檔案的現(xiàn)代化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇檔案的現(xiàn)代化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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關(guān)鍵詞：檔案管理;電子政府

檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟發(fā)發(fā)展的拉動力，社會進步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務(wù)處理過程檔案化以應(yīng)用為中心的新模式。本文將對檔案的現(xiàn)代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。

1 檔案工作的概述

廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用八個環(huán)節(jié)，前六個環(huán)節(jié)稱為基礎(chǔ)工作，后兩個環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務(wù)性和政治性［2］。

隨著時代進步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點轉(zhuǎn)變：

1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉(zhuǎn)為服務(wù)性、職能性；

1.2 在工作格局方面，從封閉轉(zhuǎn)為開放，從以保管為主導(dǎo)，轉(zhuǎn)為以開發(fā)利用為主導(dǎo)；

1.3 在服務(wù)對象方面，從單純?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本單位內(nèi)部服務(wù)，轉(zhuǎn)為同時面向全員和社會服務(wù)；

1.4 在服務(wù)方式方法上，從被動的、手工的、內(nèi)向型的服務(wù)，轉(zhuǎn)為主動的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)

當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結(jié)構(gòu)具有缺陷。

其相應(yīng)的解決措施為：

(1)密切關(guān)注經(jīng)濟社會發(fā)展和各項工作的新領(lǐng)域、新業(yè)務(wù)、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；

(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；

(3)在檔案結(jié)構(gòu)的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。

2 檔案的現(xiàn)代化管理

2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念。

構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標：以妥善保存檔案，便捷應(yīng)用為發(fā)展目標。

2.2 解決適用、配套的管理設(shè)施。

不少檔案管理設(shè)施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術(shù)。檔案資料堆積混雜，

檔案基本管理設(shè)備缺乏［3］。

因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設(shè)施使用情況，確保檔案的妥善管理。

2.3 實行制度化、規(guī)范化、標準化管理。

制度化、規(guī)范化、標準化三者之間有密不可分的關(guān)系。制度是對各方關(guān)系、行為準則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標準是對普遍性的業(yè)務(wù)技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關(guān)系、規(guī)范秩序為主要目的，有強制性。規(guī)范、標準以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)制定，偏重微觀業(yè)務(wù)，側(cè)重業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。

檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質(zhì)為簡單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

檔案工作標準化體系的構(gòu)成包括檔案工作基礎(chǔ)標準，檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標準以及與檔案工作標準相關(guān)的標準。

——檔案工作基礎(chǔ)標準。包括檔案專業(yè)基本術(shù)語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統(tǒng)計工作標準，等等。

——檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統(tǒng)計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。

——與檔案工作標準相關(guān)的標準。如：文件制成材料質(zhì)量標準，底圖、藍圖制作規(guī)范，竣工圖編制標準，技術(shù)文件格式，國家機關(guān)公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結(jié)構(gòu)而言，一般分為國際標準、國際區(qū)域性標準、國家標準、行業(yè)或?qū)I(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準等。

因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學(xué)習(xí)、掌握標準文本的內(nèi)容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經(jīng)濟、行政手段保證標準的貫徹執(zhí)行。

2.4 大力推進檔案信息化。

檔案信息化既是整個檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務(wù)，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發(fā)。

檔案信息資源開發(fā)具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應(yīng)該大力開展檔案信息資源的有效開發(fā)。

3 結(jié)語

檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設(shè)和實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結(jié)合，推動其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。

參考文獻

［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學(xué)家, 2011, (10)

［2］ 衛(wèi)雙囤. 談檔案的管理和有效利用［J］. 山西檔案, 2011, (S1)

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關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化的定義

檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術(shù)和對紙質(zhì)載體的重要檔案進行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。

2 檔案管理現(xiàn)代化進程中的問題

2.1 檔案標準化程度低

進行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個單位根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏高級管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員三個等級層次。高級檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會科學(xué)和經(jīng)濟管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置，檔案管理人員個體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經(jīng)費不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設(shè)簡陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范。檔案室自動化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對策

3.1 加強標準化建設(shè)

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.2 實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強檔案管理現(xiàn)代化意識，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識，就會大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現(xiàn)主動式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強檔案管理隊伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點，把具有復(fù)合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

首先要關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內(nèi)容對其進行考核。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預(yù)算。

參考文獻

[1]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策[J].甘肅廣播大學(xué)學(xué)報，2002（12）.

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[關(guān)鍵詞]檔案 管理 現(xiàn)代化

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0163-01

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理工作時組織發(fā)展中一項必不可少的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)陳舊，不適合企業(yè)的發(fā)展，隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也有了新的發(fā)展和進步，檔案管理工作的現(xiàn)代化的實現(xiàn)，一個主要的內(nèi)容就是要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，對于組織發(fā)展而言有著重要意義。

做好檔案管理的現(xiàn)代化，首要的一點內(nèi)容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內(nèi)的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的保存，發(fā)揮現(xiàn)有的微機潛能，實現(xiàn)組織的信息系統(tǒng)的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來講，做好檔案管理工作的現(xiàn)代化，實現(xiàn)信息化的檔案管理工作方式，對于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是使用紙質(zhì)記錄的方式，紙質(zhì)文字記錄的檔案不僅要占據(jù)一定的空間對檔案信息進行保存，同時，從另一個角度來講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費的時間會比較長，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法采用紙質(zhì)管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內(nèi)容有可能被泄露出去，信息的外泄就會影響到組織發(fā)展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發(fā)展。

所以，在檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理工作的組織化和現(xiàn)代化，是推進檔案管理工作順利發(fā)展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。

二、未來檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、當前檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，一個主要的途徑就是實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，當前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問題，影響著檔案管理工作的順利發(fā)展。

在檔案管理中，信息化的電子處理設(shè)備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運作起來，為了更好地實現(xiàn)檔案管理，推進檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

另外，從檔案管理工作人員的角度來講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質(zhì)存在很多不足的地方，現(xiàn)代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計算機操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對于檔案管理工作人員來說是一種壓力，過去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質(zhì)管理，管理人員主要進行一些紙質(zhì)檔案的保存和檢索工作，一旦實現(xiàn)信息化的管理，就需要逐步實現(xiàn)檔案管理工作的無紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計算機操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個重要問題。

四、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理工作的對策

未來，在檔案管理工作中，要想更好的推進檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要努力實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，主要可以從以下方面入手。

首先，要加強在組織內(nèi)部的檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，配套的軟件和硬件設(shè)施要建設(shè)全面，把檔案管理工作納入到一個系統(tǒng)化的軌道上來，配套的計算機設(shè)備要安排到位，同時，引進一些高水平的電子軟件，服務(wù)于檔案的管理工作。同時，在檔案管理工作中，信息系統(tǒng)的建設(shè)還要實現(xiàn)組織內(nèi)各部門的聯(lián)合，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一，所以，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，還要注重做好聯(lián)合目錄的建設(shè)，增加檔案信息的全面性。

其次，對于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過程中還要加強對工作人員的能力培養(yǎng)，要加強對工作人員的信息化技術(shù)的培訓(xùn)，提高他們對計算機信息系統(tǒng)的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強對他們的具體技能的培訓(xùn)，提升他們信息化管理工作水平。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于組織的發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)展中，無論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來，檔案管理工作要向著現(xiàn)代化的管理目標發(fā)展，在這個管理目標的指導(dǎo)下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強化現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務(wù)于現(xiàn)代化的檔案管理工作。

參考文獻

[1] 客付安.談現(xiàn)代化的檔案管理[J].中華少年：研究青少年教育，2012，（8）.

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[關(guān)鍵詞]高校檔案　現(xiàn)代化管理　辦公自動化

[中圖分類號]G647

[文獻標識碼]A

[文章編號]1009－5349(2010)03－0044－01

高校檔案管理是高校科學(xué)管理與服務(wù)教學(xué)管理的重要組成部分，高校檔案對學(xué)校教學(xué)、科研的發(fā)展具有重要的作用。近年來隨著我國高校教育改革事業(yè)的不斷深入，辦公檔案管理日益凸顯的經(jīng)濟價值越來越引起全社會的重視。

一、檔案管理工作現(xiàn)代化是高校檔案管理的必然要求

在當今社會主義經(jīng)濟建設(shè)飛速發(fā)展的今天，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，是對高校檔案工作的必然要求。在新形勢下，特別是在知識經(jīng)濟時代，繼續(xù)沿用原有落后手工檢索的檔案管理方法和手段已不能適應(yīng)新的形勢，.檔案工作的計算機化管理，特別是高校檔案現(xiàn)代化管理已成為擺在高校面前迫在眉睫的首要任務(wù)。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

高校檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作之一，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學(xué)校辦學(xué)水平、管理水平的重要標志。近年來隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷速度擴大，學(xué)科專業(yè)不斷的增加，科研技術(shù)和教學(xué)質(zhì)量明顯提高，校園的各項基本建設(shè)也進行了不同程度的改造。由于現(xiàn)有的檔案工作人員多是兼職，甚至是身兼多職，工作量大，疲于應(yīng)付，加之對專業(yè)知識技能缺乏，從而造成檔案管理不夠規(guī)范。

三、加快高校檔案工作現(xiàn)代化管理的對策

(一)檔案管理意識的現(xiàn)代化

解放思想轉(zhuǎn)變觀念，是高校實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。檔案管理人員要正確認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性，具體講應(yīng)注意以下幾個方面：

1.樹立創(chuàng)新意識，變手工操作為計算機管理，變經(jīng)驗管理為科學(xué)管理，變封閉管理為開放管理，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息傳輸技術(shù)開展校際聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源共享。

2.樹立科技意識，掌握一定的現(xiàn)代經(jīng)濟、科技、法律等管理知識，既熟悉檔案現(xiàn)代化管理，又懂得計算機操作應(yīng)用等現(xiàn)代化的管理手段。

3.樹立效益意識，以較少的人力、物力、財力投入，爭取獲得最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

(二)加強電子文件的管理

為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對檔案實施電子化管理勢在必行。但是電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。其次根據(jù)本校具體實際情況購買合適的檔案管理軟件。一套好的應(yīng)用軟件，必須操作簡便，工作效率高，能自動立卷、組卷，實現(xiàn)文檔一體化，且具有數(shù)據(jù)的維護與查詢等功能。完成好硬件、軟件的配置，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化問題就解決了一大半。

(三)增加專管人員的投入

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，高校機構(gòu)設(shè)置變多，職工和學(xué)生人數(shù)也隨之增多。因此，高校在設(shè)置學(xué)校綜合檔案室的前提下，可根據(jù)需要在各處室分設(shè)檔案室，并配備專職或兼職檔案管理人員。高校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)轉(zhuǎn)變過去那種將檔案部門作為安置、分流人員場所的陳舊觀念，要在檔案工作中引進競爭機制，制定檔案人員崗位職責，把檔案工作的完成情況作為部門考核的重要依據(jù)，將工作成績同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結(jié)合起來。為檔案人員提供必要的條件、時間和財力，激發(fā)他們提高自身素質(zhì)的自覺性和主動性，加快高校檔案隊伍建設(shè)。

(四)檔案管理隊伍的現(xiàn)代化

當今信息社會不僅對檔案管理手段現(xiàn)代化有了進一步的要求，而且對檔案管理者的素質(zhì)也有更高的要求。高校應(yīng)從專業(yè)、年齡、職稱等方面，對檔案管理隊伍進行優(yōu)化組合，并通過合理配備和引進專業(yè)人才，建立一支精通檔案管理業(yè)務(wù)、具有現(xiàn)代意識、能夠熟練應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化工具的檔案管理隊伍，這是推進高校檔案管理工作現(xiàn)代化的基本保證。

五、高校檔案管理自動化應(yīng)注意的幾個問題

一、量力而行，有計劃有步驟地分步漸進。應(yīng)該注意到，高校檔案管理自動化并不完全排斥傳統(tǒng)管理手段。特別在改革剛起步階段，在新舊交替過程中難免會出現(xiàn)不協(xié)調(diào)等問題，更要注意發(fā)揮傳統(tǒng)管理手段的過渡和緩沖作用，以免工作的脫節(jié)和失控。

二、嚴格抓好檔案數(shù)據(jù)格式的標準化。檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是檔案信息人員從網(wǎng)上獲取信息的保障條件，檔案部門制定標準化工作時應(yīng)考慮全網(wǎng)性、各類信息數(shù)據(jù)庫的兼容問題。

三、建立和完善檔案各項規(guī)章制度，加強保密與防偽措施。高校在實現(xiàn)檔案管理自動化過程中，保密問題也是不容忽視的，在網(wǎng)絡(luò)上提供檔案信息要做到合理、合法，確保國家秘密和其他秘密受到保護。通過權(quán)限設(shè)置，高校檔案人員可以根據(jù)用戶所能享有的權(quán)限規(guī)定其對所需檔案的享用程度，從而確保檔案資源不會被濫用。另外，網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮訖n案的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別，一旦被纂改，極難識破。因此檔案工作人員要針對使用者情況，應(yīng)用計算機的限讀功能，防止在傳輸過程中泄密。

篇5

一、檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。

二、檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。