辦公室檔案管理分類精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇辦公室檔案管理分類，期待它們能激發您的靈感。

篇1

在辦公室工作中，檔案管理作為其重要構成部分之一，能夠有效確保相關工作的可持續發展帶。隨著當下社會經濟發展速度的不斷加快，在市場經濟體系下，辦公室檔案管理工作只有做到不斷創新和改革，緊跟時代的腳步，從而才能讓其作用得到充分發揮，讓辦公人員查詢和檢索信息能夠更加方便、快捷，讓辦公室整體工作效率得到有效提升。而想要實現檔案管理工作的改革和創新，讓辦公室管理建設得到加強，就必須對檔案管理工作中所存在的問題進行深入分析，從而才能找到有效解決措施，讓辦公室檔案管理工作的作用得以充分發揮。

1 當下我國辦公室檔案管理的現狀分析

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現代企業都沒有重視起自身企業的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關資料信息。此外，由于很多企業的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業務資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現人員流動現象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業生產業務遭受到嚴重損失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業素質不高

當下我國雖然已經有一部分的企業開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發揮出應有價值，而造成這種現象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業素質和業務水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結構和檔案管理素質存在嚴重缺失上有著顯著體現。一方面，檔案如果發生不合理的分類結構，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現代企業中的真正價值很難得以體現。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應的檔案管理基礎理論知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當下很到現代企業都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數據信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現象的發生。而另一方面，企業沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關檔案管理工作人員素質較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現象的發生，從而也就造成企業經濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業由于缺乏相應的網絡安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應的信息化辦公手段

雖然當下很多企業管理制度都開始對傳統的紙張辦公方法進行了轉變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業檔案都沒有實現信息化，對企業中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業的發展，同時也在很大程度上促使企業的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應對策

2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應該讓企業內部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業從上至下逐漸形成一個統一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業性進行提升

首先，企業應該重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關的檔案管理基礎知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應該以轉化其傳統檔案管理基礎知識為主，來對其進行相應的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛入職的檔案管理人員，則應該以檔案管理基礎理論知識為主，重點傳授他們專業性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業水平，始終迎合當下市場經濟化需求，為企業發展帶來有效推動作用。

2.3 增強辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現代企業來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現。首先將相應的保密制度建立起來，以此來對相關的檔案管理人員進行約束，一經發現泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業應該積極額普及計算機知識和網絡安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網絡安全工作的安全管理力度。

2.4 運用集成化信息管理體系

企業在實施檔案管理工作的過程中，應該讓實物檔案資料管理和計算機檔案管理相結合的管理模式得以形成。在對企業檔案進行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴格、詳細的分類號檔案信息，并結合企業中每個部門的實際情況和信息性質來讓檔案分類更加科學化、規范化。

篇2

（一）檔案管理完整延續

通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。

（二）現代化管理軟件不足

隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規范

醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。

三、醫院辦公室檔案管理的應用

（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分

辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。

（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核

為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。

（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展

醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。

（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設

檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。

四、結束語

篇3

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內容之一，主要負責資料數據的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷優化并提高檔案管理的策略。

一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業管理的基礎，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現代化的手段，對其進行科學、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況，并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了單位的管理水平，以及發展狀況，是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：

第一，準確性

準確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應，就無法發揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴謹性

辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴謹的工作態度，對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前，精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準化的管理。

第三，高效化

隨著科學技術的發展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學技術，不斷優化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現狀

1.檔案管理人員意識薄弱，且專業素質偏低

辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。

在我國許多從事檔案管理人員，并非專業出身，更有甚者，是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經暴露出來管理錯誤，這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度，也因為領導不重視實施，以至于檔案管理工作的相關人員在工作時，經常會無視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現檔案損失等現象。

3.新技術，新硬件投入少

隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術，不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中，由于種種問題：領導不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業水平

首先，要改變傳統的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平，可通過加強培訓的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。

而對于已經擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

3.辦公室檔案管理現代化

辦公室檔案管理現代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進傳統落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進先進的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢，只有這樣，才能切實提高辦公室檔案管理效率。

篇4

承德市軍隊離退休干部休養所 河北承德 067000

[摘要]現階段，我國事業單位或辦公室工作人員的一項重要任務就是對單位的檔案進行合理有效的管理。通過對事業單位檔案進行有效的管理，加快事業單位的發展。進入二十一世紀以來，我國的計算機技術得到了迅速的發展，利用計算機技術進行檔案管理成為了新時期我國檔案管理的新趨勢。以下文章就現階段我國檔案管理工作中存在的問題進行探討，并進一步提出加強辦公室檔案管理工作的幾點措施。

[

關鍵詞 ]新形勢；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對于辦公室里的工作人員來說，進行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對事業單位的發展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對事業單位內每一項事務進行合理有效的記錄，以便日后查詢與應用。但是，就我國新時期下的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，本文就這些問題出現的原因進行探討，并結合自身經驗，提出幾點改善檔案管理工作的措施。

一、新時期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國經濟高速發展的形勢下，對事業單位辦公室檔案進行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運轉狀況、產品質量數據等內容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識產權的糾紛問題上，會為事業單位提供一個有力的證據。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創新的初期探索和后期的成果，一旦發生產權方面的糾紛時，各單位可以從檔案中查找證據，維護事業單位的合法權益。

二、新時期辦公室檔案管理存在的問題

第一，事業單位的管理層缺乏對檔案管理的重視。新時期下，辦公室檔案的管理有著極強的專業性。然而，許多的單位管理層對檔案管理不夠重視，這就導致了檔案管理問題的存在，比如沒有將檔案管理信息化，檔案嚴重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業單位沒有形成完善的辦公室檔案管理機制。目前我國許多的事業單位檔案管理方法老舊，沒有形成完善的管理機制。各單位的檔案主要用于應付上級檢查，沒有實質性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒有嚴格按照要求如實的進行填寫，這就為檔案的管理工作帶來了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒有形成一套完善的辦公室檔案的管理機制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個重要原因。新時期的辦公室檔案管理工作對計算機等高科技產品具有很大的依賴性，也正是電子產品的應用，極大的提高了檔案管理的質量。然而，由于事業單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導致了管理設備極度老化，嚴重影響了檔案管理工作的進行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個技術性很強的工作崗位。然而，由于事業單位沒有對該崗位引起足夠的重視，這就導致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業性知識，這對檔案的管理來說十分不利。另外，由于檔案管理人員對管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴重影響了檔案管理的效率。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

通過上述文章的總結，不難發現現階段我國辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問題，這些問題的存在嚴重影響了我國辦公室檔案管理的效率，制約著事業單位的發展，所以加強辦公室檔案的管理工作勢在必行。

第一，事業單位的管理層應該對檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識加強了，才會使檔案管理從填寫、保存、更新、應用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機制，實現對事業單位檔案進行合理有效的管理。一方面，對檔案管理的整個過程進行完善。首先，要求員工在進行檔案采集時，一定要根據實際情況如實填寫，以保證檔案的準確性。其次，在檔案的存放過程中，改善存放條件并對檔案進行分類合理存放。對檔案存放的房間進行定時檢查，以確保檔案的安全性。對檔案進行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對檔案進行實時更新，以確保檔案具有強烈的時效性和準確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規定，部分檔案的保存具有一定的時間限制，一旦檔案到期，就要對檔案進行銷毀。在這一過程中，一定要向有關部門講明，得到允許后才可以進行相關的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業知識水平。辦公室檔案的管理具有很強的技術性，工作人員的專業素質關系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴格，注重工作人員的專業素質，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業知識的培訓工作，對檔案管理人員的專業知識進行及時更新，特別是計算機方面的專業知識。隨著計算機技術飛速發展，其更新速度逐漸變快，加強檔案管理人員對計算機的使用水平有助于實現檔案的高效管理。另外，培養檔案管理人員嚴謹求實的工作態度也十分重要，只有員工的工作態度得到轉變，才會完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術。隨著信息技術的發展，一些具有大數據容量、層次結構優化的辦公軟件相繼問世，它們的出現極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數據化等管理方式的應用，將辦公室的檔案進行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當然，這也對辦公人員的信息技術水平提出了很高的要求。

結語

二十一世紀以來，科學技術進入了全面發展的新時期。隨著相關技術的應用，我國的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強。但是，就現階段我國的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，比如管理層對檔案管理不夠重視、沒有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業知識，嚴重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術水平，加強體制的完善和工作人員的工作態度，才能促使檔案的高效管理，加快事業單位的發展。

參考文獻

[ 1] 熊妮.新時期辦公室檔案管理的有效性分析[ J ] .辦公室業務,2013,17:107.

[ 2 ] 陳玲玲,關亮.新時期辦公室檔案管理規范化[ J ] .辦公室業務,2013,21:98.

[ 3 ] 吳挺松.新時期辦公室檔案管理的有效解析[ J ] .辦公室業務,2014,11:85.

[4]任彩霞,張軍.新時期辦公室檔案管理的有效探討[J].辦公室業務,2012,09:26.

篇5

關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報,2013(3):46-48.

[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務,2014(9):52-53.