檔案分類與管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案分類與管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

【關鍵詞】醫保檔案；規范化；檔案分類

一、三明市醫保檔案的現狀與特點

自2012年以來，三明醫保事業在不斷探索中前行，通過“三醫聯動”，醫保事業迎來了新格局。截至目前，三明市醫保基本情況如下：全市共有參保人數263.52萬人，其中城鎮職工42.27萬人，城鄉居民221.25萬人，生育保險參保人數22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業務檔案330卷。全市檔案從業人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。

（一）醫保檔案涉及人員范圍廣。醫保檔案自每個人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個人而言，醫療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮職工基本醫療保險、生育保險、城鄉居民基本醫療保險、靈活就業人員基本醫療保險。醫療保險基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報銷、異地就醫、異地安置、特殊用藥備案等。醫療保險稽核類有現場稽核、有對手工報銷材料進行審核、復核等等。因此，醫療保障部門的檔案在其他社會保險類檔案中是與人民群眾聯系最多、利用最廣，與人民生命健康關系最密切的檔案類型。

（二）醫保檔案的組成類型多。組成醫保檔案的有醫保中心形成的文書檔案及相關的合同協議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復印件，與單位簽訂的合同等相關材料；住院患者報銷的各種發票、住院清單、疾病證明書等相關憑證；醫院、藥店、診所等定點醫療機構的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報告等相關附件；生育保險參保人員的信息登記及待遇申請表等相關資料；駐醫院服務站辦理業務時收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫申請表等；醫療保險稽核科到定點醫療機構現場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發生所在地和就醫地進行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報銷材料進行審核、復核的反饋單等。

（三）醫保政策的不斷深入。醫保政策的制定是隨著經濟社會的發展與參保人員的需要而不斷發展變化的，因此，不同時期的醫保檔案有著不同的特點和側重點。具體表現為：每年住院報銷目錄與比例的調整與變化，參保單位及靈活就業人員的繳費基數基本上是每年一調，以及個人賬戶劃撥比例的調整，城鄉居民醫療保險每年的繳費也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報送等進行不斷更新，還有辦理業務所提供的材料也在不斷發生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫療保障部門時常調整提供材料的種類），這些政策上的調整，導致醫保檔案材料在不同時期有不同的側重點。

二、三明市醫保檔案存在的問題

（一）對醫保檔案規范化管理工作重視程度不夠。醫療保障部門的檔案承載著與醫保相關的一切信息，與參保單位、參保人、定點醫療機構、醫保中心關系密切，也是地方政府制訂醫保政策依托的基礎數據與材料的主要來源。從醫保檔案業務人員的配備、檔案室建設的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫療保障部門的業務檔案與三明醫改差距較大。

（二）信息化建設水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進行錄入和自動生成案卷目錄、卷內目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設備未及時更新，室內只是簡單配備了檔案柜、打印機、計算機、滅火設備、溫度計。從檔案室建設標準要求來看，檔案室還應配有相應的密集架、防磁柜、溫濕度調控系統、防盜監控系統等。

（三）檔案從業人員素質不高。沒有檔案專業的人從事醫保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時以其他工作為主，檔案工作為輔。

三、三明市醫保檔案管理規范化路徑

針對三明市醫保檔案內容多、變化快、利用多等特點，為保持三明市醫保檔案的統一性與可持續性，必須制定統一規范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責任制度、檔案設備的維護和使用制度、業務檔案管理流程制度、業務檔案立卷工作流程制度等。各項制度既要體現檔案管理的專業特點，又要保持醫保業務開展的方便，且做到最大化服務參保人員。

（一）建立統一的醫保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據《福建省社會保險業務檔案管理辦法（試行）》《福建省醫療保險業務檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫療保險管理中心業務材料歸檔工作流程操作規程》，規定由業務科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進行編寫卷內目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。

（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫保檔案提供利用水平，也為了更方便服務參保單位和人民群眾的查閱，醫療保障部門要加強檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進行登記，特別是服務效果好的、利用率高的檔案要及時讓借閱者對其進行評價，確保醫保檔案有借有還，防止醫保檔案的遺失及損壞。

（三）加強醫保檔案的電子信息化建設。醫療保障部門需不斷提升醫保檔案的信息化管理水平，以信息技術對醫保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進行改造升級。電子檔案與紙質文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理條件要求低的特點，在調閱和檢索等方面有很強的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉居民醫保繳費”平臺，利用“閩政通”網上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業務。

（四）提升檔案從業人員素質。應加強檔案從業人員的檔案管理知識培訓及檔案專業知識培訓，加強檔案管理崗位責任意識和道德修養培養，促使其認真學習醫學、法律和信息化技術等相關知識。讓醫療保障部門的工作人員充分認識到醫保檔案工作的保密性、重要性，確保醫保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，認真將檔案管理工作做好，使醫保檔案工作有序進行。醫療保障部門要形成醫保檔案工作和崗位責任管理相結合的考評機制，提高醫保檔案管理效率。

（五）加強檔案庫房建設。建立醫保檔案專用庫房，嚴格檔案室庫房的建設標準，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設備，并將各項指標落實到位。

四、三明市醫保檔案分類的探討

三明市醫療保障部門的業務檔案分類是在國家、省有關社會保險業務檔案管理要求的基礎上，根據三明市醫保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫保檔案分為七大類：一是社會保險管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫療保險單位登記材料期限為永久、基本醫療保險參保關系轉入申請材料及附件期限為100年、基本醫療保險關系轉出材料期限為100年、職工醫療保險個人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫療保險變動月報材料期限為100年、居民基本醫療保險參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯網申報材料期限為50年、基金購買健康保障服務協議、合同協議審批單期限為10年。二是醫療保險費征繳類，如退休人員補足25年醫療保險費審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫療保險待遇類，如門診特殊病種確認表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險待遇類，如生育保險待遇登記表及相關附件材料，保管期限為10年。五是醫療保險稽核監管類，保管期限為30年，其中定點醫療機構、零售藥店信息更改申報材料期限為永久、定點醫療機構功能新開通審批材料期限為永久、定點醫療機構退出或暫停醫保定點申請材料期限為永久、定點醫療機構開通全省聯網定點的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫療機構變更結算、沖銷費用的申請、報告材料期限為30年。六是醫療保險耗材類，保管期限為30年，其中公立醫療機構第四批醫用耗材采購現場議價、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產品信息調整材料期限為30年、藥品（耗材）聯合限價采購品規調整登記表期限為30年。七是醫療保險業務統計報表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險年報表期限為永久、城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險季報、月報表期限為10年。

【參考文獻】

[1]朱秀紅.創新醫保檔案管理的幾點看法[J].辦公室業務,2020(13):106-107.

[2]解恒學.醫保檔案管理信息化建設幾個要點探究[J].蘭臺內外,2020(30):56-57.

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關鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管

當家庭之舟開始在生活的海洋中遠航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談談粗淺看法。

一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份

作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區的歷史狀況，制定本地區的社會經濟發展規劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉鎮企業家、私營企業主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉經濟發展狀況、社會風貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據

俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據來。譬如，在現實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產分配問題發生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設，兄弟分別把分家時的財產分配清單保存下來，那就不致于會發生上述糾紛了，即使發生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會生產和科學技術的飛速發展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財產檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據、借條、合同契約、貴重物品清單和發票等。

2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產證、土地證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術資格等級證書等。

3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯系電話等。

4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案――創造幸福生活的基礎。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫療保健卡、B超、x光、cT等檢查結果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯誼檔案――親情友誼連結的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。

7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。

8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。

9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術論文、專著、在各類報刊發表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術品收藏，書報刊物收藏等等。

10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

家庭材料按傳記、證件、憑據、書信、文書表冊和音像等進行分類；根據材料重要程度或時間順序排列組合；逐一進行編號、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。

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[關鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實體分類；比較；原因

【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1

分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發揮著各自不同的作用。

一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較

（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據檔案在來源上的歷史聯系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關檔案信息推行信息管理，分類相關信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現檔案管理的使用價值。

（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯系，按照社會組織的職能分工并結合檔案信息內容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。

（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯系，比較完整的展現出一個組織或個人在社會活動中的發展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現在檔案內容的邏輯聯系，使分散保存的不同宗卷中內容屬于同一專業或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數字混合在一起構成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。

（四）試題管理與信息開發。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內容信息開發和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統計的基礎，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發工作中進行。

二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因

形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據信息內容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關的歷史活動內容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯系出發，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發展過程，反映人類社會的歷史。

三、結束語

由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。

參考文獻：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000.

[2]中國檔人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則[J].中國檔案，2001，（1）.

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關鍵詞：本科教學評估　教學檔案　分類管理

本科教學工作水平評估根據一定的指標體系，通過系統地收集高校的主要信息和材料，在進行科學分析的基礎上對高校辦學條件和教育教學質量等方面進行客觀評價。高等學校教學檔案是在教學活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，揭示教學單位的教學質量和管理水平，是教學評估的基礎和依據。雖然教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立項目，但是評估指標體系中的大多數指標和觀測點都是以教學檔案為依據的，如教學計劃、教學大綱、試卷、成績、畢業論文等都是評估材料的重要依據。實踐證明，教學評估與教學檔案建設相輔相成、相互促進，教學檔案是教學評估的基礎和依據，同時教學評估又能促進教學檔案建設，提升教學檔案的價值和地位，教學評估工作為提升教學檔案建設水平帶來了新的契機。然而教學檔案材料具有內容豐富、類別復雜、涉及面廣的特點，這就使得教學檔案的詳細分類十分困難。如何根據教育教學規律建立行之有效的教學檔案分類標準是教學管理人員面臨的一個重要問題。

一、本科教學評估方案與高校教學檔案。

(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。

在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：

1　專業建設與教學改革。包括專業、課程與實踐教學三個方面。這部分內容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業的總體布局與結構是否合理。專業的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內容的科學性和取得的效果等。

2　教學管理。包括管理隊伍與質量監控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監控部分主要就是觀測教學規章制度的建設與執行、各主要教學環節的質量標準和教學質量的監控。

3　教學效果。包括基本理論、技能、畢業論文、思想道德修養、體育、社會聲譽、就業七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業生就業率等。這部分內容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。

(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。

對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。

1　基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。

2　日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。

3　主要教學環節文件：涵蓋教學評估方案中專業建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業論文管理。

4　教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監控管理、各類成績管理。

二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究

(一)教學檔案分類管理的原則。

1　真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。

2　系統性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。

3　實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。

(二)教學檔案分類管理的一般方法。

在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。

1　按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據此，筆者根據本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。

2　按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化。現在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據不同的學期進行分類。

(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。

在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。

首先，根據筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環節文件)、4(教學質量管理文件)。

其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學計劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業論文管理)；4--1(教師教學質量監控管理)，4-2(各類成績管理)。

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摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業檔案管理體系是企業檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內容。

關鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標準

全宗內檔案的分類要根據每一個立檔單位檔案的形成規律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據檔案的數量、內容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當的分類標準。

（二）傳統分類

傳統的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質版目錄中查找信息快。有時，為體現檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數量，以及永久保管期限檔案的數量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息。可以通過歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。

二、大流水分類的實踐及優點

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統的分類方案，大流水分類方案有下列優點。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統分類模式下1/5左右的人員就可完成同規模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網絡管理平臺中產生，并未走紙質版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內查找到所需信息，不會在檔案檢索時產生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優勢體現得非常明顯，特別是通過系統可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應對措施

（一）影響檔案的連續性，破壞檔案的內在聯系

檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內在連續性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續性較差，破壞了部分檔案的內存聯系。

（二）檔案檢索對計算機的依賴較大

使用計算機管理系統與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網絡故障，則將無法正常工作。

（三）對管理環境要求較高