發布時間:2024-04-12 15:34:12
序言:作為思想的載體和知識的探索者,寫作是一種獨特的藝術,我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理工作小結,期待它們能激發您的靈感。
我在駕校擔任的是檔案管理員兼安全管理員,本人深知干好這項工作不僅需要細心、耐心,而且還需要掌握檔案、安全管理的知識。自2013年擔任“專職安管員”以來,一直以“做一名合格的安全員”做為本職工作的追求目標。自肩負這個重任以來,我始終保持清醒的頭腦,踏踏實實的態度來對待我的工作,現將2020年上半年的工作總結如下:
一、安全管理工作
1、春運安全工作。按照上級公司文件安排,開展春運一系列安全工作,制定春運安全生產工作方案、春運安全責任書、組織全體教職工進行春運安全培訓 ,對春運資料整理歸檔。
2、疫情工作。配合領導做好疫情防控工作,制定復工復產方案、完成各部門的復工復產責任書的簽訂。
3、每月按時間節點上報上級公司要求的各種安全報表。
4、對上級公司下發的安全文件,及時讓領導批閱,并整理歸檔。
5、新購的33部寶來車已全部完成了一車一檔工作,并向公司、交通局、交警隊進行報備。
6、每月不定期跟隨劉校長、劉磊副校長到訓練場進行安全督導檢查。
7、按照上級公司的文件要求,制定了禁毒工作方案,并通過微信群對禁毒的宣貫,按照公司要求,每周上報工作小結。
8、按照上級公司文件要求,積極開展“安全生產大整頓活動”,根據文件安排,逐一進行開展活動,制定方案、組織教職工培訓、每周上報活動小結,還參加了公司組織的基礎檔案管理評比活動,觀摩了其他分公司的安全檔案,發現自身有很多的不足,要向做的好的分公司學習經驗。
9、每年的6月是安全生產月,按照公司文件安排,開展了一系列的安全生產月活動,制定方案、每周向公司上報活動小結,最后將活動資料整理好歸檔。
10、制定年度安全工作計劃、每季度工作安排和總結、制定上級公司文件要求的各項工作方案、安全培訓資料等。
11、每周五按時參加公司的安全視頻會議,并做好筆記。
二、檔案管理工作
對駕校的所有合同協議、安全檔案、初學駕駛員檔案、繼續教育檔案、車輛檔案和人員檔案進行分類整理歸檔。
三、工作中存在的的不足
1、安全檔案管理不嚴不細,存在很多不足之處。
2、組織、溝通能力上還有所欠缺,和有經驗的同事還有一定差距,應加強業務學習,解放思想,彌補差距。
3、工作中不夠大膽,思想不夠超前,需不斷學習改進。
【關鍵詞】檔案管理 工作淺析 發展趨勢
一、當前我國高校檔案管理面臨的形勢
高校檔案管理工作記錄著高校發展的方方面面,對高校的科學研究與各項建議起著重要的歷史借鑒作用,是高校管理事業的重要組成部分。現階段,隨著計算機技術和信息技術的廣泛應用,高校檔案管理工作迎來了新的機遇,同時也帶來了新的問題亟待解決。目前,我國高校檔案管理工作還尚不能適應現代信息傳播和數字化管理的需要以及高校現代化管理和科學發展的需要。
二、我國高校檔案管理工作中存在的不足
1.管理人員觀念陳舊,開拓創新意識不足長久以來由于各種原因,為政治服務成了檔案工作的主要職能,高校也一樣同樣,以行政為主是檔案的主要管理方式,納入到法制管理、科學管理軌道當中的工作沒有很好的解決。在庫存資料方面來看,所占比例最少的是科技含量高的教學、科研和具有時代信息等方面的檔案材料,行政管理方面的資料往往比較多,《檔案法》的頒布和實施后,這種狀況有所改善,但是與高校的實際發展相比,還相差一定的距離。
2.高校檔案管理人員專業水平達不到要求種類單一的館藏檔案是普遍存在的,隨著各種因素的出現,為政治服務成為檔案工作的主要內容,其中高校也一樣。以行政為主成為檔案主要的管理方式,根本沒納入到法制管理、科學管理軌道當中。目前大多數高校中,教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小,行政管理方面的較多。這種狀況隨著《高等學校檔案管理辦法》的頒布和實施有所改善,高校檔案管理人員進行了相應的培訓,專業服務意識也有所提高,但是與高校的實際發展相比還相差甚遠。
3.檔案工作的標準化、規范化水平不高檔。案工作的標準化、規范化是檔案管理現代化的重要前提之一。目前高校檔案工作管理存在的問題是:檔案標準化、規范化滯后,大量的案卷質量不高 ,缺乏完整的檢索工具;許多部門的立卷、編目、檢索等,未按國家檔案局制定的標準規范操作等等。要推進檔案現代化建設,就必須抓好檔案的標準化、規范化工作。
4.檔案管理現代化所需設備和技術不足由于對檔案管理工作重視程度不夠,檔案意識普遍較低,導致資金投入嚴重不足,無力購買現代化的設備,技術落后,同時也造成了人才引進困難。由于檔案管理設備和技術不先進,再加之許多單位領導對檔案工作認識不足,對檔案管理人員的工作不重視,導致單位一些高素質、業務水平高的檔案管理人員被其他單位挖走,造成人才流失。
三、如何做好我國高校管理工作的幾點看法
1.增強檔案管理的現代化意識在實現檔案管理現代化,發展檔案事業的過程中,必須加強從單位領導到基層檔案管理人員的檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化意識主要包括思想觀念、知識結構、操作技能的現代化。無論是從領導,還是檔案工作人員都要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念,尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念,建立與時代合拍的檔案意識,切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念,把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務,將封閉式服務轉化為開放式服務,使檔案工作適應知識經濟時代的需要,適應社會發展的需要。
2.提高檔案人員的業務素質。檔案管理是一門綜合性的學科,涉及的知識面廣,要提高高校檔案管理水平,關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍。2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》,要求高校檔案工作人員應當“具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能”,突出了國家人才興檔、科學管檔的決心。在加強高校檔案工作人員的職業道德教育的同時,又要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神,一切服從、服務于學校中心工作,充分發揮檔案在教學科研中的重要作用,不斷提高檔案的服務水平。另外要提高檔案管理工作人員的業務素質,這就要求檔案工作人員的素質培訓工作,提高檔案工作人員的管理能力、創新能力才是最重要的。培訓工作要有針對性,根據不同崗位人員的工作職責和素質要求,制定相應的培訓方案,特別是計算機知識的培訓力度要加大,在培訓的過程中,還要注意不同學科之間的聯系。
3.加強組織領導,建立健全各項檔案管理規章制度檔案工作需要建立系統有序的管理制度,只有這樣才能實現規范化管理的有力措施和可靠保證。首先高校檔案機構要在貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規的基礎上,綜合規劃全校檔案工作,擬訂和落實本校檔案工作規章制度;其次高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作,保障檔案工作正常、有序地開展;最后要強化檔案行政部門對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查,提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事,努力做到堅持原則不動搖,執行標準不走樣,履行程序不變通,遵守紀律不放松,保證高校檔案管理工作高效有序地開展,依法治檔,依法護檔,依法用檔。
4.加快硬件設施建設,實現裝備和技術的現代化現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意,我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下,加快設施(設備)和技術現代化步伐,全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備,要充分利用現代科技,利用縮微技術、光盤技術等等在檔案管理中的作用加速實用、通用軟件的研制,加快檔案信息數字化處理步伐。要實現檔案管理現代化,不可能一蹴而就,需要一個過程,在這個過程中,手工操作與現代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作,例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗收,案卷整理等等,主要靠的還是手工作業。我們必須正視這個現實、不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此,我們既要積極引進現代化新技術,也要重視傳統技術的研究和改造,使傳統技術與現代化技術有機結合起來。
【關鍵詞】職工檔案管理;管理難點;管理對策
一、學校職工檔案管理工作中的問題和難點分析
學校職工檔案管理工作直接關系到學校內部師資力量的控制與調配,同時還較大程度影響著其他教務工作的正常展開,尤其是近些年來我們國家高校招生規模急速擴大,院系重組甚至是院校重組都是常用的事,這樣一種復雜的局面之下就更加需要通過科學合理的職工檔案管理工作來保證各項工作的正常進行,但是在實際的工作當中還是出現了多方面的問題和難點,下文當中結合三個具體的方面來進行說明。
首先考慮到現在較多學校當中職工的檔案管理工作并不到位,但是對于職工而言,檔案就是其勞動和社會保障工作的基礎,也是職工在維護自身義務時候的有效依據,因此必然需要學校幫助其予以妥善的建立與管理。在新的市場背景之下,檔案管理工作在較多方面都有優化和完善,主要就是將原有的個人基本資料轉移到五險一金和合同保障等重要項目上來,使得檔案本身以及檔案管理工作更加有意義。其次就是目前教學學校內的職工檔案十分不規范,具體表現在職工檔案內容的高度雷同上,除此之外,職工的個人資料不準確或者是資料分散等也是出現的比較嚴重的問題,相當數量的職工檔案上都只記載了基本的姓名年齡等信息,這樣一些過于簡單的人事信息是完全達不到現代人事管理的基本要求的,這樣的檔案也就相應的失去了實用價值。最后就是檔案管理工作本身對于管理人員素質要求較高,但是實際工作當中管理人員通常是沒有達到這樣一種要求和標準的。
二、學校職工檔案管理工作的有效對策分析
上文當中對學校職工檔案管理工作當中存在的問題和難點分析進行了闡述和分析,可以看到的是,學校職工檔案管理工作的優化和完善必然需要通過合理的機構以及完善的制度離開實現,也只有在這樣一種理想的狀態之下才能夠保證其為學校的教務工作以及人力資源分配提供良好服務。下文當中分析具體的處理對策。
1.建立并完善學校職工檔案管理機構
學校內的職工檔案管理機構可以由學校所在地的政府來進行確定和指導工作執行,并相應的制定出明確的職工檔案管理方法來,這樣一種要求和規定的明確并不只是針對于檔案管理工作人員,同時對各級檔案管理部門都是有一定的要求和權限設置的。從學校的角度來說,則主要是需要在重視的基礎之上加強檔案管理工作的投入力度,從學校的層面和角度來促進檔案管理工作人員的積極性。
2.提高檔案管理意識
達到這樣一種目的,就要在提高檔案管理工作人員基本地位的同時加強對于他們日常工作的要求,具體來說,首先就要加強宣傳工作的力度,充分利用學校內部的廣播或者是校報等來傳達領導對于檔案意識和檔案管理工作的重視,并開展一些較大型的活動來進一步宣傳,使得在整個學校范圍內都營造出關注和重視檔案管理工作的氛圍來;其次就有必要在學校內開展相關方面的培訓課程,根據學校職工檔案管理工作的特點來進行配合,一方面是使得學校內檔案管理工作人員對于檔案管理有更加準確的理解和認識并在日常工作當中良好落實,另一方面也是希望加強全體職工對于檔案管理工作的認識,這樣就能夠促使其積極參與和配合檔案管理工作的進行。最后強調的就是要注意檔案管理工作當中服務意識的體現,通過資金投入的加大以及相關文化制度的建設來促使其不斷發展進步。
3.加強管理隊伍建設
任何一項工作歸根結底都還是要落實到人的,因此學校內職工檔案管理工作的優化和完善還需要通過檔案管理工作人員自身素質和水平的提高來實現,這甚至可以說是檔案管理工作順利進行的必要前提和基礎。首先,需要檔案管理工作人員掌握一定的計算機技術,同時還應當具備基本的檔案管理工作經驗和認識;其次就是要不斷加強對于檔案管理工作人員的培訓工作,通過良好的培訓來加強檔案管理隊伍的素質;最后就還需要鼓勵檔案管理工作人員自行學習和創新,為檔案管理工作開拓新的思路和方法。
三、結語
學校職工檔案管理工作的良好進行對于學校內的人才資源分配以及教務安排都有較大影響,因此必然需要通過各個方面工作的進行來保證檔案管理工作的優化和完善,最終服務于學校、服務于教職工。
參考文獻:
關鍵詞:高等院校;教學檔案;管理;對策
1、 前言
高等院校教學檔案是在學校管理活動中形成的一種專門檔案,是教學管理、教學實踐和教學研究等活動中直接形成的、具有保存價值的教學文件材料。這些檔案材料是廣大教師和教學管理工作者的勞動成果和智慧的結晶,是學校教育事業發展的原始記錄,也是高校領導掌握學校過去歷史,了解學?,F狀,決策學校未來的重要資源。高等院校教學檔案的管理不僅是高校檔案管理工作中的重要組成部分,同時,高校的教學檔案也是對高校教學進行評估的重要內容之一。隨著我國高等教育事業的不斷發展深化,由于各種原因,當前一些高校的教學檔案存在著一定問題,不能準確全面地反映學校教學管理和教學實踐活動的真實情況。因此,如何有效地對高校教學檔案進行管理,是值得我們探索研究的課題。
2、當今高等院校教學檔案管理工作中存在的主要問題
(1)忽視日常工作中檔案的收集和積累
大多數高校沒有樹立正確的檔案管理觀念,不重視教學檔案管理工作。一些高校領導對院系教學檔案意識比較淡薄,只注重抓教學工作而忽視了對院系教學檔案工作的管理,而忽視日常工作中檔案的收集和積累,往往是到用的時候搞突擊運動。其次,各部、處、學院兼職檔案人員檔案意識不強,認為做好做壞一個樣,造成教學檔案管理工作混亂,檔案信息開發不足,服務功能不強。
(2)管理手段比較落后
目前,一些高校在檔案管理方面還采用手動操作完成工作任務,以紙張和案卷為工具進行檔案的收集、歸檔與檢索,在向相關部門上報檔案材料的時候,需要準備電子檔案和紙質檔案兩種材料,投入了大量的財力、人力、物力,增加了工作人員的負擔,嚴重影響檔案管理工作的效率,而沒有實現檔案資源和檔案管理過程數字化。有的即使建立的計算機檢索系統,也只是利用計算機代替手工抄寫案卷目錄和專題目錄,造成了檔案管理軟件功能利用單一,自動化水平較低。
(3)教學檔案管理人員專業知識較為缺乏
隨著近年來高等院校蓬勃發展,大量的新檔案不斷補充,給高校檔案管理工作帶來新的挑戰和壓力,靠傳統的工作手段、管理方法,已不能適應信息時代的發展需要。而目前許多高校都沒有配備專職的檔案管理人員,大多不是檔案專業科班出身,而是由各系(部)的教學管理人員或教學秘書兼任。這些人員沒有接受過專業知識的學習,缺乏系統的檔案及檔案管理知識,平時做的檔案收集與整理等工作僅憑經驗,并沒有具體的理論指導,整個檔案管理工作質量也可以想象出來。
(4)教學檔案管理制度不健全
隨著《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺,各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但從目前檔案管理現狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層院系教學檔案管理缺少一套完整的規章制度來保證,只是大致規定了一些需要歸檔的材料和內容,缺少健全的檔案組織機構來監督檢查。例如,檔號不規范、卷案標題不明確、移交對象不明確,每到年度歸檔立卷時就臨時安排人員搞突擊運動,導致部門之間相互推諉責任。
3、提高教學檔案管理工作水平的對策
(1)重視教學檔案的日常收集和整理
高等院校各教學管理部門領導首先應加強檔案意識,確保檔案管理方面必要的經費開支到位,把教學檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程,同時通過各種宣傳渠道使教師及教學管理人員對教學檔案的重要性有清楚地認識。其次,檔案管理人員要充分認識自身工作的重要性,以積極主動的態度投入工作,注重教學檔案的日常收集和整理。此外,努力提高廣大師生員工的檔案意識,使高校師生了解學校教學管理信息和各種要求,要求教師主動地將各自保管的教學資料定期交院系保管。
(2) 加快教學檔案管理工作信息化建設的步伐
隨著互聯網技術的迅速發展,計算機網絡已經成為廣大師生獲得信息的重要途徑。因此,高等院校必須將計算機網絡等先進的技術引入到檔案管理工作中,將過去以紙質檔案記錄為主的管理模式,逐步轉向以電子文件為主的管理模式,即以計算機檔案數據處理為中心,新建教學檔案自動化管理系統。利用檔案管理軟件,建立檔案信息,不僅避免以往工作環節、工作程序的重復雷同,便于開發利用,而且可以提供一個公開的檔案環境,便于信息更快地流通,對工作效率的提高有極大的作用。
(3)努力提高檔案管理人員的綜合素質
教學檔案管理工作是一項綜合性要求很高的工作,不僅需要檔案管理人員要有較高的政治素質,而且需要有較高的專業文化。因此,要推進教學檔案工作的順利開展,首先要做好檔案人才引進、培養工作,要及時引進優秀的高校檔案管理專業畢業生,給檔案干部隊伍補充新鮮血液。其次,要注重對在崗檔案工作人員進行專業知識教育和職業道德教育,如參加交流會議、教育培訓、學歷教育等。通過這些教育,增強檔案工作人員的敬業愛崗精神,提高檔案工作管理人員的業務素質和水平。此外,在學校編制體制上給予傾斜,在經費分配上舍得投入,并鼓勵檔案員積極申報檔案專業技術職稱,使他們工作有方向,有奔頭,有動力和成就感。
(4)規范和完善教學檔案管理制度
教學檔案是教學管理的重要組成部分,要根據本校實際情況,制定、完善教學檔案管理工作的各項規章制度,制定檔案建設目標,并確定教學檔案管理人員的職權范圍,使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心。具體應采取集中分級管理相結合的方法,在學校實行二級管理制度,并建立檔案管理領導小組,確實提高檔案的利用率及利用價值,把檔案工作與學校管理工作結合起來。其次,要定期地抽查教學檔案,發現問題及時解決,定期地對院系教學檔案管理進行相互交流,促進教學檔案工作的快速發展。
4、結束語
高校教學檔案管理工作是檔案工作的核心,是學校檔案管理的一個有機組成部分。要做好高校教學檔案工作,相關部門和領導必須引起高度重視,從思想上提高認識,從物質基礎、制度上加強建設,提高檔案管理人員的專業技術水平和職業道德。只有統一認識,各司其職,才能實現檔案利用的最大化,使它更好地為發展我國的高等教育事業服務。(作者單位:西安歐亞學院)
參考文獻:
關鍵詞:中職學校 檔案管理 問題 對策
中圖分類號:G64 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2013)03(c)-0226-02
現階段,由于國家加大對職業教育的建設和改革力度,中職學校正面臨著重大的變革,作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰。對此,筆者結合多年檔案工作經驗,就中職學校檔案管理工作探討如下。
1 中職學校檔案管理工作的重要作用
1.1 學校檔案是樹立學校形象的依據,良好的學校形象有利于中職學校的招生與學生的就業
學校不僅是產生學校檔案的主體,而且是檔案發揮使用價值的重要場所。學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程,又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面,它真實地記錄了學校的教學、管理、運行的發展軌跡,是學校的重要信息資源。通過分析學?,F存檔案,可以全面掌握學校教育教學工作等方面的沿革和演變情況,更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗,因而它是樹立學校自身形象的依據。現階段,中職學校最大的困難在于招生,這是由中職學校所處的社會地位決定的。良好的學校形象,將大大增強學校的吸引力,有利于學校的招生和學生的就業。
1.2 學校檔案是學校的寶貴信息資源,豐富的檔案資料可以更好地為教學科研服務
學校檔案大部分記錄和保存著學校教育教學經驗和成果,記錄了教職員工為學校的發展所作出的貢獻和先進事跡,反映了學??傮w的教學水平,是學校教職工的勞動結晶。充分利用學校的檔案信息,不僅能實現學校檔案潛在的經濟效益和社會效益,更能為教學科研服務,提高教育教學水平。
2 中職學校檔案管理工作面臨的問題
2.1 中職學校檔案管理工作缺乏強有力的制度保障,造成中職學校檔案管理不規范
2008年,國家教育部和國家檔案局聯合制定并《高等學校檔案管理辦法》。全國各地市也根據實際情況制定了本地區中小學校檔案管理辦法。這些檔案管理辦法,是高等學校、中小學校開展檔案管理工作的制度依據。然而,在這看似完善的學校檔案管理辦法中,卻獨獨缺了針對中職學校的檔案管理辦法,這不能不說是一種缺失。據有關部門的解釋是,中職學校的檔案管理工作參照《高等學校檔案管理辦法》執行。誠然,中職學校與高等學校在專業設置、學生就業等方面有許多相似之處,蛤中職學校在培養目標、培養方式等方面與高等學校存在很大不同,如高等教育注重理論與實踐相結合,而中職教育更注重實踐等,這就決定了中職學校檔案必然與高等學校檔案存在很大的不同。簡單地以《高等學校檔案管理辦法》指導中職學校檔案管理工作,勢必造成中職學校檔案管理上的不規范。
2.2 中職學校檔案管理工作缺乏有效的監督檢查機制,造成中職學校檔案管理混亂
中職學校主管部門是教育行政管理部門(如市教育局),而其檔案業務的主管部門則是檔案行政管理部門(如市檔案局或檔案館等),中職學校檔案管理工作受檔案行政管理部門和教育行政主管部門雙重領導。教育行政管理部門作為學校的主管部門,多注重管理學校教育教學工作,并經常對教育教學工作進行檢查評估等,而對學校檔案業務工作管理得較少,更談不上對學校檔案管理工作進行監督檢查和指導了。檔案行政管理部門不是學校的主管部門,只在業務上對學校檔案工作有管理與指導的職責,加之檔案行政管理部門并未規定學校須定期向省或市一級檔案館移交檔案,導致對學校檔案管理工作缺乏有效地監督檢查。一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為,往往只進行現場指導糾正,而對于不及時歸檔、歸檔不全、歸檔不合要求、檔案面臨危險等檔案違法行為卻不予監督和追究。中職學校的主管部門不“管”檔案工作、“管”檔案工作不是主管部門的現實,最終使得學校檔案管理工作處于無部門“管”的狀態,從而缺乏有效的監督檢查機制,造成中職學校檔案管理混亂。
2.3 中職學校領導對檔案管理工作重視不夠,致使檔案管理工作缺乏強有力支持
就目前的中職學校檔案管理現狀來看,大部分學校的領導對檔案管理工作不重視,對檔案管理的意義認識不足。多年來,由于對教育改革的狹隘認識,導致檔案事業建設降低到教育改革的附屬地位。學校領導經常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業,而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性。因為檔案是歷史的產物,不能產生直接的教改成績或效果,檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。學校領導對檔案管理工作不重視,必然導致檔案管理工作缺乏有效的考核獎懲等管理機制,同時也必然不重視對檔案室軟硬件建設的投入,從而導致學校檔案管理工作缺乏強有力支持。
2.4 中職學校檔案管理缺乏專業的檔案管理人員,導致檔案管理工作開展難度大
專業的檔案管理人員缺乏,現有的檔案管理人員業務水平低下是中職學校普遍存在的問題?,F階段,中職學?;旧隙荚O有一名專職檔案管理人員,但真正科班出身的為數不多,有的是臨時配備或半路出家的。即使是科班出身的檔案管理人員,多數是身兼數職,既擔任教學、班級管理工作,又擔任行政管理工作,導致檔案管理人員能花在檔案管理工作上的時間實在是少之又少。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,不具備最基本的檔案管理業務知識,檔案管理手段落后;有些檔案管理人員,年齡大、學歷低、思想觀念陳舊,不但創新意識不強,而且工作的積極性不高,這些問題嚴重制約著中職學校檔案管理工作的發展。
3 現階段加強中職學校檔案管理工作的對策
3.1 制定中職學校檔案管理辦法,規范中職學校檔案管理
近幾年,隨著國家加大對職業教育的改革和投入力度,職業教育取得了前所未有的發展。職業教育的改革與發展,必然給中職學校檔案管理工作帶來許多新情況、新問題。然而,國家和有關部門至今卻尚未出臺有關中職學校檔案管理的相關辦法和規定,這與國家大力發展職業教育是不相適應的。為此,建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯合起來,邀請教育界、檔案界、企業方面專家以及中職學校檔案管理工作者代表等有關人士,一起商討制定《中職學校檔案管理辦法》?!吨新殞W校檔案管理辦法》的制定、和實施,將大大促進職業教育的發展,將為中職學校檔案工作提供法規依據,對推進中職學校檔案管理工作制度化建設,提高檔案工作服務于教學、科研、管理的能力和水平,具有十分重要的意義。
3.2 行政部門加大對中職學校檔案管理工作的監督檢查力度,確保檔案管理規范化
當前,針對中職學校檔案管理工作缺乏有效的監督檢查機制的實際,建議教育行政管理部門將中職學校檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容,列入日常檢查、學期常規考核,納入校長的崗位職責,并定期聯合檔案行政管理部門對中職學校檔案管理工作進行監督和檢查。對中職學校檔案管理工作進行監督和檢查的內容應包括:學校是否建立有檔案工作或檔案管理制度;檔案保管條件是否符合要求;對檔案破損、變質、下落不明或泄密等情況,是否及時采取有效措施;應立卷歸檔的文件材料是否按要求歸檔;借閱利用檔案是否按時歸還;在保管或利用檔案中是否有隨意涂改、撕毀、丟失檔案情況;以及其他違反檔案法律法規的行為等。行政管理部門在監督檢查檔案工作過程中,對在檔案管理工作中做出突出貢獻的學?;騻€人,應給予表彰與獎勵,而對違反檔案法律法規的學?;騻€人,則應給予追究相應責任。只有這樣,才能真正對學校檔案工作起到監督作用,從而確保檔案管理規范化。
3.3 大力宣傳檔案工作,加強檔案法律法規的學習,增強中職學校領導干部及教職員工的檔案意識
檔案管理是學校發展的重要組成部分,學校各級領導應充分認識到檔案是具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的一個重要組成部分,它在學校發展的過程中起著不可替代的作用。它是廣大教職員工智慧和經驗的結晶,是學校今后發展不可或缺的重要依據,是一個成功學校的寶貴財富。因此,必須大力宣傳學校檔案工作的重要性,加強對檔案法律法規的學習,切實增強中職學校領導干部和教職員工的檔案意識。首先,學校檔案部門充分利用黑板報、櫥窗、校刊、校園網、廣播等多種形式,注意結合各類教育教學評估的契機,加強對檔案工作的宣傳,讓學校更多的領導干部和教職員工了解檔案、重視檔案、支持檔案工作,充分調動全體師生積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性,形成人人關心支持檔案工作的良好氛圍。其次,要認真學習《檔案法》等檔案法律法規,使學校領導和廣大教職員工都認識到學校檔案的重要性,堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作,建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度,按《檔案法》等檔案法律法規要求,規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。最后,要加強對檔案工作的領導,主要領導應親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實際問題,按上級檔案管理部門的要求,建立綜合檔案管理機構,集中統一管理全校各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員,負責收集部門的檔案資料,形成檔案工作齊抓共管的局面,以保證學校的各種資料齊全完整。
3.4 加強中職學校專門檔案人員配備,提高檔案管理人員素質
為使學校檔案管理工作高效有序,首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責,健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報送保密制度,嚴格按規章辦事。其次要注意加強檔案管理人員自身業務素質建設,搞好檔案業務培訓。最后要加強檔案管理人員的繼續教育,提高綜合素質。針對新檔案管理人員,有必要定期開展檔案管理工作的基礎知識及基本技能的培訓;針對老檔案管理人員,需要定期補充有關檔案管理的新知識、新方法。檔案管理人員的業務水平和綜合素質直接影響檔案工作的質量,檔案管理人員應提高認識水平,強化繼續教育,加強制度建設,建立相關運行機制。
總之,學校檔案工作是學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色的真實記錄和見證,在學校管理中起著舉足輕重的作用。我們必須改進工作思路,拓展工作對象,創新工作手段,豐富學校檔案資源,提高檔案資源開發利用工作的質量和效率,使其更好地服務于學校、服務于社會。
參考文獻
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