檔案文獻管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案文獻管理，期待它們能激發您的靈感。

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1 數據來源與處理

以《管理》為數據源，在CNKI中檢索獲得2004年～2013年3111條數據，剔除新聞、通訊、卷首語、文苑、休閑等，得到2343篇論文，參照《GB/T7714-2005文后參考文獻著錄規則》，通過自編程序在SPSS19.0中輸入參考文獻相關數據，得到參考文獻引用次數5679次。

2 統計結果與分析

2.1 篇均引用及普賴斯指數（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統計的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現穩健上升趨勢。普賴斯指數（引用文獻中5年內引文量與總引文量之比）是評價期刊新穎度的數量指標[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內引文量2619次，普賴斯指數平均值為46.12%，其中2005年達到64.05%，說明2005年引用文獻的內容新穎度最高，《管理》作者在檔案學領域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。

表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況

2.2 文獻類型分布（整體）。《管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統計出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說明《管理》的主要參考來源也是中文參考文獻。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據GB3469-83《文獻類型與文獻載體代碼》規定，將無法歸類和未說明的文獻統一歸為“Z”，并將中文參考文獻單獨統計。表2可見，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導著參考文獻的比例。此外，網絡文獻OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說明網絡在文獻引用中的作用逐漸顯現。

表2 文獻類型分布

2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見表3，排名前10高被引論文見表4。從統計數據可知，一是《管理》對排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強，其中對《通訊》《研究》《中國檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時，排名前10高被引期刊論文有7篇來自《管理》，自引率高。四是《管理》對《通訊》《研究》的引用高達13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學專業期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學科獨立性強。

表3 高被引期刊分布（前15）[9]

表4 高被引期刊論文（前10）

2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業書籍的前10，說明此6人的書籍在檔案學領域影響力很大；非專業書籍排名前10的無一相同。詳見表5。

表5 高被引圖書（前10）

2.5 學位論文、報紙、報告等其他類型文獻（中文）。學位論文、報紙、會議集、標準等在參考文獻中有372次，占6.98%，詳見表2。（1）學位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數據；被引5次以上的集中在蘇州大學（18），黑龍江大學（7），安徽大學（6），中北大學（5），其中蘇州大學與安徽大學在王文統計中亦位列前六[11]。（2）報紙。涉及24份報紙，其中，中國檔案報（19）、中國青年報（9）、光明日報（8）、人民日報（8）排名前四，僅被引1次的報紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無幾[12]。（3）會議論文集。54次被引涉及35個會議，其中17個涉及歷屆檔案工作年會，9個屬于檔案工作文集、文選，9個無法核實到具體會議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國檔案工作者年會。（4）標準。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》與GB/T20988-2007《信息安全技術――信息系統災難恢復規范》。其他類型數據甚少，不再贅述。

2.6 網絡文獻（整體）。《管理》網絡文獻引文有507篇，占8.93%，篇均數不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數量上在逐年增加。按照丁敬達的檔案學期刊網絡引文類型分類[14]，《管理》10年間網絡引文以靜態類網頁（244）為主，占48.13%，其他網站類（164）占32.35%，動態類網絡（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動態類網絡可訪率最低僅為21.21%，說明動態類網絡穩定性和持久性較差，作者在引用時要更加審慎[15]。從網絡引文域名來看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達統計的2002年～2011年《通訊》《研究》的數據一致[16]。

2.7 譯文、外文文獻（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現代檔案：原則與技術》，高達52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫克

表6 網絡文獻引用年度變化表

的文章，即：“銘記未來――檔案在建構集體記憶中的作用”“檔案學與后現代主義：舊意新解”“電子文件與紙質文件觀念：后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命”，與王文統計一致。

表7 譯文類型分布

外文被引共176次，表8可見。整體上外文引用呈上升態勢，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網絡文獻（88）和期刊（43）上，說明作者對外文的獲取主要依靠網絡渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統計相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。

表8 外文引用年度變化表

3 結論與探討

3.1 加強參考文獻著錄規范性。參考文獻作為一種引證憑據和對他人成果尊重的表達，其著錄規范性可在一定程度上反映作者的學術研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標題（178次）、缺來源（124次）、缺時間（250次）；“五錯”，即：作者名字錯，如“劉東斌”標成“劉斌東”，類型錯，如“N”標成“J”，文獻標志碼與期刊位置放錯，出版時間標錯，刊名寫錯；“兩不規范”，即：多名作者間的標注符號用“、”“，”不一，文獻標志碼“M”“C”“G”混用。

3.2 增強檔案學科開放性。參考文獻主要分布在“理論探討”（2798）、“業務研究”（1153）、“爭鳴”（362）等19個欄目中，從學科內交流來看，高被引論文前10中有5篇來自“爭鳴”，作者就同一主題探討較多，檔案學科內、作者間的交流較多，開放性較高；從學科間來看，檔案學科與關聯學科、交叉學科、工具學科的交流甚少；“海外采風”（104）采的多，批判、移植、“本土化建設”寥寥無幾。

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關鍵詞：組織管理 檔案 文獻遺產 保護技術 推進 作用

客觀上，長期以來我國檔案文獻遺產保護十分重視保護技術的開發，形成了以技術研發為主導的基本特征，卻忽視了如何組織實施技術的研究。當代文獻遺產保護及其研究工作也暴露出一些缺陷，諸如對文獻遺產的結構與分布研究不夠、對保護基礎工作的重視不夠、部門各自為政、部門間保護工作失衡、專指性保護法律缺位、專門性教育匱乏、技術研究項目重復、科研機構設置不合理等。這些方面都或多或少地影響到檔案文獻遺產保護技術推進的成效。如何科學地認識檔案文獻保護技術推進過程中組織管理的地位和作用，并在實踐過程中通過組織管理的優化使得檔案文獻遺產保護技術推進的成效最大化，這是一個需要深入研究的問題。

1.對組織管理在檔案文獻遺產保護技術推進中作用的正確理解

“組織”含有多種含義：是社會實體；有明確的目標；有精心設計的結構和協調的活動系統；與外部環境相聯系。管理是存在于社會中的一種目標責任活動過程，它以人為中心，以決策為基礎，通過計劃、組織、領導、控制等手段協調組織活動中的各項關系和工作，以期達到預期的目標。可見，組織與管理的含義是不同的。組織管理，相對于檔案文獻保護的技術層面而言，是影響技術推進的各種因素的總稱，是檔案文獻遺產技術性保護以外的各種因素的統稱。以檔案文獻遺產保護標準為例，不論是國際標準還是國家標準、行業標準，它們本身并不是技術，但直接影響檔案文獻遺產保護技術的實施，故將其歸納到組織管理層面。

《保護世界文化與自然遺產公約》第4條規定，遺產保護需要各國竭盡全力，最大限度地利用本國資源，必要時利用所能獲得的國際援助和合作，特別是財政、藝術、科學及技術方面的援助和合作。這體現了聯合國教科文組織保護遺產的總體思路和基本框架是技術層面與組織管理層面的有機結合。國家文物局單霽翔局長指出，要用十七大精神推動當前的文物保護工作，一是要積極結合文化遺產保護實際開展調査研究，著力思考研究各項工作面臨的新情況新矛盾，以科學發展觀為指導，研討新思路新舉措，力爭取得一批富有成效的調研成果。二是要抓住文物保護法修訂頒布五周年的時機，大力開展宣傳貫徹文物保護法活動。三是要推進第三次全國文物普査工作。目前各地都積極啟動普查工作，但是工作進度還不平衡。調査研究是推動文物保護工作的基礎，而法律宣傳、組織以及人財物的保障，都是文物保護技術房面之外的部分，歸屬于文物保護的組織管理層面。

可見，保護遺產并非只是“技術“一枝獨秀，需要百花齊放，多方合作。在檔案文獻遺產保護過程中，技術的應用是硬性的，技術應用過程中的組織管理是軟性的。只有硬性和軟性的有機結合，即技術的應用及其組織管理緊密結合起來，檔案文獻遺產保護技術推進才會產生成效。也就是說，在檔案文獻遺產保護技術推進的過程中，技術性保護的優先使用具有必然性，而樹立以技術為主、多方兼顧的基本思想，才能取得檔案文獻遺產保護技術推進成效的最大化。

2.組織管理在檔案文獻遺產保護技術推進中的作用從定量的方面進行研究

為了定量分析組織管理各個因素在檔案文獻遺產保護技術推進中的作用，有必要對影響檔案文獻遺產保護的因素進行剖析。

因素是構成事物本質的成分，決定事物成敗的原因或條件。在檔案文獻保護漫長的發展歷程中，必然存在各種復雜的因素影響著檔案文獻遺產保護的成效。按照視角的不同，這些影響因素既有社會方面的，也有機構方面和個人方面的；既有行政管理方面的，也有業務工作方面的；還可以分為人、財、物方面的，物質的、能量的和信息的，國內和國外的，保護系統內部的和外部的等。對這些因素進行深入分析，有助于全面地考察與檔案文獻遺產保護技術推進相關的各種因素，從中發現組織管理所起的作用。

一般認為，影響保護檔案文獻成效的因素可以分為外因和內因兩個方面。內因方面，與之相關的因素包括管理機構、業務機構、科研機構、教育機構、保護法律法規建設、保護物質條件與經費投人等。內因是事物變化發展的內在根據，事物存在的基礎，是一事物區別于他事物的內在本質，是事物運動的源泉和動力，它規定著事物運動和發展的基本趨勢，直關檔案文獻保護的效果。外因方面，檔案文獻保護系統與外界有著密切的相互聯系。相互聯系的實質是系統各要素之間以及系統與環境之間發生著廣泛的物質、能量和信息交換。這些外界因素不僅包括宗教、政治體制、經濟實力和技術條件等社會環境因素，也包含人為因素，畢竟不同的人具有不同的遺產保護意識和行為。因此，社會保護意識的強弱、

相關法律法規是否健全、遺產保護信息傳播通暢與否、經費保障是否得力等都直接決定著檔案文獻遺產保護的發展步伐，影響著檔案文獻遺產保護的未來。由此可見，不少因素直接或間接地影響和制約著檔案文獻遺產保護的水平和速度。其中，組織管理方面的因素是不可忽視的重要方面。因此，在實施檔案文獻遺產保護技術過程中，需要加強組織管理方面的工作。

3.組織管理與檔案文獻遺產保護技術推進之間的定量關系

用層次分析法進行過量化研究。層次分析法由美國著名運籌學家薩蒂創建，是對問題所涉及的因素進行分類，然后構成一個各因素之間相互連接的層次結構圖。因此，對于因素的分析與判斷是層次分析法的重要步驟之一，也是其基本要求和邏輯起點。

在實際應用方面，層次分析法是"在對復雜的決策問題的本質、影響因素及其內在關系等進行深人分析的基礎上，利用較少的定量信息使決策的思維過程數學化，從而為多目標、多準則或無結構特性的復雜決策問題提供簡便的決策方法。正是由于能夠將復雜問題中各種因素通過劃分成相互聯系的有序層次并使之條理化，它不僅在旅游資源評價方面有突出的應用，而且被廣泛地應用于經濟管理規劃、能源開發利用與資源分析、城市產業規劃、人才預測、交通運輸、水資源分析利用等多個方面。應用層次分析法時，需要將各種有關因素分為目標、準則和措施三個層次。其中，目標是檔案文獻遺產保護希望達到的目的；準則是衡量目標能否實現的標準；措施是實行目標的方案、方法、手段等。

參考文獻

[1]馬建華，管華.系統科學及其在地理學中的應用.北京：科學出版社，2003

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在《社會保險業務檔案管理規定》當中有明確指出：社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進入醫療檔案管理內容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業務的檔案在管理過程中都是具體依據國家所頒布的《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》相關要求進行執行。因此，一名從事醫療檔案管理的從業人員，要想提高自身的業務水平及服務水平，就必須要明確自己所從事行業的相關工作內容是什么。通過認清與掌握自己的工作范疇，工作內容，才能更為有效地提高社會服務水平。

二、以對醫療檔案前期文書的處理為切入口

從醫療檔案管理的角度來看，檔案工作的規范化、標準化是實現有效檔案管理的重要前提。要使檔案規范、標準，必須先解決好公文制發。而完成這一環節，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規范化、標準化實現的重要基礎。醫療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權益的真實記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據。“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”是我們醫療檔案管理的核心目標，也是反映社會保險事業不斷發展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質量的高低將直接影響檔案質量，也將制約日后檔案工作的規范化、標準化。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。對于將成為檔案的公文文本載體的質量上一定要注意，其中幅面的尺寸規格上就要求統一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標題是否是準確的，主送單位與抄送單位是否準確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發的手續有無。以上所提到的種種都是提高醫療保險檔案管理工作有效性所應該關注和重視的內容。

三、以醫療檔案管理的信息化發展為切入口

案卷質量的高低將會直接影響到檔案工作規范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統性，都將影響我們醫療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯網信息時代的到來，各行各業都試圖利用這種新技術推動自身的發展。醫療檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統意義上的檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。

四、以對檔案管理工作正確的認識為切入口

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關鍵詞：電子檔案文件；安全管理；風險防范

中圖分類號：G275．7文獻標識碼：A文章編號：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業技術學院工程師，研究方向為網絡安全、軟件技術、數據庫技術及應用。

隨著電子政務的迅速發展，電子文檔成為政府部門和企事業單位體現數據流的主要表現形式，其流程中的瀏覽、復制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內對于電子文件風險管理研究正在深入，經過，對于電子文件的風險類型和風險識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風險檢測研究》一文中提出。目前，國內對于信息化平臺中電子文件風險管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務系統中的文件風險》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點及各階段存在的基本風險。根據安全調查機構的數據顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業內部，追溯源頭發現，電子信息的明文存儲和無控流轉是泄密事件頻發的根本。檔案管理人員的風險意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認識不足。電子文檔安全管理中具體的保護實施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護的特點

電子文檔的使用頻率已經超過了紙質文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內容信息和保存描述信息的元數據二者共同構成，以計算機硬盤、光盤、U盤等物理存儲介質為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網絡傳輸，通過計算機系統存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文本文檔的電子掃描版、記錄活動的影音文件等。但與紙質印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復制、更易修改、更易刪除和損壞的特點。電子檔案文件具備三個特征：(1)電子文檔真實一致性，是指電子文件的內容、結構和背景信息與電子文件形成時的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結構、內容、數據等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規的保障，應用電子簽名與數字證書，嵌入國家認證的數字證書中心頒發的證書，實現文件和載體的完好。根據電子檔案的特征，應從三個方面加強對應的文件保護措施：(1)從電子文件產生、運行、消亡的整個生命周期，加強電子文件運行環境的保護；(2)從電子文件的載體角度，加強對計算機硬盤、網盤等電子文件的存儲介質的保護；(3)從電子文件信息內容的保護出發，加強電子文件信息數據內容的可獲得和可讀取性保護。

二、電子檔案文件管理中的安全風險

當前，電子檔案文件在數據的訪問控制和存儲管理等方面存在諸多問題，其安全風險問題越來越受到重視。

(一)電子檔案在網絡傳輸中的安全風險

電子檔案的在線利用是通過網絡開展，在提供便捷利用的同時，也存在各種安全風險。目前網絡上用戶管理權限漏洞導致存在許多不可預測的安全風險，網絡數據被盜取等諸多安全事件越來越多。

(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風險

在電子檔案利用權限方面，給用戶授予的權限過大，導致權限劃分不清、越權行為的發生。失去對電子檔案的監護控制行為，產生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴重的會導致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲中的安全風險

電子檔案在檔案管理信息系統中的存儲格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經過嚴格的加密防范措施，在信息存儲和利用過程中就可能存在被篡改的風險。

三、電子檔案文件的安全存儲管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實施電子文件登記檢驗制度，把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集。電子文件拷貝至耐久性的介質載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲

在電子文件的媒介存儲方面，應采用帶有備份功能的文件存儲服務器、磁帶、光盤等。存儲電子文件的存儲介質及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環境、保管期限等描述性標簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統對電子文件進行安全歸檔

嚴格按照我國指定的《信息系統安全等級保護基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規范》(國標GB/ti18894－2002)等法規，規范用戶角色分配、介質存儲管理和文件訪問控制等手段對電子文件進行過程控制。在政府機構、企事業單位的檔案信息管理系統中，設計系統管理員、安全管理員、安全審計員三種角色，符合三員權限及職責的有效分離，實現三方管理的相互制約機制及監督機制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護

對電子文檔提供數字標密，并生成電子標簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時，進行實施審批手續制定秘密等級。標密后的電子文檔可識別電子文件的創建者、創建時間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復制、打印和刪除等行為，實現動態跟蹤保護。在設置文件的授權訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個維度，建立二維矩陣式的內部權限控制體系，提供文件的標準授權、文件的定向授權和文件的向上授權這三種授權方式，給予用戶相應的權限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復管理

在電子文檔的兩個關鍵階段：文件定密階段和文件外發階段，引入流程審批管理手續，實現對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數字指紋技術和數字水印技術實現的安全傳遞管理。在數字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關信息，實現跟蹤監控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲技術目前正應用于電子文檔的保護中，當發生檔案數據丟失時，可以使用備份文件完成數據恢復，保障檔案文件的安全。

五、結束語

總之，電子文檔的安全環境是信息安全范疇的薄弱環節，是防范的重點。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數字指紋物理技術等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。

參考文獻：

［1］曹文雁．淺析電子文件風險管理的必要性［J］．山西檔案，2013(S1)：89－91．

［2］鐘奕思．我國檔案風險管理研究現狀述評［J］．蘭臺世界，2011(18)：36－38．

［3］楊鳳梅．關于電子信息檔案管理的風險控制方法探討［J］．才智，2013(16)：121－123．

［4］金凡。淺談電子文件之風險管理［J］．科教導刊，2013(8)：22－24．

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關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

參考文獻：