檔案管理規(guī)定精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案管理規(guī)定，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會(huì)計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財(cái)政部會(huì)第4號(hào)《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。

財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。

財(cái)政部財(cái)工字(92)574號(hào)《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。

華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長(zhǎng)工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批

準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。

3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其

他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)

檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。

4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔

案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時(shí)間

4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(cè)(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，向局檔案館移交。

4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊(cè)時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度等

內(nèi)容。

4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊(cè)所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會(huì)計(jì)檔案的管理

4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號(hào)的

順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度—

—會(huì)計(jì)名稱——案卷號(hào)”的順序排架。

4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

、銷毀清冊(cè)等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔

助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀

清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì) 檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔

案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得

銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔

案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

4.6會(huì)計(jì)檔案的利用

4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢

索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會(huì)計(jì)檔案的保管

4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房?jī)?nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

篇2

第一條為了加強(qiáng)最低生活保障檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市居民最低生活保障條例》、《**省檔案管理?xiàng)l例》、《**省城市居民最低生活保障規(guī)定》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市最低生活保障檔案管理的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的最低生活保障檔案(以下簡(jiǎn)稱低保檔案)是指本行政區(qū)域內(nèi)各區(qū)(縣)人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)民委員會(huì)(社區(qū))等在最低生活保障工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是我市城鄉(xiāng)困難群眾最低生活保障工作的真實(shí)記錄，是做好低保工作的基礎(chǔ)，是國家檔案信息資源的重要組成部分。凡是在低保工作過程中形成的具有查考和保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔。低保檔案歸檔范圍和保管期限表可參考附件《**市低保檔案歸檔范圍和保管期限表》進(jìn)行編制。

第四條低保檔案的管理工作由市民政局主管，各區(qū)(縣)民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處分級(jí)負(fù)責(zé)，以鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處為主。同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作需要明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理工作，居(村)民委員會(huì)(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)內(nèi)的低保檔案工作。

第五條低保檔案工作人員職責(zé)：

（一）執(zhí)行低保工作與檔案工作的法律法規(guī)、行政規(guī)章和業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)定，貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)低保工作和檔案工作的方針政策。

（二）對(duì)本地區(qū)、本部門低保個(gè)人檔案資料及低保工作中形成的文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，對(duì)下屬單位低保檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

（三）建立健全并執(zhí)行本單位低保檔案收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、移交、銷毀等規(guī)章制度，確保低保檔案的完整、安全。

（四）開發(fā)檔案信息，提供檔案利用。

第六條低保檔案的整理與移交

（一）低保戶審批類文件材料，可以采用以下兩種方式中任意一種進(jìn)行整理：

(1)以戶為單位進(jìn)行排列、組卷整理，并編制歸檔文件目錄。每年根據(jù)低保戶實(shí)際變更情況和低保金的增減情況，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

(2)以戶為單位按年度整理裝訂成冊(cè)進(jìn)行歸檔，并編制歸檔文件目錄。

（二）低保工作日常管理類的文件材料按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》、《**省<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施規(guī)定》等規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。

（三）低保資金管理文件材料按照《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》等規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。

（四）照片、錄音、錄像等特殊載體的文件材料可參照《磁性載體檔案與保護(hù)規(guī)定》(DA/T15-95)、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)定》(GB/T18894-20**)、《照片檔案管理規(guī)定》（GB/T11821-20**）及《**市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)定（暫行）》等規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。

（五）低保工作信息系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)，按照《**省電子文件歸檔與管理規(guī)定》、《**市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》及其它有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，建立低保檔案數(shù)據(jù)庫，確保其可讀可用。

（六）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

（七）低保工作文件材料原則上應(yīng)在次年3月底前將上一年度的低保文件材料整理完畢后，移交本單位綜合檔案室。移交時(shí)應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。

（八）低保檔案保管期滿應(yīng)及時(shí)鑒定。鑒定應(yīng)在本單位分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，組成鑒定小組，按照保管期限表準(zhǔn)確判定檔案的存毀，提出初步存毀意見，并編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到指定地點(diǎn)銷毀。新晨

（九）各區(qū)(縣)檔案館加強(qiáng)對(duì)低保檔案鑒定工作的指導(dǎo)，可根據(jù)具體情況確定低保檔案進(jìn)館范圍和要求。

第七條低保檔案的查閱

（一）各單位要將低保檔案的查閱、借閱納入本單位檔案借閱利用制度，建立借閱審批手續(xù)和臺(tái)帳。

（二）低保檔案內(nèi)容凡涉及個(gè)人基本信息及隱私部分不得對(duì)外公布。上級(jí)單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要查閱的，憑單位工作證明，經(jīng)低保檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

（三）低保對(duì)象查閱本人低保檔案需提供有效證件，經(jīng)低保檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制。

（四）低保檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個(gè)人不得丟失、擅自銷毀、涂改檔案。

第八條低保檔案的開放與利用

(一)低保檔案管理部門應(yīng)向同級(jí)國家綜合檔案館提供低保管理類檔案電子目錄和紙質(zhì)目錄。

(二)國家綜合檔案館和低保檔案管理部門應(yīng)當(dāng)編制、公布低保管理類檔案利用指南和公開目錄，方便群眾利用。

篇3

第二條本規(guī)定適用于城市內(nèi)（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城建檔案的管理。

本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

第三條國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城建檔案工作，業(yè)務(wù)上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。

第四條城建檔案館的建設(shè)資金按國家或地方的有關(guān)規(guī)定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求。城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

第五條城建檔案館重點(diǎn)管理下列檔案材料：

（一）各類城市建設(shè)工作檔案：

1、工業(yè)、民用建筑工程；

2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；

3、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；

4、公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；

5、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；

6、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；

7、城市防洪、抗震、人防工程；

8、軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

（二）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

（三）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料等方面的基礎(chǔ)資料。

第六條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。凡工程建設(shè)檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)限期補(bǔ)充。

停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。

撤銷單位的工程建設(shè)檔案，應(yīng)當(dāng)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)或者城建檔案館移交。

第七條對(duì)改建、擴(kuò)建和重要部位維修的工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原工程建設(shè)檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程建設(shè)檔案，并在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案館報(bào)送。

第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，其竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)有城建檔案館參加。

第九條建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價(jià)值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。

城市地下管線普查和補(bǔ)測(cè)補(bǔ)繪形成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測(cè)繪結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)接收進(jìn)館。

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理，建設(shè)部另行規(guī)定。

第十條經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金，須納入城市財(cái)政專戶管理。其利息經(jīng)建設(shè)行政主管部門報(bào)財(cái)政部門同意，用于城建檔案的保管和保護(hù)事業(yè)。建設(shè)單位按規(guī)定向城市建設(shè)檔案館報(bào)送工程檔案資料后，工程檔案保證金全部退還。

第十一條城建檔案館對(duì)接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記、整理、編制檢索工具。做好檔案的保管、保護(hù)工作，對(duì)破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)搶救。特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保其安全無損。

城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關(guān)規(guī)定，向社會(huì)提供服務(wù)。

第十二條建設(shè)行政主管部門對(duì)在城建檔案工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十三條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設(shè)行政主管部門或檔案行政主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

（一）無故延期或者不按規(guī)定歸檔、報(bào)送的；

（二）涂改、偽造檔案的；

（三）檔案工作人員，造成檔案損失的。

篇4

分節(jié)A 總則

§ 1236.1 第1236節(jié)的授權(quán)（生效日期：2012年10月12日）

授權(quán)本節(jié)的法律法規(guī)是44 U.S.C.（《美國法典》第44編） 2904、3101、3102及3105節(jié)；OMB（管理預(yù)算辦公室）A-130公告《聯(lián)邦信息資源管理》，適用于存有檔案的檔案及信息系統(tǒng)。

§ 1236.2 適用于本節(jié)的定義

（a）見本分章§ 1220.18的定義與術(shù)語。

（b）在本節(jié)（§ 1236）中使用的還有：

電子信息系統(tǒng)，是指包含并能提供利用計(jì)算機(jī)化聯(lián)邦檔案及其他信息的信息系統(tǒng)。

電子郵件系統(tǒng)，是指用于形成、接收及傳輸訊息及其他文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序。該定義不包括文檔移交功用（即，在使用者之間傳輸文檔但并不保存所傳輸數(shù)據(jù)的軟件）、用于收集和處理數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)（即，這些數(shù)據(jù)基于個(gè)人計(jì)算機(jī)或主機(jī)計(jì)算機(jī)分別被組織成數(shù)據(jù)文檔或數(shù)據(jù)庫），以及并不在電子郵件系統(tǒng)上傳輸?shù)奈淖痔幚淼奈募?/p>

元數(shù)據(jù)，指包含描述歷史、痕跡，以及（或）電子文件管理而保存的背景信息。

非結(jié)構(gòu)化電子檔案，是指使用自動(dòng)化處理軟件，如電子郵件和其他訊息應(yīng)用程序、字處理或顯示軟件等所形成的檔案。

§ 1236.4 本節(jié)指南所采用的標(biāo)準(zhǔn)

本規(guī)章與ISO 15489–1：2001《檔案管理：通則》相一致。其中的9.6存儲(chǔ)與處置與本節(jié)（§ 1236）相關(guān)。

§ 1236.6 機(jī)關(guān)電子檔案管理職責(zé)（生效日期：2011年11月1日）

機(jī)關(guān)必須：

（a）將電子檔案管理納入到本分章1220節(jié)～1235節(jié)對(duì)檔案管理活動(dòng)的要求中。

（b）將檔案管理、保存的要求與電子信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、改進(jìn)和實(shí)施整合。

（c）電子檔案管理要符合“分節(jié)C”的要求（電子檔案附加要求）。

分節(jié)B 電子信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施中檔案管理與保存的要點(diǎn)

§ 1236.10 對(duì)電子信息系統(tǒng)中的檔案，機(jī)關(guān)必須確定檔案管理控制點(diǎn)

以下幾種檔案管理控制點(diǎn)需要具備，以確保無論多長(zhǎng)時(shí)間，只要這些信息是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)所需要，電子信息系統(tǒng)中聯(lián)邦檔案都能具備充分和恰當(dāng)?shù)馁Y料說明。機(jī)關(guān)必須將控制要求納入電子信息系統(tǒng)，或?qū)⑵浼傻叫畔⑾到y(tǒng)外部的檔案管理系統(tǒng)中。（見本節(jié)§1236.20）

（a）可信性：控制并確保事務(wù)、活動(dòng)或?qū)嵤聰?shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確的展現(xiàn)，使其能證明并作為后續(xù)事務(wù)或活動(dòng)依據(jù)。

（b）真實(shí)性：控制并保護(hù)檔案免于非授權(quán)添加、刪除、篡改、使用及隱藏。

（c）完整性：控制，如審計(jì)追蹤，并確保檔案是完整的并且未被改變。

（d）可用性：以機(jī)制確保檔案能被定位、檢索、展現(xiàn)及理解。

（e）內(nèi)容：以機(jī)制確保所保存檔案中的信息確實(shí)是由檔案形成者所產(chǎn)生。

（f）背景：以機(jī)制保證反映機(jī)構(gòu)、職能及運(yùn)行環(huán)境的相關(guān)檔案建立互相參照，這些記錄可能會(huì)因業(yè)務(wù)活動(dòng)的行業(yè)、法律及法規(guī)要求不同而變化。

（g）結(jié)構(gòu)：控制并確保對(duì)檔案的物理及邏輯格式，以及數(shù)據(jù)元素之間的關(guān)系的維護(hù)。

§ 1236.12 其他應(yīng)納入電子信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)與實(shí)施中的檔案管理與保存要點(diǎn)

作為資金計(jì)劃和實(shí)施周期過程組成部分，機(jī)關(guān)必須確保：

（a）檔案管理控制（見§1236.10）能納入系統(tǒng)規(guī)劃和實(shí)施。

（b）無論多久，只要機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)需要，系統(tǒng)中所有檔案應(yīng)能檢索和利用（如NARA所批準(zhǔn)的保存期限）。當(dāng)檔案保存期限超過系統(tǒng)預(yù)期壽命，機(jī)關(guān)必須對(duì)檔案及其相關(guān)元數(shù)據(jù)遷移到新的存儲(chǔ)載體或格式提出計(jì)劃和預(yù)算，以避免由于載體失效和技術(shù)過時(shí)帶來的損失。（見§1236.14）

（c）向NARA移交永久檔案，按照本分章第1235節(jié)。

（d）當(dāng)需要允許在機(jī)關(guān)之間采用不同的軟件或操作系統(tǒng)交換電子文件時(shí)，應(yīng)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)交換格式（如，ASCII或XML）。

§ 1236.14 機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)技術(shù)過時(shí)必須采取的檔案保護(hù)措施

盡管系統(tǒng)產(chǎn)生和采集了檔案，但只要檔案要超越信息系統(tǒng)生命期維護(hù)和利用，機(jī)關(guān)就必須設(shè)計(jì)和實(shí)施遷移戰(zhàn)略以應(yīng)對(duì)檔案對(duì)硬件和軟件的依賴。為成功保護(hù)檔案應(yīng)對(duì)技術(shù)過時(shí)，機(jī)關(guān)必須：

（a）確定是否NARA所批準(zhǔn)的檔案保管期限，比現(xiàn)在保存著檔案的系統(tǒng)壽命長(zhǎng)。如果是，要在線性系統(tǒng)退役之前對(duì)檔案向新系統(tǒng)的遷移作出規(guī)劃。

（b）以保存電子檔案在形成時(shí)系統(tǒng)的功能和完整性方式，施行硬件和軟件升級(jí)。要保留檔案系統(tǒng)的功能和完整性需要：

（1）直到授權(quán)的處置期限前，都要以可用的格式保留檔案。當(dāng)遷移包括檔案的轉(zhuǎn)換，要確保在轉(zhuǎn)換后檔案的授權(quán)處置得以實(shí)施。

（2）任何所需的存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)換，要具備與現(xiàn)行硬件和軟件的兼容功能。

（3）在轉(zhuǎn)化或遷移過程中，要維護(hù)檔案與其元數(shù)據(jù)的連接，包括在遷移時(shí)刻所采集的所有相關(guān)的元數(shù)據(jù)（即檔案元數(shù)據(jù)和遷移元數(shù)據(jù)）。

（c）確保遷移戰(zhàn)略能兼顧到離線存儲(chǔ)的非現(xiàn)行電子檔案。

分節(jié)C 電子檔案特殊要求

§ 1236.20對(duì)電子檔案的檔案管理系統(tǒng)特定要求

（a）總則。機(jī)關(guān)必須根據(jù)其業(yè)務(wù)需要，采用基于電子、紙質(zhì)或兩者結(jié)合的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)其所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行管理。電子郵件可按照§1236.22（c）執(zhí)行。

（b）電子檔案管理。檔案管理功能應(yīng)嵌入電子信息系統(tǒng)，或者檔案能轉(zhuǎn)存到電子的存儲(chǔ)庫（如DOD5015.2STD認(rèn)證的產(chǎn)品）中。以下為電子檔案管理必備功能：

（1）確認(rèn)歸檔：對(duì)檔案進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。

（2）捕獲檔案：從其他來源輸入到檔案管理系統(tǒng)中，或?qū)n案與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。

（3）整編檔案：按照批準(zhǔn)的檔案保管期限與處置表進(jìn)行組織。

（4）檔案安全：防止未授權(quán)利用、修改、刪除已歸檔的檔案，確保有關(guān)審計(jì)記錄的保存以追蹤檔案的利用。

（5）利用檢索：為利用者利用檔案設(shè)定相應(yīng)授權(quán)，促進(jìn)檔案的查詢和檢索。

（6）保存檔案：確保系統(tǒng)中所有檔案，不管多長(zhǎng)時(shí)間只要需要，在機(jī)關(guān)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中都可檢索和使用，并按照NARA批準(zhǔn)進(jìn)行處置。機(jī)關(guān)必須開發(fā)相應(yīng)程序，確保檔案及其相關(guān)元數(shù)據(jù)向新的存儲(chǔ)載體和格式遷移，以避免由于載體失效和技術(shù)過時(shí)帶來的損失。

（7）實(shí)施處置：按照NARA批準(zhǔn)的檔案保管期限表，確定并實(shí)行向NARA移交永久檔案；確定并刪除可以處置的臨時(shí)檔案；申請(qǐng)保留檔案或當(dāng)需要時(shí)凍結(jié)檔案處置。

§ 1236.22 電子郵件檔案管理特殊要求

（a）機(jī)關(guān)必須針對(duì)所有人員制發(fā)電子郵件檔案保存與管理要求：

（1）為使理解所發(fā)送信息的環(huán)境，信息發(fā)送者姓名及所有收信人名單和發(fā)送日期，必須作為電子郵件檔案記錄保存。機(jī)關(guān)要確定其他所需元數(shù)據(jù)，以滿足機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的需要，例如，接收信息。

（2）電子郵件的附件屬于電子郵件檔案的組成部分，必須作為電子郵件檔案保存，或與其他檔案相關(guān)聯(lián)。

（3）如果電子郵件系統(tǒng)是以編碼或別名來識(shí)別使用者，或僅以郵件發(fā)送清單來識(shí)別接收者，須保留智能識(shí)別系統(tǒng)，或名錄上的全名，或發(fā)送清單等，以確保能識(shí)別檔案中的信息發(fā)送者和接收者。

（4）有些電子郵件系統(tǒng)為使用者提供日歷和任務(wù)列表，這些也許符合聯(lián)邦檔案定義。符合聯(lián)邦檔案定義的日歷要按照《聯(lián)邦第23號(hào)通用保管期限表》第五項(xiàng)的規(guī)定來管理。

（5）在電子郵件系統(tǒng)中傳閱修改的文件草稿，如果滿足36 CFR 1222.10（b）特定標(biāo)準(zhǔn)，可能就屬于檔案。

（b）允許其雇員利用非機(jī)關(guān)所管理的系統(tǒng)發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件訊息的機(jī)關(guān)，必須確保在這些系統(tǒng)中發(fā)送和接收的屬于聯(lián)邦檔案的信息，要保存到機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)中。

（c）機(jī)關(guān)可自行選擇在機(jī)關(guān)電子郵件系統(tǒng)管理NARA所批準(zhǔn)的短期電子郵件檔案的保存期限（第23號(hào)《通用保管期限表》第7款中規(guī)定的定期檔案中小于等于180天，或NARA所批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)檔案保管期限表），并且不需要拷貝成紙質(zhì)檔案，或轉(zhuǎn)存到電子檔案管理系統(tǒng)中，但前提是：

（1）利用者在NARA批準(zhǔn)的保管期限到期前沒刪除。

（2）系統(tǒng)的自動(dòng)刪除規(guī)則確保檔案在NARA批準(zhǔn)的保管期限到期前的保存。

（d）除了本節(jié)（c）段范圍內(nèi)的電子郵件檔案：

（1）機(jī)關(guān)不得使用電子郵件系統(tǒng)存儲(chǔ)被確認(rèn)為屬于聯(lián)邦檔案的電子郵件訊息檔案拷貝，除非該系統(tǒng)具有本節(jié)§1236.20（b）所規(guī)定的功能特性。

（2）如果電子郵件系統(tǒng)不包含檔案系統(tǒng)，機(jī)關(guān)必須指示其雇員，將聯(lián)邦檔案從電子郵件系統(tǒng)拷貝到檔案管理系統(tǒng)中。

（e）保存永久電子郵件檔案并準(zhǔn)備向國家檔案館移交的機(jī)關(guān)必須以某種格式存儲(chǔ)在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或當(dāng)要移交時(shí)保存能夠?qū)n案轉(zhuǎn)換到所要求的格式和媒體上。

（f）維護(hù)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，必須按照機(jī)關(guān)電子郵件指令要求，對(duì)電子郵件檔案及其相關(guān)傳輸和接收數(shù)據(jù)進(jìn)行打印并立卷。

§ 1236.24 非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理特殊要求

（a）以電子方式管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案的機(jī)關(guān)，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期電子郵件外，必須確保檔案按照§1236.10要求，在檔案管理系統(tǒng)中立卷。

（b）維持紙質(zhì)案卷作為檔案管理系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，必須制定方針，并對(duì)雇員制定指令，確保非結(jié)構(gòu)化檔案打印立卷，并要以采集所有相關(guān)隱形但所需的文本內(nèi)容（如評(píng)注）或結(jié)構(gòu)關(guān)系（如表單或其他復(fù)雜的文件中的操作工作單）方式，滿足機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)需求。

§ 1236.26 機(jī)關(guān)維護(hù)電子信息系統(tǒng)必須采取的措施

（a）機(jī)關(guān)必須維護(hù)電子信息系統(tǒng)的目錄清單，并按照44 U.S.C. 3506的要求，將已制定的機(jī)關(guān)工作程序、標(biāo)準(zhǔn)及方針，作為系統(tǒng)一致性定期評(píng)估的內(nèi)容。評(píng)估應(yīng)當(dāng)確定檔案是否被恰當(dāng)識(shí)別和著錄、保管期限填注和期限是否反映出現(xiàn)行信息內(nèi)容及使用情況。如果不是，機(jī)關(guān)必須向NARA提交SF115表格，以獲得檔案處置的授權(quán)。

（b） 機(jī)關(guān)必須維護(hù)有關(guān)電子信息系統(tǒng)充分的最新資料：

（1）對(duì)所有閱讀和處理系統(tǒng)中檔案所必需的技術(shù)特性具有詳細(xì)說明。

（2）識(shí)別所有輸入和輸出。

（3）明確案卷和檔案中的內(nèi)容。

（4）確定檔案獲得和使用的限制。

（5）能理解該系統(tǒng)的作用和功能。

（6）描述在系統(tǒng)中添加、改變或刪除信息的最新周期或條件及規(guī)則。

（7）確保檔案的及時(shí)、授權(quán)處置。

§ 1236.28 適用于保存永久檔案的電子檔案存儲(chǔ)載體的選擇和維護(hù)特殊要求

（a）機(jī)關(guān)必須對(duì)包含永久及尚未劃定期限檔案的電子檔案存儲(chǔ)載體加以維護(hù)，其存儲(chǔ)和測(cè)試場(chǎng)所的溫度和相對(duì)濕度范圍是：

（1）溫度：62°F～68°F。

（2）相對(duì)濕度：35%～45%。

（b）包含永久或未定期檔案的電子載體存儲(chǔ)庫及測(cè)試或評(píng)價(jià)場(chǎng)所必須禁煙。

（c）對(duì)維護(hù)和存儲(chǔ)CD和DVD的特殊指南，機(jī)關(guān)可參考國家標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵護(hù)和處置》。

（d） 對(duì)使用磁帶存儲(chǔ)的電子檔案，機(jī)關(guān)應(yīng)在使用前六個(gè)月內(nèi)進(jìn)行測(cè)試。測(cè)試應(yīng)當(dāng)驗(yàn)證，用計(jì)算機(jī)磁帶做永久保存載體，應(yīng)是零差錯(cuò)并符合NIST或工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（e）對(duì)所有包含永久及非定期檔案的計(jì)算機(jī)磁帶載體，機(jī)關(guān)必須每年進(jìn)行統(tǒng)計(jì)抽樣讀取，以識(shí)別數(shù)據(jù)損失、發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)損失的原因。具有1800盤及以下的磁帶載體庫，應(yīng)抽樣讀取20%或者50盤；超過1800盤的磁帶載體庫，應(yīng)讀取384盤載體。超過10盤出錯(cuò)的，必須進(jìn)行載體替換；如有可能，損失的數(shù)據(jù)要重新存儲(chǔ)。所有受到同樣原因影響的磁帶載體（如質(zhì)量差的、利用率高的、環(huán)境差的、處理不當(dāng)?shù)模┍仨氉x取并做相應(yīng)糾正。

篇5

第二條低保檔案是指在城鄉(xiāng)低保工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及城鄉(xiāng)困難群眾切身利益的重要信息資源，各單位和公民個(gè)人都有保護(hù)低保檔案的義務(wù)。

第四條低保檔案管理實(shí)行分級(jí)管理、基層為主的原則。

各區(qū)民政部門、鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）（以下簡(jiǎn)稱低保檔案管理部門）應(yīng)有專（兼）職人員負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理；居（村）民委員會(huì)應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的低保檔案工作。

各區(qū)民政部門的檔案機(jī)構(gòu)要高度重視低保檔案管理工作，將其納入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇；各區(qū)檔案行政管理部門要依法加強(qiáng)對(duì)低保檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，切實(shí)做好服務(wù)工作。

第五條低保檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)低保檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)將低保檔案管理納入低保工作內(nèi)容，做到低保檔案工作與低保工作同步布置、同步管理、同步檢查，確保低保檔案的規(guī)范、安全管理。

第二章低保檔案的收集、整理與歸檔

第六條低保檔案管理部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全低保檔案文件材料的收集、整理和歸檔制度，確保低保檔案的齊全完整。

第七條低保文件材料根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)原則上分為審批類和日常管理類進(jìn)行整理。

（一）低保檔案歸檔范圍

1、審批類

（1）區(qū)級(jí)人民政府民政部門批準(zhǔn)享受最低生活保障的審批表；

（2）有關(guān)部門的入戶調(diào)查表；

（3）低保對(duì)象的申請(qǐng)書、居民戶口簿或居民身份證復(fù)印件；

（4）低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的材料（家庭收入證明、下崗證、離退休證、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、就業(yè)狀況證明、勞動(dòng)能力狀況證明、失業(yè)狀況證明、下崗職工基本生活費(fèi)證明等等）；

（5）其它應(yīng)歸檔的材料。

2、日常管理類

（1）區(qū)級(jí)人民政府民政部門停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)低保金的審批表和有關(guān)審核材料；

（2）低保對(duì)象參加公益活動(dòng)記錄；

（3）低保對(duì)象名冊(cè)；

（4）日常入戶調(diào)查材料；

（5）低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表、低保資金統(tǒng)計(jì)表等統(tǒng)計(jì)材料；

（6）低保資金的預(yù)算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領(lǐng)取名冊(cè)等材料；

（7）低保工作形成的照片、錄音、錄像、實(shí)物材料；

（8）低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)。

（二）低保檔案歸檔要求

1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

2、歸檔的文件材料應(yīng)做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清，簽字蓋章、日期等標(biāo)識(shí)完整齊備。

3、歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。

4、歸檔的電子文件數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)保持一致，電子文件應(yīng)物理歸檔，一式三套。

（三）低保檔案整理方法

1、日常管理類文件材料以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。審批類文件材料以一戶為一件進(jìn)行整理編目。整理方法按照*市檔案局《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法〉的通知》（佛檔〔*〕1號(hào)）。

2、審批類檔案保管期限為該低保戶停保后不少于3年；日常管理類檔案保管期限參照文書檔案定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

3、審批類和日常管理文件材料分別按年度—保管期限—時(shí)間（結(jié)合問題）順序排列單份文件，每一年度分別從“1”編制流水件號(hào)，第二年重新從“1”另編。

4、低保檔案應(yīng)在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，歸檔章項(xiàng)目?jī)?nèi)容如下：

（1）全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“*”。

（3）期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼（審批類暫空，日常管理類填寫“永久”或“30年”或“10年”）。

（4）件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。一個(gè)年度的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

（5）類號(hào)：分別填寫“審批類”和“日常管理類”。

5、低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表、低保資金統(tǒng)計(jì)表等統(tǒng)計(jì)材料歸入本單位的文書檔案。

6、低保資金的預(yù)算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領(lǐng)取名冊(cè)等材料歸入本單位的會(huì)計(jì)檔案。

7、低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)：錄像帶、磁盤、照片等參照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》、（GB/T18894-2002）及《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理。

（四）低保檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄。

第三章低保檔案的保管和統(tǒng)計(jì)

第八條低保檔案原則上由各區(qū)民政部門統(tǒng)一保管，因工作需要，確需由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）或低保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保管的。各區(qū)民政部門、檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)指導(dǎo)、檢查。

第九條低保檔案原則上應(yīng)由業(yè)務(wù)部門管理，每年向本單位檔案部門移交檔案目錄，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有。

第十條低保檔案管理部門應(yīng)建立健全低保檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)制度，確保低保檔案規(guī)范化管理。

第十一條低保檔案管理部門要配備必要的保管設(shè)備和防護(hù)設(shè)施，保證低保檔案的安全。

第十二條低保檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，確保檔案不丟失，不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

第十三條低保檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

第十四條檔案部門應(yīng)對(duì)低保檔案的收集、管理、利用、鑒定銷毀、移交進(jìn)館等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，填寫檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并按規(guī)定報(bào)送上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門和同級(jí)檔案行政管理部門。

第四章低保檔案的利用

第十五條各區(qū)民政部門應(yīng)對(duì)低保檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，確定低保對(duì)象查閱低保檔案的范圍，建立檔案借閱登記簿，健全借閱檔案登記、審批手續(xù)，做好利用效果反饋登記，掌握檔案的利用情況。

第十六條低保檔案主要供低保管理部門使用。上級(jí)單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱低保檔案。各單位保存的低保檔案不得借出。參保者查閱本人低保檔案需提供有效證件，如身份證等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并核實(shí)參保者身份后，可以提供查閱或復(fù)制。

第十七條低保檔案管理部門應(yīng)設(shè)立公共查閱室，或在本部門設(shè)立開放窗口，或明確低保檔案開放日，對(duì)外提供利用。

第十八條低保檔案管理部門應(yīng)當(dāng)編制、公布低保檔案利用指南和公開目錄，通過設(shè)立公開欄、網(wǎng)上公開等多種方式，方便群眾利用。

第十九條低保檔案管理部門應(yīng)向同級(jí)地方綜合檔案館提供主動(dòng)公開的低保檔案信息(低保檔案電子目錄)。

第二十條低保檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好低保信息管理、整合工作，做好低保信息查詢服務(wù)工作。

第二十一條低保檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個(gè)人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章低保檔案的鑒定銷毀

第二十二條檔案保管期滿后，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出初步存毀意見，會(huì)同檔案部門共同鑒定，編制銷毀清冊(cè)。

第二十三條單位負(fù)責(zé)人在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

第二十四條銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀后應(yīng)寫出銷毀報(bào)告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀報(bào)告和銷毀清冊(cè)應(yīng)歸入全宗卷永久保管。

第二十五條銷毀的檔案應(yīng)在歸檔文件目錄備注中注明。

第六章低保檔案的移交