基建檔案的重要性精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇基建檔案的重要性，期待它們能激發您的靈感。

篇1

【關鍵詞】醫院；基建檔案；重要性；有效管理

一、前言

作為醫院基建中的一項重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關方面的高度重視。該項課題的研究，將會更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫院基建的順利進行。本文從介紹基建檔案特點著手該課題的研究。

二、基建檔案的特點

1.基建涉及的部門多，情況復雜。醫院每一次做出建設一個工程的決定，就要和很多部門打招呼。先是要在城建部門獲得批準，之后進行規劃設計，通過環保和消防部門，實地進行勘察，聯系承包單位，進行物資采購，對工程進行監督等環節非常多，涉及到的單位也多，經手的人員更是成千上百。由于情況復雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質參差不齊，沒有及時上交檔案的意識，各人員的文化程度，辦理業務的水平也不近相同，基建的檔案不能及時收齊，材料存在缺失。

2.基建的項目時間長，材料丟失嚴重。基建的工程要經過提出方案，成立項目，審核批準，實地勘察，施工建設，完成項目等環節。在實際的過程中常常遇到問題影響進程，例如資金周轉不靈，設計方案的變更等。這樣就使得需要很長的時間確認，檔案在這期間就容易丟失，但是負責人員眾多，項目分散，一時找不到責任人。

3.基建的項目專業性強，容易發生誤差。基建的工程涉及到很多的專業性知識，很多資料也是專業術語，有工程的設計圖紙，預算的資金分析報表，合同的簽訂書，承包商的投保書等各種文字、照片、圖標等不同題材的資料。收集人員沒有經過專門的訓練，不熟悉工程的運作，很容易出現錯誤，把重要的資料丟掉。

三、基建檔案在醫院管理中的作用

1.對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。

2.為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。

四、當前醫院重點工程基建檔案存在的問題

1.重點工程基建檔案收集不全

有的工程缺工程改動聯系單，有的工程項目缺監理審核，一是工程內業檔案資料收集、積累不及時，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質檢認定書等。二是工程檔案資料收集、積累過程中存在無人負責的混亂狀況；各種文字材料、表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不確切，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工：圖上沒有作相應的修改和注明變更年號碼，使竣工圖紙失去準確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質量沒保證。

2.書寫材料不規范。

重點工程檔案材料是反映該項目建設各個環節的真實原始記錄，具有永久保存的價值。但卻存在著圓珠筆書寫，以復印件充數的現象。而材料的質量往往也得不到保證，醫院基建檔案歸檔材料不規范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書寫材料不規范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質量大打折扣。

3.竣工圖整理不規范

竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實反映工程竣工后的實際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內容不準確等問題，有的竣工圖以復印件代替藍圖等，這為以后利用留下隱患。竣工圖必須與實際施工中變更圖相結合整理繪制而成的圖紙。

4.移交不及時

竣工驗收后，施工單位往往不能及時遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫院的基建工程哪怕是省重點工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗收后幾年中才能收集完全。這種現象很可能導致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。

五、做好醫院基建檔案管理的對策

1.按基建程序控制好基建檔案的每一個收集環節

基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可行性研究、評價、決策，到計劃的審批，基建部門的檔案工作人員就應及時地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質量。因為工程建設周期長、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設同步進行。要求檔案管理人員對工程項目的各個細節、各個環節進行跟蹤收集，要對工程項目的流程非常熟悉，對工程進展情況心中有數，對各種資料進行核實，對不符合規范的要及時更正、完善、補充，保證文件材料的可靠性、完整性、準確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術資料一定要完整、齊全。從項目的建議書、立項報告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個設計、施工、竣工驗收等所有技術、管理資料都要一一收集齊全。

2.立卷歸檔科學管理

建立電子信息平臺，資源共享。隨著計算機的普及應用，基建檔案管理在新形勢下也應加大硬件投入，引進現代化管理技術。我們可以將三級目錄全部錄入計算機，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項工作，提高工作效率。還可以要求設計單位在交付施工檔案的同時，提供電子化檔案，這可以為數據錄入節省大量的時間和精力。

3.推進基建檔案管理工作的數字化

先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便，查詢搜索快捷，統計功能強大，存貯安全等優點，能提高工作效率和質量。作為處于科技前沿的醫院，應該率先實現檔案管理的現代化，采用先進技術，充分利用計算機網絡平臺，切實把綜合檔案室建成醫院的文件、文獻資料信息利用中心，把檔案管理從傳統的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為檔案中的重要的組成部分，醫院基建檔案的管理也應順應時代的需求，向信息化、數字化管理快步邁進。

六、結束語

通過對醫院基建檔案的重要性及有效管理的相關研究，我們可以發現，在當前各種條件下，基建檔案的重要性極為關鍵，有關人員應該從醫院基建工作的客觀實際出發，利用優勢因素，制定最為符合實際的基建檔案有效管理方案。

參考文獻：

[1] 苗正.楊建民淺談如何加強醫院基建檔案管理[J].人力資源管理.2013（03）：15-16.

篇2

關鍵詞：醫院 網絡時代 基建檔案管理

隨著互聯網的推廣、信息化浪潮席卷而來，與之而來的是醫院醫療業務量的迅速膨脹，醫院建設規模的不斷發展壯大，由此醫院建設的改革變得越發堅決且深入，在此過程中基建檔案作為承建整個醫院發展建設的根基，在有源可查，有據可依方面越來越體現出其不可代替的作用，當前為避免其淹沒在網絡時代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續使用，應采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護工作，在基建檔案管理過程中，堅決杜絕破壞性因素的存在，使醫院的后期發展與規劃工作有據可依，這是每一位醫院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責。

一、基建檔案在醫院管理中的作用

不管是在我們的生產實踐活動還是科學技術實踐活動中，科技檔案作為我們發展的見證，都扮演著重要的角色，而基本建設檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發展和延續的過程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內容上來劃分，醫院基建檔案主要分為三種類型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫院在建設項目之前準備的文件資料，包括征地、立項以及規劃申請等資料；施工文件材料是醫院在施工過程中形成的文件資料，包括有關地基、基礎原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關材料；竣工文件材料是指施工項目竣工驗收報告以及竣工驗收前各種專業圖紙的保存，包括建筑、結構、設備、電氣等圖紙資料。

基建檔案作為醫院發展建設的重要資料，主要具備周期長、整體性、專業性、現實性等特點。其中基建檔案周期長的特點主要表現在：基建工程項目分為立項、設計、施工及竣工等多個環節，在以上所有環節中，基建材料需經多個部門而形成，此過程需要經歷相當長的一段時間，因此，基建項目周期相對較長。基建檔案的整體性主要表現在：基建工程對象為單體工程項目，具有一定的獨立性，所形成的基建檔案具有較強的系統性與整體性。基建檔案的專業性主要表現在檔案形成及使用功能等方面存在較強的專業特點。基建檔案的現實性主要表現在普通文件資料歸檔后，現行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現行功能并未完成，其現行效用在后期較長一段時間內仍然得以運用，可以說基建檔案具有非常強的現實價值。

基建檔案的形成過程涉及多個部門，包括項目規劃部門、勘察部門、設計部門、施工部門、監理部門、建設單位主管機構等。基建檔案的形成一方面反映出基礎建設工程的靜態面貌，另一方面反映出基建工程變化、發展的動態過程，與基建工程的實際面貌具有極強的一致性。醫院基礎建設工作的開展，醫院基建檔案是對它的全程記錄，在基建工程的統籌建設和后期管理具有極其重要的借鑒和指導價值，在醫院的發展與建設過程中，起到重要的作用。醫院基建檔案不僅為醫院的規劃、建設及管理工作提供有效依據，而且為產權糾紛、經濟問題、歷史查證及科學研究工作提供重要素材，為較為復雜的項目施工環境提供重要參考資料，具有非常重要的價值，因此，逐漸獲得醫院相關管理者及建設單位的支持與鼓勵。

2012年，作為濰坊市唯一一所三級甲等中醫醫院，為解決病人反應的濰坊醫院磁共振檢查擁擠、不方便的問題，考慮能否在內科樓一樓東北側再購置一臺磁共振，于是這塊基地的現狀、隱蔽管線分布以及所能承受的荷載成為了決策的關鍵，這就必須要有原來的結構管線圖作為參照，否則無法準確確定其承載力和管線分布，進而無法進行土方開挖以及一系列的后續施工。基于此，醫院基建檔案工作人員通過查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結構管線圖等有關資料，保證了基礎加固施工、磁共振的安置以及放射防護工作的順利進行，這樣不僅為醫院節約了人力物力，更重要的是避免了施工過程中安全隱患。

雖然我院對基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對照國家檔案法，國家基建檔案管理要求，醫院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進一步提高和重視。

二、基建檔案在其形式過程中存在的問題及產生的原因

在當前的網絡時代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對歷史基建檔案的規整和修復，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現在：一是注重工程建設的質量、進度、安全，忽視對檔案的管理，目前工程項目管理中普遍存在此種弊端。負責工程項目的管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，忽視建設工程中檔案資料的管理。

究其原因：首先醫院基建檔案管理的作用不像整個工程項目效益這么立竿見影，導致部分醫院對基建檔案的管理上不夠重視；其次醫院未將基建檔案管理工作納入醫院管理人員年度績效考核中，致使檔案管理人員態度不積極；最后醫院在基建檔案工作的模式上缺乏創新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發揮其服務于醫院中心工作的作用。

二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責上分責不明確，基建檔案涉及范圍廣、數量大、收集難、專業性強，加之醫院的基建項目往往持久性工程，期間不可避免產生大量簽證、聯系單、通知單等現場文件材料，但是由于醫院本身不是專業的房產開發商，其管理人員較之變動頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時缺少對基建文件系統的整編標準，檔案管理人員缺乏對基建檔案及時收集、整理及歸檔的意識。在整個工程建設中建設、勘察、設計、施工、監理等單位對本單位所擔負的工程項目的責任和任務不十分明確，或明確但執行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對性不強。此外，由于醫院本身性質的特殊性，導致部分醫院工程項目驗收了，但是基建檔案沒有及時進行專項驗收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴建、維修等一系列工作帶來隱患。

三是前期針對工程項目的手續文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫院通常沒有專門針對項目的籌建辦，更不用說專業的基建檔案的管理人員，由此導致工程項目前期的土地、規劃、立項、招投標等資料的收集缺乏有效的監管措施。有的文字資料，表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不準確，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更聯系單較多，但竣工圖上沒有作相應的修改和注明變更號碼，造成竣工圖紙失去時效性和準確性。有的文件沒有及時統一規整，隨著時間的推移，科室的輪轉，這些文件材料的收集整理難度越來越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫院造成嚴重的經濟損失。

導致以上諸多問題的產生的原因，總結起來主要有4個方面：

一是醫院領導和技術人員基建檔案意識薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負責基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調不協調統一。

二是醫院只注重臨床人才的培養，忽視了對基建檔案管理方面的人才引進，對文本基建方案管理無法形成有效的監管體系。

三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設，工程的施工進度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時跟附整個項目的進度，沒有成立專項小組來做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規章制度來保護并搞好竣工檔案的編制工作。

四是部分負責工程檔案資料編制的人員素質差。有的甚至是由工地項目部施工員兼職，缺乏專業知識，同時對編制基建檔案的能力不足。

三、醫院基建檔案存在的問題、原因及對策

綜合幾年來自身在基建檔案的管理方面的經歷和經驗，結合醫院實際的工程項目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現詳述如下。

第一，抓落實、重時效。派專人專項負責，重視和加強基建檔案收集、整理工作。在醫院的日常事務管理過程中，相關管理人員應積極配合醫院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實。第二，對于改擴建或者項目維護工程，應對地下管線進行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對地下管線的走向通過管線圖的方式仔細標注，最后整理歸檔。我院在醫院基建檔案管理工作中，對全院約90%的地下管線等信息進行了詳細標注，以便于為今后的修整工作提供依據。

為進一步保證醫院基建檔案的完整性與系統性，確保已歸檔檔案與工程實體項目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過程中，應做到以下幾點：第一，實施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識。

第二，建立健全基建檔案監督管理機制，保證基建檔案資料與施工過程的同步進行。

第三，對檔案資料進行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細講解歸檔要求及相關檔案內容，保證檔案收集工作及資料累積工作專人專管，確保工程竣工檔案的完整性。

第四，強化對基建檔案管理工作相關人員的業務培訓，提高其管理水平。

第五，采用行政管理手段，保證施工單位與建設單位對基建檔案的收集、整理與歸檔工作的順利配合。

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一、加強醫院檔案管理的重要性

醫院檔案是醫療各項工作活動中形成的最原始的真實記錄，是不斷提高醫學科學技術的基礎條件和基礎環節，是醫院管理中的重要內容。在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可代替的作用。如何有效地開發、利用檔案這巨大的軟科學信息資源寶庫。它以原始憑證性，不可再生及可重復利用性受到人們的關注。檔案運用的合理有效是醫院健康發展的一項基礎性工作，對于醫療活動的基礎規律和未來發展方向具有很強的借鑒。全面加強檔案管理工作的目的，在于充分發揮檔案的作用，為實現醫院建設目標服務。為維護醫院歷史的真實面貌服務。為醫院改革調整工作思路提供準確依據。為調節醫院的形象及患者支持率奠定堅實基礎。為研究本專業業績和科技創新提供第一手資料。是進行科學分析，制定醫院發展方向的好教材，加強檔案的開發、利用實現信息資源共享。全面真實有效地完整發揮檔案在醫療專業中的作用，對醫院的管理水平、醫療水平、科研項目及醫院健康發展的未來具有深遠的現實和歷史意義。

二、醫院檔案管理的現狀分析

1、醫院檔案管理機構不健全，缺乏標準的歸檔管理范圍。許多醫院未設立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內容局限，醫院重要檔案資源如：科研檔案、教學檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、病案則分別由各個業務部門管理，各類檔案無法實現集中統一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限。錯過了檔案最佳的收集、整理、歸檔時限。導致醫院檔案文件材料收集內容不夠齊全，整理規程不規范，裝訂質量不過關等檔案基礎質量問題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫院檔案質量。

2、缺乏專業的檔案管理人才。醫院檔案管理工作是一項對政治素質、業務水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發利用，無一不體現著檔案工作者過硬的專業理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時間少，難以做到及時、完整、全面地收集所需歸檔文件，嚴重制約了醫院檔案管理工作的發展。

3、檔案管理工作重視程度不夠。由于檔案管理工作的主要目的是為各項工作提供服務利用，對于立竿見影的經濟效益和顯著的社會效益難以產生。因此，醫院管理層缺乏對檔案管理工作足夠的重視和支持。普遍存在“重臨床、輕管理，重業務、輕檔案”的意識。認識不到檔案工作對醫院發展的價值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動性逐步減退，創新意識不強。

三、加強醫院檔案管理的措施

1、明確管理內容、制定管理目標。要想提高檔醫院案管理效果，就要對檔案管理的內容有足夠的了解，并根據檔案管理內容制定具體的管理目標。具體應從以下幾個方面入手：（1）醫院檔案管理應明確檔案的類別。在醫院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫療技術檔案等多種內容，針對不同的檔案資料，其管理側重點是不同的，要想提高檔案管理的實際效果，就要明確檔案的類別。（2）醫院檔案管理應提高全面性。考慮到醫院檔案管理內容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫院檔案管理的實際需要。（3）醫院檔案管理應提高針對性。基于醫院檔案類型多的特點，在檔案管理中，應根據不同的檔案內容采取不同的檔案管理措施，保證醫院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

2、進一步健全檔案管理制度。為了提高醫院管理的水平，在醫院檔案管理中，基于保證檔案管理工作得到有效開展，通常會制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據。但是隨著檔案信息的變化，以及醫院檔案管理工作重心的變化，對檔案管理制度進行進一步完善是十分必要的。（1）醫院檔案管理制度應增加管理內容。隨著醫院檔案管理內容的變化，醫院檔案制度也需要進行必要的調整，其中主要應增加相應的管理內容，使醫院檔案管理能夠更加完善，進而滿足醫院檔案管理的實際需求。（2）醫院檔案管理制度應提高可行性。在對醫院檔案管理制度進行完善的過程中，應注重提高醫院檔案管理制度的可行性，使醫院檔案管理能夠在具體執行中具有良好的指導性。（3）醫院檔案管理制度應提高科學性和合理性。醫院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據，只有保證其科學性和合理性才能更好地為醫院檔案管理工作服務。因此，提高檔案管理制度的科學性和合理性是十分重要的。

3、積極采用現代化的管理手段。隨著現代信息技術以及網絡技術在醫院管理中的應用，醫院檔案管理只有積極采用現代化的管理手段，才能提高檔案管理的實際效果。（1）醫院檔案管理應增加信息化手段。基于醫院檔案管理的實際需要，以及信息化技術的優勢，在醫院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強化醫院檔案管理效果，還能提高醫院檔案管理效率。（2）醫院檔案管理應配備必要的網絡化設施。為了方便醫院檔案信息的查詢和調閱，在醫院檔案管理中應配備必要的網絡化設施，實現檔案信息的網絡查詢和調用，提高醫院檔案管理的整體效果，減少管理成本。（3）醫院檔案管理應構建高效的電子管理系統。構建高效的電子管理系統，是提高醫院檔案管理效果的關鍵。其中電子管理系統應成為醫院檔案管理的重要著力點，應通過增加電子設施和集成網絡系統為突破口，提高醫院檔案管理的整體效果。

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【關鍵詞】村級檔案管理；社會主義新農村；建設

隨著我國新農村建設在近些年的不斷深入，而村級檔案作為記錄新農村實際建設發展情況的重要資料，也開始愈發受到人們的廣泛關注和重視。做好村級檔案的管理工作，不僅可以對農民的民利和物質利益做出有效維護，還可以為農村地區各項建設工作的展開奠定良好的基礎。

一、檔案管理在農村的重要性

村級檔案不僅涉及范圍較廣、內容十分豐富，還是我國農村政策、農業產業、農村各項工作多年發展情況的重要見證。村級檔案主要包括了民主選舉、農村黨建、經營承包、村務公開、教育衛生等方面的內容，是我黨和國家有關農村和農業工作的各項方針政策貫徹落實情況的重要歷史記錄，其全面的記載了農村地區各項工作的真實情況。因此，村級檔案的收集也應當以上述講解的各項活動和工作期間形成的文件資料為重點，以此為更新農村政治、社會、文化、黨政建設工作的進行提供完善的資料參考。但就目前來看，我國大部分農村地區的有關村級檔案的材料收集不健全，歸檔率相對較低，導致很多村級檔案中只有一些由上級所下發的文件資料、統計報表、工作記錄等，且這些資料的時間也基本都是最近幾年的，無法為建設新農村提供一定的現實保障。

二、村級檔案管理的具體方案

（一）完善層級管理網絡建設。首先，我國負責檔案行政管理的部門需要通過深入調查來制定村級檔案管理的具體辦法，通過成立市/縣、鎮、村三級檔案管理工作小組，明確各個管理小組的工作職責。而各級管理小組也需要將村級檔案管理列入自己的工作計劃之中，并成立領導小組，將分管檔案工作規劃到每個領導小組的工作職責中。其次，檔案管理部門需要結合其所在地區的實際情況，針對村級檔案管理制定出統一的管理辦法和標準，通過劃定檔案歸類范圍和保管期限的方式，盡量將村級檔案管理工作納入到行政部門日常工作中，對其管理內容進行部署、管理效果和水平進行檢查與考核。為了確保這一管理策略的實效性，政府部門可以先在一些整體水平相對較高的農村地區建立管理試點，在試點成功后，通過總結其管理經驗的方式，在各個地區推廣。其次，強化對村級檔案管理人員的培訓力度，通過提升此類人員業務水平和綜合素質的方式，使其能夠更好地適應村級檔案工作的各項任務要求。最后，我國各個鄉鎮檔案管理部門需要定期到其轄區內各個村莊進行檔案管理效果的初步檢驗，確保轄區內各地區村級檔案管理水平不會存在較大的差異性，從而在轄區內形成完整、連貫的檔案管理工作網。此外，對于我國針對村級檔案管理提出的各項工作要求，要確保其能夠自上而下逐級傳達、貫徹落實；而對于基層提出的各項管理要求，也可以通過這一工作網絡由下而上的提出，由各個上級部門通過層層把關的方式解決，以此來確保村級檔案管理工作可以科學規范的展開。

（二）施行因地制宜的管理方案。對于一些經濟水平較高、發展速度快的農村地區，應該建立其“一步到位”的系統化檔案管理體系，對該地區的所有村級檔案施行集中管理；對于經濟水平較差、經濟發展過于平穩的地區，則應當先提出村級檔案的基本管理要求，建立健全的檔案管理工作機制，明確各管理人員的職責，完善基本管理設置的配置。而后在結合該地區經濟發展速度，逐步創造各類對提升村級檔案管理水平有利的條件，最終實現對檔案的統一集中管理。特別是對于那些處在貧困山區的農村，不僅不能夠提出過高的檔案管理要求，還需要從各個方面給予其足夠的照顧。在管理村級檔案時，我國相關政府部門和基層機構只有從各個地區的實際情況出發，因地制宜地制定相應的管理政策，才可以確保村級檔案管理工作的順利展開和整體管理水平的穩步提升，從而為推動我國建設社會主義新農村提供有效幫助。

三、結束語

總而言之，我國農村地區只有建立完善的檔案層級管理體系和網絡，才可以為農民提供更加完善的社會服務，從而為我國建設新農村帶來極大的推動力。

【參考文獻】

[1]張艷玲.加強村級檔案管理為社會主義新農村建設服務[J].檔案天地,2012(12):43-44.

[2]王賽春.村級檔案規范化管理工作的思考與建議[J].檔案天地,2016(06):38-40.

篇5

【關鍵詞】建筑工程，檔案 ， 監控，措施

【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.

【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure

中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：

前言

建筑工程中會形成各種各樣的文檔材料，有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，對建筑工程中檔案的管理及監控加以重視十分必要。

1、 建筑工程項目中檔案資料監控及管理中的常見不足

對建筑工程中的檔案資料進行管理，實際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關資料進行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態管理而使人員流動性高，相關責任較難落實。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。

1.2資料不夠準確

資料上的隨意性比較嚴重，對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監測數據在所允許的誤差范圍內，害怕數據受到質疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數據。

1.3資料收集與整理不夠及時

對建筑工程相對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀錄以及開工報告等。對于施工過程，根據規定對其及時予以規范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環節都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

2、 建筑工程項目中檔案管理應關注的要點

2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續性等特點決定的。

2.2注重收集設計基礎資料

設計基礎資料中的地質、地形、水文、氣象以及各種技術咨詢服務等是設計、施工和工程實施過程的重要依據，具有實用價值大、份數少、利用率高的特點，應列為檔案管理的重點。

2.3注重完整、準確的竣工圖紙

竣工交付階段是整體或局部結束的階段，施工單位在這一階段要嚴格按照國家規定編制竣工圖紙，按照工程歸檔規范及立卷標準進行整理后向檔案管理部門移交。檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進行審核。竣工圖的完整性和準確性具體體現在真實的反映項目竣工時的實際情況和過程、圖物相符、技術數據準確可靠、簽字手續完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業，對竣工圖紙與現場實際情況進行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準確性和歸檔的質量。

2.4注重收集先進、大型、精密設備安裝調試形成的記錄資料

機器設備在安裝調試過程中受客觀環境的影響，許多技術參數的實際值與設計值會產生差異。因此，設備儀器在安裝調試過程的記錄數據資料是非常珍貴的。設備儀器檔案不僅要收集產品說明書、配件手冊操作、維修手冊、產品合格證等隨機文件資料，也要對其安裝調試數據記錄提高重視。

2.5注重收集培訓資料

為正確的對設備進行操作、維修、管理，廠家會對用戶的操作管理人員進行專業技術培訓，培訓資料往往會分散到個人手里。由于參加培訓的人員不一定全部直接從事設備的操作、維修，因此，要對培訓資料進行收集，再次分發和歸檔備查。

3、 建筑工程項目中檔案資料管理及監控措施

3.1與工程建設同步，進行全程監控

3.1.1及時對相關人員進行培訓，提高工作質量

一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應檔案管理相應的要求及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。

3.1.2立項時應當加強資料監控

工程項目在立項、審批、勘察之前，相應的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散，同時，招投標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應當及時介入檔案的收集以及整理，由專人負責。

3.1.3對新設備的檢驗加強監控

新設備到貨后，隨之會有相應的圖紙資料，值得注意的是，進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置，而國產設備所提供的使用手冊又不足，這些環節時常會出現漏洞。缺乏細致認真的態度，就可能丟失設備資料。所以，必須建立合理的設備開箱檢驗制度并貫徹執行，對開箱權限予以明確。

3.1.4發揮合同的法律效應

檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款，明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔范圍，使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。

3.2建筑工程檔案的管理措施

3.2.1建立現場辦公制度

工程檔案管理人員要做到現場辦公，進行現場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現的問題，能夠及時查出參考資料，協助解決問題。所以，要在主動做好對建筑工程業務指導、現場跟蹤服務，檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與建設單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作。