人事檔案電子化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇人事檔案電子化管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

現狀分析

傳統的以紙質為載體的檔案管理模式，工作量大、步驟繁瑣，且難以對已經歸檔的檔案材料進行信息提煉與加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、多媒體等新技術的快速發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，檔案信息的快速共享成為可能。在養老保險、醫療保險等人社業務搭乘“信息高速公路”逐漸實現異地信息共享的背景下，檔案管理業務卻仿佛“信息高速公路”上的“減速帶”，受限于紙質載體的特性而發展滯后，限制了人事檔案信息資源價值的最大化發揮。人事檔案電子化可以使信息資源實現跨區域流動，提升服務質量和群眾滿意度，創造最佳的社會效益和經濟效益，意義重大。

人事檔案電子化管理存在的問題

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，對人事檔案電子化提出了新的挑戰。

電子檔案的原始性、真實性易被破壞。原始性、真實性是檔案所具有的本質屬性，紙質文件內容原始性和真實性很容易確認，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計算機內存儲的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區別，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，更沒有極具權威性、可辨識真偽的公務用章，一旦被刪改，復制或篡改內容都很難被識破，給日后檔案材料真實性和權威性認定帶來很大困難。

電子檔案的安全性問題日益突出。用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端，這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。電子政務系統中大量的政府公文通過網絡、高效流轉，電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

沒有統一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及材料認定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應的法律認定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認定。

人事檔案電子化管理實施策略

面對大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：

建立統一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。在電子文件大量產生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。

多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來實現，這就要求檔案管理者必須具備計算機、檔案學等多元化知識背景。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的。這就要求檔案管理人員不斷學習相關知識，同時上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃地選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，并通過以老帶新、以強帶弱、互幫互學等方式建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統的設計。把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。三是對電子檔案實行備份制度。保證用作處理和存儲電子檔案的計算機專人專用，并對電子檔案進行加密，最大限度防止計算機病毒感染、文件破獲等。對電子檔案實行分布式雙機備份制度，當工作計算機出現問題時，另一臺備份機立即開始工作，使存儲和處理電子檔案的計算機不會發生崩潰，電子檔案不會丟失，保證電子檔案的安全性。

加強立法，確保電子文件的法律效力。通^立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規及實施細則，保證電子文件的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

篇2

關鍵詞：  醫院  人事檔案管理  電子檔案

        醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據?，F代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。

        網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：

        1.保存壽命長，不易損壞

        檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

        3.提取檔案方便

        以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。 

通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。

        5考核評價公開公平

        在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。

        當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

    首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。

        然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。

        其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。

        最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。

實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。

參 考 文 獻 

篇3

一、事業單位人事檔案電子化管理的好處

隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業廣泛地應用于生產生活當中，事業單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到事業單位的人事檔案管理當中，注重應用創新手段，完善管理方式，實現人事檔案電子化的管理。

人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點。在檔案管理中融入電子化的技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，并且進行檔案的傳遞時，電子化檔案更加方便快捷，省時省力。

此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統的紙質檔案將信息都呈現在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯網信息技術，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現代化的事業單位中得到廣泛的應用。

二、加強事業單位人事檔案電子化管理的策略

（一）事業單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業單位檔案管理實質上是一件比較復雜的工作，完善對事業單位人事檔案管理機制是保障事業單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎。事業單位應根據國家的有關規定，完善人事檔案管理機制，明確檔案的儲存標準和管理方法。

隨著經濟的發展，事業單位的壯大，事業單位中各部門也呈多元化的發展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應該與時俱進，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒人事檔案時，應做到及時登記注明，以免發生電子信息錯亂或者丟失的現象。此外，事業單位不要盲目借鑒其他事業單位的管理方法，要針對自己單位的特點，建立一套屬于本單位特有的事業單位人事檔案管理機制。

（二）事業單位必須加強對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業單位必須要加大重視程度。事業單位領導者應該轉變思維理念，如果高層領導都不重視這個理念，那么即使人事檔案員有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責任心，否則容易引發工作者的懶惰心理。因此，事業單位領導應該建立明確的賞罰機制，對人事檔案管理者起到激勵作用，避免人事檔案管理者出現消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個事業單位帶來不利影響。所以要引發人事檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對事業單位的發展起著重要作用的。事業單位人事檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合事業單位標準的復合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進行信息查找時，能夠迅速找到。在工作出現問題時能夠及時修復和改正，并給出建設性意見。

（三）事業單位必須加強對人事檔案管理的科技創新。對人事檔案管理進行科技創新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行人事檔案管理，將事業單位內部資料采用數字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現象，還可以節約儲存空間、便于快速查找等，使得事業單位資料與事業單位發展的步調一致。在運用新科技進行人事檔案管理的同時，人事檔案管理部門應注意人事檔案管理系統的后期維護工作，要定期更新軟件系統、做好硬件設備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。

篇4

[關鍵詞] 人事檔案；電子化；信息化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112

[中圖分類號] F272.92；G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02

0 引 言

幾乎現在大多數企業中的人事檔案都是采用電子信息化管理方式。這種管理方式能夠符合當前時代的特征，使得檔案管理工作能夠科學、規范、有秩序地進行，從而提高整個企業的工作效率。但是目前我國的檔案信息化管理還未全面成熟，還有很大的上升空間。因此，人事檔案部門要加大對電子信息技術研究的力度，使它能夠與檔案管理工作更加融洽，相互發展，逐漸改變傳統管理方式帶來的滯后性。

1 人事檔案傳統管理方式帶來的問題

1.1 檔案的收集范圍過于狹隘

人事部門的主要工作就是單位內部人員的檔案材料，可是現在社會上出現一種現象。他們對單位領導以及高層干部的資料收集非常齊全，但是對于一些地位比較普通的職員資料的處理非常馬虎，有些甚至連最基本的一些信息都沒有收集全，更不用說一些組織鑒定、考評資料等等。在招聘人員的時候，對檔案資料的收集也不嚴格，除了一些與身份相關的信息外，其余的一些信息幾乎沒有收集。

1.2 檔案資料信息更新較慢

人事檔案在人事調動的時候起到一個非常重要的作用。它具有很強的動態性。當事人需要隨時對自己的檔案資料進行更新補充，保持最新的信息資料。但是在現實生活中，要想實現信息不斷更新是相當困難的事情。一般人事檔案中的資料包含著畢業情況、入團入黨情況等等，這都是一些過去的資料，但對于工作后，它并不能反映出當事人最新的工作狀況以及一些獎懲情況。由于資料的收集程度比較困難，通常相關的人事工作者都需要較長一段時間才會對資料進行更新，這更是體現出了信息補充以及更新的時間滯后性。

1.3 檔案資料內容可靠性不高

人事檔案是以真實情況為基本前提的，如果失去了真實性，那么它也就失去了存在的意義。一份錯誤的人事檔案資料很可能會造成嚴重的后果，甚至有時會毀了一個人的一生。但是社會上還是有許多人事部門并沒有認識到事情的嚴重性，對檔案資料的審查力度相當寬松，有些造假資料也就被蒙混過關，這是對自己更是對他人不負責任的表現。在一定程度上影響了社會的公平性，如：學歷的謊報、退休時間的核定、社會福利的發放等等。

2 對人事檔案進行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立檔案電子信息數據庫，擴大收集范圍

建立一套健全的檔案信息數據庫，能夠很好地擴大信息收集范圍。在要求單位人員填寫檔案資料時，要將一些有用的信息設置為必填項目，盡量保證信息的完整性。不僅要求單位領導及高層要完整填寫，對于小職員也要一視同仁，只有這樣才能建立起完整的信息數據庫，有利于日后的人事檔案的管理。除了一些畢業證書、學位證書等證明資料的收集，人事部的工作人員還要對職員的各個方面資料有一定的了解，并歸集成檔案保存好。

2.2 完善電子信息化系統，提高信息更新速度

隨著人口的不斷增加，人事檔案的管理越來越困難。要想對它進行有條不紊的管理，實行信息化管理是必須要走的途徑。在這個信息化時代里，速度就是它最大的特點。人事檔案管理工作只有借助計算機網絡手段才能跟得上時代的腳步。對于一些大型企業來說，如果還是運用傳統的檔案管理方式，那么所要浪費的財力物力非常之大，得到的效果也不如預期。因此，只有不斷地完善電子信息化系統，定期地對單位內全體成員的檔案信息進行統計并更新，保存在數據庫中，這樣才能實現對信息的及時更新。

2.3 加強審查力度，提高資料的準確性

將電子信息技術融入檔案管理中，可以提高工作的準確性以及高效性。與傳統方式相比，它可以利用現代電子技術的先進性對所填資料的內容進行一個快速的審查，運用互聯網上的信息數據庫對一些有疑慮、不確定的信息進行多次的考察、審核，從而得出最準確的信息資料。并且它工作的科學規范原則在審查力度上，也顯得更加嚴格，在不同程度上體現了公平性，使得檔案資料變得更加可靠。所以，人事檔案管理走向信息化管理是一個時展的趨勢，能夠推動它的長遠發展。

3 結 語

由于我國人口眾多的特點，人事檔案管理工作就顯得愈發重要。目前，它還正處于從傳統向現代過渡的一個初級階段，需要一些時間進行改革。因此，為了推進走向信息化管理，人事部的相關工作人員需要對電子信息技術有進一步的了解，將其更好地運用到檔案管理工作中去，從而使它能夠與時俱進。

主要參考文獻

[1]張躍民.企業人事檔案電子信息化管理[J].中國商貿，2015（2）：21-22.

篇5

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，它真實地反映著醫院每一位衛生專業技術人員的學習經歷、工作經歷、社會關系、政治思想、業務能力、進修培訓、學術成果、科研水平、醫德行為、工資狀況、獎勵處罰等方面的情況，是個人經歷、工作實際的真實記載，為醫院選拔人才、使用人才、評估人才、考核人才提供著重要的依據。它是開發人力資源的資源庫，是個人發展、醫院招聘、提拔、實現人才優化配置的基本依據。

隨著國家對衛生人力資源配置的重視，醫院衛生人力資源起著決定性的作用，對人事檔案管理工作越來越重視，如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，更好地發揮檔案信息資源作用，提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信數字化和網絡化，其優點體現如下。

1 提高管理工作的效率

傳統的醫院人事檔案管理是以紙質資料的整理、手工書寫為主，查閱個人人事檔案時，檢索困難，不便于查找；特別是查閱多個人的檔案時，更是費時費工。而使用電子人事檔案管理后，從生成、采集、驗證、歸檔、建數據庫到利用等流程，運用利用現代的數據庫技術、掃描技術、壓縮技術等技術手段，為醫院人事檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省了時間和人力，提高了效益。

2 檔案信息全面有效

由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3 有利于檔案的完整保存

除了在建立數據庫初期輸入信息時需要用到原始資料外，原件在編號后便進入檔案室歸檔入庫管理，較少再接觸原件，利于原件的保管與保存，延長了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。利用計算機管理醫院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上,大大節省了資源。按傳統的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

4 提取利用檔案方便

在眾多的檔案袋里找出一個人的檔案非常不易，更不談說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高檢索速度和準確性

實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡力爭取人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員住處的查查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。同時，計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面，快速的人事資料和有關數據。從而使數字化管理系統有足夠的信息基礎可以實現高效、精確的檢索，多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復雜條件的精確查詢，也可以滿足各種模糊查詢。

6 資源共享提高利用率