高職院校檔案監督指導研究

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的1篇高職院校檔案監督指導研究，期待它們能激發您的靈感。

摘要:高職院校檔案監督指導工作一直是高職院校檔案工作中的短板。文章結合工作中的實踐經驗和信息積累，分析了目前高職院校檔案監督指導工作在內容、方式、方法、效果等方面的現狀與存在的問題。在此基礎上，引入精細化管理的理念和方法，對支撐體系、保障條件、方法措施和運行環境四個方面進行設計，提出了高職院校檔案監督指導工作精細化管理體系的構建策略，為高職院校檔案監督指導工作改革和創新提供新的路徑。

精細化管理是一種管理理念和文化。它是20世紀50年代末起源于日本的一種企業管理理念，是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，是現代管理的必然要求[1]。隨著職業教育的蓬勃發展，檔案建設作為國家職業教育工作的重要組成部分也越發得到重視。檔案監督指導工作是高職院校檔案工作的一項重要內容，也是高職院校檔案事業的基礎。2021年1月1日起實施的《中華人民共和國檔案法》中新增了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個專章，特別是“監督檢查”章節，在法律條款中明確了檔案主管部門監督指導的職能和責任。《高等學校檔案管理辦法》第八條、第十四條以及《〈高等學校檔案管理辦法〉解讀》規定，對高校檔案工作進行監督指導是高校檔案部門的一項管理職責。除了規章制度的職責規定外，高職院校檔案監督指導工作是學校檔案部門行之有效的管理手段，有效的監督指導工作能夠從立檔單位源頭上提高檔案工作效率和質量，保障高職院校檔案事業各個環節的正常運行和整體水平，推動高職院校檔案事業規范化、標準化、制度化發展，進一步促進職業教育的發展。《檔案法》實施30多年來，高職院校的檔案監督指導工作形成了一定的模式，積累了一些有益的經驗和做法，但是在實際工作中也存在工作不到位、工作效果不佳等問題。這些問題產生的主要原因在于缺少系統化的、精細化的管理。而在檔案監督指導工作中引入精細化管理的理念和方法，能為高職院校檔案監督指導工作提供新的思路，緩解和突破目前檔案監督指導工作中存在的盲點、難點和誤區，進而提升高職院校檔案部門的管理水平。

一、檔案監督指導工作精細化管理的概念和要素

1.概念。檔案監督指導工作精細化管理，就是在檔案監督指導工作中引入精細化管理的理念、方法和原理，通過對規則進行細化和系統化，運用程序化、標準化、信息化、數據化等管理手段，確保檔案監督指導工作的各個工作流程精確、有效、協同和可持續開展。

2.要素。檔案監督指導工作精細化管理包括多個要素，只有每個要素都得到充分重視和有效保障，檔案監督指導工作精細化管理才能落到實處。一是精細規劃。檔案監督指導工作精細化管理要規劃先行。精細規劃立足于學校檔案工作的中長期發展目標，結合總體目標制定或優化具體目標和方案。具體目標和方案要具有可操作性和可執行性。二是精細分析。精細化分析是落實精細化管理的前提條件。要深入細致地查找并分析檔案監督指導工作存在的關鍵問題和薄弱環節，針對問題找到正確的解決方案和措施，并狠抓落實，實現檔案監督指導工作的功能、效果和作用。三是精細操作。在檔案監督指導整個工作中，各個工作環節都需要遵循必要的規范和標準。檔案部門和各歸檔部門積極主動開展工作、配合工作，檔案監督指導工作精細化管理才能取得實效，精細化的管理模式才能得到有效推廣。四是精細控制。檔案監督指導工作涉及的事項多，工作環節也復雜。整體運行過程中需要事先做好計劃、確定工作流程等相關工作。各項工作按照工作計劃和流程規范進行，能夠提高管理效能，及早發現工作中存在的問題并進行有效修正。

二、高職院校檔案監督指導工作精細化管理概況

《檔案法》實施30多年來，高職院校在開展檔案監督指導工作中不斷摸索經驗，建立了一定的工作模式，如大部分高職院校都建立了以學校檔案部門為主體、學校內部各歸檔部門為客體的檔案監督指導工作組織管理網格體系；檔案監督指導工作得到領導的重視，列為檔案工作的重要內容，每年定期開展；關注到檔案監督指導工作人員的素質要求，越來越多的高職院校配備了檔案學專業出身的檔案監督指導工作人員等，但是由于缺少精細化的檔案監督指導工作模式，高職院校檔案監督指導工作還存在一些問題。一是重微觀業務指導，輕宏觀規劃。高職院校在檔案監督指導工作的內容上偏重于微觀業務指導，把監督指導工作的重點放在了做好文件材料的收集、整理以及一些具體的業務工作上，對于歸檔單位的宏觀指導和通盤規劃則明顯不足。二是監督指導的方法措施單一。主要采取的是傳統的檔案部門手把手教、手把手幫助干的被動的指導方式，結合現代化手段開展工作的不多。三是缺少完備的考核獎勵機制。高職院校通常缺少對檔案監督指導工作細致的考評和獎懲，對檔案監督指導工作的考評往往只是作為檔案工作考核的一項內容，并沒有制定詳細的考核標準。四是缺少精細化的崗位職責體系。高職院校檔案部門的各個崗位缺少責任明確、權責清晰的崗位職責，檔案監督指導工作并沒有明確的崗位責任制進行約束。五是缺乏科學、細致的管理制度、工作流程和工作標準。高職院校一般沒有專門的檔案監督指導工作規范，有的只是在檔案工作制度里稍有涉及，并沒有作出細致、明確的規定；沒有制定科學、有序、高效的工作流程，缺少對細節的關注和把控；各個工作環節缺少相應的工作指標進行對標，工作過程和效果都難以進行考量。六是對整改的約束力不強。缺少對整改過程的監督和指導，只是提出了整改建議，對整改過程欠督促。

三、高職院校檔案監督指導工作精細化管理體系構建

針對目前高職院校檔案監督指導工作中存在的問題與不足，引入精細化管理理念，探討構建高職院校檔案監督指導工作精細化管理體系，通過整體規劃檔案監督指導工作，細化工作流程和標準，科學組織監督指導工作舉措，改變過去粗放式的管理狀態，從而切實提高高職院校檔案監督指導工作的成效。通過對支撐體系、保障條件、方法措施和運行環境四方面的設計，構建多維、立體、長效的高職院校檔案監督指導精細化管理體系。其中，建立精細化管理支撐體系是起點，也是整個體系的重要核心內容；運行環境是基石，是整個體系的外部依托條件，優化運行環境可以為高職院校檔案監督指導工作的開展營造有利的外部環境；保障條件和方法措施是中間支柱，起到銜接的作用，通過健全保障條件、創新檔案監督指導工作的方法措施來確保高職院校檔案監督指導工作精細化管理體系達到內外運行一體、上下融會貫通的狀態，從而實現高職院校檔案監督指導工作的效果最大化。

1.建立精細化管理支撐體系。（1）完善崗位職責體系。高職院校要轉變過去粗放的檔案監督指導職責體系，建立責任明確、權責清晰、106督查和追責措施到位的崗位職責體系，明確檔案監督指導工作各環節責任，才有可能精準完成各項工作。一是進行精細化的崗位設計。根據高職院校檔案監督指導工作中的常規工作、重點工作、臨時工作的需要，明確規定檔案監督指導工作崗位的任務、要求、責任、權利以及與其他崗位的關系。二是對崗位進行準確的描述。將崗位目的、主要職責、工作關系、基本人員要求等用文字進行描述，以此作為決定任用檔案監督指導工作人員的依據、衡量工作人員適崗的標準條件和指導制定工作目標的依據。三是以崗位職責為基礎，把檔案監督指導工作的崗位職責內容、履職內容和績效評價考核等內容結合起來。（2）細化工作流程。制定精細化檔案監督指導工作流程是檔案監督指導工作精細化管理的重要組成部分。高職院校針對監督指導工作的常規工作事項、重點跟進事項、專項工作等不同類型的工作任務和目標，將固定和機動、宏觀和微觀相結合，制定相應工作流程，并且隨著工作的進程不斷對流程進行總結、完善和優化，從而保證高職院校檔案監督指導工作的精細化管理[2]35。本文具體以高職院校檔案監督指導工作中的常規工作之一文書檔案監督指導工作為例，細化其工作流程。一是事前監督指導，帶有告知的性質，時間段為文件材料形成前，將文件材料的收集保存在一開始就納入各部門的工作中，這要求檔案部門要熟悉各歸檔部門的業務活動，掌握不同類型文件的形成特點和規律。二是事中監督指導，帶有一種督促檢查性質，時間段為文件材料形成的過程，對文件材料形成過程進行監督指導，及時發現在文件材料形成的過程中可能出現的問題，給予專業的、有針對性的監督指導意見，及時糾正問題，并形成指導服務的工作記錄，供日后參考和查證。三是事后監督指導，帶有驗收的性質，時間段為文件材料立卷歸檔的過程，對歸檔案卷進行驗收，并及時收集監督指導工作的反饋意見，登記總結，可以起到彌補的作用，最大限度地減少不標準、不規范的案卷產生，提高立卷歸檔工作質量。（3）制定科學的工作標準或指標。高職院校要開展檔案監督指導工作精細化管理，提高檔案監督指導工作的成效，其中最基礎的管理要素就是標準，通過制定科學的工作標準作為工作標桿，讓整個工作流程更加具有規范性和科學性。按照“細化、量化、標準化、系統化、信息化、適時化”的要求，為各個工作環節制定要求和參照標準，能夠定量的環節要盡量制定科學的數據標準，以供考量。（4）建立整改約束機制。要對整改問題進行細化，指導歸檔部門制定詳細的整改措施，并對整改過程進行監督指導，督促和指導各歸檔部門將整改工作落實到位。通過聽取整改報告、提出問題、實地查看、抽查案卷、查驗佐證材料等多種方式了解整改工作進度，全面掌握整改情況，及時反饋整改結果。對于拖延整改或者拒不整改者，予以批評和相應處理，并將整改落實情況納入相關人員的工作考核中，與其任用、晉升、獎懲掛鉤，以此來推動整改工作的全面落實。（5）建立完善的考核機制。在檔案監督指導工作精細化管理體系下，搭建精細的考核工作機制，有利于培育和推進高職院校檔案監督指導工作的精細化管理。要將檔案監督指導工作考核作為檔案工作考核的一項重要內容，并結合實際，科學合理地確定其所占比重[3]30。制定的考核指標應以職責為基礎，覆蓋檔案監督指導工作的全過程，包括對工作內容和工作效果的考核，并對各項指標進行量化賦分，以定性分析和定量分析相結合的手段進行考核。（6）搭建精細的獎勵機制。依托評先選優工作，建立精細公平的獎勵機制，有利于培育和推進高職院校檔案監督指導工作的精細化管理。評先選優工作的開展依托于完善的評選方案，要細化評價指標，給予參評單位和個人全面、公正的評價。還要將評選結果與人員的晉升、任用、獎懲等掛鉤，充分調動個人積極性和主動性。

2.健全相關的保障條件。高職院校檔案監督指導工作精細化管理體系的運轉離不開組織機構和人才隊伍兩大要素的有力支撐。（1）組織機構建設。為了推進檔案監督指導工作精細化管理的開展，高職院校要建立完善的工作機構作為組織保障。高職院校檔案部門要明確檔案監督指導工作機構，一般由檔案部門的負責人擔任檔案監督指導工作的負責人，由檔案工作人員專職或兼職負責具體的監督指導工作，并要結合學校規模和檔案管理現狀確定具體的人數、崗位要求和工作職責。有條件的學校可以設置檔案監督指導工作的專崗，由具有良好意志品質、較高專業水平和對精細化管理思想接受度較高的專人負責；多數學校由于檔案工作人員數量不夠，在設立工作機構時，機構人員可考慮從學校內部歸檔部門中挑選吃苦耐勞、清正廉潔、勤學好問、專業水平高的檔案人員進行聘任，共同開展工作，也可聘請校外檔案專家擔任。（2）人才隊伍建設。高職院校的檔案監督指導工作人才隊伍應該包括監督指導工作的規劃者、引領者、管理者；監督指導工作精細化管理體系的搭建者；實施精細化管理的一線監督指導工作人員。高職院校要加強人才隊伍建設，就是要制訂人才引進和培養計劃，完善考核、激勵、培養、管理等配套政策措施來引進、儲備和培育這三類人才。

3.創新高職院校檔案監督指導工作的方法措施。高職院校檔案監督指導工作精細化管理需要靈活運用多種方法和措施來達到管理目標，切實發揮檔案監督指導工作精細化管理的實效。一是檔案督查貫穿全過程。結合年中歸檔文件檢查、檔案業務基礎建設檢查、檔案工作評先選優等手段，對歸檔部門檔案工作中的薄弱環節進行集中、全面的清理、完善和補充，并及時公布檢查結果，督促學校歸檔部門后期整改工作的開展。二是樹立典型，推廣典型，以點帶面。在開展常規的業務培訓和指導的同時，定期舉辦檔案工作評先爭優活動，樹立典型，并大力推廣典型，達到以點帶面、促進全局發展的效果。三是與時俱進，充分利用現代化手段。例如，在學校檔案網站上設立“留言板”“網上業務咨詢”“檔案業務論壇”等類型的模塊，在網上進行業務咨詢和指導，交流檔案管理的經驗；制作檔案業務專題教學視頻、微信小視頻等，在微信、QQ、微博等社交平臺上進行推送；通過網絡可視電話、遠程視頻等進行檔案業務指導和監督等。這類利用先進信息技術開展的檔案業務監督指導工作更加方便快捷，符合當下人們利用網絡平臺獲取信息的習慣，能夠打破時間和空間的限制，便于那些存在多個校區的高職院校進行遠距離監督和指導。

4.優化運行環境。為確保高職院校檔案監督指導工作精細化管理體系的正常運行，需要營造良好的外部運行環境作為依托，可以從觀念意識、制度建設、組織協作三個方面著手。（1）轉變觀念，增強精細化管理意識。精細化是一種意識、一種觀念、一種精益求精的文化。精細化管理最大要旨，在于人的思維方式的轉變，如果思想上不重視，認識上不到位，再精細的設計也難以實現。因此，要把強化檔案部門工作人員的精細化管理意識、培育檔案部門的精細文化放在重要位置上，深化檔案工作管理者和執行人員的精細化管理思想，把細節意識、規則意識、服務意識變為檔案部門全體成員的自覺意識。（2）創建規范完善的檔案監督指導工作制度體系。高職院校檔案監督指導工作制度體系應該由國家相關法律法規、崗位制度、行政管理制度和業務流程制度四部分構成：一是相關法律法規。由國家相關部門頒發、制定針對檔案監督指導工作的工作目標、工作內容、工作途徑以及工作方法等。二是崗位制度。此項制度應該包括檔案館館長、副館長、館員的崗位要求、職務分析和責任規定等多項內容的說明。三是行政管理制度。行政管理事務主要包括獎懲措施、考核標準、晉升條件、經費申請程序等方面的內容，應根據人、財、物、環境等要素進行細分，制定相應的管理制度，在具體的操作中切實做到有規可依、有據可查。四是業務流程制度。即針對檔案監督指導工作的具體業務流程制定的行為標準，包括監督指導的事前、事中、事后各項工作以及針對某項工作更為細化的工作。只有建立并健全檔案監督指導工作制度體系，以明確的規則做支撐，檔案精細化管理才有規可依、有章可循，才能確保國家各項政策落到實處，各項工作順利開展。（3）加強組織協調和溝通協作。首先，加強與歸檔部門的互動，建立長效溝通和反饋機制。高職院校相比于本科院校，雖然在人數和規模上較小，但是同樣也存在著檔案部門與各歸檔部門互動較少、溝通不夠的情況。為了改善這一狀況，檔案部門應該加強與歸檔部門負責檔案工作的領導、兼職檔案員的日常溝通，建立長效溝通機制。利用微信、QQ等社交媒體，搭建檔案工作群，進行業務交流和信息溝通，及時掌握和了解各歸檔部門的工作動態和監督指導需求，使檔案監督指導工作有的放矢、行之有效。同時建立反饋機制，通過日常溝通聯絡、重點調研分析、固定登記回訪等措施，收集監督指導對象對于監督指導工作效果的反饋。其次，加強與校內相關部門的溝通協作，建立聯合協同的監督指導模式。高職院校檔案部門如果采取聯合協同的監督指導模式，以高職院校的雙高建設、示范校建設等重大項目建設為契機，與教務處、學生處、招生就業處等職能部門密切配合，開展聯合督查，形成檔案監督指導工作的合力，工作阻力和工作難度會降低很多，并能夠改善檔案監督指導工作隊伍的專業知識和能力結構。為此，學校檔案部門要在日常的工作中加強與校內相關職能部門的溝通協作，宣傳檔案和檔案工作的重要性，增強職能部門的檔案意識，讓相關職能部門認識到檔案工作與學校各項工作息息相關，做好檔案工作能夠促進學校各項工作的開展，這樣相關職能部門才會積極主動地參與到檔案監督指導工作中去。

參考文獻

[1]精細化管理的專家解讀[EB/OL].[2020-08-31].

[2]趙莉.高校檔案監督指導工作精細化管理研究[J].北京檔案，2021（5）:34-36.

[3]宋瑩.淺談企業檔案工作監督指導體系的建立[J].機電兵船檔案，2021（3）:29-31.

作者:魏曉琳 單位:遼寧金融職業學院