管理人員進行創新

檔案的管理工作對于醫院的正常運轉以及效益的實現都有著關鍵性的作用，這就要求檔案管理工作能夠隨著經濟形勢以及醫療改革的深化而不斷的進行創新與做出相應的改變，適應新形勢與新要求。

醫院可以鼓勵檔案管理工作采取計算機技術進行現代化的管理，提高檔案管理的現代化水平的同時，也能夠顯著的提高管理的效率；同時也可以鼓勵檔案管理人員對檔案管理的方式進行自主研究與開發，創新檔案管理的方法，豐富檔案管理的理論，表揚與宣傳醫院內部的檔案管理創新方法，促進醫院檔案管理的超市形式，促進檔案管理的發展。

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關鍵詞：基礎工作;檔案;管理;現代化

檔案管理是一項系統的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業的設備，只有對管理方法進行不斷的創新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現代化發展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現代化。

1 檔案管理基礎工作存在的問題

隨著社會的不斷發展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數量比較大，案卷的數量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業性比較差，沒有經過專業的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現象，在檔號設置時存在不規范操作的情況。有的案卷標題不規范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。

2 加強檔案管理基礎水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。

2.2 保證案卷整理的規范性

檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規范化。

2.3 統一分類號

在整個檔案管理工作中，對檔案進行統一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統一的標準。達到相對規范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。

2.4 規范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規范化要求，保證檢索的查準率。

3 推進檔案管理現代化

3.1 分清主次

進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關鍵詞”

“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。

檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。

參考文獻

[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業，2014（4）.