基層林業(yè)檔案鑒定與銷毀工作思考

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L(fēng)格的1篇基層林業(yè)檔案鑒定與銷毀工作思考，期待它們能激發(fā)您的靈感。

一、開展檔案鑒定銷毀工作需要解決的問題

1.前期立卷鑒定工作基礎(chǔ)不牢與后期銷毀鑒定之間的矛盾。一般來說，文書檔案的立卷鑒定工作由基層單位各部門文書人員進行，然而他們并不是專業(yè)的檔案人員，大部分為科室文員，整理本部門檔案時，通常以單位檔案室下發(fā)的檔案保管期限表為參照標準，缺乏對部門職責內(nèi)檔案內(nèi)容、形式、載體的綜合分析，普遍存在“有文必檔”“有檔必存”的現(xiàn)象。而在后期鑒定銷毀文件的評估中，往往需要對檔案文件的內(nèi)容進行重新鑒別，且成立的檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組中參與鑒定的人員具有更高的政治素質(zhì)和文化素質(zhì)，對檔案價值的理解也與一般文書人員不同，往往更具政治性、前瞻性。但由于在前期文件整理過程中，大部門科室文員并沒有站在歷史、全面和發(fā)展的高度來認真研究判定本單位以及本部門各類歸檔文件的價值，因此在后期的銷毀鑒定工作中容易造成鑒定人員的工作成本大幅增加，進度緩慢，從而成為檔案鑒定銷毀工作的絆腳石。

2.片面追求“從長保管”與合理界定檔案價值之間的矛盾。在實際工作中，檔案管理人員對于檔案保管期限的認定尺度過于寬松，無論檔案有無價值以及價值大小，都“玉石不分”地歸類為永久和定期中最長期限30年[1]26，從而忽視對檔案價值的鑒定，造成沒有存檔價值的文件與有重大價值的文件混在一起。其中一部分檔案工作者還主觀地認為，檔案工作更多的是整理檔案、保管檔案，而鑒定銷毀檔案則是一種“破壞”檔案的行為，具有不可逆性，稍有差錯，就會造成不可挽回的損失，害怕承擔責任的思想嚴重。

3.檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾。造成檔案數(shù)量不斷增長的原因在于：一是一些檔案近年來，隨著國家生態(tài)文明建設(shè)的逐步推進，林業(yè)檔案的數(shù)量也在大幅增加，長此以往，造成了基層林業(yè)檔案庫（室）藏檔案的質(zhì)量與數(shù)量比例失衡、檔案庫房被一些失去價值的超期文件所擠占以及檔案人員的工作成本不斷增加等現(xiàn)象。作者通過分析基層林業(yè)檔案在鑒定與銷毀工作中的現(xiàn)狀和問題，提出對林業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的幾點思考。林業(yè)檔案鑒定銷毀途徑與方法對基層林業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的幾點思考林麗娜管理人員對業(yè)務(wù)部門上交的歸檔文件價值以及歸檔范圍的理解不夠深刻，不敢大膽剔除無保存價值的文件和“非自產(chǎn)文件”，往往以各業(yè)務(wù)部門上交整理的檔案為準，不再進行二次復(fù)核；二是上述第二點提到的過于片面地追求“從長保管”，從而忽視對檔案價值的鑒定，使得一部分有價值的珍貴文件淹沒于價值不高的檔案中，既占據(jù)了檔案空間，又無形中增加了檔案查找難度，導(dǎo)致檔案的有效利用率得不到充分發(fā)揮；三是一些達到銷毀年限的檔案由于各種原因并沒有按期銷毀，導(dǎo)致越積越多，形成惡性循環(huán)。以上三點使得本單位原有的檔案體系逐漸龐大，檔案保存空間嚴重不足，不能完全達到檔案庫房的容積應(yīng)預(yù)留10年庫容量的基本要求。

4.檔案鑒定銷毀法律法規(guī)的不健全，鑒定銷毀組織機構(gòu)難以建立。近些年，無論是國家層面還是地方層面，出臺的關(guān)于檔案鑒定銷毀方面的規(guī)章制度屈指可數(shù)，許多規(guī)定都是粗線條的，彈性空間較大，缺乏具體操作實施的內(nèi)容，容易因每個人對銷毀政策的理解不同而形成解讀偏差。因此，當法規(guī)制度和理論研究不能滿足現(xiàn)實需要的情況下，檔案工作人員在鑒定銷毀上難免存在思想顧慮，不易把握好鑒定銷毀的尺度，實際操作起來困難重重。再有，基層單位鑒定銷毀組織機構(gòu)一般由單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負責人、檔案工作人員以及文件形成部門的負責人組成，除檔案人員外，其他人員在檔案的專業(yè)性上缺乏理論知識以及基層具體工作的支撐，往往在檔案的價值判斷上吃不準，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)部成員在是否銷毀檔案的最終決策上意見不統(tǒng)一，唯恐“萬有一失”，不敢輕易拍板，使得檔案的鑒定銷毀工作進展十分緩慢。

二、開展檔案鑒定銷毀工作的途徑和方法

1.以制度強保障，推動上下聯(lián)動貫通。一是持續(xù)推進檔案銷毀工作的法律制度化和規(guī)范標準化，細化工作流程，明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責和應(yīng)承擔的義務(wù)，盡可能減少人為因素對檔案銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險。二是完善檔案鑒定工作的組織制度，加強理論學(xué)習(xí)，深入探討各類林業(yè)檔案的價值和保管期限，結(jié)合本單位實際，制定一系列切實可行的檔案價值鑒定依據(jù)，同時聯(lián)合業(yè)務(wù)部門定期開展檔案鑒定工作，及時發(fā)現(xiàn)失效、變更或已失去利用價值的檔案，并從檔案系統(tǒng)中加以排除，另類造冊，減少后續(xù)檔案銷毀鑒定工作的工作量。三是建立健全容錯糾錯機制。在以《檔案法》檔案行政法規(guī)以及本單位制定的歸檔范圍、保管期限等為依據(jù)對檔案進行鑒定銷毀的基礎(chǔ)上，進一步明確容錯范圍邊界，規(guī)范容錯工作程序，對因判斷失誤而造成影響范圍較小的誤銷，給予一定的容錯范圍，消除參與檔案銷毀人員的思想顧慮，對造成重大損失或存在主觀故意的行為，則需承擔相應(yīng)的法律責任。

2.以流程為導(dǎo)向，完善長效工作體系。檔案的鑒定與銷毀工作是檔案管理的重要一環(huán)，但在實際工作中，卻是最容易被人忽視的一環(huán)，成為檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，因此完善改進檔案鑒定銷毀工作程序則需要做到：一是健全檔案評估機制。建立一支有權(quán)威、有檔案知識深度的檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，深刻理解各類檔案鑒定和銷毀的原則、方法，研究和掌握檔案價值的內(nèi)在規(guī)律，為無價值或超期檔案的銷毀掌好舵、把好度。二是有的放矢地對林業(yè)不同類型的檔案，采取不同的鑒定和處置辦法。如對于數(shù)量龐大的文書檔案，要以單位制定的檔案保管期限表為主要參考，對于“非自產(chǎn)文”、臨時文件或重份文件等要能銷則銷。對于林業(yè)科研類檔案，則需保留科研項目每個階段的重要文件，如立項階段的申請及批復(fù)文件、可行性研究報告；試驗階段的重要參數(shù)、實驗數(shù)據(jù)、圖紙；驗收階段的驗收申請及批復(fù)、專家驗收意見、成果鑒定證書等有重要價值的文件，其他短期或臨時性文件能銷則銷；儀器設(shè)備檔案中涉及設(shè)備資產(chǎn)管理、圖紙、參數(shù)等對技術(shù)使用及后期改造、維護修理有參考價值的文件要予以保留，其他的非重要文件能銷則銷[2]52。還有本單位形成的會計檔案、人事檔案、基建檔案等不同類型的檔案，都要根據(jù)實際需要，審慎評估，認真研判其特點及保管期限來決定檔案是否可以銷毀。對于確實存在存銷分歧的檔案，筆者認為需要設(shè)置一定時間的觀察期，單獨編號，給檔案銷毀留有余地，防止因錯銷而造成無法挽回的損失。三是切實做好檔案鑒定銷毀全過程的處理工作。檔案鑒定銷毀工作責任重大，在實施過程中的每一個環(huán)節(jié)都需要進行逐級審批和簽字確認，方可進行銷毀。如在前期鑒定過程中，要注重文件材料歸檔管理的前端控制，保障入庫檔案質(zhì)量以及檔案銷毀鑒定時的后端協(xié)同。對于保存期滿的檔案，檔案管理人員要積極作為，主動向主管領(lǐng)導(dǎo)提交鑒定報告及預(yù)銷毀檔案清冊，提出存毀意見，隨后交由單位的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組進行研究、審核。同意銷毀的文件要經(jīng)清冊編制人員、辦公室負責人、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可到指定地點進行銷毀，且必須有兩個以上監(jiān)銷人員在場，待檔案被徹底銷毀后方可離開，不能擅自處理。檔案銷毀后，檔案人員要將銷毀清冊歸檔并永久保存。對于經(jīng)審核需要繼續(xù)留存、不能銷毀的檔案，檔案人員要在充分征求單位各級領(lǐng)導(dǎo)及檔案形成部門負責人的意見后，重新確定保管期限、編制號碼、裝入檔案盒、填寫檔案目錄、入庫上架。

3.以發(fā)展促突破，貫徹檔案高質(zhì)量提升。鑒定銷毀作為電子文件全過程管理中的末端環(huán)節(jié)，還存在很多亟待解決的問題。如作者在查閱相關(guān)資料時發(fā)現(xiàn)，學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域特別是檔案學(xué)領(lǐng)域?qū)ζ涞年P(guān)注度還很低，取得的研究成果或國家出臺的法律法規(guī)也遠遠落后于電子文件全過程管理的其他環(huán)節(jié)。在實際工作中，基層單位對電子文件的安全銷毀不夠重視，對銷毀技術(shù)設(shè)備的投入幾乎為零，容易造成敏感、涉密信息泄露的風(fēng)險。隨著信息化進程的日益加快以及國家對信息安全的越發(fā)重視，人們對電子檔案的關(guān)注度越來越高，檔案管理在信息化時代背景下正向著高質(zhì)量發(fā)展轉(zhuǎn)變。檔案人員通過與本單位信息技術(shù)人員聯(lián)動，逐步了解新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面存在的差異，從而在實踐中掌握電子文件銷毀管理體系、安全銷毀電子文件的技術(shù)方法。目前，我國大多數(shù)電子文件的銷毀技術(shù)方法是以文件載體的不同來進行不同的處理，如存儲在硬盤、U盤、可擦寫光盤上的非密文件可采用格式化、數(shù)據(jù)覆寫等技術(shù)手段對已有信息進行清除；還可以對高密級的電子文件采用消磁、焚毀、分解等物理手段以及化學(xué)腐蝕法等化學(xué)手段對存儲介質(zhì)進行銷毀[3]39。

4.以使命促擔當，立足崗位履職盡責。影響檔案鑒定銷毀工作的主要思想障礙有：一是“寧濫勿缺”。認為檔案多多益善，數(shù)量越多越能體現(xiàn)自己平時工作忙，檔案數(shù)量少會讓上級領(lǐng)導(dǎo)認為自己工作不作為。二是畏難情緒。要對多年的積存檔案進行清理，工作量大，手續(xù)煩瑣，耗費精力，還可能費力不討好，導(dǎo)致對已滿保管期限的檔案遲遲不整理。三是怕?lián)L(fēng)險。對檔案鑒定銷毀工作的不可逆性存有顧慮和恐懼。作為一名新時代檔案工作者，需要加強自己的使命感，以提升檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平為己任，變被動為主動，做好以下工作：一是提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度。深刻認識檔案鑒定與銷毀工作的重大意義，強化單位領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀工作重要性的認知，爭取上層對此項工作的支持力度，同時檔案工作者也要將過去存在的以數(shù)量換質(zhì)量、以不做換不錯的思想轉(zhuǎn)變?yōu)橛脭?shù)量之減促質(zhì)量提升的檔案新作為。二是強化自身的學(xué)習(xí)能力。隨著林業(yè)檔案數(shù)量、種類的增加和存儲記錄方式的改進，檔案人員需要具有更高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，不僅要與時俱進掌握檔案的專業(yè)知識，還需要熟知林業(yè)方面的相關(guān)知識，才能對林業(yè)檔案的價值作出較為準確、客觀的評判。同時作為一名專業(yè)檔案人員，要結(jié)合單位各部門職責范圍內(nèi)形成的大量文件給予有針對性的指導(dǎo)，以國家檔案行政部門頒發(fā)的檔案保管期限表為依據(jù)，制定切合本單位各部門實際的檔案保管期限表，使各部門的兼職檔案人員在文件的價值鑒定上有據(jù)可依，從而將鑒定誤差降到最低。三是提升對電子化檔案管理的實操能力。在基層林業(yè)檔案管理工作中，必須認清電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別，不能簡單地用紙質(zhì)檔案的管理方法去套用電子檔案的管理。作為檔案人員，更要在做好紙質(zhì)檔案管理的同時，深入了解本單位的辦公信息系統(tǒng)，并積極與單位主管信息的系統(tǒng)管理員形成聯(lián)動[4]17，根據(jù)電子文件的特性、技術(shù)發(fā)展趨勢、載體安全保證等情況，制定適合單位實際的電子檔案指導(dǎo)規(guī)范，在單位內(nèi)部切實推廣林業(yè)檔案存儲的數(shù)字化、管理的現(xiàn)代化和信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，特別是在電子檔案的鑒定銷毀上，要以安全為第一原則，并嚴格執(zhí)行國家有關(guān)涉密網(wǎng)絡(luò)信息的保密規(guī)定。

三、結(jié)語

基層檔案工作者不同于檔案館專業(yè)管理人員，無論從檔案設(shè)備的配備、使用，還是理論知識的專業(yè)性上，都存在差距，他們往往是在年復(fù)一年的學(xué)習(xí)和實踐中總結(jié)出管理方法。因此，基層檔案管理工作還有進一步提升的空間，特別是在檔案鑒定銷毀上，目前還存在諸多困難，也在努力尋求突破，加快推進檔案鑒定與銷毀制度建設(shè)并加以貫徹執(zhí)行，合理判定檔案價值，優(yōu)化基層檔案資源配置，促進檔案管理全過程良性循環(huán)，已成為基層檔案全面協(xié)調(diào)發(fā)展迫切需要解決的一個重要課題。

參考文獻

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[4]徐義全.電子檔案的鑒定銷毀[J].北京檔案，2001（12）.

作者:林麗娜 單位：北京市共青林場管理處