建設單位檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇建設單位檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。

關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化

參考文獻：

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[關鍵詞]建設單位；工程檔案管理；相關分析

中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02

檔案管理指的是收集與統計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發展也越來越快，建設單位當中的傳統檔案管理也就由此出現了重大的挑戰。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。

一. 檔案管理必要性研究

檔案管理工作對建設單位發展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關檔案，檔案能夠為建設單位發展提供關鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩定的工作環境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創新對公司發展具有重要意義。時代在不斷發展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業的發展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發展。

二. 建設單位工程檔案管理現狀分析

（一） 檔案管理體制缺乏完善

建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環節，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現有檔案管理出現了一個非常奇怪的問題，很多企業非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。

（二） 檔案管理方法明顯落后

部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發展。部分企業檔案管理還采用以前傳統的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發展的必然性，一些企業不順應時代的發展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。

（三） 檔案管理缺乏重視

企業不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。

（四） 檔案管理人員素質水平低下

檔案管理人員素質低下。很多企業管理人員的素質沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關鍵部分，如果管理人員的素質遲遲得不到提升，對整個公司的發展都會造成不良影響。

三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施

（一） 充分應用激勵機制

公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要。科學合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現問題，公司可以依據制度將責任追究到部門或者個人，不會出現不知道找誰追究責任的現象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發展。此外，企業在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化的培訓。培訓的內容主要包括管理工作的內容、管理工作的方法、管理工作出現漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業素質，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質[8]。

（二） 擺脫檔案人員的不穩定性、流動性

為確保檔案人員穩定性，企業應對現有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕，并且，企業一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發生意外，檔案還有備份的可以調出來。最后，企業一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發展。

（三） 以績效管理促檔案管理

績效考核是現代企業管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規矩，不成方圓，公司領導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現充分結合起來，用數據說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋。績效管理的一項重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監測數據、原始記錄等各種數據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監測數據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。

檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構建安全的計算機網絡外在系統。檔案的計算機網絡設備一定要保證安全性。另外，網絡信息系統的中心機房選址非常重要，要對多方面的環境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。防火墻可以檢查網絡傳輸的數據的安全性，監控計算機網絡系統的運行狀態。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網絡系統的安全穩定運行。第三，對計算機網絡系統及時進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。

四. 結束語

檔案管理對于我國建設單位的發展至關重要，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經無法跟上時代的發展，檔案管理人員必須及時轉變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。

參考文獻

[1] 王曉玲，略論單位建設工程檔案管理[J].經濟研究導刊，2010，14（12）：181-182+193.

[2] 卜凡坤，侯仰增，陳凱.淺談項目建設單位如何做好工程檔案管理工作[J].水利建設與管理，2010，05（23）：8-9.

[3] 馮美芳.工程建設單位檔案管理工作的問題與思考[J].山西檔案，2012，S1（33）：37-38+46.

[4] 折巧玲.研究建設工程檔案管理的創新策略[J].辦公室業務，2012，15（15）：44+46.

[5] 陳燕.關于建設項目工程檔案管理的思考[J].辦公室業務，2013，03（56）：28-29.

[6] 李妹琴.建設工程檔案管理[J].上海建設科技，2013，02（28）：72-74.

篇3

關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化

前言：

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

參考文獻：

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【關鍵詞】項目建設；檔案；管理工作

高速公路項目建設是一項資金投入巨大、參與單位眾多、涉及面相當廣泛的系統工程。項目檔案管理貫穿高速公路項目建設的始終，是該系統工程中重要的一環。

項目檔案管理工作本身也是一項包含很多環節的系統工程，它包括建立檔案管理體系、內、外業資料收集、分類、歸檔等許多方面。作為項目建設業主單位，對檔案管理工作的各個環節，責無旁貸地負有領導、協調和督促的責任，必須自始至終予以高度重視。

本文結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目建設中檔案管理工作的幾點體會，談談項目建設單位應如何做好檔案管理工作。

一、加強領導，精心組織，建立高效的檔案管理工作體系

檔案管理工作必須領導重視，全員參與，盡早建立完善的檔案管理體系。

公司領導十分重視檔案管理工作，始終把檔案管理作為項目建設管理工作的重要組成部分，統籌規劃，規范管理。為確保內業資料的質量，項目從籌建開始，公司就指定由分管技術工作的總工程師牽頭成立了項目檔案管理工作領導小組，統籌、協調整個項目建設期間的檔案管理工作。各參建單位的檔案管理工作同樣實行項目經理分管、專（兼）職檔案員負責的管理體制。明確參建各方在檔案管理方面的責任，要求各施工單位必須配備足夠的人力、物力抓好檔案管理工作，監理單位則必須監督檔案文件材料的形成質量。只有領導重視，層層落實，才能使項目檔案工作取得較好的成績。

另一方面，我們依靠上級主管部門或行業管理單位，在他們的指導下積極開展工作。就檔案管理工作中出現的問題，我們及時向上級單位的檔案管理部門反映，他們多次派員深入現場了解情況，并給予及時指導和支持。實踐證明，領導的重視和支持是項目檔案管理工作最強有力的保證。

二、檔案管理工作必須與項目建設同步進行

檔案管理工作必須與項目建設同步進行，這是檔案管理工作的基本要求。

由于歷史的原因，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目均持續時間較長，這給項目檔案管理工作帶來了較大的困難。管理單位和人員更換頻繁，許多前期產生的資料收集起來相當困難。為此，公司專門抽調人手，花費大量人力、物力去有關單位收集、整理了與這兩個項目有關的內、外業資料，較好地保存了早期文件，這給后來的竣工文件編制工作等打下了良好的基礎。

此外，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）不僅參建單位眾多，而且，管理模式不同，建設期限也不同，這給項目檔案管理工作也造成了一定的困難。中江高速公路采取施工總承包模式，項目業主對工程建設各方面的控制通過對監理單位和總承包單位的管理來實行。江鶴高速公路（二期）則由業主直接進行施工招標和管理工作，但開工遲于中江高速公路一年多。為此，我們根據項目特點，分別建立了各自的檔案管理體系。在中江高速公路項目建設中，我們在檔案管理工作中依靠監理單位和總承包單位開展工作，以合同和有關法規為依據，以各項管理制度為手段，加強協調管理。在江鶴高速公路的項目建設中，我們則建立了以項目業主為主的垂直檔案管理體系，對檔案管理工作的每個環節均予以高度重視，對發現的問題及時處理。由于主觀重視，措施得當，基本上保證了這兩個項目的檔案管理工作與項目建設同步進行。

三、統一標準，規范做法，嚴格要求，確保檔案的內、外在質量

1、加強業務培訓，提高檔案管理人員素質

為了提高檔案管理人員業務素質，公司加強了檔案業務培訓工作。我司多次邀請省檔案局有關領導和專家對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制進行了分階段性的崗位培訓。我們還組織了資料員到兄弟單位參觀學習、交流，使全線檔案管理人員業務能力不斷提高。

2、及時制定標準，規范做法，確保內業資料的質量

項目建設初期，公司就及時下發了《廣東省公路建設有限公司高速公路竣工文件編制辦法》等上級單位關于建設項目檔案管理工作的文件，并結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）的具體情況，規范了文件格式、題名、編號等，明確了各施工單位竣工資料管理的職責和編制要求，健全了本項目內業資料的質量保證體系，為項目檔案管理工作的順利開展奠定了基礎。

3、高度重視資料的及時收集工作

項目建設過程中，如果不及時收集各種內、外業資料，將給以后的編制竣工資料工作造成很大困難。為此，各施工單位應在平時及時整理好質檢資料，建設各方應設專人負責資料的收集和整理工作。該項工作應做到及時、完整、準確且格式統一，過程當中應加強協調、檢查工作。

4、堅持定期檢查，發現問題及時整改

為了做好檔案管理工作，公司非常重視內業資料的檢查和整改。除了堅持月度檢查外，還會同總監辦、總承包單位不定期進行檢查，發現問題及時指出并幫助施工單位整改，把問題消除在萌芽狀態。對施工單位提交的竣工資料，我司及時指定技術人員進行審查把關，確保施工文件齊全、規范。

5、配備完善的檔案管理設施，實施電子化管理

四、檔案管理工作中必須重視的幾個環節

1、設計單位必須同步提供電子版設計文件

根據交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》的歸檔分類要求，高速公路建設項目的竣工文件劃分為類，即：1、可行性研究及前期綜合文件；2、設計基礎文件、 設計文件；3、財務決算、工程結算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監理文件；7、竣工圖文件；8、科研文件等。

其中，竣工圖的編制是高速公路項目檔案管理工作中極其重要的一環，它是項目建設的真實反映，是后來查詢、利用者了解項目建設情況的重要工具。竣工圖編制工作的總體要求是真實、準確，如實反映設計變更情況，與施工實體必須完全相符；有關變更必須手續齊備，依據充足；圖紙質量必須規格統一，圖面整潔，字跡線條清晰、耐久，標注位置合理。

在竣工圖編制工作開展前，能否從設計單位取得完整的施工圖電子版設計文件，就成為做好這項工作的關鍵。

為此，在項目設計合同洽談中，項目建設單位須約定由設計單位同步提供完整的全套電子版設計文件，這既方便在日常施工中開展設計變更管理工作，同時，也將為日后的竣工圖編制工作打下良好的基礎。

2、應在有關施工合同中保證檔案資料的及時交付

前已述及，中江高速公路采取施工總承包模式，項目業主不與各施工標段直接簽署施工合同，項目業主對工程建設各方面的控制通過對總承包單位和監理單位的管理來實行。總承包單位和部分分包單位之間由于合同糾紛，在一定程度上不僅對工程進度、質量造成了不利影響，也影響了檔案管理工作的進展。具體表現為，個別標段由于與總承包單位之間存在合同糾紛，就以內業資料相要挾，拒不上交給業主，影響了整個檔案驗收工作的及時進行，這是今后值得注意的地方。為此，我們認為，在有關施工合同中，應將內業資料等檔案材料是否及時上交給業主單位，與該標段的計量支付工作聯系起來。對拒不提交資料者，應果斷地暫停其計量支付工作。只有這樣從合同條款上保證資料的及時歸檔、收集，才能使檔案管理工作高效、規范、有序地向前推進。

【參考文獻】

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關鍵詞：建設工程檔案；收集；整理

一、建設工程檔案及管理

筆者認為，建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發，確定建設工程檔案的外延。

建設工程檔案的管理，是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之，建設工程檔案的管理是一個系統工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關建設進程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案，具有復雜性。收集、整理和保管好建設工程檔案，做好建設工程檔案的查閱服務，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄，是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時，檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料，對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據各種線索，到社會上找尋、征集有關的檔案資料。從建設工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設審批管理部門，環保消防等部門，也涉及業主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此，一般的建設項目，其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設項目，才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。

建設工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎環節，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提 。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。單位建設工程檔案收集應當注意以下問題：

第一，應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多，從項目的醞釀提出就會產生動議性文件，之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限，電子文件亦是建設工程的歷史記錄，自應收集。

第二，應當注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產生的時間越長，越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔，亦應依法在規定時限內歸檔。

第三，建立單位內部建設檔案歸檔程序。單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度，并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任，以保證建設工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設，檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員，了解工程進度和工程基本情況，做到心中有數，在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。

第五，建設工程檔案收集應當有所側重。建設工程檔案在收集時應當有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全，對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容，是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規范，或者不齊全，因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此，單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題，單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規則，不宜以定式常法為據。

單位建設工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。

第一，以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。單位存在不同建設工程的，其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準日期則因工程批準部門較多，日期一般不統一。難以確定以哪一批文日期為準，容易形成標準不統一的問題。同時，有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標準。

第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數字檔案館建設目標相銜接，故此，應以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。

總之，單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作，應當以高度的責任心認真對待，科學整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應付。

四、單位建設工程檔案的保管

單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。

一般而言，紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真，加之經常性的復制，導致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數字技術保存為數字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是，在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等

基本資料，以便于查閱。

五、單位建設工程檔案的利用服務

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要，或因學習建筑設計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。

第一，利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機構或人員可以查閱，均需要依法進行。

第二，單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用，特別是檔案，應當嚴格按照法律規定的程序，通過申請、核準、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規定。