檔案管理規則精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理規則，期待它們能激發您的靈感。

篇1

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二

2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

篇2

本標準規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規范化程序與管理規則。

本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發利用提供依據。

國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規范

GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構

DA/T 1―2000檔案工作基本術語

DA/T 18―1999檔案著錄規則

DA/T 22―2000歸檔文件整理規則

國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法

3術語和定義

DA/T 1-2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。

3．1 電子郵件electronic mail

由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統經由計算機網絡發送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。

電子郵件可在一機構內部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。

3．2 公務電子郵件electronic mail document

國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中產生的經由電子郵件系統傳輸的電子郵件。

3．3 公務電子郵件系統electronic mail document sys-tem

用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統。3．4 電子文件管理系統electronic records managementsystem

為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統。

4總則

4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

4．3應明確規定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求，保證歸檔公務電子郵件的質量。

4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。

4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關人員的崗位責任。

4．6機構內設置的公共郵箱(機構內對個人開放的郵箱，郵箱內設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發送疑問或者關于執行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內的人員才能使用的郵箱)必須說明創建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關責任人。

4．7系統管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。

4．8各單位系統管理人員應為使用公務電子郵件系統的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。

5公務電子郵件的撰寫與傳遞

5．1公務電子郵件標題、正文內容的撰寫以及署名規則參照相關紙質公文規定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質量。

5．2各單位應在公務電子郵件系統的公務信箱中發送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經發出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。

5．3公務電子郵件應使用專網和專門的郵件服務系統進行發送和接收，并對發送的郵件進行加密處理，同時應對網絡環境、服務器、工作站進行安全性驗證。

5．4在發送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據電子郵件的密級和發送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。

5．5各單位系統管理人員或有關人員應保存經由公務電子郵件系統傳送的所有電子郵件收發記錄，作為指導、監督歸檔的依據(公務電子郵件發文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。

公務電子郵件收發記錄應當歸檔，只有授權人員方可查詢。

5．6使用公務電子郵件系統的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發現病毒，應立即通知系統管理人員。

5．7公務電子郵件收發日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。

6公務電子郵件的鑒定與歸檔

6．1鑒定歸檔責任歸屬

6．1．1對外發送的郵件由發送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。

6．1．2內部電子郵件應由郵件的發送者或郵件討論的發起者進行鑒定歸檔。

6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。

6．2鑒定內容

6．2．1應根據電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發的電子郵件應視為公務電子郵件。

6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規定執行。

6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發的，檢查公務電子郵件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與收發時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術手段，檢查公務電子郵件的內容信息、背景信息、結構信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等。

6．3歸檔范圍

6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。

6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：

a)郵件發送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；

b)發送、接收郵件的時間；

c)郵件密級；

d)郵件的題名；

e)郵件正文、附件；

f)郵件收發日志；

g)發送、接收郵件的軟件名和版本號。

6．4歸檔要求

6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內。

6．4．2發送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質文件，將打印輸出存檔到紙質文件管理系統中。

6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為本標準規定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序一并歸檔。

6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。

6．4．5經加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。

7歸檔公務電子郵件的整理

7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規定的要求進行。

7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規則應與電子文件編號規則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯系。

7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。

7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關規定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內容包括：

a)說明文件，對存儲載體內文件及軟硬件環境進行描述。

b)類目表文件，說明載體內文件分類信息。

c)著錄文件，存放有關文件的目錄信息。

d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。

7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：

a)載體編號；

b)立檔單位名稱；

c)類別(或主題)；

d)郵件起止日期；

e)轉存日期；

0密級；

s)文本(正本或備份)；

h)操作環境(硬件或軟件)；

i)存儲介質的生產日期；

j)保管期限。

8公務電子郵件的移交與接收

8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。

8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉換成紙質形式或者縮微形式一并保存后移交。

9公務電子郵件的保管

9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關規定。

篇3

經過十多年的檔案信息化發展，我國主要發達地區對檔案信息化的提法達到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現代技術，出現了不同層次的檔案管理系統(AMIS)，涌現出一批數字檔案館、電子檔案館，基本實現館藏數字化、利用網絡化、控制智能化，逐步實現了計算機系統目錄管理和全文管理條件下的紙質、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現了網絡化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現在無法對檔案的質量進行全面、系統地實時監控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內容是否真實有效，整理是否規范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數量等。即便是各個等級的檔案目標管理考核，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現對文件形成與歸檔的過程、時間和質量的實時監控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學管理機制，仍缺乏科學有效的解決方法。

當前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環節進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準率低、及時性差(即檔案收集不齊、質量不高、期限不準、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。

目前，在檔案整理的過程中，每個環節都需要大量的人工干預或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業務運作。

二、應用業務規則技術的解決之道

針對國內檔案管理現狀，廣東萬維博通信息技術有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(AMIs)產品基礎上，引入人工智能技術，研發了一套“基于業務規則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規劃，依托業務規則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業務規則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導部門的規范、制度、標準等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數據(AID)進行分析與推理，作出相應的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設置準、檔案著錄規范”的目標，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網上監督指導系統、績效評估系統和上崗人員自學習系統等。也可通過基于檔案知識規則庫(ABR)和推理引擎(RM)構建的檔案信息雷達自動從相關業務系統收集檔案信息資源。基本實現以下功能：

1)采用人工智能技術，建立檔案業務規則庫(ABR)，利用規則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質量與數量；

2)構建檔案信息雷達，利用檔案業務規則庫(ABR)。通過數據挖掘技術自動收集立檔單位的各種業務數據：

3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應的非現場預檢查，保證檔案接收質量并減少后續的著錄量與數字化加工量：

4)建立新型的檔案監督指導管理體系與績效考核體系，實現遠程指導、遠程考核。

5)建立新型的檔案自學習系統，提供檔案上崗人員接受培訓的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。

三、主要研究內容

1、檔案業務規則庫(ABR)的建立與管理

與檔案業務相關的規范、制度、標準等內容，稱為業務規則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。

每個立檔單位都有不同的規則，每個資深的檔案從業人員都有不同的經驗總結，在檔案指導的過程中可能也會定期加入相關規則，規則在不斷地更新。檔案業務規則庫分為三類，是將檔案各項專業知識分門別類融合。

1)針對外部的業務規則庫：以《檔案法》為主的相關法律、法規和制度等；

2)針對結構化的內部規則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質為基礎的《建設工程峻工檔案歸檔范圍》：

3)針對非正式的內部規則庫：檔案指導長期實踐的經驗，單位經驗豐富的檔案從業人員的知識總結等。

2、檔案業務規則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環節的用處

通過完善的業務規則管理系統(BRMS)將相關的檔案規范、制度、標準及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業務規則庫。

BRMS是系統服務堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業務系統。

檔案業務規則庫(ABR)建設完成后，在檔案軌跡的各個環節可以開始發揮作用。

可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關結論：

檔案著錄是否規范?

檔案收集范圍是否齊全?

保管期限定義是否準確?如數據符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應的人工智能子系統：

1)檔案接收即時檢查系統

接收檔案范圍確定后，系統可即時根據檔案業務規則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規則推理引擎(RM)，對錄入或導入的檔案信息進行檢查，系統自動提出整改意見或驗收意見。

2)檔案著錄規范檢查系統

根據已存在的檔案業務規則庫(ABR)對責任者、題名、保管期限等自動進行檢查。

3)網上監督指導系統

檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術，結合檔案業務規則庫(ABR)，自動監督各立檔單位的檔案整理情況，發現問題自動提醒，并及時反饋，信息轉入Workflow，檔案監督指導人員根據實際情況作出處理。

它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數據進行分析與推理，作出相應的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監督指導。其目的就在于：提高監督指導效率，降低監督指導風險，進而保證檔案收集入庫的質量。

4)立檔單位績效評估系統

績效評測內容與目標建立后，系統可定期根據檔案業務規則庫(ABR)對各立檔單位的檔案信息(AID)進行評測，通過知識規則推理引擎(RM)，自動生成績效預評估報告，經過Workflow流轉后產生最終的評估報告。

篇4

（一）提高從業人員的專業素質

為了提高林業企業單位的工作效率，就應該定期的對其檔案管理的相關工作人員進行相關的工作培訓，不斷的提高工作人員的專業性，樹立他們正確的工作態度，提高對會計信息檔案管理工作的認識。隨著社會的發展，信息化也在不斷的普及，因此會計信息的檔案管理人員一定要跟上時代的步伐，更不能由其他非專業人員來替代專業人員的位置。對林業企業單位的會計信息檔案管理人員的工作交接問題做好相應規定。很多林業企業單位由于各種原因，導致會計信息檔案管理人員在工作交接的工程中出現了問題，因此，一定要在原檔案工作人員辭職之前，做好新舊工作人員的交接工作，從而避免造成會計信息檔案的損失與缺失。林業企業單位其實是一項非常繁瑣的工作，這就要求從事會計信息檔案管理的工作人員一定要細心、耐心以及具有較高的責任感。

（二）完善會計信息檔案的管理體系

1.合理有效的利用會計信息檔案為自己服務在信息時代，林業企業單位應該不斷地提高會計信息檔案的利用率，合理的利用會計信息檔案來為自己的發展服務，因此，林業企業單位要不斷的提高對會計信息檔案管理的重視程度，及時的檢查會計信息檔案，這樣才能掌握相關工作的最新動態，對林業企業單位的工作會有更大的幫助。

2.形成屬于自己的會計信息檔案管理規則在會計信息檔案的管理過程中，林業企業單位需要逐漸的形成和完善自己獨特的管理規則，要采用科學合理的方式進行管理，節約人力和物力以及財力來進行檔案管理，這樣才能夠加強工作效率。

3.及時更新會計信息檔案在工作中，每天都會有新的資料變動，因此，會計信息檔案的管理人員一定要及時的跟上步伐，及時的收集新的材料來不斷的充實自己的會計信息檔案庫，逐漸的完善會計信息檔案的管理體系，那么這樣的管理體系勢必會給林業企業單位的發展帶來益處，并且也能夠體現出林業企業單位的工作效率。

（三）完善會計信息檔案的信息化管理

1.加快林業企業單位檔案管理逐漸實現信息資源數字化發展林業企業單位能夠進行會計信息檔案信息化建設的一個重要的基礎前提，就是確保會計信息檔案信息資源的數字化，同時會計信息檔案信息資源的數字化也是對會計信息檔案資源原件得以保存的一個重要手段，目前，我國主要是通過先進的信息手段來對林業企業單位的檔案進行管理，將會計信息檔案部門的各種其他形式的管理轉化為數字化信息化的管理模式。建立一個比較完善的、全面、規范的會計信息檔案數據庫，建立數字化會計信息檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應時代的發展，形成一個現代化信息管理與傳統信息管理兩種模式相互共存相互發展的合作關系。

2.加快林業企業單位檔案管理逐漸實現信息資源數字化發展林業企業單位能夠進行會計信息檔案信息化建設的一個重要的基礎前提，就是確保會計信息檔案信息資源的數字化，同時會計信息檔案信息資源的數字化也是對檔案資源原件得以保存的一個重要手段。

二、結語

篇5

1.單位忽視了文書檔案管理工作的重要意義

文書檔案管理受自身工作特點的影響，其作用需要很長時間才能展現出來，要想在短時間內就為單位整體效益的大幅度提升做出貢獻著實很難。正是由于這樣，不僅僅是單位領導甚至是一些文書檔案管理工作人員都產生了“文書檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為文書檔案配備先進的設備、不肯為文書檔案管理工作改進辦公場所、不肯為文書檔案工作人員進行講座培訓等等。除此之外，文書檔案管理工作人員的不重視還會直接影響其工作積極性，甚至有些文書檔案管理人員只是做一些簡單抄寫、錄入、作，對文書檔案資料的收集、開發、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發揮出檔案資料的價值，難上加難。

2.文書檔案管理方式較為落后

影響文書檔案管理工作的一個重要點就是檔案管理的方式。當前很多事業單位的檔案管理工作依然采用傳統的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

3.文書檔案管理制度不健全，文書檔案管理不規范

一方面由于檔案管理工作極為復雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；另一方面由于當前單位尚缺乏一套細致、完善、科學的管理制度作為支撐。加之目前領導、工作人員缺乏對這項工作的重?，因此單位文書檔案管理工作的規范性實在是有待提高，嚴重降低了文檔管理與利用效率。

4.文書檔案管理工作人員的業務素質較為薄弱

首先，由于單位對文書檔案管理工作的不重視，導致了文書檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在文書檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導致文書檔案管理工作人員的專業素質不足，檔案管理經驗不足。再次，單位缺乏對文書檔案管理工作人員的后期培訓，使其無法及時滿足工作發展的需要。最后，由于部分文書檔案管理工作人員道德素質較差，對需要保密的工作內容做不到保密，而嚴重影響了文書檔案管理工作的質量和效率。

5.單位內部各個科室不協調，阻礙文書檔案管理工作的進一步發展

文書檔案管理工作內容涉及廣泛，包含對各個部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于文書檔案管理工作的進一步開展，但是反觀當下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現象的出現。除此之外，單位內一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要歸檔的材料交給我們統一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。

6.配套不全，條件較差

這方面問題主要體現在以下幾點：

（1）檔案管理設備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流。

（2）檔案管理系統落后，軟件條件差。

（3）存放檔案的基礎設施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4）缺乏專項資金對一些已經破損的紙質檔案進行修復。

7.缺乏必要措施來維護檔案信息內容的安全

事業單位的有些資料會涉及到一些機密問題，因此在進行對傳統檔案進行理時要特別注重對文件內容進行保密。但是反觀當下，我們在對文書資料進行信息化處理時卻忽略了這一點。不僅缺乏嚴密的防護系統進行信息維護，而且對一些文書檔案審查不嚴，黑客很容易就能侵入我們單位內部計算機系統，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的文書檔案外泄。

2 提升事業單位文書檔案管理工作質量、效率的措施探討

1.提升事業單位工作人員對文書檔案管理的意識

文書檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此，單位領導要起到帶頭作用，對文書檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給文書檔案管理工作配備專業化的設施、專業化的人員、專業化的辦公場所等。

2.以多種手段提升文書檔案管理者的素質

首先，要提升事業單位文書檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質；其次，單位要加強對文書檔案管理工作人員的任職教育培訓，經常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強個人操作技能。再次，單位要采用優勝劣汰的方式來提升文書檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質低下的工作人員進行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質培訓活動，防患于未然。

3.更新檔案管理設備，創新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創新是進步的源泉。事業單位的文書檔案管理工作也一樣，要想實現自身的發展與進步，就必須緊跟時展潮流，創新檔案管理思路，積極的運用一些新技術、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行文書檔案管理等等

4.完善文書檔案管理制度

由于當前單位內部的文書檔案管理部門仍處于由傳統檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們缺乏一定的信息化檔案管理經驗。因此，文書檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，對檔案管理信息化建設進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，單位應當結合發展實際情況，建立起一套符合目前發展規律的文書檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規范化建設的順利進行。單位在進行完善檔案管理制度時，要注意以下兩點：一是要注意根據自身發展實際制定一些科學合理的檔案管理規則，有針對性的開展文書檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規則時要充分注意到與其他工作的協調配合，以使所制定的規則能夠具有較強的靈活性