檔案管理風(fēng)險精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案管理風(fēng)險，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一、目前會計師事務(wù)所檔案管理存在的一些問題

我國從1991年恢復(fù)注冊會計師統(tǒng)一考試以來，到現(xiàn)在已有二十多年時間，注冊會計師的業(yè)務(wù)也有很大的發(fā)展，會計師事務(wù)所的檔案管理也取得了很大的進(jìn)展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中，由于過份重視經(jīng)濟(jì)利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會計師事務(wù)所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規(guī)范

有些會計師事務(wù)所在上半年審計業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務(wù)淡季時才專門抽時間進(jìn)行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現(xiàn)缺少各種審計證據(jù)的情況，如關(guān)鍵的詢證函沒有，企業(yè)的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復(fù)印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報表都沒有蓋公章，要補(bǔ)的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結(jié)果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經(jīng)有一個會計師事務(wù)所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務(wù)所注冊會計師在叫來被告詢問某些細(xì)節(jié)時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經(jīng)驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據(jù)撕下帶走，有些進(jìn)行涂改，造成在開庭質(zhì)證時，原告方證據(jù)效力受到影響。會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)時還會將一些自相矛盾的審計證據(jù)一同保存，比如說本期確認(rèn)了收入，但發(fā)貨單之類的審計證據(jù)卻又不是當(dāng)期的，有的驗資報告的出資單據(jù)如銀行繳款單或進(jìn)賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據(jù)。這些無疑存在很大的風(fēng)險。

3、重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個事務(wù)所關(guān)門。所以，業(yè)內(nèi)人士將會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務(wù)所對于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴(yán)重散失，處于無人管理的狀態(tài)。

二、加強(qiáng)檔案管理、防范風(fēng)險的應(yīng)對措施

會計師事務(wù)所如何化解在執(zhí)業(yè)過程中遇到的風(fēng)險，除了加強(qiáng)自身專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高專業(yè)勝任能力，對明顯有風(fēng)險的業(yè)務(wù)規(guī)避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會計檔案管理制度、規(guī)范會計檔案保管

每個會計師事務(wù)所為了規(guī)避風(fēng)險，規(guī)范管理，都應(yīng)該制定會計師事務(wù)所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進(jìn)行分工，明確各部門的責(zé)權(quán)利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細(xì)的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高執(zhí)業(yè)人員對會計檔案重要性的認(rèn)識

有許多注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中，會帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計證據(jù)的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經(jīng)驗，對審計證據(jù)也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進(jìn)行有關(guān)審計工作底稿相關(guān)知識的培訓(xùn)，使他們對審計證據(jù)的范圍和重要性有明確的認(rèn)識，對審計證據(jù)的真假能進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋鎰e，同時，執(zhí)業(yè)的注冊會計師對助理人員搜集的證據(jù)的完整性和真實性要負(fù)有主要責(zé)任，不能一旦出事就將責(zé)任推卸給助理人員。

3、對重要的證據(jù)要重點保存

在進(jìn)行審計業(yè)務(wù)時，對企業(yè)重要資產(chǎn)的權(quán)證，如銀行存款的對賬單，房產(chǎn)和土地的產(chǎn)權(quán)證、應(yīng)收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業(yè)務(wù)中的投入資本的單據(jù)，如貨幣資金出資的繳款單或進(jìn)賬單，實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明及移交記錄等，都必須重點保存。

4、注冊會計師對會計檔案要嚴(yán)加審核，保證審計證據(jù)的真實性

注冊會計師在執(zhí)業(yè)時，對證據(jù)的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉(zhuǎn)交會計師事務(wù)所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風(fēng)險。曾有個會計師曹日紅佛山市注冊會計師協(xié)會廣東佛山528000事務(wù)所在做驗資業(yè)務(wù)時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產(chǎn)生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務(wù)所因工作失職承擔(dān)連帶責(zé)任。另外對自相矛盾的證據(jù)要運(yùn)用替代程序進(jìn)行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，做好保密工作

注冊會計師所從事的工作要體現(xiàn)獨立、客觀、公正，就必須具有良好的職業(yè)道德，對在執(zhí)業(yè)過程中知曉的客戶商業(yè)秘密，要嚴(yán)加保密，不能泄露，更不能以此謀利，要妥善保管好會計檔案，做好借閱記錄，不要使客戶的商業(yè)秘密泄露。曾有位注冊會計師利用客戶貨幣資金增資時知曉的信息，將銀行詢證函拍照發(fā)給與客戶存在訴訟糾紛的當(dāng)事人，造成客戶增資存款被凍結(jié)并劃走，使客戶造成重大損失，對該會計師事務(wù)所的聲譽(yù)造成很壞的影響。

篇2

1 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險相關(guān)問題

1.1 信息化風(fēng)險問題

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進(jìn)行檔案管理會帶來一定的風(fēng)險，比如計算機(jī)病毒、黑客侵犯、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導(dǎo)致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業(yè)造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產(chǎn)檔案管理工作存在一定的信息化風(fēng)險。

1.2 投資風(fēng)險問題

投資風(fēng)險也是影響房地產(chǎn)檔案管理工作的一項重要的因素，房地產(chǎn)企業(yè)一般考慮到運(yùn)行過程中可能發(fā)生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進(jìn)行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設(shè)備方面等，投資風(fēng)險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現(xiàn)協(xié)調(diào)平衡，就會很容易產(chǎn)生投資風(fēng)險。比如在實行網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)的過程中，會引入大量的計算機(jī)、掃描儀等等設(shè)備，加大了資金的投入，在進(jìn)行投資時，管理不到位，投資風(fēng)險就會不可避免。

1.3 知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險問題

現(xiàn)今階段，房地產(chǎn)檔案管理在信息化建設(shè)下就是為了能夠達(dá)到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發(fā)到知識產(chǎn)權(quán)問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進(jìn)行有效的保護(hù)，會使得資源信息出現(xiàn)篡改以及丟失的情況，房地產(chǎn)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)制度還并不完善，與檔案有關(guān)數(shù)據(jù)信息在分享參考時，知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險問題就會產(chǎn)生。

1.4 人員素質(zhì)有待提高

互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進(jìn)行歸總，信息技術(shù)的應(yīng)用不廣泛，不具備信息技術(shù)操作能力，當(dāng)前在房地產(chǎn)企業(yè)中，既能夠掌握房地產(chǎn)業(yè)務(wù)又能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)失誤，檔案管理不到位，給房地產(chǎn)企業(yè)帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產(chǎn)企業(yè)中很多對檔案管理并不重視，普遍認(rèn)為房地產(chǎn)檔案的管理工作即文件復(fù)制粘貼，進(jìn)行簡單的統(tǒng)計，并不是房地產(chǎn)登記所重要的工作，也無法對登記產(chǎn)生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的進(jìn)展。因此部分房地產(chǎn)企業(yè)對檔案管理缺乏認(rèn)識，從而出現(xiàn)了各種風(fēng)險，給檔案管理工作產(chǎn)生了不好的因素，影響了企業(yè)的發(fā)展。

1.6 檔案管理技術(shù)手段較為落后

在市場經(jīng)濟(jì)體制下，房地產(chǎn)檔案管理離不開互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，但部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門在信息系統(tǒng)開發(fā)方面還存著不足，無法實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，由于技術(shù)方面認(rèn)識不足，還有一些資金方面的局限，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)自動化技術(shù)比較滯后，無法對信息系統(tǒng)的各個功能進(jìn)行更新，還有計算機(jī)設(shè)備也沒有及時的更換，使得信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)檔案管理方面得不到很好的發(fā)揮，還有部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案激勵，沒有運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，限制了檔案管理工作的進(jìn)展。

2 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險的應(yīng)對策略

2.1 房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險的能力

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，最大限度的避免風(fēng)險的產(chǎn)生，應(yīng)對檔案管理人員加強(qiáng)認(rèn)識，為他們講解風(fēng)險的危害性。在進(jìn)行異地備份的情況下加強(qiáng)管理，合理的運(yùn)用檔案數(shù)字化處理，新檔案在歸總時需進(jìn)行電子化的處理，如果需要進(jìn)行紙質(zhì)記錄檔案，與此同時也應(yīng)采取電子檔案，將電子檔案進(jìn)行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風(fēng)險源的產(chǎn)生。

2.2 完善信息?c資料檢索體系

為了使房地產(chǎn)企業(yè)檔案資料的完整性，應(yīng)對其進(jìn)行全面的核對，對檔案的內(nèi)容要認(rèn)真的核對，確保檔案的內(nèi)容與現(xiàn)實所要記錄的內(nèi)容一致，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在問題，不符合實際的情況，應(yīng)及時的采取調(diào)整，按照一定的程序?qū)n案采取分類編目，創(chuàng)建案卷號、文號等多方面目錄，設(shè)置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴(kuò)大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產(chǎn)信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護(hù)措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產(chǎn)檔案信息至關(guān)重要，應(yīng)不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，確保檔案的準(zhǔn)確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創(chuàng)在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進(jìn)行更新，定期對檔案進(jìn)行核實與監(jiān)督，對從中所發(fā)現(xiàn)的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應(yīng)及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進(jìn)行歸總，對人員進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其能夠精通互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高人員的職責(zé)意識。強(qiáng)調(diào)應(yīng)要求人員學(xué)會使用計算機(jī)上技術(shù)對房地產(chǎn)登記信息統(tǒng)計，合理的對房地產(chǎn)資源進(jìn)行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認(rèn)識到檔案管理的重要性，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業(yè)績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強(qiáng)他們的歸屬感，更好的對檔案進(jìn)行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進(jìn)行。

2.5 做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險評估工作

在房地產(chǎn)檔案管理中，應(yīng)對風(fēng)險采取一定的評估，從而掌握風(fēng)險產(chǎn)生的成因以及風(fēng)險的危害性，從而能夠針對性的運(yùn)用應(yīng)對方法來解決這些風(fēng)險，對檔案存在的某一個特定的風(fēng)險進(jìn)行分析，對其所產(chǎn)生的概率進(jìn)行研究，然后再決定運(yùn)用哪一種方法解決這一風(fēng)險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風(fēng)險產(chǎn)生。在進(jìn)行風(fēng)險評估工作的過程中，需要結(jié)合實際情況來進(jìn)行，最好請這方面的專家來進(jìn)行風(fēng)險評，有效的減小風(fēng)險帶來的危害。

篇3

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險分析

如今社會中，各行各業(yè)都開不開電子信息技術(shù)，紙質(zhì)記錄管理漸漸被取而代之，電子信息檔案管理，隨之因運(yùn)而生。電子檔案信息的安全是指保護(hù)該檔案、保護(hù)該檔案的核心內(nèi)容、數(shù)據(jù)文件，不受到破環(huán)、丟失和竊取。與傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄比較，電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時，電子信息檔案管理也存在著很大的風(fēng)險隱患。

一、電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險

可是就我國目前來說，電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建才剛剛開始屬于萌芽階段，自身存在著很多缺陷，電子信息檔案管理的風(fēng)險重在于對其的預(yù)防措施太單薄，很難去規(guī)避風(fēng)險，不知道該如何加強(qiáng)信息保護(hù)，問題往往出現(xiàn)在電子信息管理人員缺乏科學(xué)技術(shù)，該管理人員對于電子信息的保護(hù)意識不夠清晰，沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風(fēng)險主要來源于網(wǎng)絡(luò)黑客或其它網(wǎng)絡(luò)病毒，一旦受到攻擊和傳染，那么電子檔案信息的安全將無從談起，這種風(fēng)險無法得到及時有效的信息反饋，導(dǎo)致就算經(jīng)歷了惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊傳染后，也并沒有及時加強(qiáng)管理補(bǔ)救措施，并未對電子信息檔案系統(tǒng)定期及時更新升級，導(dǎo)致系統(tǒng)老化，容易被襲擊。在傳統(tǒng)的管理方式落后的狀態(tài)下，新的管理模式仍然還尚未研究、補(bǔ)救、總結(jié)、反饋，使得風(fēng)險系數(shù)大大提升。未及時緩解突然風(fēng)險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素，導(dǎo)致原本簡單的風(fēng)險防御系統(tǒng)失效，電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性，而在面臨突然情況時，如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤，許多企業(yè)在選擇了電子信息檔案管理的同時，也做好了風(fēng)險轉(zhuǎn)移的準(zhǔn)備，而往往也有大多數(shù)企業(yè)管理人員未能及時采取措施，未能及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、未能解決風(fēng)險[1]。

二、電子信息檔案管理中應(yīng)對風(fēng)險的對策

（一）設(shè)置訪問權(quán)限，減少泄漏風(fēng)險。諸多企業(yè)都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失，有關(guān)企業(yè)部門并未嚴(yán)格執(zhí)行人員個體確認(rèn)，因為檔案工作管理人員，都曾或多或少的接觸過不同層次的檔案實體，該工作人員包括，企業(yè)人員異動、崗位調(diào)換、退休、離職等因素，都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風(fēng)險。該風(fēng)險需要靠企業(yè)落實到個人，對其個人設(shè)置訪問權(quán)限以及在有效期內(nèi)個人可以對某部分區(qū)域的電腦進(jìn)行管控和掌握使用權(quán)，這樣可大大減少人為泄漏的風(fēng)險。所謂的電子信息檔案泄漏風(fēng)險，除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個企業(yè)不光要大力宣導(dǎo)信息安全的觀念，更是要投入科學(xué)技術(shù)防護(hù)，安全觀念提醒我們，防毒措施以及相關(guān)資料備份的重要性。網(wǎng)絡(luò)這個大載體中可以無形間夾帶著病毒侵入電腦中，造成電子檔案信息系統(tǒng)的感染，導(dǎo)致電子信息資料可能會被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時，檔案部門應(yīng)該建立更好的防毒環(huán)境。將重要資料盡可能備份在光碟中，讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。（二）維護(hù)信息檔案，規(guī)范操作流程。在各個企業(yè)檔案部門向外提供檔案資料的同時，盡可能的采用電子郵件或者網(wǎng)頁瀏覽的方式進(jìn)行傳遞操作，在信息檔案發(fā)送前應(yīng)進(jìn)行強(qiáng)力掃描殺毒，該內(nèi)容使用過濾方式循環(huán)阻隔其它普通網(wǎng)頁的侵入，以此來保證信息檔案的安全，監(jiān)督保持殺毒掃描前后原件數(shù)量是否一致，維護(hù)發(fā)送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失，并組織確保已經(jīng)發(fā)送后的系統(tǒng)網(wǎng)頁攻擊事件的出現(xiàn)，以及被他人侵權(quán)或盜用其他用途的可能。在當(dāng)下科技發(fā)展如此飛快的社會，電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學(xué)習(xí)，不光防控防病毒這一單方面，在信息系統(tǒng)維護(hù)上也要加大學(xué)習(xí)力度，不能一直停止在一個階段，維系著已經(jīng)過時的病毒庫，新的病毒體已經(jīng)出現(xiàn)，就需要檔案部門操作人員及時更新，研究對策，不能持續(xù)“以不變應(yīng)萬變”的思想，應(yīng)該多方面掌握信息安全的資料，重點關(guān)注，就電子信息檔案的管理人員而言，最重要的就是對電子信息檔案的每個環(huán)節(jié)能有嚴(yán)格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來，檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問題[2]。（三）完善培訓(xùn)計劃，統(tǒng)籌管理風(fēng)險。控制風(fēng)險作為損失縮小的最佳方法，加強(qiáng)培訓(xùn)防御措施不但能夠有效的控制風(fēng)險，更能降低風(fēng)險的可能性。學(xué)習(xí)引進(jìn)最先進(jìn)的防御系統(tǒng)，不被外界其它網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁肆意侵略，確保電子信息檔案的安全性能，學(xué)習(xí)對于電子信息技術(shù)進(jìn)行加密處理。檔案部門人員可以再通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、以及各個電子信息檔案所相關(guān)資產(chǎn)的重新布置等計劃。管理中的黃金定律就是預(yù)防勝于治理，通過培訓(xùn)做到把風(fēng)險預(yù)防放到首位，當(dāng)風(fēng)險真的出現(xiàn)時，采取有效的措施進(jìn)行風(fēng)險緩解和風(fēng)險轉(zhuǎn)移，盡可能降低各種風(fēng)險所帶來的危害，這才是最為關(guān)鍵的[3]。

三、結(jié)論

篇4

一、人事檔案管理流程中的風(fēng)險

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，亟待人們加以解決。

1.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點，避免缺點；內(nèi)容空乏，個人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴(yán)、檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)等原因，也導(dǎo)致了人事檔案造假問題日益嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業(yè)信譽(yù)維持方面的作用大大降低。

2.人事檔案的管理不規(guī)范，檔案丟失、變更、損毀嚴(yán)重

檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱。由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現(xiàn)人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復(fù)、修補(bǔ)困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經(jīng)很久遠(yuǎn)，且紙質(zhì)較差，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補(bǔ)救的。

3.檔案的整理不規(guī)范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業(yè)務(wù)

整理人事檔案是一項細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

盡管我們對人的評價標(biāo)準(zhǔn)是從政治和業(yè)務(wù)兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標(biāo)準(zhǔn)來評價人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴(yán)格把屬于反映個人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻(xiàn)等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材料的收集，能反映個人業(yè)務(wù)能力的材料相對較少，即使有也是數(shù)量有限或者補(bǔ)充不及時。

二、防范人事檔案管理的風(fēng)險

針對人事檔案管理存在的風(fēng)險，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實際，通過對人事檔案的內(nèi)容、管理方法、管理制度等進(jìn)行改革與完善以防范管理流程中的風(fēng)險。

1.努力提高人事檔案材料的質(zhì)量

1.1強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強(qiáng)組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心，是解決當(dāng)前人事工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

1.2提高人事檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作者面臨著知識化、專業(yè)化的嚴(yán)竣挑戰(zhàn)，加強(qiáng)科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)是檔案管理者的當(dāng)務(wù)之急。此外，還應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當(dāng)前人才流動規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實需要，主動提供全面、準(zhǔn)確的人事檔案，為人事管理工作服務(wù)。

1.3補(bǔ)充具有個性的人事檔案材料。

針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，有關(guān)部門應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質(zhì)的檔案材料，如反映當(dāng)事人身體素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)和心理素質(zhì)等方面的材料，其中有關(guān)個人心理素質(zhì)和能力素質(zhì)的材料應(yīng)是重點補(bǔ)充的內(nèi)容。在反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的個性、合作與團(tuán)隊精神、創(chuàng)新意識等；二是反映個人業(yè)務(wù)考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明顯不同。

2.加快人事檔案信息化管理進(jìn)程，提高檔案工作質(zhì)量水平

在人事檔案管理工作中，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的新成果，先進(jìn)的管理方法、先進(jìn)的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術(shù)，實現(xiàn)檔案的備份存儲和計算機(jī)管理，減少原件的 損耗，并實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

3.健全各種規(guī)章制度，建立適應(yīng)時代要求的人事檔案管理體制。

應(yīng)遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規(guī)章制度，各單位還應(yīng)結(jié)合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補(bǔ)充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規(guī)章制度制定以后，一定要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規(guī)定手續(xù)辦事，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)；對各種利用檔案進(jìn)行造假或謀取私利現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)加處理，做到違法必究。

篇5

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動的新常態(tài)。而在市場化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險等級。越來越多的經(jīng)驗教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險的主要類型

根據(jù)對多個企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險

上文講過，長期計劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會影響使用，還會產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業(yè)活動中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內(nèi)經(jīng)營活動存在的憑證，只要在規(guī)定的時間內(nèi)都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風(fēng)險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對這一塊的責(zé)任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險的具體措施

上文對企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險的措施。