學生學籍檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇學生學籍檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：中職學校 學生學籍 檔案管理

一、中職學校學籍檔案管理工作必要性

中等職業學校是我國后初中階段學生職業學習的重要場所和時期，在學生人生中占有重要的地位，繼續發展者更是在其中儲存了努力奮斗的軌跡。學籍檔案就是其中寶貴的資源之一。為此，中職學校必須重視并加強學籍檔案管理工作。

健全中職學校學籍檔案管理也是貫徹執行國家教育相關法規必然要求。教育部《中等職業學校學生學籍管理辦法》明確規定學校必須“從學生入學之日起建立學生學籍檔案”

并要求各中職學校結合實際制定具體的實施細則和制度，對學生從入學之日到畢業之日的整個時期進行的質量考核管理。它涵蓋了學生的注冊入學、成績考核、升級與留、降級，紀律考勤、轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予畢業證書資格的審核、發放等。可見中職學校學籍檔案管理工作直接關系著學校的教學質量和學生個人的命運，搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平是我們每個中職學校工作的重要組成部分，不可缺失，亦不可輕視。

二、中職學校學籍檔案管理工作誤識

近年來，中職學校學籍檔案管理中普遍存在誤失，相當多的教職工對中職學校學籍管理缺乏正確的理解，他們普遍認為學生學籍管理只是教學管理部門管理者的事，與己毫不相干。一些教學管理人員責任心欠缺，對有關學籍管理的規章制度及相關內容不了解、不學習、更不求掌握;學生學籍管理的缺失又反過來影響了學校的教學秩序和教學質量。一些教師學籍管理知之甚少，對學生違紀現象不聞不問，甚至隱瞞實情;缺乏應對學生嚴重違紀問題的對策，處理無措，亦不愿上報;甚至被學生收買以助其弄虛作假、抬高成績等。一些學生亦只把自己視為學籍管理中的被動者，毫無關注個人學籍管理意識，甚至在要畢業才發現自己尚有缺考科目。

如此混亂狀況長期存在，致使中職學生管理等規章形同虛設，嚴重干擾了學校正常教學秩序。

產生如許問題根源很多。有管理機會的缺失。如因忙于新生入學軍訓、召開主題班會等形式進行入學教育，學籍管理者沒有時間和機會對學生宣講學籍管理的重要性，因新生還處于變動之中，更是難于及時開展有效的學籍管理教育，入學半年后學生才可適應新的學籍管理習慣。

也有學籍管理體制的缺失。中職學校學籍管理因各部門分治，沒有統一的管理體系，沒有統一的信息平臺，各學校都是單獨建立自己信息系統，無法共享信息，重復勞動不僅增加了工作量，而且制約了其準確性，導致了管理的無序、反饋的滯后、責任的模糊，嚴重脫離了教育現代化發展的步伐。

三、強化中職學校學籍管理意識

（一）強化服務管理理念

強化規范的管理制度是搞好中職學校學籍管理工作的關鍵，中職學校應根據教育部和上級有關部門關于學籍管理制度的各項規定，自覺制定本校學籍管理細則。同時強化以應各教學部門為主的學籍管理責任制，實行全過程動態管理。學校教務部門統一標準，強化監督檢查，強化日常目標管理。強化學籍管理專職人員責任，相關人員必須在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作強化服務理念，在學校招生、畢業、專業設置、教育教學管理、學生思想教育等過程中始終強化責任感，強化服務功能，開放學籍管理內容，提高學籍管理的管理效率和項目。

（二）強化數字化的管理機制

數字化管理手段是中職學校實現高效、低耗、準確、科學的學籍管理信息有效機制。隨著中職學校招生專業和社會要求的不斷發展，社會和校際間的合作日益加強，人工陳舊的管理模式和手段已經無法保證學籍管理工作準確性和效率，必須在數字化模式下進行現代化的學籍管理，依托校園網、局域網建立中職學校學籍管理信息系統，將科學的數字化信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在中職學校期間的所有信息匯集在一起，建立學生學籍管理數字化檔案庫，可隨時查看調用和定量定性統計分析，使各教學部門和各管理部門能有效的互換信息，也便于各級領導和相關部門隨時掌握情況。同時，學生可通過數字化網絡直接查詢本人的學籍信息、考試成績、考勤記錄等內容，從而最大限度的實現部門與部門間、部門與個體間資源共享，實現中職學校學籍管理文件的自動化檢索、查勘、提示，提高中職學校學籍管理水平，使中職學校學籍管理全面邁入科學化、規范化。數字化時代。

（三）強化考試考查管理方式

學生課程考試考查在中職學校學籍管理中具有重要作用。它不僅可以檢驗教師的課堂教學效果，更可以檢驗學生對所學知識的理解能力和實際運用能力。同時它也是評定中職學校學生可否依照教學計劃學習的有力依據，是實施中職學校學生學籍處理的重要依據。為此，必須強化中職學校學生考試考查管理方式，根據國家法規、學校實際情況制定詳細具體的學生考試考查管理方式、職責及處理辦法，嚴格、明確規定考試各個環節、各種人員工作責任。使考試考查始終有章可依，違責必究。從而確保中職學校學籍管理權威性和有效性。

（四）強化學分制管理模式

學分制管理模式是中職學校教育全面實施數字化形勢下完善學籍管理制度的必然選擇和要求。其基本的原則是允許學生根據個體情況對所學知識和學習進度上進行自主選擇，這是一種科學、人性化的教學管理方式和人才培養模式。中職學校學籍管理也必須以充分適應學生個體的差異性、多樣化為出發點，根據學校、個體及專業課程實際情況，積極穩妥地逐步推行學分制。學分制管理模式必須依據“拓寬基礎、強化專業、加強素質教育和注重創新能力培養”的原則，科學制定行之有效的人才培養方案。明確規定學生只要修滿了學校規定的基本學分，而且品德良好就可以在國家規定的學業期限前畢業。中職學校實施學分制可以極大調動學生的學習熱情，激發學生積極性，減少學生經濟壓力和心理負擔。同時亦可以改善考風考紀，樹立正確的人生觀，有效推動中職學校學籍管理，最終亦有利于學生構建自己的知識體系和健康的世界觀。

篇2

關鍵詞：中學；學生；學籍檔案；管理

一、初高中生學籍檔案管理的重要性

隨著信息技術的發展，各種信息檔案內容逐步走向電子化，這也促進檔案信息管理技術的發展與規范化，對于人事檔案的管理也應該更加規范嚴謹。學生的學籍檔案，作為每個人的第一本人事檔案，更需要引起我們的重視。

1.學籍檔案記錄著學生的重要學習經歷

每個學生的學籍檔案，都由經過多年管理經驗提煉成的表格、文本等信息組成，記錄學生由入學開始，在校期間的成績、表現、獎懲情況等直到學生畢業。是學生在校學習的重要證明，對學生今后的發展也有重要影響。

2.學籍檔案對學生的繼續深造有著重要影響

在學生升學時的一項重要內容就是學籍檔案的移交。尤其是學生在校期間的獎懲情況，會在這時起到較為明顯的影響作用。隨著家庭經濟實力的增強，越來越多的家長選擇把孩子送出國門，孩子在國內的學籍檔案也是必要的遞交材料之一。因此，規范嚴格的對學生的學籍檔案進行管理顯得更為重要。

3.學籍檔案是學生社會檔案中的第一頁

學籍檔案從建立之日起就一直跟隨著學生的人遷。我們常常錯誤地認為，只有大學的學籍檔案才會作為人事檔案的第一頁，隨著報到證被打入人才市場進行管理。其實，在這份檔案中也包含著我們之前的學籍檔案。

二、初高中生學籍檔案管理的特點

義務教育初級階段的小學，學生的學籍檔案結構較為簡單，主要包含學生手冊與學生每學期的身體健康表格。隨著學生步入初高中，學生的學習任務和學習活動更加豐富，因此學生的學籍檔案管理也更為重要。

1.學生的學籍開始固定

在小學階段，學生的學籍管理還不是特別嚴格，學生一旦轉學之后，學生的部分學籍檔案是可以重新來填寫編制的。從學生步入中學開始，學籍檔案就開始固定，不會因為學生變更學校而發生改變。

2.學生檔案內容開始豐富起來

前面我們提到小學時候的學籍檔案主要記錄學生的學習成績和身體健康表格。從中學開始，學生參加比賽的獎勵、參加校級以上的評優的獎勵、校級以上的參賽成績、校內校外的違紀行為等都會記錄到學生的學籍檔案中去。

3.學生的學籍檔案不再保留在學生手中

從中學開始，學生基本只有兩次接觸自己學籍檔案的機會。第一次是入學階段，老師將空白的檔案分發給學生，填寫自己的基本個人信息。第二次就是在畢業階段，老師將已經填完的檔案分發給學生，對個別的信息內容進行補充和檢查。不再像小學階段一樣每個學期都會看到自己的各種檔案信息。也是從這時開始，學生對于檔案的概念開始模糊化。

三、初高中生學籍檔案管理的有效方案

現在對于學生學籍檔案的管理還存在很多問題。我們應該著重注意，從而總結出較為完善、有效的管理方案。

1.管理人員要專業有責任心

學籍檔案對于學生來說，是重要的個人簡史，對于這部分內容的規范管理需要有專業知識和責任心的人才可以勝任。現在的學籍管理人員，大多缺乏檔案管理學習背景，而且由于對于學生學籍管理工作的重視程度不夠。因此，我們要在管理人員上做出重要的變革。

2.檔案管理內容透明化

隨著信息技術的發展，個人的檔案信息已經基本完成電子化、透明化。對于學生的學籍管理，大多出于安全考慮采取統一管理的模式，但是對于檔案的內容可以進行一定程度的公示。例如，我們在保存紙質檔案的基礎上，將重要的獎罰內容錄入到電子版本的學生學籍檔案中供學生自由查閱，方便學生了解自己的學習狀況和綜合表現，以便更好地在下一階段的學習中對自己有所突破。

最后，在個人檔案的基礎上，制定班級檔案劃分班級成員檔案時間表。目前，我們對于學生學籍檔案的管理模式為一人為歸類單位，然后再根據時間記錄學生的個人檔案信息。在這個基礎上，我們再以班級為單位，針對班級成員以時間作為歸類單位，將某個時間段內發生檔案變動的學生編入表格中，與班級學生檔案放在一起進行保存。這樣可以豐富個人檔案的查閱途徑，也能更好地了解班級內學生的綜合發展情況。

學生的學籍檔案，是學生學習生涯的重要記錄，對于這部分內容的管理和維護需要老師付出更多的耐心和責任心。老師要結合學校和學生特點，靈動地對學生的學籍檔案進行有機管理，保證學生的學籍檔案安全、完整、真實。

參考文獻：

篇3

摘要：從高等院校教育人才培養的目標來看，學生管理和學籍管理將有新的內涵。學生學籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學生學籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業化、管理手段信息化、檔案管理整理規范化、檔案利用規范化、強化領導機制。

關鍵詞：高等院校；學生學籍；管理

高等院校學生在校的各方面情況一般都是記錄在學籍檔案，學生在校時，學校教務處負責整理和保管學籍檔案，學生離校后，學籍檔案的整理和保管工作就交由學生所在單位人事部門負責，也可以交由學生所在地人才中心負責，學籍檔案既記錄了學生在校時的成績考核，又記錄了學生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學生在校遵守的紀律表現以及綜合相關老師的評價等都記錄在案。根據高等院校學籍檔案的內容，學校和各個用人單位不但能掌握學生的基本情況，而且可以了解學生的社會能力。因此，管理好學生學籍檔案，不僅有利于保障學生的身心健康和合法權益，還有利于國家利益的維護以及教育質量的保障。

一、學籍管理的內涵

1.學籍，實際上也可以說是對學生在校時期的整個過程的記錄。而學籍管理的過程，是指建立學生學籍檔案的過程。學籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學生報到、新生注冊、發放學生證；第二，記錄學生成績和其補考情況，處理學生的休學、退學、轉學以及復學等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業證書的辦理以及發放。完成學籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學生在校時的各方面表現，包括德、智、體等方面。

2.高等院校學生學籍管理的特性

首先是應用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養模式、培養目標以及任務而言，它主要以一線中急需的技能型應用型人才為培養方向，因此，高等院校的學生學籍檔案，不僅要把普通高校學生在校期間的學習生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學生的黨、團材料。另外，在學生檔案里，不僅僅只有學生專業技能檔案和藝術素養檔案具有應用性，還有綜合素質考核檔案等其它學生檔案也具有應用性，綜合來看，學生檔案具有應用性這一特點，這一點是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉入學生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區的優質生源，生源地區的文化以及其它各方面存在差異，導致高等院校的學生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里，一批畢業離校學生帶走學生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學制短、流動性強、穩定性差的特點，學生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學生學籍管理的重要性

1.學生學籍管理工作的目的是提供利用。學生在就業、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學籍檔案，學籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業教育，對學生就業及創業而言，學籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養高素質人才，其學院教學與教育的整個過程都被記錄在了學籍檔案中，因此，學籍檔案管理工作對于實現高等院校教育人才培養目標，以及保障教育質量與水平而言具有重大意義。把產學研相結合進行教育當高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務區域經濟，凸顯產業特色作為辦學的方向，把工學結合作為教學模式的同時還應結合校企合作模式，通過學籍檔案工作可以把凸顯綜合素質并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學籍檔案管理對于教學評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學質量和教育水平。

3.學籍檔案記載著一個學生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學生的就業，因此，對于促進高等院校的畢業生就業這一程度而言，學籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉向于電子信息檔案，用人單位考察畢業學生往往會參考學籍檔案。而于學生而言，就應該不斷完善自己，以通過重重考核。

三、高等院校學生學籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴招，在校學生的增多，高等院校學生學籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現在以下幾點：

1.學籍檔案管理工作人員態度不認真

學生在校期間的各方面情況通通記錄在了學籍檔案中，學籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學籍管理過程中，會出現相關工作人員工作馬虎的情況，主要表現在填寫太隨意，字跡潦草，內容不統一，評價不客觀等方面，從而導致原始檔案喪失真實性與完整性，實現不了學籍檔案原本的作用。

2.學生對個人檔案的意識性不強

學生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結不認真，三言兩語地應付完，典型的是在寫思想與生活表現時，不僅內容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現錯別字。另外，在畢業離校后，由于不大在意學籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前，計算機技術與網絡技術正在快速發展，學籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統化，因此，對于學籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統的紙質學籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數高校更為傾向于紙質檔案，導致學籍檔案容易丟失。

四、加強高等院校學生學籍管理的具體措施

學生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現代化、檔案人員專業化、檔案材料規范化、強化領導力量和責任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養目標和教育目標。

1.深刻體會學籍檔案的重要性。

學生學籍檔案記載著學生的重要信息，全體師生都應該意識到其重要性。一方面，對于學生學籍管理的工作人員，應該建立相應的考核機制，并提供給他們專業培訓的機會，實現學生學籍管理工作的價值。另一方面，學校應帶動其它各個部門參與管理工作，使得學籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強學籍檔案工作管理規范化

學籍檔案管理工作主要是整理學生在校期間的各種材料，提供學籍檔案的利用。學籍檔案管理工作是一個動態的過程，要求這個過程標準、規范并科學，為了使得學籍管理工作達到這一水平，實現學籍檔案的價值，確保學生身心健康成長，素質全面發展，需要建立一套完備的學籍檔案管理制度來規范整個工作過程。

3.加強學籍檔案信息化。

如今，網絡與計算機幾乎已經進入了家家戶戶的生活與工作，學籍檔案管理越來越趨向于信息化。學籍檔案管理工作也應與現代靠攏，對學姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學籍檔案管理部門可以利用網絡來創建一個信息平臺，把學生的學籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。

4.強化學籍檔案管理人員的素質。

一方面，學籍管理人員自身應該努力完善自己。在業務上，學籍管理人員應該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應努力學習理論知識，牢牢掌握專業技能，不斷提升自己的業務能力；在思想政治上，檔案管理人員應認真學習黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業，并認真學習工作相關法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學校不僅要努力做好學籍管理人員的思想工作，穩定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關心，以使他們能夠專心、踏實的工作，還需要加強對學籍管理人員的業務培訓，進一步提升他們的業務能力，同時提高業務素養。

5.做好學籍檔案管理工作， 提供滿意服務

目前，學籍檔案管理在畢業階段進行得有些雜亂無章。學生在即將離校時，往往需要轉走檔案，新生入校時會轉進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規范學籍檔案的流動，并不能隨意轉進轉出，盡量在畢業時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務于學校。學籍檔案有助于學校各項工作的進行，學校辦學離不開學籍檔案管理，做好學籍檔案管理工作有助于學校辦學質量的提高。學籍檔案可以為學校提供查詢服務，學校通過查詢部分學籍檔案，可以大致總結出某一階段的教學水平，從而制定出有針對性的教學檔案，以期辦學水平再上一個臺階。技師院校的學籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數量以及各專業的招生人數、畢業生分配去向及社會對其給予的評價等在學籍檔案里有所記載，學校在實施招生計劃時，可以適當地借用這些內容，做好招生宣傳，吸收優質生源。另一方面學籍檔案要為學生服務在畢業離校后，學生會經常需要用到學籍檔案，以下是需要利用學籍檔案的幾種主要情況：

一是辦理繼續深造時 如今，就業難問題愈演愈烈，因此，專科學生傾向于升本，本科學生忙著考研或留學。在這種情況下，這些學生申請報名時往往需要用到學籍檔案，因為無論你申請的是哪所學校，它們都需要了解你的相關資料，如：原就讀學校蓋章的高考成績和大學時期的成績，畢業證明以及學位證明。而如果是出國留學，國外的一些學校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學生更為全面的信息，如：學生在原就讀學校的思想政治表現、紀律表現以及學校推薦信，這些都離不開學籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學生可能會出國深造，而在國外的學校學習的某些課程可能會與原就讀學校的課程重復，也可能與某些學生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學生在原就讀學校的該門課程的成績證明，這就需要從學籍檔案里面查詢。

三是補辦畢業證明書。

部分學生未保管好畢業證，導致畢業證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業證號。

另外學籍檔案要為社會服務。一方面，社會往往會從學生的政治素質、專業素質以及身體素質來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學籍檔案來了解，而且學籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學生而言，學籍檔案也是學生人際交往與就業的一張名片，以便于學生更好地向社會推薦自己。

五、結語

總之，學生學籍管理就是一項比較復雜的工作。因此，為了提升此項工作的質量，確保學籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現其服務價值，工作人員一方面需要不斷創新，不斷改進工作方法，使之與現代化接軌，另一方面，工作人員還應該深刻認識到此項工作的重要性，增強責任意識，明確工作職責，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業技術學院）

參考文獻：

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【關鍵詞】高校；學生學籍檔案；問題；對策

學生的學籍檔案顯得至關重要，因為它直觀的反映出了學生在校期間德、智、體、美等多方面的總體情況，同時也直接反映出了學生在校期間的整體學習情況，更是學生接受了某種教育之后的憑證。總整體上講，學生學籍檔案可以涵蓋以下內容：學籍記錄表、入學登記冊、成績表、學生變動情況表（如退學、轉學、留學、留級）等。

一套完整的學生學籍檔案從形成到最終的保管通常要經過檔案收集、檔案歸檔、轉遞以及保存等過程。可是隨著現如今各大高校的廣泛擴招，再加上學生的流動性極強，在對學生學籍檔案進行管理過程中，難免出現各種各樣的問題，如果在這方面稍有不慎，就會造成嚴重后果，甚至可能直接影響到學生將來就業以及自身的發展。所以，每一所高校都應當切實提升自己院校學生學籍檔案總體質量，做到認真仔細，檔案管理者也應當對學生負責，這對從學校內部抓好學生學籍檔案管理工作具有十分現實的重要意義。

一、目前我國高校學生學籍檔案管理中存有的問題

（一）目前我國的學生學籍檔案管理缺少完善的管理體制

就目前而言，我國大部分學校從學生入學、注冊以及到最后的頒發畢業證期間都沒有一套科學、系統的學籍檔案管理方法，這樣很容易讓重要的學籍檔案出現混亂，同時也并沒有把網絡化管理充分納入到真正的實際工作中。與此同時，學生的學籍檔案也并沒有實現學校和學生之間的信息資源共享，因此，怎樣才可以讓學生學籍檔案得到更加充分的利用，實現信息化管理成為了學籍檔案管理者共同思考的問題之一。

（二）對學生學籍檔案缺乏系統性思考

若是要想建立一套完整的學生學籍檔案，那么首先就應當對學生的個人信息以及基本情況進行收集、歸納和總結，其中的準確性、原始性是學籍檔案建立的關鍵。對于學生的學籍檔案而言，應當做到實事求是、真實可信。堅決杜絕學生對學籍檔案隨意涂改的現象；除此之外，當學生在填寫學籍檔案時，還應當保證字跡工整、顏色統一，確保檔案今后方便永久保存，可現在有很多學生在填寫自己的學籍檔案時并不重視，在填寫過程中字跡潦草、龍飛鳳舞，這對今后的學籍檔案查找和利用造成了極大不便。在細節問題上也應當嚴加注意，尤其是很多學生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和戶口上面的資料產生了沖突等等。

（三）學籍檔案管理者缺少責任心

為了確保學籍檔案管理工作的完整性，在對學籍檔案資料進行了收集、分類之后，則應當進行歸檔工作。而在這一環節存在的問題是管理人員的意識淡薄，并沒有按照要求對學籍檔案進行及時歸檔，甚至在歸檔過程中出現了嚴重錯誤；或者電子檔案數據和紙質的學籍檔案材料嚴重不符；除此之外，在對學籍檔案管理過程中，使用的管理方法老舊，各種設備以及設施的老化也是學籍檔案管理過程中出現各種問題的關鍵原因。

（四）學籍檔案工作缺少專業的管理人員

在對學籍檔案進行傳遞過程中，因為環節復雜且人員較多，所以在傳遞過程中很容易出現學籍丟失或錯投以及誤投等情況。其中最為重要的一點是在學籍檔案傳遞過程中，會經過很多環節，例如首先從學生本人，再到院校立卷、就業指導辦直至最后的就業單位人事部等，在這些環節中，學生的學籍檔案會經過多人之手，稍有不慎便很可能使檔案造成遺失或者出現誤投的情況，這將直接影響到學生的就業發展，其嚴重性不容忽視。

二、提高學生學籍檔案管理的有效措施

（一）學校應當從內部建立一個信息數據庫

當新生入學時，學校可以根據不同的條件，建立各年級、各班級以及各種專業的數據系統。在這套學生系統里可以和國家教委的“學籍學歷管理數據系統”相互聯系。在滿足各種條件的情況下，對學生的年級、專業以及班級進行排號，形成統一的編排流水號，當新生的基本信息建立之后，可以通過計算機將新生的學籍表進行打印，改變傳統的手工書寫方法，從而確保新生的學籍檔案資料可以和其他資源信息進行共享，這樣便減少了教研室以及學籍管理工作人員的勞動力。

（二）注意學籍檔案管理細節

學籍檔案自身存在原始性和真實性，在對學生學籍檔案進行管理過程中要注重其中的細節，在審查過程中，應當注意以下幾點：

1、在收集資料過程中必須及時、準確，尤其是在學籍檔案核實過程中要嚴加注意。

2、查看學生在填寫學籍檔案過程中，是否使用的是同一顏色、統一字體字號以及紙型大小。

3、對姓氏同音字要進行區分，在填寫籍貫以及出生年月日時，必須要根據戶口薄上提供的資料填寫，確保學籍檔案的重要信息和戶口薄一致，嚴禁填寫好之后在學籍檔案上進行涂改修正。

（三）在學校內部建立專門的檔案管理人員

學籍檔案管理人員應當明確自己的工作范圍，確定一套責任制，使學籍檔案管理工作規范化、制度化。在對學籍檔案進行管理過程中應當明確工作程序以及步驟。對于學籍檔案的管理應當制訂出一套統一的管理標準，避免各行其責的局面出現。在日常的學籍檔案管理工作中，應當使用嚴格的規章制度去進行規范。

參考文獻：

[1]樂蘭珍.對高校學籍檔案管理問題的思考[J].蘭臺世界，2013，（10）：123-125

[2]宿星卉.對規范高中學籍檔案管理問題的若干思考[J].北京電力高等專科學校學報（社會科學版），2012，（12）：128-132

[3]方麗真.淺談黨校在職研究生學籍檔案管理問題[J].福建教育學院學報，2013，（1）：114-116

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關鍵詞：高職院校；學籍檔案；檔案管理

前言

國家加大對高職教育投人力度，大量涌現高等職業院校，其大多數高職院校都是由中專由一家或者是多家學校合并升格而成的，升格以后的高職院校進行優化對教育資源配置，大幅度提升了辦學質量與辦學效益，為國家、社會對技能型人才的需求做出了有力的貢獻，但是相應也存在著一定的問題在高職院校，因此對學生學籍檔案管理是件非常的重要事情，高職院校要深入分析學籍管理工作，不斷完善并提出相應的解決對策。

1 高職院校學生學籍檔案的構成

學生在讀書期間詳細全面的記錄即為學籍檔案，其具體內容分為：學生讀書院校記錄、受到的處分、獲得的表揚，可直接反映出學生在校時的個人思想道德及品質、生活狀態、專業研究、學習狀態、社會實踐等等。由八個方面組成的高職院校學生學籍檔案，具體如下：

第一為學生考學的入學信息，包括每年到校報道生的花名冊、學生入學登記表、考試檔案、入學體檢表等記錄。第二為學生在校期間的每學年所修課程的考試成績、學分，必修、選修課程的數量，是否存在重修課程。第三為在校期間學生受到的處分記錄和所獲得的獎勵。第四為學生是否如期畢業、肄業、結業等信息，學歷證書的發放記錄、相關學位證書等。第五為在校期間學生的政治表現、思想品質記錄。第六為學生是否就業，如果學生已就業，就要留存派遣證的存根聯。第七關于變更記錄學生的學籍信息，包括轉學、復學、休學、退學專業變更等記錄。第八為所有關于學生個人的存檔信息，具有典型的存檔價值信息。以上就是關于高職院校學生學籍檔案八個方面的具體內容，學籍檔案的保存方式具體為：電子檔案、紙質檔案。其中紙質檔案為：凡是打印的文本、手寫紙質材料，電子檔案主要保存在學生所讀高職院校的學籍信息管理系統中。

2 所存在的問題于高職院校學生學籍檔案管理工作中

2.1 不規范的學生學籍檔案管理工作

有些高職院校是是由直接升格、中專合并而成，原本學校與晉升為高職院校相比的不一樣的辦學規模、管理方式等，這也導致了高職院校學生學籍檔案缺乏規范性，傳統的檔案管理模式不適應與現存的高職院校學生學籍檔案管理工作。時代在發展進步，相應的改變了傳統的檔案管理模式。部分高職院校的管理還處于起步階段，還在摸索當中的校園工作，不夠全面建立的部門，不完善的制定的職能規范，由于傳統的學籍檔案管理模式易造成學籍檔案的缺失、失真，缺乏獨立性的學生學籍檔案管理工作，這和教務處、檔案館、學生處等有著密切的關系，不同部門間相互作用，管理中出現不少問題，很容易造成管理混亂、管理職能不清、管理漏洞等現象。

2.2 不規范的學生學籍檔案的整理工作

學籍檔案工作中主要環節之一是學生學籍檔案的整理工作，具體指進行收集后的分類、處理學生學籍檔案等工作，根據檔案分類法對學生在校期間的原始資料信息進行處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。因為較大的學生學籍檔案的整理工作量，其較高的工作的有序性、規范性，因此，學生學籍檔案管理工作也成了高職院校相P的考評工作重點，建立的基本原則要以評促建，學籍檔案工作的規范有序能夠提高。但仍存在著許多不足在現階段學生學籍檔案的整理工作中，比如：學籍檔案分類編排不統一，檔案作出不同的編排是按照學生入學年份、畢業年份，檔案按照學生的學籍卡組卷缺乏一致的裝訂標準，作出不同的裝訂形式是根據根據一個班級 、多個班級，這樣造成了薄厚不一的學籍卡組卷，不便于及時查找，也缺少了美觀性。相關輔導員對學生在畢業前期的學籍檔案進行保管與填寫，不少輔導員缺乏一定的檔案意識，分別使用鉛筆、圓珠筆在填寫檔案時，不規范的部分欄目填寫，造成了檔案內容缺少標準性、正確性。

2.3 不到位對于電子檔案的認識

高職院校的學籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，由于受到傳統思維管理模式的影響，按照以往手寫的形式對部分高職院校的學生學籍信息進行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，沒有妥善的保存部分電子檔案，電子檔案信息丟失現象容易出現，學生學籍檔案保存方式應該采用紙質與電子檔案，或者是以電子檔案、紙質檔案為主。假如對學生學籍檔案只以一種形式保存，當檔案信息丟失或不全時，對學生和學校而言，將會造成難以補償的重大損失。

3 加強高職院校學生學籍檔案管理工作的對策

3.1 提高對學生學籍檔案管理工作的重視性

高職院校學生學籍檔案對每位學生都是很重要的，對學生所有的讀書生涯的信息進行記錄，所以，要充分認識到學籍檔案的重要性對于高職院校的學生和教職工來說，特別是學生學籍檔案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作崗位時，進行嚴格考核其檔案思想與專業技能，定期對相關的人員進行培訓檔案職業道德素養、專業知識。學籍檔案管理激勵機制與考核制度要建立完善好，學校各個部門要配合和支持學生學籍檔案管理工作，確保順利開展學生學籍檔案管理工作，學生學籍檔案保存工作的通暢性要不斷加強，不能出現掉以輕心、敷衍、相互推卸責任的情況。

3.2 制定學生學籍檔案的基本規范

學生學籍檔案使用表格要統一，規定建立不同表格的統一樣式按照高職院校檔案管理進行，督促學校有關部門及人員要注重規范性在書寫學生學籍檔案時，具體包括學生的基本信息、社會實踐意見、考試考核成績、表揚及處分內容、等信息的填寫，都要求統一書寫標準，并且信息要求具有客觀性和真實性，規范書寫格式、字跡、用筆等，書寫統一使用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆，不能使用圓珠筆或鉛筆，使其工整的字跡，檔案信息不得任意修改，這是對填寫檔案內容的統一標準，從而確保學籍檔案內容的準確性、可用性、真實性。

3.3 電子檔案建設力度要加大

科技不斷進步，各行各業廣泛的應用互聯網技術，信息技術越來越得以重視，高職院校學籍檔案管理工作也是如此，這也是符合了未來發展的必然與趨勢要求。采用科學技術在當前高職院校學籍檔案管理工作中，以往的學籍檔案錄入、查閱方式得以轉變，對學院各部門信息化檔案管理工作要加強認識，在實際電子檔案建設中，檔案管理系統和學院相關部門學籍管理系統交流工作要做好，電子檔案平臺要構建完善，提升檔案管理工作質量與效率。并且在加強加強建設電子化學籍檔案管理期間，還要重視紙質檔案予，使其電子檔案、紙質檔案同存同用、相互補充，高職院校學籍檔案管理工作得以大力發展。

結語

作為高職院校管理工作的重要組成部分的學生學籍檔案管理工作，對于學校與學生都是具有特別重要的意義，由于高職院校受學院發展的影響，也就目前還仍存在不少問題于學生學籍檔案管理工作中，不夠完善的管理相應的規范。再加上繁多的學生學籍檔案管理工作內容，且要求比較細致的工作內容，所以對于存在不少問題于學生學籍檔案管理工作中，就必須對其進行深入研究、分析，并為此提出可實性的解決措施。每位學生的切身利益和學籍檔案密切相關，不管是晉升還是工作的選擇都是會涉及到學籍檔案信息，因此為了負責好對每一位高職院校學生，高職院校的學生、檔案管理人員以及院領導，都要充分重視應對學籍檔案的管理工作，學籍檔案的管理與服務水平要不斷提升，確保每位學生學籍檔案信息的準確性和真實性。

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