檔案工作精細化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案工作精細化管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：高校;檔案監督指導;精細化管理

一、引言

精細化管理是一種科學的管理理念，最早可追溯到“科學管理之父”泰勒的科學管理理論，真正實踐于20世紀50年代日本的企業管理中，其最大優勢是可以極大提高企業具體管理目標實現的精準性，縮短解決問題的程序。精細化管理實質是一個不斷改進和完善的過程，在項目實施過程中能精確規劃、精確決策、精準控制和精細考評[1][2]。高校檔案監督指導工作的主體即高校檔案部門，抱怨監督指導工作阻力大、成效低、歸檔問題重復出現等；客體即高校內部各歸檔單位，對檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監督指導不到位。這些問題和矛盾產生的主要原因在于高校監督指導工作欠“管理”，尤其是欠細化、流程化、標準化、系統化等精細化的管理。

二、高校檔案監督指導工作精細化管理的現狀

為了了解高校檔案監督指導工作的實際效果和內部管理現狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調查以做參考。廣東省教育廳網站公布出來的廣東省高校包括本科、專科、高職、獨立學院、職工高校、電大等，共計168所[3]，筆者以調查研究為基礎，并結合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監督指導工作借鑒精細化管理理念的現狀如下：

（一）高校檔案部門推進監督指導工作有明確的法律法規保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條規定企事業單位要“對所屬單位的檔案工作實行監督和指導”；高校參照執行的國家檔案局令第13號《機關檔案管理規定》的第十條規定，機關檔案工作的基本任務之一就是要“對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導”；教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對檔案工作人員開展業務培訓的職責，第十四條還規定“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監督指導工作提供了明確的法律法規保障。

（二）現代科學交叉融合發展為檔案工作的創新提供了機遇。人類為了提高研究和解決問題的能力，現代科學及相應的實踐活動日益趨于交叉融合。檔案學的學科包容性強，呈現了歷史學、管理學、法學、社會學、傳播學和信息技術等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現的新問題和新挑戰提供了多角度的分析和指導。這些都為高校檔案監督指導工作的變革和創新提供了機遇，借鑒精細化管理理念成為可能。

（三）精細化管理具有內在的優勢。精細化管理是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強競爭力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊含的方式和理念適用于實際工作中的方方面面。

（四）高校內部各歸檔單位對檔案監督指導工作有著持續的高需求。有人類實踐活動的地方就會有檔案和檔案工作。高校內部各歸檔單位的監督指導需求有顯性和隱性之分，并且具有持續性和潛在性，隨著社會的發展，新技術的不斷產生和應用，高質量、高層次的監督指導需求日趨增多。

（五）高校檔案監督指導工作缺乏精細化的內部管理。一是缺乏精細化的崗位責任制。高校檔案監督指導工作缺乏細化的崗位要求、職務分析和責任規定，容易導致崗位設置中只有工作內容，而沒有工作責任，很難做到量才分責和量才授職，降低了檔案監督指導工作的實施效果。二是缺乏合理、準確、細致、靈活的管理制度、工作流程和工作標準。難以精確評價什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監督指導過程管理缺依據、效果管理缺準繩。三是缺乏科學完善的約束激勵機制。高校檔案部門內部缺少對監督指導工作人員更細致的考評、總結和獎懲，易導致工作任務的落實流于形式化，只有工作內容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評價，形成了沒有改變和創新激情的工作“舒適區”。

三、高校檔案監督指導工作精細化管理策略

（一）轉變思維模式，培育“精細文化”。高校檔案部門內部從上到下要求每個人從細微處著眼，每個崗位、每份工作都應求精求細，把細節意識、規則意識、系統意識和服務意識變為全員的自覺意識。通過培訓、宣導等方式，建立精細化管理的思想基礎[6]。

（二）建立精細化管理支撐體系。1.梳理并完善規章制度。規范、細化、可行性強的規章制度是高校檔案部門開展監督指導工作的基礎保障，依法監督、依歸指導的背后實際上體現了對科學和法治的遵從。2.制定精細化的工作流程。高校檔案部門針對監督指導工作的常規工作事項、重點跟進事項、專項工作等不同類型的工作任務和目標，宏觀和微觀、固定和機動相結合，制定相應工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結優化。如事前溝通調研、細化工作內容，事中嚴謹細致、不走過場，事后及時收集反饋、登記總結、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對某項工作需要可以制定更細化的工作流程。通過優化的工作流程實現高校檔案監督指導工作全程管控和高效能運作。3.完善崗位職責體系。高校檔案部門應改變粗放、固化的檔案監督指導職責體系。責任是各項規章制度和工作任務得以落實的最有效的內在驅動力，權責清晰、責任明確，督查和追責措施到位，才有可能精準完成各項工作。首先總結日常工作、重點工作、臨時工作等事項，以此為依據，細化崗位和責任。其次，在工作團隊中進行充分的調研和溝通，了解每個人對自我及其崗位的認知，根據實際情況對崗位執行規范和其他事項做進一步的確認。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責，并細化崗位職責履行情況的督查、追責、獎懲事項。4.搭建精細公平的考評激勵機制。在有規章制度保障以及崗位職責和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎懲等手段，有利于培育和推進高校檔案監督指導的精細化管理。首先，基于每個人的工作特點和工作能力，本著有利于實現工作目標和調動人員積極性的原則，對每項工作有落實、有考評、有獎懲。其次，注重考評結果的合理應用。將考評結果與人員的獎懲、任用、升級等掛鉤，真正達到以考評促管理、以考評促落實，充分調動每個人的積極性。

（三）創新高校檔案監督指導工作的方法和措施。一是宏觀管理與重點指導相結合。具體問題具體對待的同時，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強的長效機制；二是點與面相結合。在開展常規的全校范圍普及性的培訓和指導的同時，樹立典型，推廣先進經驗和具體做法，以點帶面，逐步推開；三是傳統方法與新技術相結合。在面對面、手把手式方法的基礎上，利用新技術，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學、搭建檔案監督指導數據管理系統等，使監督指導工作更便捷易懂；四是獨立開展與聯合協同相結合。結合其他職能部門的業務，聯合校內其他部門開展檔案監督指導工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術、設備等不足的問題。

（四）改善人員結構體系。一要健全高校檔案監督指導工作人才建設政策機制，制訂人才培養計劃和引進計劃，出臺培養、評價、管理、激勵等一系列配套政策。二要基于精細化管理重點引進和培育高校檔案監督指導工作的規劃者、引領者和管理者，營造崇尚科學和法治，上下一心追求精細的工作氛圍。三要儲備經驗豐富、專業化、有敏銳精細化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監督指導工作精細化管理水平所必需的規章制度、工作流程、崗位職責、考評激勵方案等一系列的支撐體系必須由專業人員經過細致的調研、分析、協作才能出臺，并且在實施過程中要不斷總結、調整、優化。四要培養實施精細化管理的一線工作人員。繁雜的、實操性高、技術性強的具體檔案監督指導業務離不開對精細化管理理念接受度高、檔案專業好、執行力強的綜合型的工作隊伍。

（五）加強互動，建立長效溝通機制。針對高校內部各單位工作內容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對一、一對多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時通報檔案工作動態、發送業務操作指南、校外培訓通知、意見收集等方式建立不間斷的日常互動，以確保歸檔渠道的暢通。

（六）建立信息反饋機制。高校檔案部門通過日常的溝通聯絡、固定的登記回訪、重點的調研分析等措施，一方面收集監督指導對象的需求、意見和建議，另一方面要及時聽取部門內部每個成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時調整、優化管理措施，實現良性循環，從而逐步形成高校檔案監督指導工作的精細化管理模式。

（七）堅持專業性要求，不照搬其他模式。引入精細化管理的理念，最基本的要求是精準有效地對接到精細化管理的核心要求，即精、準、細、實，并堅持長期推動、持續改進，以實現高校檔案監督指導工作效果最大化、管理精確高效、內部運行清晰規范。結合高校檔案監督指導工作的專業性特點，在實踐過程中，要避免下面兩種偏差：一是過于追求量化，導致難以操作和持續；二是過于依賴流程、規范和技術，導致理論和實際脫節，并忽視了人的主觀能動性作用。

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【關鍵詞】企業;檔案工作;精細化;管理

企業檔案作為企業發展歷程的記錄，是企業可持續發展和進行創新的重要信息資源。對于企業檔案的管理，不能說是影響企業經濟效益的關鍵因素，但是也在其中對企業的經濟效益起著潛移默化的影響。因此，對企業的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細化、系統化，從業務工作、服務利用等方面推進檔案工作流程化、規范化發展，才能跟上企業發展步伐，適應企業發展需要。

1．企業的檔案管理

企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業檔案工作則是在企業研發、企業生產、企業經營等管理活動中的基礎性管理工作。隨著現代企業高速發展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業務工作提出更高要求。對于一個成熟的企業來說，不僅要有完善的企業管理體制和沒有漏洞的經濟經營制度，企業經營者還要不斷完善的就是企業檔案的精細化管理。企業檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質量、高穩定，特別是信息化建設速度加快、網絡辦公的普遍應用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細地管理，做到落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，每一個管理者都要到位、盡職。工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理。這樣，企業檔案工作才能提升工作質量，才能體現企業管理的水平。

2.檔案精細化管理的機構和隊伍建設

要適應精細化管理的需要，首先要加強機構和隊伍的建設。

(1)面對企業檔案的多樣化，企業檔案管理應進行合理的規劃和明細。企業要配備專門領導分管檔案的工作。

(2)檔案的機構設置。企業應該根據自身的規模和本身的管理模式對檔案管理進行分析，從而設置專門的檔案機構。對于大型企業，應該成立和設置適合企業本身的檔案館。一個企業的檔案管理模式，并不適用于所有企業，面對不同的模式，企業管理者應該認真進行研究，制定出適用于自身的企業檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。

(3)企業檔案管理人員的配備問題是很多企業值得思考的一個問題。企業的檔案管理是企業發展和進步的一個至關重要的環節，所以對企業檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對于企業的研發、經營和管理以及企業的重大項目，應配備與其相關的專職的檔案管理人員，并保持其穩定性。

3.檔案精細化管理的制度建設

企業的檔案管理部門，必須貫徹落實國家有關檔案工作的相關法規和方針政策，建立健全的檔案管理規章制度，完善相應的檔案管理規定，制定詳細具體的、可操作性強的管理措施，將檔案管理納入相應的企業發展規劃和工作計劃之中，為檔案工作的持續穩步發展提供相應的保障。

(1)加強制度建設，構建“制度健全、管理規范、利用方便”的檔案管理長效機制。

(2)建立檔案管理責任制。根據檔案管理要求，對檔案管理進行定崗定責，建立“領導主抓、部門分管、專人負責、全員配合”的多層次檔案管理體系。

(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項細化檔案收集、整理、保管、利用等各個環節的操作要求。

(4)細化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關責任人。以此要求全體員工在經營管理活動中積極介入檔案工作的日常工作，移交應歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規范、有序。

(5)將歸檔工作納入企業的績效考核指標。

4.檔案精細化管理的重點建設

企業檔案工作應該滿足企業各項活動在信息和責任等方面的需求，為企業的管理提供有效和便利的服務。因此必須確保檔案的完整性、準確性和安全性。

(1)必須要采取相應的手段和措施，確保企業檔案不受到任何威脅和破壞。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案庫房建設符合國家標準。

(2)在科技日益進步和發展的今天，計算機和網絡技術成為了便利和快捷的代表，已普遍應用到在企業檔案管理中。但因網絡黑客的攻擊或因計算機的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補的損失。所以，對計算機系統中的檔案信息必須用光盤或移動硬盤定期備份；企業網絡應與互聯網實施物理隔離或實行局域網管理。作為重要的憑證，紙質檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業保存檔案途徑的不二選擇。

5.檔案精細化管理的日常工作

企業檔案工作的日常管理業務，其內容主要包括兩個方面,即檔案實體管理和檔案信息管理。應加強日常管理，不斷改進檔案工作。

5.1檔案實體管理

檔案實體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和移交等六個環節來完成;對于企業的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現一個企業檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應將收集到的文件資料進行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點點滴滴做好，才會在以后慢慢累積的過程中不會感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對檔案更好的整理。

檔案管理人員在進行檔案整理的時候，要認真核對，杜絕遺漏現象的發生；檢查的時侯，要核實檔案數目和種類，要認真清點，杜絕任何錯誤的發生。

一個企業的檔案相當于一個企業的歷史，企業成立時間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應該小心謹慎，防火防潮，定期進行對檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對于因時間久遠而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應該進行定期的修復和抄寫，以確保檔案系統的完整。當檔案保管人員進行職位調整和交接的時候，雙方要認真進行手續交接，填寫交接表，清點檔案數量，確保檔案數目不會因為人員調度而出現混淆。

5.2檔案信息管理

檔案信息管理是以檔案所蘊含的內容信息為對象的管理工作,是對檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發檔案信息資源,充分發揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發利用等三個環節來實現。

6.檔案精細化管理的改進

企業檔案業務部門作為企業的一個管理部門和基層單位，除了按其職責，做好日常工作，組織學習檔案法律法規，提高員工的檔案法制意識，宣傳普及檔案知識外，還應更細致地開展工作并加以進一步改進。

(1)關注公司重大業務，提前了解歸檔材料有關情況，提出檔案收集和相應的文控管理建議。

(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發送詳細、具體、可操作性強的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個工作步驟的質量要求。

(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個工作步驟的質量要求。

(4)主動溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進度等情況，針對具體問題給出指導意見。

(5)完善各項檔案規章制度。

(6)提供優質的檔案利用服務，跟蹤統計利用效果，征求完善意見。

企業檔案管理作為企業的一項基礎管理工作，作為企業精細化管理的重要組成部分，就一定要從企業對精細化工作的管理要求入手，結合企業自身特點，落實、推進、持續完善精細化的制度、流程，使得企業檔案管理水平得到提高，為公司的生產、經營打下穩步前進的基石。

【參考文獻】

［1］劉曉莉.企業管理制度與企業內部規劃[J].關于企業內部的檔案管理制度的討論,2009:45-46.

［2］覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范.企業檔案究竟該怎樣分類和管理,2012:77-79.

［3］劉朝天.我們身邊的經濟學2011.我國的經濟體質變革[J].企業的管理制度與監督機制:78-79.

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疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財富的一部分,目前由于各級疾控機構對檔案工作的認識不一,管理不科學,存在著以下問題:

(一)檔案管理格局混亂、機構不健全各級防疫機構管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構沒有把檔案統一的習慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統一的管理標誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內人動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。

(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學術科研和涉及到疾控執法標誰都是重要的參考依據。而在當前的疾控工作中,缺乏相關的法律法規和標誰支持,檔案管理人員缺乏專業知識和經驗,大多存在著重經營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領導干部對檔案管理意識不強,導致檔案研究、利用率較低。

(三)檔案管理工作硬件建設不完善根本談不上專業的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學技術的進步,計算機及網絡技術在各行各業中得到廣泛應用,而運用計算機及網絡技術管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發。

二.信息化環境下的疾控檔案管理工作研究

由于全球信息化高速發展,我們應該清醒地認識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:

(一)建立健全檔案管理工作網絡機制

疾控站檔案管理,也是一項科學管理,在疾控系統還是新的技術工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設計出檔案管理的規劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業務過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質登記整理,甚至無須進入庫區,可通過網絡可以實時上傳至網絡服務器中。應用各種方法進行科學管理,使檔案管理的各個環節緊密相聯,形成一個系統化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區或國家的檔案信息,打破傳統檔案管理的地域限制,對一些病因的學術研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發展過程及其規律性,批判地繼承前人的研究成果,總結與吸取經驗教訓,繼續新的研究創造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規章制度的條文即要應非常嚴謹,同時更要便于執行,要不斷在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。

(二)提高檔案標誰化、規范化水平

目前雖然有些機構也試圖通過信息化系統來管理疾控檔案,但由于缺乏統一的檔案管理標誰和規范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴重影響檔案保存的質量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內容進行分類,例如:環境衛生包括公共場所、水、大氣等,免疫規劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設施的缺乏,而是沒有制定統一的檔案保存標誰和規范,因此系統沒有發揮出應有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統一的檔案管理標誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業持續健康發展極為重要。在建立統一的檔案管理標誰后,可適當組織疾控工作人員進行培訓,加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔負著重任,防疫檔案隨時發揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規范化、科學化的道路。

(三)有重點地做好數據庫

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關鍵詞：信息化；電子檔案；檔案管理

1 引言

當前我國的信息化發展水平越來越高，而檔案管理工作的方式也在這種情況下產生了非常大的轉變，在檔案管理工作中不僅僅只是將檔案的功能當做是重點的因素，同時還要使用后先進的技術和相關的網絡資源對其進行全面Dev處理，這樣也就在很大程度上使得檔案自身的綜合管理能力得到了非常顯著的改善，檔案管理人員在實際的工作中必須要重視創新能力的培養，提升檔案管理的質量和水平。

2 現階段檔案管理工作中存在的問題

首先是現在還有很多檔案依然是以紙質的形式存在，還沒有實現數字化，其次是各個部門之間的溝通不暢，數據不能交換和共享，所以在這一過程中也容易形成信息孤島現象，沒有辦法形成一個相對相對完整和科學的信息資源數據庫，再次就檔案管理水平不完全相同，使用的管理軟件也并不是十分相同，重復建設的現象比較普遍，所以在這樣的情況下也使得其管理水平無法得到顯著的提升，軟件自身的功能也還存在著十分顯著的不足，其可靠性和安全性都無法保證，最后一點是軟件系統在運行的過程中靈活性方面無法滿足其運行的需要。

此外，檔案管理基礎工作標準化、規范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案工作信息化。

3 檔案信息化管理的意義

3.1 信息化檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量人財物力才能更好地保管，而且不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔。檢索查找的困難，降低了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量人力物力檔案管理工作電子化后，可把按“卷”立卷歸檔改為按'。件“整理歸檔，大大提高檔案管理的工作效率。

3.2 信息化檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，信息化檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量電子檔案的特點是實現資料的信息化，大量原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這將使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮應有的社會效益和經濟效益。

3.3 信息化檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像。視頻等資料，而傳統檔案模式已經無法滿足這一需求電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有密切聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都將發生變化，表現出一定的動態性，而加強電子檔案管理，有利于滿足這一多樣化需求。

4 在信息化條件下如何進行檔案管理工作

4.1 轉變工作方法，將信息管理轉變為信息管理

在傳統的檔案管理工作當中，檔案一般都是以紙質或者是照片錄音等形式存在，在工作的過程中一般也是按照手工的方式對其進行收集和整理，但是這需要完成大量的工作，在這一過程中還會出現一些困境。由于存儲量相對較大，所以檔案部門在實際的工作中已經不能很好的對其進行全面的處理，所以很多檔案信息資源在這一過程中出現了非常明顯的浪費現象。而當前計算機信息技術的不斷發展使得檔案信息化成為了可能。

當前的檔案管理工作中，一定要采取有效的措施，不斷的適應現代化發展的需求，這樣也就使得實體檔案管理能夠更加平穩的轉換到信息資源的管理。在實際的工作中，一般是以信息為主要的對象進行管理，同時還要完成數字化但你敢的加工，使信息更加的全面和細致，在對檔案信息進行處理之后，檔案信息資源就可以根據實際的需要進行重復性的使用，只有對其進行信息化和數字化管理，才能更好的體現出其自身的價值和優勢，它也成為了社會發展過程中一個重要的推動力。

4.2 建立有效的信息系統，合理使用電子檔案

要更好的實現檔案信息化管理，就一定要建立一個適應其發展需要的信息系統，所以，單管部門在日常的工作中必須要從以下幾個方面入手：首先是對計算機技術網絡條件下的檔案管理流程和手段進行適當的調整和改進，這樣其才能更好的順應當前的時展需求。其次是按照文件處理的流程對信息化系統進行功能設計，使其可以充分的發揮自身的積極作用。最后一點就是在信息系統建設的過程中要不斷的改進和完善內部控制制度，提高檔案信息的安全性和可靠性。

在應用電子檔案的時候，首先必須要對電子檔案自身的安全性予以高度的重視，這是因為計算機網絡技術在實施的過程中得到了非常迅猛的發展，電子檔案所涉及到的范圍也在不斷的拓展，電子檔案的數量呈現出明顯的上升趨勢，但是在這一過程中也出現了一些問題，最為明顯的就是計算機病毒和黑客的侵擾，所以必須要保證電子檔案的安全。其次是電子檔案自身的真實性需要確認和控制。在檔案工作中，因為電子檔案在生成的過程中沒有一個相對比較統一和完善的系統，所以很多檔案的元數據無法歸檔，對于對應的紙質檔案也沒有給出一個統一性的處理方法，電子檔案可以更改，且不留痕跡，所以在這一過程中也會產生篡改檔案信息的問題，這樣一來也就影響到了檔案信息的真實性。

結束語

現代社會已經跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用是一項極其重要而復雜的工作、為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應規律，加強科學管理，確保電子檔案安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

參考文獻

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【關鍵詞】檔案信息化 資源共享 分析 探究

所謂的檔案信息化，就是指必須在國家檔案行政管理部門的的組織和管理下，應用現代信息技術，對檔案信息資源做出一定的處理，使之可以為社會服務。檔案信息化是加快國家信息化實現的必須手段。符合“十二五”規劃中所提出來的：建設資源節約型、環境友好型社會，發展循環經濟，加快轉變經濟增長的方式。這對于檔案管理的發展起引導性作用。檔案信息化的工作方式是信息化建設的總體目標之一，是完成現代化管理的重要組成部分。是實現“科學發展”的必經之路。

1.當前我國檔案信息化管理發展狀況

1.1檔案信息化發展基礎與背景

我國檔案信息化發展整體呈現出發展較早，但發展水平落后的趨勢。對于這種狀況，各學界人士都在積極尋找解決方法。很多人認為，信息化發展不盡人意的原因在于缺少專業性人才，大家的重視不夠，但主要是缺少資金和經驗。對此，筆者也有自己的看法。檔案信息化的實現所需要的資金主要來源于財政預算，對于后期資源的補充不足。這的確是個很難解決的問題，但是這并不是主要原因。事實上，對于檔案信息化發展，各級財政都非常的重視。據統計：2003年全國省級以上檔案館用于檔案信息化建設方面所投入的經費就高達5000多萬元。根據幾年的數據顯示，國家的總投入量并不少。預算規劃都在百萬左右，在浙江省數字檔案館計劃中預算高達1500萬元。盡管如此重視檔案信息化管理的建設，投入如此多的基金相對于檔案信息化發展依然覺得缺乏，這說明資金沒有合理的規劃。“好鋼用在刀刃上”資金預算并不能決定后期的發展，而是我們在于怎樣做好做到細水長流的長期規劃。

1.2檔案信息化發展的特點

首先，構建起高度統一的檔案管理網絡。按照政府規定的“整體規劃、統一管理”的要求，檔案信息化的建設實現了各省各部門之間的檔案公用化，并且與圖書、媒體、等結合起來，形成了一個完整的一體化系統。實現了各數字檔案管理網絡，并適應不同部門的專業化需求，實現了檔案之間的無縫銜接。

其次，構建起全面、及時與嚴謹的檔案采集系統。檔案管理系統選擇了多級審批的檔案采集流程，確保企業檔案在采集過程中需要的完整性、真實性與準確性特征。

其三，構建起數字化、網絡化的檔案信息服務模式。以實用、快捷、高效為發展目標，實現了自身檔案信息資源采集、存儲、管理、利用等工作的網絡化，促進整個檔案信息服務的多元化管理，讓檔案管理工作與生產運營結合地更加緊密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我國檔案信息化管理成績顯著。各地方，各部門的檔案信息化程度顯著提高，檔案工作正經歷著翻天覆地改革。不僅擴大了檔案利用的范圍，實現了各省各部門之間的檔案公用化，是檔案從一張陳舊的紙轉化成了飛揚在服務界的信息。達成了全國檔案之間的資源共享，自此之后，檔案不僅僅只是為國家機構服務，還可以為全社會提供資料。通過檔案信息化管理工作的實施，實現了檔案資源的遠程共享，為利用者提供了各種形式，各種題材的數據，圖片，文章。但是檔案信息化并不等于通俗化、網絡化，它具有更為廣泛的含義，包括了有序的整理檔案資源、建設檔案信息數據庫、并建設檔案信息網絡、開發并利用檔案信息資源、同時建設檔案信息化人才隊伍，還有促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準制定等，可以說這是一項長期而復雜的系統工程，需要全社會的共同努力。

2.當前我國檔案信息化管理工作呈現的問題分析

現今社會，各行各業都缺乏專業人才。檔案信息化建設也一樣。如果管理人員不懂得專業知識，就會形成專業和管理分離的現象。導致管理工作難度增大，效率不高。信息化管理是創新型的一種工作，具有跨時代的意義、鮮明的時代特征。但是現實中，許多工作者具有思維定式，習慣于傳統的工作模式真。在觀念上和思想中難以適應這一跨時代的變化。很多工作者對于檔案信息化管理不甚了解，甚至帶有消極情緒。所以很多時候當單位購買了信息化管理所必需的設備，卻沒有人會操作，或依然延續傳統做法，最終使信息化變成空想，造成了金錢和資源浪費。也使得檔案信息化建設不全面，使得一些信息網不能鏈接以來，造成利用者的困擾。甚至有時會出現總說紛紜的情況，即沒有一致的說法，原因在于各部門交流不便，和各自為政的社會制度。嚴重影響了檔案信息化管理工作的進程。

3.新時期檔案信息化管理工作思路探索

3.1轉變傳統觀念，提高創新意識

在檔案信息化管理實現的過程中，每個人都要從傳統觀念轉變為現念。即要樹立信息化管理和創新意識，把檔案工作從藏館中轉向電腦前。各部門人員都要意識到檔案信息化管理的優點，認識到發展檔案信息化管理的重要性和必要性。切實把檔案信息化管理提升到戰略高度來看待。檔案工作者們應看到前方的機遇與挑戰，了解現代化管理思想，增加工作責任感，積極主動的用現代化技術管理檔案信息。做到因地制宜，適應時展。

3.2構建檔案信息管理中心，推行優質服務

檔案工作是服務性工作，其目的就是為了國家，社會，經濟的發展提供所需的信息。

通過現代化的信息網絡， 檔案的信息資源從一定程度上得到共享， 使得檔案管理走向現代化。國家推崇建立龐大快捷的檔案管理信息網，即把檔案，信息，圖書，等組合成一個信息管理中心。為管理者提供了更加全面的信息，充分發揮了信息化時代的快捷和高速。

3.3加強管理人才培養力度，優化管理隊伍

檔案信息化管理，需要管理與專業一體化的復合型人才，涉及到信息管理和網絡建設等多領域專業知識。因此應摒棄傳統的兼職模式，建立專門的組織機構人員機制，并設立完整的人員專業化培訓，來提高工作質量和工作能力。只有加強人才培養的力度，提高管理者的水平，優化管理隊伍質量，才是實現檔案信息化管理工作的前提。

3.4構建信息網絡，實現資源共享

實現信息化管理，就必須終止檔案部門各自為政的政治體系。建立一個具有同一規格的體系，實現資源共享。使利用者可以清楚明了的獲得所需要的信息。同時通過資源共享，使地方檔案部門走上具有自我特色的檔案信息化管理的道路，從而實現資源互補，相得益彰的效果。形成整體化，完整化的管理體系。

3.5走滾動發展戰略，踏上中國特色化檔案信息建設道路

信息化管理的實現是一個過程，不可能在短期內實現目標，就必須走滾動發展戰略。現代信息技術發展迅猛，導致了檔案管理需要不斷更新，我們不是要求設備的先進，而是要求思想的進步性。無論是文字檔案一體化，還是信息資源的整合化，都會是一個滾動發展的過程。通過滾動發展戰略，形成不斷更新的檔案信息化發展，最終走出一條具有中國特色的檔案信息化之路

4.結語

本文對檔案信息化的發展狀況與出現的問題做出分析與討論，并對未來的發展提出了自己的看法。筆者認為：檔案信息化建設是現代化發展的總趨勢，信息化建設必須以局域網建設為前提，計算機管理為基礎，校園網建設為依托。大力發展檔案信息系統化，實現資源共享，提高工作效率，避免人工管理的錯誤，對我國社會發展和科技探究都有一定的影響。運用實踐、總結、理論相互交替相互結合的理念；在原有的基礎上，探索新的管理方法；有問題及時探討，積極改正；這樣才能加快檔案信息化的發展，將會使檔案的信息化管理工作變得更加輕松，更加高效！

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