個人檔案管理法律法規精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇個人檔案管理法律法規，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞:個人信用檔案管理 法律關系主體 規制

個人信用檔案管理的法律關系實則是以個人信用檔案為核心在征信機構、個人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關系，這種法律關系的內容體現為法律上的權利和義務，因此法律關系主體的權利與義務是立法的重點①。由于目前我國沒有個人征信法起草的計劃，最有可能盡快出臺的全國性征信法規仍是《征信管理條例》。因此，筆者將結合《征信管理條例》(征求意見稿)，具體闡述對個人信用檔案管理法律關系主體的規制，并對《征信管理條例》(以下簡稱《條例》)提出改進意見。

一、對個人信用征信機構的規制②

個人信用征信機構，指經有關部門批準成立的，專門從事采集、存儲、加工處理信用信息，提供信用檔案和其他信用咨詢服務的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方，具有中介性質。

目前，我國現有的法律體系中，對征信機構的管理，以地方政府規章或部門規章為主，尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構的從業資格、經營范圍進行監管。征信機構設立無序、混亂。筆者認為應從以下方面對征信機構的義務做出規范。

1.尊重個人信用檔案主體權利的義務

征信機構應充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權、異議權。這在《條例》中也有所規定，“第四十條 信息主體認為其信息存在錯誤、遺漏的，有權向征信機構提出異議，要求更正。征信機構應當按照國務院征信業監督管理部門的規定受理異議申請，并在收到異議申請之日起20個工作日內完成對異議信息的核查和處理，書面答復異議申請人。個人提出異議申請，征信機構未按照前款規定辦理的，該信息主體有權以書面方式要求該征信機構一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對征信機構通知、確認等義務的規定，通過立法要求征信機構記錄信息主體不良信用信息時，即負面信用信息將被列入‘黑名單’時，征信機構應通知本人，并核實信息的真實性、完整性與準確性。美國信用檔案管理中，對于負面信息入庫，一般會有2-3次的友情提醒。

2.對個人信用檔案信息規范化管理的義務

在個人信用檔案信息收集時，首先須有特定的、合法的目的，并且需要依照法律規定的途徑和方式進行，不得以欺騙或其他違反法律規定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現了“合法收集的原則”，但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規定，應盡快完善。限制收集是指，將需收集的個人信息限制在最小的范圍內，盡可能不收集或者收集最少的個人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原則。

在個人信用檔案使用時應采用限制原則。征信機構利用個人信用檔案，應通知個人信用檔案主體，并征得個人信用檔案主體的同意，法律規定的除外。征信機構還應對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴格的把關，以保證信用檔案的使用在法律規定的范圍內。這在《條例》中也有所體現。

《條例》第十七條規定，征信機構對所收集的信息應當客觀、及時進行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并應當采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構保障個人信用檔案信息準確性、真實性的義務。信用信息真實、準確是個人信用檔案發揮作用的生命線。因此征信機構在收集信用信息時，就應按照法定的程序征集、審查，制定相關的內部操作機制與校對機制，保證信用信息處理前后一致。

《條例》第二十三條規定，征信機構應當建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查詢內部分級管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自查詢或越權查詢該機構擁有的信息，不得泄露在業務工作中獲悉的信息。這對征信機構的安全保護義務起到很好的法律規范作用。

3.保持獨立、公正的義務

信用信息對個人關系重大，信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構受某種利益的左右，信用檔案信息失去了公正、客觀性，不僅不能服務于社會，提高經濟運行效率;相反還會貽害于人，成為擾亂市場的一個根源。因此，征信機構作為獨立于市場交易的第三方，應客觀、公正地收集信用信息，提供信用信息服務。不應受到除法律以外的政府、企業或個人的干涉。《條例》中對于這點并沒有提出，筆者認為在總則或征信機構的一般規則中應有所體現。

二、對個人信用檔案主體的保護

個人信用檔案主體，就是指其信用信息被征信機構收集、處理和利用的人，即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼，美國使用的是“消費者”，而歐盟使用的則是“數據主體”。一般而言，個人信用檔案主體應當為個人(即自然人)，而不包括法人或其他組織。

整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的，個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內公開為前提的，因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題，這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護，從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規則都有體現。但是筆者認為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的，隨著個人權利空間的逐步拓展和權利種類的漸趨細化，與個人信用檔案有關的個人權利不僅包括隱私權，還有可能涉及個人的信用權、自由權、姓名權、名譽權等多種人格權。因此應充分明確個人信用檔案主體的信息權。

為了有效規避公民信息在經濟社會中可能受到的侵犯，我國個人信用檔案立法應強調個人信用檔案主體享有以下信息權利③:

個人信用信息同意權，是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構征收，基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權利。《條例》也規定除了行政機關、司法機關以及法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織已經依法公開的信息和其他已經公開的信息外，征信機構收集、保存、加工個人信息應當直接取得信息主體的同意。

個人信用信息知情權，是指個人信用檔案主體有權知道其信用信息處理情況。個人信息知情權是實現個人信息權其他方面的基礎，因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性，最容易發現個人信用信息中的錯誤，能積極主動更改錯誤信息和已過時信息，從而保證收集和使用信用信息的準確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權按照國務院征信業監督管理部門的規定向征信機構查詢自己的信用檔案。信用檔案應包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現了這一點。

個人信用信息更正權，是指個人信用檔案主體發現其信用信息不正確、不完整、未更新，可要求有關征信機構更正、補充的權利。個人信用信息更正權的賦予，既是個人信用信息知情權演繹和發展的必然邏輯，也是實現對個人隱私權保護的有效制度安排。

個人信用信息刪除權，是指個人信用檔案主體要求征信機構刪除其信息的權利。在個人信用檔案管理中，對確認為錯誤的信息，征信機構非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存個人信用信息的，個人信用檔案主體均有權要求予以刪除。

應該說《條例》中以上規定對公民的信息更正、刪除、保密權的保護是比較完善的，但是對異議處理完畢以后除了書面答復個人信用檔案主體外，還應免費提供一份信用檔案，以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。

個人信用信息救濟權，當個人信用檔案主體的權利受到侵害時，應獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規定，信息主體認為征信機構、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權益的，可以向國務院征信業監督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構、信用信息提供者、信用檔案使用者的監督程序，使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。

個人信用信息封鎖權，是指個人信用檔案主體對其信用信息的準確性向征信機構提出異議，在異議未解決期間，個人信用檔案主體有權要求征信機構以一定方式暫停信息繼續處理和利用。另外，當雙方對信用資料的正確性發生爭議，征信機構又無充足理由證明的情況下，也必須對該信用信息進行封鎖，不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的，筆者認為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權可以保障異議處理期間，公民的合法權益。

三、對信用檔案信息提供者的規制

個人信用檔案信息提供者，是指為征信機構提供其掌握的關于公民的信用信息的社會組織或個人，如銀行、保險公司，公共服務部門(如水、電、氣)等。

信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規范，但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關系中重要的當事人之一，如何對其行為進行規范，明確其法律責任，是一個值得深入探討的課題。

筆者認為，信用檔案信息提供者的義務應包括類似于征信機構義務的方面，因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環節。要保證信用信息的準確性、完整性和及時性，對信用信息保密，應當告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產生的不利后果，并取得信息主體的書面同意等。

四、對個人信用檔案使用者的規制

個人信用檔案使用者，是指利用征信機構為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構。當前社會中，信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者，如諸多的商業銀行、保險公司。

筆者認為，個人信用檔案信息使用者的義務主要應該有④:

一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者，只有在法律允許的范圍內或取得個人信用檔案主體的授權后才可使用。

二是信用檔案信息來源披露義務。信用檔案信息使用者根據信用檔案信息，做出不提供服務或拒絕交易的決定后，有義務以口頭或書面的形式，告知個人信用檔案主體關于做出決定的依據或原因，并且提供出具信用檔案征信機構的聯系方式，還應清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權利和途徑，這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構查證征信機構所收集的自身信息的準確性、全面性和及時性，另一方面還可以及時發現和制止某些不法行為，如身份盜竊行為。

《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制，并規定了侵害的法律責任。但是對使用范圍定位的缺失，不能不說是一種缺憾。筆者認為，應出臺相關的法律法規對信用信息披露進行約束，可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:

一是金融機構、保險機構等向公民提供相關業務服務時，調查其信用狀況，以判斷其支付能力與償還能力;二是有關政府機構做出行政許可時的調查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況，以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權他人使用;五是法律、法規規定可以披露的。

注釋:

①吳國干.個人信用征信基本法律關系探略[J]. 湖北社會科學，2008(8):131-134.

②謝靜翀.關于征信機構的幾個法律問題[J]. 社科縱橫，2006(7):90-91.

篇2

【關鍵詞】大數據時代；檔案管理模式；特征；問題；方法

大數據這個詞語近些年來廣泛地被提及。其通常被廣泛的用來指與信息技術的快速發展與創新有關的大量數據，說明了我們現在正處于一個知識爆炸和擁有海量信息存儲的時代。在這種情況下檔案的管理模式發生了非常重大的變化。其中一個重要的變化是運用大數據時代的網絡信息技術進行檔案的管理，使檔案的管理工作更加科學化、系統化、快捷化。但是我們想要應用好這種新型檔案的管理模式，就要對大數據時代檔案管理模式的特征、存在的問題、管理的方法進行認真的研究，并且在今后的工作中不斷地總結經驗，更好地為檔案管理工作服務。

一、大數據時代檔案管理模式的特征

（一）對資源種類多的檔案進行科學數據管理。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案數據資源的種類繁多、業務量巨大，但是必須要進行科學管理。其主要可以從兩個方面得以體現。第一，各個檔案管理部門需要把過去眾多的紙質檔案運用計算機全部的轉換為現在的大數據網絡檔案，其業務量非常的巨大。第二，隨著這種大數據的管理模式，檔案的數據資源量會呈現出幾何式的增長速度，需要對它們進行科學數據管理會花費掉大量的時間與精力的，體現了這種新形勢下檔案管理工作的復雜性和持久性。（二）提高檔案資源利用效率。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數據時代運用網絡科技的技術特點下，通過歸納、分析、整理、總結等方式，檔案管理的利用效率會得到明顯的提高。從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個良好的基礎。

二、大數據時代檔案管理模式的問題

（一）存在技術瓶頸。大數據時代檔案管理模式的問題是這種新型檔案管理模式的建立存在著技術上的瓶頸。比如：第一，庫房資源就是一個嚴重的技術瓶頸。設計出怎樣的一種軟件及在這種軟件下具有多大的庫房資源可以滿足未來的檔案資源儲存需要，這些都是我們需要認真考慮的問題。第二，傳統的檔案信息資源與現代的大數據信息存儲、存儲的方式、內容、要點等進行怎樣的銜接，這種新型的檔案管理模式在當前的市場經濟中進行怎樣的應用，這些問題都需要我們在今后的實踐工作中運用科學有效的方法來加以解決。（二）法律法規不完善。大數據時代檔案管理模式的問題是法律法規不完善。目前中國還沒有一部關于大數據時代下檔案管理模式的法律法規，這對新型檔案管理模式的未來發展與完善是非常不利的。比如：進入大數據時代檔案管理模式的穩定性問題、安全性問題、監督問題、網絡檔案管理信息的準入問題等等，都需要法律法規的保障。（三）檔案管理部門的義務和職能有待加強。大數據時代檔案管理模式的問題是檔案管理部門的職能與義務需要加強。在大數據時代檔案的種類越來越多、分工越來越細、管理難度越來越大，因此需要檔案管理部門的工作人員加強自己的業務水平和職業道德，對檔案進行科學的管理。比如：有許多的人員從事的是關于國家重要工程的項目研究工作，對于他們的檔案進行管理時需要格外認真和小心，在日常的生活與工作中注意自己的言行不要對他們的個人檔案信息進行任何的泄露，否則很有可能會危害到國家安全和他們負責項目的進度。

三、大數據時代檔案管理模式的方法

從總體而言，在大數據時代進行檔案的管理工作需要我們運用發展的眼光來進行管理理念與工作流程的突破與創新，形成一種科學、高效、便捷、安全、充滿活力的新型檔案管理機制。想要實現這一目標，建立起具有開放性、服務性、標準性的新式檔案管理模式，需要采用一些具有針對性的方法來加以完成。（一）完善檔案資源管理體系。在大數據時代檔案管理模式的方法是完善檔案管理的體系。原因是，具有完善管理體系的檔案管理部門可以使檔案的管理工作呈現出標準化和科學化，保障存儲檔案資源信息的完整與安全，使這些檔案的所有者可以放心地把檔案放在現有的儲存地點。想要完成這一目標，我們可以從以下幾個方面來進行工作。第一，在檔案管理部門內建立一個統一的檔案管理信息中心，對于所管理的檔案進行集中的信息登記。第二，按類別對所管的檔案進行不同類別與地點的保存。第三，運用遠程連接系統把檔案管理信息中心與各個類別的檔案室進行有效的信息鏈接。第四，加強對于檔案管理部門業務人員的技術培訓工作、使他們具有良好的素養進行大數據時代檔案管理的操作。第五，加強對于檔案管理人員的職業道德與精神品質的培訓工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業道德和行為準則。第六，建立起檔案管理工作的嚴格獎懲辦法，對于在管理工作中出現的嚴重瀆職和泄密行為進行嚴肅的查處，并且進行點名的通報。通過這種方式可以更好地對檔案管理人員進行教育，使其守法認真的進行工作。（二）加強檔案資源防護力度。在大數據時代檔案管理模式的方法是加強檔案資源的防護力度。原因是，網絡科技的飛速發展為檔案管理工作既帶來非常大的便利、同時也帶來了非常大的挑戰。其主要的挑戰是網絡黑客的盛行導致資源信息的攻擊問題與竊取問題越來越嚴重，現在這已經成為一個世界性的難題。所以，在大數據時代檔案管理模式的建立需要運用專業的防護軟件對這些檔案資源進行保護。其具體由以下幾種措施。第一，對于負責具體檔案管理的計算機系統要多設立幾道防火墻有效地對于干擾行為進行攔截。第二，我們也可以通過設立出多個虛假檔案信息資源管理中心，并且對于真實的檔案信息資源中心采用網絡隱藏的方式躲避網絡攻擊和信息竊取行為。第三，對于保存的檔案信息進行數據資料的多種備份工作，保證存儲的檔案信息不會因為各種意外情況而導致數據信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全。（三）進行檔案管理服務創新。在大數據時代，檔案管理模式的方法是進行檔案管理服務的創新。雖然，檔案管理具有明顯的社會性，尤其是一些政府部門的專業檔案管理機構在這一點上表現的最為明顯。但是，從市場經濟的角度來分析，檔案管理機構也是一個市場主體，想要進行更好的生存和發展需要有良好的服務作為保障。比如：開展微笑服務，避免出現過去那種事難辦、臉難看的行為發生。進行良好的本人信息查詢與檔案電子周轉工作，防止檔案遺失或者是部分內容在進行電子傳遞時因為各種情況導致部分檔案信息丟失情況的發生。（四）進行檔案資源管理法律法規的建設。在大數據時代檔案管理模式的方法是進行檔案資源管理法律法規的建設工作，從法律法規上對檔案資源管理工作進行保障。比如：建立專業的檔案信息資源管理法來對檔案資源管理工作的方方面面進行詳細的法律條文列舉。同時各個地方還要出臺檔案管理的相關規定細則條例，嚴格約束工作人員的行為。除此之外，這些法律與具體檔案管理的條文需要在實踐運用中針對出現的新情況和產生的新問題不斷地進行修正與完善，全面地保障我國的檔案管理工作在大數據時代可以得到有序的發展。

四、結論

在大數據時代，對于檔案管理模式呈現出的新變化問題進行認真的研究工作，可以有效地保障檔案管理工作健康有序地運行。

【參考文獻】

[1]劉陽.大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學,2015.

[2]程平,崔納牟倩.大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理[J].商業會計,2016（13）:127-129.

[3]郅樂娟.電子政府數字檔案集中管理制度研究[D].陜西師范大學,2014.

[4]劉文照.大數據時代檔案管理模式的轉換與創新[J].辦公室業務,2015（20）:91.

篇3

【關鍵詞】醫院；人事檔案；問題；對策

伴隨社會的日趨發展、人事制度改革的逐步深入和省屬公立醫院改革的不斷推進，醫院人才的流動也越發頻繁，人才的合理流動，有利醫療衛生事業的進步和發展，但人才流動也給醫院人事檔案管理帶來新的挑戰。如何充分發揮人事檔案在醫院人力資源管理中的積極作用，為醫院合理選聘人才服務，顯得尤為重要。

一、人才流動下醫院人事檔案管理的現狀

（一）醫院人事檔案管理內涵。醫院人事檔案是指醫院在人事管理活動中形成的記錄和反映醫院員工學習、工作經歷，及其醫療技術、教學水平、科研能力、醫德醫風等方面的數據和信息，并以個人為單位集中起來、具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。結合醫院的實際情況，醫院人事檔案材料主要包括：履歷材料，業務考核、組織考察材料，學歷學位材料，職稱（職務）晉升材料，進修培訓材料，出國出境等政審材料，入黨（含派）材料，獎勵材料（科技獎、政治榮譽獎等），錄（聘）用材料，各類工資審批表等。

（二）醫院人事檔案管理對象。長期以來，干部身份的觀念根深蒂固，受干部審查制度的影響，人事檔案保管的對象僅局限于干部身份人員，暨醫院人事檔案只針對在編員工。然而，伴隨醫療衛生體制和醫院人事制度改革的不斷深入，以人為本的人性化醫療服務和現行編制落差現象也越來越嚴重，聘用非在編合同制人員成為解決這一問題的最直接、最有效方式，由非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關資料，如履歷情況、工作表現、考核鑒定、學歷學位、職稱晉升等材料，成為醫院人力資源管理的一個重要部分。隨著醫院人才的大量流動，也帶來了“棄檔”等現象，而這些都對當前的、傳統的醫院人事檔案管理形成強烈的沖擊，既要管理在編員工的人事檔案，也不能忽略非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關資料，更不能放棄辭職、離職、解聘等人員的“死檔”“棄檔”，這些，共同構成現時代下醫院人事檔案管理的對象。

（三）醫院人事檔案管理現狀。主要內容如下：

1.醫務人員人事檔案觀念淡薄。臨床工作緊張又繁忙，醫療環境混亂又驚險，每天醫務人員承擔著身體和心理的雙重壓力，在此高壓下，醫務人員非常重視自身臨床技能的提高和綜合素質的提升，注重SCI的發表、科技獎的申報、教學的規范……卻忽略了醫務人員在臨床醫療、教學、科研過程中形成的具有一定保持價值的相關紙質材料的收集，不能及時向醫院人事檔案管理部門移交，導致其個人人事檔案材料的不完整。

同時，非在編合同制人員由于身份的原因，單位不予保管其個人檔案材料，只能寄存在不同的人才市場或人才服務中心，加之壓力大、三班倒的工作屬性，以及生活、家庭等因素，導致其對個人人事檔案漠不關心，檔案觀念淡薄。

2.醫院對人事檔案管理的重視程度不夠。醫療衛生事業的發展關鍵在于人，在于人才隊伍的建設與人才技能的提升，面對醫療市場的激烈競爭，如何吸引人才、留住人才，成為各醫院發展的首要任務。為了吸引人才，有些醫院不惜開設“綠色通道”，允許個人在不提供人事檔案的情況下，僅憑一些證明材料即可進行檔案重建，對于這些人而言，人事檔案可有可無。此種惡性競爭環境導致醫院人才流動的不規范，增加了“重建檔案”的人力成本，也影響了醫院人事檔案的科學管理。

根據人事檔案的特性，醫院人事檔案也實行封閉式的管理制度，一定級別的領導和人事組織部門依據一定的程序方能查閱，本人則無法知曉個人檔案中的內容。其個人工作業績、繼續教育鑒定往往是由上級領導、人事組織部門或相關處室的少數人員掌握，結論上大多是流于形式、籠統概括，并沒有包括個人臨床業績、教學水平、科研能力、醫德醫風等方面的內容，導致個人的綜合素質得不到全面、準確的體現，也影響用人單位對流動人員真實實力和客觀背景做出正確的判斷。

大部分醫院沒有配備專職的人事檔案管理人員，日常業務培訓機制匱乏，人事檔案管理人員變化較大、頻繁調換，且多數人員沒有經過系統化、專業化的業務培訓，對醫院人事檔案管理業務不熟悉，人事檔案管理人員的素質問題導致醫院人事檔案管理工作的質量問題凸顯。

3.流動人員人事檔案轉遞程序不規范。醫院人事檔案轉遞，是指醫院員工因工作調動、辭職、辭退等，引起人員關系變更，導致個人人事檔案或應歸入人事檔案的材料在醫療機構或其他單位人事檔案管理部門之間轉入與轉出。

按照人事檔案管理的相關規定：檔隨人走，即由于各種原因導致個人隸屬單位發生變更，則個人人事檔案或應歸入人事檔案的材料相應地轉入相關隸屬單位或協管單位。但在實際操作過程中，有的醫院要么沒有按規定填寫人事檔案轉遞通知單，要么沒有及時登記、甚至忘記登記，導致人事檔案去處無從查找。有的醫院則比較隨意，為了省事，直接將人事檔案交由個人保管、傳遞，導致人事檔案的丟失、損壞甚至被篡改。

二、人才流動下醫院人事檔案管理的對策

（一）提高認識，強化服務水平。主要對策如下：

1.加大檔案普法宣傳，擴大檔案法規知曉率。強化檔案管理法律法規的宣傳教育，利用講座、宣傳欄、宣傳手冊、醫院網站、醫院專刊、員工QQ群、微信群、科室或醫院微信公眾號等多種形式普及《檔案法》《干部檔案條例》等檔案法律法規及人事檔案的相關知識，強化醫務人員的人事檔案意識，不斷提升自覺維護人事檔案的完整性和真實性的能力。

2.加強理論學習指導，提升專業技能素養。作為醫院人事檔案專職管理人員，應當掌握人事檔案管理的專業知識和技能方法，熟悉人事檔案工作流程和相關規定。但事實上，眾多醫院人事檔案專職管理人員均為非檔案專業人員，檔案專業基礎知識薄弱，應當建立長效的培訓機制，定期開展人事檔案相關的理論知識和業務技能培訓，重點介紹信息技術、網絡知識、檔案數據庫、現代設備和軟件的運用等方面的內容。同時要提高認識，明確人事檔案管理工作在醫院人才管理中的重要性和嚴肅性，積極選送檔案專職管理人員外出培訓與進修，增強人事檔案專職管理人員的業務技能和專業素養，不斷充實并壯大人事檔案管理隊伍，提升人事檔案管理服務水平。

（二）規范建檔，實行依法管檔。嚴格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關要求，規范建檔。屬于醫院內部形成的檔案材料，需對各環節責任部門和相關人員統一標準和要求，規范管理。屬于醫院外部形成的檔案材料，則嚴格審核，尤其是關系到個人職業發展和社會保障等切身利益的檔案材料，如人事關系、學歷身份、工作經歷、職稱晉升、技術水平、教學情況、科研成果、工資待遇等方面的證明，對于證明材料的真偽可以通過電話或公函形式向其原來單位問詢、核實，以確保檔案的真實、有效。

醫院人事檔案專職管理人員應當樹立高度的責任意識，根據醫院工作的屬性，緊密聯系相關機構、部門或個人，加強醫務人員檔案材料的及時收集、歸檔、鑒定與保管等工作，完善人事檔案內容，保證人事檔案的完整、真實。

（三）信息建設，推進動態管理。伴隨網絡媒體技術的快速發展，社會信息化程度越來越高，這也對醫院傳統人事檔案管理提出更高要求，在做好傳統紙質檔案管理的基礎上，在人事檔案的分類、編目、統計、檢索、分析利用等過程，引入現代化信息技術，構建起不同專業知識水平、業務實踐能力等方面的大數據庫，縮短查詢、分析時間，提升醫院人事檔案管理信息化水平，提高人事檔案專職管理人員的工作效率，為醫院決策提供及時、準確、全面的參考依據。

同時，要對醫院人事檔案信息管理實行動態管理，根據人才流動情況和個人自身變化，實現人事檔案材料的適時補充和完善，包括：醫德醫風、臨床業務、科研獲獎、職稱晉升等材料。對于每個醫務人員，可以設定登錄帳號、密碼，僅供查詢每個人的個人信息，對于有疑義的地方可以提出申請和復核，并在提供相關證明材料的前提下予以修正和完善，進一步提高每份人事檔案材料的真實性和完整性。

伴隨市場經濟體制的逐步建立和醫療衛生機構用人制度改革的進一步深入，在醫院人才越發頻繁流動的社會背景下，建立起一套完整、嚴密、高效和適合時展的醫院人事檔案管理體系，不僅是醫療衛生事業發展的需要，也是時代進步的表現。

篇4

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）010-00-02

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記載和反映個人履歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，是每個人的經歷學歷、社會關系、思想道德品質、工作學習狀況以及考核獎勵處罰等情況的原始記錄。人事檔案管理是將人事檔案先進行收集、整理、保管然后提供給人們利用的活動，對人力資源開發起著重要的作用。

一、人事檔案的作用

在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：

對職工個人而言，檔案具有任何材料都不可能具備的真實依據和原始憑證作用，所以它的法律效力極強。無論是考研、就業、出國審查還是升職晉級、各種社會保險、離休退休手續辦理以及各種證明材料的出具等都離不開檔案材料作為重要依據。

對于用人單位來說，人事檔案作為人才信息的重要載體，是人才信息最基本和最主要的來源，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，考察其德、能、勤、績、廉等各方面的情況，從而全面準確地了解一個人的基本情況、素質能力，是知人、選賢、舉能的重要工具，對培養選拔人才開發人力資源具有重要作用。

二、當前人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案管理硬件條件嚴重落后，管理水平較低。當前有相當一部分單位人事檔案管理仍停留在過去原始的手工操作階段，設備設施簡陋，應付湊合，技術落后，徒耗時間和精力，檔案的完整、準確難以得到保證。據統計，不少單位沒有專門的檔案管理庫房，辦公、閱檔、倉庫合一，缺乏空調、去濕機等設備，嚴重影響了檔案的安全性和保密性。

2.人事檔案管理人員不足，隊伍不穩定，專業素質偏低。很多單位根本沒有達到中央組織部要求的“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”的基本人員配置，不但有一人兼職管理幾千卷檔案情況，甚至用臨時工管理檔案的也屢見不鮮。一些檔案管理人員學歷和專業素質低，對檔案缺乏責任感，不經過培訓就上崗，不具備最基本的業務知識，不懂電腦的使用。而且很多檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作精力投入不足，致使檔案材料未能及時整理歸檔，案卷達不到“歸檔齊全完整、鑒別要認真、分類要準確、編排必須有序、目錄務必清楚、裝訂要整齊”的要求，嚴重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案內容質量不高。一是人事檔案造假嚴重。在各種利益驅使下，一些人利欲熏心，利用手中權力和管理漏洞，偽造、涂改檔案內容，假工齡、假年齡、假黨員、假職務、假榮譽等屢見不鮮，從“原共青團石家莊市委副書記王亞麗，身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假”的新聞也可以看出，一些單位的檔案造假已經到了非常嚴重的程度。二是檔案材料內容質量不高。人事檔案是每個人信息的“記錄儀”、“儲存器”和“說明書”，應從各個方面反映一個人全面的基本的情況，“見檔如見人”。然而現實中的情況卻是，很多人的人事檔案寥寥數字，幾無更新，信息量很少，個性特征更是無從談起，可利用價值不高。很多鑒定、考核和評價材料都給人以“千人一面”、“如出一轍”的感覺，內容及形式雷同，不能準確反映個人的真實情況。三是人事檔案在觀念上多是重政治輕業務，反映政治表現、家庭狀況及社會關系等方面的內容較多，而能反映一個人業績特別是動態反映一個人工作情況的信息，如：管理能力、技術專長、工作實績、心理素質、崗位培訓、繼續教育等情況，則少之又少。有的即使有，數量也有限或補充不及時。

4.人員流動過程中出現的檔案管理滯后問題。隨著市場經濟體制的確立、用工方式的多樣化以及人才資源配置方式的變化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”轉變為“社會人”，出現了擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、棄檔、檔案丟失、傳遞混亂等情況。例如，近年來越來越多的高校畢業生把就業目標投向了非公有制單位或外企，這些單位不需要個人檔案，只需要相關的學歷證明和身份證明，而多數國有企業在吸收人員時，也基本上實行了靈活的聘任制，而非終身雇傭制。人事檔案的這種社會功能的弱化，造成了越來越多的人不重視人事檔案，而一旦需要時又手足無措，費盡周折。

5.人事檔案信息開發利用不夠，重保密輕服務。檔案管理，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，究其本質，都是為了提供信息，服務于識人、選人、用人，為人事決策提供參考依據，有效利用是檔案管理的出發點和歸宿。但就目前而言，人事檔案利用工作基本都是被動服務，等待相關人員主動找上門來查閱才提供，缺少主動服務精神，開發意識差；即使查閱利用，范圍也有限，往往只提供黨團材料、社會關系、簡歷職稱等膚淺表面的自然情況，而真正用于人才選拔、培養、開發乃至預測等方面的內容較少，嚴重影響和弱化了人事檔案的現實效用和歷史價值。另外，由于人事檔案具有機密性，加之利用檔案審批手續比較嚴格，限制較多，因此利用也不夠充分。許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用外，長期沉睡在檔案盒里。

三、解決問題的對策

1.夯實人事檔案管理的基礎。檔案管理部門要按照檔案管理設施建設的有關要求，配備標準的檔案用品、微機和空調、防潮、除濕等設備，建立牢固的防火、防盜、防蛀、防光照的專用庫房，庫房設施設備和安全措施應定期檢查，檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室應三室分開。檔案管理人員應及時收集各種檔案材料，認真整理，鑒別分類，及時歸檔。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的內容要及時補辦，確保檔案材料整齊完備、真實、準確、權威。

2.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的能力素質和知識儲備。檔案管理工作的政策性和業務性較強，需要各種高素質、高學歷和復合型人才。檔案管理人員應緊密結合工作需要，跟上飛速發展的時代步伐，時刻掌握計算機操作、網絡和多媒體等新技術新知識和先進的管理技術，增強使用現代化工具的能力。另外還要積極學習本專業領域相關知識，熟悉各個崗位環節，提高業務技能。只有這樣，才能成為具有較強管理能力和實際操作能力的檔案管理能手，才能更好地提供單位所需的優質、快捷的檔案管理和開發服務。檔案管理人員還要深入了解檔案管理的重要性，不斷加強自身職業道德修養，增強使命感、責任心和事業心，提高主動服務意識和服務水平。

3.建立健全人事檔案管理工作制度，提高檔案質量，提升服務水平。檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，需要一定的制度來制約，否則會無章可循、無所適從。一是要加大對《檔案法》等法律法規的宣傳力度，不斷增強民眾的法治觀念，檔案管理人員必須知法、守法，更要時刻不忘自覺宣傳《檔案法》。要盡快制定出臺《人事檔案管理法》，使人事檔案管理真正納入法制化軌道，朝著程序化、規范化、標準化的方向發展。二是從源頭上抓起，做好檔案收集工作并從根本上把好關，對制假、造假、涂改者依法處置，嚴懲不貸。三是嚴格管理，實行人事檔案管理目標責任制和責任追究制，對檔案材料歸、轉、進、出等嚴格要求，堵塞管理環節上的漏洞。四是增加透明度，除確實不能公開的涉及個人隱私的一些內容外，其它諸如職稱、學歷、工齡、年齡等自然情況和基本狀況，均應在一定范圍內公開公示，并加強有關部門對檔案管理的監督檢查，接受群眾和社會監督。

4.加強流動人員人事檔案管理。一是完善制度，明確要求，制定完善流動人員人事檔案審核工作方案，建立健全流動人員檔案材料收集網絡，確保形成的材料及時歸檔、及時更新。二是規范程序，嚴格管理，不斷健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度等規章制度，使檔案記錄內容全面、客觀、動態，檔案查借閱、轉移規范高效。三是便民利民，人。引入計算機管理檔案，建立計算機索引系統，提高檔案管理的效率，方便檢索。

5.提高人事檔案管理現代化和信息化水平。檔案管理部門要加強信息化技術手段的應用，配備先進的計算機等成套設備，對人事檔案實行計算機輔助管理，通過計算機、攝像機、照相機、掃描儀等現代設備和現代數字技術，將人事檔案材料錄入電腦，將圖片、影像、文字等資料轉變成數據資料，既有紙質檔案，又有數據格式，二者并存。甚至可以開發一套功能強大、方便高效、格式統一的信息系統軟件，建立完善人事檔案信息數據庫，以滿足檔案信息化建設的基本要求。還要充分利用網絡對人事檔案管理體制進行創新，實現非保密檔案信息的共享，向社會提供高效優質的檔案信息服務，既方便了利用者，又能大大提高人事檔案工作的效率和檔案的利用率。

參考文獻：

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篇5

高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學生的成長歷程，科學、合理地利用和管理學生檔案，對于學生管理、學生就業、選拔人才以及高校教學質量的提高和保障教學秩序都具有重要作用。

1 高校學生檔案管理現狀

（1）管理機構不統一。2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》，首次明確將“學生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學生檔案的產生部門多，內容復雜，高校專職檔案人員數量較少，學生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學生檔案管理在實際運作中分屬于學生管理部門、學校各院系、或是教務部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學生檔案的管理中，各部門所承擔的任務，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規范。學生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學生檔案，這就使學生檔案管理工作缺少規范化、標準化指導。

①材料收集不齊全。學生類文件材料的歸檔范圍包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學生檔案的標準要求不同，導致新生檔案內容多寡的地區差異。學生在校期間，學生檔案雖然由學生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學校的多個部門，由于一些高校尚未制定學生檔案管理的相關制度規范，造成學生材料的收集沒有統一的標準，一些社會實踐、畢業論文等反映學生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現象普遍存在。近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業生在臨近畢業時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業院校，按有關規定，學校可代為保管檔案1年～2年，過期后會根據學生原戶口所在地將其檔案寄往當地人才市場，也有一些學校沒有將檔案寄出，將其存放在學校的某個部門。很多畢業生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學籍檔案的數字化管理已全面展開，而學生檔案的數字化建設則相對滯后，各高校還沒有統一的大學生檔案管理應用軟件，大部分高校仍采用傳統的手工操作。學籍檔案雖然是學生檔案中最重要的部分，但是學生的社團活動、社會實踐、發明專利等體現學生能力和個性的紙質檔案卻無法進行數字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規范不完善。當前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規范的不完善造成學生檔案材料內容不完整、不規范，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學生檔案意識薄弱。大學生檔案知識匱乏、檔案關注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現象，很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現象的原因之一。

（3）檔案管理人員責任心不強。隨著學生畢業，學生檔案將轉至工作單位或戶口所在地的人才流動服務機構，實際保留在學校的只是學籍部分的內容，因此很多檔案人員不太重視對學生檔案的管理。有些學校，在新生入學時將學生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學生檔案的質量，對學生將來就業產生不利。

3 改善高校學生檔案管理的對策

（1）完善相關制度規范。學生類檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，為保證學生檔案的質量，各高校檔案部門應在《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》以及《高等學校檔案管理辦法》基礎上，結合學校的實際情況制定具體的實施細則，對學生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉遞、利用等環節作出規范性的規定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現學生檔案管理制度化、標準化，確保學生檔案歸檔材料規范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學校檔案管理部門應采用各種措施通過各種渠道宣傳學生檔案的重要性，一方面輔導員要加強對學生檔案意識的教育，另一方面檔案機構可以通過講座、培訓、選修課等形式對學生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學生檔案的內容、價值等，從而提高學生的檔案意識，使學生充分認識到學生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調動、轉正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權益的最好保障。

（3）加快學生檔案數字化建設。隨著計算機、網絡技術的不斷發展，學生檔案數字化建設勢在必行。目前，學生檔案數字化建設主要是依托學校的網絡共享平臺，通過采集基礎數據，將學生在校期間的成績、獎勵、社會實踐、特長、獲得資格等信息進行數字化管理，及時予以補充和更新，同時對有關紙質檔案數字化，以實現學生檔案的網上查閱、畢業生電子檔案的快捷轉接等，學生本人可通過設定的名稱和密碼在校園局域網內查閱瀏覽自己的檔案信息，學校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務最大程度地發揮畢業生檔案資源的作用。