檔案管理與檔案服務精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理與檔案服務，期待它們能激發您的靈感。

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關鍵詞：信息化；檔案；標準化；管理；服務創新

近年來，科學技術在不斷發展進步，計算機技術的普及對各行各業都產生了一定的影響。在信息化的條件下，我國的檔案管理工作若要保障提供給人們的服務質量，必須要加大對信息化檔案工作的管理力度。隨著科學技術的不斷創新，計算機的運用范圍不斷擴大，傳統的檔案管理與服務已經不能滿足人們對檔案服務的需要，也難以跟上現代化發展的步伐，因此為了提高服務的質量，應該將檔案管理與信息化條件相結合，實現檔案管理的現代化和專業化。從目前信息化條件下的檔案管理工作來看，還存在著許多不足，例如缺少主動服務和大膽創新的意識，這就對我國檔案管理工作的進一步發展有較大的牽絆，導致我國信息化條件下的檔案管理與服務創新水平得不到很大程度上的提升，依然處于停滯不前的狀態。因此，要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動服務的意識，同時還要強調大膽創新，這樣便可以提升我國信息化條件下的檔案管理水平。

一、信息化條件下的檔案管理的意義

當今時代，計算機技術成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術逐漸成熟，已經對人們生活的方方面面產生了重要的影響，同時人們也在逐漸步入信息化時代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過對互聯網的信息技術的利用，實現對大量信息資源的快速采集、總結和利用。在檔案管理工作中，專業的檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現信息資源的合理分類和高效處理，同時以計算機網絡技術為輔助，讓用戶所享受的服務質量更高[1]。當今時代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰，只有認識到檔案管理工作信息化的重要意義，加強信息化條件下的檔案管理工作，嚴格監控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案系統具有良好的安全穩定性，保障電子檔案數據的真實可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應當從根本上認識到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機網絡技術，同時還要依靠許多相關部門之間的協作和交流。信息化條件下管理人員在進行檔案管理工作的過程中，要注意對工作的反思和總結，從而能夠獲得寶貴的經驗，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業素質，確保人們能夠得到優質的檔案管理工作服務[2]。

二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案工作方面

由于檔案工作對專業化和標準化的要求，為了更好地實現信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統計。傳統的檔案歸檔和記錄大多以紙質和人工的方式進行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質量不理想，對信息系統軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實現統一，一些檔案館和檔案室僅實現半信息化的管理，這對全面實現檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發展。

（二）檔案管理的信息化特點

信息化技術的發展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結合檔案管理程序的標準性和信息技術的特點，大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現代化高速發展的步伐[3]。

（三）檔案信息系統

在信息化條件下，旨在將檔案信息系統建設為能夠實現數據交換的機讀的目錄檔案系統。當下我國的檔案信息系統有很多層次，但是大多都達不到檔案信息管理系統對規范性、專業性和開放性的要求。

三、信息化條件下檔案管理的問題和對策

（一）數字信息的檔案管理

數字信息量較大，其中一些數據被積累儲存在業務數據庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經形成了以紙質文件形式進行檔案管理的管理體系和業務流程，在文件歸檔到檔案系統當中的時候，數字信息不能歸納到一般的檔案管理系統當中，因為數字信息容易在周轉過程中缺失，導致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數字信息的檔案管理過程中所出現的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導致電子檔案的安全性和穩定性存在一定的問題，例如會出現原稿被改動或者格式問題無法識別的情況；而紙質檔案因為以紙質的方式進行記錄，所以會占據較大的空間，承載的內容也較有限，同時查找起信息來也較麻煩，但是紙質檔案記錄的信息真實可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質檔案均為優缺點并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現代信息化條件下檔案管理工作的要求。

（二）電子檔案的管理與存儲

信息化時代的到來，讓電子文件的數量也大大地增加，對非文本數據的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規范性還需進一步加強。在建設檔案目錄中心和檔案數據庫的過程中，要利用法規對電子文件的格式進行規范化管理，盡量使檔案管理系統更加規范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息[4]。

四、信息化條件下的服務創新

（一）在網絡上建立起檔案信息查詢網站

目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業和單位的最新發展情況，許多單位、企業等都開通了自己的網站；一些高校也利用網絡建立了本校的網站，將本校的師資信息、校園環境信息等在網站上，方便學生等對高校的了解。與此同時，這些網站不僅信息，還建立了專業的團隊對網站進行定期維護和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應該學習這種現代化的手段，積極地開通網站服務，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作可以借助網站實現規范化和專業化。

（二）開展檔案工作在線服務

當今時代下，人們越來越注重時效性，因此，人們在利用檔案信息的過程中，也對時效性提出了要求。傳統的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進行查找，再將檔案復印或者拍照，這種傳統的查找方式在時間和空間上有一定的限制，不具備較高的時效性，因此無法滿足人們的需求。此時，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網絡在線服務，提高檔案信息的時效性。

（三）創新服務

人們對檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據時代的發展需要，對檔案服務機構和網絡服務系統要進行相應地創新，為人們提供優質的檔案服務。

五、結束語

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優質共享，為人們提供更好的服務。

【參考文獻】

[1]黃躍曼.新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式探討[J].辦公室業務,2017(24):123-123.

[2]王小潔.信息時代背景下檔案管理創新與發展的必要性及其意義[J].財會學習,2017(14):194-194.

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[關鍵詞]檔案管理 電子文件 創新服務

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）02—0398—01

當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

一、提高創新服務手段

1、建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進涉加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效n生，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案涫（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

5、開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

二、大力開發檔案的服務領域

1、信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

3、加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

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一、當前我國檔案管理服務的現狀

(一)管理服務理念較為落后當前我國的檔案管理服務理念還不盡如人意，一些檔案管理部門的思想較為落后，對檔案的重要性認識不夠。特別是在開展檔案信息化建設的過程中，由于一些檔案管理者年齡偏大，對檔案信息化并不了解，在信息化建設過程中不能用發展的眼光來看待，工作態度較為消極，致使檔案信息化的速度較慢，難以實現檔案服務的創新。還有個別領導不關心檔案事業發展，在經費上給予太少或不予支持，導致檔案信息化建設步伐緩慢，用戶難以得到方便快捷的服務，嚴重損害了檔案部門的形象。

(二)管理服務人員的素質較低要想符合信息化時代的要求，實現檔案事業的可持續發展，就必須有一支高素質的檔案管理服務隊伍。當前，許多檔案管理部門的工作人員文化水平參差不齊，一些檔案老員工學歷較低，沒有發展的眼光，不符合信息時代的要求。一些新入職的員工，雖然有著較高的學歷，但是工作經驗較少，許多人都是心浮氣躁，難以開展好工作。所以，必須先解決好這些問題，才能實現檔案管理服務的創新。

(三)檔案管理服務的手段有待完善信息時代要求檔案工作管理服務的手段必須符合時代要求，必須用以人為本的服務理念來進行完善。當前，許多檔案部門的檔案管理服務手段不符合時代潮流，無論是服務質量還是服務態度，都不盡如人意。一些檔案管理部門固步自封，一些檔案管理工作人員抱著“當一天和尚撞一天鐘”的工作心態，每天只是機械地完成工作，根本不去想怎樣提高管理水平、提升服務質量和效益，導致檔案管理部門陷入到一種死氣沉沉的狀態。

(四)檔案管理部門與外界缺乏交流合作檔案事業在改革開放后興起，不僅需要改革，也需要開放。在改革開放之前，檔案管理部門實際上是處于一種封閉的狀態，檔案管理者的觀念也處于一種封閉狀態。改革開放之后，開放型的檔案館建設成為時代的要求，但一些人的觀念并沒有太大的轉變，依然墨守成規。而信息化時代要求加強檔案相關部門的合作，實現檔案資源共享，這是檔案管理部門迫切需要解決的問題。

二、新時期檔案管理服務的發展創新

(一)檔案管理服務手段的發展創新要創新檔案管理服務手段，領導者就必須要提高自身的認識，用發展的眼光來建設檔案管理部門。要引進一批優秀的檔案信息化建設人才，用現代化的理念提升檔案服務的水平。要利用信息化人才開發網頁式的檔案管理服務體系，開辦網頁檔案館，根據用戶的需求，不斷增加、更新網頁上的內容，完善信息庫中的內容，完成對數據的實時收集、快速處理以及高效，使其成為一個先進的現代化檔案信息管理平臺。要建立電子檔案管理中心，與企事業單位加強合作，實現管理中心檔案信息資源的逐步完善，實現檔案資源的共享。要做好電子信息收集模式的創新，通過電子信息的上傳、下載來轉變傳統的管理服務方式，提高文檔的收集量，并及時歸檔處理。要開展在線服務，契合現代人的生活、工作習慣，實現更加便捷的溝通交流。通過檔案管理服務模式的創新，使檔案信息更具有及時性、準確性和實效性，為經濟社會的發展提供最好的動力。

(二)檔案管理服務領域的發展創新從國家檔案局的成立到改革開放之后檔案事業飛速發展，檔案部門已經走過了一個從封閉型、半封閉性到開放型的發展歷程。如今檔案信息的服務已經不單單局限于內部部門，而更多地向社會開放。因此，檔案管理部門要朝著這個主流方向發展，將檔案從機關單位走向企事業單位、走向社會組織及個人，使檔案事業發展始終和人民群眾聯系在一起，心系群眾、服務群眾。檔案管理部門的創新要逐步建立起以服務為主、信息的收集、貯存、加工檢索為補充的實體體系，要建立起以經濟建設為中心的信息化產業服務意識體系，要打破各檔案相關部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，使檔案在共享的過程中發揮最大的價值。

三、結束語

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一、檔案管理創新

（一）檔案管理的體制創新。

1.科學合理的體制是管理工作進行的依據，具有一定的指導作用。在檔案管理的體制制定上，要注意體制內容的精簡性，體制效果的高效性，體制范圍的廣泛性。檔案的管理工作要實現兩個目標：一是提高檔案管理工作的實現。首要目標就是順利完成自己的任務。必須制定出科學先進的檔案管理體制，指導管理工作的順利運行，將現代科技的成果與管理工作充分結合，提高管理的質量和效率。二是要盡量降低檔案管理的資金投入，合理配置各種資源，包括人力資源和管理設備資源，實現低投入、高收益。

2.促進檔案管理整體工作的規范化。建立完善的檔案管理體制，必須在整體上進行規范化管理，檔案的歸檔工作要有明確的條件標準和限制范圍；對檔案的借閱必須有制度上的規定，借閱人員必須有借閱證件或借閱證明，保證檔案的安全；在檔案的立卷工作上，也必須有合理的標準，保證檔案的質量和規范；對庫房的管理要尤其注意。

3.制定合理的獎懲制度。各部門要形成完善的工作目標責任制度，保證每個工作人員都做好自己的本職工作。實行合理的獎懲制度，對在工作中表現比較好的員工，進行適當的獎勵；對在工作中失誤較多，表現有待提高的員工，進行適當的警告提醒；對于嚴重泄密的人員，實行必要的懲罰。

（二）檔案管理的手段創新。現代科技不斷發展，各種科學技術設備的更新換代速度越來越快，很多原來的設備在工作效率和質量上都嚴重欠缺，傳統的管理手段和管理形式不再適應新時代的要求，阻礙了檔案管理工作的科學發展，所以，必須在檔案管理的手段上加大創新，將現代科學技術應用于檔案管理的工作中，現代科學技術操作簡單，把復雜的工作程序簡單化，提高了工作效率，其工作質量也比人工操作更為精細，在提高工作效率的同時，保證了工作的質量。雖然利用現代科技需要一定的資金投入，但是，現代科技在某些工作上代替了人力勞動，也節省了很多人力資源，減少了勞動力的支出。因此，在檔案的管理工作中，要充分發揮現代科技和人力勞動的優勢，讓機器成為人的輔助工具，對于原來比較復雜麻煩的操作，盡早淘汰，改用精簡的管理手段，檔案管理工作人員要有與時俱進的精神，多學科學知識，適應現代科技環境，盡量用科學先進的手段，提高工作效率和管理水平。

（三）提高檔案管理工作人員的整體素質。

1.為了提高工作人員的整體素質，首先要改變工作人員的思想觀念。一個人的思想觀念，決定著他做事的方向，因此，要特別注意對檔案管理工作者科學思想觀念的培養，提高他們現代化的管理意識，讓知識和創新更好地為檔案管理工作服務。有了科學先進的思想觀念，工作人員就能在檔案管理的創新工作上大膽前進，大膽嘗試，使整個檔案管理工作中充斥著一種活躍的氣氛，為創新工作的進行，提供優良的環境。

2.在工作人員的錄取和選擇上，加強篩選的力度。為了提高檔案管理工作人員的整體素質，在應聘的環節就應該注意到，在保證應聘者工作態度的基礎上，要盡量選擇富有創新意識，敢于挑戰的人員，優選電子檔案信息管理專業或其他計算機相關專業的人員。在現代信息技術環境下，每個公司和單位都急需具有先進科技含量的專業人員，檔案管理人事部門行業努力為自己爭取更多的專業人員，為以后提高員工整體素質做好基礎工作。

3.現代科學技術的發展，使檔案管理的工作方式發生了變化，由傳統的人力操作向電腦操控的方式轉變，這就要求檔案管理工作人員掌握基本的電子檔案管理程序。各企業和單位應該加強對工作人員的技能培訓，提高他們的科學知識，電子操作能力，并鼓勵工作人員自覺學習新知識、新技能，提高員工的整體素質。

二、檔案服務模式

（一）以用戶的需求為導向，提供專業化的服務內容。傳統的檔案服務模式，一般是以檔案庫內的資源為導向，有什么資源，就提供什么樣的服務，這樣往往會造成檔案服務內容與用戶實際需求的脫軌。新時代環境下，各種科學技術紛紛出現，使得資源獲取的途徑和范圍都大大增多，檔案工作人員必須了解用戶對檔案的需求，以此為依據，及時補充和調整檔案的資源；在了解用戶需求的基礎上，還要對此進行深入的分析，總結出用戶需求的共同性和差異性，有針對性地整理檔案資源，使檔案服務更具專業性；檔案資源在全面的基礎上，還要盡量新穎，以此吸引更多的用戶；還可以在檔案服務中加入電子導航，使服務更具人性化。

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論文關鍵詞：檔案管理 電子信息創新

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。

一、從服務手段上來革新

1.1建立檔案室網頁，開展網上利用服務。

隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的重要形式之一。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

1.2建立“電子檔案數據管理中心”。

檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。

1.3 開展在線服務。

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。 檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。 二、服務領域上的擴展

2.1信息服務的多樣化、多主體。

由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2 興辦服務實體，發展檔案產業。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

2.3加強橫向聯合，實現信息資源共享。

隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書室館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。