檔案管理基礎精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理基礎，期待它們能激發您的靈感。

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一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷，數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范。沒有目錄號一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范。有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5.規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有請示報告等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

現代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數據的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發展現狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

主題詞雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

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【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化

1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2.實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

2.5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3.加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

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關鍵詞：檔案管理 基礎管理 現代檔案管理 作用

隨著社會不斷發展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關部門也加強了對檔案管理的重視。而隨著科學技術不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術的幫助。而即便如此，在現階段的社會發展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。

一、目前我國檔案管理基礎工作中存在的問題

從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內容進行任何不同程度的處理。這樣就導致了現階段檔案質量差，多數內容均為毫無作用的文本信息。

因此，目前在我國檔案管理基礎工作中存在的問題主要可以表現為這樣幾點：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統一的號碼標示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規范，檔案的標題包含的內容過少，導致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導致許多有用內容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規范，許多檔案所必需的內容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。

這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經開始在檔案館中采用高新技術來進行檔案的保護，但這些問題仍然使得我國現階段的檔案管理不具有保證現代信息管理運行的條件。

二、針對目前存在于檔案管理基礎工作中問題的對策

要想提高檔案管理基礎工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規范和標準的工作方式進行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關鍵環節都需要采用科學的方法進行工作。

（一）全面整理基本檔案

要采用現代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進行全面的普及檢查。根據檔案的關鍵內容進行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強化檔案的規范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。

（二）針對檔案重新進行號碼排序

檔案因為混亂無序，導致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進行號碼編排，不同內容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關鍵內容標題的檔案進行重新的加工整理。根據現有的檔案頁碼進行號碼編排，增添目錄，根據檔案內容進行標題制訂等，保證檔案更加規范。優化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）規范檔案著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個檔案館在國家統一的規劃領導下，結合自己的實際情況根據制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）統一分類編號

這就要求我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，而后根據不同的內容制訂不同的要求規范。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

四、結束語

在信息高度發展的今天，必須要加強檔案管理的現代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現代信息技術和網絡技術，加強檔案管理的軟件開發，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質，不斷加強不同環節之間的溝通和交流，促進工作人員接受現代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。

參考文獻：

[1]張艷霞.試論現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].科技經濟市場，2014（9）：101-102

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關鍵詞：檔案管理；現代化；基本工作；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。檔案管理人員要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規范化和標準化。現代檔案管理的規范化和標準化是檔案管理水平的重要指標，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的、有效的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。

（二）檔案檢索的準確性 。檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎工作中的問題分析

當前我國檔案館以數量繁多、內容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。

三、提高檔案管理基礎工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

（四）規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。

四、案管理基礎工作的發展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現在、預見未來。”作為生產建設、科學研究、宣傳教育等的重要依據，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經濟的各個方面。在現代檔案管理中，包括檔案的統計、標題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內的基礎工作具有重要作用。檔案基礎工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數量充分、質量優化、成分充實、結構合理”，加強檔案基礎工作是推進檔案管理現代化的前提。

參考文獻：

篇5

關鍵詞：檔案管理；問題剖析；解決設想

新經濟條件下，以高科技為代表的科學技術飛速發展，一方面給檔案管理基礎工作帶來了前所未有的機遇，同時也面臨來自各方面的挑戰，人類要進步，經濟要發展離不開檔案管理工作，檔案管理基礎工作必將在經濟發展的各方面發揮作用，本文擬從檔案管理基礎工作存在的主要問題分析入手，提出檔案管理基礎工作的標準化、規范化的工作程序和方法，以提高檔案管理基礎工作水平，為經濟工作做出貢獻。

一、目前檔案管理基礎工作現存主要問題剖析

隨著科學技術的普及和發展，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、傳統檔案管理改革不夠，計算機普及程度不高

傳統檔案管理目前在我國還占絕大多數，正規檔案館計算機普及程度相對好一些，但在機關和企事業單位相對就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業較新，計算機應用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規范。

2、基礎檔案管理工作沒有一個統一的行業規范

以住房公積金為例存在的問題較多，首先檔案號不規范沒有目錄號另外一卷多冊的現象也非常普遍；另外案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用，造成資源的浪費。

3、基層單位的檔案管理人員隊伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業人員比較雜，專業檔案管理人員奇缺，現存管理人員的學歷結構和專業技術知識存在很大問題，對現有人員的培訓水平也跟不上。

4、檔案管理基礎工作的重視程度不夠

現在的檔案管理工作，雖然在表面上被認為是受到重視的，但在實際工作當中，無論是領導層，還是各部門，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎工作的開展，有時甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

檔案管理基礎工作是一個系統工程，要想達到系統的產出最大，更好的為經濟建設服務必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。同時要齊抓共管，全方位營造和諧氛圍，把檔案管理基礎工作落到實處。

1、充分動員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。根據整體要求，首先進行檔案的科學普查工作，普查過程中主要是查缺補漏，剔出重復的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強案卷的規范化管理

普查之后要將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規范化

規范化檔案管理過程中著錄工作是一個非常重要的環節，著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。各單位要結合自己的實際情況對細則進行分解，以真對自己單位的實際情況。

4、統一分類號，保證檢索查全率

區別于手工檔案，計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜地制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類，然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號的設立保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名等項的過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

6、齊抓共管，推進檔案管理基礎工作的規范化

目前在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了一定的基礎。一方面要充分重視，齊抓共管；同時也要科學管理、人本管理共同促進檔案管理基礎工作的扎實