采購檔案管理的重要性精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇采購檔案管理的重要性，期待它們能激發您的靈感。

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湖北日報傳媒集團 430077

[摘要]在我們的日常采購活動中，采購檔案管理是一個非常關鍵性的步驟，它作為采購活動的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據，具有很高的實證性，也比較利于當前開展的反腐倡廉。所以從嚴格意義上來說，采購檔案管理是對我們的采購活動進行評估、監督、處理投訴等等活動的基礎，在企業管理這占據不小的份額，必須得到我們的重視。

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關鍵詞 ]采購檔案；管理；對策

1、采購檔案管理的重要性

當前我國許多企業的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對企業的長期穩定發展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實際意義，對于企業后期采購活動的開展、效果的評估、突發事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業生產過程中是非常重要的一個環節。

2、采購檔案管理中存在的問題

2.1專業人員缺乏，管理質量差

從我國企業采購檔案管理的現狀來看，結果是觸目驚心的，大多數企業沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發，其中最重要的一個方面就是在人才的配備上。許多企業認為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識上就忽略了，人員往往是沒有經驗和相關資質的人員，缺乏必要的專業性，甚至許多企業的采購檔案管理人員還肩負著其他職責，沒有形成專人專職，這無疑導致檔案管理的質量非常差。

2.2檔案收集周期長，影響歸檔完整性

從我國當前檔案管理的現狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴格按照相關規定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴重的問題，所以完整性得不到保證。實際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗收證明或者是在合同簽訂方面出現問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當前我國的投訴機制存在著較大問題，進行投訴的周期和程序比較長，如果是越部門投訴往往因為上級領導的時間原因而被擱置，這就導致檔案的收集周期被拉長，檔案的完整性受到嚴重影響。

2.3檔案管理與使用脫節

眾所周知，檔案是為我們的生產生活服務的，必須對檔案進行良好的應用才能發揮它的作用，才能體現出檔案的效應。我國許多企業的檔案往往是為企業提供一些具有專業水平的技術參數或者是企業近期的生產經營狀況，也包括一些企業的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標書或者是進行評分的過程中提供良好的理論依據。對于供應商來說，原始性的證明材料是資質相關的一些資料，可以在投標、中標過程中提供依據。從我國當前檔案管理的現狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費。

2.4檔案管理缺乏保密性

檔案管理工作最怕出現的就是泄密問題，這也是許多企業檔案管理經常出現的問題，在實際的生活中出現過一個采購中心在評標過程中因為泄密而被投訴，在社會上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國許多采購中心沒有認識到檔案管理保密性的重要性，機構崗位出現不合理的現象，人才方面也做的差強人意，從而導致檔案管理問題頻發，對于企業長期發展是非常不利的。

2.5檔案室軟硬件設備嚴重滯后

因為意識上沒有對檔案管理工作重視，許多企業甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關資料堆積到一個房間，沒有專門的人對此進行負責管理，這對于企業的長期發展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉換為電子文檔。由此看來，我國很多采購中心的檔案館建設還是需要不斷加強的。

3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法

3.1對采購文件進行科學細致的分類立卷

采購人在開展采購項目活動時，會出現各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據中國的相關法律規定，采購文件具體包含如下幾個：采購人采購時的相關記錄、招投標文件、財政部門審批后的計劃表及采購預算、評標報告、評分表、答疑函等。對采購文件進行正確分門別類，理應符合文件的特有情況，可以根據采購的先后順序和程序進行，確保文件的連貫性，結合相應的價值和利用規律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質量。

3.2加強對采購文件的科學有效管理

要想把采購檔案工作做到實處，必須強化如下幾個方面，第一是加大監督力度，形成專人管理。根據分級管理的相關要求，各個部門應該做好采構檔案工作，對指導、檢查和監督進行有效管控，在整理和保管文件方面設置專人負責。同時，應該加大培訓力度，明確保存檔案的場所。第二是合理采集保存采購文件。當采購項目完成時，采購機構應該安排專人負責整理、收集采購文件，并妥善進行保存，切記不能累計到年底來一起安排，不然，容易引發采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執行統一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現丟失、篡改和損害等。對于投標商進行投標的投標文件而言，由于牽扯到商業秘密，如果沒有獲得他們的認同，不允許進行公開。第四要加快采購檔案管理網絡化、電子化的發展步伐。

3.3采購機構要自覺接受監督管理部門的檢查

在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購機構、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應存檔的文件，或者是對其進行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關的直接負責人和相應的主管人員。如果有犯罪行為的，應該進行刑事問責。監督管理部門理應正確看待此類問題，并在考核中所有體現，如同檢查采購執行問題，采用相應的檢查評價，并嚴格處置相應的違規情況。

3.4不斷提高專職檔案管理人員的業務水平

采購機構應該加大培訓力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養相應的責任意識，清楚知曉自己工作內容，進而全面弄清楚應該具備的相關知識，掌握操作技能，營造愛崗敬業的氛圍。

參考文獻

[1]溫娜.落實科學發展觀現代企業檔案管理創新的探討[J].中國科技信息,2009(22).

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1 新時期的政府采購檔案信息化管理現狀

1.1 管理人員專業素質有待提高

新時期政府采購檔案的管理人員如何適應信息時代的發展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發，提高自身的專業技術與素質才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導致管理員對檔案出現的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業的管理知識培訓，掌握檔案管理專業知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發展，檔案管理員的計算機錄入知識已經得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關軟件及數據庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結構老化與服務技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經不再適用信息技術應用的新要求。

1.2 檔案信息化建設的不規范性

縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設其實還處于起步期，這就導致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規范的現象，說到底還是因為政府統一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構采購檔案的規范性差、開發性差、服務性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統與網絡建設形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應。再具體的操作過程中，有的機構甚至會出現將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發生，給政府部門甚至國家帶來嚴重的損失。信息技術在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發生都極易影響檔案的準確性與安全性。

2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優勢和重要性

2.1傳統的檔案管理具有數據大、分類復雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導致了檔案資料存放的不長久性，傳統檔案這種費時費力的管理已經相當落后，不能適應社會發展的需求。

2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學美術檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節省空間：這種信息化的管理節省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統的紙質資料分類相比有明顯的優勢；

（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關檔案的維護，提高了管理效率；

（4）節省勞力：傳統管理的復雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優勢體現在使用上，傳統的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓機構而言，將會實現全國性教育平臺的構建，同時實現學校與圖書館在線統一的局面，最終得以接入互聯網和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學校和學生；針對性的加強信息技術能力的教育和培訓，以適應信息時代的挑戰。

2.3政府采購信息化與傳統最大的不同就是，它是依據計算機為基礎實現現代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網絡平臺提高了辦事效率，節省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務了大眾，這是檔案現代化發展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。

3 新時期政府采購檔案信息化管理的創新對策

3.1 加強管理意識

提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關鍵一步，因為只有扭轉管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎。這種管理意識包括管理員的現代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應該對以往的檔案進行科學系統的完善，以網絡計算為依托，實現信息化的檔案管理系統，政府管理員要充分發揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發，把不同層次、不同部門的辦公都實現自動化，將其納入統一的檔案信息化系統管理之中，促進管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網絡進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統的安裝，從根本上保障系統的安全。

3.3 提高管理員技術水平

管理員技術水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設，因此，提高管理員技術水平是實現采購檔案工作創新的關鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業素養以及現代信息技術，這種復合型人才的打造才是當前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學習、脫產培訓、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業知識，才能適應新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規范化

加強檔案工作的規范化管理，實現檔案管理標準的統一化，提高工作效率。同時，政府部門一定要解決好電子文件與紙質文件“雙套制”保存的問題，實現兩者之間的“通道”建設，針對兩者之間的特點，制定符合現實的管理規章制度。

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關鍵詞：醫療設備 合同檔案 管理

中圖分類號：C939 文獻標識碼：A

醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。

隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫療設備合同檔案管理的重要性

（一）現實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。

（二）轉化參考作用

合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。

（三）潛在預備作用

當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風險

（一）合同的規范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。

三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理

將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。

除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時

通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案

運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

[2] 吳鵬舉.醫院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.

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政府采購項目檔案整理目錄一般有中標通知書、政府采購合同、中標（成交）公告、資金審批表、采購文件備案表、采購文件、投標保證金收付明細表、開標會議簽到冊、投標文件接收記錄表、投標文件密封、標記確認單、資格證明、技術部分評分匯總表、開標記錄表、最終報價表、評分表、評標報告、投標文件等，要結合采購項目的具體采購方式制作相應的檔案整理目錄。

一、政府采購檔案管理的重要作用

政府采購檔案有著重要作用，它是政府采購當事人在采購活動時所保留下來的，并且有必要較長時間保存，同時有著極其重要參考價值的，較有說服力的原始資料的總的稱呼。首先，它的存在可以解決政府采購中一些有爭議的問題，并且可以為統計歸檔提供有力的依據。其次，政府采購檔案可以有效確保政府采購程序的平穩運行，做到采購過程有據可查。最后，政府采購檔案可以為反腐倡廉以及加強政府的管理工作提供依據。

二、政府采購檔案管理現狀

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，檔案管理工作是政府采購工作的重要組成部分，《政府采購法》有效規范了政府部門的采購行為，但其配套的檔案管理制度卻相對滯后，制約著政府采購工作的進行。

第一，主體不明。《政府采購法》中規定采購人、采購機構應當保存政府采購文件，但尚未對保存的責任主體進行明確。從目前政府采購檔案管理模式來看，采購人、采購機構大都建立了自己的政府采購檔案管理制度，各自保存采購文件，既造成管理資源的浪費，還使政府采購檔案管理質量存在較大差異。

第二，管理落后。政府采購檔案保存在經辦人手中，經辦人對自己辦理的采購項目了然于胸，查閱調用也較為方便。隨著政府采購范圍的擴大，政府采購檔案的數量越來越多，采購檔案存放在經辦人手中，這種比較落后的管理辦法，較難適應發展的需要。

第三，價值缺失。檔案具有實證性、原始性的作用與功能和使用效應，但檔案的使用效率較低。供應商的投標技術方案描述、技術參數、財務狀況、售后服務承諾等方面的內容，對制作標書與評分辦法有較強的借鑒參考作用，但因涉及商業機密等因素，不能借閱檔案資料，失去檔案再次利用的價值。

三、政府采購檔案管理工作的有效途徑

筆者認為，要提高政府采購檔案管理工作的質量，實現其檔案價值，提高歸檔效率，應從以下幾方面著手：

（一）加強宣傳。要廣泛深入地宣傳檔案管理工作的重要性，加強學習《檔案法》《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，提高政府采購部門的檔案管理意識和法制觀念，按照學用結合、重在實效的原則，樹立依法管理意識，形成人人重視采購檔案，并成為招投標各方當事人的自覺行動。

（二）健全制度。“依法建檔”是規范檔案管理工作的重要原則，“制度管檔”是規范管理的核心問題，完善的規章制度是保障政府采購檔案管理工作正常進行的保障。建立一套完整的規章制度加強管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用以及銷毀等方面都有明確的規定和要求，結合采購工作實際，制作采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到規檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，從細節上保證檔案工作的順序開展。

（三）積極創新。要進一步加強政府采購檔案信息管理。利用現有信息管理系統和辦公自動化系統，通過努力開發信息資源，把檔案從產生、存儲、整理至流動、交流、利用、評估一系列過程，整合成完整的資源管理體系，建立起與經濟社會發展相適應的檔案管理體系，充分將檔案的潛力充分發揮出來。

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醫院設備的現代化程度的重要標志，是醫療、科研、教研、教學工作最基本要素，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件。某些學科的發展相當程度上依賴于設備的發展，起著決定性的作用。因此，做好設備管理已成為醫院管理的重要標志，而設備檔案管理是設備管理的基礎環節。

【關鍵詞】  設備管理　重要性　檔案管理

醫院作為救死扶傷的地方，醫療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件，此時醫院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環節，卻常被各醫院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發揮其應有的作用［1］。現就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。

    1首先認識建立設備檔案的重要性醫療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫院醫療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對經常出現故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現象及維修經過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據，此時，設備檔案顯得尤為重要。

    2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網絡。利用制定的監督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網絡。

    3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。監督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。

    4小結有效利用設備檔案對醫院長遠發展有深遠的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動、積極、周到的服務來收集相關信息資料，充分發揮其作用，促進醫院在兩個效益上獲得雙贏。