檔案管理要求精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理要求，期待它們能激發您的靈感。

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[關鍵詞]知識管理；企業；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132

[中圖分類號]G275；F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

1 知識管理的內容

企業的知識管理指的是通過對企業內部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業和市場信息地收集、加工及應用，并且企業知識管理鼓勵知識共享和知識創新，以期讓知識帶動企業經濟增長，提高企業的競爭水平和科技發展能力。企業知識管理的核心內容主要包括以下幾個方面：①企業知識是企業重要的戰略資源之一，是企業立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業只有加強了對企業知識地開發和利用，才能有效避免知識流失的現象，提高企業自身的競爭力；②企業知識實現的主要途徑是知識共享，企業實行知識共享可以極大地促進企業知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數據時代市場潮流的沖擊；③企業運用知識的目的一定是要為客戶提供服務的。企業可以把知識管理作為一種經營管理形式，來加強企業自身的創新能力和造血能力。

2 知識管理對企業檔案管理的新要求

2.1 知識管理要求企業進一步改進檔案管理工作

對于大多數企業和管理者來說，企業要改進檔案管理工作最有效的方式就是設計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業管理的科學化和紅專業化。企業進行檔案改革是對傳統檔案管理思想的一項沖擊，為企業提供了一種新的發展方向和發展思路，能讓企業更好地整合現有資源，提高企業內部管理和外部管理的質量和水平，進而提升整個企業的知識管理工作水平。關于企業開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業這一改革活動，更加關注企業發展文件的系統性，重視文件的連續性；其次，要建立一個更加信息化的企業知識管理平臺，利用現代信息技術來提高企業信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業檔案一體化工作進程，提高企業檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業知識的信息化程度和可利用率。

2.2 知識管理要求企業完善檔案管理的職能

知識管理對企業運營的影響是多方面的，不僅可以對企業的管理戰略和管理模式產生影響，甚至還能改變企業的工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業這一現象進行研究，就會發現在知識管理的要求下，企業檔案管理的職能相比以往已發生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應該不斷發展來適應這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業的檔案管理模式轉變道路要契合企業知識管理的要求，為知識管理服務，傳統的企業檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業檔案占據了非常重要的地位，因此，加快企業檔案管理信息化系統化是適應知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉變，從以往的實體保管轉向現代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉變為擁有專業知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業素養，個人意志要符合企業的發展理念，不斷參與到企業的發展和建設工作當中，發揮出知識管理應有的作用。為此檔案管理員必須掌握現代管理知識，熟悉企業檔案內容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業素質，從單純的體力輸出者轉變為企業發展的智力輸出者，為企業的發展提供智力和決策支持。

2.3 知識管理要求企業發展新的檔案管理技術

當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應縮短。為了適應更加快節奏的技術和資源需求革新，企業檔案管理工作也要廣泛應用現代化技術來適應現代化的知識管理需求。通過對目前企業信息技術發展現狀分析，筆者發現制約我國企業信息技術發展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設施不到位等。企業應認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發展障礙，來促進企業檔案管理工作的進一步開展。筆者結合企業信息技術現狀，給出以下幾點建議：首先，企業應加大研發部門的投入，加強自身研發能力，或者與研發部門進行合作，共同開發企業檔案管理技術，企業應根據自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業，應更多地傾向于自主開發檔案管理技術；其次，企業應加強對信息資源的開發。隨著企業信息化程度不斷提高，企業的生產方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應知識管理對企業檔案信息化程度的要求，此時應主要運用現代信息技術，加快企業檔案的信息化、系統化和平臺化，積極加大檔案資源地開發和利用，爭取提高企業知識管理的效率和效益。

知識和信息是知識經濟時代企業發展的核心和動力，是支撐企業發展的核心。企業檔案作為一個企業生產發展最直觀地反映和記錄，只有受到企業管理者的關注和重視，才能在企業管理等各方面發揮更大的作用。

主要參考文獻

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關鍵詞：檔案工作；措施

中圖分類號： C29文獻標識碼：A 文章編號：

與新形勢、新要求相比，檔案工作還有不小的差距。一是個別單位重視程度還不夠，在機構設置、人員配備、工作機制等方面不能滿足檔案工作實際需要；二是基礎業務發展不平衡，仍有部分的單位檔案工作基礎較差，一些單位檔案沒有做到統一管理、及時歸檔，一些重大活動、重大項目、重要科研項目的檔案管理工作沒有同步開展；三是硬件設施落后面貌沒有根本改觀，存在較大的安全隱患。為了做到科學、全面、細致，專門成立了檔案工作評價領導小組，制定了《檔案工作評價辦法》，找出了主要問題，提出了整改措施，達到了預期效果，為我們指明了努力方向。

一、抓安全管理，為維護檔案資源盡職盡責

抓歸檔管理，為檔案信息資源建設打牢基礎，強化科研檔案歸檔要求和措施，并對檔案管理人員及資料員進行系統培訓。確保了歸檔工作順利開展，全面實現了紙質檔案與電子檔案同步歸檔，歸檔率100％，為檔案管理網絡化、現代化創造條件。檔案資料室是公司安全消防重點單位之一，我們視安全為第一要務，始終把安全工作放在首位。

（1）堅決貫徹“防治結合，以防為主，標本兼治”的要求，堅持每日消防安全檢查記錄登記和每月安全工作會議制度，定期對室內所有電器開關、照明線路和防盜門窗等部位重點檢查，發現問題及時整改解決。因此，從未發生任何安全消防隱患和事故，確保了庫存檔案的完整與安全。

（2）堅決執行檔案借閱制度，嚴把檔案資料借閱關。我們制定了嚴格的外協借閱資料管理辦法，實行三級審批制度，領導把關，層層負責，從源頭上遏制泄密事件的發生。幾年來，對外借閱檔案資料，從未發生丟失、破損和泄密事件，為維護公司利益，保障檔案信息資源的安全做出了不懈的努力。

二、建立適應新形勢要求的檔案管理體制和運行機制

檔案工作逐步形成了 “統一領導，分級管理，橫向密切聯系，縱向逐級負責”的局面。但隨著公司形勢的發展，特別是電子信息傳播技術的廣泛應用，檔案管理也暴露一些問題，一是檔案布局過于分散，資源利用率不高；二是管理隊伍結構不合理，比較松散，個別單位檔案管理組織體系還不健全；三是檔案向信息和知識轉化的程度比較低，檔案工作還處于高成本，低效率的管理狀況。搞好檔案工作，體制是根本，機制是保障。在新時期，如何建立良好的檔案工作管理體制，形成有效的運行機制，是檔案人員要認真思考，深入研究，并著力解決的問題。對體制和機制進行調整，要注意把握以下兩點：

2.1必須符合實際，以滿足檔案工作自身需求為出發點

（1）通過對檔案資源進行整合，進一步調整檔案管理布局，提高檔案資源的利用效率。要對檔案信息進行優化，合理配置檔案資源，提高檔案的信息和知識含量，為用戶提供精品信息；要加強學習，努力運用先進的理論和思想開展工作，不斷實現檔案管理創新發展。

（2）搞好檔案系統隊伍建設。要逐步調整檔案管理隊伍結構，積極培養既懂檔案管理，又掌握計算機和網絡知識，同時，對公司主營業務有一定了解的復合型人才。檔案工作領導要在工作、學習、生活等方面關心支持檔案人員，特別是要注意在政治方面的培養。要為檔案人員創造條件，幫助解決實際問題，在改善工作環境，改進管理手段，提高服務質量等方面的投入必須給予保證。

（3）采取必要措施，強化歸檔制度落實。一是各單位檔案管理部門要做好對公司和本單位制發的公文，包括紙質和電子文件的歸檔保管工作。這是記錄歷史，對歷史負責、對未來負責的一件大事。二是要切實做好對工程、經濟等資料的收集、整理、保管工作；同時，做好資料的開發應用工作。

2.2必須尊重客觀規律，以適應公司未來發展為落腳點

主要是強調進一步轉變思想轉念，完善服務機制。隨著公司管理職能和業務范圍拓寬，檔案服務領域也將不斷伸展。既要服務于科研生產一線，還要服務于礦區建設；不僅要服務于公司經濟增長，還要服務于油田穩定與和諧發展。因此，檔案工作要承擔起相應的社會責任，體現經濟效益和社會效益的雙重價值，這是新時期公司檔案工作必須把握的一個重要的現實和客觀規律。

三、要提高認識，強化措施，扎實細致地做好檔案安全保密工作

認真貫徹執行國家《檔案法》和《保密法》，建立了比較完善的檔案資料安全保密管理制度，形成了比較嚴密的組織管理體系，取得了較好的實際效果。

3.1切實加強資料的安全保密管理

（1）公司下發的一些文件資料，要加強機要文件的管理。對于保存在檔案部門的機要文件，檔案管理人員要格外引起重視，絕對不可隨意外借，泄露機密內容。機要文件的學習、傳達、閱讀和銷毀都有專門的規定和要求，原則上，這些文件由機要部門處置。

（2）工程資料。工程資料管理是檔案部門一項非常重要的工作，各單位要高度重視，清醒認識工程資料安全保密工作的必要性。進一步強化保密措施，落實安全責任，處理好保密與利用的關系，切實體現和維護工程資料的嚴肅性與時效性。

3.2嚴格執行檔案安全保管及銷毀制度

對檔案安全保密工作，要在思想上要警鐘長鳴，在工作上要貫穿始終。要切實履行安全保管和銷毀制度。

（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人為的原因：如管理不到位，保管條件不到位等，都是檔案防火要求所不允許的，必須加以克服和改進。

（2）防潮、防霉變。有些資料已經保管幾十年了，這些資料還要長期保管下去。所以，從事檔案管理的同志們要負起這個責任，認真開展檔案維護工作。

（3）防止丟失。要避免因借閱管理不善或制度不健全，造成資料丟失現象的發生。

（4）防止資料在借閱、使用、銷毀過程中泄密。重點說一下資料的銷毀。首先是不能隨意將資料處置給廢品收購人員。其次，不能采用不具備保密功能的設備銷毀機密資料。要嚴格執行檔案銷毀制度，對保管到期的檔案，檔案工作領導小組要組織專業部門，認真進行鑒定，提出實施方案，并報公司檔案館，最后提交公司審批。

（5）各級檔案部門領導和工作人員，禁止用手機或非機要電話談論資料內容。

四、檔案管理成效

著力健全檔案組織體系，大力推進信息化建設，不斷提升基礎業務水平，持續推進檔案信息資源開發利用，開創了工作新局面。

（1）思想認識實現新提升。主要領導更加重視檔案工作，普遍認識到檔案在服務企業發展、服務企業中心工作中的重要地位和作用，把檔案工作納入部門績效考核體系，充分調動積極性。對項目文件與檔案實行專業化管理。

（2）組織體系建設取得新進展。按照《檔案法》和《檔案工作規定》要求，設立了相應檔案機構，配備檔案人員，形成了統一領導、分級管理的組織體系。

（3）基礎業務發展見到新成效。制定了《公司檔案管理手冊》，宏觀上提升了檔案工作制度化、規范化和科學化水平。實施歸檔范圍確認制與備案審批制，為收集齊全檔案提供了實踐經驗。

（4）館庫設施建設實現新突破。廣泛開展標準化庫房創建工作，建立健全檔案安全管理制度，改進硬件設施，改善了檔案保存條件和安全水平。

（5）檔案開發利用實現新進步。把服務科學發展作為檔案工作的出發點和落腳點，為公司生產經營和業務發展提供了有力的信息支持。

五、結束語

目前公司正處于深化改革，謀求更大發展的關鍵時期，檔案工作理應承擔起相應的責任，檔案人員肩負重要的歷史使命。在信息化知識經濟背景下，檔案的信息和知識屬性將更加突出，檔案服務于企業發展的作用也將更加顯著。未來檔案工作發展，有賴各級領導的理解與支持，有賴廣大檔案員工的辛勤和奉獻。只要我們齊心協力，真抓實干，就一定能夠實現公司檔案工作整體、協調、健康發展的目標。

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關鍵詞：科學技術檔案；管理者；素養

目前科學技術檔案管理工作沒有一個統一的標準，許多行業都比較隨性，使得有利用價值的科學技術檔案得不到較好的保存，對科學技術檔案的管理無疑是雪上加霜。

一、自覺自律，培養良好的工作道德

有人說過：“一個人沒有知識是次品，身體不好是廢品，品德不好是危險品。”由此可見品德比知識和身體更為重要，縱使一個人擁有淵博的學識和強壯的體魄，但道德品行敗壞，也只會給社會帶來更大的危害。科學技術檔案管理工作因為很少有效益產出，工作普遍不被重視，常被指為“良心活”，檔案管理者也被戲稱為“隱形人員”。檔案工作的不良現狀，造成很多管理者缺乏工作激情，時常敷衍了事。加強檔案工作者道德修養，培育和諧文化精神和道德規范引導人們在認識處理人與人之間、人與社會之間、人與自然之間關系時以“和”為貴，實現人與社會和自然三者能和睦相處，協調發展。這既是新時期黨和國家的思想政治體現，也是倫理道德規范要求，我們就應以此道德規范標準作不懈的努力，加強修養，使檔案工作者自覺樹立工作責任感，規范個人行為。嚴格遵守國家各項法律、法規以及各項規章制度，堅持原則、辦事公道、廉潔自律、作風正派，確保檔案的保密與安全，確保科學技術檔案工作的良性發展。科學技術檔案工作是一項涉及面廣的服務性工作，從它的收集　直到提供檔案信息為他人服務，都要與各種各樣的人發生關系。如果我們注意道德修養，努力做到溫良恭儉讓，就能形成人與人之間良好的互敬互愛互助，親密和諧的關系，創造和保持內外和諧穩定的環境。這樣，不僅能使檔案工作做得更好，提升檔案服務水平，也能使檔案工作者思想道德修養提高到一個新的境界。

二、樹立正確職業價值觀，提升自我認同感

職業價值觀包括人生目標和人生態度，即一個人對職業的認識和態度，對職業目標的追求和向往。默默無聞、無私奉獻是科學技術檔案管理者應當懷有的工作態度，因為檔案工作既有體現歷史全貌的“偉大”，又需要管理者擁有“綠葉”、“橋梁”、“默默無聞”地奉獻精神。承擔檔案工作后，很多人雖然勤懇工作，但對檔案事業毫無熱情，長期處于一個“守攤”的狀態，因此檔案工作者一定要充分發揮奉獻精神，在平實的崗位上提升自我認同感，減緩或消除職業倦怠，保障科技檔案管理工作持續發展。

三、量體裁衣，用健全的制度為檔案工作者護航

首先制定一套科學合理、符合實際的規章制度，建立相應的考核機制，用環境的力量幫助檔案人員規范工作行為，保證科學技術檔案工作順利開展。針對檔案管理者職責、檔案管理工作內容、歸檔范圍和歸檔期限等方面，制定有效的管理體系，由主要領導牽頭，由上而下貫徹落實。成立綜合檔案管理部門，聘用專職檔案管理人員，實現檔案的系統化管理和資源整合，更好的發揮整體優勢和為檔案利用服務。第二，為科學技術檔案管理者提供一個良好的社會平臺，加大宣傳力度正確引導社會觀念，讓所有成員對檔案工作有一個積極向上的認識態度，讓檔案管理者在這種氛圍中自覺學習、與大家共同進步。建立多元化的交流平臺，對內讓檔案管理者能及時與一線工作人員溝通，及時了解科技、業務動向，不斷完善整檔案管理工作流程；對外能與其他從業者互相交流工作經驗，集思廣益、群策群力。提倡檔案管理者向專家型人才發展，主動提升自我修養，爭取由被動“應戰”，變主動“出擊”。第三，特別要注重培養有超前意識和開拓型檔案管理者。科學技術發展的日新月異，科學技術檔案工作只有積極應變圖新，才有未來。目前科學技術檔案工作已開啟文檔一體化信息系統新篇章，主要是將檔案形成過程和檔案管理有機結合，大大提高工作效率，保證檔案形成過程和收集的完整。系統建設是一項需要運用科技、業務、信息、管理等多學科知識，并且需要多專業配合、多部門協作和多環節配套的復雜系統工程。而推進檔案信息自動化的關鍵是人才，其素質水平直接影響自動化水平，這就需要科學技術檔案管理人員具備豐富的專業識及管理和組織經驗，了解信息技術的新知識，具有前瞻性和創新能力。當今社會，我們必須進行刻苦的學習和艱苦的修養，把提升素養融合到黨和國家的利益、人民的利益中去；把科學技術檔案工作與社會責任感相結合，自覺地進行自身的思想道德修養，并在實際工作中不斷地磨煉自己、提升自己，才能立足崗位，服務社會。

參考文獻：

[1]李華．檔案信息自動化系統管理若干問題的思考[J]．經濟技術協作信息，2006(11)：48．

[2]劉梅英．人才培訓要注重實際工作能力[J]．蘭臺世界，2005(3)：17．

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1 機關檔案管理現存的欠缺與不足

1.1 社會效益不能充分發揮。機關檔案工作是機關工作的組成部分，機關檔案室是機關的內部組織機構。相關制度規定機關檔案工作的任務中強調機關檔案要為機關工作服務，強調機關檔案工作要做好保密工作，確保檔案和檔案機密的安全。這使得機關開展檔案工作時僅關注到了機關本身的利用，而忽略了來自社會的利用需求。只強調到了檔案的保密，而沒有強調檔案的開放。雖然在《檔案法》相關法規中，說明機關的現行文件在經過同級或上級機關批準后，可以對外提供利用，但因為手續的繁雜和保密觀念的根深蒂固，對外提供利用往往不能實現。從機關檔案室作為機關的內部機構角度來看，機關檔案室必然站在機關立場上，因而對保管的檔案信息理所當然采取保密狀態，本能地限制甚至排斥對外提供利用。

1.2 提高檔案管理水平的自我動力不足。檔案管理工作的目的是為本機關和上級機關服務，可以說，機關開發檔案工作的動力源于檔案工作對機關參考、咨詢、決策及保存機構記憶所起的作用。如果機關僅從為自身服務這一動力出發，完成相應的檔案管理工作，并不需要進行太大的投入就能做到。很多機關對檔案管理工作不積極的原因之一，是機關對檔案管理水平沒有過高的要求。機關檔案工作是我國檔案事業有機組成部分，機關檔案工作肩負著為國家積累檔案史料的任務，就這一點來說，機關檔案管理工作屬于公共事業管理的范疇。作為我國檔案事業的基礎，顯然，機關檔案工作的質量高低影響著整個檔案事業管理水平的高低。

1.3 檔案在整體工作中的地位不高。機關檔案室作為機關的內部組織機構，其經費來源于機關內部資源的分配，而各機關因職權的不同，可支配的財力也有差異。機關檔案工作相對前沿的業務工作而言，并不直接與機關的職能、職權相關，是機關幕后的服務工作。機關檔案工作需要依靠機關領導的重視才能有效開展，但是，一般說來，領導重視程度欠缺，是機關檔案工作長期面臨的不爭事實。機關檔案室作為機關部門機構的附屬性，是制約機關檔案提供社會利用，制約檔案管理水平提高的根本原因。可見，如果不改變機關檔案工作對機關的附屬性，要開展機關檔案提供社會利用，提高管理水平，單依靠制度和監督的完善是難以做到的。

2 信息時代機關檔案管理工作面臨的新挑戰

傳統的檔案管理，僅能實現單一數據的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應科技發展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時代與科技信息的不斷發展，傳統的檔案管理終將被網絡化的檔案管理所取代。系統化、網絡化的檔案管理，一方面可以節省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長遠來看，具有不可估量的積極意義。所以，對于每一位管理人員而言，轉變觀念，樹立現代化的檔案管理理念，是一項迫切的任務。

2.1 對傳統檔案管理工作觀念的挑戰。傳統的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會對知識的評價標準是知識對經濟的推動力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉化為生產力，才能得到社會的認可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉變服務觀念，大力開發檔案信息資源為社會和發展經濟服務。

2.2 對傳統檔案管理手段和方式的挑戰。當前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的檔案信息，難以達到傳輸的高容量和網絡化，難以形成新的知識生長點，也難以為社會經濟發展服務和供社會共享。檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。從自身實際出發制定一套完整的檔案管理制度;引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

2.3 對檔案工作者自身素質提出的挑戰。新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立高素質的專業人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計算機技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。因此，運用檔案來傳播知識，促進經濟發展，使檔案中的知識轉化為現實的生產力，成為新的經濟增長點是檔案工作者義不容辭的責任和義務。

3 如何建立適應信息化時代檔案管理的新思路和新方法

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一、增強檔案管理工作人員的責任意識

檔案工作是一項枯燥而又有歷史性意義的工作，作為檔案工作者必須深刻地意識到自己工作責任的重大，時時繃緊保持檔案真實性的高壓弦，維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不能主觀臆斷地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護檔案的真實面貌，當好檔案衛士。

二、增強檔案管理工作人員的學習意識

檔案管理是一門綜合性較強的工作，因此檔案工作人員應不斷地學習掌握文史知識、相關學科知識和現代管理知識。一是在檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等，只有通曉歷史，才能更好地了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理檔案信息。二是隨著檔案管理現代化，檔案工作者應加強軟件操作、維護技能、檔案管理信息系統、電子文件的發展等知識的培訓。這些都有利于檔案工作者正確應用現代技術，提高辦公速度，適應檔案工作發展的需要。

三、增強檔案管理工作人員的服務意識

檔案管理工作的重要性不論在以往、當今都已充分體現，特別是永久性檔案的保存，為各級政府、黨政機關、企事業單位準確地反映了過去的歷史，在今后的發展規劃中能借鑒歷史經驗、趨利避害，制定更適合實際的規劃。特別是檔案電子化管理后，充分利用現在已有的網絡技術，能不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務于社會。檔案管理工作不是獨立的，檔案信息化的實現要以數字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存。因此檔案管理工作人員應以電子文件的形式按規定格式、程序和要求上報有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。增強檔案管理人員的服務意識是實現相關部門檔案信息共享的必要。

四、增強檔案管理工作人員的保密意識

檔案管理工作的特殊性要求其工作人員必須具備較強的保密意識。檔案從某種程度上屬國家政府機關、企事業的工作機密，檔案管理工作人員應對檔案實行保密措施，不是檔案管理工作人員不能隨便出入檔案室、隨便查閱檔案資料，即使因工作原因查閱也應按照檔案查詢、復制程序，經相關領導批準后，由檔案管理工作人員為其查詢、復制。增強檔案管理人員的保密意識是發揮檔案作用的前提。