人事檔案數字化建設精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇人事檔案數字化建設，期待它們能激發您的靈感。

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【關鍵詞】檔案數字化 人事管理 信息化建設

人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。

1 人事檔案管理數字化建設的現狀

當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低

人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質不高

數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1 日常業務管理

實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2 數字化檔案采集

數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3 數字化檔案網上查閱

數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1 應用軟件應統一

應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2 應使用先進技術構建數字化系統

建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善

要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.

作者簡介

王少英（1961-），女，現為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

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【關鍵詞】大數據；人事檔案；數字化

1引言

在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]。基于大數據的人事檔案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3基于大數據的數字化管理系統設計

隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。

3.1系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統軟件設計

3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

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一、調查現狀分析

本文通過網站調查、郵箱、電話等調研方式，調查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構、人事檔案歸屬、檔案管理系統建設、檔案網站建設四個方面的內容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。

1.高校檔案機構

高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。本次調查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設立了獨立的檔案機構，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設立獨立的檔案機構，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構設在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里，無專門的學校檔案保管機構。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調查結果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設立高校檔案機構，接近1/3的本科院校設立了獨立的檔案機構。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構統一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關的個人信息資料并建立僅供內部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨立的檔案機構管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東外語外貿大學、廣東技術師范學院、佛山科學技術學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農業大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統建設

檔案管理系統是檔案館數字化、自動化管理的主要應用軟件。人事檔案管理系統是專門針對干部人事檔案的現代化檔案管理系統，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現人事檔案管理的現代化。國內許多高校采用南大之星檔案管理系統，廣東省采用該系統的高校有華南師范大學、華南農業大學、廣東技術師范學院、韶關學院等，部分高校的檔案管理系統是自主研發，如暨南大學（獨立開發），還有一些高校的系統開發外包，如廣東工業大學、中山大學。

本次調查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術師范學院天河學院；有獨立的檔案機構的高校中僅15所有檔案管理系統。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東技術師范學院5所高校建有檔案管理系統，其中中山大學、廣東工業大學建有教工人事檔案系統，廣東技術師范學院正在建設人事檔案管理系統。

4.檔案網站建設

檔案網站是檔案信息資源共享的網絡平臺，能把數字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網站提供了網絡平臺，既有獨立檔案機構的高校，又有非獨立檔案機構的高校。20所有獨立檔案機構的高校中，18所高校建有檔案網站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大W南方學院。非獨立的檔案機構的5所高校，五邑大學、仲愷農業工程學院、廣州醫科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網站上設置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業務欄目，廣東財經大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網站；其他非獨立的檔案機構在所屬部門的檔案網站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統，24所高校建有檔案網站，19所高校既建有檔案網站又建有檔案系統，5所高校建有檔案系統但無檔案網站，5所高校建有檔案網站但無檔案系統。20所高校的檔案管理系統在檔案網站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫藥大學、廣東技術師范學院天河學院的檔案系統掛在學校網站主頁。建有人事檔案管理系統的3所高校中，中山大學、廣東技術師范學院提供人事檔案管理系統登錄鏈接，廣東工業大學檔案網站未提供人事檔案管理系統入口。

二、人事檔案信息化建設中存在的問題

從調查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設剛剛起步，獨立的高校檔案機構建設、人事檔案歸屬、人事檔案系統建設、檔案網站建設都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構調查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構的建設比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構，6%的民辦高校有獨立的檔案機構。從人事檔案歸屬的調查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構，占廣東省本科院校總數的9.7%、占廣東省公辦本科院校總數的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構偏少，而且只有少數幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統一保管，檔案工作投入偏少，整理不規范，專業化建設滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構建設比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。

2.人事檔案管理系統建設滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統，保管的檔案主體仍然是紙質檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構的高校已建有檔案管理系統，檔案管理系統主要實現目錄的數字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術師范學院、廣東工業大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數字化掃描和掛接。廣東技術師范學院完成了部分教學類檔案原件的數字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數字化，絕大多數高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統。建有教工人事檔案系統的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統已投入使用，但只是目錄的數字化，廣東工業大學的人事檔案系統正在完善，并且正在進行人事檔案內容的數字化掃描工作。總的來說廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內容數字化的成熟的人事檔案管理系統，而綜合檔案則已部分實現全文檢索，人事檔案管理系統的建設遠遠滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設與檔案網站建設脫節

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統將紙質型檔案轉換成電子型檔案，并通過一定的網絡平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設檔案管理系統，而且要通過檔案網站這個網絡平臺提供利用。

調查發現，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網站，這些高校中83.3%的高校檔案網站提供檔案管理系統入口；建有獨立檔案網站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網站又建有檔案系統的比例30.6%，有獨立的檔案機構的高校檔案網站建設的比例90%；民辦高校檔案網站建設比例（16%）低。從調查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網站建設比例還不足1/3，而獨立的檔案機構已普遍建立了專門的網站，且大都已啟用檔案管理系統。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統掛接到檔案網站，人事檔案信息化的數據不能通過檔案網站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統掛接到檔案網站。

三、推進人事檔案信息化建設的建議

人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設，應從加快制度建設以及軟件硬件建設等方面著手。

1.加快制度建設，推進規范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業務不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規范化管理制度，包括人事檔案信息化建設制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。

首先，人事檔案要實現信息化管理，需建立人事檔案管理系統，把所完整的檔案信息錄入系統，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規范化的電子檔案、紙質檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機構是人事檔案信息化的基礎，有條件的高校應加快推進獨立檔案機構的建設，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業務能力，能有效利用人員和設備，節約經費，并且有利于干部人事檔案管理的專業化、規范化、數字化建設，更快實現人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協調發展。從近幾年高校獨立檔案機構成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構的時間來看，獨立的檔案機構統一管理的模式是高校人事檔案管理的發展方向。由獨立的檔案機構管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業務水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設的發展。規范化的管理離不開專業化的人才，應配備具備檔案和計算機相關知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設。

2.加快人事檔案內容的數字化建設

人事檔案的信息化建設包括人事檔案目錄和內容的數字化，數字化的檔案目錄和內容還能通過網絡平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數字化工作有了一定的基礎，而內容的數字化建設還處于零基礎的起步階段。人事檔案內容的數字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統，掃描進入系統的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內容數字化建設的缺失是人事檔案信息化建設的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應加快人事檔案內容的數字化建設，確保人事檔案整體信息化建設工作的順利進行。

3.加大經費投入，靈活運用外包方式

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（一）數據庫建設存在問題

很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數碼照相機等現代化管理設備，但軟件系統未建設或未開發利用，現代化管理硬件設備形同虛設，不能發揮其作用，影響了檔案管理方式的轉型。數字化管理人事檔案的基礎是建立數據庫。數字化系統管理是將人才信息資源分類存儲于數據系統中。目前我國高校人事檔案系統建設處于初始階段，很多高校軟件系統未配置，一方面是資金問題。建設人事檔案數據庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統建設資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統管理。

（二）缺乏現代化的檔案工作者

一支現代化檔案管理隊伍是數字化管理檔案的根本保證。數字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數據系統。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業本科及以上學歷人員較少，專業人才匱乏；第三，系統操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統管理操作，落后于現代化管理要求。而數字化管理檔案對計算機系統操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數據處理、數據統計、網絡操作和網絡維護等能力和水平。

二、數字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

實現高校人事檔案數字化管理，首先領導要轉變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強檔案管理人員現代化管理能力的培養，灌輸現代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學習現代化辦公知識，提高計算機操作水平，提高軟件系統管理能力，熟練掌握現代化管理方法，成為新世紀檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理條例》

《條例》規范了紙質檔案管理的工作程序和管理規則，且強調干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴禁任何個人私自保存他人的檔案”，數字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質檔案，未明確數字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規范數字化管理程序，因此實現數字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數字化管理有據可依，有章可循，促進資源信息共享。

（三）建立數據庫

高校人事檔案實現數字化管理，必須建立數據庫，配置軟件管理系統，系統建設可根據各高校發展規模而定，規模大的高校可配置容量大，包容性強，性能好的軟件管理系統，容量大的系統適應面廣，使用年限長；規模小的高校，可利用高校計算機專業人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統專家開發實用性較強的人事檔案管理系統，錄入系統時以人為單位，設置格式化分類管理，按十大類設置管理區，如設置職稱區、職務區、學歷區、業績區、培訓區、工資區、考核區、政治面貌區、健康檔案區等。此軟件系統開發經濟實用，學習操作方便，有利于系統的更新與維護，數據庫的建立是實現數字化管理檔案基礎。

（四）強化系統的管理與維護

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數據庫，必須嚴格遵守管理程序，由專人負責管理和維護系統。正確、真實、全面輸入人才信息，進行系統分類、錄入、數據統計和數據處理等工作程序；第二，規范操作。人事檔案數據庫需定期變更數據信息，在保證人事檔案數據庫完整、真實和準確的基礎上，增添新的檔案信息，同時發現錯誤信息必須及時修正，數據庫維護及更新時，必須及時記錄更正內容，注明更正信息原因、原信息內容及更新后的信息內容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統。系統陳舊是導致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數據信息的丟失，必須更新管理設備，提高管理水平，加強數字化管理和技術處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術條件下優質保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統信息。

檔案數字化管理是將原紙質檔案進行數據處理，處理后進入數字化管理系統，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機系統去模擬另一個計算機系統的操作來保護檔案數字化管理，做到有備無患，延長數字化檔案信息壽命；第五，數據的轉移。為保證存儲的數字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進行備份存儲，有時必須對數據信息進行轉移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進行數字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數字信息從原有的技術環境遷移到新的技術平臺，對保護數字信息具有重要意義。

三、總結

篇5

一、引言

隨著時代的發展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯網和信息技術的發展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質版的管理模式已經不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發展。

二、人事檔案信息化管理現狀

隨著數字化、網絡一體化的發展，檔案管理也逐漸步入了數字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數據庫管理系統和深圳市的數字檔案館系統工程的研究與開發項目都是我國發展檔案數字化建設的里程碑。

由于我國信息資源數字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統一的標準進行規范，使得我國不能很好的開展檔案數字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學習國外先進的經驗，更好的建設屬于我國的檔案數據化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數字化研究與發展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數據化建設。目前我國數據檔案館的研究比較多，而對于檔案數字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數字化的試點工作，鼓勵企業和科研機構積極開發數字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統、索易文檔影像管理系統等都是較為成功的數字化檔案管理工具。鑒于目前的數字化檔案管理技術水平，檔案管理數字化系統一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數據化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網、萬方數據、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設缺乏總體規劃

人事檔案信息化建設宏觀規劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規劃，人事檔案信息化建設微觀規劃則指的是有企業、機關等進行的人事檔案信息化建設規劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規劃的不足使得人事檔案處于自流狀態。

2.標準化、規范化工作有待提高

我國目前執行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統一的標準和規范，只能著眼于某一個單位或是專業心態，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發和創新了。我國傳統的人事檔案管理一般以業務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰

人事檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，是檔案管理發展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網、業務運行網等各種計算機應用系統的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產生了極大的威脅，網絡安全問題一直是網絡發展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網絡的癱瘓。人事檔案信息化的網絡安全問題一般包含內部網絡物理安全問題、內部網絡結構的安全問題、內部網絡系統應用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設滯后

隨著人事檔案信息化管理的發展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發展和進步。

四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統的人事檔案管理有其優點，但是隨著時代的發展和進步，這種檔案管理制度已經不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優組合。開放式人事檔案管理的發展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數據庫

鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現代化，基礎設施是建立人事檔案信息數據庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統數據的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數據庫，數據庫的建立需要有統一的標準來實現不同區域和專業的人力資源工程，數據庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業院校、等信息。數據庫的建立不僅提高了數據的利用效率，?可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規，安全保密問題是建立人事檔案信息數據庫的重中之重，建立相應的法律法規可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網絡化管理

信息化的滲入使得檔案管理實現了網絡化，通過網絡平臺的使用改變了傳統檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點、空間等方面，實現檔案的交流和共享，擴大了檔案的利用和服務范圍，使得檔案管理逐步轉向開放，使得檔案管理能夠更好的服務社會。