畢業(yè)生檔案管理規(guī)定精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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（一）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范

很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，僅僅只是充當(dāng)一個(gè)保管員的身份，對(duì)于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)和分類，也沒有認(rèn)真的核對(duì)檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對(duì)于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息知識(shí)，熟悉計(jì)算機(jī)操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。

二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、完善學(xué)生檔案管理制度

高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識(shí)到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對(duì)于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時(shí)將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對(duì)于暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時(shí)的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。

（二）改革檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理

要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度，改進(jìn)管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭(zhēng)取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。

（四）進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)

由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時(shí)間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個(gè)人，還應(yīng)該對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實(shí)行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。總而言之,積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。

（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全

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一、大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀分析

大中專畢業(yè)生的人事檔案是全面考察學(xué)生多年來的學(xué)習(xí)、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評(píng)價(jià)人才使用的重要客觀依據(jù)。但從人才中心所接轉(zhuǎn)的的大中專畢業(yè)生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯(cuò)寄、自帶甚至拆封等現(xiàn)象，造成無論是給畢業(yè)生的就業(yè)還是后期政審、利用等都帶來了負(fù)面影響。其存在的問題主要表現(xiàn)為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業(yè)生的人事檔案主要包括登記表、成績(jī)單、學(xué)年鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、黨團(tuán)組織材料等等。但在畢業(yè)生檔案接收中經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)放、寄錯(cuò)，甚至出現(xiàn)一些重要的報(bào)到證、黨團(tuán)組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業(yè)的登記保管等，在收集大中專畢業(yè)生的人事檔案材料過程中出現(xiàn)雜亂無章的情況。同時(shí)，由于畢業(yè)生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業(yè)生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規(guī)范現(xiàn)象。2.人事檔案的專業(yè)性、保密性不強(qiáng)。大中專畢業(yè)生的人事檔案需要嚴(yán)格依據(jù)國家檔案轉(zhuǎn)遞、管理規(guī)定要求執(zhí)行，但現(xiàn)實(shí)中由于專職檔案管理人員少，畢業(yè)生在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中往往由輔導(dǎo)員、班主任甚至是學(xué)生代為轉(zhuǎn)遞，非專業(yè)人員的過多介入導(dǎo)致了人事檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)。此外，大中專畢業(yè)生在后期為了提高知識(shí)，參加相關(guān)的成人教育、遠(yuǎn)程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復(fù)印等在拆封后沒有及時(shí)密封，減弱了檔案的保密性和真實(shí)性。

二、大中專畢業(yè)生人事檔案管理的重要性

基于麥可思研究院的研究報(bào)告，《光明日?qǐng)?bào)》于2015年7月20日的《2015年中國大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)報(bào)告》公布的數(shù)據(jù)顯示：高職高專院校2014屆畢業(yè)生半年后的就業(yè)率為91.5%，比2013年提升了0.6個(gè)百分點(diǎn)，但2014年的高職高專院校的畢業(yè)生失業(yè)率為8.5%，每年有數(shù)十萬的畢業(yè)生處于待業(yè)狀態(tài)，因此，做好畢業(yè)生的人事檔案管理和開發(fā)工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業(yè)單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對(duì)人進(jìn)行資本投入、提高人的職業(yè)技能或體能，增加勞動(dòng)產(chǎn)生的一種投資行為。做好畢業(yè)生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會(huì)上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費(fèi)。2.擴(kuò)大流動(dòng)人員就業(yè)服務(wù)保障。大中專學(xué)生畢業(yè)后往往輾轉(zhuǎn)多個(gè)城市就業(yè)，根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)要求，需要做好流動(dòng)人員流動(dòng)人事檔案的轉(zhuǎn)遞、保管工作。一方面，各地人才流動(dòng)服務(wù)中心因掌握著流動(dòng)人員人事檔案，故占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)；另一方面，要充分調(diào)動(dòng)企事業(yè)、教育以及勞動(dòng)人事等部門的多方力量，共同參與就業(yè)人員人事檔案的建檔、轉(zhuǎn)遞工作，為流動(dòng)人員就業(yè)做好服務(wù)。

三、大中專畢業(yè)生人事檔案管理對(duì)策

篇3

派遣證的作用至少有以下六點(diǎn)：

1、報(bào)到證是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證。

2、報(bào)到證是畢業(yè)生到用人單位報(bào)到的憑證，憑報(bào)到證報(bào)到以后，方可開始計(jì)算工齡。

3、報(bào)到證是用人單位接收畢業(yè)生的重要文字證明。

4、報(bào)到證是任何一個(gè)合法的人才中心、檔案管理機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生檔案的證明。

5、報(bào)到證是用人單位給畢業(yè)生落戶、接管檔案的重要憑證和依據(jù)。

6、報(bào)到證證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計(jì)劃的學(xué)生。

篇4

【關(guān)鍵詞】普通高校；學(xué)生檔案；管理

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及人才市場(chǎng)的影響下，高校畢業(yè)生由最初的統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)椤半p向選擇”，學(xué)生在畢業(yè)之時(shí)自主進(jìn)行選擇，或升學(xué)或創(chuàng)業(yè)或就業(yè)。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數(shù)學(xué)生無檔案意識(shí)，在離校前不關(guān)心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時(shí)告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學(xué)校學(xué)生檔案如何高效、有序管理是現(xiàn)在高校面臨的普遍問題。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）歸檔內(nèi)容不全。學(xué)生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識(shí)，學(xué)生檔案中多數(shù)只裝入學(xué)生基本的檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案記載了一個(gè)人成長發(fā)展的過程，它包括了在校期間的生活學(xué)習(xí)情況，如高考記錄、學(xué)員鑒定、成績(jī)總表、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料等等，但是學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等材料大多沒有裝入學(xué)生檔案。學(xué)生個(gè)人在簡(jiǎn)歷中填寫的獎(jiǎng)懲情況缺少支撐材料，其他關(guān)于學(xué)生創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、技術(shù)能力等材料也沒有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學(xué)生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導(dǎo)員為直接管理者，每個(gè)學(xué)生的檔案為手工操作管理，在增加內(nèi)容或信息變動(dòng)時(shí)不能及時(shí)反映。管理手段落后，缺乏專業(yè)性、技術(shù)性。現(xiàn)有的檔案管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比已越來越不適應(yīng)。

（三）畢業(yè)生檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。學(xué)生在校期間沒有受到關(guān)于檔案知識(shí)的教育，對(duì)檔案的內(nèi)容、功能、管理、寄存等認(rèn)識(shí)模糊，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)時(shí)也不告知檔案去向。就業(yè)時(shí)到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現(xiàn)象，檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）檔案意識(shí)不強(qiáng)。1.教職工檔案意識(shí)不強(qiáng)。大多從事學(xué)生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)校統(tǒng)一通知要給學(xué)生裝檔案的材料就統(tǒng)一給每一位學(xué)生裝入檔案袋中。屬于“批量生產(chǎn)、批量管理”，沒有注意個(gè)別學(xué)生其他需裝入檔案袋的材料，造成學(xué)生檔案不完整、不齊全。2.學(xué)生檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于現(xiàn)在就業(yè)方式的改變，很多用人單位只和學(xué)生簽訂勞動(dòng)合同，注重的是畢業(yè)證、學(xué)位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務(wù)中心；一些畢業(yè)生沒有固定在一個(gè)單位工作，流動(dòng)性大，畢業(yè)后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學(xué)校或人才交流服務(wù)中心而無法建檔。有的學(xué)生畢業(yè)前的實(shí)習(xí)單位和正式畢業(yè)后的單位有變動(dòng)，不及時(shí)告知學(xué)校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉(zhuǎn)遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學(xué)生檔案管理問題的成因分析

（一）學(xué)生檔案管理崗位職責(zé)不清。檔案管理人員時(shí)常變動(dòng)，人員變動(dòng)過程交接不清楚，崗位職責(zé)落實(shí)不到位。輔導(dǎo)員或班主任檔案管理知識(shí)欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學(xué)生流動(dòng)性強(qiáng)，信息更新、處理不及時(shí)。

（二）學(xué)生就業(yè)方式多樣化。畢業(yè)生擇業(yè)方式多樣化，檔案的投遞需要機(jī)要局進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，但是機(jī)要局規(guī)定接收機(jī)要件的單位必須是縣團(tuán)級(jí)以上的黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的教育、人事部門，這就對(duì)檔案投遞產(chǎn)生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規(guī)定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅(jiān)固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對(duì)濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學(xué)生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設(shè)備。無專門的學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)，使檔案工作處于無發(fā)展?fàn)顟B(tài)，與日趨高速發(fā)展的教學(xué)管理不相適應(yīng)。

（四）學(xué)生個(gè)人不重視。根據(jù)《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規(guī)定：學(xué)生個(gè)人不能查閱自己的檔案材料。學(xué)生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學(xué)生足夠的重視。還有的學(xué)生認(rèn)為自己畢業(yè)后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉(zhuǎn)走，使其成為“無頭檔案”。

三、學(xué)生檔案管理探究

（一）將學(xué)生檔案管理知識(shí)納入學(xué)生入學(xué)教育中。在學(xué)生進(jìn)入高校時(shí)，組織學(xué)生學(xué)習(xí)個(gè)人檔案中涉及的檔案內(nèi)容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞等相關(guān)學(xué)生檔案管理制度、章程。一是讓學(xué)生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學(xué)生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準(zhǔn)備，主動(dòng)將材料交到學(xué)生檔案管理老師處，信息變動(dòng)時(shí)及時(shí)進(jìn)行報(bào)告，畢業(yè)時(shí)將檔案轉(zhuǎn)到單位或人才服務(wù)交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責(zé)。學(xué)生檔案管理實(shí)行統(tǒng)一管理，由至少2名專人負(fù)責(zé)，在其中1人變動(dòng)時(shí)保證檔案工作的連續(xù)性。每年進(jìn)行一次登記和統(tǒng)計(jì)，并認(rèn)真核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

（三）保障檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)。檔案管理要求嚴(yán)格的庫房管理?xiàng)l件，要保證檔案庫房達(dá)到要求，就必須保障經(jīng)費(fèi)。除檔案工作所需硬件設(shè)備外，檔案庫房還必須配備加濕機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，有條件的學(xué)校還應(yīng)該配備密集架進(jìn)行檔案存放。

（四）學(xué)生信息數(shù)字化。在學(xué)生畢業(yè)前夕應(yīng)將學(xué)生在校的德、智、體主要表現(xiàn)和學(xué)生歷年成績(jī)輸入計(jì)算機(jī)，在紙質(zhì)檔案投遞出去以后保證學(xué)校留存學(xué)生的個(gè)人信息，若學(xué)生檔案因各種原因丟失學(xué)校可以提供補(bǔ)辦檔案業(yè)務(wù)。 （下轉(zhuǎn)第133頁）（上接第148頁）

（五）遺留檔案的處理及時(shí)處理。大多數(shù)學(xué)生在畢業(yè)之后能順利地將檔案轉(zhuǎn)遞到學(xué)生工作的單位或人才服務(wù)中心，除此之外還有退學(xué)、因故死亡、休學(xué)等其他學(xué)生在尚未畢業(yè)就終止學(xué)業(yè)的，其檔案應(yīng)分類管理，不能直接投送到人才服務(wù)中心。

【參考文獻(xiàn)】

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一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是社會(huì)用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會(huì)對(duì)于檔案管理重要性的不斷增強(qiáng)，高校必須重視并及時(shí)處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時(shí)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報(bào)到時(shí)間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時(shí)間和精力放在對(duì)學(xué)生的教學(xué)管理上，而對(duì)于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對(duì)于高校檔案管理工作的最后一個(gè)流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識(shí)較為淡泊，錯(cuò)誤地將其作為一項(xiàng)輔工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯(cuò)誤

在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會(huì)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時(shí)間倉促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯(cuò)放、錯(cuò)寄的現(xiàn)象。同時(shí)，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進(jìn)而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個(gè)時(shí)間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時(shí)，由于畢業(yè)生檔案查詢時(shí)間相對(duì)集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時(shí)難以完全滿足社會(huì)公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對(duì)落后

目前，許多高校在進(jìn)行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時(shí)仍然使用原始的手工操作方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且容易出錯(cuò)，尤其是一旦碰到畢業(yè)時(shí)間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時(shí)更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財(cái)力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢(shì)下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識(shí)的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強(qiáng)檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會(huì)、印發(fā)手冊(cè)以及宣傳欄等多種有效途徑對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行強(qiáng)化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識(shí)，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識(shí)，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時(shí)，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識(shí)，對(duì)畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強(qiáng)全民檔案意識(shí)以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)

近年來，伴隨著國家對(duì)檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對(duì)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個(gè)相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實(shí)際情況出發(fā)，盡快出臺(tái)專門的法律法規(guī)，或者對(duì)現(xiàn)行法律法規(guī)進(jìn)行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對(duì)當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)一步和各地市人事部門和人才交流中心進(jìn)行合作，對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行查找，并提出相對(duì)應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進(jìn)一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個(gè)畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。

（四）對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對(duì)于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時(shí)聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項(xiàng)工作中，因此有必要對(duì)這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強(qiáng)他們的責(zé)任心的同時(shí)提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通

因?yàn)楦咝．厴I(yè)生檔案最終會(huì)轉(zhuǎn)遞給社會(huì)人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個(gè)不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進(jìn)一步達(dá)成共識(shí)，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時(shí)，進(jìn)而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時(shí)展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對(duì)接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個(gè)畢業(yè)生可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)隨時(shí)登陸網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制

首先，高校應(yīng)及時(shí)催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時(shí)將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時(shí)對(duì)于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行整理和收集，對(duì)沒有及時(shí)寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)對(duì)于那些被退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時(shí)應(yīng)及時(shí)和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時(shí)查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報(bào)到之后，應(yīng)主動(dòng)查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個(gè)月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時(shí)和學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時(shí)也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識(shí)的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制，切實(shí)把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。

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