檔案分類管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇檔案分類管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一、檔案分類管理現(xiàn)狀及人文精神滲透作用

管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應加強管理員的人文精神教育。因為人文精神的滲透能夠促進檔案分類管理工作，加強管理員檔案分類管理素質，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準確性。

二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑

管理員為了在需要某一檔案時能夠準確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：

1.優(yōu)化管理程序細節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時存入計算機中。

2.提升檔案分類管理質量檔案分類管理是一種繁重無趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉變自己的工作情緒，用認真仔細的態(tài)度對待工作，用專業(yè)知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對工作；②終身學習。活到老學到老，現(xiàn)代生活在不斷進步，人們又學不完的知識，所以管理員需要保證活到老學到老的人生態(tài)度，讓自己適應現(xiàn)代社會的發(fā)展；③實事求是。用實事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準確的找到。

三、結束語

篇2

一、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至會出現(xiàn)松懈的情況。從本質上來講，此工作的重點主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進行延伸，相關人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護工作，提高生產的有效性。但現(xiàn)實的情況恰恰相反，工作人員片面地認為只有登記是他們的本職，其他的后期保護與業(yè)務管理都不應該計算在內。

（二）領導的重視程度不夠。領導的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，相關負責人沒有對檔案管理工作進行定期的宣傳，轉變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當?shù)谋憷顾麄冊跀?shù)據(jù)采集、特種設備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務進行規(guī)劃，實現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設定與實施。第三，少數(shù)的領導認為，特種設備的檔案管理工作是根據(jù)設備檢測明細中合格證書內容對照來達到管理的目的，并進行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術支持，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析。因此，在相?P資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。

（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進行協(xié)商或者催促，使得一些特種設備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當，當數(shù)據(jù)記錄錯誤時隨意進行涂改，使檔案的真實性出現(xiàn)了缺失。

二、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理

（一）提高檔案分類管理的認識與責任感。特種設備檔案管理的認識與責任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應該轉變傳統(tǒng)理念，以服務為宗旨，以特種設備的不同類型劃分為主要目標，將維修改造、使用年限、產品參數(shù)、生產廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結為主，對其中發(fā)現(xiàn)的問題進行著重說明，并提出改進方案。對于一些工作積極、認真負責的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調動他們的積極性。反之，對于一些投機取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。

（二）建立完善的特種設備檔案管理工作。完善的特種設備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調記錄與核準方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個特種設備都要登記在案。管理人員要根據(jù)其編號進行排序，并適當調整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個excel表格，將設備管理中的對應事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預覽、復制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網(wǎng)上設定一個OA軟件。每個特種設備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進去，并依照特種設備的號碼進行預覽。在借出和歸還方面，內部人員要攜帶上級負責人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會進行自動提醒。當借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進行審查，以保證內容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時向上級匯報。

（三）建立嚴格的績效考核制度。特種設備檢驗檢測機構的管理者應該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進行綜合性評估，提升他們的整體素質。第一，要聘請專業(yè)的人員對檔案工作者的操作技能進行培訓。例如：指導人員要從理論與實踐兩方面對他們進行培訓。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實踐方面，帶領工作人員“走出去”，讓他們去其他地區(qū)與單位進行業(yè)務觀摩，學習別人的長處，改進自身的管理技術。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進行查驗。后者則是以平時的工作經驗總結為主，看工作人員是否按照記錄的標準和要求將設備運行維護和事故處理等內容具體化。總體來說，管理者對兩部分成績進行統(tǒng)一設定，對連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經濟懲罰。

三、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的有效性

第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設備的種類設定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據(jù)具體的明細進行裝訂或查詢，提升了工作速度。

篇3

［關鍵詞］合同檔案；風電企業(yè)；管理分類

合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權益。

1企業(yè)合同檔案的基本特征

對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經濟活動和維護企業(yè)法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。

1.2憑證性

近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經濟糾紛。合同作為企業(yè)生產經營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業(yè)每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2加強合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3實施合同檔案的統(tǒng)一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

2.4定期進行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業(yè)在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。

4結語

在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關系到企業(yè)經營業(yè)務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發(fā)揮。作為風電企業(yè)的管理者，應當重視合同檔案在企業(yè)經營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻

［1］藍玉超.新時期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).

［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業(yè)破產法》第十八條為切入點［J］.特區(qū)法壇,2016(5).

［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護企業(yè)合法權益——如何做好企業(yè)合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).

篇4

我院檔案的分類標引是在著錄時與主題標引同步進行的，至1999年底，庫存3萬5千卷文書檔案和科技檔案（科研、設計、基建、設備等）已全部著錄和標引完畢，并逐步輸入了計算機。我們在分類標引時遇到的難題頗多，這里談幾點看法，以就教于同仁。

一深入學習

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標準化的步伐，學習了一些有關分類標引和主題標引的著作和分類法。經常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業(yè)基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實際標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標引。例如：關于人才開發(fā)問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結廠煙囪設計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結廠燃燒系統(tǒng)。

2采用靠類標引。例如：關于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。

3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標R41421作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

（二）重復類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設檔案類，其中檔案館、居住建筑都設有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉(xiāng)建設、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

2主題專業(yè)類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標引問題。

3一個事物或問題在幾個主題大類中都設有類目時，應視具體情況而定。例如：HB6378為“地震工程與工程地震學”，TC58為“地震工程學”，R5317為“建筑抗震研究”，這三個類目中都含有建筑工程抗震研究內容，若屬基礎理論研究可用HB6類號或用TC5類號標引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用R5類號標引。例①《北京市區(qū)埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標TC5824（場地對地震動的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調查報告標HB6379（地震調查），也可標TC34（地震調查）；例③《空間桿系結構抗震計算的研究》標R5317；例④冶金類中的NG522132為“耐火材料設備”研究，建筑材料類中的NW5592為“耐火材料工藝設備”研究。這兩條類目內容完全一樣，標引時冶金系統(tǒng)和建材系統(tǒng)肯定是各自用本專業(yè)的類號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。

篇5

關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調查表現(xiàn)，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業(yè)，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機關檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機關內部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.