發布時間:2023-09-20 09:46:45
序言:作為思想的載體和知識的探索者,寫作是一種獨特的藝術,我們為您準備了不同風格的5篇采購資金申請范本,期待它們能激發您的靈感。
首先,公司合同管理工作由商務部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業務分工分別承擔,各個合同承辦部門的工作接口、職責分工不夠清晰,尚待進一步梳理及明確;其次,各個合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺賬,數據庫結構不統一,不利于公司決策層和管理層全面及時地了解公司合同簽訂及執行情況;此外,各個合同承辦部門對合同收入支出掌握的信息不對稱,例如資金支付到賬情況、項目業主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握,信息交互效率低下,有時為了對賬花費大量的時間和精力;公司合同管理仍然采用手工管理方式,產生大量的紙質文件,費時費力,容易出錯,急需合同管理信息化手段,提供強大的標準化定制流程,并對合同執行狀態進行實時監控。
2研究內容
(1)梳理公司商務合同相關程序,建立標準化的工作流程
梳理公司商務合同相關程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關部門的職責和接口,全面完善合同管理制度。清晰的業務職責,健全的管理程序是建立合同管理系統的基礎。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談,并組織相關部門召開專題研討會,從而明確相關部門的管理職責,細化實施細則,提高管理程序的可執行性。例如明確各個合同承辦部門的業務范圍;各合同審批部門的職責;細化合同類型分類標準,完善合同類型分類實施細則,確保合同分類準確等等。通過訪談和研討,同步完成相關管理流程和程序的新增或升版,從而建立合同管理平臺的綱領性程序文件和具體實施文件,完善合同管理制度,使現行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內容及標準。例如將合同執行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內容納入合同制度,并優化合同簽約及審批授權制度等;統一合同管理業務表單格式,提高標準表單的使用率;統一合同評審會簽表、合同付款申請表等業務單據格式;建立標準合同模板庫,提高標準合同文本的使用率等等。
(2)以信息化手段搭建商務合同管理平臺
以信息化手段搭建商務合同管理平臺旨在根據合同管理流程和程序以及實際業務特點建立開發合同管理系統。在對業務需求進行詳盡調研,認真組織討論的基礎上提出平臺建設思路,配合技術人員完成需求分析、軟件選型、項目開發等工作,達到信息化管理目標:實現合同全過程、全生命周期管理,覆蓋合同準備、合同訂立、合同執行及合同關閉各個環節工作;規范固化合同管理業務流程,加強合同執行監控防控風險;實現合同數據多維度快捷查詢、統計與分析,為領導決策提供有效支持;實現與公司相關信息系統如財務系統、采購系統、門戶系統、文控系統、各成員單位合同相關業務系統等的有效銜接,確保信息共享、數據同源;統一規范管理合同數據,一次管理重復使用。
(3)明確商務合同平臺的使用責任,加大培訓宣傳力度
培訓的成功與否是合同管理系統能否成功上線的關鍵因素。培訓工作首先將系統用戶進行細分,然后針對不同層級的用戶進行深度培訓,從而最大程度確保各層級的系統用戶都可以有針對性的了解系統設計理念并熟練操作系統。通過定期組織培訓,在公司及項目部營造了學習和使用商務合同平臺的良好氣氛,亦有助于提高員工的合同意識。
3研究成果
(一)梳理公司商務合同相關程序,建立標準化的工作流程
(1)合同管理平臺信息化總體需求分析
從問卷調查反饋的統計結果來看,各個合同承辦部門普遍認為,盡早實現合同管理平臺的信息化十分重要,合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著,對業務增值貢獻最大,也較容易實現,同時也是上線需求最迫切的兩項業務,希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷,方便查找和使用。
(2)明確合同承辦部門職責,完善合同管理程序體系
經程序文件查閱及與相關部門訪談,明確公司合同承辦部門共有四個,分別為商務部門、采購部門、建造部門和辦公室,各個合同承辦部門所對應的項目部部門也有合同承辦的職責。經與各個合同承辦部門溝通,系統性的將合同管理相關程序、制度,從合規性、適應性、有效性等方面進行綜合評審,促使合同承辦部門完成了相關管理程序的新增/升版工作。
(二)以信息化手段搭建商務合同管理平臺
(1)成立合同管理系統實施工作團隊
穩定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統得以成功開發的保障。在集團合同管理系統開發項目實施工作組的領導下,公司組建了合同管理系統實施工作團隊,團隊成員由相關部門領導指定,彼此相互配合,在項目經理的領導下,按照各自職責分工有計劃地實施系統開發。
(2)合同管理系統目標需求及建設內容
通過調研和討論,課題組總結出合同管理系統如下目標需求,并由此分析得出合同管理系統建設內容。
①合同全過程管理
通過合同準備、合同訂立、合同執行、合同關閉四大環節,實現了合同的全過程閉環管理。合同準備階段,通過與相關系統進行接口集成,確保合同相關數據同源,避免重復錄入;合同訂立,系統提供范本的管理,使得標準合同的起草更加方便快捷,減輕承辦人員的工作量;合同文本的在線審查審批,通過多級規范的審批流程,進一步防控法律風險;合同文本在線打印,加密防偽,確保合同的唯一性;合同執行中的支付申請,變更申請等,及時跟蹤合同的執行情況,確保合同信息的完整性;合同關閉,是合同的終點,最終實現了合同的閉環管理。
②合同范本管理
通過系統,建立合同范本及合同制度文件的管理,通過系統對合同范本、相關制度文件進行管理,實現了各種范本制度升級后的版本控制管理,并通過線上范本審核,確保范本及制度文件的及時性、準確性,為合同創建提供便捷,促進并提高合同標準文本的使用頻率,減少審查審批工作量,降低合同簽訂中的各種風險。
③合同對方管理
建立合同管理系統的合同對方庫,并通過與采購系統對接,可接收供應商信息,合同管理系統可自行錄入供應商及客戶信息,實現完整的合同對方管理,對合同對方的相關資質等進行管理,有利于確保合同管理系統信息的完整性與獨立性,也確保了合同對方信息的統一和規范。
④項目信息維護
對項目進行基本信息的維護管理,實現項目信息與合同的關聯,并作為查詢統計分析的支持,滿足通過項目進行合同數據的匯總與分析的需求。
⑤合同監督檢查
集團及公司合同管理部門、監察審計部及相關領導具備相應權限對管理范圍內的合同進行監督和檢查,可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態,也可以對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。
⑥合同監控追蹤
集團及公司合同管理部門及領導,可以實時查看與監控權限范圍內的合同運行情況,包括查看所有運行中的合同總數、異常情況及重點關注的事項,實現合同運行信息的及時反饋、異常監控與全面管理。
4結語
一、加強企業采購環節
制定嚴密合理的采購業務管控程序。①采購計劃、方案的編制與審定環節,這一環節可以使企業最大限度地控制采購預算。采購部門根據采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環節的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核,是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。②供應商的選擇與價格確定環節,可以通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。管理控制重點為采購是否經過性價比、有無比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規自行采購的現象,相關審定是否符合權限。③合同簽訂與管理環節,主要通過合同范本管理,提高合同管理工作的規范化,降低合同簽訂風險;通過資質信用管理,建立供應商誠信檔案體系;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險。
二、加強對銷售工作的會計系統控制
產品和服務的銷售是公司維持正常運轉的重要環節,也是公司賴以生存和發展的根基。發展速度較快的大中企業,銷售部門的財務管理較于其它部門更為復雜,財務的處理方面需要很多的票證和財務報表,因此實現公司財務的全面管理要將銷售部門的財務處理放在首要環節。為此企業可以通過以下措施來實現對銷售部門會計系統的有效管理控制。
首先,對于銷售會計系統要進行全面綜合管理,對于各項財務管理文件進行詳細的記錄,保證內容的真實有效。因為其管理項目較多,業務票據、補助、銷售合同等項目繁雜,一些報銷申請無法確定使用金額導致會計的賬目記錄不清晰。為次應加強多方監管確保賬目單據,與會計記錄一致。在進行產品銷售時,保證產品的銷售記錄、庫房記錄、財務記錄三方面的記錄核對準確有效。
其次,建立銷售賬務審查制度,建立詳細的財務復查制度,實現賬目的多次審核,對于銷售的產品數目、規格、材質等進行詳細的核對,確保產品與記錄保持一致。對與銷售客戶,應定期與其進行產品銷售賬目核對,雙方確定賬目核對結果一致后,進行當面的簽收檢驗,財務部門確認雙方核對準確后進行財務結算并監督相關款項的回收工作。
再次,對于已經履行完核對工作的賬目單據進行妥善的保管,確定流入與支出的金額與實際收支相符,確保財務項目的使用安全。對數量巨大的產品銷售交易,要求客戶提供一定的擔保,留存銷售合同,確保交易順利完成。對于超過時間規定沒有及時履行還款合同的客戶,進行項目款項的追討,按照相關規定的申請支付令,保留起訴等清收欠款的方式。
最后,對于無法完成項目核對,或以為各種原因而成為壞賬的賬目,應該及時進行整理,按照壞賬的相關規定和標準進行及時的申請,在賬目處理的權限范圍內,根據相關申請程序準備材料進行壞賬的審批。同時,相關企業對于壞賬產生的原因應該進行及時的清查,將壞賬的責任落實到具體部門或個人,實現財務的嚴格管理。在壞賬的審批流程結束后,對相關賬目記錄進行及時的清查整理,在由財務工作人員進行處理。確定對壞賬進行銷毀時,不能私下處理,對于要銷毀的壞賬也要進行詳細的記錄,保存壞賬的底案,方便查詢。
三、確保企業資金安全
1.建立全面有效的財務管理制度
為保障財務的管理安全有效,企業應建立全面有效的財務管理制度,對于賬目的記錄標準,資金的流入支出,工程項目的財務報表等相關流程根據規章制度執行。同時,企業應及時了解,國家針對財務方面出臺的法律法規和管理細則,結合實際情況,對公司的財務管理規章制度進行及時有效的修改,使得其適應公司發展的步伐,加強相關制度在公司內的執行力度,實現財務管理安全。對于部分企業財務運行數量較大,財務管理工作辦公效率低的問題,可以在財務辦公中推行銀行卡業務,加??對于現金的管理。深化財務管理領域的網絡技術應用,實行電子商服,強化公司財務管理的技術型應用,如網上支付、大數據云計算等。
2.加強資金的安全防護工作
公司進行財務管理是要加強對資金的安全防護工作,組建專門的監督管理小組定期對貨物、資金進行核對,盤點,多方位的確保公司的財物安全。同時,為了保障監督機制嚴格高效,在小組內實行職務分離的管理方式,進行交叉管理,明確個人的職責范圍,采用個人負責制,從源頭保證資金的使用安全。不設置固定的小組成員,實行定期調任和隨機組隊的方式,實現相互制衡互相監督的管理效果。企業內部存儲的資金不要過多,除維持公司正常運轉的資金意外,放置銀行保管,實現資金的合理使用和有效管理。
【關鍵詞】高校 物資采購 廉政
一、引言
建立健全高校物資采購的監督制約機構是推動高校黨風廉政建設和反腐敗斗爭,建立高校懲治和預防腐敗體系的重要內容。2008年三委部《關于加強高等學校反腐倡廉建設的意見》(教監〔2008〕15號)從規范管理角度,明確要求各高校“設立學校部采購機構,統一組織實施對儀器設備、教學器材、藥品、醫療器械、教材圖書等大宗物資的采購”,高校成立集中采購機構,進行規范化管理,是內在發展的需要。近年來,中山大學對加強高校物資采購廉政風險防控工作做出了有益探索,具有一定的理論研究價值和指導現實工作意義。
二、中山大學采購的基本情況
為了規范采購行為,節約成本,降低廉政風險,2000年《招標投標法》施行后,中山大學成立招投標工作領導小組,試行校內招標,2003年成立招投標管理中心,實行校內集中采購。經過多年的探索,采購整體運行良好。
目前,中山大學采購分為校內集中采購和分散采購兩部分。其中集中采購是指預算價20萬元以上的工程類、10萬元以上的貨物和服務類等項目,無論其經費來源,由學校招投標管理中心負責集中采購。在集中采購中,學校執行汽車采購直接向教育部或廣東省直單位公務車輛協議供貨商協議供貨,100萬元以上的新建擴建工程按廣東省規定由廣州市建設工程交易中心進行組織招標投標,100萬元以上須經國際招標方可采購的進口儀器設備由學校委托具備國際招標投標資格的招標機構負責招標采購。分散采購包括20萬元以下的工程類、10萬元以下的服務類由相關職能部門實行貨比三家自行采購,以及單臺(套)800元以上至10萬元以下或批量20萬以下的儀器設備,通過學校自主研發的網上競價系統進行采購。
三、中山大學加強物資采購廉政風險防控的具體做法
1.創新機制,實行招標采購的管采分離
2003年3月中山大學成立副處級建制的獨立采購機構――招投標管理中心,履行“采購職能”,負責全校范圍內以任何經費來源采購預算價在10萬元及以上所有項目的招標組織工作,成為全國最早實行“管采分離”機制的高校之一。設備與實驗室管理處、基建處、總務處、房地產管理處和財務與國有資產管理處等職能部門履行“管理職能”,負責項目預算申報、審批、立項、驗收等;監察處、審計處、校工會等監督部門履行“監督職能”,參與各個環節,實現管采、采用、管監、采監分離。所有招標采購工作均在招標工作領導小組領導下進行,實現良好運轉。
2.強化制度,實行規范化采購
中山大學以建立健全制度為中心,使學校采購工作有章可循,制訂了十幾項、涵蓋六個方面的采購制度:招標采購基本制度、工作流程規范、工作紀律規定、責任追究制度、中標結果公示和公告制度以及其他采購制度,形成了相互銜接、良好運行的制度規范。不僅規定了招投標工作各個程序環節,從受理職能部門移交的招標項目,到招標公告信息的、采購文件制作與發售、開標、評標和定標及成交結果的公示與公告的操作規范和具體時限都予以明確要求;同時,規范了校內部門的零星采購,嚴肅了違反學校采購制度的責任追究。
目前,中山大學校內集中招標采購方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價等5種,用戶可以根據其采購項目的性質申請使用其中任何一種采購方式,擬采用特殊采購的項目,須經五道審批程序:①用戶提出申請(附市場調查情況等材料)――②用戶單位審核同意――③報相應職能部門審核――④招投標管理中心視項目的性質征詢專家意見――⑤報學校招投標工作領導小組審批。對確定采用公開招標方式采購的項目,由招投標管理中心擬定招標公告,經職能部門或用戶單位簽字確認后,在http:///上對外正式招標公告。公告上公示的開標時間前24小時內,招投標管理中心在監督部門的監督下,從學校專家庫中電腦抽簽確定評標專家。開標時,在監察、財務、工會等監督下,職能部門和用戶單位代表列席開標或談判會,評標小組獨立評標,學校授權專家組直接確定排名第一的投標人為中標人,排除有的再上報學校招投標工作領導小組討論確定而出現另擇他人的可能。評標結果將在網上即時公示公告,公示內容廣泛,包括儀器設備的具體型號配置、數量、產地、服務年限以及其他優惠條款等,公示期3天,對結果有疑問的供應商可實名向監察處書面提出,監察處在7天內核實情況并予回復。在項目論證、評標談判以及項目驗收等階段,最大限度發揮專家的決策把關作用,實行專家組負責制。其中,在驗收階段,專家組按照中標人投標承諾逐項驗證技術指標和參數,并將未能通過驗收的情況及時反饋到招投標管理中心,中心根據專家意見對供應商予采購列入不良記錄名單、在網上通報或停止他們在一至三年內參加學校及附屬單位的招標采購活動。
中山大學從2004年起先后三次以學校文件方式在校內外廣泛征集專家,目前各類在庫專家超過1500人,并與華南理工大學800多人專家庫實現共享。必要時,還可以從一些合作的負責中山大學國際招標采購業務的招標公司專家庫中抽取專家。此外,根據建設部標準施工招標文件和廣東省政府采購貨物招標文件等范本,并結合學校合同管理和財務法律方面等要求,按采購方式、項目類別和性質等,中山大學不斷完善招標采購文件范本,并實行合同由財務處、審計處、職能部門和法律事務所等共同審定通過,確保規范化管理。
3.建立網上競價平臺,創新零散物資的采購方式
零散物資采購是高校采購中的主要矛盾集中處,有80%的投訴發生在小額采購中,且零散物資采購存在一放就亂、一統就死的難點,成為各高校多年來的管理瓶頸。為解決此難題,經過多年的調研與實踐,2003年中山大學自主研發了“高校儀器設備網上競價系統”,其設計理念是將長效制約機制引入系統運行機制之中以實現持久的陽光性,利用計算機與現代網絡技術和改進和優化采購管理流程實現高效率,引入廣域開放式的市場競爭機制,實現了成本節約,以評價制約體系實現了質量控制和售后服務問題。較好地實現了高校物資采購四大矛盾要素(陽光、高效、節約、質控)的一體化解決,成為政府詢價采購在網絡時代的新發展。
系統設計按使用角色分為申購用戶、職能管理、供應商投標和監察四大端口,各端口相互獨立。各用戶角色共同參與,職責分明,內部流程有機結合。工作主線是申購人申購、競價、初選供應商和履約,其間經供應商充分競價投標和職能部門審核,監察部門通過監察端可查看每單詳細情況。若用戶申購初選符合規則要求,系統將自動審批,實現零審批時間。該系統還建立質量及售后服務評價體系,缺乏誠信的供應商一旦被列入黑名單,就被系統內所有共享單位封殺。
系統從2003年6月啟用至今,已經過8年多的不斷改進和完善,現已升級到“網上競價”采購管理共享平臺V3.2版,目前已有52個高校競相引進了該系統。該系統基本完成中山大學10萬元以下設備采購量的80%,大大節省了采購過程人力成本、資金成本、時間成本和廉政監督成本。其中,人力成本約節省4/5,資金成本按中山大學的網上競價年采購量約1億人民幣計算,每年節省的采購成本約為800萬,節約資金率8%左右。
4.實行電子化管理,推行綠色招標采購
中山大學積極推行“OA”自動化辦公系統,不斷改進完善招投標網上進程管理系統,在招投標進程管理系統中,用戶對采購項目的公告和招標文件確認,非公開招標方式的申請、審批等所有工作均可通過網絡進行直接操作,用戶單位和老師、監督部門、職能部門通過該系統可以實時跟蹤和監督項目招標采購工作進度情況,減少用戶老是來回遞交招標書面資料的麻煩,縮短采購周期,提高了工作效率。此外,目前中山大學已全面推行電子采購文件,所有項目的招標采購文件均以電子文件方式發售,節約紙張,避免環境污染和資源浪費。
5.嚴格監督,實行陽光采購
(1)合理劃分權限,強化權力制約
絕對的權力導致絕對的腐敗,要有效防止權力濫用, 就必須加強權力的制約與監督。在招標采購中,中山大學嚴格職權劃分和不相容崗位的分離,形成決策權、執行權和監督權相互制約又有效運行的權力運行機制。以中山大學的儀器設備采購流程為例,申請、論證、審批、采購、合同驗收、固定資產管理分別由不同的處室、工作崗位負責,監督部門參與其中,如圖1示:
(2)加強電子監察,提升監督效果
中山大學建立了評標會場的影音監控和通訊屏蔽兩個系統,其中影音監控系統可以對評標或競爭性談判會議進行全部監控和錄像錄音,在多個會議室同時評標時,監督部門和主管領導可以通過網絡實時察看會場情況,減少監督人員的現場派駐,遇有投訴質疑時可以回放當時評標情形。在通訊屏蔽系統開啟下,所有與會人員的手機信號均被屏蔽,如確有需要對外聯系,須通過指定的固定電話。這兩個系統的啟用,嚴肅了與會人員的言行和評標紀律,避免評標過程受到干擾,提高了評標工作質量和效率。
國際招標是國際上普遍應用的、有組織的市場交易行為,是國際貿易中一種商品、技術和勞務的采購方法。下面結合我國國際招投標的現狀介紹機電產品的國際招標流程。
立項階段
根據《中華人民共和國招標投標法》的規定,招標項目安裝國家有關規定需要履行項目審批手續的,應當先履行審批手續,取得批準。招標人應當有進行招標項目的相應資金或者資金來源已經落實,并應當在招標文件中如實載明。所以履行審批手續和落實資金來源是招標程序開始的前提。
立項審批階段主要是業主的工作,但外貿公司在立項階段就可介入項目的前期工作,工作實踐中證明,采購公司在項目的前期階段越早介入,對項目單位越有利。外貿采取“提前介入,密切配合,全面服務,認真負責”的工作方式,在該階段就為業主立項出謀劃策,給予指引,向項目單位提供咨詢和信息,例如包括審批的手續和程序、資金來源、可利用哪個外國政府貸款,分析貸款條件,哪個國家有符合要求的技術水平和設備,項目的預算如何等等,通過大量扎扎實實的工作,能贏得了項目單位的早期信任。
委托招標機構和進口階段
根據《招投標法》規定,業主有權自行選擇招標機構和進口,任何單位和個人不能強制為招標人指定招標機構。而在發展到現階段,對于一些國家和地方的重大項目、利用外國政府貸款、世界銀行、亞洲開發銀行貸款項目,國家有關部委制定了招標機構的委托程序,即招標人先對招標機構通過招標競爭的方式,選聘有經驗,且符合項目需要的公司作為項目采購的對外窗口。業主在向具有資格的公司發出邀請,要求其在規定的時間和地點按照規定的格式遞交申請書,并通常以如下的標準設定不同的分值對申請單位進行評審:
(1) 公司近幾年承擔類似的招標業務的業績;
(2) 公司收費標準;
(3) 手續費的付款要求;
(4) 負責該項目的業務員資格、能力和業績;
(5) 服務水平和擬投入的工作量;
(6) 目前承擔的業務量;
(7) 其他因素的考慮;
通常在(1)至(6)項的分數比較接近的情況下,能在前期就開始介入為業主工作的公司在其他因素考慮項中就能體現優勢了。通過評選出來的機構與業主簽訂招標及進口協議/合同。需要注意的是外國政府貸款項目必須按照《外國政府貸款項目采購公司招標辦法》選定招標機構及進口。
編制招標文件階段
編制招標文件是招標過程中的重要環節,因為招標文件是招標采購的法律文件和惟一依據。其中不僅規定“要采購什么樣的貨物”,即技術規格,還要規定“如何采購這些貨物”,既投標人須知,以及“以什么樣的條件采購貨物”,即合同條款。招標文件應由商務部分和技術部分組成,由招標機構和最終用戶共同編寫,一般招標機構編寫商務部分,用戶負責編寫技術部分。在編寫過程中,兩家經常相互商討。招標文件編寫質量的好壞,直接關系到招標質量,以及能否達到業主的招標的目的和要求。因此,招標機構能否與業主充分溝通,理解業主的要求,并在招標文件上體現出來,能體現招標機構的專業水平。目前在國際招標中,有許多固定格式的招標文件范本,如《世界銀行貸款采購貨物和服務招標文件范本》、我國原外經貿部機電司組織編寫的《機電產品采購國際競爭性招標文件》及財政部和原外經貿部共同制定的《外國政府貸款項目招標文件范本―貨物采購有限競爭性招標文件》范本等,其中的部分格式內容是固定的標準格式和條款。并留有另外一部分的具體項目內容和適應各不同項目具體要求,通過一些表格來體現對通用條款的補充修改。
招標文件很重要的一部分內容是評標辦法,要求將評標方法(細則)都在招標文件上編寫出來,向所有投標人都公開,體現公平、公開和公正的原則。
招標文件送審階段
招標文件編制完成后,由招標機構,通過《中國國際招標網》將招標文件上傳。并在網上抽取招標文件的審核專家審核招標文件。《國際招標網》的專家庫分地方級和國家級,招標機構根據采購設備或項目的性質需要選取國家級或地方級專家審核招標文件。審查招標文件主要是審核商務、技術是否存在不合理條件或歧視性條款及招標文件編制內容是否構成三個以上潛在投標人參與競爭,能否體現公平競爭的要求。一般單機要求專家審核時間不得少于三個工作日,500萬美元以上項目不得少于10個工作日。專家在審核完招標文件后,網下向招標機構出具審核意見。招標機構網下匯總招標文件審核專家意見與招標文件修改意見后,應上傳專家意見、匯總意見及匯總修改后的招標文件,送機電辦審核。
利用德國、意大利、丹麥和挪威政府貸款或其他貸款國有特殊要求的項目,采購公司應將專家審定后的招標文件送財政部。財政部將審定后的招標文件送貸款國政府審核批準后,函復采購公司并抄送外經貿部。如貸款國政府對中方的標書提出修改意見、采購公司和項目單位應對標書作出相應修改,并將招標文件最終稿通過國際招標網備案。
刊登招標公告和出售招標文件
招標文件得到審核及機電辦的批復后,即可在中國機電國際招標網上發招標公告,開始出售招標文件。對于大型的成套設備采購,還可以在其他相關報紙、雜志上,如《中國日報》等刊登招標通告,以擴大通知范圍。招標文件發售之日起到開標的期限不能少于20天,大型成套設備不得少于50天。
開標階段
開標是招標采購工作的里程碑,也是招標公開原則的一個具體體現。
評標階段
在開標前,需在網上抽取評標專家,根據有關法規規定,評標委員會由買方、招標機構及有關專家等五人以上單數組成,其中外聘專家人數不得少于三分之二;而外聘專家則在國際招標網上的專家庫中抽取。
評標由招標機構組織,招標機構在開標前,準備好評標的會場,并根據招標文件、評標辦法的具體要求,制定評標過程中所需要的各種評審表格,安排好評標的議程。
評標原則:評標應嚴格按照招標文件的要求來評審。評標只根據投標文件本身的內容,除需澄清的內容外,不尋求外部的證據。合同將被授予確定實質上響應招標文件要求并有履行合同能力的最低評標價的投標人。
評標程序:評標分為商務、技術和價格三部分進行,在某一部分上未通過審查的將不能進入下一部分的評標,最后還有一個資格后審。
評標結束后形成各評委簽字的評標報告,由招標機構報送機電辦和財政部(外國政府貸款項目)備案審查。
在國際招標網上對評標結果還有一個公示過程:將評標結果、廢標及其原因,建議中標人及其理由,不中標理由等資料上傳網上,評標結構公示。評標結果公示期為7個日歷日,起始時間從日起算。相關管理部門、采購業主、招標機構能查看評標結果公示的全部內容;投標商只能查看本企業的公示內容,不中標人可以查看自己的不中標理由。評標結果公示期內,若有人提出質疑,則該評標結果公示將出現質疑情況描述,該質疑情況僅供質疑人,招標機構、買方單位和相關管理部門查看。無論評標結果公示是否出現質疑,其公示期均為7個日歷日,在7個日歷日,有關部門不對質疑進行處理。公示期后,有關部門將對所有質疑統一處理。
如果公示期內無人質疑,則評標結果實施自動進入公示結果公告階段;如果評標結果公示有人質疑,有關部門完成網上質疑處理后,該處理結果也自動轉為公示結果公告。
乙方:
依照《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招標投標法》的規定,以及市政府集中采購中心職責,甲乙雙方就貨物、工程和服務政府采購委托事項達成本協議。
一、甲方將本單位政府采購項目的貨物、工程、服務采購委托乙方。
二、甲方職責及工作內容
1、依法進行政府采購活動。
2、委派1名分管領導及1名熟悉本采購項目情況的技術人員參與整個采購過程。
3、向乙方提供采購項目的立項、概算批文,經審批的采購計劃、資金來源及落實情況,項目技術、服務、商務要求及其他需要提供的資料。
4、審定采購工作計劃和采購文件等文件,配合乙方答復投標人的質疑。
5、在政府采購專家庫或建設工程評標專家庫中抽取評委,并按規定參加評標。
7、邀請監察、財政等政府采購監督管理部門現場監督開標、評標。
8、根據評標報告確定中標、成交供應商,或委托評標委員會確定中標、成交供應商,協助乙方向落標人發致謝函。
9、與中標、成交供應商簽訂政府采購合同,也可以委托乙方簽訂。在規定時間內將采購合同副本報政府采購監督管理部門和政府其他相關部門備案。
10、履行合同,辦理政府采購國庫集中支付申請手續。
三、乙方職責及工作內容
1、依法進行政府采購活動。
2、編制采購工作計劃,根據甲方采購需求,按照政府采購監督管理部門的采購文件范本編制采購文件,提交甲方審定后執行。
3、委托有工程造價咨詢資格的機構編寫工程上限控制價格,并送市工程預決算審核所審核。
4、在規定時間內將采購文件和評標報告等報政府采購監督管理部門和政府其他相關部門備案。
5、采購信息和公告。
6、組織投標報名,發售采購文件。
7、組織投標人踏勘現暢?
8、采購文件澄清、答疑及修改工作。
9、投標保證金、履約保證金和質量保證金的收繳、退還、代管工作。
10、在規定的時間和地點,受理符合采購文件要求的投標文件。
11、組織開標、評標會,復核評標報告。
12、發出中標、成交通知書,向落標人發致謝函,并在指定媒體中標、成交信息。
13、組織、協助甲方與中標、成交供應商簽訂政府采購合同。
14、答復供應商質疑,并協助監管部門處理投訴事項。
四、乙方免費甲方的委托,在采購過程中發生的與項目有關的費用由乙方承擔。
五、采購文件由乙方按批準的收費標準向投標人收取,甲方不得參與標書收入分成。
六、未盡事宜,雙方另行協商解決,所簽訂的補充協議為本協議的組成部分。
七、本協議一式肆份,雙方各執壹份,其余貳份由甲方分送南寧市財政局和南寧市建設工程招標投標監督管理辦公室備案。本協議經雙方法定代表人簽字后生效,有效期至雙方協商解除本協議之日止。
甲方:?????????????乙方:
法定代表人(或委托人)???法定代表人(或委托人)
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