對(duì)檔案管理的建議精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇對(duì)檔案管理的建議，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一、編外人員隊(duì)伍壯大的原因

第一，隨著技工院校規(guī)模的擴(kuò)大和招生人數(shù)的逐漸上升，在編人員已經(jīng)無法滿足教學(xué)和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很難通過增加編制的途徑為學(xué)院解決問題，因此，聘用編外人員的方法成了解決燃眉之急的最佳方案。

第二，因?yàn)閷W(xué)院需要不同種類的人員，編外聘用人員的組成復(fù)雜，流動(dòng)性強(qiáng)，管理起來有一定的困難，所以對(duì)于他們的人事檔案，學(xué)院大多采取自管或由當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)保管的方式。

二、機(jī)構(gòu)保管編外人員檔案情況的分析

第一，新生成的檔案材料不能及時(shí)歸檔。編外人員的具體管理在用人單位，人事檔案管理卻在機(jī)構(gòu)，因此他們的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰以及后續(xù)學(xué)歷等材料不能及時(shí)傳遞給機(jī)構(gòu)，給檔案的完整性帶來了嚴(yán)重問題。另一方面，用人單位與編外聘用人員之間沒有人事關(guān)系，往往會(huì)忽略他們?nèi)耸聶n案的生成。

第二，C構(gòu)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱。部分機(jī)構(gòu)建立和健全了人事檔案管理制度，但大部分沒有真正落實(shí)；不少機(jī)構(gòu)在檔案歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密等管理環(huán)節(jié)缺少規(guī)范。

第三，機(jī)構(gòu)缺少專職的檔案管理人員。機(jī)構(gòu)的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低、專業(yè)性差、流動(dòng)頻繁，缺少相應(yīng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，知識(shí)更新慢。

第四，機(jī)構(gòu)檔案室設(shè)施落后，缺少現(xiàn)代化管理手段。大多機(jī)構(gòu)為節(jié)省資金，辦公場所、設(shè)施陳舊，難以保證檔案室的通風(fēng)、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。有的機(jī)構(gòu)還停留在手工操作上，沒有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

第五，人員流動(dòng)頻繁，檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。隨著時(shí)代的發(fā)展，人員思想意識(shí)不斷開放，流動(dòng)性日趨頻繁。有些單位為了留住技術(shù)人員，對(duì)其檔案的轉(zhuǎn)遞設(shè)置重重障礙；特別是大、中專畢業(yè)生或是辭職人員，檔案無處接收；一些三資企業(yè)，以無權(quán)檔案為由，拒絕接收檔案；有些單位或機(jī)構(gòu)在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，非常隨便，甚至非常不嚴(yán)肅地采用由本人攜帶的形式，造成檔案材料丟失、不全或檔案遺失。

三、如何做好技工院校編外人員人事檔案管理工作

第一，機(jī)構(gòu)要建立科學(xué)、合理的制度。檔案制作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅、重要的工作，機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理工作要深入研究，建立切合實(shí)際的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行、照章辦事。

第二，實(shí)行現(xiàn)代化信息管理，提高檔案的信息化程度。機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作時(shí)要進(jìn)行電子管理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。在查找檔案信息時(shí)盡量通過電腦，不需要實(shí)際打開檔案就可以查閱檔案信息，既節(jié)省了時(shí)間，又保護(hù)了檔案。

第三，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為檔案使用提供服務(wù)。人事檔案信息是技工院校選用人才的重要依據(jù)，是技工院校人力資源管理工作的基礎(chǔ)。目前，在機(jī)構(gòu)眾多、競爭激烈的情況下，只有端正服務(wù)態(tài)度，把工作做實(shí)、做細(xì)，才能博得流動(dòng)人員和用人單位的信任，才能為技工院校推薦真正優(yōu)秀的教育人才，最終自身得到發(fā)展。

第四，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。機(jī)構(gòu)中管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)通過業(yè)務(wù)部門的專項(xiàng)培訓(xùn)，經(jīng)過嚴(yán)格的考核，持證上崗。機(jī)構(gòu)要選拔、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才，同時(shí)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的后續(xù)培訓(xùn)。通過不斷轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，不斷提升機(jī)構(gòu)檔案管理工作的水平。

第五，形成編外人員人事檔案管理的新模式。加強(qiáng)人員與機(jī)構(gòu)的溝通、合作，形成由技工院校和機(jī)構(gòu)合作管理編外用工人員檔案的新模式。技工院校及時(shí)收集、整理編外人員在教育教學(xué)工作過程中產(chǎn)生的材料，定期送達(dá)機(jī)構(gòu)。機(jī)構(gòu)按檔案管理制度的規(guī)定及時(shí)整理歸檔。這種形式既減輕了技工院校的負(fù)擔(dān)，又健全了編外人員的教育教學(xué)方面的檔案信息，為教育系統(tǒng)的人員流動(dòng)提供可靠依據(jù)。

篇2

【關(guān)鍵詞】文件檔案管理  規(guī)范化  系統(tǒng)化  建議 

【中圖分類號(hào)】G647        【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A         【文章編號(hào)】1674-4810（2015）31-0130-02 

數(shù)據(jù)化信息時(shí)代的到來，使各個(gè)單位的文件檔案管理工作面臨前所未有的變革和發(fā)展。尤其是高等教育單位，文件檔案管理工作的重要性和繁重性以及高校與其他單位的緊密聯(lián)系決定其必須加快信息化建設(shè)步伐，改變工作方式及提高工作效率以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。 

目前，高校正逐步實(shí)現(xiàn)文件檔案管理信息化，包括教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、通知發(fā)文、其他各項(xiàng)審批手續(xù)等。這些信息是高校進(jìn)行教學(xué)、科研、管理的依據(jù)，對(duì)高校本身的發(fā)展及社會(huì)的進(jìn)步都具有重要價(jià)值。科學(xué)歸檔、合理保存重要信息關(guān)系到高校有價(jià)值的歷史資料的長期保存。建立健全電子文件檔案管理機(jī)制，是高校檔案部門和檔案工作者責(zé)無旁貸的任務(wù)。尤其是文件檔案初始信息的管理，作為整個(gè)文件檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，必須引起相關(guān)人員的高度重視。 

高校信息化建設(shè)，由于缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化，其發(fā)展進(jìn)程緩慢。因缺乏統(tǒng)一規(guī)范化的指導(dǎo)，各部門雖都建立了自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但缺乏有效的系統(tǒng)集成，使得信息無法在一定層面上共享，導(dǎo)致各部門間信息的重復(fù)錄入保存，甚至出現(xiàn)同一信息各部門更新狀態(tài)不一致的現(xiàn)象，影響信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約著高校的發(fā)展。同時(shí)，由于電子文件的數(shù)據(jù)信息具有易流失、易更改等特點(diǎn)，文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)文件要大得多。高校信息化管理不完善，權(quán)限不明確，缺乏監(jiān)管機(jī)制，也是導(dǎo)致信息缺乏準(zhǔn)確性的原因之一。另外，受傳統(tǒng)歸檔思想影響，高校更側(cè)重于紙質(zhì)文件歸檔模式，紙質(zhì)文件歸檔與電子信息化進(jìn)程不同步的現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)。 

針對(duì)以上問題，對(duì)高校文件檔案管理提出以下建議。 

一 建立高校信息化建設(shè)的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理制度 

實(shí)施科學(xué)合理的文件檔案管理目的在于精確有效的利用以及永久性保存的適時(shí)利用。目前，高校信息化建設(shè)的管理較為混亂，權(quán)責(zé)不明確，缺乏統(tǒng)一管理的制度標(biāo)準(zhǔn)。 

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定，檔案歸檔實(shí)行部門立卷，即由檔案材料產(chǎn)生部門進(jìn)行立卷。檔案館進(jìn)行歸檔保存前，需通過數(shù)據(jù)審核，即部門用戶也就是立檔人進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后才能接收、打印、歸檔保存。這樣可以解決由于人為因素導(dǎo)致的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案不一致的問題。從學(xué)校層面建立信息化建設(shè)的整體規(guī)范化制度，明確各部門的職能權(quán)限，為各部門信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立提供導(dǎo)向，最好能夠提供標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)流程及細(xì)節(jié)要求，使各部門完成信息化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依。因此，針對(duì)文件檔案的特點(diǎn)，從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)明確相關(guān)部門管理規(guī)范及職責(zé)范圍顯得尤其重要。 

二 對(duì)高校各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化集成 

傳統(tǒng)各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成方式多為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的緊耦合對(duì)接方式，當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要更改或者升級(jí)時(shí)，就會(huì)顯得非常脆弱。應(yīng)根據(jù)高校各部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建設(shè)集成化的高校檔案資源管理系統(tǒng)，在不改變學(xué)?，F(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源共享和電子數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸檔，解決各部門之間的“信息孤島”現(xiàn)象。 

以江蘇某高校為例，其科技部門統(tǒng)計(jì)的各位老師的科研成果等信息應(yīng)和本人的人事信息關(guān)聯(lián)起來，形成以管理服務(wù)對(duì)象為導(dǎo)向的管理服務(wù)模式，這樣可以保證信息的完整性和唯一性。同樣，該高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中，實(shí)驗(yàn)材料類的財(cái)務(wù)報(bào)銷應(yīng)和固定資產(chǎn)及辦公用品等其他類別的報(bào)銷一樣，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷進(jìn)程信息共享并且可跟蹤。這樣可以避免紙質(zhì)材料上交后出現(xiàn)無法了解報(bào)銷進(jìn)展的情況。尤其是可以避免因報(bào)銷過程中缺乏及時(shí)有效的溝通導(dǎo)致不符合規(guī)范的單據(jù)一直處于未被處理狀態(tài)而錯(cuò)過年度內(nèi)報(bào)銷時(shí)機(jī)。 

三 堅(jiān)持信息資源的全程管理和前端控制 

現(xiàn)行文件檔案管理的質(zhì)量直接決定其管理的成敗，因此要求檔案管理部門必須積極進(jìn)行文件的前端控制和全過程管理。若要防止信息失誤、控制差錯(cuò)，需重視信息建立的初始階段。高校對(duì)文件電子格式、數(shù)字信息憑證等要求必須在文件形成之初就嚴(yán)格加以規(guī)范，以確保檔案自身質(zhì)量及管理質(zhì)量，避免無意義的重復(fù)勞動(dòng)。只有這樣，才能防止電子文件在運(yùn)行和利用過程中遭到篡改或破壞。同時(shí)也可以減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，優(yōu)化管理功能，提高系統(tǒng)管理效率。 

四 加強(qiáng)相關(guān)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng) 

人才的選擇和培養(yǎng)是管理體系中最為重要的環(huán)節(jié)。管理人員素質(zhì)的高低將直接影響高校檔案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有檔案管理知識(shí)、有檔案管理專業(yè)技術(shù)的人才來壯大檔案管理隊(duì)伍。二要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核培訓(xùn)。培養(yǎng)電子文件檔案管理人才，必須結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容的需要，順應(yīng)未來發(fā)展趨勢，緊密聯(lián)系工作內(nèi)容對(duì)不同層次人才的不同需求，因需施教，注重實(shí)效，學(xué)以致用。要重視職業(yè)道德的培養(yǎng)以及相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)。例如，財(cái)務(wù)信息、人事信息、國有資產(chǎn)信息等實(shí)際管理工作技能的訓(xùn)練，根據(jù)有關(guān)要求對(duì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、錄入、明確閱讀權(quán)限，適時(shí)上傳給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，做好電子文件檔案的管理、維護(hù)等日常工作。 

具體辦事人員素質(zhì)的提高必不可少，整個(gè)管理隊(duì)伍的統(tǒng)籌調(diào)配也需重視。因此，要明確各工作內(nèi)容的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定文件檔案的報(bào)送員和審核員，文件審核員一般由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任、秘書科長等擔(dān)任，對(duì)上報(bào)的文件進(jìn)行審核把關(guān)，以便正常開展工作，確保電子文件檔案的安全保管。 

同時(shí)，根據(jù)各部門的實(shí)際情況建立一定的激勵(lì)制度可以創(chuàng)造良好的競爭氛圍，使相關(guān)人員主動(dòng)提高自身素質(zhì)，確保文件檔案管理工作的高效、有序進(jìn)行。 

總之，文件檔案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，實(shí)行信息化管理是高校未來發(fā)展的必然趨勢。重視高校文件檔案管理中存在的問題，努力探尋切實(shí)可行的解決辦法，是高校管理者應(yīng)有的姿態(tài)。為了保證高校文件檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，使高校信息化建設(shè)走上一個(gè)新臺(tái)階，我們需要綜合各方面的建議，結(jié)合高校實(shí)際情況，不斷實(shí)踐、改進(jìn)，形成具有自身特色的信息化建設(shè)和管理的道路。 

參考文獻(xiàn) 

[1]劉勁松.高校檔案信息資源管理芻議[J].華章，2013（23） 

[2]余紅葉.基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)分析[J].大眾文藝，2013（8） 

[3]符昌慧.高校電子文件歸檔管理情況分析及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2015（2） 

[4]向禹.基于SOA架構(gòu)的高校檔案資源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].中南大學(xué)，2013 

篇3

主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

2、檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。

6、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議

1、 結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

2、 統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

4、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡稱為市計(jì)生委而不能都簡稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分門別類

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

2、分級(jí)次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

篇4

關(guān)鍵詞：檔案 科學(xué)化管理 問題 建議

高校檔案是學(xué)校在從事基建、科研、人事、教學(xué)、資產(chǎn)、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項(xiàng)工作的查考憑證，保證了高校運(yùn)行的延續(xù)性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，招生規(guī)模連續(xù)數(shù)年大幅度擴(kuò)充，辦學(xué)指導(dǎo)方針由“擴(kuò)規(guī)?！鞭D(zhuǎn)為“抓質(zhì)量”，在這一趨勢下，高等教育學(xué)校為了提高辦學(xué)質(zhì)量的任務(wù)，在管理創(chuàng)新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、機(jī)構(gòu)改革等方面均要實(shí)行大規(guī)模的改革。這些變化無疑會(huì)對(duì)檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進(jìn)高校檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的有效保障和必然要求。

一、 高校檔案管理工作存在的幾點(diǎn)問題

1、檔案工作受重視程度偏低

目前在國內(nèi)高校的教師群體中，大多數(shù)認(rèn)為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經(jīng)成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時(shí)期內(nèi)見到成果，沒什么實(shí)在意義，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知面窄；領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作缺乏必要的關(guān)心和支持，導(dǎo)致教師平時(shí)也不注意收集、保存學(xué)校開展各項(xiàng)活動(dòng)的原始資料，致使一些具有保存價(jià)值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經(jīng)濟(jì)地位、社會(huì)地位、政治地位，被認(rèn)為是無足輕重、可有可無的部門。

2、 基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后

物質(zhì)基礎(chǔ)是完善檔案管理必不可少的前提，現(xiàn)代化的管理工作，無論是軟硬件的設(shè)備購置，還是檔案信息數(shù)字化建設(shè)，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對(duì)檔案投入經(jīng)費(fèi)不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對(duì)滯后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施一方面致使檔案建設(shè)中許多問題得不到及時(shí)的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時(shí)，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現(xiàn)代化管理舉步維艱。

3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理工作缺乏職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，在法制化管理和科學(xué)化管理方面嚴(yán)重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時(shí)歸檔的檔案意識(shí)，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導(dǎo)致原始材料不可挽回；檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，導(dǎo)致了檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

4、 檔案未得到充分的利用

某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調(diào)取利用數(shù)字化的檔案信息，而依舊采用傳統(tǒng)方法工作，耗費(fèi)了大量的人力、物力。

5、檔案專業(yè)人才稀缺、素質(zhì)不高，工作隊(duì)伍穩(wěn)定性差

高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質(zhì)，沒有受過專業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，專業(yè)技能低，職業(yè)素養(yǎng)不高；職稱、待遇、工作時(shí)間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，為高校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化增添了難度。

二、 加強(qiáng)高校檔案工作科學(xué)化管理的建議

1、重視檔案管理工作，制度發(fā)展規(guī)劃，完善檔案工作的制度化、規(guī)范化

高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學(xué)校長期發(fā)展規(guī)劃中，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)管理議程，做到年初有計(jì)劃、年中有檢查、年末有總結(jié)，同時(shí)為了避免在具體工作中出現(xiàn)無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項(xiàng)制度，并且為檔案部門提高一個(gè)良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向推進(jìn)。

2、 加大基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入力度，推動(dòng)管理信息化建設(shè)，提高管理手段

提高檔案館的硬件設(shè)備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數(shù)字化的迅猛發(fā)展，檔案儲(chǔ)存的載體也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應(yīng)的圖文影像掃描設(shè)備、存儲(chǔ)器、數(shù)碼攝像機(jī)等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息系統(tǒng)軟件設(shè)施；借鑒當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具完成高校檔案管理信息數(shù)字化，真正實(shí)現(xiàn)高效率、高精準(zhǔn)、低成本的檔案信息化管理。

3、 規(guī)范管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理模式

制定高校檔案管理的職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，可以遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成一個(gè)檔案工作小組，各部門設(shè)立檔案聯(lián)絡(luò)員，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學(xué)校檔案室集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級(jí)到責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；明確規(guī)定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關(guān)懲罰，完善檔案激勵(lì)機(jī)制；引進(jìn)競爭機(jī)制，推行全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創(chuàng)新的新局面。

4、 開發(fā)高校檔案資料對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)利用價(jià)值

高校管理者做決策時(shí)，應(yīng)該參考借鑒檔案資料，實(shí)現(xiàn)高校事業(yè)科學(xué)有序地發(fā)展，如教務(wù)管理部門依據(jù)“課時(shí)兩”“學(xué)生評(píng)教成績”等資料，準(zhǔn)確評(píng)估新進(jìn)教師的教學(xué)情況，為學(xué)校教師的合理安排提供有力依據(jù)；再如，高校擴(kuò)大招生規(guī)模，可依據(jù)學(xué)生檔案、基建檔案，評(píng)估招生規(guī)模擴(kuò)大的程度。

5、提高檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

一是通過提高現(xiàn)有檔案工作人員的福利待遇水平，穩(wěn)定人才隊(duì)伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學(xué)歷的人才加入檔案管理隊(duì)伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會(huì)，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業(yè)人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓(xùn)計(jì)劃，定期為現(xiàn)有的檔案管理人員開展加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)方面技能的培訓(xùn)，使管理隊(duì)伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導(dǎo)專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能的興趣，從而達(dá)到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進(jìn)具有檔案學(xué)歷的畢業(yè)生，他們有專業(yè)的檔案管理技能，對(duì)檔案學(xué)科前沿、發(fā)展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，忠于祖國、愛崗敬業(yè)、講道德、守紀(jì)律、不計(jì)較個(gè)人利益，干一行愛一行的職業(yè)情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。

總之，隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)成為衡量學(xué)校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度，只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的信息科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能更好的為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

參考資料：

[1]靳婷，穆維新.現(xiàn)代通信交換技術(shù)，人民郵電出版社，2005.

[2]勞文微.程控交換技術(shù)與設(shè)備，電子工業(yè)出版社，2008.

[3]姚仲敏，陳國通.程控交換原理與軟硬件設(shè)計(jì)，2003.

[4]高強(qiáng)，李峭，費(fèi)禮.現(xiàn)代數(shù)字通信.高等教育出版社，2010.

[5]許珍花.論高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新之路[J].高教高職研究,2010,(31).

[6]莫麗彬.高校教學(xué)檔案的利用現(xiàn)狀及思考[J].學(xué)校檔案建設(shè),2010,(2).

[7]楊萍.淺談高校檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].社會(huì)學(xué)研究,2011,(3).

[8]呂游.對(duì)高校檔案工作系統(tǒng)化建設(shè)的幾點(diǎn)建議[J].信息技術(shù),2011,(3).

[9]趙新旺.提高檔案管理人員素質(zhì)加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理[J].管理科學(xué),2011,(3).

篇5

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；管理現(xiàn)代化；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G278.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)號(hào)：A 文章編號(hào)：1001-4942（2013）08-0129-02

隨著社會(huì)發(fā)展和農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量日益增多，利用要求日益提高，傳統(tǒng)的檔案工作手段和方式越來越不適應(yīng)檔案事業(yè)日益發(fā)展的客觀需要，不可避免地面臨著保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問題。因而，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是當(dāng)前檔案工作的重要課題。

1農(nóng)業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科技檔案是人類在農(nóng)業(yè)技術(shù)活動(dòng)中自然形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，具有原始性、長期性、專業(yè)性、繼承性和保密性等特點(diǎn)。1.1原始性

科技檔案是科技人員在研究過程中形成的原始記錄，是科技活動(dòng)原時(shí)原地的印記，而不是事后整理出來的加工產(chǎn)品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2長期性

據(jù)中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院對(duì)878項(xiàng)農(nóng)業(yè)科技成果的統(tǒng)計(jì)，平均研究周期為5～7年，其中獲國家發(fā)明獎(jiǎng)和國家科技進(jìn)步獎(jiǎng)的成果平均在10年以上。農(nóng)業(yè)科技檔案作為對(duì)科研活動(dòng)的記錄，其積累和收集是一個(gè)長期、系統(tǒng)工程。

1.3專業(yè)性

不管是自然科學(xué)還是社會(huì)科學(xué)，科研工作都是一定研究領(lǐng)域的深入探索和實(shí)踐，其檔案材料與其他綜合類檔案相比都具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此專業(yè)性是農(nóng)業(yè)科技檔案的突出特點(diǎn)。

1.4繼承性

科學(xué)研究的一般規(guī)律就是在前人研究成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行繼承和創(chuàng)新，因此被賦予了繼承性的特點(diǎn)。古往今來，科技檔案就是在繼承與創(chuàng)新之間，從時(shí)間上到空間上傳播著科技進(jìn)步的信息。

1.5保密性

科技檔案作為科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力憑證，在處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛中具有無可替代的法律效力。因此，科技檔案在開發(fā)使用過程中必須要處理好合理開發(fā)與適度保密的關(guān)系。

2農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施簡陋

由于對(duì)檔案工作的重視程度不高，資金投入不足，目前多數(shù)科研單位的檔案現(xiàn)代化設(shè)施配置不齊全，檔案室?guī)旆亢喡?，防光、防火、防塵、防潮、防盜、防霉、防蟲、防有害氣體的條件差，嚴(yán)重影響了檔案的使用壽命和后續(xù)開發(fā)利用。尤其是市級(jí)科研單位計(jì)算機(jī)配備不足、缺乏現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的問題更加突出。

2.2管理人員隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位還未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，科研單位的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能。

2.3科技檔案材料收集困難

由于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目研究時(shí)間一般較長，在科研過程中會(huì)形成大量不同載體的檔案材料，檔案材料的流失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，科研人員存在重申報(bào)、輕建檔，重成果、輕積累等問題，只重視項(xiàng)目申報(bào)、科技成果鑒定和報(bào)獎(jiǎng)階段的檔案收集和管理，輕視科研準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、推廣應(yīng)用階段的檔案保存，導(dǎo)致科研材料歸檔不全或核心材料缺失。

2.4管理技術(shù)落后，檢索效率低

目前，農(nóng)業(yè)科研資料大多數(shù)以電子文檔的形式出現(xiàn)，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質(zhì)文檔上，檢索方法單一、速度慢、準(zhǔn)確率低，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。同時(shí)，檔案部門與研究室、科研人員接觸少，專業(yè)知識(shí)不足，一定程度上也阻礙了科技檔案的有效利用。

3加快科技檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策建議

科技檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想、現(xiàn)代化的方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。當(dāng)前，科技檔案種類不僅有紙質(zhì)資料、電子文檔，還有圖片、音像資料和多媒體資料等，載體形式日趨多樣化，使得檔案信息管理更為復(fù)雜，迫切需要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，減輕檔案保存壓力，提高檔案利用效率。

3.1實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化

信息技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)服務(wù)帶來了生機(jī)和活力，目前越來越多的科研單位利用計(jì)算機(jī)承擔(dān)著科技檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)。但是由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因，目前科技檔案的計(jì)算機(jī)管理還不盡如人意。下一步要通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建設(shè)各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

3.2實(shí)現(xiàn)科研文檔一體化管理

文檔一體化是從文件管理與檔案管理出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件從形成到歸檔的全過程控制和管理?？萍紮n案管理工作實(shí)現(xiàn)文檔一體化，要求在科研項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段就要樹立檔案管理意識(shí)，確保將試驗(yàn)過程中的各類數(shù)據(jù)和記錄都能認(rèn)真保存起來。同時(shí)，建立檔案管理參與制度，每一個(gè)研究室都要配備專門的檔案收集整理人員，負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目全過程的材料歸檔工作，待項(xiàng)目完成后提交專門的檔案管理部門管理。加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案規(guī)范管理和高效利用。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化

隨著檔案信息化的發(fā)展，科技檔案管理要迎接信息革命的挑戰(zhàn)，最根本的是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要通過舉辦各種培訓(xùn)班、研討會(huì)等形式，大力加強(qiáng)在職人員的崗位培訓(xùn)，以提高在職人員的整體水平；另一方面還要引進(jìn)和培養(yǎng)一批專業(yè)人才，使科技檔案管理人員不僅具備相應(yīng)學(xué)科專業(yè)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，而且要掌握計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理知識(shí)，成為一專多能的“復(fù)合型”管理人才。

3.4實(shí)現(xiàn)檔案管理資金支持穩(wěn)定化

目前，資金投入不足已成為制約科技檔案現(xiàn)代化管理的重要因素，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理和有效利用，必須加大對(duì)檔案管理的穩(wěn)定投入。加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)、計(jì)算機(jī)配備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的資金支持，將檔案現(xiàn)代化管理納入科研單位的工作計(jì)劃，建立穩(wěn)定支持檔案工作的機(jī)制，定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。

3.5實(shí)現(xiàn)檔案資源“管用并重”

實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化，要著力改變“重管輕用”的傳統(tǒng)管理模式，針對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作中提出的各種相關(guān)問題，通過編制檢索工具、編寫各種科技檔案資料匯編、開展定期服務(wù)等多種方式，開放檔案資源，同時(shí)建立科技檔案展覽室，對(duì)科技成果、知名學(xué)者專家的業(yè)務(wù)檔案、有影響的論著等進(jìn)行展覽，促進(jìn)科技成果及相關(guān)資料實(shí)現(xiàn)共享共用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王傳宇. 科技檔案管理學(xué)[M]. 北京：中國人民大學(xué)出版社，1998，38.

[2]劉詠紅，黃友洪，文帥，等. 農(nóng)業(yè)科研管理中存在的問題及其解決對(duì)策[J]. 湖南農(nóng)業(yè)科學(xué)，2012，9：141-143.

[3]楊聯(lián)會(huì)，賈立杰. 農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理面臨的問題和對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2006，1：34-35.