高校教學檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇高校教學檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

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【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。

高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。

1系部教學檔案的內容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。

(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。

(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。

(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。

2教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。

3教學檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學檔案的規范化管理

(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。

(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.

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關鍵詞：高校；教學檔案；管理；策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2012年12月7日

高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結果的一個重要因素。提高高校教學檔案的管理，才能發揮其對教學的參考、指導作用，才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。

一、高校教學檔案的內容和特點

教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：

1、綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的指示、規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃和會議記錄等。

2、學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

3、課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。

4、學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。

5、教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。

6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。

7、制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，這就給高校教學檔案工作提出了更高的要求。

二、高校教學檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。

2、對教學檔案的重視不夠。隨著高校發展的步伐不斷加快，不少領導的興奮點在發展上，而對教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、機構和專兼職人員的配置方面，還是現代化檔案管理條件的完善、人員的培訓方面，都較少列入領導的議事日程。

3、檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。傳統的教學檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性，教學檔案被誤認為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。

4、教學檔案缺乏專業管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學檔案管理基本上是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學檔案管理帶來很大不利。

三、加強高校教學檔案管理工作的對策

1、規范和完善教學檔案管理制度。高校要進一步制定、完善教學檔案管理的規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。

2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發、挖掘，及時為學校發展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識，學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。

3、提高高校教學檔案現代化管理水平。首先要加強高校電子教學檔案的管理。以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。其次要加快高校教學檔案信息網絡化建設。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫，及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發展服務。

4、重視培養，加快教學檔案技術人才隊伍建設。高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應引進高層次計算機專業及檔案專業的人才。

主要參考文獻：

[1]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現代化管理對策.中國信息技術教育，2007.7.

[2]趙彥昌，劉柳.高校本科教學評估與檔案管理.學校檔案，2007.1.

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關鍵詞：高校教學檔案管理信息化建設轉變

一.相關內容研究

教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結。隨著科技的發展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結經驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農業社會向信息社會演變的動態過程。我國學術界對此進行了較長時間的研討。1997年，首屆全國信息化工作會議召開，將信息化定義為培育發展以職能化工具為代表的新生產力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發展起步較早，其檔案管理機構分為國家檔案館及各地分館組成的聯邦檔案管理機構和由各社會機構自行設立的檔案管理機構。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理，80年代中期，國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規范標準，推動了機讀目錄數據庫的建設發展。21世紀以來，電子政務發展迅猛，國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業全面展開。現代信息技術在國民經濟社會發展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進步不斷發展，傳統的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰。隨著信息化時代的發展，信息技術的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現代信息化檔案管理技術。將原本紙質檔案轉化為電子數據存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術發展,基于計算機處理數據功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術的發展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數據信息計算存放相關規章。要實現高校教學檔案的信息化管理，首先應構建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規范高效，其次要建立完善相關檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術建設,實現高校檔案信息化必須依靠技術支持。要加強對檔管人員的專業技能培訓，促進檔高校案管理信息化建設發展。

二.高校教學檔案信息化管理的意義

在高校教學檔案管理中運用現代信息技術使傳統教學檔案工作為現代管理手段代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統教學檔案管理模式。傳統的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質檔案查閱，高校各部門職能不同，會對教學檔案信息進行多次重復查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現教學檔案信息的儲存索引數字化管理，可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統的高校教學檔案管理重藏輕用，信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統的管理方式,相關管理部門以紙質檔案保管為主,部分高校實現了網絡化,但網絡上較少傳輸教學檔案信息資源，必須優化高校教學檔案管理手段，以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現代信息技術，使教學檔案工作管理環境發生巨大變化，高校管檔人員原有的專業知識技能已不能適應時展的需求。因此，高校檔管人員必須學習掌握運用現代信息技術進行檔案管理知識技能，提高檔案管理效率。

三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題

我國高校教學檔案信息化管理經多年探索發展，取得巨大進步提升，當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊，社會服務意識淡薄，管理技術手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現代信息技術的廣泛應用，人們開始加強重視檔案信息資源的利用，受傳統管理思想的影響，高校主管教學檔案領導對其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學檔案管理工作被動，管理人員較少積極主動收集相關教學檔案，優化檔案管理模式，阻礙了高校教學檔案信息化管理的發展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統的封閉管理方式，教學檔案僅供相關部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯系橋梁。傳統的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發教學檔案信息化管理生機活力，必須轉變封閉的教學檔案管理方式。3.經費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足，導致教學檔案管理辦公條件欠佳，設備陳舊，從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規范標準，制約了高校教學檔案管理的信息自動化發展。要從高校檔案管理的未來長遠發展考慮，加強高校教學檔案信息化管理的規范性。5.快速實現高校教學檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業素養。管理人員應掌握一定的現代信息技術，具備較高的專業知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現代技術的應用能力，對計算機系統程序數據管理等方面存在一定不足。

四.轉變高校教學檔案管理方式的策略

1.加強對信息化管理的重視信息時代的發展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高校改革發展需求，高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現代管理理念。運用現代化信息技術手段進行教學檔案管理。在轉變傳統的管理觀念時，要積極引進現代檔案管理理念，加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度，適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發展。2.優化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業系統中，發揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化，首先要統一檔案信息的輸入格式，代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關標準規范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統的管理，以便更好為高校教學及社會發展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關硬件標準建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發水平不同，不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷，高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中，從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統要匯集所需信息數據，通過網絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率，高校教學檔案信息化管理系統應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態管理，高校各相關部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質教學檔案原件存儲到服務器，提高了傳統的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統的檔案管理模式下，管理人員要對教學檔案基本情況進行統計，超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統存儲的數據進行統計，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業素質要實現高校檔案信息化管理，必須提高高校教學檔管人員的職業道德素養，造就適應教學檔案信息化管理需求的專業人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查，人員素質評估等工作，檔案材料關乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業道德修養及較高的責任心，按時統計分類歸檔，確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻，加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業的檔案信息化管理人才隊伍，影響了高校教學檔案管理的現代化發展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作，提升其信息素養與現代信息技術的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統，將檔案管理思想方法融入到系統設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統，關注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點，對歸檔后的數字化檔案實施有效管理。

參考文獻

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一、高校中教學檔案管理的狀態

（一）高校對教學檔案管理沒有形成足夠的重視

在當前的高校管理中，評價教師工作優良的標準就是教學以及科研，教師自然就會將教學以及科研作為重點進行研究，在此種模式下，教學的目標也就局限在教與學之間，老師與學生也就成為了教學重點關注的對象，對檔案管理沒有形成足夠的認識以及重視。

教學檔案管理工作，較為枯燥乏味，但是其卻有著不可忽視的作用，但是在大多數高校中，還沒有對其的重要程度形成足夠的認識，對于工作也有著較低的標準，導致工作人員的執行力不強。檔案管理工作最為重要的就是管理的時效性，若不能及時有效的完成學生檔案的歸檔，而造成積壓或者丟失，就會嚴重影響檔案的完整性以及安全性，造成了較大的負面影響。由此證明，若想有效的完善檔案的管理工作，就應該對其加強重視程度以及管理意識。

（二）缺少較為規范的信息化管理模式

在較多的高校檔案管理中，仍未形成規范的管理模式，與此同時，尚未完善的信息化技術對管理工作的整體水平還會造成一定影響，沒有形成統一的系統平臺，就無法有效的實現共享信息資源。此外，還會有一定的安全隱患存在于高校的教學檔案中，在信息化技術的應用中，忽視了網絡黑客以及病毒的侵襲，對教學檔案管理工作帶來了一定難度。所以，在以后的教學檔案管理中，應加強網絡安全預防，避免出現不良因素影響信息化的發展進程。

（三）檔案管理人員的技術水平較低

現階段的高校檔案管理中，需要由較高學歷以及素質的人員進行管理，才能夠保證教學檔案工作信息化的順利進行，但多數高校仍未實現有效管理，缺乏相關的專業知識，對工作流程不夠熟悉，制約了教學檔案信息化的進程。

二、教學檔案管理中應用信息化的重要性

教師課堂上所使用的教學教案、日歷，加之教學中應用的教學方法和成果都可以稱之為教學檔案信息。在高校的檔案管理中應用信息化技術，能夠促進教學改革，改善教學質量，并在一定程度上使教學水平得以提升。應用信息化技術，節省了教學花費的時間，使教師能夠將時間以及精力放在教學和科研中，使教學活動能夠向更好的方向發展，并增加了教學檔案的利用率，使學生對于檔案的需要得以滿足，同時也是高校檔案管理發展的趨勢所在。

三、高校檔案信息化管理的措施

（一）加快數字化信息系統的建立

檔案管理發展的必然形式就是檔案管理數字化，其就是應用寬帶技術，將教學檔案的資源以及信息向數字化轉變，并作為其主要的管理體系。建立統一的數據庫管理系統，便于使用者查閱，使檔案管理的效率得以提高。

（二）信息技術的主要運用形式

第一，應用網絡技術以及管理軟件，將部分的教學以及科研信息公開化，加強使用者的溝通，使其的應用效率得到全面提升，實現更加快捷的查看。此外，還能夠將存儲失誤率有效降低，使檔案管理更加規范、高效以及精準。第二，利用信息技術培訓的手段，將最新的信息化管理手段向管理人員傳授，使其的綜合管理能力得到提升，以便更好的服務于信息化檔案管理工作。

（三）建立并健全安全保障體系

信息化對檔案管理帶來的影響是雙面的，其在促進檔案管理的同時，還增添了許多不安全因素，所以，如何加強檔案管理信息的保密性工作就成為了重點。在實際應用中，應加強防范意識，做好重要檔案的備份以保障檔案信息的完整性以及安全性。

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[關鍵詞]高校 美術 教學檔案管理 問題 對策

[中圖分類號]G428 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2015）02-0084-01

高校美術教學檔案資料能夠反映美術院系在各發展時期的教學管理、學科建設以及教育科研等情況，并能夠為院系的教學發展與創新工作提供必要的資料參考和憑證。推動高校美術教學檔案管理研究，發展高校美術教學檔案管理，提高高校美術教學質量和學科建設，是當前高校教育工作者的首要解決任務。

一、高校教學資源檔案管理中存在的主要問題

（一）建檔與管理意識淡薄

高校對美術教學檔案管理的認識程度較低，美術教學檔案建設與發展未能跟上時代步伐，導致美術教學資源檔案在開發上深度不夠，很多有價值的檔案信息堆積如山，沒有得到應有的使用。如館藏名家的字畫，學校畢業生的畢業作品，等等，都沒有進行合理的分類與管理，僅僅是做一些常規化的護養，正是由于高校建檔意識淡薄，才導致這些隱性資源被浪費。

（二）缺乏規范的管理制度

因為缺乏檔案信息收集與管理的規范，檔案在管理過程中無論是收集還是利用都沒有一個健全的制約機制進行管理，導致原本就分散的資源收集不全，如一些具有較高學術價值的美術檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案信息的利用。此外，由于檔案信息收錄方式過于單一，沒有進行信息跟蹤收集，會造成信息缺失。如學生在考察或寫生活動中所留下的作品的收錄等，就有很大一部分都因為檔案管理的粗放而流失。

（三）信息化管理技術落后

盡管在這幾年，各地的高校對于檔案管理都進行了大量的信息化、數字化實踐，但仍然有部分地區的高校檔案管理水平處于滯后狀態。高校在普遍配備了計算機進行檔案管理的前提下，仍然缺乏科學的檔案信息整理、歸類、利用等體系。一些高校甚至對檔案管理采取封閉的方式，可查閱的范圍較小，難以實現信息資源共享，影響到相關資源檔案的有效開發與利用。此外，由于開發手段滯后，高校美術教學檔案的網絡內容也不甚完善，相關的硬件設施都處尚于起步階段，無法滿足校園檔案管理的需求。

（四）隊伍建設滯后

高校的檔案工作人員大多數為兼職，專業的檔案管理人員更是少之又少，一些非檔案專業的工作人員工作時間往往并不穩定，容易出現變動，在管理方面缺乏相關的專業知識，從事檔案管理工作的能力與經驗相對較弱，很容易出現差錯和問題。當前高校關于檔案管理人員隊伍的建設還沒有落實，工作人員業務技能受到限制是不爭的事實，這一問題也在很大程度上制約了我國教學檔案管理的發展。

二、高校美術教學檔案管理的有效對策

（一）提高檔案工作認知意識

高校美術院系必須提高工作人員對教學檔案管理工作的重要性認識，建立有效的行文制度，約束檔案管理工作，完善相關的檔案條例，如教學檔案資料的借閱、文件資料的擺放等，只有提高檔案管理的認識，不斷加強管理工作的建設，才能夠在工作人員中形成良好的教學檔案管理氛圍，從而有效提高高校美術教學檔案管理的工作效率。

（二）建設高水平檔案管理隊伍

美術院系的教學檔案管理事務較為繁多，而擔任檔案管理職務的人員往往是本院系的教員、主任或者其他兼職管理人員等。由于沒有受到專業的訓練，其對檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，在工作過程中也通常缺乏主動性和積極性，有些甚至疏于檔案的收集與整理，這就需要高校美術院系成立一支專業的教學檔案管理隊伍，招納專職的檔案管理人員，使其能夠明確自身崗位職責，并健全相關管理制度，強化工作人員的工作責任心，在考核、待遇等方面進行適當的鼓勵與支持，在優化檔案管理隊伍的同時也保障了教學檔案管理的延續性。

（三）加強相關業務技能培訓

作為檔案管理人員應該明確檔案管理的相關法律、院系管理規章制度以及檔案管理基礎知識和相關的計算機專業技能等。同時還要利用現代化的科技進一步實現美術院系教學檔案管理工作過程中的數字化、信息化，讓工作人員能夠熟練運用電腦進行檔案信息的收集、整理、歸檔和查詢等操作，提高美術教學檔案管理的科學化水平。

（四）強化檔案管理服務功能

高校美術院系的教學檔案管理是為了更好服務于院系的各項教學工作，其本身就具有潛在的價值，只有合理利用和開發檔案室中的這些教學檔案，才能夠更好地滿足院系師生的教學需求，從而實現檔案應有的價值。在教學活動中使用的材料如電子教案、教學大綱和教學日歷等文件可用來建立教學交流平臺，便于師生進行交流與借鑒。其次，對于教學檔案管理的服務功能強化，應當要做好管理服務工作服從學校檔案管理的指導，并為院系領導的日常管理與重大決策等提供服務，同時還要廣泛開展多樣化的檔案信息資源利用工作，為提高院系教學質量提供有效的信息服務。

【參考文獻】